Les procès-verbaux sont une sorte de rapport contenant des enregistrements du processus de discussion des questions et des décisions prises à leur sujet lors de réunions, de réunions d'affaires et de réunions. Ce document a une place importante dans le système de flux documentaire de type organisationnel et administratif.

Qu'est-ce qu'un protocole

Un protocole est un document de rapport qui enregistre clairement le déroulement des discussions sur les questions et les décisions prises lors d'événements officiels. Une interprétation plus complète du mot est fournie par les dictionnaires qui définissent ce concept comme un document enregistrant tout ce qui se passe lors d'un événement particulier.

informations générales

Un protocole peut être appelé un document contenant certaines informations. Il comprend des informations sur l'avancement des discussions sur des questions spécifiques. De plus, le procès-verbal de la réunion comporte des résolutions, ce qui permet de le qualifier de document administratif.

Au cours de la réunion, seule une version préliminaire du protocole peut être élaborée. Dans un délai de 5 jours, la préparation du protocole doit être entièrement achevée.

Décor

Un protocole est un document établi sur la base de projets. Si une transcription a été prise pendant la réunion, elle peut alors être déchiffrée, formatée si nécessaire et ajoutée au protocole final.

Le secrétaire assume l'entière responsabilité du processus d'élaboration et de tenue de l'ensemble du protocole, ainsi que de l'exactitude des données qui y sont saisies. Certains types de protocoles doivent en outre être approuvés par le chef d'entreprise.

Formulaires de procès-verbaux

3 formes de protocole sont utilisées :

• sténographie;
• complet;
• bref.

Un bref protocole consigne les questions discutées. Les noms des participants et les décisions qui ont été prises sont également inclus. Il est recommandé de tenir un procès-verbal d'un événement de ce type lorsque la réunion est enregistrée en sténographie et que les textes des discours et des rapports sont fournis au secrétaire exécutif.

Le protocole complet enregistre non seulement les points ci-dessus, mais contient également des enregistrements plus détaillés. Un protocole complet doit vous permettre de refléter dans son intégralité une image détaillée de l'événement.

Le protocole sténographique est effectué par le secrétaire exécutif sur la base du procès-verbal sténographique de la réunion.

La direction de l'entreprise décide quelle forme de procès-verbal sera préférable pour chaque réunion. Tous les types de tels documents doivent être rédigés sur papier à en-tête de l'entreprise (société) indiquant le nom du type de document - Protocole. Ou sur un formulaire de protocole prêt à l’emploi spécialement conçu. Les détails obligatoires de tout document de ce type sont le numéro d'enregistrement, la date, le titre, le texte et les signatures des personnes responsables.

Qui prend les minutes

Un protocole est un document conservé lors d’un événement. Il doit être rédigé par une secrétaire professionnellement formée. La qualité de l'enregistrement des performances dépendra de son niveau de qualification et de ses compétences professionnelles. Par conséquent, choisir la personne qui rédigera le procès-verbal de la réunion est une tâche responsable dans la préparation de l’événement.

Comment conserver un protocole : exemple de protocole

Un exemple de tenue d'un protocole peut être vu sur la photo ci-dessous. Un exemple de protocole y est présenté. Si la réunion se déroule sur plusieurs jours, alors la date de début de la réunion doit être indiquée et après le trait d'union la date de fin. Par exemple, 12/03/2016-14/03/16.

Dans la colonne « Lieu de rendez-vous », est indiquée la ville ou la commune où a eu lieu l'événement.

Le titre du protocole est écrit au génitif et contient un décodage du type d'événement (réunion, réunion, conférence) et le nom de l'organe collégial. Le nom du type de réunion doit être cohérent avec le nom de l'organe collégial. Par exemple, « Réunion du comité ».

Le contenu textuel du protocole lui-même est divisé en deux parties :

1. Partie introductive, qui indique le nom et les initiales du président, du secrétaire exécutif, de toutes les personnes présentes et le sujet de l'ordre du jour.

2. La partie principale, qui décrit le processus de réunion lui-même.

Le procès-verbal commence immédiatement par le mot « président », après le trait d'union sont indiqués le nom du président et ses initiales. Le mot « secrétaire » se forme de la même manière. Lors des réunions urgentes et rapides, cette partie du procès-verbal n'est pas établie.

Une liste de toutes les personnes présentes est alors dressée. Après cette liste, sont inscrits les noms des invités, où sont indiqués les postes qu'ils occupent. Lors de longues conférences et réunions avec un grand nombre de participants, leur composition doit être indiquée exclusivement quantitativement et une liste de noms doit être jointe au procès-verbal, à propos de laquelle une inscription correspondante doit être faite dans le procès-verbal lui-même. Par exemple : « 42 personnes étaient présentes (liste ci-jointe). »

Lors d'événements où un certain nombre de personnes sont nécessaires pour prendre une décision, la section « Participation » indique le nombre de personnes qui auraient dû être présentes et le nombre de participants qui ont assisté.

Vient ensuite l’ordre du jour. Cette partie du protocole énumère les questions examinées. Chacun a son propre numéro et commence par la préposition « O » (« À propos »).

L'essentiel du texte du protocole est divisé en sections correspondant aux points inscrits à l'ordre du jour.

Pour chaque élément, on distingue les parties suivantes :

• Nous écoutions.
• Ils parlaient.
• Décidé (décidé).

Chacun de ces mots est écrit sur une nouvelle ligne.

Les détails de l'orateur (nom complet) et de tous les orateurs sont écrits sur une nouvelle ligne.

La dernière partie de la section relative à chaque point de l'ordre du jour est un compte rendu de la décision (résolution) approuvée sur la question soulevée. Les décisions comportant plusieurs sections sont divisées en paragraphes et sous-paragraphes, numérotés en chiffres arabes. Le dispositif des décisions doit être précis et contenir les éléments suivants : qui doit faire quoi et à quelle date.

Lors de l'élection des fonctionnaires, les résultats du vote pour chaque candidat sont notés séparément dans le protocole.

Le protocole administratif contient des informations sur les infractions administratives.

syl.ru

Le mot protocole est sur toutes les lèvres. Les employés de bureau l'entendent régulièrement lors de réunions, les policiers l'utilisent dans leurs activités professionnelles et les chefs d'État et diplomates sont contraints de respecter les règles qui leur sont dictées. Qu'est-ce qu'un protocole ? Nous le découvrirons ci-dessous.

La signification du concept de protocole

Comme beaucoup d’autres termes, ce mot a plusieurs significations. Tout dépend du domaine d'activité dans lequel le concept recherché est appliqué. Voyons donc les situations les plus courantes où il est d'usage de parler de protocole.

Si l'on parle d'un environnement d'entreprise, alors un protocole est un document qui décrit un événement en cours (réunion, réunion, conseil d'administration, etc.).

Nous avons déjà évoqué plus haut les policiers, qui établissent aussi souvent un document similaire. Dans ce cas, il s’agit d’établir le fait d’un crime ou d’un délit.

Au format international, le protocole est un ensemble de règles qui doivent être suivies lors des réunions officielles entre représentants du gouvernement et personnalités diplomatiques. Par exemple, il existe un protocole pour les réunions des chefs d'État ou une visite au président.

Cependant, dans cet article, nous nous concentrerons spécifiquement sur la notion de protocoles métiers.

Minutes de la réunion

Les réunions d'affaires font partie intégrante de tous les processus de l'environnement commercial. Ils peuvent avoir lieu officiellement, en tenant compte de l'heure fixée et uniquement dans les locaux du bureau. Les rendez-vous professionnels informels sont également très populaires. Dans le second cas, vous pouvez vous passer des confirmations protocolaires de la conversation. Si la réunion est officielle, elle doit alors être documentée par écrit selon toutes les règles.

Les procès-verbaux sont tenus par le secrétaire ou toute autre personne ayant ce pouvoir. Pour suivre le cours de la conversation, essayez d'établir une liste approximative des questions qui seront discutées lors de la réunion. Il serait également utile de disposer d'un enregistreur vocal pour ne pas manquer de détails, car le protocole est une description très détaillée d'un événement professionnel.

Les noms des personnes présentes et des absents doivent être enregistrés. Vous pouvez prendre des notes vous-même concernant l'emplacement de toutes les personnes venues à la réunion afin d'indiquer avec précision la paternité de certains mots.

Au début de chaque réunion, l'ordre d'examen des questions est déterminé, veillez à le noter textuellement.

S'il y a eu un vote lors de la réunion, indiquez ses résultats (combien de personnes ont voté « pour » et combien ont voté « contre »). S'il y avait un petit nombre de personnes présentes à l'assemblée, vous avez également la possibilité de noter les noms de tous ceux qui ont voté.

Ne tardez pas trop à rédiger le protocole, car pendant ce temps, vous risquez d'oublier les détails de la réunion.

Protocole de négociations

Les négociations diffèrent d'une réunion d'affaires ordinaire dans la mesure où elles discutent généralement d'une ou plusieurs questions qui revêtent une grande importance pour les deux parties. Dans ce cas, le protocole est l'occasion d'enregistrer toutes les nuances de la conversation et les exigences des parties. La question à l'étude n'est pas toujours résolue immédiatement après les premières négociations, les administrateurs ou autres employés ont donc besoin de temps et d'informations complètes sur la réunion.

Les procès-verbaux des négociations sont établis selon le même principe que tout document commercial.

Il doit indiquer la date de l'événement décrit, le numéro du document et la version complète du nom. Vient ensuite l'introduction, qui indique nécessairement la liste des personnes présentes et les principaux sujets de discussion.

Dans la partie principale, les informations sont généralement divisées en trois parties : « Écouter », « Discours » et « Résolu ». La version complète du protocole cite textuellement les propos de tous les intervenants. De plus, dans certains cas, un extrait du protocole est préparé, en dupliquant une certaine partie de celui-ci.

fb.ru

Protocole- un document qui enregistre l'avancement des discussions sur les questions et la prise de décision lors des réunions, sessions, conférences.

Les procès-verbaux documentent les activités des organismes collégiaux permanents, tels que les conseils de comités et de ministères, les administrations municipales ainsi que les conseils scientifiques, techniques et méthodologiques. De plus, les réunions tenues par les chefs de divisions structurelles, les directeurs généraux adjoints et les directeurs peuvent également être enregistrées.

Il est courant de dresser des procès-verbaux pour documenter les activités des instances collégiales temporaires (conférences, réunions, séminaires, etc.).

Le procès-verbal est dressé par le secrétaire sur la base des notes qu'il a tenues lors de la réunion. Il peut s'agir de courtes notes, de transcriptions ou d'enregistrements vocaux. Pour préparer les procès-verbaux, le secrétaire rassemble les résumés des rapports et des discours, et projette les décisions avant la réunion.

Protocole établi sur un formulaire général.

Titre, date et numéro de protocole

L'en-tête du protocole sera nom de l'organe collégial ou type de réunion. Par exemple, Procès-verbal de (quoi ?) une réunion du conseil pédagogique ; réunions des chefs d'unités structurelles, etc.

La date du procès-verbal est la date de la réunion (le procès-verbal est en règle générale établi après la réunion). Si la réunion a duré plusieurs jours, la date du procès-verbal comporte les dates de début et de fin.

Par exemple: 21 - 24.07.2009 .

Le numéro (index) du protocole est le numéro d'ordre de la réunion au cours de l'année civile ou de la durée du mandat de l'organe collégial.

Texte du protocole comprend les parties suivantes :

• introduction;
• principal

Partie introductive

Dans la partie introductive du procès-verbal, après le titre, sont indiqués les noms et initiales du président et du secrétaire de séance. À partir d'une nouvelle ligne après le mot " Présent» lister par ordre alphabétique les noms et initiales des fonctionnaires présents à la réunion.

S'il y avait des personnes d'autres organisations à la réunion, alors après le mot « Présenté », le mot « était imprimé sur une nouvelle ligne. Invité" et une liste des personnes invitées est indiquée ; dans ce cas, le poste et le nom de l'organisation sont indiqués avant chaque nom.

Dans la partie introductive du protocole l'ordre du jour est indiqué.

Il consiste en une liste de questions discutées lors de la réunion et établit la séquence de leur discussion et les noms des orateurs (rapporteurs). Chaque point de l'ordre du jour est numéroté avec un chiffre arabe et est formulé à l'aide des prépositions « O » ou « À propos ». Par exemple : « Sur l'approbation des programmes éducatifs » ; "Sur le résumé des résultats de l'année universitaire."

Pour chaque point, le rapporteur (le fonctionnaire qui a préparé le dossier) est indiqué.

Partie principale

Conformément à l'ordre des questions à l'ordre du jour, le texte de la partie principale du protocole est rédigé - il doit contenir autant de sections que le nombre de points inscrits à l'ordre du jour.

Ainsi, la partie en-tête du protocole est toujours formatée de la même manière. Mais le texte du protocole peut être présenté sous différentes formes : courte ou complète.

Bref protocole- enregistre les questions discutées lors de la réunion, les noms des orateurs et les décisions prises. De tels procès-verbaux sont le plus souvent tenus dans les cas où la réunion est de nature opérationnelle (voir Fig. 3.3.).

Protocole complet- contient des informations non seulement sur les questions discutées, les décisions prises et les noms des orateurs, mais également des comptes rendus assez détaillés véhiculant le contenu des rapports et discours des participants à la réunion, toutes les opinions exprimées, les questions et remarques exprimées, les commentaires, les positions. Un procès-verbal complet vous permet de documenter une image détaillée de la réunion (voir Figure 3.4).

Riz. 3.3. Exemple de protocole court

Riz. 3.4. Exemple de protocole complet

Lors de l'utilisation de toute forme de protocole, son texte sera divisé en autant de sections qu'il y a de points à l'ordre du jour.

Chaque section se compose de trois parties: « ÉCOUTÉ », « PARLÉ », « DÉCIDÉ » (« DÉCIDÉ »), qui sont imprimés à partir de la marge gauche en lettres majuscules. Cette conception permet de mettre en évidence dans le texte le discours de l'orateur principal, les participants à la discussion de la question et le dispositif dans lequel la décision est formulée.

Dans la partie " ÉCOUTÉ"Le texte du discours est précisé. Au début du texte, à partir d'une nouvelle ligne au nominatif, indiquez le nom de famille du locuteur. L'enregistrement du discours est séparé du nom de famille par un tiret. Le discours est présenté à la troisième personne du singulier. Il est permis, au lieu d'enregistrer un discours, d'indiquer après le nom de famille (« L'enregistrement du discours est joint », « Le texte du rapport est joint »).

Dans ce dernier cas, les rapports deviennent une annexe au protocole.

Dans la partie " EFFECTUÉ» à partir d'une nouvelle ligne au nominatif indiquer le nom de famille de l'orateur et après un tiret, le texte du discours ou de la question (si elle a été posée à l'orateur pendant le discours).

Dans la partie " DÉCIDÉ» (« DÉCIDÉ ») reflètent la décision prise sur la question en discussion. Le texte du dispositif est imprimé intégralement sous toute forme du protocole.

Le texte de l’ensemble du protocole est imprimé avec un interligne de 1,5.

Le procès-verbal est dressé par le secrétaire de séance. Le procès-verbal est signé par le secrétaire et soumis au président pour signature dans un délai de 3 (trois) jours ouvrés après la réunion.

Les signatures sont séparées du texte par un interligne de 3. Le titre du poste est imprimé à partir du bord de la marge gauche, la dernière lettre du nom est limitée à la marge droite.

Le jour de la signature du protocole par le président, il doit être enregistré.

Extrait du protocole

Un extrait du procès-verbal est une copie exacte d'une partie du texte du procès-verbal original relatif au point de l'ordre du jour pour lequel l'extrait est en cours d'établissement. L'extrait reproduit tous les détails du formulaire, la partie introductive du texte, le point de l'ordre du jour sur lequel l'extrait est en cours de préparation et le texte reflétant la discussion de la question et la décision prise. L'extrait du protocole est signé uniquement par le secrétaire, qui le certifie également. L'inscription de certification est écrite à la main et se compose du mot « Vrai », une indication de la qualité de la personne certifiant la copie (extrait), une signature personnelle, un nom, des initiales et une date (voir Fig. 3.5).

Riz. 3.5. Un exemple d'extrait du protocole

Des extraits de protocoles remplacent parfois un tel document administratif en tant que décision. Dans ce cas, l'extrait sert d'outil de communication des décisions prises aux exécuteurs testamentaires. Dans ce cas, le secrétaire, par exemple, du Directoire d'une société par actions, au plus tard 2 (deux) jours après la signature du procès-verbal de la réunion, distribue des extraits du procès-verbal sur des questions individuelles aux dirigeants responsables. Les déclarations sont signées par le secrétaire.

Les extraits de protocoles envoyés à un autre organisme doivent être certifiés par un sceau.

Les originaux des procès-verbaux sont rassemblés par le secrétaire dans des dossiers selon le type de réunion. Par exemple, « Procès-verbaux des assemblées générales », « Procès-verbaux des réunions du Conseil d'administration », « Procès-verbaux des réunions avec l'administrateur », etc. Au sein d'un dossier, les protocoles sont systématisés par des chiffres et une chronologie. Les dossiers sont formés au cours de l'année civile.

Le protocole occupe une place particulière dans le système des documents organisationnels et administratifs. D'une part, ils peuvent être classés comme documents d'information (puisqu'ils contiennent des informations sur l'avancement de la discussion de certaines questions de gestion), et d'autre part, les protocoles contiennent une partie opérationnelle et peuvent donc être considérés comme des documents administratifs. documents.

Les procès-verbaux sont un document enregistrant les progrès de la discussion des questions et de la prise de décision lors des réunions, sessions, sessions, conférences. Les protocoles documentent les activités des organismes collégiaux permanents, tels que les conseils de comités et de ministères, les gouvernements municipaux ainsi que les conseils scientifiques, techniques et méthodologiques.

Les assemblées d'actionnaires et les réunions des conseils d'administration sont soumises à un procès-verbal obligatoire.

Les protocoles sont soumis aux autorités gouvernementales pour enregistrement (par exemple, lors de l'enregistrement des banques commerciales, des chambres de commerce et d'industrie, etc.). Des procès-verbaux sont également dressés pour documenter les activités des instances collégiales temporaires (colloques, réunions, réunions, séminaires, etc.).

Les procès-verbaux sont établis sur la base des procès-verbaux qui ont été tenus lors de la réunion par le secrétaire manuellement ou à l'aide d'un enregistreur vocal.

Selon le type de réunion et le statut de l'organe collégial, la forme du protocole est choisie : courte, complète ou sténographique.

Bref protocole - enregistre les questions discutées lors de la réunion, les noms des orateurs et les décisions prises (voir Annexe 1). Il est recommandé de tenir un tel procès-verbal uniquement dans les cas où la réunion est sténographiée, les rapports et textes des discours seront présentés au secrétaire, ou lorsque la réunion est de nature opérationnelle.

Le protocole complet enregistre non seulement les questions discutées, les décisions prises et les noms des orateurs, mais également des enregistrements assez détaillés transmettant le contenu des rapports et des discours des participants à la réunion, toutes les opinions exprimées, les questions et remarques exprimées, les commentaires, les positions. Le procès-verbal complet vous permet de documenter une image détaillée de la réunion (voir Annexe 2).

Le protocole sténographique est établi sur la base d'un rapport sténographique de la réunion (transcription) et transmet littéralement le processus de discussion de chaque question et l'élaboration d'une décision à ce sujet.Travail de bureau (Organisation et technologies de support documentaire de la gestion) : Manuel pour les universités / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. et etc.; Éd. prof. LA TÉLÉ. Kouznetsova. - M. : UNITÉ-DANA, 2003. - P. 166..

Les procès-verbaux complets et sténographiques sont établis sur la base d'enregistrements sténographiques ou magnétoscopiques manuscrits conservés pendant la réunion.

Tous les types de protocoles sont établis sur un formulaire commun, qui comprend les précisions suivantes : nom de l'institution (organisme, entreprise), type de document (protocole), lieu de mise de la date, index du document, lieu où le protocole a été rédigé, place au titre du texte. La date du procès-verbal est la date de la réunion (le procès-verbal est en règle générale établi après la réunion). Si cela a duré plusieurs jours, la date du protocole comprend les dates de début et de fin.

Par exemple : 21 - 24.01.2000.

Le numéro (index) du protocole est le numéro d'ordre de la réunion. La numérotation des protocoles s'effectue dans le cadre de l'année civile ou de la durée du mandat de l'organe collégial.

En règle générale, le titre du texte du procès-verbal reflète le type de réunion ou d'activité collégiale et correspond au nom du type de document. Par exemple : Procès-verbaux - réunions du conseil d'administration ; - les réunions du personnel ; - les réunions des chefs d'unités structurelles.

Le texte du protocole comprend des parties introductives et principales.

Dans la partie introductive du protocole, après le titre, sont indiqués les noms et initiales du président et du secrétaire de séance (dans la forme abrégée du protocole, ces informations sont omises). A partir d'une nouvelle ligne après le mot « Présent », sont indiqués les noms, initiales des membres permanents de l'organe collégial (par ordre alphabétique), les noms, initiales et qualités des personnes invitées à la réunion. Lors de l'établissement du procès-verbal d'une réunion élargie, les noms des participants ne sont pas répertoriés, mais leur nombre total est indiqué par un chiffre. Le décompte des participants s'effectue selon les listes d'inscription, qui sont transmises au secrétaire de séance et deviennent l'une des annexes au procès-verbal.

La partie introductive du procès-verbal comprend l'ordre du jour. Il énumère les questions discutées lors de la réunion avec les noms des orateurs (rapporteurs) et fixe la séquence de leur discussion. En règle générale, l'ordre du jour de la réunion est établi à l'avance et doit inclure le nombre optimal de questions pouvant être examinées et discutées lors de la réunion. Larkov N.S. Documentation : Etude. village - Tomsk : Tomsk. État Université, 2005. - P. 106..

Le texte de la partie principale du protocole est rédigé conformément à l'ordre des questions établi par l'ordre du jour.

Le corps principal du protocole contient autant de sections qu’il y a de points inscrits à l’ordre du jour. Conformément à cela, les sections sont numérotées. Chaque section se compose de trois parties : « ÉCOUTÉ », « PARLÉ », « DÉCIDÉ », qui sont imprimées à partir d'un paragraphe afin de mettre en évidence dans le texte du protocole le discours de l'orateur principal, les participants à la discussion de la question. et le dispositif formulant la décision de la réunion.

Dans le même but, dans le texte du protocole, chaque nom et initiales de l'orateur sont imprimés sur une nouvelle ligne au nominatif. La présentation de l'enregistrement du discours est séparée du nom de famille par un trait d'union ; elle est présentée à la troisième personne du singulier.

Le procès-verbal est dressé par le secrétaire de séance. Signé par le président et le secrétaire.

Un extrait du procès-verbal est une copie exacte d'une partie du texte du procès-verbal original relatif au point de l'ordre du jour pour lequel l'extrait est en cours d'établissement. Parallèlement, tous les détails de la forme, la partie introductive du texte, le point de l'ordre du jour sur lequel l'extrait est en cours de préparation et le texte reflétant la discussion de la question et la décision prise sont reproduits. L'extrait du protocole est signé uniquement par le secrétaire, qui établit également l'attestation. Il se compose du mot « Correct », d'une indication de la qualité de la personne certifiant la copie (extrait), de sa signature personnelle, de son nom, de ses initiales et de la date. Si un extrait est remis pour soumission à un autre organisme, il est certifié par un sceau.

Ainsi, la plus grande réforme administrative de Pierre Ier fut associée au remplacement d'ordonnances nombreuses et lourdes par des collèges. La création de ces conseils n'a pas été initialement associée à l'élaboration de nouvelles règles d'organisation du travail de bureau dans les institutions centrales du pays. La publication du Règlement général le 28 février 1720 a déterminé par voie législative la structure, le personnel, les droits et responsabilités des fonctionnaires, la procédure de travail des conseils d'administration et autres nouvelles institutions centrales. Cependant, le Règlement général, tout en définissant la structure générale et les principes de fonctionnement des conseils, n'a pas établi de nouveaux types (variétés) de travail de bureau, de documents législatifs, mais contenait seulement des recommandations générales pour leur préparation. Il s'agissait plutôt d'une modernisation générale de la forme du document. Les AA Loukachevitch, analysant le texte du Règlement général et son édition originale, a constaté que ses rédacteurs n'avaient jamais définitivement déterminé la nomenclature des documents émanant des conseils et se limitaient uniquement aux souhaits généraux de Loukachevitch A.A. Types de documents dans l'État russe dans le premier quart du XVIIIe siècle. (basé sur le Règlement général) // Archives soviétiques. 1991. N° 4. P. 64..

La transition vers une « gestion des affaires » dans les nouvelles institutions centrales « d’une manière nouvelle » ne pouvait pas se faire du jour au lendemain, malgré les menaces du gouvernement de sanctions sévères. Au cours de plusieurs décennies de leur travail, les ordres abolis ont accumulé une vaste expérience dans l'élaboration de divers types de documents officiels, de sorte que l'introduction par la législation de nouveaux types de documents n'a pas conduit au déplacement rapide et définitif des anciens. Et dans le Règlement général lui-même, il n'y avait pas d'attribution stricte d'un nom au document. D’où la polysémie des mandats, visible à toutes les étapes de son évolution. Même dans le texte publié du Règlement, le double usage des termes était autorisé : « journal » - « note quotidienne », « décret » - « lettre », « concepts » - « essais noirs », « ouvrages de toutes sortes de décrets et rapports", "brevets" - "plainte" certificat de grade", "mémoriaux" - "dénonciations", etc. Ainsi. Le Règlement Général a légiféré sur le fonctionnement de mots synonymes équivalents, ce qui, bien entendu, n'a pas contribué à l'amélioration du travail de bureau non seulement dans les conseils d'administration, mais également dans d'autres institutions du pays. Le texte du Règlement est tellement sursaturé de mots étrangers qu'un dictionnaire (« Interprétation des discours étrangers »), compilé en annexe, était nécessaire.

Veuillez répondre à deux questions concernant la préparation du procès-verbal de la réunion/réunion :

Si l'ordre du jour comprend une question d'information, par exemple « Sur l'avancement de la construction… », alors :

• Est-il nécessaire de prendre une décision du type : « Prendre en compte ». Ou la question peut-elle rester sans élément opératoire ?
• De telles questions devraient-elles être inscrites à l’ordre du jour ?

Est-il toujours nécessaire dans le protocole d'indiquer au moins brièvement le contenu des discours lors de la discussion d'une question nécessitant une décision, ou peut-on simplement indiquer : « Une discussion a eu lieu… » puis - « Résolu (décidé) » ?

K.M. Bryzgalova, experte du magazine, répond à la question

Réponse à la première question Le lecteur est contenu dans la définition même d'un protocole en tant que type de document : un protocole est un document qui enregistre l'avancement des discussions sur les questions et la prise de décision lors des réunions, réunions, conférences et sessions d'organes collégiaux, c'est-à-dire le processus de prise de décisions de gestion et les décisions elles-mêmes.

Ainsi, le protocole contient un compte rendu de l'avancement de la discussion des questions et de l'adoption de décisions les concernant. Si un rapport régulier à caractère informatif est établi, qui n'est pas soumis à discussion et qu'aucune décision n'est prise à son sujet, cela n'a aucun sens de l'inclure comme point distinct à l'ordre du jour. Dans ce cas, une décision du type « Prendre note » n’aura pas besoin d’être inscrite dans le protocole.

Si la question du lecteur doit être comprise comme une question de savoir s'il est en principe permis d'écrire la mention « Prendre note » comme une décision prise, alors la réponse sera affirmative. Oui, c'est acceptable. En effet, même dans le modèle de format d'un court protocole, qui figure à l'annexe n° 10 des Instructions standard pour le travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux, une telle formulation de la décision est présente (voir exemple 2).

Mais dans la pratique réelle du management, les « informations nues » sont extrêmement rares. Et l'avancement des travaux nécessite une surveillance constante. Au minimum, sur la base des résultats d'un tel rapport, une décision peut être prise de fixer la prochaine date d'information sur l'avancement des travaux, par exemple dans un mois lors de la prochaine réunion ou sous la forme d'un rapport écrit fourni à des fonctionnaires spécifiques.

Ainsi, la question « Sur l’avancement de la construction… » peut être non seulement informative. En fonction de l'avancement des travaux, les personnes présentes à la réunion/réunion pourront :

• ou l'approuver (si tout se passe selon un plan pré-planifié),
• ou décider de la nécessité de mesures d'urgence pour remédier à la situation, décaler les délais, modifier le plan de travail, etc.,
• et également fixer la date et la forme du prochain « point de contrôle ».

Il s'avère que sur la base des résultats du rapport sur l'avancement des travaux, une décision collégiale est toujours prise. Ensuite, sa formulation doit être consignée dans le protocole dans la partie « RÉSOLU (DÉCIDÉ) ».

Répondez à la deuxième question Le lecteur sera aidé par les règles d'élaboration d'un protocole, qui sont contenues dans les Instructions standard pour le travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux (approuvées par arrêté du ministère de la Culture de Russie du 8 novembre 2005 n° 536).

Le texte du protocole se compose de deux parties :

• introduction et
• basique.

Échantillon de protocoles complets. dans l'exemple 1.

La partie introductive indique le président, le secrétaire et les personnes présentes (invitées). La partie introductive du protocole se termine par l'ordre du jour - une liste des questions à l'examen, classées par ordre d'importance, indiquant le rapporteur pour chaque point de l'ordre du jour. Chaque question est numérotée avec un chiffre arabe et son nom commence par la préposition « O » (« À propos »), imprimée à partir du bord de la marge gauche.

La partie principale du procès-verbal est divisée en sections selon les points de l'ordre du jour. Le texte de chaque section est structuré selon le schéma : « ÉCOUTÉ - PARLÉ - DÉCIDÉ (DÉCIDÉ) ».

Dans la partie « PARLER », sont indiqués les noms et initiales de tous ceux qui se sont exprimés sur cette question ainsi qu'un bref résumé de leurs discours. Le contenu du discours peut être documenté séparément, puis une note de bas de page « le texte du discours est joint » est ajoutée dans le protocole (voir la section 2 du protocole de l'exemple 1).

S'il n'y a pas eu de discours ou de discussions, alors la partie « PARLER » n'est tout simplement pas incluse ; alors cette section du protocole sera composée de seulement deux parties : « ENTENDU » et « DÉCIDÉ (DÉCIDÉ) » (voir la section 1 du protocole de l'exemple 1).

Dans la pratique du travail de bureau, un protocole court est également utilisé lorsqu'un compte rendu détaillé de l'avancement des discussions sur les questions n'est pas requis. Nous avons donné sa forme dans l'exemple 2.

Un tel protocole indique uniquement :

• liste des personnes présentes,
• questions à l'étude et
• décisions prises.

Voyons d'abord comment les Instructions standard pour le travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux prescrivent la préparation d'une forme abrégée du protocole. Dans le même temps, nous souhaitons vous rappeler que les dispositions de ce document ne sont contraignantes que pour les autorités exécutives fédérales. D'autres organisations peuvent, à leur propre discrétion, emprunter pour elles-mêmes les formes de documents et de technologies de travail décrites dans les Instructions standard.

Fragment de document

Instructions standard pour le travail de bureau dans les autorités exécutives fédérales, approuvées par arrêté du ministère de la Culture de Russie du 8 novembre 2005 n° 536 2.7.3.4. Le texte du court protocole se compose également de deux parties. La partie introductive indique les initiales et les noms du président de séance (président), ainsi que les fonctions, initiales et noms des personnes présentes à la réunion. Le mot « Présent » est imprimé à partir de la marge de gauche, souligné, et deux points sont placés à la fin du mot. Vous trouverez ci-dessous les titres de poste, les initiales et les noms des personnes présentes. Les titres de poste peuvent être indiqués de manière générale, par exemple : Vice-ministre de la Culture et des Communications de la Fédération de Russie Directeurs adjoints de l'Agence fédérale des archives de la Fédération de Russie. Les titres de poste multilignes des personnes présentes sont indiqués avec un interligne de 1. La liste est séparée de la partie principale du protocole par une ligne continue. La partie principale du protocole comprend les questions examinées et les décisions prises à leur sujet. Le nom de la question est numéroté avec un chiffre romain et commence par la préposition « O » (« À propos »), imprimée au centre en taille de police n° 15 et soulignée d'une ligne en dessous de la dernière ligne. Les noms des responsables qui ont pris la parole lors de la discussion sur cette question sont indiqués sous la ligne. Les noms de famille sont imprimés avec un interligne de 1. Ensuite, la décision prise sur la question est indiquée.

Notons que dans les précédentes Instructions types pour le travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux, approuvées par l'arrêté des archives russes du 27 novembre 2000 n° 68 et actuellement plus en vigueur, il n'y avait aucune disposition consacrée à un court protocole. Ceux. Auparavant, la préparation de protocoles courts n'était pas réglementée au niveau fédéral, ils étaient donc rédigés conformément aux instructions de tenue des dossiers d'une organisation spécifique. Et les instructions pour le travail de bureau des organisations, à leur tour, ont été élaborées sur la base de l'expérience pratique présentée dans n'importe quel manuel sur le travail de bureau.

Dans les Instructions standard pour le travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux, actuellement en vigueur (approuvées par arrêté du ministère de la Culture de Russie du 8 novembre 2005 n° 536), figurait le paragraphe 2.7.3.4, dédié à un court protocole. Par conséquent, les instructions administratives élaborées par les autorités exécutives fédérales doivent contenir les mêmes exigences pour l'élaboration d'un protocole court. Dans le même temps, nous notons que dans les exigences énoncées au paragraphe 2.7.3.4 des instructions types, il existe des « innovations dans la conception » qui ne sont pas typiques de la pratique généralement acceptée d'élaboration de protocoles courts. Il s'agit principalement de :

• exclusion de la partie introductive de l'ordre du jour ;
• centrer le nom de la question et le souligner d'une ligne en dessous de la dernière ligne ;
• enregistrement des informations sur les personnes présentes ;
• règles pour la conception de la partie principale.

Pour plus de clarté, nous présenterons l'annexe n° 10 aux Instructions standard actuelles pour le travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux, qui contient un exemple d'un court protocole.

Le procès-verbal est un document contenant un compte rendu séquentiel des discussions sur les questions et de la prise de décision lors des réunions d'organes collégiaux ou consultatifs. Le procès-verbal de la réunion reflète l'élaboration et l'adoption conjointes des décisions de gestion. Des procès-verbaux peuvent être tenus lors des réunions d’affaires et des négociations pour enregistrer les accords conclus par les parties.

• Comment rédiger un protocole ?
• De quelles sections se compose le texte de ce document ?
• Quels détails sont nécessaires pour compléter le protocole ?

Préparation du protocole

Des protocoles comme types de documents dans le travail de bureau, sont compilés sur la base d'enregistrements manuscrits ou vocaux réalisés lors de la réunion (réunion), de résumés présentés de rapports et de discours, de certificats, de projets de décision et d'autres documents.

Du point de vue de l'exhaustivité de la réflexion sur le déroulement de la réunion, il existe des différences entre les protocoles complets et courts. Le texte du protocole complet se compose de deux parties : introductive et principale.

La partie introductive indique : les initiales, les noms du président (président), du secrétaire, des personnes présentes à l'assemblée et, le cas échéant, des personnes invitées à l'assemblée (réunion).

La partie introductive du protocole se termine par un ordre du jour contenant une liste des questions à examiner, classées dans l'ordre dans lequel elles ont été examinées, en indiquant le rapporteur pour chaque question à l'examen.

La partie principale du procès-verbal est constituée de sections correspondant aux points de l'ordre du jour. Le texte de chaque section est structuré selon le schéma suivant :

HAUT-PARLEURS:

RÉSOLU : (ou DÉCIDÉ :).

Les points de la section « ÉCOUTÉS » sont numérotés selon l’ordre du jour.

Dans le protocole complet, après la rubrique « ECOUTÉ », les questions posées à l'orateur et ses réponses peuvent être enregistrées selon le schéma suivant :

Korolev A.I.(question):

Répondre: …

Pour faciliter le travail avec le protocole, le nom de famille de la personne qui a posé la question et le mot « Réponse » peuvent être soulignés.

La partie principale du protocole indique le numéro et le contenu de la question conformément à l’ordre du jour, présente le discours de l’orateur et enregistre la ou les décisions prises.

Le texte du discours est joint.

La résolution (décision) est incluse dans le texte du procès-verbal dans son intégralité dans la rédaction qui a été adoptée lors de la réunion ; Le cas échéant, les résultats du vote sont donnés :

Contre - …,

Abstenu -….

Le texte du court protocole se compose également de deux parties. La partie introductive est rédigée selon les mêmes règles que dans le protocole complet. Dans la partie principale du bref protocole, le cours de la discussion sur la question est omis et seule la décision prise à ce sujet est enregistrée.

Dans les agences gouvernementales, les protocoles sont établis sur des formulaires, par exemple :

MINISTÈRE DE LA CULTURE DE LA FÉDÉRATION DE RUSSIE

AGENCE FÉDÉRALE DES ARCHIVES

(ROSARCHIV)

PROTOCOLE

réunions du Conseil Scientifique

__________________ № ____________

Dans d'autres organisations, les protocoles sont rédigés sur des feuilles de papier standards. Pour établir des protocoles, il est pratique d'utiliser des modèles de protocole (formulaires unifiés).

Lors de l'élaboration des protocoles, les détails suivants sont utilisés :

• nom de l'organisation - l'auteur du document ;
• type de document - PROCÈS-VERBAL - indiquant le type de réunion, réunion (par exemple : PROCÈS-VERBAL d'une réunion avec le chef de l'Agence fédérale des archives) ;
• lieu de la réunion, réunion;
• date du protocole ;
• numéro de protocole.

Le procès-verbal est signé par le président (président) de la séance et par le secrétaire (d'abord la signature du président, puis - en dessous - du secrétaire). Une copie du protocole est signée.

La date du procès-verbal est la date de la réunion.

Les protocoles sont enregistrés et attribués des numéros d'ordre au cours de l'année civile séparément pour chaque groupe de protocoles : procès-verbaux des réunions des organes de coordination, d'experts, méthodologiques et autres. Les procès-verbaux des réunions communes portent des numéros composites, y compris les numéros d'ordre des procès-verbaux des organisations qui ont participé à la réunion.

Dans les organismes gouvernementaux fonctionnant sur la base de la collégialité, les documents administratifs sont délivrés sur la base de protocoles : résolutions (décisions) (sur chaque question séparément).

Les décisions prises sont communiquées aux exécuteurs testamentaires sous forme de copies de protocoles (extraits de protocoles), qui sont transmises aux organismes et responsables intéressés conformément à l'index de diffusion (liste). Les copies des protocoles (extraits de protocoles) sont certifiées conformes par le sceau du service de gestion des archives (service du protocole).

Les règles d’établissement des protocoles sont établies dans les instructions de gestion des dossiers (DOW) de l’organisme.

V.F. Yankovaïa, Ph.D. est. Sciences, professeur agrégé, adjoint Directeur du VNIIDAD

Un arrêté est un type de règlement de gestion émis par un gouvernement ou un organisme de direction relevant de sa compétence et ayant force obligatoire pour les personnes physiques et morales.

Les commandes peuvent être conçues pour une longue période de validité et à court terme, liées à une solution rapide à un problème spécifique.

Le texte de l'ordonnance se compose d'une partie déclarative et d'une partie administrative. Le premier indique l'objet ou le motif de la commande, le second, commençant par le mot J'OBLIGE, indique les actions prescrites. Dans la partie énonciative, il est conseillé d'utiliser des formulations stables telles que « conformément », « en relation », « aux fins de », etc.

L'exemple de formulaire de COMMANDE comprend les détails suivants :

• - nom de l'organisation - l'auteur du document ;
• - nom du type de document - COMMANDE ;
• - date, numéro (dans l'année civile) ;
• - place de publication;
• - titre;
• - signature;
• - texte;
• - cachet d'approbation ;

La commande est établie au format A4.

Le projet d'arrêté doit être convenu avec les organisations ou les responsables intéressés par ce document.

Les exécuteurs des ordres peuvent être des institutions, des unités structurelles ou des fonctionnaires. Le dernier alinéa indique les personnes chargées du contrôle de l'exécution de la commande.

Protocole, ses caractéristiques et détails

Un protocole est un document qui enregistre les progrès de la discussion des questions et de la prise de décision lors des réunions d'organes collégiaux, des conférences et des réunions.

Les protocoles sont établis sur des formulaires spéciaux, où le nom du document est pré-imprimé à l'imprimerie ou sur des feuilles de papier A4 ordinaires.

Le texte du protocole se compose de deux parties : introductive et principale.

La partie introductive du protocole contient des informations constantes et variables.

Les informations constantes sont associées à l'utilisation d'une terminologie stable - « Président », « Secrétaire », « Présent ». Ces mots sont écrits avec une majuscule dès le début de la marge gauche.

Les informations variables comprennent les initiales et les noms du président, du secrétaire et des personnes présentes. Ils s'écrivent à partir de la 2ème position de la tabulatrice (la 29ème division sur la règle de la p./machine ou après 16 coups depuis la marge gauche sur le PC).

Les noms des membres du corps collégial sont classés par ordre alphabétique, séparés par des virgules, sur une ligne. Les lignes sont séparées par 1 espace. S'il y a plus de 15 membres du corps collégial, indiquez alors le nombre total et à côté entre parenthèses - une fiche d'inscription est jointe.

Le nom du poste et le nom de l'organisation qu'ils représentent sont ajoutés aux noms des invités. La procédure d'inscription est la même que pour les membres d'un organisme collégial.

La partie introductive du protocole se termine par l'ordre du jour. L'expression « Agenda » s'écrit à partir du début de la marge gauche (position 0 de la tabulatrice machine). L'enregistrement des points de l'ordre du jour commence par la ligne rouge. Ils sont numérotés en chiffres arabes. Les questions sont classées selon leur importance et leur difficulté. La formulation d’une clause avec le mot « divers » n’est pas autorisée. Chaque question doit être spécifique.

L'essentiel du protocole est construit selon le schéma suivant : écouté - parlé - décidé (décidé), et pour chaque question séparément. Les mots - ÉCOUTÉ, PARLÉ, DÉCIDÉ (DÉCIDÉ) sont écrits en lettres descriptives, à partir de la marge initiale (gauche), sans ponctuation, ponctuation ouverte).

Avant le mot ÉCOUTÉ, inscrivez le numéro d'ordre du problème à l'ordre du jour si plusieurs sujets sont en discussion.

Les initiales et le nom de l'orateur (dans le cas nominatif) sont inscrits sur la ligne rouge. Ils mettent un tiret et indiquent le résumé du rapport ou du message avec une majuscule. Si le texte du rapport est présenté par l'orateur ou est transcrit, alors au lieu d'un résumé du rapport, il écrit : Le rapport est joint.

Après le mot PARLÉ sur la ligne rouge, écrivez les initiales et les noms des locuteurs au nominatif (le titre du poste peut être indiqué entre parenthèses), après le tiret le contenu du discours est écrit avec une majuscule. Les discours peuvent être présentés à la première personne - "J'effectue...", à la troisième personne - "Petrov a dit que...", sans tenir compte du visage de l'orateur - "La comptabilité et le stockage dans l'institution sont bien faits". , sous une forme impersonnelle - "Ivanov a été suggéré..." .

Si l'orateur fournit le texte du discours, alors après le tiret, il indique - "Le discours est joint".

Les questions et réponses sont enregistrées dans la section PARLER. Les mots - questions et réponses, ne sont pas écrits. Notez les initiales et le nom de l'orateur, un tiret, un bref résumé de la question ou

La dernière partie du protocole est la résolution (décision). Cette partie commence par le mot DECIDED ou DECIDED (à partir de la 0ème position de la tabulatrice - marge gauche).

Le dispositif est construit selon le schéma : action - interprète - délai. L'exécuteur peut être une organisation, une unité structurelle ou un fonctionnaire spécifique. Si la résolution contient diverses questions, elle est alors divisée en paragraphes numérotés en chiffres arabes. Chaque élément commence par une ligne rouge.

Le protocole peut enregistrer la décision d'approuver un document. Dans ce cas, le protocole doit contenir une référence à la date et au numéro du document, et le document lui-même doit être joint au protocole.

Lors des élections, le protocole indique les résultats du vote pour chaque candidat.

Si une transcription est jointe au protocole ; puis une note en est faite après la première partie du protocole - La réunion... est enregistrée en sténographie. La transcription est jointe.

Les procès-verbaux sont signés par le président et le secrétaire. Le secrétaire édite le texte, présente à chaque orateur l'enregistrement de son discours et obtient la signature de l'orateur qui approuve l'enregistrement de son discours. Les procès-verbaux des réunions pour lesquelles le présidium est élu sont signés par le président, le secrétaire et les membres du présidium.

La date du procès-verbal est la date de la réunion (03/12/93). Si la réunion dure plusieurs jours, indiquer la date de début et, par un tiret, la date de fin de la réunion (12 -14.03.93.).

Le numéro de protocole est un numéro de série qui est apposé au cours de l'année civile.

Détails du formulaire - exemple de PROTOCOLE :

• - nom de l'organisation (nom de l'unité structurelle) - auteur du document ;
• - nom du type de document - PROTOCOLE ;
• - date, numéro de réunion (au cours de l'année civile) ;
• - lieu de compilation (ville) ;
• - titre (reflète le type de travail collégial et le nom de l'organisme collégial) ;
• - le texte des parties introductive et principale ;
• - signature;
• - cachet d'approbation (si nécessaire) ;
• - cachet d'approbation (si nécessaire) ;
• - une note sur l'exécution du document et son envoi au dossier.