Voyons si un tableau des effectifs est nécessaire dans une organisation et comment le développer ; Quelle est la procédure pour approuver votre propre formulaire de document ? Nous étudierons des questions complexes, par exemple la procédure d'approbation du tableau des effectifs si l'entreprise a des divisions distinctes ou n'a qu'un seul employé.

Dotation : être ou ne pas être

Voyons d'abord si le tableau des effectifs (SH) est un document comptable principal et si sa présence est obligatoire dans l'organisation.

Le 1er janvier 2013, la loi fédérale du 6 décembre 2011 N 402-FZ « sur la comptabilité » (ci-après dénommée loi N 402-FZ) est entrée en vigueur, selon laquelle chaque fait de la vie économique d'une organisation est soumis à enregistrement en tant que document comptable principal ne contenant que les mentions obligatoires. Parallèlement, le droit de choisir les formes des documents primaires (unifiés ou élaborés indépendamment) appartient désormais à l'employeur<1>.

Pour votre information. Les faits de la vie économique comprennent une transaction, un événement, une opération qui a ou est susceptible d'influencer la situation financière d'une entité économique, le résultat financier de ses activités et (ou) ses flux de trésorerie.

Les avis des experts sur le caractère obligatoire de la dotation varient. À notre avis, il devrait être approuvé par l'organisation. Cette conclusion découle de l'interprétation de l'art. Art. 15, 57, 66, 81 Code du travail de la Fédération de Russie. Ainsi, dans l'art. Art. 15 et 57 indiquent la nécessité pour le salarié et l'employeur de définir et de fixer dans le contrat de travail « la fonction de travail (travail selon le poste conformément au tableau des effectifs...) ». Dans le même temps, il n'y a pas de clause « le cas échéant » dans de nombreux articles du Code du travail de la Fédération de Russie.<2>et donnant le droit de choisir, si cette présence (d'une autorité, d'un document, d'une circonstance) n'est pas confirmée.

De plus, à l'art. 57 établit que l'employé et l'employeur peuvent prévoir une condition supplémentaire pour clarifier le lieu de travail (indiquant l'unité structurelle et son emplacement) et (ou) le lieu de travail. Les informations sur l'unité structurelle sont contenues dans le tableau des effectifs et seront ensuite reflétées dans le cahier de travail de l'employé (article 66 du Code du travail de la Fédération de Russie, clause 3.1 des Instructions pour remplir les cahiers de travail<3>).

Dans le même temps, il ne faut pas oublier les motifs de licenciement tels que « la réduction du nombre ou du personnel » (clause 2, partie 1, article 81 du Code du travail de la Fédération de Russie). En l'absence de tableau des effectifs, il est quasiment impossible de prouver la légalité du licenciement des salariés sur cette base, ainsi que la validité des sommes versées à ces salariés, soit à l'inspection du travail, soit au fisc. autorités ou au tribunal.

La conclusion concernant le besoin de personnel est également étayée par les règlements<4>et une pratique judiciaire établie.

Dans tous les cas, sa présence minimise les risques de réclamations de la part des autorités de contrôle fiscale et judiciaires. Par conséquent, l'employeur devrait approuver le tableau des effectifs.

Nous approuvons le calendrier

Le tableau des effectifs est un acte réglementaire local de l'organisation, qui enregistre sous une forme consolidée la division du travail existante entre les salariés et les conditions de rémunération de leur travail (Lettre de Rostrud du 23 janvier 2013 N PG/409-6-1 ). C'est-à-dire que le tableau des effectifs reflète les événements des relations de travail qui peuvent avoir un impact sur la situation financière de l'organisation et (ou) les flux de trésorerie. En effet, une organisation (surtout nouvellement créée) ou un autre employeur n'a pas le droit d'embaucher des travailleurs en l'absence de tableau d'effectifs.

Auparavant, une forme unifiée de dotation en personnel était obligatoire, approuvée par la résolution du Comité national des statistiques de Russie du 5 janvier 2004 N 1 "Sur l'approbation de formes unifiées de documentation comptable primaire pour l'enregistrement du travail et son paiement". Cependant, depuis 2013, son utilisation est devenue facultative. Et bien que de nombreuses organisations utilisent encore des formulaires unifiés, il ne faut pas manquer l'opportunité offerte par le législateur et l'adapter aux besoins d'un employeur particulier.

Choisir une méthode

Compte tenu des dispositions de l'art. 9 de la loi N 402-FZ, avant d'établir le tableau des effectifs de l'organisation, il est nécessaire d'approuver sa forme, ainsi que les formes d'autres documents sur la comptabilité et le paiement du travail.

Vous pouvez le faire de deux manières :

— approuver par un arrêté séparé de l'organisation accompagné des formulaires correspondants ;

- refléter dans la politique comptable de l'organisation à des fins comptables quelles formes de documents comptables primaires (unifiés ou développés de manière indépendante) sont utilisées pour documenter les faits de la vie économique (voir exemple 2 ci-dessous). Dans ce cas, les formulaires de documents spécifiés doivent être annexés aux politiques comptables (voir exemple 3 ci-dessous).

Il convient de noter qu'en raison des politiques comptables obligatoires pour la plupart des employeurs conformément à l'art. 8 de la loi N 402-FZ, la deuxième méthode de fixation des formes utilisées de documents primaires est plus préférable.

Ordre d'approbation

Ainsi, l'employeur a décidé d'approuver le tableau des effectifs à l'aide d'un formulaire élaboré de manière indépendante. Pour commencer, une ordonnance appropriée doit être émise.

Changements

Des modifications au tableau des effectifs approuvé et actuel sont également apportées par arrêté - soit pour refléter des changements spécifiques, soit pour approuver une nouvelle édition du ShR.

Comme Rostrud l'a noté dans la lettre n° 428-6-1 du 22 mars 2012, le tableau des effectifs change si des unités structurelles ou des postes sont renommés, les salaires changent ou le nombre ou l'effectif des employés est réduit. La fréquence et la fréquence des changements dans le tableau des effectifs sont déterminées par l'employeur.

Conditions requises

Gardez à l'esprit : un tableau des effectifs élaboré de manière indépendante doit contenir à la fois des informations sur l'ordre qui a approuvé sa forme et les détails du document par lequel il a été mis en vigueur (voir exemple 7).

De plus, dans le tableau des effectifs élaboré par l'organisation, il n'est pas nécessaire d'indiquer la durée de sa validité (contrairement au formulaire unifié). Il suffit d'indiquer la date d'entrée en vigueur du tableau des effectifs.

Organisations nouvellement créées

Le tableau des effectifs est établi, même si seul le manager travaille dans l'organisation nouvellement créée. Il existe deux options possibles pour présenter les unités de personnel :

— soit seul le gérant est indiqué ;

— soit le personnel et le nombre d'employés requis sont immédiatement enregistrés.

Succursales et bureaux de représentation

Séparément, il convient de mentionner le tableau des effectifs d'une organisation qui a des succursales, des bureaux de représentation ou d'autres divisions distinctes.

Dans la nouvelle forme de dotation en personnel, il est possible de prévoir l'attribution non seulement d'unités structurelles, mais également d'unités distinctes.

Si Le tableau des effectifs est établi par le service de manière indépendante(et un tel droit doit être prévu dans la charte de l'organisation, le règlement de l'unité et la procuration du chef de l'unité), il est alors conseillé de prévoir une procédure d'approbation et d'indiquer les détails de l'approbation dans le tableau des effectifs lui-même.

Remplir des colonnes individuelles

Une mention spéciale doit être faite au remplissage des colonnes « Salaire », etc. : le montant du salaire doit être le même ; il n'est pas permis d'indiquer la « fourchette », car selon l'art. 22 du Code du travail de la Fédération de Russie, pour un travail égal, le paiement doit être égal.

Note. Vous pouvez lire les règles de remplissage des colonnes du tableau d'effectifs telles que « Poste », « Nombre d'unités d'effectifs », « Taux tarifaire (salaire), etc. », « Bonus » dans l'article « Tableau d'effectifs en questions et réponses »à la p. 46 revue N°7, 2009.

Si nécessaire, réflexion Pour les mêmes postes avec des salaires différents(et non les salaires), nous recommandons soit d'établir des catégories ou des grades pour le poste, soit de réglementer cela en établissant des indemnités (paiements supplémentaires) en fonction des qualifications des salariés. Rostrud adhère également à cette position (Lettre du 27 avril 2011 N 1111-6-1).

Ainsi, l'employeur, lors de l'élaboration d'un formulaire de dotation en vue d'établir les indemnités personnelles et les versements complémentaires aux salariés, peut présenter des informations dans la colonne « Indemnités, versements complémentaires » comme le montre l'exemple :

Exemple de formatage de la colonne « Indemnités, versements complémentaires » dans le tableau des effectifs.

Si dans une organisation les salaires des salariés sont constitués de salaires (ou de salaires et primes irrégulièrement versés), alors la colonne « Indemnités, compléments de paiement » peut être exclue. Et vice versa : si l'employeur utilise des primes régulières pour stimuler le travail des salariés, alors vous pouvez ajouter la colonne « Bonus », également pour plus de commodité, en mettant en évidence les sous-colonnes « Base » et « Montant, frotter ». (voir exemple 12).

Exemple de conception des colonnes « Bonus » et « En mains » dans le tableau des effectifs.

Pour un certain nombre d'employeurs, en raison de la nécessité de se conformer à l'art. Art. 133 et 133.1 du Code du travail de la Fédération de Russie, il serait utile d'ajouter les colonnes « Pour paiement » ou « En main » (exemple 12).

Extrait du tableau des effectifs

Il ne faut pas oublier que selon l'art. 62 du Code du travail de la Fédération de Russie, l'employeur est tenu de fournir à l'employé, sur sa demande, les documents relatifs à son travail, y compris des extraits de documents (article 88 du Code du travail de la Fédération de Russie). Par conséquent, nous considérons qu'il est approprié d'approuver également le formulaire Extraits du tableau des effectifs (il n'existe pas de formulaire unifié).

Disposition du personnel

Le tableau des effectifs est un document planifié et impersonnel. Par conséquent, vous ne devez pas « l’encombrer » d’informations. Après tout, ce document peut être soumis aux autorités fiscales ou judiciaires, qui ne devraient pas connaître d'informations « supplémentaires ». Pour fixer le poste réel de placement du personnel (nominal) et de rémunération (en tenant compte des primes « flottantes »), il est conseillé d'utiliser le tableau des effectifs. Le document peut être sous forme papier ou électronique et contenir toute information sur les salariés requise par l'employeur (voir exemple 14).

Disposition du personnel.

Société à Responsabilité Limitée "SportInvest"

(SportInvest LLC)

Effectifs au 11/03/2014

Subdivision structurelle	Titre d'emploi	Nombre d'unités de personnel	Nom de famille I.O.	Salaire, (frotter.)	Indemnités, majorations	Prix	Total (gr.6 + gr.8 + gr.10)	Informations Complémentaires
Base	Montant (frotter.)	Base	Montant (frotter.)
Nom	Code
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
Direction	01	PDG	1	Avakumov A.V.	60 000					55 000
secrétaire	1	Belkina N.A.	30 000	Pour la connaissance des langues étrangères	2000			32 000	Congé de maternité jusqu'au 25 décembre 2014
Administrateur du système	0,75	Volgin I.L.	21 330					15 997,50	Salarié au lieu de travail principal
<…>
Comptabilité	02	Comptable	1	Gromova K.T.	25 000	Augmentation du volume de travail (DS jusqu'au 04/06/2010)	5550			30 550
Comptable	1	Drevko O.K.	25 000					24 850	Congé parental jusqu'à 3 ans (11 décembre 2014 – retour au travail)
Comptable	1	Eremina E.M.	25 000	Extension de la zone de service (DS jusqu'au 08.12.2014)	7850			32 850
<…>
Département des ventes	03	Directeur	1	Gland U.A.	30 000			Pour dépassement du plan de vente	5000 — 30 000	35 000 — 60 000
<…>
chef de département	1	Zorin I.A.	35 000			Pour dépassement du plan de vente	5000 — 30 000	40 000 — 70 000
Service de livraison	04	Spécialiste	0,5	Ilyin B.B.	15 000					7500	Travailleur externe à temps partiel
chef de département	1	Klaus V.V.	25 000					25 000
Département commercial	05	Spécialiste	1	Lomov Ya.R.	24 400					24 400	Enfant de moins de 3 ans (né le 02/06/2012)
Spécialiste	1	Mishin T.A.	24 400					24 400
		chef de département	1	POSTE VACANT
<…>

Avis. Maria Kolganova, professeure agrégée, Département de droit des affaires et du travail, Université d'État de gestion

En théorie juridique, l’une des principales caractéristiques des relations de travail a toujours été considérée comme l’inclusion d’un nouvel employé dans le personnel de l’organisation. L'importance de cette action est liée au statut juridique de l'employé au sein de l'organisation. L'inclusion d'un employé dans le personnel de l'organisation « comble » un poste vacant préexistant, détermine sa place dans le système d'organisation et de gestion des processus de travail au sein de l'entreprise, prédétermine la composante principale du montant de ses gains (salaire officiel, salaire, tarif taux), consolide et légitime la différenciation des ajustements salariaux en tenant compte des indemnités, des compléments de paiement, du KTU et d'autres paiements qui permettent, conformément aux systèmes de rémunération approuvés par l'organisation, de personnaliser les gains du personnel.

Note. Voir l'article « Comment organiser le travail avec les données personnelles dans les services RH » à la p. 40 revue N ​​3, 2012.

Les entreprises qui mettent du personnel à disposition de tiers sont confrontées à de sérieux problèmes dans ces domaines. De telles organisations (agences de placement privées) peuvent formellement répondre à l'exigence de disposer d'un tableau d'effectifs, mais d'un point de vue juridique, elles sont créées dans une organisation réelle et pour des emplois réels, et non dans le cadre d'un contrat civil avec un intermédiaire.

Note. Voir l'article « 10 erreurs à ne pas commettre lors de la préparation de documents liés aux données personnelles » p. 52 revue N ​​3, 2012.

Les entreprises qui transfèrent la main d'œuvre embauchée dans le cadre d'un accord de mise à disposition de personnel ne créent pas de véritables emplois et n'investissent pas dans la production et sa modernisation. En cas de faillite d'un organisme intermédiaire, ses biens (souvent loués) ne peuvent être garants de l'indemnisation du manque à gagner des salariés. Par conséquent, cela n'a aucun sens de considérer les tableaux d'effectifs qui y sont créés comme des documents organisationnels et financiers sérieux.

Note. Découvrez le travail « emprunté » à la p. 70.

Ces entreprises n'ont pas moins de problèmes liés à la préparation de la documentation du personnel. Si un intermédiaire enregistre un salarié destiné à être embauché par lui, alors l'exercice effectif de fonctions de travail dans des conditions de travail préjudiciables ou dangereuses pour un véritable ouvrier de production ne sera pas pris en compte dans son ancienneté préférentielle, qui donne droit à une pension, puisque dans le bureau de l'entreprise intermédiaire qui inscrit la salariée conformément à son tableau d'effectifs auprès du véritable employeur, il n'existe pas de conditions de travail aussi préjudiciables. Pas une seule structure de caisse de pension ne reconnaît le travail effectué dans le cadre des effectifs d'une entreprise intermédiaire comme un travail dans des conditions préjudiciables ou dangereuses ouvrant droit à des prestations de retraite. Cela s'explique par le fait que dans le cahier de travail du salarié, qui, conformément à l'art. 66 du Code du travail de la Fédération de Russie est le document principal sur son activité professionnelle et son expérience professionnelle; conformément au calendrier des effectifs de l'intermédiaire, un relevé de travail a été établi.

En conclusion, je voudrais noter que les exigences relatives aux documents énoncées dans la loi N 402-FZ diffèrent dans certains cas des exigences de la législation du travail (qui, en fait, sont plus strictes). Par conséquent, afin d'éviter les réclamations des inspecteurs, nous recommandons d'utiliser le formulaire unifié N T-3 comme base lors de l'élaboration d'un formulaire de dotation. Il est conseillé d'utiliser GOST R 6.30-2003 « Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences en matière de documentation. Et enfin, étant donné que le tableau des effectifs contient des données personnelles des employés, leur stockage, leur traitement et leur destruction doivent être effectués conformément aux exigences de la législation de la Fédération de Russie sur la protection des données personnelles.

Yu. Titova

Professeur,

Expert en revues

"Service du personnel

Et la gestion du personnel de l'entreprise"

Signé pour le sceau

Quelles erreurs sont les plus souvent commises en matière de dotation ?

Tout d’abord, la nature juridique du tableau des effectifs est mal définie. Le tableau des effectifs n'est pas un acte juridique normatif local (ne contient pas de règle de droit), mais un acte local avec des informations sur le personnel et les effectifs. Une seule rue. 194 du Code du travail exige que l'organisation dispose d'un tableau des effectifs, et en relation avec le règlement intérieur du travail. La colonne principale du tableau des effectifs est le nombre d'unités de personnel. Il est important d'indiquer correctement le nom du poste ou de la profession. Mais il n'est pas du tout nécessaire de refléter les informations salariales dans le tableau des effectifs. Il est nécessaire d'harmoniser les effectifs, les descriptions de poste et les contrats afin que les noms de postes et de professions soient les mêmes partout. Par exemple, ce serait une violation lorsque le tableau des effectifs comprend le poste « comptable », mais qu'un contrat de travail a été conclu pour le poste « comptable de la paie ». Une telle violation peut être perçue comme le défaut de pourvoir un poste vacant et le défaut de le signaler au service de l'emploi, ce qui entraînera une amende pouvant aller jusqu'à 20 BV.<*>. La même situation peut s'appliquer aux catégories. Il est donc préférable d'indiquer la catégorie dans une colonne distincte du tableau des effectifs, plutôt que de combiner le titre d'emploi avec la catégorie. En règle générale, le tableau des effectifs est divisé en chapitres et sections en fonction de la structure de l'organisation. Cependant, différents chapitres peuvent avoir des colonnes différentes.

Parmi les erreurs je citerai le non-respect des agréments prévus dans la charte. Par exemple, le directeur doit approuver le tableau des effectifs en accord avec tout organe collégial de la société économique ou le propriétaire des biens de l'entreprise unitaire.

Un organisme peut-il avoir plusieurs taux tarifaires de 1ère catégorie ? Et est-il nécessaire d'indiquer à la fois le montant du taux tarifaire de 1ère catégorie et les salaires (taux) officiels dans le tableau des effectifs ?

Si l'organisation utilise le système tarifaire unifié, le taux tarifaire (TS) de la 1ère catégorie est généralement indiqué dans le tableau des effectifs ou dans un arrêté séparé. Une organisation peut disposer de plusieurs véhicules de 1ère catégorie. Il existe des restrictions sur la taille d'un véhicule de 1ère catégorie :

• pour les organismes gouvernementaux, selon la résolution du Conseil des ministres du 31 juillet 2014 N 744 - une augmentation n'est autorisée que si le ratio de croissance de la productivité du travail et des salaires est supérieur à 1,0 ;
• pour les organisations qui ont des salaires en souffrance à la fin de la période de déclaration - à partir du 1er jour du mois suivant la période de déclaration et jusqu'à la liquidation de cette dette, la 1ère catégorie TS pour les budgétaires doit être utilisée pour calculer les salaires officiels des dirigeants , spécialistes et autres organisations de salariés<*>. Cette responsabilité est souvent oubliée. Par exemple, si pour mars le salaire (dû le 13 avril) n'a été payé que le 7 mai, alors du 1er mai au 6 mai pour les salariés (pas pour les ouvriers) le système « budgétaire » de 1ère catégorie devrait être en vigueur, et à partir du 7 mai - un retour à l'ancienne TS 1ère catégorie.

Je tiens à souligner qu'il n'y a aucune obligation d'indiquer le montant du salaire dans le tableau des effectifs. Auparavant, une telle exigence existait - dans la résolution du ministère du Travail et de la Protection sociale du 28 avril 2006 N 54, qui n'est plus en vigueur, où le formulaire d'effectif prévoyait le salaire officiel final (taux) et la procédure de leur calcul.

Comment formaliser les modifications du tableau des effectifs ?

Le tableau des effectifs évolue de la même manière qu'il est introduit. Selon les instructions de gestion du bureau<*>Il y a deux manières possibles :

• en tant que document indépendant selon la nomenclature des cas avec le cachet « APPROUVÉ » et des détails tels que le titre, la date du document, le document N (ce détail est souvent négligé), le texte, la signature ;
• au moyen d'un arrêté approuvant le tableau des effectifs portant le cachet « APPROUVÉ par arrêté ». Le tableau des effectifs dans ce cas est une annexe à l'arrêté. Dans ce cas, le tableau des effectifs n'a pas de numéro.

Quel est le poste minimum à temps partiel dans le tableau des effectifs ?

La loi ne prévoit pas de ratio minimum acceptable par rapport au nombre d'unités de personnel. Il peut donc y avoir 0,18 ou 0,05 unités de personnel. En pratique, des coefficients divisibles par 2 (0,4 ; 0,6 ; 0,8) sont utilisés pour le travail à temps partiel ; multiples de 5 (0,25 ; 0,75) - pour le travail à temps partiel.

Comment formuler correctement le nom d'un poste ou d'une profession ?

1. Nom complet du poste (profession) = dérivé + basique + informations complémentaires. Par exemple, directeur adjoint des affaires administratives : adjoint - dérivé ; sur les questions administratives - informations supplémentaires. Parfois, des informations supplémentaires peuvent être en avance sur le poste de base : responsable RP/RH. Il vaut mieux ne pas interférer avec le nom de base du poste ou de la profession, afin que cela n'affecte pas votre pension.

2. Une liste complète des postes et professions de base est contenue dans l'OKRB « Professions », bien qu'il soit aujourd'hui correct d'utiliser ECSD, ETKS.

3. Le premier substituant et le substituant ont des dérivés différents. Le premier adjoint désigne uniquement le chef adjoint de l'organisation ; il exerce les fonctions de ce dernier pendant son absence, quelle que soit la description de poste ; un arrêté sur la répartition des responsabilités suffit.

4. « Chef » - peut être un poste dérivé, ou dans le cadre d'un poste de base (chef comptable, ingénieur en chef) prévu par l'ECSD.

Quelles sont les différences entre un leader et un senior ?

Le dérivé « leader » désigne uniquement les salariés qui ont une catégorisation de qualification. Le « senior » peut aussi être un travailleur. Ce qu'ils ont en commun, c'est qu'il existe une fonction liée à la gestion (processus, mécanismes). Et cela ne dirige pas nécessairement les gens. En cas de catégorisation qualificative - le présentateur ; si sans catégories - senior.

S'il vous plaît dites-moi, lors de l'établissement d'un tableau des effectifs, comment indiquer correctement le grade - selon le fait ou comme dans l'ETKS. Le fait est que, par exemple, un mécanicien travaille en 4ème catégorie, et chez ETKS le plafond de son poste est la 5ème catégorie. Je pense que puisqu'il occupe aujourd'hui la 4ème catégorie, alors il devrait y avoir une 4ème catégorie dans le tableau des effectifs , et s'il est jamais promu après l'examen jusqu'en 5ème catégorie, alors il faudra apporter des modifications au tableau des effectifs et indiquer un mécanicien de 5ème catégorie, puis le placer en 5ème catégorie, conclure un avenant, transfert, etc conception. Cependant, le chef comptable souhaite indiquer les plafonds des grades dans le tableau des effectifs, même si tous les employés ne travaillent pas actuellement selon le plafond, certains ont des grades inférieurs. Il fait valoir que si la question de l'augmentation du grade se pose un jour, il suffit alors de regarder le personnel. même si je dis que le plafond des catégories peut être examiné selon ETKS, il n'est pas nécessaire de l'indiquer dans le formulaire. En résumé : je pense que le tableau des effectifs et les ordres d'admission devraient coïncider. Ai-je raison? Merci beaucoup d'avance pour votre réponse.

Répondre

Réponse à la question :

Le tableau des effectifs est utilisé pour formaliser la structure, les effectifs et les niveaux d'effectifs de l'organisation.

Aux fins d'une activité économique efficace, l'employeur prend de manière indépendante et sous sa propre responsabilité les décisions nécessaires en matière de personnel, y compris la sélection du personnel.

Parallèlement, la législation n'exige pas que toutes les unités prévues au tableau des effectifs soient remplies, ni que les unités du tableau des effectifs soient inscrites en réserve, car l'employeur peut à tout moment saisir le poste vacant souhaité si nécessaire.

Ainsi, nous pouvons conclure que lors de la création d'un tableau des effectifs, vous pouvez y inclure à la fois les postes déjà occupés (c'est-à-dire en fait) et les postes vacants vers lesquels vous envisagez d'embaucher de nouveaux ou de transférer des employés existants à l'avenir.

Concernant la question : Je pense que le tableau des effectifs et les ordres d'admission devraient coïncider

Oui tu as absolument raison.

Conformément à l'art. 57 du Code du travail de la Fédération de Russie, une fonction de travail (travail selon le poste conformément au tableau des effectifs, profession, spécialité indiquant les qualifications ; type spécifique de travail assigné à l'employé) est obligatoire pour être incluse dans un contrat de travail.

À son tour, conformément à l'article 68 du Code du travail de la Fédération de Russie, l'emploi est formalisé par un ordre (instruction) de l'employeur, délivré sur la base d'un contrat de travail conclu. Le contenu de l'ordre (instruction) de l'employeur doit être conforme aux termes du contrat de travail conclu.

Ainsi, on peut conclure que le nom du poste au tableau des effectifs, le contrat de travail et l'arrêté doivent être absolument identiques.

Détails dans les matériaux du système :

Attribution du tableau des effectifs

Formulaire de dotation

Depuis le 1er janvier 2013, en raison de l'adoption, l'utilisation de formulaires unifiés n'est plus obligatoire pour la plupart des organisations. L'exception est. Ils doivent toujours utiliser des formulaires unifiés dans leur travail.

Toutes les autres organisations, lors de l'élaboration des documents organisationnels et administratifs, ont le droit à la fois de continuer à utiliser des formulaires unifiés et.

De telles conclusions découlent de l'ensemble des dispositions des articles de la loi du 6 décembre 2011 n° 402-FZ et sont confirmées.

Etablir le planning des effectifs

Le tableau des effectifs, contrairement à lui, est un document impersonnel. Il n'indique pas d'employés spécifiques, mais le nombre de postes dans l'organisation et leurs salaires. Les salariés sont nommés aux postes par arrêté du gestionnaire après approbation de l'horaire.

Situation: Est-il possible d'inclure dans le tableau des effectifs des postes qui seront embauchés dans quelques mois ou années ?

Ainsi, l'employeur a le droit d'ajouter des postes au tableau des effectifs, même s'il est prévu d'embaucher des salariés pour eux après un certain temps.

Cette approche doit être appliquée si l'organisation utilise également un tableau des effectifs.

Situation:Est-il possible d'établir un grade plus élevé dans une profession que celui prévu dans l'ETKS ?

Non tu ne peux pas.

L'établissement des grades pour les employés s'effectue conformément à ceux approuvés. Cette loi prévoit l'attribution d'un grade en stricte conformité avec les exigences, en fonction des exigences de qualification et des compétences professionnelles d'un salarié particulier (clause, Dispositions Générales, approuvée).

Par conséquent, l'employeur n'a pas le droit d'attribuer à un employé un rang plus élevé que celui prévu par les exigences de qualification de l'ETKS.

Nina Koviazina,
Directeur adjoint du Département de l'éducation et des ressources humaines du ministère russe de la Santé

1. Répondre:Comment créer un planning du personnel
2. Répondre:Code du travail de la Fédération de Russie

Article 57. Contenu du contrat de travail

Le contrat de travail précise :

nom, prénom, patronyme du salarié et nom de l'employeur (nom, prénom, patronyme de l'employeur - une personne physique) qui a conclu un contrat de travail ;

des informations sur les documents prouvant l'identité de l'employé et de l'employeur - un particulier ;

numéro d'identification fiscale (pour les employeurs, à l'exception des employeurs - personnes physiques qui ne sont pas des entrepreneurs individuels) ;

des informations sur le représentant de l’employeur qui a signé le contrat de travail et sur la base sur laquelle il est investi des pouvoirs appropriés ;

lieu et date de conclusion du contrat de travail.

Les conditions suivantes sont obligatoires pour figurer dans un contrat de travail :

lieu de travail, et dans le cas où un employé est embauché pour travailler dans une succursale, un bureau de représentation ou une autre unité structurelle distincte de l'organisation située dans une autre zone - lieu de travail indiquant l'unité structurelle distincte et son emplacement ;

fonction de travail (travail selon le poste conformément au tableau des effectifs, profession, spécialité indiquant les qualifications ; type spécifique de travail assigné au salarié). Si, conformément au présent Code et à d'autres lois fédérales, l'exercice de travaux dans certains postes, professions, spécialités est associé à l'octroi de rémunérations et d'avantages ou à la présence de restrictions, alors les noms de ces postes, professions ou spécialités et le les exigences de qualification pour eux doivent correspondre aux noms et aux exigences spécifiés dans les ouvrages de référence sur les qualifications approuvés de la manière établie par le gouvernement de la Fédération de Russie, ou aux dispositions pertinentes des normes professionnelles ;

la date de début du travail et, dans le cas où un contrat de travail à durée déterminée est conclu, également la durée de sa validité et les circonstances (raisons) qui ont servi de base à la conclusion d'un contrat de travail à durée déterminée conformément au présent Code ou autre loi fédérale ;

conditions de rémunération (y compris le montant du taux tarifaire ou du salaire (salaire officiel) de l'employé, les paiements supplémentaires, les indemnités et les paiements incitatifs) ;

les horaires de travail et de repos (si pour un salarié donné ils diffèrent des règles générales en vigueur pour un employeur donné) ;

garanties et indemnisations pour le travail dans des conditions de travail préjudiciables et (ou) dangereuses, si le salarié est embauché dans des conditions appropriées, en indiquant les caractéristiques des conditions de travail sur le lieu de travail ;

des conditions qui déterminent, le cas échéant, la nature du travail (mobile, itinérant, sur route, autre nature de travail) ;

conditions de travail sur le lieu de travail;

une condition d'assurance sociale obligatoire du salarié conformément au présent Code et à d'autres lois fédérales ;

d'autres conditions dans les cas prévus par la législation du travail et d'autres actes juridiques réglementaires contenant des normes du droit du travail.

Si, lors de la conclusion d'un contrat de travail, celui-ci ne comprenait aucune information et (ou) condition parmi celles prévues dans les première et deuxième parties de cet article, cela ne constitue pas une base pour reconnaître le contrat de travail comme non conclu ou pour sa résiliation. . Le contrat de travail doit être complété par les informations et (ou) conditions manquantes. Dans ce cas, les informations manquantes sont inscrites directement dans le texte du contrat de travail, et les conditions manquantes sont déterminées par une annexe au contrat de travail ou un accord séparé des parties, conclu par écrit, qui font partie intégrante du Contrat de travail.

Le contrat de travail peut prévoir des conditions supplémentaires qui n'aggravent pas la situation du salarié par rapport à la législation du travail en vigueur et à d'autres actes juridiques réglementaires contenant des normes du droit du travail, des conventions collectives, des accords, des réglementations locales, notamment :

sur clarification du lieu de travail (en indiquant l'unité structurelle et son emplacement) et (ou) du lieu de travail ;

à propos de l'examen ;

sur la non-divulgation des secrets protégés par la loi (étatique, officielle, commerciale et autre) ;

sur l’obligation du salarié de travailler après la formation pendant au moins la durée fixée par le contrat, si la formation a été réalisée aux frais de l’employeur ;

sur les types et conditions des assurances complémentaires des salariés ;

sur l'amélioration des conditions sociales et de vie du salarié et des membres de sa famille ;

sur la clarification, en ce qui concerne les conditions de travail d'un salarié donné, des droits et obligations du salarié et de l'employeur établis par la législation du travail et d'autres actes juridiques réglementaires contenant des normes du droit du travail ;

sur la retraite complémentaire non étatique pour les salariés.

Par accord des parties, le contrat de travail peut également inclure les droits et obligations de l'employé et de l'employeur établis par la législation du travail et d'autres actes juridiques réglementaires contenant des normes du droit du travail, des réglementations locales, ainsi que les droits et obligations de l'employé et de l'employeur. découlant des termes de la convention collective et des accords . Le fait de ne pas inclure l'un des droits et (ou) obligations spécifiés du salarié et de l'employeur dans le contrat de travail ne peut être considéré comme un refus d'exercer ces droits ou de remplir ces obligations.

Article 68. Enregistrement de l'emploi

L'embauche est formalisée par un arrêté (instruction) de l'employeur, délivré sur la base d'un contrat de travail conclu. Le contenu de l'ordre (instruction) de l'employeur doit être conforme aux termes du contrat de travail conclu.

L'arrêté (instruction) de l'employeur concernant l'emploi est annoncé au salarié contre signature dans un délai de trois jours à compter de la date de début effectif du travail. A la demande du salarié, l'employeur est tenu de lui fournir une copie dûment certifiée conforme de l'ordre (instruction) précisé.

Lors de l’embauche (avant de signer un contrat de travail), l’employeur est tenu de familiariser le salarié, contre signature, avec le règlement intérieur du travail, les autres réglementations locales directement liées à l’activité professionnelle du salarié et la convention collective.

Avec respect et souhaits de travail confortable, Svetlana Vartanova,

Un plan tout fait pour les principales affaires du responsable RH pour le premier trimestre 2019
A lire dans l'article : Pourquoi un responsable RH doit-il vérifier la comptabilité, si de nouveaux rapports doivent être soumis en janvier et quel code approuver pour la feuille de temps en 2019

Les rédacteurs du magazine "Personnel Business" ont découvert quelles habitudes des agents du personnel prennent beaucoup de temps, mais sont presque inutiles. Et certains d'entre eux peuvent même semer la confusion chez l'inspecteur GIT.

Les inspecteurs du GIT et de Roskomnadzor nous ont indiqué quels documents ne devraient désormais en aucun cas être exigés des nouveaux arrivants lorsqu'ils postulent à un emploi. Vous avez sûrement des articles de cette liste. Nous avons compilé une liste complète et sélectionné un remplacement sûr pour chaque document interdit.

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Le tableau des effectifs est un document de production qui n'est pas créé pendant une longue période. Les changements de personnel, les diminutions ou les augmentations de salaires, ainsi que d'autres circonstances doivent être ajustés.

Apporter des modifications au tableau des effectifs est une procédure normale et doit être effectuée conformément à la loi et aux droits des travailleurs. Les étapes importantes de ce processus sont présentées dans cet article et contribueront à éviter les erreurs dans la documentation de l'entreprise.

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Motifs et raisons d'apporter des modifications

Compte tenu de l'ouvrage de référence sur les qualifications professionnelles des ouvriers, des agents de maîtrise et de leurs subordonnés, il appartient à économiste du travail. Mais toutes les installations ne disposent pas de cet économiste, et le patron décide indépendamment qui effectuera ce travail.

Le calendrier des effectifs est généralement basé sur les tâches de production, ainsi que la quantité de travail. Sur la base de ces données, le personnel est recruté et les immobilisations sont calculées, selon lesquelles le salaire est déterminé dans le cadre de la norme légale.

Mais les organisations ont tendance à changer, à se développer et à se transformer. Les changements peuvent impliquer une augmentation des zones de service ou un ajustement des types d'activités. En raison de ces circonstances, la forme du travail change, ce qui signifie que les travailleurs peuvent être soit en excédent, soit en pénurie.

De plus, ils peuvent apporter des modifications aux documents importants en raison de changements dans les taux de droits de douane. Des ajustements au salaire minimum sont régulièrement apportés à la loi fédérale et la direction de l'organisation, si les fonds le permettent, peut augmenter le salaire en pourcentage du salaire.

La base des modifications du tableau des effectifs peut être la documentation comptable.

De plus, des résultats indiquant une baisse de rentabilité ou une rupture d’approvisionnement peuvent être un motif de mise à pied de certains employés. Et, si l'administrateur rédige un document indiquant sur le volume de travail croissant dû aux innovations introduites, alors ce sera une raison pour recruter de nouvelles personnes dans le personnel.

Quels ajustements peut-il y avoir ?

Les ajustements du calendrier de l'État et leur ordre dépendent de l'ampleur des changements. En gros, les changements sont les suivants :

Comment prévenir les salariés ?

Le chef de l'organisation doit informer ses subordonnés de tous les changements survenant sur le site, à condition qu'ils soient liés à l'accomplissement des tâches de production des employés. La familiarisation doit avoir lieu pendant et pendant l’activité.

Si l'horaire du personnel change, mais que cela n'affecte pas les activités des travailleurs, alors le patron pas obligé de signalerà ce sujet à vos employés. Cela signifie que si la direction décide d'ajouter des postes supplémentaires au personnel, les subordonnés n'ont pas besoin d'en être informés.

Si une réduction est prévue, alors ces travailleurs doivent en être informés. qu'ils ont décidé de licencier. La réduction est constatée par notification sous forme d'arrêté, que le dirigeant doit remettre aux salariés contre signature.

Naturellement, les subordonnés doivent également être informés des modifications apportées aux salaires. Les citoyens dont les salaires seront affectés par les changements sont mis à jour. La familiarisation doit être effectuée conformément aux Article 74 du Code du travail.

À quelle fréquence le tableau des effectifs peut-il être modifié ?

La législation ne prévoit pas de restrictions sur le nombre de modifications possibles du tableau des effectifs. Cela signifie que le chef de l'organisation a le droit d'apporter des modifications au document autant qu'il le souhaite. Mais, en même temps, il doit agir conformément à la procédure permise par la loi.

Si des changements sont attendus dans le montant du salaire ou dans le titre du poste, cela doit être signalé dans un délai de deux mois.

En milieu d'année, l'horaire du personnel doit être modifié dans deux cas :

• Formation d'un nouvel horaire du personnel.

L'ancien calendrier est pris comme base et en former un autre, en faisant quelques ajustements. Ils commencent à travailler sur ce document dès le milieu de l'année, ou dès le début.

• Le calendrier de l'État est susceptible de changer.

Des ajustements sont effectués lorsqu'ils sont pris en compte il est nécessaire que le gestionnaire le fasse. Le document indiquera les raisons pour lesquelles le document a dû être ajusté. De plus, les modifications apportées sont enregistrées.

Puis-je être licencié en raison d'un changement de personnel ?

Lorsque des ajustements sont apportés au tableau des effectifs, le manager a le droit de licencier plusieurs salariés, et cette possibilité est prévue par la loi (clause 2, article 81 du Code du travail). Les instructions formulent l'ordre de ce processus.

Comment remplir correctement le formulaire unifié n°T-3 ?

Passons donc directement à l'établissement du tableau des effectifs. Le moyen le plus courant de le remplir est de remplir le formulaire unifié n° T-3. Dans ce cas, vous devez être guidé par les Instructions pour l'utilisation et le remplissage des formulaires de documentation comptable primaire, approuvées par la Résolution n° 1.

Nous concevons le « chapeau ». Tout d'abord, dans le champ « Nom de l'organisme », vous devez indiquer le nom de l'organisme conformément au certificat d'enregistrement. Si le certificat contient à la fois un nom complet et un nom abrégé, l'un ou l'autre peut être indiqué dans le tableau des effectifs.

Ensuite, le code selon OKPO (Classificateur panrusse des entreprises et des organisations), le numéro du document et la date de sa préparation sont indiqués. Pour faciliter l'inscription, le numéro d'effectif peut contenir un index de lettres (par exemple, ШР).

Le formulaire unifié n° T-Z comprend la mention suivante : « Calendrier des effectifs pour la période ______ à partir de « ___ » ______ 20__ ». Il semblerait que désigner la durée de validité d'un document implique d'indiquer la date non seulement du début, mais aussi de la fin de cette période. Est-il nécessaire d'indiquer l'expiration du tableau des effectifs ou suffit-il d'indiquer que le tableau des effectifs entre en vigueur à une certaine date ? Évidemment, la forme unifiée présuppose la deuxième option. Cela s'explique par le fait que lors de l'exercice d'activités dans une organisation, il peut être nécessaire de modifier le tableau des effectifs. Il est donc très difficile de prédire avec précision la date d'expiration de sa validité.

La colonne 1 (« nom ») indique le nom de l'unité structurelle correspondante. Il peut s'agir de succursales, de bureaux de représentation, de départements, d'ateliers, de zones, etc. (Article 16 de la résolution du plénum de la Cour suprême de la Fédération de Russie du 17 mars 2004 n° 2 « Sur l'application par les tribunaux de la Fédération de Russie du Code du travail de la Fédération de Russie »).

Pour faciliter le travail avec le personnel, il est préférable de disposer les unités structurelles en groupes selon leur hiérarchie, de l'administration aux unités de service. Par exemple, seront tout d'abord indiquées les divisions qui assurent la direction générale (direction, comptabilité, service du personnel, etc.), puis - les divisions de production ou les divisions remplissant les fonctions principales de l'organisation, et à la fin - les divisions auxiliaires et divisions de services - (service administratif et économique, service d'approvisionnement, entrepôt, etc.).

La colonne 2 (« code ») contient les codes des unités structurelles qui leur sont attribuées par l'employeur. En règle générale, les codes sont indiqués par des chiffres dont le nombre varie en fonction de la complexité de la structure de l'organisation. Cela permet de déterminer la place de chaque service (division, groupe, etc.) dans la structure organisationnelle globale. Par exemple, le service financier se voit attribuer le code 02. Ainsi, le service de planification financière et le service comptable inclus dans le service auront les codes 02.01 et 02.02.

Si l'organisation utilise un système de flux de documents centralisé, le code de l'unité structurelle peut ne pas être spécifié.

La colonne 3 indique le poste (spécialité, profession), le grade, la classe (catégorie) des qualifications du salarié. Il est préférable que ces données soient présentées conformément à :

• Classificateur panrusse des professions ouvrières, des postes d'employés et des catégories tarifaires OK 016-94 (introduit par le décret de la norme d'État de Russie du 26 décembre 1994 n° 367) ;
  
• Référentiel de qualification pour les postes de cadres, spécialistes et autres employés (approuvé par le décret du ministère du Travail de la Fédération de Russie du 21 août 1998 n° 37).

Bien entendu, ces annuaires deviennent obsolètes et de nombreux postes apparus ces dernières années y sont absents (par exemple, le poste d'office manager). Par conséquent, les différences dans les noms des postes, professions et spécialités dans les répertoires de qualifications et dans les documents personnels de l'organisation sont acceptables. Toutefois, si l'exercice de travaux dans certains postes, professions, spécialités est associé à l'octroi de rémunérations et d'avantages ou à la présence de restrictions, alors les noms de ces postes, professions ou spécialités et leurs exigences de qualification doivent correspondre aux noms et les exigences spécifiées dans les référentiels de qualification approuvés de la manière établie par le gouvernement de la Fédération de Russie (article 57 du Code du travail de la Fédération de Russie, clause 3.1 de l'instruction n° 69). A défaut, le salarié n’aura pas droit aux prestations.

Exemple 2

Dans le cahier de travail d'un ouvrier musical qui a dirigé pendant 17 ans un studio de chorale pour enfants dans un internat, son poste était indiqué comme « organisateur de club ». Étant donné que ce poste ne figure pas dans le classificateur panrusse des professions ouvrières, des postes d'employés et des grades tarifaires, ni dans la liste des travaux, professions, postes, spécialités et institutions, compte tenu du fait qu'une pension de vieillesse est attribuée au début conformément à l'article 28 de la loi fédérale « sur les pensions du travail » dans la Fédération de Russie », approuvée par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 29 octobre 2002 n° 781, cette ancienneté n'était pas prise en compte dans l'assurance pour le attribution anticipée d'une pension au salarié.

Selon l'art. 57 du Code du travail de la Fédération de Russie, le poste de l'employé embauché doit correspondre à celui indiqué dans le tableau des effectifs. Il existe des cas où le titre d'emploi utilisé dans le contrat de travail ne correspond pas au tableau des effectifs ou un tel poste n'est pas du tout prévu par le tableau des effectifs. Dans ce cas, la contradiction qui existe entre le contrat de travail et le tableau des effectifs doit être résolue en faveur du contrat de travail (article 8 du Code du travail de la Fédération de Russie). L'employé exercera la fonction de travail prévue par le contrat de travail (c'est-à-dire travailler dans le poste, la spécialité ou la profession établie dans le contrat), et l'agent du personnel devra apporter les modifications appropriées au tableau des effectifs. Nous verrons comment procéder un peu plus tard. Pour l'instant, continuons à remplir le formulaire.

Lorsque vous remplissez la colonne 4 (« Nombre d'unités de dotation »), indiquez le nombre d'unités de dotation pour les postes (professions) concernés. Dans le cas où il est prévu de maintenir une unité de personnel incomplète, compte tenu des caractéristiques du travail à temps partiel, le nombre d'unités de personnel est indiqué dans les proportions appropriées, par exemple 0,25 ; 0,5 ; 2,75, etc.

Étant donné que les nouveaux employés ne peuvent être embauchés que pour des postes vacants, le tableau des effectifs peut indiquer non seulement les unités d'effectifs existantes, mais également celles vacantes. En d'autres termes, si une organisation emploie 10 personnes et que le tableau des effectifs indique également 10 unités d'effectifs, alors lorsque l'effectif augmentera, des modifications devront être apportées au tableau des effectifs. Ou vous pouvez immédiatement créer un plus grand nombre d'unités de personnel (par exemple, 12). Ainsi, dans le tableau des effectifs, il est possible de maintenir une réserve d'effectifs pour l'avenir.

L'une des questions qui pose des difficultés dans la pratique est liée à l'enregistrement des travailleurs à temps partiel. Par exemple, plusieurs personnes peuvent travailler à temps partiel ou à temps partiel dans un même poste. Dans ce cas, le tableau des effectifs indique le nombre total d'unités de personnel pour le poste correspondant.

Disons que dans un poste de transitaire, deux personnes travaillent à temps plein et une personne à temps partiel. Dans ce cas, la colonne 4 doit indiquer 2,5 unités de personnel.

Dans la colonne 5 (« Taux tarifaire (salaire), etc. »), selon le système de rémunération adopté dans l'organisation, le salaire mensuel est indiqué selon le taux tarifaire (salaire), la grille tarifaire, le pourcentage du chiffre d'affaires, la part ou le pourcentage. du profit, coefficient de participation au travail (KTU), coefficient de répartition, etc. Dans ce cas, les salaires sont déterminés en équivalent rouble.

Rappelons que conformément à l'art. 133 du Code du travail de la Fédération de Russie, le montant du salaire officiel (taux tarifaire) ne peut être inférieur au salaire minimum légalement établi (les chiffres actuels du salaire minimum sont ici (http://www.consultant.ru/law/ref /stavki/mrot/) Dans le même temps, le système les salaires doivent être établis par des réglementations locales (par exemple, le Règlement sur les salaires).

Exemple 3

Comme le montre l'exemple ci-dessus, le tableau des effectifs détermine le salaire du poste correspondant, mais pas la rémunération d'un employé spécifique.

Les colonnes 6 à 8 (« Allocations ») indiquent les incitations et les compensations versées aux employés (primes, indemnités, paiements supplémentaires, incitations) établies par la législation en vigueur de la Fédération de Russie (par exemple, les allocations du Nord, les allocations pour un diplôme universitaire, etc. .) ou introduit à la discrétion de l'organisation (par exemple, lié au régime ou aux conditions de travail).

Les allocations sont des paiements incitatifs dépassant le salaire officiel établi, établis, en règle générale, dans le but d'augmenter l'efficacité du travail. Des primes peuvent être accordées en fonction de l'ancienneté, des compétences professionnelles, des qualifications élevées, des performances de production, etc. Ce qui est important, c'est qu'avec l'aide de primes, l'employeur puisse augmenter les salaires des salariés occupant les mêmes postes. Les suppléments peuvent être fixés sous forme de :

• un montant fixe (si le salaire change, le montant de la prime peut rester identique ou également modifié) ;
  
• sous la forme d'un pourcentage d'augmentation (dans ce cas, le montant de l'augmentation évolue en fonction du salaire).

Attention : si le système de rémunération prévoit la possibilité d'établir des primes individuelles pour chaque poste, alors dans la colonne 3 chaque poste doit être mis en évidence sur une ligne distincte, et dans la colonne 4 une unité doit être inscrite en face de chaque poste.

Autre question courante qui inquiète également les responsables RH : est-il possible pour les salariés occupant les mêmes postes de fixer des salaires différents, par exemple en prévoyant une échelle salariale dans le tableau des effectifs ? Tant dans la littérature juridique que dans la pratique, il existe deux approches opposées pour résoudre ce problème. Ainsi, certains experts estiment que cela est tout à fait acceptable. Ce point de vue est soutenu par l'art. 132 du Code du travail de la Fédération de Russie, selon lequel le salaire de chaque employé dépend de ses qualifications, de la complexité du travail effectué, de la quantité et de la qualité du travail dépensé et n'est pas limité au montant maximum. Compte tenu de cela, les salaires doivent être fixés de manière différentielle et dépendre avant tout des qualifications de l'employé, sur la base desquelles les employés occupant le même poste, mais ayant des catégories de qualification différentes, peuvent se voir fixer des salaires différents.

Selon d'autres experts, chaque poste comporte un salaire. Dans le cas où il est nécessaire d'établir des salaires différents pour les salariés occupant les mêmes postes, il convient de réguler le montant du salaire à l'aide de diverses primes (par exemple, pour l'intensité du travail).

Exemple 4

La colonne 9 indique le montant total formé en additionnant les colonnes 5 à 8, c'est-à-dire la somme des salaires de toutes les unités du personnel pour un poste particulier, en tenant compte des indemnités établies. Si les colonnes 5 à 9 ne peuvent pas être remplies en équivalent rouble (par exemple, en raison de l'utilisation de systèmes de rémunération non tarifaires, mixtes et autres), ces colonnes sont remplies dans les unités de mesure appropriées (pourcentages, coefficients, etc. ). Dans ce cas, le calcul du montant total (total) dans les colonnes 5 à 9 est possible si les taux de droits et les surtaxes sont fixés dans les mêmes unités pour la même période de temps.

La colonne 10, comme son nom l’indique, est destinée à diverses notes. S'ils sont absents, il reste vide.

Après avoir saisi les données dans toutes les colonnes, vous devez remplir la ligne « Total » située au bas du tableau. Pour ce faire, le nombre de postes, les montants des salaires, des indemnités et le montant du fonds salarial mensuel sont calculés en colonnes verticales.

Le tableau des effectifs complété est signé par le chef du service du personnel ou la personne chargée de la tenue des dossiers du personnel, ainsi que par le chef comptable de l'organisation.

Le formulaire de dotation unifié ne prévoit pas de visa. A cet égard, un cachet peut être apposé, mais pas obligatoire.

Un exemple de remplissage du tableau des effectifs est présenté dans l'exemple 5.

Comment apporter des modifications au tableau des effectifs ?

Tôt ou tard, tout responsable du personnel est confronté à des modifications dans les informations contenues dans le tableau des effectifs. Par exemple, il peut s'avérer nécessaire d'introduire une nouvelle unité de personnel ou un département entier, ou de réduire une unité existante, de modifier les salaires, les tarifs, de renommer un département ou un poste, etc.

Il existe deux manières d'apporter des modifications au tableau des effectifs approuvé :

Option 1. Modifier le tableau des effectifs lui-même, c'est-à-dire approuver un nouveau tableau des effectifs avec un nouveau numéro d'enregistrement (suivant dans l'ordre).
Option 2. Apporter des modifications au tableau des effectifs actuel.

Dans ce cas, le tableau des effectifs reste le même, seul un certain nombre de ses postes changent (le contenu de la colonne). Les modifications sont apportées par arrêté, après quoi le tableau des effectifs est ajusté. Comme intitulés de l'arrêté correspondant peuvent être utilisés les titres suivants : « Sur la modification du tableau des effectifs », « Sur les modifications partielles du tableau des effectifs », « Sur la modification du tableau des effectifs », etc. L'arrêté doit indiquer la base de apporter des modifications au tableau des effectifs (par exemple, réorganisation de l'entreprise, optimisation du travail de gestion, amélioration de la structure de l'organisation, etc.).

Exemple 5

Si l'organisation a une structure complexe, nous recommandons, lors de modifications du tableau des effectifs actuel, d'indiquer dans l'ordre non seulement le poste correspondant, mais également l'unité structurelle dont les effectifs sont concernés par les modifications apportées. Cela est dû au fait que différents départements peuvent avoir des postes portant les mêmes noms.

Il n'existe aucune réglementation sur la fréquence à laquelle le tableau des effectifs doit être mis à jour. Par conséquent, cela peut être fait selon les besoins.
N'oubliez pas que les modifications et ajouts apportés de la manière prescrite au tableau des effectifs de l'organisation sont portés à la connaissance des employés, après quoi les modifications et ajouts appropriés sont apportés à leurs cahiers de travail sur la base d'un ordre (instruction) ou d'une autre décision de l'employeur. Ceci est indiqué au paragraphe 3.1 de l’instruction n° 69.
Veuillez noter qu'un changement permanent ou temporaire dans la fonction de travail d'un salarié et (ou) de l'unité structurelle dans laquelle travaille le salarié (si l'unité structurelle a été spécifiée dans le contrat de travail) n'est rien de plus qu'un transfert vers un autre emploi (Partie 1 de l'article 72.1 du Code du travail RF). Un changement de titre d'emploi déterminé par les parties et inscrit dans le contrat de travail est également considéré comme un changement dans la fonction professionnelle du salarié, quelles que soient les raisons d'un tel changement (par exemple, dans le cadre d'une modification du tableau des effectifs) .

Quand apporter des changements en cas de réduction d’effectifs ?Une réduction du nombre ou de l'effectif des salariés est l'un des motifs de modification du tableau des effectifs. Une réduction de la taille d'une organisation implique l'exclusion de certaines unités du personnel du tableau des effectifs, tandis qu'une réduction du personnel implique l'exclusion de postes individuels. Les salariés licenciés pour une raison ou une autre sont passibles de licenciement en vertu de l'article 2 de l'art. 81 Code du travail de la Fédération de Russie.

Considérant que, conformément à l'article 180 du Code du travail de la Fédération de Russie, les salariés doivent être informés d'un prochain licenciement en raison d'une réduction des effectifs ou du personnel au moins deux mois avant le licenciement, un nouveau tableau des effectifs peut être mis en vigueur au plus tôt deux mois après sa préparation. La présence d'un tableau des effectifs peut confirmer que le licenciement des travailleurs était justifié (c'est-à-dire que l'employeur aura la possibilité de démontrer clairement le manque d'emplois).

Si les circonstances qui ont conduit à une modification du tableau d'effectifs vers une réduction des unités d'effectifs sont éliminées, l'employeur peut rétablir les postes réduits en apportant des modifications au tableau d'effectifs ou en en approuvant un nouveau.

Est-il possible de changer le formulaire unifié ?La résolution n° 20 du Goskomstat de Russie du 24 mars 1999 « Sur l'approbation de la procédure d'utilisation de formes unifiées de documentation comptable primaire » indique que, si nécessaire, une organisation peut saisir des détails supplémentaires. Dans le même temps, il n'est pas permis de supprimer les informations déjà présentes dans ce formulaire (y compris le code, le numéro du formulaire, le nom du document).

Toutes les modifications apportées au formulaire unifié doivent être documentées dans les documents administratifs de l'organisation. Par ailleurs, les formats des formulaires eux-mêmes indiqués dans les albums de formulaires unifiés de documentation comptable primaire sont recommandés et sont susceptibles d'évoluer. Ainsi, lors de la production de formulaires basés sur des formulaires unifiés, il est permis d'apporter des modifications en termes d'expansion et de rétrécissement des colonnes et des lignes, en ajoutant des feuilles mobiles - pour faciliter le placement et le traitement des informations nécessaires.