Протоколът е вид отчет, съдържащ записи от процеса на обсъждане на въпроси и решения по тях, взети на заседания, бизнес срещи и срещи. Този документ има важно място в системата на документооборота от организационно-административен тип.

Какво е протокол

Протоколът е отчетен документ, който ясно записва хода на обсъждане на въпроси и решения, взети на официални събития. По-пълно тълкуване на думата се предоставя от речници, които определят това понятие като документ, записващ всичко, което се случва на определено събитие.

Главна информация

Протокол може да се нарече документ, съдържащ определена информация. Той включва информация за напредъка на дискусиите по конкретни въпроси. Освен това протоколът от заседанието включва резолюции, което позволява да се класифицира като административен документ.

По време на срещата може да се направи само проект на протокола. В 5-дневен срок изготвянето на протокола трябва да приключи изцяло.

Декор

Протоколът е документ, съставен въз основа на чернови. Ако по време на срещата е направен препис, той може да бъде дешифриран, форматиран според нуждите и добавен към готовия протокол.

Секретарят носи пълна отговорност за процеса на изготвяне и поддържане на целия протокол, както и за верността на данните, въведени в него. Някои видове протоколи трябва да бъдат допълнително одобрени от ръководителя на компанията.

Формуляри за минути

Използват се 3 форми на протокол:

• стенография;
• пълен;
• кратко.

В кратък протокол се записват обсъжданите въпроси. Включени са и имената на участниците и взетите решения. Препоръчително е да се води протокол от събитие от този тип, когато срещата се записва стенографски, а текстовете на речите и докладите се предоставят на изпълнителния секретар.

Пълният протокол записва не само горните точки, но съдържа и по-подробни записи. Пълният протокол трябва да ви позволи да отразите цялостна подробна картина на събитието.

Стенографският протокол се води от отговорния секретар въз основа на стенографския протокол от заседанието.

Ръководството на компанията решава коя форма на протокола ще бъде предпочитана за всяко заседание. Всички видове такива документи трябва да бъдат съставени на бланката на предприятието (фирмата), като се посочва името на вида на документа - протокол. Или на специално изработена готова протоколна бланка. Задължителните реквизити на всеки документ от този тип са регистрационен номер, дата, заглавие, текст и подписи на отговорни лица.

Кой взема минутите

Протоколът е документ, който се води по време на събитие. Съставя се задължително от професионално обучен секретар. Качеството на записа на изпълненията ще зависи от неговото ниво на квалификация и професионални умения. Затова изборът на лицето, което да състави протокола от срещата, е отговорна задача при подготовката на събитието.

Как се води протокол: примерен протокол

Пример за водене на протокол можете да видите на снимката по-долу. Там е представен примерен протокол. Ако срещата ще се проведе в рамките на няколко дни, тогава трябва да се посочи началната дата на срещата и след тирето крайната дата. Например 03/12/2016-03/14/16.

В колоната „Място на срещата“ се посочва градът или населеното място, където се е състояло събитието.

Заглавието на протокола се изписва в родителен падеж и съдържа декодиране на вида на събитието (среща, среща, конференция) и името на колегиалния орган. Наименованието на вида заседание трябва да съответства на наименованието на колегиалния орган. Например „Среща на комисията“.

Текстовото съдържание на самия протокол е разделено на две части:

1. Уводна част, в която се посочват фамилията и инициалите на председателя, отговорния секретар, всички присъстващи и темата на дневния ред.

2. Основната част, която описва самия процес на срещата.

Протоколът започва непосредствено с думата "председател", след тирето се посочва фамилията и инициалите на председателя. Думата "секретар" се образува по същия начин. При спешни и бързи заседания тази част от протокола не се води.

След това се съставя списък на всички присъстващи. След този списък се записват имената на поканените, като се посочват длъжностите, които заемат. При продължителни конференции и събрания с голям брой участници техният състав трябва да бъде посочен изключително количествено, а към протокола трябва да бъде приложен списък с имена, за които трябва да се направи съответен запис в самия протокол. Например: „Присъстваха 42 души (приложен списък).“

При събития, при които се изисква определен брой хора за вземане на решение, разделът „Присъствали“ показва броя на хората, които е трябвало да присъстват, и броя на участниците, които са присъствали.

След това идва дневният ред. Тази част от протокола изброява разгледаните въпроси. Всеки има свой собствен номер и започва с предлога "O" ("About").

Основната част от текста на протокола е съставена в раздели, съответстващи на точките от дневния ред.

За всеки артикул могат да се разграничат следните части:

• Слушахме.
• Те говориха.
• Реши (реши).

Всяка от тези думи е написана на нов ред.

Данните за говорещия (пълното име) и всички говорещи се изписват на нов ред.

Последната част на раздела за всяка точка от дневния ред е запис на приетото решение (резолюция) по поставения въпрос. Решенията, които имат няколко раздела, са разделени на параграфи и подпараграфи, номерирани с арабски цифри. Диспозитивът на решенията трябва да бъде конкретен и да съдържа елементите: кой какво трябва да направи и до коя дата.

При избор на длъжностни лица резултатите от гласуването за всеки кандидат се отбелязват отделно в протокола.

В административния протокол се съдържат данни за административни нарушения.

syl.ru

Думата протокол е на устните на всички. Служителите в офиса редовно го чуват по време на срещи, полицаите го използват в професионалните си дейности, а държавните глави и дипломатите са принудени да се придържат към продиктуваните им правила. Какво е протокол? Ще разберем това по-долу.

Значението на понятието протокол

Както много други термини, тази дума има няколко значения. Всичко зависи от сферата на дейност, в която се прилага необходимата концепция. Така че, нека да разгледаме най-често срещаните ситуации, когато е обичайно да се говори за протокол.

Ако говорим за бизнес среда, тогава протоколът е документ, който описва случващо се събитие (среща, среща, съвет на директорите и др.).

Вече споменахме по-горе за полицейските служители, които също често съставят подобен документ. В този случай това означава установяване на факта на престъпление или нарушение.

В международния формат протоколът е набор от правила, които трябва да се спазват по време на официални срещи между държавни служители и дипломатически фигури. Например има протокол за срещи на държавни глави или посещение при президента.

В тази статия обаче ще се съсредоточим конкретно върху концепцията за бизнес протоколи.

Протокол от срещата

Бизнес срещите са неразделна част от всички процеси в бизнес средата. Те могат да се извършват служебно, при спазване на определения час и само в служебните помещения. Неформалните бизнес срещи също са много популярни. Във втория случай можете да правите без протоколни потвърждения на разговора. Ако срещата е официална, тогава тя трябва да бъде документирана писмено по всички правила.

Протоколът се води от секретаря или друго лице с такива правомощия. За да сте в крак с потока на разговора, опитайте се да съставите груб списък с въпроси, които ще бъдат обсъдени на срещата. Би било полезно да имате и диктофон, за да не пропускате подробности, защото протоколът е много подробно описание на бизнес събитие.

Записват се имената на присъстващите и отсъстващите. Можете да правите бележки за себе си относно местоположението на всички, дошли на срещата, за да посочите точно авторството на определени думи.

В началото на всяка среща се определя редът на разглеждане на въпросите, не забравяйте да го запишете дословно.

Ако е имало гласуване на събранието, посочете резултатите от него (колко души са гласували „за“ и колко са гласували „против“). Ако на срещата е присъствал малък брой, имате възможност да отбележите и имената на всички гласували.

Не отлагайте изготвянето на протокола твърде дълго, защото през това време може да забравите подробностите от срещата.

Протокол от преговорите

Преговорите се различават от обикновената бизнес среща по това, че обикновено обсъждат един или няколко въпроса, които са от голямо значение и за двете страни. В този случай протоколът е възможност да се запишат всички нюанси на разговора и изискванията на страните. Разглежданият въпрос не винаги се решава веднага след първите преговори, така че директорите или другите служители се нуждаят от време и пълна информация за срещата.

Протоколът от преговорите се съставя по същия принцип като всеки бизнес документ.

Трябва да посочи датата на описваното събитие, номера на документа и пълната версия на името. Следва въведението, което задължително посочва списъка на присъстващите и основните въпроси за обсъждане.

В основната част информацията обикновено е разделена на три части: „Слушай“, „Реч“ и „Разрешено“. Пълният вариант на протокола цитира думите на всички говорители дословно, а в някои случаи се изготвя и извлечение от протокола, което дублира определена част от него.

fb.ru

протокол- документ, който записва хода на обсъждане на въпроси и вземане на решения на срещи, сесии, конференции.

В протоколите се документира дейността на постоянните колегиални органи, като съвети на комисии и министерства, общински управи, както и научни, технически и методически съвети. Освен това могат да се записват срещи, проведени от ръководители на структурни подразделения, заместник генерални директори и директори.

Обичайно е да се съставят протоколи за документиране на дейността на временните колегиални органи (конференции, срещи, семинари и др.).

Протоколът се съставя от секретаря въз основа на записките, които е водил на заседанието. Това може да са кратки бележки, преписи или гласови записи. За да подготви протокола, секретарят събира резюмета на доклади и изказвания, както и проекти на решения преди заседанието.

протокол съставен по общ формуляр.

Заглавие, дата и номер на протокола

Заглавката на протокола ще бъде наименование на колегиалния орган или вид заседание. Например Протокол от (какво?) заседание на педагогическия съвет; срещи на ръководители на структурни звена и др.

Датата на протокола е датата на срещата (протоколът по правило се съставя след срещата). Ако срещата е продължила няколко дни, датата на протокола включва началната и крайната дата.

Например: 21 - 24.07.2009 .

Номерът (индексът) на протокола е поредният номер на заседанието в рамките на календарната година или мандата на колегиалния орган.

Текст на протоколавключва следните части:

• уводна;
• основен

Уводна част

В уводната част на протокола след заглавието се посочват фамилните имена и инициалите на председателя и секретаря на събранието. От нов ред след думата " Настояще» изброява по азбучен ред фамилиите и инициалите на присъстващите на заседанието длъжностни лица.

Ако на срещата е имало лица от други организации, тогава след думата „Представени“ на нов ред се отпечатва думата „ Поканен"и се посочва списък на поканените лица; в този случай длъжността и името на организацията се посочват преди всяко име.

В уводната част на протокола е посочен дневният ред.

Състои се от списък на въпросите, които се обсъждат на заседанието, и установява последователността на тяхното обсъждане и имената на ораторите (докладчиците). Всяка точка от дневния ред се номерира с арабска цифра и се формулира с предлозите „О” или „За”. Например: „За одобряване на образователни програми“; „За обобщаване на резултатите от учебната година.

За всяка точка е посочен докладчикът (длъжностното лице, подготвило броя).

Главна част

В съответствие с последователността на въпросите от дневния ред се съставя текстът на основната част на протокола - той трябва да съдържа толкова раздели, колкото точки са включени в дневния ред.

По този начин заглавната част на протокола винаги е форматирана по един и същи начин. Но текстът на протокола може да бъде представен в различни форми: кратък или пълен.

Кратък протокол- записва обсъжданите на заседанието въпроси, имената на ораторите и взетите решения. Такива протоколи се водят най-често в случаите, когато срещата е с оперативен характер (виж фиг. 3.3.).

Пълен протокол- съдържа информация не само за обсъжданите въпроси, взетите решения и имената на ораторите, но и доста подробни записи, предаващи съдържанието на докладите и изказванията на участниците в срещата, всички изразени мнения, изказани въпроси и забележки, коментари, позиции. Пълните протоколи ви позволяват да документирате подробна картина на срещата (вижте Фигура 3.4).

Ориз. 3.3. Пример за кратък протокол

Ориз. 3.4. Пример за пълен протокол

При използване на която и да е форма на протокол, текстът му ще бъде разделен на толкова части, колкото точки има в дневния ред.

Всеки раздел се състои от три части: “ИЗСЛУШАХА”, “ИЗКАЗАХА”, “РЕШИХ” (“РЕШИХ”), които се отпечатват от лявото поле с главни букви. Този дизайн позволява да се подчертае в текста речта на основния оратор, участниците в обсъждането на въпроса и диспозитива, в който се формулира решението.

В частта " СЛУШАХ„Текстът на речта е посочен. В началото на текста от нов ред в именителен падеж посочете фамилията на говорещия. Записът на речта се отделя от фамилното име с тире. Речта се представя в трето лице единствено число. Допуска се вместо запис на изказване да се посочи след фамилията („Записът на изказването е приложен“, „Текстът на доклада е приложен“).

В последния случай отчетите стават приложение към протокола.

В частта " ИЗВЪРШЕНА» от нов ред в именителен падеж посочете фамилията на оратора и след тире текста на речта или въпроса (ако е зададен на оратора по време на речта).

В частта " РЕШЕН” („РЕШЕНО”) отразява взетото решение по обсъждания въпрос. Текстът на диспозитива се отпечатва изцяло в произволна форма на протокола.

Текстът на целия протокол се отпечатва през 1,5 реда.

Протоколът се съставя от секретаря на събранието. Протоколът се подписва от секретаря и се предава на председателя за подпис в срок до 3 (три) работни дни след заседанието.

Подписите се отделят от текста с 3 интервала между редовете. Заглавието на длъжността се отпечатва от границата на лявото поле, последната буква от фамилията е ограничена до дясното поле.

В деня на подписване на протокола от председателя той трябва да бъде регистриран.

Извлечение от протокола

Извлечение от протокола е точно копие на част от текста на оригиналния протокол, свързан с точката от дневния ред, за която се изготвя извлечението. Извлечението възпроизвежда всички подробности на формуляра, уводната част на текста, точката от дневния ред, по която се изготвя извлечението, и текста, отразяващ обсъждането на въпроса и взетото решение. Извлечението от протокола се подписва само от секретаря, който го и заверява. Заверителният надпис е написан на ръка и се състои от думата „Вярно“, обозначение на длъжността на лицето, което заверява копието (извлечение), личен подпис, фамилия, инициали и дата (виж фиг. 3.5).

Ориз. 3.5. Пример за извлечение от протокола

Извлечения от протоколи понякога заместват такъв административен документ като решение. В този случай извлечението служи като инструмент за съобщаване на взетите решения на изпълнителите. В този случай секретарят, например на Управителния съвет на акционерно дружество, не по-късно от 2 (два) дни след подписване на протокола от заседанието, раздава извлечения от протокола по отделни въпроси на отговорните ръководители. Справките се подписват от секретаря.

Извлечения от протоколи, изпратени до друга организация, трябва да бъдат заверени с печат.

Оригиналните екземпляри от протокола се събират от секретаря в папки според вида на заседанието. Например „Протоколи от общи събрания“, „Протоколи от заседания на Съвета на директорите“, „Протоколи от срещи с директора“ и др. В рамките на едно дело протоколите се систематизират по номера и хронология. Делата се образуват през календарната година.

Протоколът заема особено място в системата от организационни и разпоредителни документи. От една страна, той може да се класифицира като информационни документи (тъй като съдържа информация за хода на обсъждането на някои управленски въпроси), а от друга страна, протоколите съдържат разпоредителна част и следователно могат да се разглеждат като административни. документи.

Протоколът е документ, отразяващ хода на обсъждане на въпроси и вземане на решения на заседания, сесии, заседания, конференции. В протоколите се документира дейността на постоянните колегиални органи, като съвети на комисии и министерства, общински управи, както и научни, технически и методически съвети.

Събранията на акционерите и заседанията на съветите на директорите се протоколират задължително.

Протоколите се представят на държавните органи за регистрация (например при регистрация на търговски банки, търговско-промишлени камари и др.). Съставят се и протоколи за документиране на дейността на временните колегиални органи (конференции, съвещания, заседания, семинари и др.).

Протоколът се съставя въз основа на записи, водени на заседанието от секретаря ръчно или с помощта на диктофон.

В зависимост от вида на заседанието и статута на колегиалния орган се избира формата на протокола: кратък, пълен или стенографски.

Кратък протокол - записва обсъжданите въпроси на срещата, имената на ораторите и взетите решения (виж Приложение 1). Препоръчително е да се води такъв протокол само в случаите, когато заседанието се води стенографирано, доклади и текстове на изказвания се представят на секретаря или когато заседанието е от оперативен характер.

В пълния протокол се записват не само обсъжданите въпроси, взетите решения и имената на ораторите, но и доста подробни записи, предаващи съдържанието на докладите и изказванията на участниците в срещата, всички изразени мнения, изказани въпроси и забележки, коментари, позиции. Пълният протокол ви позволява да документирате подробна картина на срещата (вижте Приложение 2).

Стенографският протокол се съставя въз основа на стенографски доклад от срещата (стенограма) и буквално предава процеса на обсъждане на всеки въпрос и разработването на решение по него.Деловодство (Организация и технологии за документна поддръжка на управлението): Учебник за университети / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Бикова Т.А. и т.н.; Изд. проф. Т.В. Кузнецова. - М.: ЕДИНСТВО-ДАНА, 2003. - С. 166..

Пълен и стенографски протокол се съставя въз основа на ръкописни стенографски или магнетофонни записи, които се съхраняват по време на заседанието.

Всички видове протоколи се съставят на общ формуляр, който включва следните данни: наименование на институцията (организация, предприятие), вид на документа (протокол), място за поставяне на датата, индекс на документа, място, където се съставя протоколът. е съставен, място за заглавието на текста. Датата на протокола е датата на срещата (протоколът по правило се съставя след срещата). Ако е продължило няколко дни, тогава датата на протокола включва началната и крайната дата.

Например: 21 - 24.01.2000г.

Номерът (индексът) на протокола е поредният номер на заседанието. Номерирането на протоколите се извършва в рамките на календарната година или мандата на колегиалния орган.

Заглавието на текста на протокола като правило отразява вида на заседанието или колегиалната дейност и е в съответствие с наименованието на вида документ. Например: Протоколи – заседания на управителния съвет; - срещи на трудовия колектив; - срещи на ръководители на структурни звена.

Текстът на протокола включва уводна и основна част.

В уводната част на протокола след заглавието се посочват фамилиите и инициалите на председателя и секретаря на събранието (в кратката форма на протокола тази информация е пропусната). От нов ред след думата „Присъстващи“ се изписват фамилиите, инициалите на постоянните членове на колегиалния орган (по азбучен ред), фамилиите, инициалите и длъжностите на поканените на заседанието. При съставянето на протокола от разширено заседание не се изписват имената на участниците, а се посочва с цифра общият им брой. Преброяването на участниците се извършва съгласно регистрационни списъци, които се предават на секретаря на събранието и стават едно от приложенията към протокола.

В уводната част на протокола се съдържа дневният ред. В него се изброяват обсъжданите на заседанието въпроси с имената на ораторите (докладчиците) и се определя последователността на тяхното обсъждане. Дневният ред на срещата по правило се изготвя предварително и трябва да включва оптималния брой въпроси, които могат да бъдат разгледани и обсъдени на срещата Ларков Н.С. Документация: Проучване. село - Томск: Томск. състояние университет, 2005. - С. 106..

Текстът на основната част на протокола се съставя в съответствие с последователността на въпросите, определени от дневния ред.

Основната част на протокола съдържа толкова раздели, колкото са точките, включени в дневния ред. В съответствие с него секциите са номерирани. Всеки раздел се състои от три части: „ИЗСЛУШАХА”, „ИЗКАЗАХА”, „РЕШИХА”, които се отпечатват от параграф, за да се подчертае в текста на протокола изказването на основния оратор, участниците в обсъждането на въпроса и диспозитива, формулиращ решението на събранието.

За същата цел в текста на протокола всяко фамилно име и инициали на оратора се отпечатват на нов ред в именителен падеж. Представянето на записа на речта е отделено от фамилното име с тире, представя се в трето лице единствено число.

Протоколът се съставя от секретаря на събранието. Подписва се от председателя и секретаря.

Извлечение от протокола е точно копие на част от текста на оригиналния протокол, свързан с точката от дневния ред, за която се изготвя извлечението. В същото време се възпроизвеждат всички подробности на формуляра, уводната част на текста, точката от дневния ред, по която се изготвя извлечението, и текстът, отразяващ обсъждането на въпроса и взетото решение. Извлечението от протокола се подписва само от секретаря, който изготвя и заверката. Състои се от думата „Верно“, обозначение на длъжността на лицето, което заверява копието (извлечението), личен подпис, фамилия, инициали и дата. Ако извлечение е дадено за предаване на друга организация, то се заверява с печат.

Така най-голямата административна реформа на Петър I беше свързана със замяната на многобройни и тромави заповеди от колегии. Създаването на съветите първоначално не е свързано с разработването на нови правила за организация на деловодството в централните институции на страната. Публикуването на Общия правилник на 28 февруари 1720 г. законодателно определя структурата, персонала, правата и отговорностите на длъжностните лица, реда за работа на бордовете и други нови централни институции.Обаче Общият правилник, докато определя общата структура и принципите на работа на съветите, не установява нови видове (разновидности) на деловодство, законодателни документи, а съдържа само общи препоръки за тяхната подготовка. По-скоро това беше обща модернизация на формата на документа. А.А. Лукашевич, анализирайки текста на Общия правилник и първоначалното му издание, установи, че неговите съставители никога не са определили окончателно номенклатурата на документите, произтичащи от съветите, и са се ограничили само до общите желания на Лукашевич А.А. Видове документи в руската държава през първата четвърт на 18 век. (въз основа на Общия правилник) // Съветски архиви. 1991. № 4. С. 64.

Преходът към „управление на делата“ в новите централни институции „по нов начин“ не можеше да стане за една нощ, въпреки заплахите на правителството за тежки наказания. През многото десетилетия на своята работа премахнатите заповеди натрупаха огромен опит в изготвянето на различни видове официални документи, така че въвеждането от законодателството на нови видове документи не доведе до бързо и окончателно изместване на старите. И в самия общ правилник нямаше строго присвояване на едно име на документа. Оттук и полисемията на служебните термини, която е видима на всички етапи от нейното развитие. Дори в публикувания текст на Правилника беше разрешена двойната употреба на термини: „дневник“ - „всекидневна бележка“, „указ“ - „писмо“, „концепции“ - „черни есета“, „работи от всички видове укази и доклади”, “патенти” - “жалба” свидетелство за ранг”, “мемориали” - “доноси” и др. По този начин. Общият правилник узакони функционирането на еквивалентни синонимни думи, което, разбира се, не допринесе за подобряването на деловодството не само в съветите, но и в други институции на страната. Текстът на Правилника е толкова пренаситен с чужди думи, че е необходим речник („Тълкуване на чуждите речи”), съставен като приложение към него.

Моля, отговорете на два въпроса относно изготвянето на протокол от събранието/заседанието:

Ако дневният ред включва информационен въпрос, например „За напредъка на строителството ...“, тогава:

• Необходимо ли е да вземете някакво решение като: „Вземете предвид.“ Или въпросът може да остане без диспозитив?
• Трябва ли въобще да влизат такива въпроси на дневен ред?

Винаги ли е необходимо в протокола поне накратко да се посочи съдържанието на изказванията по време на обсъждането на въпрос, изискващ решение, или може просто да се посочи: „Беше проведена дискусия ...“ и след това - „Решено (решено)“ ?

K.M. Bryzgalova, експерт по списанието, отговаря на въпроса

Отговор на първия въпросЧитателят се съдържа в самата дефиниция на протокола като вид документ: протоколът е документ, който отразява хода на обсъждане на въпроси и вземане на решения на заседания, съвещания, конференции и заседания на колегиални органи, т.е. процеса на вземане на управленски решения и самите решения.

И така, протоколът съдържа запис за хода на обсъждането на въпроси и приемането на решения по тях. Ако се прави редовен доклад с информативен характер, който не подлежи на обсъждане и по него не се вземат решения, то няма смисъл да се включва като отделна точка в дневния ред. Тогава решение като „Вземете под внимание“ няма да е необходимо да се записва в протокола.

Ако въпросът на читателя трябва да се разбира като въпрос дали е принципно допустимо да се изпише формулировката „Вземете под внимание“ като взето решение, тогава отговорът на него ще бъде утвърдителен. Да, приемливо е. Всъщност дори в примерния формат за кратък протокол, който е даден в Приложение № 10 към Стандартните инструкции за деловодство във федералните изпълнителни органи, такава формулировка на решението присъства (виж Пример 2).

Но в реалната управленска практика „голата информация“ е изключително рядка. А напредъкът на строителството изисква постоянно наблюдение. Като минимум, въз основа на резултатите от такъв доклад, може да се вземе решение за определяне на следващата дата за информиране за напредъка на строителството, например след месец на следващото заседание или под формата на писмен доклад, предоставен на конкретни длъжностни лица.

Така че въпросът „За напредъка на строителството...“ може да бъде не само информативен. В зависимост от напредъка на строителството, присъстващите на срещата/срещата могат:

• или да го одобри (ако всичко върви по предварително планиран план),
• или да вземе решение за необходимостта от спешни мерки за коригиране на ситуацията, за изместване на срокове, за промяна на работния план и т.н.,
• и също така задайте датата и формата на следващата „контролна точка“.

Оказва се, че въз основа на резултатите от доклада за хода на строителството все още се взема колегиално решение. Тогава неговият текст трябва да се отрази в протокола в частта “РЕШИ (РЕШИ)”.

Отговорете на втория въпросЧитателят ще бъде подпомогнат от правилата за съставяне на протокол, които се съдържат в Стандартните инструкции за офис работа във федералните изпълнителни органи (одобрени със заповед на Министерството на културата на Русия от 8 ноември 2005 г. № 536).

Текстът на протокола се състои от две части:

• уводни и
• основен.

Примерни пълни протоколи. в пример 1.

Във встъпителната част се посочват председателят, секретарят и присъстващите (поканените). Встъпителната част на протокола завършва с дневния ред - списък на разглежданите въпроси, подредени по важност, с посочване на докладчика по всяка точка от дневния ред. Всеки въпрос е номериран с арабска цифра, а името му започва с предлога “O” (“About”), който се отпечатва от границата на лявото поле.

Основната част от протокола е разделена на части според точките от дневния ред. Текстът на всеки раздел е структуриран по схемата: „ИЗСЛУШАХА – ИЗГОВОРИХА – РЕШИХА (РЕШИХА).“

В частта „ИЗКАЗВАНЕ” са посочени имената и инициалите на всички изказали се по този въпрос и кратко резюме на техните изказвания. Съдържанието на речта може да бъде формализирано отделно, след което бележката под линия „текстът на речта е приложен“ се включва в протокола (виж раздел 2 на протокола от Пример 1).

Ако не е имало речи или дискусии, тогава частта „ГОВОРЕНЕ“ просто не е включена; то този раздел от протокола ще се състои само от две части: „ИЗСЛУШАНО” и „РЕШИХ (РЕШИХ)” (виж раздел 1 на протокола от Пример 1).

В практиката на деловодството кратък протокол се използва и когато не се изисква подробен запис на хода на обсъждането на въпросите. Дадохме формата му в пример 2.

Такъв протокол посочва само:

• списък на присъстващите,
• разглеждани въпроси и
• взети решения.

Първо, нека да разгледаме как Стандартните инструкции за работа във федералните изпълнителни органи предписват изготвянето на кратка форма на протокола. В същото време бихме искали да ви напомним, че разпоредбите на този документ са задължителни само за федералните органи на изпълнителната власт. Други организации могат по свое усмотрение да заемат за себе си формите на документите и работните технологии, описани в Стандартните инструкции.

Фрагмент от документа

Стандартни инструкции за работа във федералните изпълнителни органи, одобрени със заповед на Министерството на културата на Русия от 8 ноември 2005 г. № 536 2.7.3.4. Текстът на краткия протокол също се състои от две части. В уводната част се посочват инициалите и фамилиите на председателстващия (председателя), както и длъжностите, инициалите и фамилиите на присъстващите на заседанието лица. Думата „Настояще“ се отпечатва от лявото поле, подчертава се и в края на думата се поставя двоеточие. По-долу са длъжностите, инициалите и фамилиите на присъстващите. Длъжностите могат да бъдат посочени общо, например: Заместник-министър на културата и масовите комуникации на Руската федерация Заместник-ръководители на Федералната архивна агенция на Руската федерация. Многоредовите длъжности на присъстващите се посочват през 1 интервал. Списъкът е отделен от основната част на протокола с плътна линия. Основната част на протокола включва разглежданите въпроси и взетите решения по тях. Името на въпроса е номерирано с римска цифра и започва с предлога „О” („За”), отпечатано центрирано с размер на шрифта № 15 и подчертано с един ред под последния ред. Под реда са посочени имената на официалните лица, изказали се по време на обсъждането на този въпрос. Фамилиите се отпечатват през 1 интервал. След това се посочва взетото решение по въпроса.

Нека да отбележим, че в предишните Стандартни инструкции за деловодство във федералните изпълнителни органи, одобрени със Заповед на руските архиви от 27 ноември 2000 г. № 68 и в момента вече не са в сила, нямаше разпоредби, посветени на кратък протокол. Тези. Преди това изготвянето на кратки протоколи не беше регулирано на федерално ниво, така че те бяха съставени в съответствие с инструкциите за водене на документация на конкретна организация. А инструкциите за офис работа на организациите от своя страна бяха съставени въз основа на практически опит, който беше представен във всеки учебник по офис работа.

В действащите в момента Стандартни инструкции за деловодство във федералните изпълнителни органи (одобрени със заповед на Министерството на културата на Русия от 8 ноември 2005 г. № 536) се появи параграф 2.7.3.4, посветен на кратък протокол. Следователно инструкциите за документация, разработени от федералните органи на изпълнителната власт, трябва да съдържат същите изисквания за изготвянето на кратък протокол. В същото време отбелязваме, че в изискванията, посочени в параграф 2.7.3.4 от Примерните инструкции, има „иновации в дизайна“, които не са типични за общоприетата практика за изготвяне на кратки протоколи. Те включват предимно:

• изключване от встъпителната част на дневния ред;
• центриране на името на въпроса и подчертаване с един ред под последния ред;
• регистриране на информация за присъстващите;
• правила за проектиране на основната част.

За по-голяма яснота ще покажем Приложение № 10 към действащите Стандартни инструкции за работа във федералните изпълнителни органи, което съдържа образец на кратък протокол.

Протоколът е документ, който съдържа последователен запис на обсъждане на въпроси и вземане на решения на заседания на колегиални или съвещателни органи. Протоколът от заседанието отразява съвместното разработване и приемане на управленски решения. На делови срещи и преговори могат да се водят протоколи за записване на постигнатите от страните договорености.

• Как се съставя протокол?
• От какви раздели се състои текстът на този документ?
• Какви подробности са необходими за попълване на протокола?

Изготвяне на протокола

Протоколи като видове документи в деловодството, се съставят въз основа на ръкописни или гласови записи, направени по време на заседанието (заседанието), представени резюмета на доклади и изказвания, удостоверения, проекторешения и други материали.

От гледна точка на пълнотата на отразяване на хода на срещата има разлики между пълните и кратките протоколи. Текстът на пълния протокол се състои от две части: уводна и основна.

В уводната част се посочват: инициалите, фамилиите на председателя (председателя), секретаря, присъстващите на заседанието и, ако е необходимо, лицата, поканени на заседанието (събранието).

Уводната част на протокола завършва с дневен ред, съдържащ списък на въпросите за разглеждане, изброени по реда на разглеждането им, с посочване на докладчика по всеки разглеждан въпрос.

Основната част от протокола се състои от раздели, съответстващи на точки от дневния ред. Текстът на всеки раздел е структуриран по следната схема:

ГОВОРЕЩИ:

РЕШЕН: (или РЕШЕН:).

Точките в рубриката „СЛУШАХА” са номерирани според дневния ред.

В пълния протокол след раздела „СЛУШАХА” могат да се записват въпроси, зададени към оратора и отговорите му по следната схема:

Королев А.И.(въпрос):

Отговор: …

За удобство при работа с протокола може да се подчертае фамилията на лицето, задало въпроса, и думата „Отговор“.

Основната част на протокола посочва броя и съдържанието на въпроса в съответствие с дневния ред, излага речта на оратора и записва взетите решения.

Текстът на изказването е приложен.

Резолюцията (решението) се включва в текста на протокола изцяло в редакцията, приета на заседанието; При необходимост се дават резултатите от гласуването:

Против – …,

Въздържал се –….

Текстът на краткия протокол също се състои от две части. Уводната част се съставя по същите правила като пълния протокол. В основната част на краткия протокол се пропуска ходът на обсъждане на въпроса и се записва само взетото по него решение.

В държавните агенции протоколите се съставят на формуляри, например:

МИНИСТЕРСТВО НА КУЛТУРАТА НА РУСКАТА ФЕДЕРАЦИЯ

ФЕДЕРАЛНА АГЕНЦИЯ ЗА АРХИВИ

(РОСАРХИВ)

ПРОТОКОЛ

заседания на Научния съвет

__________________ № ____________

В други организации протоколите се съставят на стандартни листове хартия. За съставяне на протоколи е удобно да използвате шаблони на протоколи (унифицирани формуляри).

При изготвянето на протоколи се използват следните реквизити:

• име на организацията - автор на документа;
• вид на документа - ПРОТОКОЛ - посочва се вид среща, среща (например: ПРОТОКОЛ от среща с ръководителя на Федералната архивна агенция);
• място на срещата, среща;
• дата на протокола;
• номер на протокола.

Протоколът се подписва от председателстващия (водещия) заседанието и секретаря (първо подписът на председателя, а след това - по-долу - секретаря). Един екземпляр от протокола се подписва.

Датата на протокола е датата на заседанието.

Протоколите се регистрират и им се присвояват поредни номера в рамките на календарната година отделно за всяка група протоколи: протоколи от заседания на координационни, експертни, методически и други органи. Протоколите от съвместните заседания имат сборни номера, включително поредните номера на протоколите на участвалите в заседанието организации.

В държавните органи, работещи на основата на колегиалност, административните документи се издават въз основа на протоколи: резолюции (решения) (по всеки въпрос поотделно).

Взетите решения се съобщават на изпълнителите под формата на копия от протоколи (извлечения от протоколи), които се изпращат на заинтересовани организации и длъжностни лица в съответствие с индекса (списъка) за разпространение. Копия от протоколи (извлечения от протоколи) се заверяват с печата на службата за управление на деловодството (протоколен отдел).

Правилата за изготвяне на протоколи са установени в инструкциите за управление на записи на организацията (DOW).

V.F. Янковая, д-р. ист. науки, доцент, зам Директор на ВНИИДАД

Заповедта е вид управленски акт, издаден от държавен или управителен орган в рамките на неговата компетентност и има задължителна сила за физическите и юридическите лица.

Поръчките могат да бъдат предназначени за дълъг период на валидност и краткосрочни, свързани с бързо решаване на конкретен проблем.

Текстът на заповедта се състои от констатираща и разпоредителна част. Първата посочва целта или причината за поръчката, втората, започваща с думата ЗАДЪЛЖАВАМ, посочва предписаните действия. В посочващата част е препоръчително да се използват такива стабилни формулировки като „в съответствие“, „във връзка“, „за целите на“ и др.

Примерният формуляр на ПОРЪЧКАТА се състои от следните подробности:

• - име на организацията - автор на документа;
• - наименование на вида документ - ПОРЪЧКА;
• - дата, номер (в рамките на календарната година);
• - място на издаване;
• - заглавие;
• - подпис;
• - текст;
• - печат за одобрение;

Поръчката се изготвя на формат А4.

Проектът на заповед трябва да бъде съгласуван с организации или длъжностни лица, които се интересуват от този документ.

Изпълнители на поръчки могат да бъдат институции, структурни звена или длъжностни лица. В последния параграф се посочват лицата, на които е възложен контролът върху изпълнението на поръчката.

Протокол, неговите характеристики и подробности

Протоколът е документ, който отразява хода на обсъждането на въпроси и вземането на решения на заседания на колегиални органи, конференции и срещи.

Протоколите се съставят на специални бланки, където името на документа е предварително отпечатано в печатницата или на обикновени листове хартия А4.

Текстът на протокола се състои от две части: уводна и основна.

Уводната част на протокола съдържа постоянна и променлива информация.

Постоянната информация е свързана с използването на стабилна терминология - „Председател“, „Секретар“, „Присъстващ“. Тези думи се пишат с главна буква от началото на лявото поле.

Променливата информация включва инициалите и фамилиите на председателя, секретаря и присъстващите. Пишат се от 2-ра позиция на табулатора (29-то деление на линийката на стр./машината или след 16 удара от лявото поле на компютъра).

Фамилиите на членовете на колегиалния орган се подреждат по азбучен ред, разделени със запетаи, в един ред. Редовете са разделени с 1 интервал. Ако членовете на колегиалния орган са повече от 15, се посочва общият им брой, а до него в скоби се прилага регистрационен лист.

Името на позицията и името на организацията, която представляват, се добавят към имената на поканените. Процедурата за регистрацията им е същата като за членовете на колегиален орган.

Встъпителната част на протокола завършва с дневния ред. Изразът “Дневен ред” се изписва от началото на лявото поле (0-та позиция на машинния табулатор). Записването на точките от дневния ред започва с червената линия. Те са номерирани с арабски цифри. Въпросите са подредени по важност и трудност. Не се допуска формулировка на клауза с думата „разни“. Всеки въпрос трябва да е конкретен.

Основната част на протокола е изградена по следната схема: изслушаха - говориха - решиха (решиха) и за всеки въпрос поотделно. С описателни букви, от началното (лявото) поле, без препинателни знаци, отворени препинателни знаци се пишат думите - ИЗСЛУШАХ, ИЗКАЗАХА, РЕШИХА (РЕШИХА).

Преди думата СЛУШАХА се поставя поредният номер на въпроса от дневния ред, ако се обсъждат няколко въпроса.

На червения ред се изписват инициалите и фамилията на говорещия (в именителен падеж). Поставят тире и с главна буква се посочва резюмето на доклада или съобщението. Ако текстът на доклада се представя от оратора или се транскрибира, тогава вместо резюме на доклада се пише: Докладът е приложен.

След думата ИЗКАЗАЛ на червения ред, напишете инициалите и фамилиите на ораторите в именителен падеж (заглавието на длъжността може да бъде посочено в скоби), след тирето съдържанието на речта се пише с главна буква. Речи могат да бъдат представени от първо лице - „Извършвам...“, в трето лице - „Петров каза, че...“, без оглед на лицето на оратора - „Счетоводството и съхранението в институцията са добре извършени“ , в нелична форма - “Иванов беше предложен...” .

Ако ораторът предостави текста на речта, след тирето те посочват - „Речта е приложена“.

Въпросите и отговорите се записват в раздел ГОВОРЕНЕ. Думи - въпрос и отговор, не се пишат. Запишете инициалите и фамилията на говорещия, тире, кратко резюме на въпроса или

Заключителната част на протокола е резолюцията (решението). Тази част започва с думата РЕШЕН или РЕШЕН (от 0-та позиция на табулатора - ляво поле).

Диспозитивът е изграден по схемата: действие – изпълнител – срок. Изпълнителят може да бъде организация, структурно звено или конкретно длъжностно лице. Ако резолюцията съдържа различни въпроси, тогава тя е разделена на параграфи, номерирани с арабски цифри. Всеки елемент започва с червена линия.

В протокола може да се впише решението за одобряване на документ. В този случай в протокола трябва да има препратка към дата и номер на документа, а самият документ да бъде приложен към протокола.

По време на изборите в протокола се отбелязват резултатите от гласуването за всеки кандидат.

Ако към протокола е приложен препис; след това се прави бележка за това след първата част на протокола - Срещата... се записва стенографски. Стенограмата е приложена.

Протоколът се подписва от председателя и секретаря. Секретарят редактира текста, запознава всеки оратор със записа на изказването му и получава подписа на оратора, който е съгласен със записа на изказването му. Протоколите от заседанията, за които се избира президиумът, се подписват от председателя, секретаря и членовете на президиума.

Датата на протокола е датата на заседанието (03/12/93). Ако срещата продължава няколко дни, посочете началната дата и чрез тире крайната дата на срещата (12 -14.03.93 г.).

Номерът на протокола е пореден номер, който се поставя през календарната година.

Подробности за формуляра - образец на ПРОТОКОЛ:

• - наименование на организацията (име на структурното звено) - автор на документа;
• - наименование на вида документ - ПРОТОКОЛ;
• - дата, номер на заседанието (през календарната година);
• - място на съставяне (град);
• - заглавие (отразява вида на колегиалната работа и наименованието на колегиалния орган);
• - текст на уводната и основната част;
• - подпис;
• - печат за одобрение (ако е необходимо);
• - печат за одобрение (ако е необходимо);
• - бележка за изпълнението на документа и изпращането му във файла.