ควรทำอย่างไรหากต้องการเอกสารสำคัญเร่งด่วน ขอข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน หรือขอความช่วยเหลือจากบริษัทหรือเจ้าหน้าที่? เขียนจดหมายร้องขอตามกฎเกณฑ์การติดต่อทางธุรกิจทั้งหมดและได้รับการตอบรับในเชิงบวก

จากบทความคุณจะได้เรียนรู้:

จดหมายคำขอทางธุรกิจแตกต่างจากจดหมายประเภทอื่นอย่างไร?

การติดต่อทางธุรกิจเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของระบบการสื่อสารทางเอกสาร จดหมายเป็นเอกสารที่แพร่หลายที่สุดของเธอ จดหมายอย่างเป็นทางการมีหลายประเภท ทั้งหมดนี้เป็นรูปแบบของการสนทนาที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งมีส่วนช่วยในการแก้ไขปัญหาที่สำคัญที่สุดในกิจกรรมขององค์กร ประเภทและเนื้อหามีความหลากหลาย

จดหมายร้องขอเป็นจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจประเภทหนึ่งที่พบบ่อยที่สุด ความจำเป็นในการเขียนคำอุทธรณ์ดังกล่าวอาจมีสาเหตุหลายประการ และไม่สามารถแสดงรายการทั้งหมดได้ อย่างไรก็ตาม มีคุณสมบัติหลายประการที่ทำให้สิ่งนี้เกิดขึ้น จดหมายท่ามกลางเอกสารราชการทั่วไป

จดหมายร้องขออย่างเป็นทางการอาจเป็นคำขอที่มีไหวพริบหรือข้อเรียกร้องทางการทูตในประเด็นปัจจุบัน ทำหน้าที่เพื่อให้บรรลุเป้าหมายเฉพาะของผู้เขียนและจำเป็นต้องชักจูงให้ผู้รับดำเนินการที่จำเป็นสำหรับผู้เขียนจดหมายร้องขอ

มีหลายสถานการณ์โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีความจำเป็นต้องจัดทำหนังสือร้องขอในกิจกรรมการจัดการ เหตุผลอาจเป็นสถานการณ์ง่ายๆ ที่ไม่ต้องการการโต้แย้งและคำอธิบายโดยละเอียดหรือปัญหาโดยไม่ต้องอธิบายสาระสำคัญซึ่งเป็นไปไม่ได้ที่จะได้รับคำตอบเชิงบวก ในกรณีที่สองผู้เขียนจะต้องไม่เพียง แต่ระบุคำขอของเขาเท่านั้น แต่ยังให้เหตุผลอธิบายให้ผู้รับฟังว่าทำไมจึงจำเป็นต้องดำเนินการไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง

เทมเพลตและมาตรฐานของสำนักงานที่มีอยู่ช่วยให้เขียนจดหมายขออย่างเป็นทางการได้ง่ายขึ้น ข้อความทางธุรกิจใด ๆ จะต้องเป็นไปตามกฎการติดต่อทางธุรกิจ ประการแรก การติดต่อสื่อสารคือหน้าตาของบริษัทผู้ส่ง การออกแบบต้องใส่ใจในรายละเอียดและปฏิบัติตามกฎมารยาททางธุรกิจ ในการจัดทำหนังสือร้องขอในนามขององค์กร คุณจะต้องมีหัวจดหมายที่ระบุรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมด คำขอนี้ได้รับการรับรองโดยลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจและประทับตราของบริษัท

จะเขียนจดหมายขออย่างเป็นทางการได้อย่างไร?

จดหมายขอธุรกิจจัดทำขึ้นตามกฎเกณฑ์การติดต่ออย่างเป็นทางการทั้งหมด เพื่อให้ได้รับการตอบรับเชิงบวกในท้ายที่สุด เมื่อเขียนคำอุทธรณ์ คุณควรปฏิบัติตามอัลกอริทึมบางอย่าง จะช่วยให้คุณจัดโครงสร้างเนื้อหาของจดหมาย ถ่ายทอดแนวคิดหลักไปยังผู้รับ และระบุสาระสำคัญของปัญหาได้อย่างชัดเจนและชัดเจน

พิจารณาว่าคุณกำลังพูดถึงใครกันแน่?

เป็นการดีกว่าที่จะติดต่อผู้รับเป็นการส่วนตัว ปฏิบัติตามกฎมารยาททางธุรกิจที่ยอมรับกันโดยทั่วไป ให้ใช้ชื่อและนามสกุลของคุณ ซึ่งจะช่วยแสดงความเคารพ นอกจากนี้ คำขอส่วนตัวยังกำหนดความรับผิดชอบบางประการต่อเจ้าหน้าที่ที่ได้รับจดหมายด้วย แม้ว่าคุณจะต้องเขียนจดหมายร้องขอถึงกลุ่มบุคคล แต่ก็เป็นการดีกว่าที่จะปรับเปลี่ยนการอุทธรณ์ให้เป็นแบบส่วนตัว

เหตุใดคุณจึงกล่าวถึงผู้รับรายนี้โดยเฉพาะ

ขอแนะนำให้อธิบายให้ผู้รับทราบล่วงหน้าว่าทำไมคุณถึงติดต่อเขา คุณสามารถชมเชยเขาและสังเกตธุรกิจหรือคุณสมบัติส่วนตัวของเขา ความสำเร็จที่ผ่านมาซึ่งมีความสำคัญในบริบทของการอุทธรณ์ของคุณ เทคนิคนี้จะกระตุ้นให้คุณพิจารณาจดหมายพร้อมกับคำขออย่างรอบคอบมากขึ้นและหาโอกาสที่จะตอบสนองความต้องการนั้น สิ่งสำคัญคือต้องจริงใจและไม่ข้ามเส้นแบ่งระหว่างคำชมเชยและการเยินยอ

คุณจะพิสูจน์คำขอของคุณได้อย่างไร?

คิดทบทวนข้อโต้แย้งของคุณล่วงหน้าและจัดเรียงไว้ในข้อความ ตัวอักษรตามโครงการ แรง-กลาง-แรงที่สุด สนใจผู้รับเปิดเผยให้เขาทราบถึงผลประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้นที่เกี่ยวข้องกับการเติมเต็มความปรารถนาของคุณ แจ้งปัญหาที่เกี่ยวข้องกับเขาและแสดงให้เห็นว่าจะสามารถแก้ไขได้อย่างไรเพื่อตอบสนองความสนใจของคุณ อธิบายความสำคัญของปัญหาและให้ผู้รับทราบว่าการแก้ปัญหาจะเป็นประโยชน์สำหรับคุณทั้งคู่

ควรให้ข้อมูลอะไรบ้างแก่ผู้รับ?

อธิบายปัญหาให้กระชับและชัดเจนที่สุด หลีกเลี่ยงความคลุมเครือและเจาะจงมากที่สุดเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่ต้องการ: ระบุราคา วันที่ เปอร์เซ็นต์ ฯลฯ ที่แน่นอน จดหมายร้องขอกำหนดให้ผู้รับต้องตัดสินใจฝ่ายบริหาร ในการดำเนินการนี้ เขาต้องการข้อมูลที่ถูกต้อง เช่น เท่าไร อะไร เมื่อใด และราคาเท่าใด รายละเอียดเหล่านี้จะต้องได้รับการกำหนดอย่างแม่นยำ โดยไม่ทำให้เกิดความคลุมเครือ มิฉะนั้นความคิดริเริ่มอาจส่งต่อไปยังผู้รับ คำขอจะได้รับอย่างเป็นทางการ แต่ผู้สร้างจะไม่ได้รับสิ่งที่เขาต้องการ

สามารถสรุปข้อสรุปอะไรได้บ้าง?

หลังจากระบุคำขอแล้ว จำเป็นต้องแก้ไขและทำซ้ำอีกครั้ง โดยเน้นความสนใจของผู้รับไปที่ผลประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้น ในขณะเดียวกัน ผลประโยชน์ที่เป็นไปได้ไม่จำเป็นต้องเป็นรูปธรรมเสมอไป

จดหมายร้องขอที่เขียนอย่างถูกต้องสามารถช่วยให้คุณเข้าใกล้คำตอบเชิงบวกได้หลายวิธี ข้อความในจดหมายดังกล่าวจะขึ้นอยู่กับผู้รับและเนื้อหาของคำขอ ไม่ว่าคุณจะขอเพื่อนที่ดี ญาติ เจ้านาย หรือเจ้าหน้าที่ จะต้องเลือกแนวทางเฉพาะสำหรับแต่ละกรณีในการเขียนจดหมายขอความช่วยเหลือ

อย่าโกหก

เมื่อพิจารณาถึงผลลัพธ์ที่เป็นบวกมีความจำเป็นต้องนำเสนอสาระสำคัญของเรื่องในลักษณะที่เป็นประโยชน์ต่อคุณ พยายามอย่าตกแต่งสถานการณ์ด้วยเหตุการณ์สมมติหรือไม่เป็นจริง มิฉะนั้น คุณอาจเสี่ยงที่จะถูกทิ้งไว้โดยปราศจากความช่วยเหลือที่คุณต้องการในตอนนี้

พูดสั้นๆ

จดหมายพร้อมคำขอความช่วยเหลือไม่ควรยาวเกินไป แสดงความคิดของคุณอย่างชัดเจนและชัดเจนในภาษาที่เข้าใจได้ อย่าลงรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ที่คุณสามารถทำได้โดยไม่ต้องใส่ สิ่งนี้รบกวนการบรรลุเป้าหมายของคุณเท่านั้นและทำให้ผู้อ่านเกิดความรำคาญ

ลองนึกถึงเหตุผลหลักว่าทำไมคุณถึงเลือกที่จะจัดการกับบุคคลนี้ตามคำขอของคุณ อาจไม่ใช่เรื่องฟุ่มเฟือยที่จะกล่าวถึงในการถ่ายทอดทัศนคติของคุณต่อคุณสมบัติส่วนบุคคลของผู้รับ แต่อย่าหักโหมจนเกินไปด้วยการเยินยอ เน้นในจดหมายของคุณว่าผู้รับจะได้รับประโยชน์จากการช่วยเหลือคุณอย่างไร

อุทธรณ์ซ้ำ

จะเขียนจดหมายร้องขออย่างถูกต้องได้อย่างไรหากคุณติดต่อบุคคลนี้อีกครั้ง ในกรณีนี้ จดหมายจะต้องแสดงความขอบคุณแยกต่างหากสำหรับความช่วยเหลือหรือบริการที่ให้ไว้ก่อนหน้านี้ มีความจำเป็นต้องอธิบายว่านี่เป็นเหตุผลหนึ่งที่ทำให้เขาอุทธรณ์ครั้งใหม่ ไม่กี่ประโยคก็เพียงพอที่จะขอบคุณผู้รับ

เหตุสุดวิสัย

โปรดจำไว้เสมอว่าบุคคลที่คุณกำลังติดต่ออาจอยู่ภายใต้สถานการณ์ที่อาจมีอิทธิพลต่อการตัดสินใจของพวกเขา และคุณไม่สามารถมองเห็นช่วงเวลาที่ดีเมื่อจดหมายร้องขอของคุณดึงดูดสายตาของเขา ตัวอย่างของสภาวะเช่นนี้อาจเป็นเมื่อบุคคลถูกทรมานด้วยอาการปวดฟัน หรือความคิดทั้งหมดของเขาถูกครอบงำโดยการได้รับการดุด่าอย่างไม่สมควรจากผู้บังคับบัญชาของเขา... สถานการณ์อาจแตกต่างกัน คุณไม่สามารถทำอะไรกับมันได้ งานของคุณคือพยายามคิดถึงวิธีเขียนจดหมายร้องขออย่างถูกต้อง หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจส่งผลต่อการแก้ไขปัญหาที่ไม่เป็นที่โปรดปรานของคุณ การใช้ถ้อยคำที่ไม่ดี การใช้ถ้อยคำที่ไม่ชัดเจน และการปฏิบัติที่ไม่ถูกต้องสามารถทำลายอารมณ์ของผู้รับและทำให้คุณล้มเหลวได้

จำไว้ว่าจดหมายของคุณต้องจริงใจ ระหว่างบรรทัด คุณควรอ่านความเคารพตนเอง ศักดิ์ศรี และที่สำคัญที่สุดคือศรัทธาในความสำเร็จและการสนับสนุนจากคนที่คุณหันไปหา หวังความเข้าใจ ความเหมาะสม และความมีน้ำใจในส่วนของเขา

จดหมายถึงคนแปลกหน้า

จุดสำคัญที่ไม่ควรมองข้ามเมื่อเขียนจดหมายใด ๆ โดยเฉพาะจดหมายที่มีคำขอจ่าหน้าถึงคนแปลกหน้าคือการทักทาย จดหมายของคุณจะได้รับการอ่านด้วยความใส่ใจมากขึ้นหากคุณสามารถทำให้เป็นเรื่องส่วนตัวและทักทายผู้รับด้วยชื่อได้ เมื่อคุณกำลังคิดถึงวิธีเขียนจดหมายร้องขอถึงคนแปลกหน้า คุณควรพิจารณาว่าการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณเป็นเครื่องรับประกันว่าอย่างน้อยจดหมายของคุณจะถูกดู ปฏิบัติตามกฎต่อไปนี้:

1. กำหนดหัวข้อการอุทธรณ์ของคุณอย่างถูกต้อง พยายามกรอกข้อมูลในช่องนี้เสมอ
2. ระบุอย่างกระชับว่าทำไมบุคคลนั้นจึงต้องการจดหมายฉบับนี้ ใส่ไว้ในชื่อเรื่อง. สิ่งนี้จะช่วยให้คุณดึงความสนใจไปที่ข้อความของคุณ
3. หากเป็นไปได้ ให้โทรหาผู้รับล่วงหน้าและหารือถึงเหตุผลในการร้องขอ ในกรณีนี้มีความหวังว่าข้อความจะไม่ไปอยู่ในสแปมโดยอัตโนมัติ
4. ใช้ "ชุดค่าผสม T":
   • ธีมสร้างสรรค์
   • หัวข้อที่มีผู้ติดต่อ
   • ข้อความอยู่ในเนื้อหาไม่ใช่ในไฟล์แนบ
5. ในตอนท้ายของจดหมาย คุณจะเตือนอีกครั้งถึงคำขอของคุณโดยเปลี่ยนถ้อยคำใหม่ จากนั้นกล่าวคำอำลาอย่างสุภาพ ขอบคุณผู้รับสั้นๆ ที่สละเวลาอ่านข้อความ
6. ระบุในรูปแบบที่คุณคาดหวังข้อเสนอแนะ และแน่นอนอย่าลืมระบุตัวเลือกทั้งหมดสำหรับวิธีการติดต่อคุณ

Ingoda การเขียนคำอุทธรณ์จะง่ายกว่าหากคุณมีตัวอย่างวิธีการเขียนจดหมายร้องขอ สามารถดูตัวอย่างได้โดยคลิกที่ลิงค์ต่อไปนี้

การตอบกลับอยู่ในระหว่างดำเนินการ

ดังนั้นจดหมายจึงถูกเขียนและส่งไป ในขณะที่รอการตอบกลับ โปรดทราบว่าหากจดหมายมีลักษณะเป็นทางการ คำขอนั้นได้ส่งถึงเจ้าหน้าที่แล้ว มีระยะเวลาควบคุมซึ่งคุณจะได้รับการตอบกลับอย่างแน่นอน ในกรณีอื่น ๆ ทั้งหมดขึ้นอยู่กับการเลี้ยงดูของบุคคลที่คุณส่งจดหมายร้องขอด้วย

คนส่วนใหญ่ต้องเผชิญกับความจำเป็นในการเขียนจดหมายทวงถามหรือคำร้องขอ โดยอาจเป็นการขอบริจาคเพื่อการกุศล, การขอเขียนข้อสอบที่ไม่ได้รับ, การขอเข้าพบผู้เชี่ยวชาญในสาขาใดสาขาหนึ่ง หรือขอออกเอกสารที่จำเป็นสำหรับการรายงาน ไม่ว่าเป้าหมายของคุณจะเป็นเช่นไร สไตล์การเขียนก็จะเหมือนเดิม ทำตามคำแนะนำในบทความเพื่อทำให้จดหมายของคุณดูเป็นมืออาชีพและน่าเชื่อถือมากขึ้น

ขั้นตอน

การเตรียมตัวเป็นลายลักษณ์อักษร

ร่างแนวคิดหลักในการเขียนจดหมายที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพ การมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของความต้องการ/คำขอเป็นสิ่งสำคัญมาก

• วิธีที่ดีเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีแนวคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับหัวข้อนี้คือหยิบกระดาษเปล่าสามแผ่นแล้วตั้งชื่อว่า “ทำไมฉันถึงเขียนจดหมายฉบับนี้” “จุดประสงค์ของจดหมาย” และ “ความคิดอื่นๆ ”
• เขียนความคิดของคุณสักสองสามนาทีลงในกระดาษแต่ละแผ่นโดยไม่ต้องลงรายละเอียดมากเกินไป จัดทำรายการและสรุปแนวคิดหลักเกี่ยวกับสถานการณ์ที่จะกล่าวถึงในจดหมาย กล่าวถึงสิ่งที่คุณต้องการบรรลุผลด้วยจดหมายฉบับนี้และข้อมูลอื่นๆ ที่คุณคิดว่าจำเป็นต้องเพิ่ม

1. คิดว่าจดหมายฉบับนี้มีไว้เพื่อใครการทำความเข้าใจกลุ่มเป้าหมายเป็นสิ่งสำคัญในการกำหนดน้ำเสียงที่เหมาะสมสำหรับจดหมายของคุณ เมื่อคุณเขียนแนวคิดหลักแล้ว ให้จดทุกสิ่งที่คุณรู้เกี่ยวกับผู้รับจดหมายลงในกระดาษอีกแผ่น

   • ตัวอย่างเช่น บุคคลนี้อยู่ในตำแหน่งอะไร และเขา/เธอจะช่วยคุณได้อย่างไร? บุคคลนี้จะตัดสินใจขั้นสุดท้ายตามคำขอของคุณหรือจะตัดสินใจว่าจะส่งจดหมายไปยังหน่วยงานระดับสูงหรือไม่
   • เป็นความคิดที่ดีที่จะพิจารณาการรับรู้ของผู้รับเกี่ยวกับหัวเรื่องด้วย หากเขา/เธอไม่มีความรู้เกี่ยวกับหัวข้อของคุณมากนัก สไตล์การเขียนควรจะแตกต่าง (เช่น ใช้คำศัพท์ง่ายๆ และเพิ่มข้อมูลที่กระจ่างมากขึ้น) มากกว่าถ้าคุณเขียนถึงผู้เชี่ยวชาญในเรื่องนี้

2. เขียนแผน.สุดท้าย ก่อนที่จะเขียนเนื้อหาในจดหมาย ให้เตรียมโครงร่างเพื่อจัดระเบียบความคิดของคุณตามลำดับที่สมเหตุสมผลและสอดคล้องกัน

   • ระบุประเด็นหลักและประเด็นสนับสนุน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าความคิดของคุณได้รับการจัดระเบียบในลักษณะที่เหมาะสมกับผู้อ่าน

   การเขียนแบบร่าง

   1. ใช้รูปแบบที่เหมาะสมด้วยการรักษารูปแบบจดหมายธุรกิจแบบมืออาชีพ คุณจะสร้างความประทับใจเชิงบวกในช่วงแรก

      • ที่มุมซ้ายบน ให้เขียนที่อยู่แบบเต็มของคุณ จากนั้นวันที่ และที่อยู่ของผู้รับ อย่าลืมเยื้องบรรทัดระหว่างแต่ละย่อหน้า
      • คุณยังสามารถระบุชื่อเรื่องของตัวอักษรหนึ่งบรรทัดหลังที่อยู่ของผู้รับได้ แต่นี่เป็นทางเลือก

   2. เริ่มต้นด้วยการทักทายเนื้อหาของจดหมายควรเริ่มต้นด้วยการทักทายด้วยความเคารพและถูกต้อง

      • หากคุณรู้จักบุคคลที่คุณกำลังเขียนถึง คุณสามารถใช้ชื่อของพวกเขา (“Dear Alexey!”) มิฉะนั้น คุณควรใช้นามสกุลและตำแหน่งของบุคคลนั้น (“เรียนคุณอิวานอฟ!”)
      • หากคุณไม่ทราบชื่อคนที่จะอ่านจดหมาย คุณสามารถเขียนว่า "สวัสดี!"

   3. เขียนย่อหน้าเบื้องต้นในย่อหน้าแรกของจดหมายร้องขอหรือความต้องการใดๆ คุณควรแนะนำตัวเองและระบุวัตถุประสงค์หลักของคำขอของคุณอย่างชัดเจนแต่โดยย่อ ตัวอย่างเช่น “ฉันเขียนถึงคุณด้วยความหวังว่าคุณจะพิจารณาบริจาคให้กับกองทุนสวัสดิภาพสัตว์ของเรา”

      • หากคุณเคยสื่อสารกับผู้รับจดหมายมาก่อน ในย่อหน้าแรก คุณสามารถระบุได้ว่าเคยติดต่อไปแล้วในอดีตเมื่อใดและภายใต้สถานการณ์ใด
      • ตัวอย่างเช่น: “ฉันเป็นนักเรียนในชมรมละครของคุณ” หรือ “ฉันเป็นประธานมูลนิธิสวัสดิภาพสัตว์ที่คุณบริจาคมาเป็นเวลา 10 ปี” หรือ “ฉันได้ติดต่อคุณเมื่อเดือนที่แล้วเกี่ยวกับความเป็นไปได้ในการจัดตั้งโรงเรียน เที่ยวสวนสนุก” “.
      • การสร้างความสัมพันธ์ไม่เพียงแต่เป็นประโยชน์ต่อผู้รับเท่านั้น แต่ยังสามารถสร้างความรู้สึกใกล้ชิดกับคุณ ซึ่งจะเพิ่มโอกาสในการตอบรับเชิงบวกอีกด้วย

   4. เขียนย่อหน้าเนื้อหาในเนื้อหา คุณควรระบุข้อมูลเพิ่มเติมและรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับคำขอของคุณ นี่เป็นโอกาสของคุณที่จะอธิบายว่าคุณต้องการได้รับอะไรและเหตุใดจึงควรได้รับคำขอของคุณ

      • เขียนให้ละเอียดแต่สั้นๆ คุณต้องระบุลักษณะของคำขอของคุณอย่างชัดเจนและเหตุผลที่ต้องพิจารณา อย่างไรก็ตาม ผู้อ่านไม่จำเป็นต้องอ่านเรื่องราวชีวิตของคุณทั้งหมด
      • ซื่อสัตย์และตรงไปตรงมาเกี่ยวกับคำขอของคุณ ผู้รับไม่ควรมีข้อสงสัยเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น: "ฉันหวังว่าคุณจะให้อย่างมีน้ำใจต่อไปในปีนี้" หรือ "ฉันอยากจะมีโอกาสทำข้อสอบนี้ใหม่"
      • สุภาพและใช้น้ำเสียงที่เหมาะสมเมื่อพูดกับผู้รับ
      • ยึดติดกับข้อเท็จจริงและควบคุมอารมณ์ของคุณ หากคุณถูกบังคับให้พูดถึงความรู้สึกของคุณเกี่ยวกับประเด็นนี้ ก็อย่าใช้อารมณ์มากเกินไป ตัวอย่างเช่น: “ฉันรู้สึกผิดหวังกับเกรดของตัวเองมาก” แต่ไม่ใช่ “ฉันแทบบ้าเลยเมื่อเห็นเกรดของตัวเอง!”

   5. เขียนข้อสรุป.โดยสรุป คุณควรระบุกำหนดเวลาและข้อจำกัดด้านเวลา และแสดงความขอบคุณสำหรับการพิจารณาใบสมัครของคุณ

      • เช่น หากคุณกำลังเขียนขอข้อมูลหรือประชุมกับใครสักคน และคำขอนั้นต้องแล้วเสร็จภายในวันที่กำหนด คุณควรระบุในบทสรุปอย่างสุภาพแต่ชัดเจน
      • แม้ว่าท้ายที่สุดแล้วผู้รับจะไม่ปฏิบัติตามคำขอของคุณ แต่การที่พวกเขาสละเวลาศึกษาปัญหาของคุณและตัดสินใจในเรื่องนั้นก็คุ้มค่าที่จะชื่นชม

   6. กล่าวลา.จดหมายของคุณควรลงท้ายด้วยคำอำลาที่เหมาะสมและสุภาพ ตัวเลือกที่ดีคือ “Yours Sincerely” “Yours Sincerely” หรือ “Best Regards” ตามด้วยชื่อของคุณ

      • หากคุณกำลังส่งจดหมายที่เขียนด้วยลายมือ ให้เยื้อง 4 บรรทัดจากคำอำลาและชื่อของคุณ แล้วทิ้งลายเซ็นไว้ด้วยปากกา
      • หากคุณแนบเอกสารใดๆ ไปกับจดหมาย ข้อมูลนี้ควรตามหลังการอำลา ตัวอย่างเช่น: "แอปพลิเคชัน: 2"

   การจัดรูปแบบตัวอักษร

   1. ใจเย็น ๆ.เมื่อคุณเขียนร่างฉบับแรกแล้ว ให้พักไว้สองสามวันหากมีเวลาเอื้ออำนวย สิ่งนี้จะช่วยให้คุณมองมันด้วยตาใหม่เมื่อคุณกลับมา

จดหมายร้องขอ- นี่คือคำขอเพื่อรับข้อมูลที่จำเป็น สินค้า บริการ เอกสาร เพื่อให้คำแนะนำ จัดการประชุม ฯลฯ เมื่อร่างขึ้นมา คุณต้องชี้แจงความจำเป็นในการดำเนินการตามคำขอ สามารถส่งถึงบุคคลหรือนิติบุคคลเฉพาะ - องค์กร อาจมีคำขอมากกว่าหนึ่งรายการ

วิธีการเขียนจดหมายร้องขอ

จดหมายคำขอมีโครงสร้างคล้ายกับแบบทั่วไปและมีรูปแบบเกือบจะเหมือนกัน การลงทะเบียนจะดำเนินการบนหัวจดหมายขององค์กร โดยปกติจะมีการลงนามโดยหัวหน้าองค์กรหรือผู้มีอำนาจ

ตัวอย่างวลีจดหมายธุรกิจ-คำขอ

เหตุผลในการขอ:

• เนื่องจาก…
• กำลังพิจารณา...
• ในมุมมองของ...
• ซึ่งเป็นรากฐาน…
• เพื่อที่จะ…
• ซึ่งเป็นรากฐาน…
• ตาม…
• ตาม…

ข้อความคำขอ:

• ขอให้ท่านพิจารณา/จัดหา/ดำเนินการ/รายงาน/แจ้ง/เร่งด่วนส่ง...
• เรากำลังถามคุณ...
• เราขอความช่วยเหลือจากคุณใน...
• เราขอความยินยอมจากคุณเพื่อ...
• เรายังขอให้คุณ...

จดหมายร้องขอต้องมีการเขียนจดหมายตอบกลับ

ตัวอย่างจดหมายขอ

เราขอแจ้งให้ทราบว่า คุณ Leskov N.S. จะมาถึงมอสโคว์ในวันที่ 15 มีนาคม ขอความกรุณาจัดประชุมและจองห้องพักในโรงแรมเป็นเวลา 2 วัน นายเลสคอฟ N.S. เที่ยวบิน 1583 จะมาถึงแล้ว

เราจะยินดีเป็นอย่างยิ่งหากคุณสามารถจัดให้เขาพบปะกับลูกค้าของคุณระหว่างที่เขามาเยี่ยมเยียน

การขอความช่วยเหลือไม่ใช่กรณีที่คุณสามารถปลดปล่อยจินตนาการและความคิดสร้างสรรค์ของคุณได้อย่างอิสระโดยใช้รูปแบบการอุทธรณ์ที่เป็นอิสระ

• เป็นการดีที่สุดที่จะรักษาโทนเสียงทางธุรกิจที่เป็นทางการ คำสุภาพมีความเหมาะสม ( “ขอบคุณ” “ได้โปรด” “ขออนุญาต”).
• ข้อความควรมีเหตุผลและมีโครงสร้าง

คุณสามารถใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์หรือกระดาษก็ได้

• ควรเขียนบนหัวจดหมายของบริษัทโดยระบุรายละเอียดและโลโก้ของบริษัท - ดูเรียบร้อยดี
• คุณควรเริ่มต้นด้วยการกล่าวถึงผู้รับ หากเป็นเรื่องส่วนตัว จะมีการระบุบุคคลที่เฉพาะเจาะจงอย่างเหมาะสม ในการติดต่อทางธุรกิจ ควรใช้ชื่อและนามสกุลหรือรูปแบบ "Mr. Petrov" คำว่ารักตอนต้นก็ไม่เจ็บเหมือนกัน หากไม่ได้ส่งถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่ง แต่ส่งถึงทีม ข้อความนั้นยังคงจำเป็นต้องได้รับการปรับแต่งให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ - ตัวอย่างเช่น “ถึงพันธมิตรที่รัก”
• หากคุณสามารถเลือกคำชมที่ไม่สร้างความรำคาญให้เหมาะสมกับโอกาสได้ก็เหมาะที่จะใช้คำชมนั้น ตัวอย่างเช่น โปรดทราบว่าคุณให้ความสำคัญกับความคิดเห็นของผู้รับในฐานะผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมของคุณและความช่วยเหลือของเขา หรือคุณรู้สึกขอบคุณสำหรับการสนับสนุนที่มีให้ในอดีต การไม่ตกอยู่ภายใต้คำเยินยอที่น่าเกลียดเป็นสิ่งสำคัญมาก ซึ่งไม่น่าจะเพิ่มโอกาสในการตอบรับเชิงบวก
• จากนั้นปฏิบัติตามสาระสำคัญของคำขอ - เราจะอธิบายรายละเอียดด้านล่างว่ากฎใดที่ส่วนหลักต้องปฏิบัติตาม
• ต้องกรอกโดยระบุวันที่และลายเซ็นของผู้มีอำนาจลงนาม

ความจำเพาะสูงสุด

เงินรักความแม่นยำ และผู้ที่ได้รับเงินเหล่านี้และในอนาคตก็สามารถช่วยเหลือโครงการของคุณทางการเงินได้เช่นกัน ตัวอย่างในอุดมคติประกอบด้วยข้อมูลที่ตรวจสอบแล้วจำนวนสูงสุดและตัวบ่งชี้ที่แม่นยำ

ดำเนินการด้วยตัวเลข เปอร์เซ็นต์ ปริมาณ กำหนดเวลา

สิ่งนี้บ่งบอกถึงแนวทางที่จริงจังในเรื่องนี้ สร้างแรงบันดาลใจความมั่นใจ และทำให้งานจับต้องได้มากขึ้น วัดผลได้ ช่วยให้คุณเข้าใจว่าอะไรคือสิ่งที่จำเป็นและเป็นไปได้อย่างไรในการตอบสนองคำขอ

ใครจะแบ่งปันเงินหรือทรัพยากรอื่นๆ หลังจากอ่านคำร้องขอความช่วยเหลือทางการเงินจำนวนมาก เงินกู้ระยะยาว หรือโอกาสในการแบ่งปันดอกเบี้ยสูงจากผลกำไรในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า? บางทีอาจเป็นนักแสดงตลกหรือผู้ใจบุญ มีไม่มากเกินไปในธุรกิจ แต่หากมีการระบุจำนวนเงินและกำหนดเวลาที่แน่นอน ความคาดหวังมีความชัดเจน การตอบรับเชิงบวกก็มีแนวโน้มมากขึ้น

ข้อโต้แย้งที่รุนแรง

หากต้องการได้รับความไว้วางใจและรับความช่วยเหลือ คุณต้องชี้แจงความจำเป็นดังกล่าว

สิ่งนี้จะต้องมีข้อโต้แย้งที่น่าเชื่อถือ มีความจำเป็นต้องค้นหาและเรียบเรียงตามกฎมาตรฐานของการโต้แย้ง ได้แก่ :

• ไม่คลุมเครือ - วิทยานิพนธ์ต้องมีความหมายชัดเจน ไม่รวมความกำกวม
• ความชัดเจนและความชัดเจน
• ความจริง.

ไม่มีอะไรพิเศษ

ควรรวมเฉพาะข้อเท็จจริงและสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องกับคดีเท่านั้น ไม่จำเป็นต้องให้รายละเอียดที่ไม่จำเป็น การพูดนอกเรื่องโคลงสั้น ๆ อารมณ์ หรือแม้แต่ประสบการณ์ที่ซาบซึ้งใจ สิ่งนี้บังคับให้บุคคลต้องเสียเวลาและลดโอกาสที่จำนวนเงินที่ต้องการจะยังคงถูกโอนเข้าบัญชี

การสนทนาในภาษาเดียว

เมื่อเขียนคำอุทธรณ์ สิ่งสำคัญคือต้องใช้คำศัพท์ที่เข้าใจได้และคุ้นเคย ไม่ใช่สำหรับผู้เขียน แต่กับบุคคลที่อ่านด้วย

ตัวอย่างเช่น หากเอเจนซี่โฆษณาติดต่อธนาคารเพื่อขอความช่วยเหลือ ก็ไม่จำเป็นต้องใช้คำสแลงและคำศัพท์ทางวิชาชีพที่ไม่ชัดเจนสำหรับตัวแทนของอุตสาหกรรมการธนาคาร เป็นการดีกว่าที่จะเลือกคำที่คุ้นเคยในภาคการเงินซึ่งจะเป็นการเพิ่มโอกาสในการทำความเข้าใจร่วมกันและประสบความสำเร็จอย่างมาก

ความซื่อสัตย์เป็นเคล็ดลับที่ดีที่สุด

เมื่ออธิบายสถานการณ์ปัจจุบันที่ต้องการความช่วยเหลือ เป็นการดีกว่าที่จะพึ่งพาความจริงใจและข้อเท็จจริงที่แท้จริง ไม่ดูถูกดูแคลน แต่ก็อย่าพูดเกินจริงถึงความร้ายแรงของสถานการณ์ด้วย หากไม่ใช่ด้วยเหตุผลทางศีลธรรมและจริยธรรม อย่างน้อยก็เพราะว่าทุกสิ่งที่ระบุไว้ในจดหมายมักจะตรวจสอบได้ง่าย โลกธุรกิจก็เป็นสถานที่ที่เล็กมากเช่นกัน

ผลประโยชน์ร่วมกัน

ในแวดวงธุรกิจ เงินไม่ค่อยได้รับเพื่อ "เพียงเพราะ" หรือ "ดวงตาที่สวยงาม"

โดยปกติแล้ว เมื่อช่วยเหลือใครบางคนทางการเงินและจับต้องไม่ได้เช่นกัน นักลงทุนคาดหวังว่าจะได้รับสิ่งตอบแทน

หากนี่ไม่ใช่หนี้ทางการเงินที่จะคืนให้หลังจากผ่านไประยะหนึ่งพร้อมดอกเบี้ยหรือส่วนแบ่งในธุรกิจคุณต้องระบุผลประโยชน์อื่น ๆ อาจเป็นอะไรก็ได้ - ตัวอย่างเช่น:

• ส่วนลดสินค้า
• การสนับสนุนการให้คำปรึกษา
• บริการฟรี;
• สถานะผู้สนับสนุน
• สนับสนุนภาพลักษณ์ของบริษัทที่รับผิดชอบต่อสังคม ฯลฯ

การรู้หนังสือ

ในเอกสารสำคัญใดๆ เนื้อหาเป็นสิ่งสำคัญ แต่เราต้องไม่ลืมเรื่องฟอร์ม ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์จำนวนมากทำให้เอฟเฟกต์เสีย มีบริการออนไลน์มากมายสำหรับการตรวจสอบการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอน