Трудовата книжка се счита за един от основните правни документи. Това е доказателство за официална работа..

Неговият оригинал е винаги при работодателя през целия период на работа и не се издава до момента на уволнението. Има случаи, когато при получаване на заем банките трябва да предоставят копие от документа за потвърждение на работа.

Много хора имат въпрос как да заверят трудова книжка за банка и какви страници са необходими за заверка.

В какви случаи е необходимо

Информация за заетостта може да е необходима на различни организации, включително банкови институции. Трудовата книжка се заверява в банката за следните цели:

• В случай на заем.
• За получаване на субсидии.

Доскоро кредитният отдел нямаше нужда от копие от трудовата книжка, за да осигури средства на клиентите. Въпреки това, с нарастването на непогасените заеми и неплатежоспособността на клиентите, някои институции затегнаха изискванията си за издаването им и добавиха информация за трудовата дейност към необходимия пакет от документи.

ВНИМАНИЕ!Предоставяйки заверено копие, клиентът потвърждава финансовата си платежоспособност.

Процедура за сертифициране

Отделът за персонала отговаря за съхранението и поддържането на всички документи на организацията, включително работната книга. Не само служител на службата за персонал има право да завери този документ. Такива правомощия има главният счетоводител и директно самият работодател.

Сертифицирането на книгата е стъпка по стъпка процес.Важно е да знаете как този процес протича правилно. Какво трябва да направите, за да получите копие на документа:

1. Свържете се с отдел „Човешки ресурси“ с писмена заявка за копие на книгата. Служителят по персонала трябва да предостави образец за попълване на заявлението. Ако това не е така, тогава той се съставя в произволна форма на името на ръководителя на организацията. Ако е необходимо копие за банката, тогава тази информация е посочена в жалбата.
2. Копие от този документ трябва да бъде заверено от ръководителя или ръководителя на отдела за персонал.
3. Предоставянето на заверени листове на кандидатствания служител трябва да се извърши в срок от три дни от момента на подаване на заявлението, но не по-късно.

Не винаги е необходимо да се заверява копие на всички страници на трудов документ. За банката понякога е достатъчна информация за определен период от време.

ВНИМАНИЕ!Понякога е достатъчно да се завери само последният лист.

валидност

Документът е валиден един месец от датата на неговото заверяване и издаване. Ще важи за предоставяне на банкови услуги. Освен това правната сила се губи, но срокът на валидност за банката може да бъде увеличен или намален.

За това служител по персонала записва конкретна дата, от която и до коя дата този документ ще бъде валиден. Тези записи трябва да бъдат попълнени на последната страница на фотокопираната книга.

Релевантността на текущия период се губи, когато в книгата се появи нова оценка, например за намаляване на служител.

Процедурни изисквания

Изпълнението на копието трябва да бъде извършено правилно, в противен случай то няма да има юридическа сила.Основни изисквания:

• Копие на документа може да бъде предоставено или чрез фотокопиране, или чрез текст, въведен на компютър. В този случай трябва да се направи копие само от оригиналния образец на документа.
• Първата стъпка е да направите копие на заглавната страница с инициалите на служителя. Празните листове не могат да бъдат фотокопирани.
• Всяка страница трябва да има специален знак "Копирането е правилно", което се извършва ръчно или с помощта на печат.
• Под този надпис трябва да има подпис и фамилия на служителя, който удостоверява документа с препис от длъжността му. Поставят се също датата на сертифициране и официалният печат на организацията.
• Подготвените листове трябва да бъдат скоби или зашити с конец.

Възможно е също така да се завери не всяка страница от документа. В тази ситуация всички листове са телбодни и номерирани. На последната страница е посочен записът „Шити, номерирани и броят на страниците”.След това се поставя печат и се прави знак за заверка.

Изработване на последния лист

Фотокопие на последната страница от документа се заверява по специален начин.На него, в допълнение към надписа „Копието е правилно“, фразата „Работя до момента“, номерът на записа, длъжността на специалиста, както и подписът, фамилията на длъжностното лице и датата на сертифициране на копието трябва да бъде посочено писмено.

ВАЖНО!Трябва да присъства печат на организацията.Печатът не може да бъде поставен на празна част от страницата, трябва да засяга част от текста и подписа. В противен случай копието на документа ще се счита за невалидно.

Неработещи граждани

Как трябва да издадете фотокопие на трудова книжка за банкова организация за хора, които не работят и имат трудова книжка в ръцете си?

За да направите това, трябва да се свържете с всяка нотариална кантора. За нотариус трябва да предоставите паспорт и да съставите заявление за необходимостта от заверка на копие.

Нотариусът, след като разгледа тази жалба и се съгласи да предостави такава услуга, прави фотокопие на книгата с надпис „Копието е правилно“, поставя датата и се подписва.

Срокът на валидност на нотариално заверено фотокопие на страници е същият като срока на валидност, заверен от отдел „Човешки ресурси“. Служителят има законово основание да получи копие от заверената книжка.

Важно е да запомните това Неиздаденият документ в определения тридневен срок може да доведе до глоба за работодателя.Неправилно оформеният документ може да бъде причина за отказ на заем на клиент, както и за други неприятни последици.

Копие от трудовата книжка е документ, от който служителят може да се нуждае при контакт с банка, пенсионния фонд и в други ситуации. Тя трябва да бъде издадена от специалист в отдела за персонал. Изглежда, че може да бъде по-лесно, отколкото да заверите и издадете копие на служителя? Но дори и в такъв прост, на пръв поглед, случай е важно да не сгрешите, да не нарушавате правата на служител и да не извършвате извънпланова проверка на компанията.

Без заявление - без документи

Преди да говорим за това как се заверява копие от трудовата книжка, припомняме, че самата трудова книжка е собственост на работника. Но тя е временно при работодателя, така че той да въведе в документа цялата необходима информация за професионалните дейности на гражданина.

За да получите работна книжка, извлечение от нея или копие, съгласно член 62 от Кодекса на труда на Руската федерация, човек не трябва просто да поиска от служител на отдела за персонал да подготви документ, той трябва да се свърже с неговите началници писмено. По-долу е дадена примерна заявка за копие. Формата му не е установена на законодателно ниво, така че жалбата може да бъде съставена произволно, но като се вземат предвид изискванията за документация на персонала (на кого и от кого е написана, причината и основанията за обжалването, датата и личните подпис на заявителя). Приложението може да бъде написано на ръка или компютър, както е показано в образеца. В последния случай е важно жалбата да бъде подписана лично от заявителя.

Примерно заявление за издаване на копие от трудова книжка

Имайте предвид, че местните разпоредби на компанията могат да установят друга форма на кандидатстване за труд. В този случай съответният формуляр се издава на служителя, който го попълва в съответствие с предписаните правила.

Много важен момент: причините за кандидатстване за копие могат да бъдат различни - да получите заем от банка, да кандидатствате за паспорт, да предоставите данни за стаж на пенсионния фонд и т.н. Но в заявлението работникът не е задължен за да отговори на въпроса защо му трябваше. Това не е предвидено в закона. Следователно, ако се изисква да се посочи в разработените в предприятието формуляри за кандидатстване, във връзка с които е било необходимо да се заверят документи, свързани с работата, инспекторите на Държавния инспекторат могат да считат това за нарушение на закона.

Служителите по персонала също трябва да помнят, че е необходимо да разгледат искането на служителя за копие от трудовата книжка или други документи в рамките на три дни. И не само да обмисли, но и да има време да подготви правилно исканите извлечения. Всички те се предоставят безплатно. Моля, имайте предвид, че работодателят не може да откаже да предостави копие, това противоречи на Кодекса на труда на Руската федерация.

Пример: как правилно да заверите копие от трудова книжка

Копие, издадено по искане на служителя, в нашия случай е официален документ. Следователно той трябва да отговаря на определени изисквания. Ще ги анализираме подробно, за да разберем как правилно да заверим трудова книжка.

Моля, имайте предвид, че всички горепосочени изисквания са описани в GOST, което е доброволно. Следователно банките, ЗФР и други организации могат да имат свои собствени изисквания за сертифициране на документи. Те трябва да бъдат уточнени предварително.

Пример: как да заверите работна книжка в съответствие с действащия GOST

Често срещани грешки

Ако служителят по персонала неправилно завери копие от трудовата книжка, служителят ще го върне и всичко ще трябва да се направи отново. За да не се случи това, можете да разпечатате и да държите под ръка заверено от работодателя образец на трудовата книжка.

Какви грешки често се пренебрегват от професионалистите?

• Поради отпечатъка на печата част от текста е скрита, което пречи на получателя на документа да разбере записите. Правилно поставете уплътнението, така че да не пречи.
• Самият печат е износен, трудно е да се разбере към коя организация принадлежи.
• Няма подписи, длъжности или друга информация и лицето, заверило копието на трудовата книжка. Или този служител не е упълномощен да извършва подобни действия.
• Допуснати са грешки при вписванията и са направени корекции. Всякакви петна са неприемливи, поради тях документът може да бъде анулиран и върнат на лицето. Ако по време на сертифицирането се появи грешка, листът трябва да бъде сканиран повторно, отпечатан и да се въведе правилната информация.
• Не всички листове са сертифицирани. Това е допустимо само ако всички листове на копието са зашити, номерирани и запечатани.

Внимателно проучете извадката за това как да заверите копие от работната книжка и запомнете предложените инструкции. Ще е необходимо повече от веднъж, тъй като автентичността на други документи, свързани с професионалните дейности на работниците, се потвърждава по подобен начин.

Къде другаде мога да получа заверено копие на трудовата книжка

Досега разгледахме ситуацията, когато човек работи, а трудовата му книжка е при работодателя – в отдела за персонал или счетоводството, ако се занимава с кадрова документация. Но ако гражданинът е безработен, има трудова книжка в ръцете си и има нужда от заверено копие, трябва да се свърже с нотариус. Освен това трябва да носите паспорта си. В нотариална кантора можете да заверите копие на работно и работещо лице. За да направи това, той иска от работодателя документ срещу разписка и след това го връща.

Нотариусът копира необходимите страници (обикновено това са само попълнени листове), поставя им печат и дата и ги подписва.

Но имайте предвид, че нотариусът може да прави копия само от оригиналната трудова книжка. Ако служителят направи копия предварително и ги донесе, документите няма да бъдат приети. Защото адвокатът проверява всички записи преди копиране и едва тогава може да завери трудовата книжка. Между другото, ако нотариусът открие грешки или неточности в записите, той ще предложи на лицето първо да ги коригира с работодателя и след това да направи заверено копие.

Нотариалните услуги винаги се заплащат. По-добре е да уточните цената в конкретна нотариална кантора.

Колко дълго е копието

На законодателно ниво никъде не е посочено в какъв срок е възможно да се представи копие от трудовата книжка, заверено от работодателя или нотариус. Но в кредитните институции, ЗФР и други организации може да има определени изисквания. Обикновено "срокът на годност" на документа е не повече от 30 дни. Когато кандидатстват за големи суми, те може да изискват копие, изготвено в рамките на 3-14 дни.

Моля, имайте предвид, че ако в работната книга се появи нов запис, тогава копираното копие, направено по-рано, вече не се счита за валидно. Трябва да се преработи.

Трудовата книжка е основното потвърждение за опита и заетостта на човек. Поради това често се изисква от гражданите. Но според трудовото законодателство, ако едно лице е официално наето, книгата трябва да се съхранява в организацията. И можете да го вземете в ръцете си само ако имате нужда от него за представяне в социалното осигуряване.

Във всички останали случаи работодателят е длъжен да издаде заверено копие от книжката. Като предприемач често попълвам такъв документ за моите подчинени. И в тази статия ще ви разкажа какви са задължителните изисквания за направата на това копие.

Основанието за издаване на копие е заявлението, подадено от служителя. Но това правило важи повече за големите и средни предприятия с голям брой служители. При малки предприятия и предприемачи копие може да бъде издадено по устно искане на кандидата. Но за да не забавяте издаването на такъв документ, препоръчвам винаги да съставяте заявление за издаването му.

Трябва да копирате всички страници, в които са направени записи. Копия трябва да се правят от първата страница, която съдържа информация за собственика на книгата. И последното копие ще бъде лист с маркировка от последното място на работа.

Копията могат да бъдат заверени по 2 начина:

1. Проверете всеки лист поотделно. След това е необходимо да поставите потвърждението „Правилно“ на всеки от тях или да напишете „Копието е правилно“. Също така от пълнителя се изисква да напише своята позиция, фамилия, да подпише и подпечата организацията. Освен това е необходимо да се определи датата на заверка на фотокопията.
2. Закрепете всички листове заедно с шевове и прикрепете допълнителна хартия, върху която ще бъде посочен броят на листовете. Освен това има надпис, че „Копието е правилно“ или „Верно“. Не забравяйте да посочите позицията на лицето, което попълва, пълното му име и печат. Не забравяйте да поставите и датата на издаване на копията.

След основното уверение е необходимо да напишете фраза върху копието, че лицето продължава да работи. Не забравяйте да посочите, че в момента работи.

Право на подпис има:

• персонал на отдел персонал;
• касиер счетоводител;
• директор;
• предприемач.

Ако организацията има печат, той трябва да бъде поставен. При липсата му е необходимо да се запише " Вярвайте без печат».

Издаване на копие трябва да се извърши не по-късно от три дни след получаване на искане от служител.

Нови правила

Бяха направени някои корекции в законодателството, които е важно да знаете, когато правите копие. Те започнаха да работят на 1 юли тази година. Сега всички работодатели са длъжни да се придържат към новата методика за заверка на книжките.

Основната разлика е, че сега се изисква допълнително да се направи бележка за това къде точно се съхранява оригиналния труд. Обикновено мястото на съхранение е сейфът на отдела за персонал или счетоводния отдел на предприятието.

Ако такъв подпис не бъде направен, копието ще се счита за невалидно, така че ще трябва да бъде преиздадено.

Можете да научите повече за това в следващото видео.

Необходимостта от копие

Необходимостта от такъв документ може да възникне от служител в различни ситуации. Най-често срещаните от тях са:

1. Като доказателство, че човек има работаза кредитна институция при кандидатстване за кредит.
2. За потвърждаване на информациятапосочени във въпросника, например за получаване на определени документи.
3. За да определите продължителността на общия опит, както и постоянството на работа на последно място. Тази информация често се изисква от кредитните институции.
4. За установяване на причините за уволнения от предишни работни места. Такава информация може да е важна за нов работодател, ако лицето търси странична работа.
5. За потвърждаване на работапри кандидатстване за обезщетения и надбавки.

Преди това за получаване на паспорт се изискваше заверен трудов сертификат. Понастоящем този документ не се изисква, но някои отдели понякога може да го поискат. Имайте предвид, че това е незаконно, тъй като всички държавни агенции са длъжни да действат съгласно стриктно установени разпоредби, които трябва да включват списък с необходимите документи.

Понякога може да се изисква копие от произведението при кандидатстване за виза за влизане в друга държава. Тъй като за тях е важно да знаят, че нещо ви свързва с вашата страна, а също така трябва да имате постоянен източник на доходи.

Често срещани грешки

Всеки служител трябва да знае как да попълни правилно този документ. Но самият служител също трябва да знае тази информация, за да открие навреме грешки и да ги помоли да ги коригират своевременно. Най-често срещаните неточности и грешки са:

1. Печатът "Копието е правилно" не е отбелязан на всички листовепри условие че не са зашити или номерирани.
2. Не всички листове имат подпис на сертифициращия орган, също при условие, че всички листове не са зашити и номерирани.
3. На последния лист няма надписче лицето все още работи.
4. Липсва длъжността на лицето, заверило копието.
5. Служителят, издал документа, няма правомощия за това.Лица, различни от изброените по-горе, не могат да правят копия.
6. Отпечатъкът на печата на организацията е само на празен лист хартия и не засяга самото копие.Печатът трябва да бъде поставен по такъв начин, че да докосва фотокопираната книга.
7. Няма връзка към мястото на съхранение на самата книга.

Обърнете внимание на тези често срещани грешки при издаване на книга и бъдете внимателни, когато я попълвате.

Издаване на книга

В някои случаи служителите могат да поискат да им дадат оригиналната книга в ръцете им. Съгласно трудовото законодателство, а именно, съгласно чл. 62, можете да издадете книжка само за представяне в социалното осигуряване. И служителят е длъжен да го върне на своя ръководител не по-късно от 3 дни от датата на получаването му от този орган. В заявлението за издаване служителят трябва да посочи за какви цели е била необходима оригиналната книжка и по възможност да приложи придружителен документ.

Във всички останали случаи се издава само копие или извлечение от книгата. Ако това правило бъде нарушено, на длъжностно лице може да бъде наложена глоба до 5 хиляди рубли, а за организация размерът му ще бъде 30-50 хиляди рубли.

В случай на загуба на книжката от служителя или работодателя, последният ще бъде длъжен да издаде дубликат. Той разполага с 15 дни за това. В същото време той ще може да въвежда в дубликата само тази информация, която ще бъде документирана. Тоест служителят ще трябва да отправи писмено искане до ЗФР или архива, за да получи информация за работата си в други организации.

За да избегнете това, трябва да носите отговорност за съхраняването на оригиналните книги на вашите служители. Освен това самите служители трябва да разберат своята отговорност, ако получат оригинала в ръцете си.

Съветвам всички хора, които са официално наети:

1. Съхранявайте заверено копие на документа у дома. В същото време трябва да го заявите всеки път, когато правите нов запис в книгата. По този начин по всяко време можете да проверите правилността на попълването му. А също и в случай на повреда или загуба, ще имате подкрепящ документ, в който се посочва, че е имало такива записи в книгата. След това можете много бързо да възстановите книгата си, след като сте получили нейния дубликат, където ще бъдат направени всички същите записи, които са посочени в завереното копие.
2. Когато получавате копие в ръцете си, не забравяйте да проверите дали е попълнено правилно.. Обърнете специално внимание на честите грешки, които се допускат при правене на такива копия.

Всички длъжностни лица трябва да знаят как правилно да съставят такива документи, така че те трябва да се интересуват от всички новости в трудовото законодателство.

Трудовата книжка се признава за официален документ на всеки работещ гражданин. Съдържа информация за трудовата му дейност, потвърждава трудовия стаж и местата на работа. Документът се стартира при постъпване на първата работа и се попълва от работодателя, впоследствие книгата се съхранява във фирмата, в която работи лицето, или при самия служител.

Днес стои въпросът за премахването на труда, тъй като все по-често работниците се назначават по индивидуален трудов договор, а данните за платените за тях осигурителни премии се вписват съответно в пенсионния фонд и фонда за социално осигуряване. Има много спорове около ненадеждна поддръжка на труда и фалшиви документи от този тип.

Трябва да кандидатствате за копие.

В много случаи (например при кандидатстване за кредит или различни субсидии) при подаване на документация се иска извлечение от труда. Тук възниква въпросът: как да подадете документ, който (според забраната, предвидена в Кодекса на труда) е забранен за издаване на служител до момента на уволнението?

При необходимост, по искане на служителя, работодателят издава извлечение/копие от формуляра. Задължително условие е служителят да подаде писмено заявление до ръководителя на предприятието или отдела за персонал (ОК). Съгласно ПМС № 22 копие се издава не по-късно от 3 работни дни от датата на приемане на заявлението.

Кандидатстването е практика, осъществявана в големи компании, които наемат голям брой служители. В малките организации процесът е опростен до устна заявка за собствено копие. Ако гражданинът е безработен и работата е в негови ръце, можете да заверите копие от него във всяка нотариална кантора.

Освен това не е необходимо да се представя пълно копие на документа - най-често е достатъчна страница с лични данни и листове с информация за отделните периоди от време на работа.

Също така не е необходимо да фотокопирате работната хартия на принтера; ако качеството на печат е лошо или текстът на формуляра е замъглен, е позволено да въведете необходимата информация на компютъра.

Следващата стъпка: заверка на копие от труда

Копието има срок на годност.

Копие от формуляра е валидно само ако е абсолютно правилно. За съжаление, неопитен мениджър може да удостовери документа неправилно, следователно вие сами трябва да знаете всички нюанси и внимателно да проверите копието, преди да го изпратите на необходимите органи.

Правилата са описани подробно по-долу:

1. Така че всяка страница е подпечатана със съответния печат „Копието е правилно“;
2. След това се заверява: поставя се подпис, пълното име на изпълнителя, действителната дата и печата на организацията;
3. Не регулирайте мащаба на принтера, когато печатате или отпечатвате сканиране;
4. Разпространението на книгата, върху която е фиксирана последната оценка, се потвърждава с ръкописна бележка „Работя до момента“, процедурата за сертифициране се повтаря;
5. Много работодатели копират формуляра в 2 разпечатки на един лист. За съжаление, това може да се нарече правилно само за спестяване на хартия, нищо повече. Това се дължи на задължението на всички органи да изискват всички страници на формуляра да бъдат отпечатани на отделен формат А4 (GOST R 6.30-2003);
6. Копирайте тези листове от документа, които са попълнени;
7. Копието трябва да бъде отпечатано в портретен формат за лесно четене и показване на действителните размери на документа;
8. В работната книжка няма зона за подпис (която трябва да бъде подпечатана отгоре), следователно при сертифициране някои мениджъри поставят „Копието е правилно“ горе вдясно, както при заверка на дубликат на такъв документ. Това обаче не е правилното решение, защото дубликат и копие са различни видове формуляри за напълно противоположни цели; освен това печатът ще припокрива номера и серията на книгата. Най-логично би било да поставите печат в долния ляв ъгъл на документа - това правило е сравнимо с GOST;
9. Не е необходимо да се отбелязва мястото на съхранение на оригинала, тъй като според предписанието трудовата книжка се съхранява в предприятието до момента на уволнение на служителя;
10. Заверено копие ще бъде валидно за един месец (ако не се правят промени в оригинала през този период).

Следата от печата трябва да бъде насложена изцяло върху подписа и частично върху текста на самия документ, а не върху празното място на таблицата, ако това условие не е изпълнено, копието може да бъде анулирано.

Понякога е достатъчно да се завери само копие от последния формуляр за участие. Всички страници са зашити заедно с конец, който след това се извежда до последния лист и се залепва с хартиена лента с информация за броя на заверените формуляри и подписа на художника.

Такъв документ се заверява от ръководителя на организацията или служител на отдела за персонал.

Когато е необходимо на безработен/пенсионер, той може да поиска да направи копие от дубликат на последното място на работа. Ако няма ОК, главният счетоводител може да изготви формуляра.

По този начин днес GOST R 6.30-2003 е единственият регулаторен документ, който определя нормите за удостоверяване на копие на документ, но:

• той беше въведен като списък с препоръки и следователно е невъзможно да се принуди човек да следва напълно GOST;
• формиран за организационни и административни документи, той изобщо не засяга трудовата книжка, тъй като този документ е от съвсем различен ред;
• за съжаление е малко обработен от края на миналия век и затова е остарял;
• GOST не е широко разпространен сред служителите и е познат само на специализирани служители, следователно понякога правилно заверено копие може да се счита от банков служител за невалидно и обратно;
• няма консенсус дали е необходимо да се постави „копие е правилно“ или все пак ръчно да се пише „правилно“.

Примерно заверено копие.

Институции, които може да изискват такъв документ

При най-малката грешка копието става невалидно.

От тях се иска да представят за потвърждение на работа в различни предприятия, официална заетост и трудов стаж. При паралелна заетост гражданинът не може да предостави оригинала, тъй като той се съхранява на основното място на работа, така че той също трябва да изготви заверено копие на хартията.

Преди това се изискваше и за издаване на паспорт, но днес е изключен от списъка на подадените документи.

Предоставянето на такава форма е основният критерий за отпускане на банков заем на гражданин. Малки суми понякога могат да бъдат предадени без потвърждение за стабилна заетост, но документ, потвърждаващ официално удостоверена заетост, осигурява по-добри условия за кредитиране - по-благоприятни суми за погасяване и лихва по заема.

Ето защо най-често, когато кандидатствате за копие от работната книжка, необходимата организация посочва банката.

Следователно осигуряването му е кратък, но трудоемък процес. Най-малките отклонения от GOST (много все още се изготвят според него) позволяват на организациите да анулират документа и те трябва да пререгистрират всичко.

Въпреки това, с познаване на необходимите норми и правила, служителят може самостоятелно да провери полученото и в случай на грешки незабавно да се свърже с организацията / нотариалната кантора, в която е съставен документът. Така можете безболезнено да избегнете сблъсъци с други организации, документи и загуба на време.

От това видео ще научите как правилно да флаширате документи.

Формуляр за въпроси, напишете своя

Заверката на документи за персонала е отговорност на служителя по персонала. Разберете как правилно да удостоверите оригинала и фотокопията на труда, без кои подробности документите са невалидни и какво се е променило след преминаването към новия GOST.

в статията:

Изтеглете полезни документи:

Как да заверя трудова книжка

Ако служителят е на работа, оригиналната трудова книжка се намира в отдела за персонал, където се съхранява на сигурно място - сейф или огнеупорен шкаф. Заглавната страница на документа, както и вписванията от основно значение, трябва да бъдат заверени.

Нови правила през 2019 г

Настоящите правила за сертифициране на трудова книжка са установени от GOST R 7.0.97-2016, одобрен със заповед на Росстандарт № 2004 от 8 декември 2016 г.

Съгласно новите изисквания, приложими от 1 юли 2018 г., всяко заверено копие трябва да посочва къде се съхранява оригиналната трудова книжка (потърсете образец на запис в системата Kadra).

Прочетете в "Кадрова система": Как да издадете и заверите копие от работната книжка според новия GOST

Когато е необходимо заверка на трудова книжка:

1. При попълване на заглавната страница.Изработване на нова трудова книжка, на първо място попълнете заглавието. Въведете информация за служителя въз основа на паспорт, диплома и други документи, предоставени по време на работа. Това трябва да стане в присъствието на собственика, който трябва да се запознае с всички вписвания, направени под подписа. След това заглавната страница се удостоверява с подписа на лицето, отговорно за поддържането на трудови книжки и печата на организацията.
2. При уволнение на служител.След като информацията за прекратяване на трудовия договор бъде въведена в раздел „Информация за работа“, отстъпете един ред надолу и в колона 3 посочете длъжността на лицето, извършило вписването, както и поставете подпис с препис и печата на организацията.
3. При смяна на фамилия, собствено име, бащина или дата на раждане на служител. Първо направете корекции на заглавната страница. Зачеркнете предишния запис и направете ново отстрани в същия ред, ако има място, или по-високо. След това от вътрешната страна на корицата опишете накратко направените промени, посочете детайлите на основния документ и заверете записа с печата на организацията и подпис с препис. Как изглежда образец на заверка на трудова книжка, след като служител е променил фамилното си име, вие разберете в статията.

Липсата на задължителни данни на заглавната страница, нечетливото попълване или подписът, който е труден за дешифриране, са грешки, които кадровият служител никога не трябва да допуска. При подписване на заглавието за всеки случай се уверете и вместо личен подпис напишете фамилията си с четлив почерк. Разберете какви други списания Kadrovoe Delo ще ви помогнат правилно да съставите трудова книжка за нов служител.

Защо ви е необходимо копие от трудовата книжка, заверено от работодателя

Оригиналът на трудовата книжка се съхранява от работодателя до уволнението на собственика й и се връчва само в един случай - за представяне във фонд "Пенсии". Във всяка друга ситуация на служителя се издава заверено копие от трудовата книжка.

Обикновено изпълнението на документи, свързани с персонала на организацията, се поверява на служителя по персонала, който трябва да знае как правилно да завери копие от работната книжка.

Копие от трудовата книжка може да е необходимо за:

• получаване на банков заем или ипотека;
• подаване в консулството или посолството при кандидатстване за виза;
• възстановяване на оригиналната трудова книжка, ако е изгубена или открадната.

Копие от документа, предназначено за връзка с официални органи, трябва да възпроизвежда цялата важна информация, съдържаща се в оригинала, както и неговите подробности и външни характеристики. Простото копиране на страниците с фотокопирна машина не е достатъчно, те също трябва да бъдат заверени - само копие, заверено в съответствие с всички правила, е правно обвързващо. Експертът на "Система Кадра" ще разкаже, как да заверите копие от трудова книжка, извлечение от заповед или отчет, удостоверение за работа и други документи по искане на служител.

Заявление на служител за издаване на заверено копие от трудовата книжка

Как да заверя копие от трудова книжка: образец

След като получи писмено заявление от служителя, работодателят е длъжен да подготви и издаде исканото копие в рамките на три дни (член 62 от Кодекса на труда на Руската федерация). Няма такса за регистрация, не се допуска отказ. Дори ако служителят вече е издал същото копие предния ден, заявлението трябва да бъде удовлетворено, независимо от причината за второто искане.

Освен това надзорните органи могат също да изискват копия на документи за един или повече служители. Например полицейско управление, прокуратура, съд или данъчна служба. Ако дадена организация получи официално писмено искане от държавен орган, който има право да поиска информация за служителите, работодателят е длъжен да отговори наполовина, дори когато става въпрос за лични данни.

Срокът, през който следва да се издават и предоставят копия от трудови книжки, обикновено се посочва в текста на искането. Но ако няма конкретни инструкции, проверете срока по телефона или се ръководете от изискванията на наредбите, регулиращи работата на конкретен отдел. Например, копия от документи по искане на полицията трябва да се предоставят в рамките на един месец от датата на получаване на искането (член 13 от Федералния закон № 3-FZ от 7 февруари 2011 г.).

Изключение: работа по споразумение за GPC

Изключение правят изпълнителите, работещи въз основа на гражданскоправен договор. Член 62 от Кодекса на труда на Руската федерация, както и други разпоредби на трудовото законодателство, не се прилагат за този вид взаимоотношения. Поради това клиентът не е длъжен да издава сертификати и копия за изпълнителя, с изключение на двустранни документи (самото споразумение за GPC, актове за приемане на извършена работа или извършени услуги) и сертификати под формата 2-NDFL, които организация издава като данъчен агент (член 230 Данъчния кодекс на Руската федерация).

Повече за нюансите на гражданскоправните отношения със служители и трикове, които ви позволяват да съставите споразумение за GPC без глоби и риск от преквалификация, .

Как да заверите копие от трудова книжка (образец е даден по-долу):

Стъпка 1. Направете копия.Копирайте всички разширения на документа, върху които има бележки, включително заглавната страница. Ако в работната книжка е зашита вложка с поне един запис, копирайте и нея.

Стъпка 2. Поставете сертификационни надписи.Четим на всяка копирана страница. Заверете всеки надпис с печата на организацията и подписа на служителя по персонала или друго длъжностно лице, отговорно за управлението на кадровата документация. Не забравяйте да посочите пълното име на неговата длъжност и датата на сертифициране във формат „дд.мм.гггг“.

Внимание!Ако работодателят не използва печата, издайте на служителя сертификат за потвърждение с позоваване на правилото, което дава на юридическото лице правото, но не и задължението, да има собствен печат - членове 2 и 6 от Закон № 82-FZ от 04.06.2015 г.).

Стъпка 3 Напишете къде се съхранява оригиналът.Ако трудовите книжки са включени в номенклатурата като един случай, посочете нейния номер, година на образуване и наименование на организацията-работодател.

Алтернативен начин

Когато копие съдържа голям брой страници, може да се използва алтернативен метод за сертифициране.

На предната страна на първата страница или на гърба на последната страница пишете четливо "Копие", а след това зашийте всички страници със здрав конец и ги номерирайте. Пренесете краищата на конеца на гърба на последния лист в блока, запечатайте и напишете до „ правилно. Общо зашити, номерирани и запечатани ___ листа» (посочете точния брой).

Записът се заверява с подпис на длъжностното лице, упълномощено да заверява копия, с актуална дата, препис и посочване на длъжността. Тук се поставя и печатът на организацията и то по такъв начин, че част от отпечатъка да захваща печата. Именно тази процедура беше предложена от Министерството на финансите на Русия в обяснително писмо № 03-02-Р3 / 39142 от 07.08.2014 г. Ако всичко е направено правилно, надзорните органи няма да имат оплаквания относно дизайна.

Как да оптимизираме работата

Ако редовно се налага да заверявате десетки и стотици копия, има естествено желание да оптимизирате работата си. Законът не забранява използването на готови удостоверителни печати, върху които вече са поставени всички необходими надписи и детайли.

Благодарение на такъв печат, заверката на копие от работната книжка не отнема много време: служителят по персонал трябва само да въведе текущата дата, името на компанията и подробностите за случая, в който се съхранява оригиналният документ, и след това подпишете и подпечатайте.

Експерт на списание "Кадрови бизнес":

Всеки служител по персонал трябва да заверява вписванията в трудовите книжки, както и от време на време да прави копия от документа за банки, посолства и други органи по искане на служител.

За да се счита за валидно фотокопие на трудовата книжка, спазвайте изискванията на новия GOST, който влезе в сила на 1 юли 2018 г., и не забравяйте да подпечатате, ако работодателят го използва.