รายงานการประชุมเป็นรายงานประเภทหนึ่งที่ประกอบด้วยบันทึกกระบวนการอภิปรายประเด็นและการตัดสินใจในการประชุม การประชุมทางธุรกิจ และการประชุม เอกสารนี้มีสถานที่สำคัญในระบบการไหลของเอกสารประเภทองค์กรและการบริหาร

โปรโตคอลคืออะไร

ระเบียบการคือเอกสารการรายงานที่บันทึกแนวทางการอภิปรายประเด็นและการตัดสินใจในงานอย่างเป็นทางการอย่างชัดเจน พจนานุกรมตีความคำนี้ให้สมบูรณ์ยิ่งขึ้นซึ่งกำหนดแนวคิดนี้ว่าเป็นเอกสารที่บันทึกทุกสิ่งที่เกิดขึ้นในเหตุการณ์หนึ่งๆ

ข้อมูลทั่วไป

โปรโตคอลสามารถเรียกได้ว่าเป็นเอกสารที่มีข้อมูลบางอย่าง รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับความคืบหน้าของการอภิปรายในประเด็นเฉพาะ นอกจากนี้รายงานการประชุมยังมีมติซึ่งทำให้สามารถจัดประเภทเป็นเอกสารทางการบริหารได้

ในระหว่างการประชุม สามารถทำได้เพียงเวอร์ชันร่างของโปรโตคอลเท่านั้น ภายใน 5 วัน จะต้องจัดทำระเบียบการให้แล้วเสร็จครบถ้วน

ตกแต่ง

โปรโตคอลคือเอกสารที่จัดทำขึ้นตามแบบร่าง หากมีการถอดเสียงระหว่างการประชุม ก็สามารถถอดรหัส จัดรูปแบบตามความจำเป็น และเพิ่มลงในโปรโตคอลที่เสร็จสิ้นแล้วได้

เลขานุการมีหน้าที่รับผิดชอบอย่างเต็มที่ต่อกระบวนการจัดเตรียมและบำรุงรักษาโปรโตคอลทั้งหมด รวมถึงความถูกต้องของข้อมูลที่ป้อนเข้าไป ระเบียบการบางประเภทต้องได้รับการอนุมัติเพิ่มเติมจากหัวหน้าบริษัท

แบบฟอร์มรายงานการประชุม

มีการใช้โปรโตคอล 3 รูปแบบ:

• ชวเลข;
• เต็ม;
• รวบรัด.

โปรโตคอลสั้นๆ จะบันทึกประเด็นต่างๆ ที่ถูกอภิปราย รวมถึงชื่อของผู้เข้าร่วมและการตัดสินใจที่เกิดขึ้นด้วย ขอแนะนำให้เก็บรายงานการประชุมของเหตุการณ์ประเภทนี้ไว้เมื่อมีการบันทึกการประชุมแบบชวเลข และส่งข้อความสุนทรพจน์และรายงานให้กับเลขานุการผู้บริหาร

โปรโตคอลฉบับเต็มจะบันทึกไม่เพียงแต่ประเด็นข้างต้นเท่านั้น แต่ยังมีบันทึกที่มีรายละเอียดเพิ่มเติมอีกด้วย ระเบียบการที่สมบูรณ์ควรช่วยให้คุณสามารถสะท้อนภาพรายละเอียดของเหตุการณ์ได้ครบถ้วน

เลขานุการผู้บริหารดำเนินการโปรโตคอลชวเลขโดยอิงจากรายงานการประชุมชวเลข

ฝ่ายบริหารของบริษัทเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะใช้รายงานการประชุมในรูปแบบใดในการประชุมแต่ละครั้ง เอกสารดังกล่าวทุกประเภทจะต้องเขียนบนหัวจดหมายขององค์กร (บริษัท) โดยระบุชื่อประเภทเอกสาร - โปรโตคอล หรือบนแบบฟอร์มโปรโตคอลสำเร็จรูปที่ออกแบบเป็นพิเศษ รายละเอียดบังคับของเอกสารประเภทนี้ ได้แก่ เลขทะเบียน วันที่ ตำแหน่ง ข้อความ และลายเซ็นของผู้รับผิดชอบ

ใครเป็นคนจดนาที.

โปรโตคอลคือเอกสารที่ถูกเก็บไว้ระหว่างกิจกรรม จะต้องรวบรวมโดยเลขานุการที่ผ่านการฝึกอบรมอย่างมืออาชีพ คุณภาพของการบันทึกการแสดงจะขึ้นอยู่กับระดับคุณสมบัติและทักษะทางวิชาชีพของเขา ดังนั้นการเลือกบุคคลจัดทำรายงานการประชุมจึงเป็นหน้าที่รับผิดชอบในการเตรียมการจัดงาน

วิธีเก็บโปรโตคอล: โปรโตคอลตัวอย่าง

ตัวอย่างของการรักษาโปรโตคอลสามารถดูได้จากรูปภาพด้านล่าง มีการนำเสนอโปรโตคอลตัวอย่างอยู่ที่นั่น หากการประชุมจะจัดขึ้นเป็นเวลาหลายวัน ควรระบุวันที่เริ่มต้นของการประชุม และหลังเครื่องหมายยัติภังค์เป็นวันที่สิ้นสุด ตัวอย่างเช่น 03/12/2559-03/14/59

ในคอลัมน์ "สถานที่นัดพบ" ระบุเมืองหรือเมืองที่เหตุการณ์เกิดขึ้น

ชื่อของระเบียบการเขียนในกรณีสัมพันธการกและมีการถอดรหัสประเภทของเหตุการณ์ (การประชุม การประชุม การประชุม) และชื่อของเนื้อหาในวิทยาลัย ชื่อประเภทการประชุมต้องสอดคล้องกับชื่อคณะวิทยาลัย เช่น “การประชุมคณะกรรมการ”

เนื้อหาข้อความของโปรโตคอลนั้นแบ่งออกเป็นสองส่วน:

1. ส่วนเกริ่นนำ ซึ่งระบุนามสกุลและชื่อย่อของประธานกรรมการ เลขานุการผู้บริหาร ผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด และหัวข้อของวาระการประชุม

2. ส่วนหลักซึ่งอธิบายกระบวนการประชุมนั่นเอง

รายงานการประชุมจะเริ่มต้นทันทีด้วยคำว่า “ประธาน” หลังจากระบุนามสกุลของประธานและชื่อย่อของยัติภังค์แล้ว คำว่า “เลขานุการ” ก็เกิดขึ้นในลักษณะเดียวกัน ในระหว่างการประชุมเร่งด่วนและรวดเร็ว จะไม่มีการจดบันทึกส่วนนี้

จากนั้นจึงรวบรวมรายชื่อทั้งหมดที่มีอยู่ หลังจากรายการนี้ ชื่อของผู้ได้รับเชิญจะถูกเขียนลง โดยระบุตำแหน่งที่พวกเขาครอบครอง ในการประชุมระยะยาวและการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมจำนวนมาก ควรระบุองค์ประกอบของพวกเขาในเชิงปริมาณโดยเฉพาะ และควรแนบรายการที่มีชื่อเข้ากับรายงานการประชุม ซึ่งควรจัดทำรายการที่สอดคล้องกันในรายงานการประชุมนั้นเอง เช่น “มีผู้เข้าร่วม 42 คน (มีรายชื่อแนบมาด้วย)”

ในงานที่กำหนดให้ต้องมีคนจำนวนหนึ่งในการตัดสินใจ ส่วน "เข้าร่วม" จะระบุจำนวนคนที่ควรจะไปที่นั่นและจำนวนผู้เข้าร่วมที่เข้าร่วม

แล้วก็มาถึงวาระการประชุม โปรโตคอลส่วนนี้แสดงรายการประเด็นที่พิจารณา แต่ละคนมีหมายเลขของตัวเองและเริ่มต้นด้วยคำบุพบท "O" ("เกี่ยวกับ")

ส่วนหลักของข้อความของระเบียบการจะรวบรวมเป็นส่วนที่สอดคล้องกับรายการในวาระการประชุม

สำหรับแต่ละรายการสามารถแยกแยะส่วนต่างๆได้ดังต่อไปนี้:

• เราฟัง.
• พวกเขาพูด.
• ตัดสินใจแล้ว (ตัดสินใจแล้ว)

แต่ละคำเหล่านี้เขียนขึ้นบรรทัดใหม่

รายละเอียดของวิทยากร (ชื่อเต็ม) และผู้บรรยายทั้งหมดจะเขียนขึ้นบรรทัดใหม่

ส่วนสุดท้ายของหัวข้อในแต่ละวาระจะเป็นบันทึกมติ (มติ) ที่ได้รับอนุมัติในประเด็นที่นำเสนอ การตัดสินใจที่มีหลายส่วนจะแบ่งออกเป็นย่อหน้าและย่อหน้าย่อย โดยมีหมายเลขเป็นเลขอารบิค ส่วนการตัดสินใจที่ต้องดำเนินการจะต้องเฉพาะเจาะจงและมีองค์ประกอบ ได้แก่ ใครต้องทำอะไร และภายในวันที่ใด

เมื่อเลือกเจ้าหน้าที่ ผลการลงคะแนนเสียงของผู้สมัครแต่ละคนจะถูกบันทึกไว้แยกกันในระเบียบการ

โปรโตคอลการบริหารประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับความผิดด้านการบริหาร

syl.ru

คำว่า โปรโตคอล อยู่ที่ปากของทุกคน พนักงานออฟฟิศมักจะได้ยินสิ่งนี้ในระหว่างการประชุม เจ้าหน้าที่ตำรวจใช้ในกิจกรรมทางวิชาชีพ และประมุขแห่งรัฐและนักการทูตถูกบังคับให้ปฏิบัติตามกฎที่กำหนด โปรโตคอลคืออะไร? เราจะพบสิ่งนี้ด้านล่าง

ความหมายของโปรโตคอลแนวคิด

เช่นเดียวกับคำอื่นๆ คำนี้มีความหมายหลายประการ ทุกอย่างขึ้นอยู่กับสาขาของกิจกรรมที่ใช้แนวคิดที่ต้องการ ดังนั้น เรามาดูสถานการณ์ที่พบบ่อยที่สุดเมื่อเป็นเรื่องปกติที่จะพูดถึงโปรโตคอล

หากเรากำลังพูดถึงสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ โปรโตคอลก็คือเอกสารที่อธิบายเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น (การประชุม การประชุม คณะกรรมการ ฯลฯ)

เราได้กล่าวไปแล้วข้างต้นเกี่ยวกับเจ้าหน้าที่ตำรวจซึ่งมักจะจัดทำเอกสารที่คล้ายกันด้วย ในกรณีนี้หมายถึงการสร้างข้อเท็จจริงเกี่ยวกับอาชญากรรมหรือความผิด

ในรูปแบบสากล ระเบียบการคือชุดกฎเกณฑ์ที่ต้องปฏิบัติตามในระหว่างการประชุมอย่างเป็นทางการระหว่างเจ้าหน้าที่ของรัฐและนักการทูต ตัวอย่างเช่นมีระเบียบปฏิบัติสำหรับการประชุมประมุขแห่งรัฐหรือการเยี่ยมเยียนประธานาธิบดี

อย่างไรก็ตาม ในบทความนี้ เราจะเน้นไปที่แนวคิดของโปรโตคอลทางธุรกิจโดยเฉพาะ

รายงานการประชุม

การประชุมทางธุรกิจเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการทั้งหมดในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ สามารถเกิดขึ้นอย่างเป็นทางการโดยคำนึงถึงเวลาที่กำหนดและเฉพาะในบริเวณสำนักงานเท่านั้น วันที่ทำธุรกิจแบบไม่เป็นทางการก็เป็นที่นิยมเช่นกัน ในกรณีที่สอง คุณสามารถทำได้โดยไม่ต้องมีการยืนยันโปรโตคอลของการสนทนา หากการประชุมเป็นทางการก็ต้องจัดทำเป็นลายลักษณ์อักษรตามหลักเกณฑ์ทั้งหมด

รายงานการประชุมจะถูกเก็บไว้โดยเลขานุการหรือบุคคลอื่นซึ่งมีอำนาจหน้าที่ดังกล่าว เพื่อให้บทสนทนาดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง พยายามหารายการประเด็นปัญหาคร่าวๆ ที่จะหารือในที่ประชุม นอกจากนี้การมีเครื่องบันทึกเสียงก็มีประโยชน์เช่นกันเพื่อไม่ให้พลาดรายละเอียดต่างๆ เนื่องจากโปรโตคอลนี้เป็นคำอธิบายที่ละเอียดมากเกี่ยวกับกิจกรรมทางธุรกิจ

ควรบันทึกชื่อผู้ที่มาร่วมงานและผู้ที่ไม่มาด้วย คุณสามารถจดบันทึกตำแหน่งของทุกคนที่มาประชุมเพื่อระบุตำแหน่งผู้แต่งคำบางคำได้อย่างถูกต้อง

ในตอนต้นของการประชุมแต่ละครั้งจะมีการกำหนดลำดับการพิจารณาประเด็นต่างๆ อย่าลืมจดบันทึกไว้เป็นคำคำต่อคำ

หากมีการลงคะแนนเสียงในที่ประชุม ให้ระบุผลการลงคะแนน (จำนวนผู้ลงคะแนน “เห็นด้วย” และจำนวนผู้ลงคะแนน “ไม่เห็นด้วย”) หากมีผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนน้อย คุณจะมีโอกาสจดชื่อผู้ที่ลงคะแนนเสียงทั้งหมดด้วย

อย่าผัดผ่อนการร่างระเบียบการนานเกินไป เพราะในระหว่างนี้คุณอาจลืมรายละเอียดการประชุมได้

พิธีสารการเจรจาต่อรอง

การเจรจาแตกต่างจากการประชุมทางธุรกิจทั่วไปตรงที่มักจะหารือประเด็นหนึ่งหรือสองสามประเด็นที่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อทั้งสองฝ่าย ในกรณีนี้ โปรโตคอลเป็นโอกาสในการบันทึกความแตกต่างทั้งหมดของการสนทนาและข้อกำหนดของทั้งสองฝ่าย ปัญหาที่อยู่ระหว่างการพิจารณาไม่ได้ได้รับการแก้ไขทันทีหลังจากการเจรจาครั้งแรกเสมอไป ดังนั้น กรรมการหรือพนักงานคนอื่นๆ จึงต้องใช้เวลาและข้อมูลที่ครบถ้วนเกี่ยวกับการประชุม

รายงานการเจรจาจัดทำขึ้นตามหลักการเดียวกันกับเอกสารทางธุรกิจ

โดยจะต้องระบุวันที่ของเหตุการณ์ที่อธิบาย หมายเลขเอกสาร และชื่อเต็ม ถัดมาคือบทนำ ซึ่งจำเป็นต้องระบุรายชื่อผู้นำเสนอและประเด็นหลักที่จะอภิปราย

ในส่วนหลัก ข้อมูลมักจะแบ่งออกเป็นสามส่วน: “ฟัง” “คำพูด” และ “แก้ไขแล้ว” เวอร์ชันเต็มของโปรโตคอลจะอ้างอิงคำพูดของผู้พูดทุกคำทุกคำ นอกจากนี้ ในบางกรณี สารสกัดจากโปรโตคอลก็ถูกเตรียมขึ้นโดยทำซ้ำบางส่วน

fb.ru

มาตรการ- เอกสารที่บันทึกความคืบหน้าการอภิปรายประเด็นและการตัดสินใจในการประชุม การประชุม สัมมนา

รายงานการประชุมบันทึกกิจกรรมของหน่วยงานถาวรของวิทยาลัย เช่น คณะกรรมการและกระทรวง หน่วยงานเทศบาล ตลอดจนสภาวิทยาศาสตร์ เทคนิค และระเบียบวิธี นอกจากนี้ยังสามารถบันทึกการประชุมที่จัดขึ้นโดยหัวหน้าแผนกโครงสร้าง รองผู้อำนวยการทั่วไป และผู้อำนวยการได้ด้วย

เป็นเรื่องปกติที่จะต้องจัดทำรายงานการประชุมเพื่อบันทึกกิจกรรมของหน่วยงานวิทยาลัยชั่วคราว (การประชุม การประชุม การสัมมนา ฯลฯ)

เลขานุการเป็นผู้ร่างรายงานการประชุมตามบันทึกที่เขาเก็บไว้ในที่ประชุม สิ่งเหล่านี้อาจเป็นบันทึกย่อ การถอดเสียง หรือการบันทึกเสียง เพื่อจัดทำรายงานการประชุม เลขานุการจะรวบรวมบทคัดย่อรายงาน การกล่าวสุนทรพจน์ และร่างการตัดสินใจก่อนการประชุม

มาตรการ จัดทำขึ้นตามแบบทั่วไป.

ชื่อเรื่อง วันที่ และหมายเลขระเบียบการ

ส่วนหัวของโปรโตคอลจะเป็น ชื่อของคณะวิทยาลัยหรือประเภทการประชุม. ตัวอย่างเช่น รายงานการประชุม (อะไร?) ของสภาการสอน; การประชุมหัวหน้าหน่วยโครงสร้าง ฯลฯ

วันที่รายงานการประชุมคือวันที่ประชุม (ตามกฎแล้วจะมีการร่างรายงานการประชุมหลังการประชุม) หากการประชุมกินเวลาหลายวัน วันที่ของรายงานการประชุมจะรวมวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดด้วย

ตัวอย่างเช่น: 21 - 24.07.2009 .

หมายเลข (ดัชนี) ของโปรโตคอลคือหมายเลขลำดับของการประชุมภายในปีปฏิทินหรือระยะเวลาการดำรงตำแหน่งของวิทยาลัย

ข้อความโปรโตคอลรวมถึงส่วนต่าง ๆ ดังต่อไปนี้:

• เบื้องต้น;
• หลัก

ส่วนเบื้องต้น

ในส่วนเกริ่นนำของระเบียบการ หลังจากชื่อเรื่องจะมีการระบุนามสกุลและชื่อย่อของประธานและเลขานุการการประชุม จากบรรทัดใหม่หลังคำว่า " ปัจจุบัน» ระบุชื่อสกุลและชื่อย่อของเจ้าหน้าที่ที่เข้าร่วมประชุมตามลำดับตัวอักษร

หากมีบุคคลจากองค์กรอื่นเข้าร่วมประชุมแล้วหลังจากคำว่า “นำเสนอ” แล้ว คำว่า “ ก็ขึ้นบรรทัดใหม่ เชิญ“และมีการระบุรายชื่อผู้ได้รับเชิญ ในกรณีนี้ ให้ระบุตำแหน่งและชื่อขององค์กรไว้หน้าชื่อแต่ละชื่อ”

ในส่วนเกริ่นนำของระเบียบการ มีการระบุวาระการประชุม.

ประกอบด้วยรายการประเด็นที่มีการหารือในที่ประชุม และกำหนดลำดับการอภิปรายและชื่อของวิทยากร (ผู้รายงาน) แต่ละรายการในวาระการประชุมจะมีหมายเลขเป็นเลขอารบิคและใช้คำบุพบท "O" หรือ "เกี่ยวกับ" ตัวอย่างเช่น: “เมื่อได้รับอนุมัติโปรแกรมการศึกษา”; “ในการสรุปผลการดำเนินงานของปีการศึกษา”

ในแต่ละรายการ ผู้รายงาน (เจ้าหน้าที่ผู้จัดเตรียมประเด็น) จะถูกระบุ

ส่วนสำคัญ

ตามลำดับของประเด็นในวาระการประชุมจะมีการร่างข้อความของส่วนหลักของโปรโตคอล - ควรมีส่วนให้มากเท่ากับจำนวนรายการที่รวมอยู่ในวาระการประชุม

ดังนั้นส่วนหัวของโปรโตคอลจึงถูกจัดรูปแบบในลักษณะเดียวกันเสมอ แต่ข้อความของโปรโตคอลสามารถนำเสนอในรูปแบบที่แตกต่างกัน: สั้นหรือสมบูรณ์

โปรโตคอลโดยย่อ- บันทึกประเด็นที่หารือในที่ประชุม ชื่อวิทยากร และการตัดสินใจ นาทีดังกล่าวมักถูกเก็บไว้ในกรณีที่การประชุมเป็นการปฏิบัติงาน (ดูรูปที่ 3.3)

โปรโตคอลเต็มรูปแบบ- มีข้อมูลไม่เพียงแต่เกี่ยวกับประเด็นที่กล่าวถึง การตัดสินใจ และชื่อของวิทยากรเท่านั้น แต่ยังมีบันทึกที่มีรายละเอียดค่อนข้างมากซึ่งถ่ายทอดเนื้อหาของรายงานและสุนทรพจน์ของผู้เข้าร่วมประชุม ความคิดเห็นทั้งหมดที่แสดงออกมา คำถามและข้อสังเกตที่เปล่งออกมา ความคิดเห็น ตำแหน่ง นาทีเต็มทำให้คุณสามารถบันทึกภาพการประชุมโดยละเอียดได้ (ดูรูปที่ 3.4)

ข้าว. 3.3. ตัวอย่างโปรโตคอลแบบสั้น

ข้าว. 3.4. ตัวอย่างของโปรโตคอลที่สมบูรณ์

เมื่อใช้โปรโตคอลรูปแบบใดก็ตาม ข้อความของโปรโตคอลจะถูกแบ่งออกเป็นส่วนๆ ตามที่มีรายการในวาระการประชุม

แต่ละส่วนประกอบด้วยสามส่วน: “LISTENED”, “SPEAKED”, “DECIDED” (“DECIDED”) ซึ่งพิมพ์จากขอบซ้ายด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ การออกแบบนี้ทำให้สามารถเน้นคำพูดของวิทยากรหลักผู้เข้าร่วมในการอภิปรายในประเด็นและส่วนปฏิบัติการในการกำหนดการตัดสินใจในข้อความ

ในส่วน" ฟังแล้ว“เนื้อความของสุนทรพจน์ระบุไว้ ที่จุดเริ่มต้นของข้อความ ให้ระบุนามสกุลของผู้พูดจากบรรทัดใหม่ในกรณีประโยค การบันทึกคำพูดจะถูกแยกออกจากนามสกุลด้วยเครื่องหมายขีดกลาง คำพูดจะแสดงเป็นเอกพจน์บุคคลที่สาม อนุญาตให้ระบุหลังนามสกุล (“แนบการบันทึกคำพูด”, “แนบข้อความของรายงาน”) แทนการบันทึกคำพูด

ในกรณีหลัง รายงานจะกลายเป็นภาคผนวกของระเบียบการ

ในส่วน" ดำเนินการ» จากบรรทัดใหม่ในกรณีนามระบุนามสกุลของผู้พูดและหลังเครื่องหมายขีดกลางข้อความของคำพูดหรือคำถาม (หากถูกถามผู้พูดในระหว่างการพูด)

ในส่วน" ตัดสินใจแล้ว” (“ตัดสินใจแล้ว”) สะท้อนถึงการตัดสินใจในประเด็นที่กำลังหารือ ข้อความของชิ้นส่วนผ่าตัดจะถูกพิมพ์แบบเต็มในรูปแบบใดๆ ของระเบียบการ

ข้อความของโปรโตคอลทั้งหมดถูกพิมพ์โดยมีระยะห่างบรรทัด 1.5

เลขานุการที่ประชุมเป็นผู้ร่างรายงานการประชุม รายงานการประชุมลงนามโดยเลขานุการและส่งให้ประธานลงนามภายใน 3 (สาม) วันทำการหลังการประชุม

ลายเซ็นจะถูกแยกออกจากข้อความโดยเว้นระยะห่าง 3 บรรทัด ชื่อตำแหน่งพิมพ์จากขอบระยะขอบด้านซ้าย ตัวอักษรสุดท้ายของนามสกุลจำกัดไว้ที่ระยะขอบด้านขวา

ในวันที่ประธานลงนามโปรโตคอลจะต้องลงทะเบียน

สารสกัดจากโปรโตคอล

สารสกัดจากรายงานการประชุมเป็นสำเนาถูกต้องของเนื้อหาบางส่วนในรายงานการประชุมต้นฉบับที่เกี่ยวข้องกับวาระการประชุมที่กำลังจัดเตรียมสารสกัด สารสกัดจะทำซ้ำรายละเอียดทั้งหมดของแบบฟอร์ม ส่วนเกริ่นนำของข้อความ วาระการประชุมที่กำลังเตรียมสารสกัด และข้อความที่สะท้อนถึงการอภิปรายในประเด็นและการตัดสินใจ สารสกัดจากโปรโตคอลนั้นลงนามโดยเลขานุการเท่านั้นที่รับรองด้วย จารึกการรับรองเขียนด้วยมือและประกอบด้วยคำว่า "จริง" ซึ่งบ่งบอกถึงตำแหน่งของบุคคลที่รับรองสำเนา (แยก) ลายเซ็นส่วนตัว นามสกุล ชื่อย่อและวันที่ (ดูรูปที่ 3.5)

ข้าว. 3.5. ตัวอย่างสารสกัดจากโปรโตคอล

สารสกัดจากโปรโตคอลบางครั้งแทนที่เอกสารการบริหารดังกล่าวเป็นการตัดสินใจ ในกรณีนี้ สารสกัดทำหน้าที่เป็นเครื่องมือในการสื่อสารการตัดสินใจที่เกิดขึ้นกับผู้ดำเนินการ ในกรณีนี้ เลขานุการ เช่น คณะกรรมการบริหารของบริษัทร่วมหุ้นภายใน 2 (สอง) วันหลังจากลงนามในรายงานการประชุม จะแจกจ่ายสารสกัดจากรายงานการประชุมในแต่ละประเด็นให้กับผู้บริหารที่รับผิดชอบ ข้อความดังกล่าวลงนามโดยเลขานุการ

สารสกัดจากโปรโตคอลที่ส่งไปยังองค์กรอื่นจะต้องได้รับการรับรองพร้อมตราประทับ

เลขานุการต้นฉบับจะรวบรวมสำเนารายงานการประชุมเป็นไฟล์ตามประเภทการประชุม เช่น “รายงานการประชุมสามัญ” “รายงานการประชุมคณะกรรมการ” “รายงานการประชุมกรรมการ” เป็นต้น ภายในเคส โปรโตคอลจะถูกจัดระบบตามตัวเลขและลำดับเหตุการณ์ กรณีจะเกิดขึ้นในระหว่างปีปฏิทิน

โปรโตคอลนี้ครอบครองสถานที่พิเศษในระบบเอกสารองค์กรและการบริหาร ในอีกด้านหนึ่งสามารถจัดเป็นเอกสารข้อมูลได้ (เนื่องจากมีข้อมูลเกี่ยวกับความคืบหน้าของการอภิปรายในประเด็นการจัดการบางอย่าง) และในทางกลับกันโปรโตคอลมีส่วนปฏิบัติการและถือได้ว่าเป็นฝ่ายบริหาร เอกสาร

รายงานการประชุมเป็นเอกสารบันทึกความคืบหน้าของการอภิปรายประเด็นต่างๆ และการตัดสินใจในการประชุม การประชุม การประชุมใหญ่ ระเบียบการนี้บันทึกกิจกรรมของหน่วยงานถาวรของวิทยาลัย เช่น คณะกรรมการและกระทรวงต่างๆ หน่วยงานเทศบาล ตลอดจนสภาวิทยาศาสตร์ เทคนิค และระเบียบวิธี

การประชุมผู้ถือหุ้นและการประชุมคณะกรรมการจะต้องมีรายงานการประชุมบังคับ

โปรโตคอลจะถูกส่งไปยังหน่วยงานของรัฐเพื่อการลงทะเบียน (เช่น เมื่อลงทะเบียนธนาคารพาณิชย์ หอการค้าและอุตสาหกรรม ฯลฯ) รายงานการประชุมยังจัดทำขึ้นเพื่อบันทึกกิจกรรมของหน่วยงานวิทยาลัยชั่วคราว (การประชุม การประชุม การประชุม การสัมมนา ฯลฯ)

รายงานการประชุมจะถูกจัดทำขึ้นตามบันทึกที่เลขานุการเก็บไว้ที่การประชุมด้วยตนเองหรือใช้เครื่องบันทึกเสียง

รูปแบบของโปรโตคอลจะถูกเลือกขึ้นอยู่กับประเภทของการประชุมและสถานะของเนื้อหาวิทยาลัย: สั้น เต็ม หรือ ชวเลข

ระเบียบการโดยย่อ - บันทึกประเด็นที่หารือในที่ประชุม ชื่อของวิทยากร และการตัดสินใจ (ดูภาคผนวก 1) ขอแนะนำให้เก็บรายงานการประชุมไว้เฉพาะในกรณีที่การประชุมเป็นการจดชวเลขรายงานและข้อความสุนทรพจน์จะถูกนำเสนอต่อเลขานุการหรือเมื่อการประชุมเป็นไปในการปฏิบัติงาน

ระเบียบการฉบับสมบูรณ์ไม่เพียงบันทึกประเด็นที่อภิปราย การตัดสินใจ และชื่อวิทยากรเท่านั้น แต่ยังบันทึกรายละเอียดที่ค่อนข้างละเอียดซึ่งถ่ายทอดเนื้อหาของรายงานและสุนทรพจน์ของผู้เข้าร่วมประชุม ความคิดเห็นทั้งหมดที่แสดงออกมา คำถามและข้อสังเกตที่เปล่งออกมา ข้อคิดเห็น ตำแหน่ง รายงานการประชุมเต็มทำให้คุณสามารถบันทึกภาพการประชุมโดยละเอียดได้ (ดูภาคผนวก 2)

โปรโตคอลชวเลขถูกรวบรวมบนพื้นฐานของรายงานการประชุมชวเลข (ใบรับรองผลการเรียน) และถ่ายทอดกระบวนการของการอภิปรายแต่ละประเด็นและการพัฒนาการตัดสินใจอย่างแท้จริง งานในสำนักงาน (องค์กรและเทคโนโลยีเพื่อการสนับสนุนเอกสารของการจัดการ): หนังสือเรียน สำหรับมหาวิทยาลัย / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. และอื่น ๆ.; เอ็ด ศาสตราจารย์ โทรทัศน์. คุซเนตโซวา - อ.: UNITY-DANA, 2003. - หน้า 166..

รายงานการประชุมฉบับเต็มและชวเลขจะถูกรวบรวมโดยใช้การบันทึกชวเลขหรือเทปที่เขียนด้วยลายมือซึ่งจะถูกเก็บไว้ในระหว่างการประชุม

โปรโตคอลทุกประเภทจัดทำขึ้นในรูปแบบทั่วไปซึ่งรวมถึงรายละเอียดดังต่อไปนี้: ชื่อของสถาบัน (องค์กร, องค์กร), ประเภทของเอกสาร (โปรโตคอล), สถานที่สำหรับใส่วันที่, ดัชนีของเอกสาร, สถานที่ที่โปรโตคอล ถูกวาดขึ้นเพื่อวางหัวเรื่องของข้อความ วันที่รายงานการประชุมคือวันที่ประชุม (ตามกฎแล้วจะมีการร่างรายงานการประชุมหลังการประชุม) หากกินเวลาหลายวัน วันที่ของโปรโตคอลจะรวมวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดด้วย

ตัวอย่างเช่น: 21 - 24.01.2000

หมายเลข (ดัชนี) ของโปรโตคอลคือหมายเลขลำดับของการประชุม การนับโปรโตคอลจะดำเนินการภายในปีปฏิทินหรือตามระยะเวลาการดำรงตำแหน่งของหน่วยงานวิทยาลัย

ตามกฎแล้วชื่อเรื่องของข้อความในรายงานการประชุมจะสะท้อนถึงประเภทของการประชุมหรือกิจกรรมวิทยาลัยและสอดคล้องกับชื่อของประเภทของเอกสาร ตัวอย่างเช่น รายงานการประชุม - การประชุมคณะกรรมการ - การประชุมของแรงงาน - การประชุมหัวหน้าหน่วยโครงสร้าง

ข้อความของระเบียบการประกอบด้วยส่วนเบื้องต้นและส่วนหลัก

ในส่วนเกริ่นนำของระเบียบการ หลังจากชื่อเรื่อง จะมีการมอบนามสกุลและชื่อย่อของประธานและเลขานุการของการประชุม (ในรูปแบบย่อของระเบียบการ ข้อมูลนี้จะถูกละไว้) จากบรรทัดใหม่หลังคำว่า "ปัจจุบัน" จะมีการแสดงรายการนามสกุล ชื่อย่อของสมาชิกถาวรของคณะวิทยาลัย (ตามลำดับตัวอักษร) นามสกุล ชื่อย่อ และตำแหน่งของผู้ที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมประชุม เมื่อจัดทำรายงานการประชุมแบบขยาย ชื่อของผู้เข้าร่วมจะไม่อยู่ในรายการ แต่จำนวนทั้งหมดจะถูกระบุด้วยตัวเลข การนับผู้เข้าร่วมจะดำเนินการตามรายชื่อลงทะเบียนซึ่งโอนไปยังเลขานุการที่ประชุมและกลายเป็นหนึ่งในภาคผนวกของรายงานการประชุม

ส่วนเกริ่นนำของรายงานการประชุมจะรวมถึงวาระการประชุมด้วย โดยแสดงรายการประเด็นต่างๆ ที่อภิปรายในการประชุมพร้อมชื่อของวิทยากร (ผู้รายงาน) และลำดับการอภิปรายของพวกเขา ตามกฎแล้ววาระการประชุมจะถูกร่างไว้ล่วงหน้าและควรรวมจำนวนประเด็นที่เหมาะสมที่สุดที่สามารถพิจารณาและอภิปรายในการประชุม Larkov N.S. เอกสารประกอบ: การศึกษา. หมู่บ้าน - ตอมสค์: ตอมสค์ สถานะ มธ., 2548. - ป.106..

ข้อความของส่วนหลักของโปรโตคอลถูกจัดทำขึ้นตามลำดับของประเด็นที่กำหนดโดยวาระการประชุม

เนื้อหาหลักของระเบียบการประกอบด้วยหลายส่วนเท่าที่มีรายการที่รวมอยู่ในวาระการประชุม ตามนั้นส่วนต่างๆ จะถูกกำหนดหมายเลข แต่ละส่วนประกอบด้วยสามส่วน: "ฟัง", "พูด", "ตัดสินใจ" ซึ่งพิมพ์จากย่อหน้าเพื่อเน้นในข้อความของโปรโตคอลคำพูดของวิทยากรหลักผู้เข้าร่วมในการอภิปรายในประเด็น และส่วนปฏิบัติการกำหนดการตัดสินใจของที่ประชุม

เพื่อจุดประสงค์เดียวกัน ในข้อความของโปรโตคอล แต่ละนามสกุลและชื่อย่อของผู้พูดจะถูกพิมพ์ในบรรทัดใหม่ในกรณีนาม การนำเสนอการบันทึกคำพูดจะแยกออกจากนามสกุลด้วยยัติภังค์และนำเสนอในรูปเอกพจน์บุคคลที่สาม

เลขานุการที่ประชุมเป็นผู้ร่างรายงานการประชุม ลงนามโดยประธานและเลขานุการ

สารสกัดจากรายงานการประชุมเป็นสำเนาถูกต้องของเนื้อหาบางส่วนในรายงานการประชุมต้นฉบับที่เกี่ยวข้องกับวาระการประชุมที่กำลังจัดเตรียมสารสกัด ในเวลาเดียวกัน รายละเอียดทั้งหมดของแบบฟอร์ม ส่วนเกริ่นนำของข้อความ วาระการประชุมที่กำลังเตรียมการคัดแยก และข้อความที่สะท้อนถึงการอภิปรายในประเด็นและการตัดสินใจที่เกิดขึ้น สารสกัดจากโปรโตคอลนั้นลงนามโดยเลขานุการเท่านั้นซึ่งเป็นผู้จัดทำใบรับรองด้วย ประกอบด้วยคำว่า “ถูกต้อง” ซึ่งแสดงถึงตำแหน่งผู้รับรองสำเนา (คัดแยก) ลายมือชื่อบุคคล นามสกุล ชื่อย่อ และวันที่ หากนำสารสกัดไปยื่นต่อองค์กรอื่นจะต้องมีตราประทับรับรอง

ดังนั้นการปฏิรูปการบริหารครั้งใหญ่ที่สุดของ Peter I จึงเกี่ยวข้องกับการแทนที่คำสั่งจำนวนมากและยุ่งยากโดยเพื่อนร่วมงาน การสร้างคณะกรรมการไม่ได้เกี่ยวข้องกับการพัฒนากฎใหม่สำหรับการจัดงานสำนักงานในสถาบันกลางของประเทศในตอนแรก การเผยแพร่กฎทั่วไปเมื่อวันที่ 28 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2263 ได้กำหนดโครงสร้าง พนักงาน สิทธิและความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่ ขั้นตอนการทำงานของคณะกรรมการและสถาบันกลางใหม่อื่น ๆ ตามกฎหมาย อย่างไรก็ตาม กฎเกณฑ์ทั่วไปในขณะที่กำหนดโครงสร้างและหลักการทั่วไป การดำเนินงานของคณะกรรมการไม่ได้สร้างงานสำนักงานประเภทใหม่ ( พันธุ์) เอกสารทางกฎหมาย แต่มีเพียงคำแนะนำทั่วไปสำหรับการเตรียมการเท่านั้น แต่เป็นการปรับปรุงแบบฟอร์มเอกสารให้ทันสมัยโดยทั่วไป เอเอ Lukashevich วิเคราะห์ข้อความของกฎทั่วไปและฉบับดั้งเดิมพบว่าในที่สุดผู้ร่างไม่เคยกำหนดระบบการตั้งชื่อของเอกสารที่เล็ดลอดออกมาจากกระดานและ จำกัด ตัวเองไว้ตามความปรารถนาทั่วไปของ Lukashevich A.A. เท่านั้น ประเภทของเอกสารในรัฐรัสเซียในช่วงไตรมาสแรกของศตวรรษที่ 18 (ตามข้อบังคับทั่วไป) // หอจดหมายเหตุของสหภาพโซเวียต 2534 ฉบับที่ 4.ป.64..

การเปลี่ยนไปใช้ "การจัดการกิจการ" ในสถาบันกลางแห่งใหม่ "ในรูปแบบใหม่" ไม่สามารถเกิดขึ้นได้ในชั่วข้ามคืน แม้ว่ารัฐบาลจะขู่ว่าจะมีการลงโทษอย่างรุนแรงก็ตาม ตลอดหลายทศวรรษของการทำงาน คำสั่งที่ถูกยกเลิกได้สั่งสมประสบการณ์มากมายในการจัดทำเอกสารราชการประเภทต่างๆ ดังนั้นการนำเอกสารประเภทใหม่มาใช้ตามกฎหมายไม่ได้นำไปสู่การแทนที่เอกสารเก่าอย่างรวดเร็วและครั้งสุดท้าย และในกฎระเบียบทั่วไปนั้นไม่มีการกำหนดชื่อใดชื่อหนึ่งให้กับเอกสารอย่างเข้มงวด ด้วยเหตุนี้จึงมีการใช้คำศัพท์หลายรูปแบบในสำนักงาน ซึ่งมองเห็นได้ในทุกขั้นตอนของการพัฒนา แม้แต่ในข้อความที่เผยแพร่ของข้อบังคับก็อนุญาตให้ใช้คำศัพท์ได้สองแบบ: "วารสาร" - "บันทึกประจำวัน", "กฤษฎีกา" - "จดหมาย", "แนวคิด" - "เรียงความสีดำ", "งานพระราชกฤษฎีกาทุกประเภท และรายงาน”, “สิทธิบัตร” - “การร้องเรียน” ใบรับรองยศ", "อนุสรณ์สถาน" - "การบอกเลิก" ฯลฯ ดังนั้น. กฎระเบียบทั่วไปออกกฎหมายการทำงานของคำที่มีความหมายเหมือนกันซึ่งแน่นอนว่าไม่ได้มีส่วนช่วยในการปรับปรุงงานในสำนักงานไม่เพียง แต่ในกระดานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงในสถาบันอื่น ๆ ของประเทศด้วย ข้อความของข้อบังคับมีคำภาษาต่างประเทศมากเกินไปจนจำเป็นต้องใช้พจนานุกรม ("การตีความสุนทรพจน์ภาษาต่างประเทศ") ที่รวบรวมไว้เป็นภาคผนวก

กรุณาตอบคำถาม 2 ข้อเกี่ยวกับการจัดทำรายงานการประชุม/การประชุม:

หากวาระการประชุมมีประเด็นข้อมูล เช่น “ความคืบหน้าของการก่อสร้าง...” ดังนั้น:

• จำเป็นต้องตัดสินใจเช่น: “คำนึงถึง” หรือคำถามสามารถทิ้งไว้โดยไม่มีส่วนผ่าตัดได้หรือไม่?
• ประเด็นดังกล่าวควรบรรจุเป็นวาระการประชุมเลยหรือไม่?

จำเป็นเสมอหรือไม่ในโปรโตคอลที่จะต้องระบุเนื้อหาของสุนทรพจน์สั้น ๆ ในระหว่างการอภิปรายประเด็นที่ต้องตัดสินใจหรืออาจระบุเพียงว่า: "มีการอภิปราย ... " จากนั้น - "แก้ไขแล้ว (ตัดสินใจแล้ว)" ?

K.M. Bryzgalova ผู้เชี่ยวชาญนิตยสารตอบคำถาม

ตอบคำถามแรกผู้อ่านมีอยู่ในคำจำกัดความของโปรโตคอลในฐานะประเภทของเอกสาร: โปรโตคอลเป็นเอกสารที่บันทึกความคืบหน้าของการอภิปรายประเด็นและการตัดสินใจในการประชุมการประชุมการประชุมและเซสชันของหน่วยงานวิทยาลัยเช่น กระบวนการตัดสินใจของฝ่ายบริหารและการตัดสินใจด้วยตนเอง

ดังนั้นโปรโตคอลจึงมีบันทึกความคืบหน้าของการอภิปรายประเด็นต่างๆ และการยอมรับการตัดสินใจในประเด็นเหล่านั้น หากมีการรายงานข้อมูลในลักษณะปกติ ซึ่งไม่ได้เป็นเรื่องที่ต้องอภิปรายและไม่มีการตัดสินใจใดๆ ก็ไม่มีประโยชน์ที่จะรวมเป็นรายการแยกต่างหากในวาระการประชุม จากนั้น การตัดสินใจเช่น "จดบันทึก" ก็ไม่จำเป็นต้องเขียนลงในระเบียบการ

หากควรเข้าใจคำถามของผู้อ่านว่าเป็นคำถามว่าโดยหลักการแล้วอนุญาตให้เขียนคำว่า "จดบันทึก" เป็นการตัดสินใจได้หรือไม่ คำตอบนั้นจะเป็นการยืนยัน ใช่ มันเป็นที่ยอมรับ แท้จริงแล้วแม้จะอยู่ในรูปแบบตัวอย่างสำหรับโปรโตคอลสั้น ๆ ซึ่งให้ไว้ในภาคผนวกหมายเลข 10 ของคำแนะนำมาตรฐานสำหรับงานในสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางก็มีถ้อยคำของการตัดสินใจดังกล่าวอยู่ (ดูตัวอย่างที่ 2)

แต่ในทางปฏิบัติการบริหารจัดการจริง “ข้อมูลเปล่า” นั้นหาได้ยากมาก และความคืบหน้าในการก่อสร้างต้องมีการติดตามอย่างต่อเนื่อง อย่างน้อยที่สุดตามผลการรายงานดังกล่าวอาจกำหนดวันถัดไปเพื่อแจ้งความคืบหน้าในการก่อสร้างได้ เช่น ในเดือนในการประชุมครั้งถัดไป หรือเป็นรายงานเป็นลายลักษณ์อักษรที่จัดให้มีไว้ ให้กับเจ้าหน้าที่เฉพาะทาง

ดังนั้นคำถาม “เกี่ยวกับความคืบหน้าของการก่อสร้าง...” จึงไม่เพียงแต่ให้ข้อมูลเท่านั้น ขึ้นอยู่กับความคืบหน้าของการก่อสร้าง ผู้เข้าร่วมประชุม/การประชุมอาจ:

• หรืออนุมัติ (หากทุกอย่างเป็นไปตามแผนที่วางไว้ล่วงหน้า)
• หรือตัดสินใจจำเป็นต้องมีมาตรการฉุกเฉินเพื่อแก้ไขสถานการณ์, เลื่อนกำหนดเวลา, เปลี่ยนแปลงแผนงาน ฯลฯ
• พร้อมทั้งกำหนดวันและรูปแบบของ “ด่าน” ถัดไปด้วย

ปรากฎว่าจากผลรายงานความคืบหน้าของการก่อสร้างยังคงมีการตัดสินใจของวิทยาลัยอยู่ จากนั้น ถ้อยคำของมันจะต้องได้รับการบันทึกไว้ในโปรโตคอลในส่วน “แก้ไขแล้ว (ตัดสินใจ)”

ตอบคำถามที่สองผู้อ่านจะได้รับความช่วยเหลือจากกฎในการจัดทำระเบียบการซึ่งมีอยู่ในคำแนะนำมาตรฐานสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง (อนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมแห่งรัสเซียลงวันที่ 8 พฤศจิกายน 2548 ฉบับที่ 536)

ข้อความของโปรโตคอลประกอบด้วยสองส่วน:

• เกริ่นนำและ
• ขั้นพื้นฐาน.

ตัวอย่างโปรโตคอลที่สมบูรณ์ ในตัวอย่างที่ 1

ส่วนเกริ่นนำหมายถึงประธาน เลขานุการ และผู้เข้าร่วมประชุม (รับเชิญ) ส่วนเกริ่นนำของระเบียบการจะลงท้ายด้วยวาระการประชุม ซึ่งเป็นรายการประเด็นปัญหาที่กำลังพิจารณา โดยเรียงตามลำดับความสำคัญ โดยระบุผู้รายงานในแต่ละวาระ คำถามแต่ละข้อจะมีหมายเลขเป็นเลขอารบิค และชื่อจะขึ้นต้นด้วยคำบุพบท “O” (“เกี่ยวกับ”) ซึ่งพิมพ์จากขอบขอบด้านซ้าย

ส่วนหลักของรายงานการประชุมแบ่งออกเป็นส่วนตามวาระการประชุม ข้อความของแต่ละส่วนมีโครงสร้างตามรูปแบบ: “ฟัง - พูด - ตัดสินใจ (ตัดสินใจ)”

ในส่วน "การพูด" จะมีการระบุชื่อและชื่อย่อของทุกคนที่พูดในประเด็นนี้และสรุปสุนทรพจน์โดยย่อของพวกเขา เนื้อหาของคำพูดสามารถแยกกันอย่างเป็นทางการได้ จากนั้นเชิงอรรถ "แนบข้อความคำพูด" จะรวมอยู่ในโปรโตคอล (ดูส่วนที่ 2 ของโปรโตคอลจากตัวอย่างที่ 1)

หากไม่มีสุนทรพจน์หรือการอภิปราย ก็ไม่รวมส่วน "การพูด" เข้าไปด้วย จากนั้นโปรโตคอลส่วนนี้จะประกอบด้วยเพียงสองส่วน: “HEARD” และ “DECIDED (ตัดสินใจ)” (ดูส่วนที่ 1 ของโปรโตคอลจากตัวอย่างที่ 1)

ในการปฏิบัติงานในสำนักงาน โปรโตคอลแบบสั้นยังใช้เมื่อไม่จำเป็นต้องบันทึกโดยละเอียดเกี่ยวกับความคืบหน้าของการอภิปรายในประเด็นต่างๆ เราให้แบบฟอร์มในตัวอย่างที่ 2

โปรโตคอลดังกล่าวระบุเฉพาะ:

• รายชื่อผู้ที่อยู่ในปัจจุบัน
• ประเด็นที่อยู่ระหว่างการพิจารณาและ
• การตัดสินใจทำ

ขั้นแรกเรามาดูกันว่าคำแนะนำมาตรฐานสำหรับงานในสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางกำหนดให้จัดทำโปรโตคอลรูปแบบสั้นอย่างไร ในเวลาเดียวกัน เราขอเตือนคุณว่าบทบัญญัติของเอกสารนี้มีผลผูกพันกับหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางเท่านั้น องค์กรอื่นอาจใช้ดุลยพินิจของตนเองในการยืมรูปแบบของเอกสารและเทคโนโลยีการทำงานที่อธิบายไว้ในคำแนะนำมาตรฐาน

ส่วนเอกสาร

คำแนะนำมาตรฐานสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางได้รับอนุมัติตามคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของรัสเซียลงวันที่ 8 พฤศจิกายน 2548 ฉบับที่ 536 2.7.3.4. ข้อความของโปรโตคอลแบบสั้นยังประกอบด้วยสองส่วน ส่วนเกริ่นนำระบุชื่อย่อและนามสกุลของประธานในที่ประชุม (ประธาน) ตลอดจนตำแหน่ง ชื่อย่อ และนามสกุลของผู้เข้าร่วมประชุม คำว่า “ปัจจุบัน” จะพิมพ์จากระยะขอบซ้าย ขีดเส้นใต้ และใส่เครื่องหมายโคลอนไว้ที่ท้ายคำ ด้านล่างนี้คือตำแหน่งงาน ชื่อย่อ และนามสกุลของผู้ดำรงตำแหน่งปัจจุบัน ตำแหน่งงานอาจระบุโดยทั่วไป เช่น รัฐมนตรีช่วยว่าการกระทรวงวัฒนธรรมและสื่อสารมวลชนแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย รองหัวหน้าสำนักงานจดหมายเหตุแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย ตำแหน่งงานหลายบรรทัดในปัจจุบันให้เว้นระยะห่าง 1 บรรทัด รายการจะถูกแยกออกจากส่วนหลักของโปรโตคอลด้วยเส้นทึบ ส่วนหลักของระเบียบการประกอบด้วยประเด็นที่อยู่ระหว่างการพิจารณาและการตัดสินใจ ชื่อของคำถามมีเลขโรมันและขึ้นต้นด้วยคำบุพบท “O” (“เกี่ยวกับ”) พิมพ์ตรงกลางด้วยขนาดตัวอักษรหมายเลข 15 และขีดเส้นใต้ด้วยหนึ่งบรรทัดใต้บรรทัดสุดท้าย ชื่อของเจ้าหน้าที่ที่พูดระหว่างการอภิปรายในประเด็นนี้ระบุไว้ใต้บรรทัด นามสกุลให้เว้นระยะห่าง 1 บรรทัด จากนั้นจะมีการระบุการตัดสินใจในประเด็นนี้

โปรดทราบว่าในคำแนะนำมาตรฐานก่อนหน้าสำหรับงานในสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางซึ่งได้รับอนุมัติโดยคำสั่งของหอจดหมายเหตุรัสเซียเมื่อวันที่ 27 พฤศจิกายน พ.ศ. 2543 ฉบับที่ 68 และปัจจุบันไม่มีผลบังคับใช้อีกต่อไป ไม่มีบทบัญญัติสำหรับโปรโตคอลสั้น ๆ เหล่านั้น. ก่อนหน้านี้การจัดทำโปรโตคอลสั้น ๆ ไม่ได้รับการควบคุมในระดับรัฐบาลกลางดังนั้นจึงจัดทำขึ้นตามคำแนะนำในการเก็บบันทึกขององค์กรเฉพาะ และในทางกลับกันคำแนะนำสำหรับงานในสำนักงานขององค์กรก็ถูกรวบรวมบนพื้นฐานของประสบการณ์จริงซึ่งนำเสนอในตำราเรียนเกี่ยวกับการทำงานในสำนักงาน

ในคำแนะนำมาตรฐานสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางซึ่งปัจจุบันมีผลบังคับใช้ (อนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของรัสเซียลงวันที่ 8 พฤศจิกายน 2548 ฉบับที่ 536) ปรากฏย่อหน้า 2.7.3.4 ซึ่งอุทิศให้กับโปรโตคอลสั้น ๆ ดังนั้นคำแนะนำด้านเอกสารที่พัฒนาโดยหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางจะต้องมีข้อกำหนดเดียวกันสำหรับการจัดทำโปรโตคอลสั้น ๆ ในเวลาเดียวกัน เราทราบว่าในข้อกำหนดที่กำหนดไว้ในวรรค 2.7.3.4 ของ Model Instructions มี "นวัตกรรมในการออกแบบ" ที่ไม่ปกติสำหรับแนวปฏิบัติที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปในการวาดโปรโตคอลสั้น ๆ สิ่งเหล่านี้ส่วนใหญ่รวมถึง:

• การแยกตัวออกจากส่วนเกริ่นนำของวาระการประชุม
• ตั้งชื่อคำถามให้อยู่ตรงกลางและขีดเส้นใต้บรรทัดสุดท้ายหนึ่งบรรทัด
• การลงทะเบียนข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่มีอยู่
• กฎสำหรับการออกแบบส่วนหลัก

เพื่อความชัดเจน เราจะแสดงภาคผนวกที่ 10 ของคำแนะนำมาตรฐานปัจจุบันสำหรับงานในสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง ซึ่งมีตัวอย่างโปรโตคอลแบบสั้น

รายงานการประชุมเป็นเอกสารที่ประกอบด้วยบันทึกตามลำดับของการอภิปรายประเด็นต่างๆ และการตัดสินใจในการประชุมของหน่วยงานวิทยาลัยหรือหน่วยงานที่ปรึกษา รายงานการประชุมสะท้อนให้เห็นถึงการพัฒนาร่วมกันและการยอมรับการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร สามารถเก็บรายงานการประชุมในการประชุมทางธุรกิจและการเจรจาเพื่อบันทึกข้อตกลงที่ทั้งสองฝ่ายบรรลุได้

• จะจัดทำโปรโตคอลได้อย่างไร?
• ข้อความในเอกสารนี้ประกอบด้วยส่วนใดบ้าง
• รายละเอียดอะไรบ้างที่จำเป็นในการกรอกระเบียบการ?

การจัดทำระเบียบการ

โปรโตคอลเช่น ประเภทของเอกสารในงานสำนักงานรวบรวมบนพื้นฐานของการบันทึกเสียงที่เขียนด้วยลายมือหรือเสียงที่ทำในระหว่างการประชุม (การประชุม) นำเสนอบทคัดย่อของรายงานและสุนทรพจน์ ใบรับรอง การตัดสินใจร่าง และเอกสารอื่น ๆ

จากมุมมองของความสมบูรณ์ของการสะท้อนความคืบหน้าของการประชุม มีความแตกต่างระหว่างโปรโตคอลแบบเต็มและแบบสั้น ข้อความของระเบียบการฉบับเต็มประกอบด้วยสองส่วน: ส่วนเบื้องต้นและส่วนหลัก

ส่วนเกริ่นนำได้แก่ ชื่อย่อ นามสกุลของประธาน (ประธาน) เลขานุการ ผู้เข้าร่วมประชุม และบุคคลที่ได้รับเชิญ (การประชุม) หากจำเป็น

ส่วนเกริ่นนำของระเบียบการจะลงท้ายด้วยวาระการประชุมที่มีรายการประเด็นที่ต้องพิจารณา เรียงตามลำดับการพิจารณา โดยระบุผู้รายงานสำหรับแต่ละประเด็นที่อยู่ระหว่างการพิจารณา

ส่วนหลักของรายงานการประชุมประกอบด้วยส่วนที่สอดคล้องกับวาระการประชุม ข้อความของแต่ละส่วนมีโครงสร้างตามโครงร่างต่อไปนี้:

ผู้พูด:

ตัดสินใจแล้ว: (หรือตัดสินใจแล้ว :)

รายการในส่วน “ฟัง” จะมีหมายเลขกำกับตามวาระการประชุม

ในโปรโตคอลฉบับเต็ม หลังจากส่วน "ฟังแล้ว" คำถามที่ถามผู้บรรยายและคำตอบของเขาสามารถบันทึกได้ตามรูปแบบต่อไปนี้:

โคโรเลฟ เอ.ไอ.(คำถาม):

คำตอบ: …

เพื่อความสะดวกในการทำงานกับระเบียบการสามารถขีดเส้นใต้นามสกุลของบุคคลที่ถามคำถามและคำว่า "คำตอบ" ได้

ส่วนหลักของโปรโตคอลจะระบุจำนวนและเนื้อหาของประเด็นตามวาระการประชุม กำหนดสุนทรพจน์ของผู้บรรยาย และบันทึกการตัดสินใจ

แนบข้อความคำพูดมาด้วย

การลงมติ (การตัดสินใจ) จะรวมอยู่ในข้อความของรายงานการประชุมฉบับเต็มในข้อความที่รับรองในที่ประชุม หากจำเป็นให้แจ้งผลการลงคะแนนเสียง:

ขัดต่อ - …,

งดออกเสียง -….

ข้อความของโปรโตคอลแบบสั้นยังประกอบด้วยสองส่วน ส่วนเกริ่นนำนั้นจัดทำขึ้นตามกฎเดียวกันกับในโปรโตคอลฉบับเต็ม ในส่วนหลักของโปรโตคอลสั้นๆ จะละเว้นแนวทางการอภิปรายในประเด็นนี้ และจะบันทึกเฉพาะการตัดสินใจที่เกิดขึ้นเท่านั้น

ในหน่วยงานของรัฐ ระเบียบการจะจัดทำขึ้นตามแบบฟอร์ม เช่น

กระทรวงวัฒนธรรมของสหพันธรัฐรัสเซีย

หน่วยงานเอกสารสำคัญของรัฐบาลกลาง

(โรซาร์ชิฟ)

มาตรการ

การประชุมสภาวิทยาศาสตร์

__________________ № ____________

ในองค์กรอื่นๆ ระเบียบปฏิบัติจะถูกร่างไว้บนกระดาษมาตรฐาน ในการจัดทำโปรโตคอล จะสะดวกในการใช้เทมเพลตโปรโตคอล (แบบฟอร์มรวม)

เมื่อเตรียมโปรโตคอล จะใช้รายละเอียดต่อไปนี้:

• ชื่อองค์กร - ผู้เขียนเอกสาร
• ประเภทของเอกสาร - นาที - ระบุประเภทของการประชุมการประชุม (ตัวอย่างเช่น: นาทีของการประชุมกับหัวหน้าหน่วยงานเอกสารสำคัญของรัฐบาลกลาง)
• สถานที่ประชุม, ที่ประชุม;
• วันที่ของโปรโตคอล
• หมายเลขโปรโตคอล

รายงานการประชุมลงนามโดยประธาน (ประธาน) ในที่ประชุมและเลขานุการ (ลงชื่อก่อนเป็นประธาน จากนั้น - ด้านล่าง - เลขานุการ) มีการลงนามสำเนาโปรโตคอลหนึ่งชุด

วันที่จัดทำรายงานการประชุมคือวันที่ประชุม

โปรโตคอลจะได้รับการลงทะเบียนและกำหนดหมายเลขซีเรียลภายในปีปฏิทินแยกกันสำหรับโปรโตคอลแต่ละกลุ่ม ได้แก่ รายงานการประชุมของการประสานงาน ผู้เชี่ยวชาญ ระเบียบวิธี และหน่วยงานอื่นๆ รายงานการประชุมร่วมจะมีเลขประกอบ รวมทั้งเลขลำดับของรายงานการประชุมขององค์กรที่เข้าร่วมการประชุมด้วย

ในหน่วยงานของรัฐที่ดำเนินงานบนพื้นฐานของความเป็นเพื่อนร่วมงาน เอกสารการบริหารจะออกตามเกณฑ์วิธี: ความละเอียด (การตัดสินใจ) (ในแต่ละประเด็นแยกกัน)

การตัดสินใจที่ทำจะถูกสื่อสารไปยังผู้บริหารในรูปแบบของสำเนาของโปรโตคอล (สารสกัดจากโปรโตคอล) ซึ่งถูกส่งไปยังองค์กรและเจ้าหน้าที่ที่สนใจตามดัชนีการแจกจ่าย (รายการ) สำเนาโปรโตคอล (สารสกัดจากโปรโตคอล) ได้รับการรับรองโดยประทับตราของบริการการจัดการบันทึก (แผนกโปรโตคอล)

กฎสำหรับการจัดทำโปรโตคอลถูกกำหนดไว้ในคำแนะนำการจัดการบันทึกขององค์กร (DOW)

วี.เอฟ. ยานโควายา, Ph.D. คือ วิทยาศาสตร์, รองศาสตราจารย์, รอง ผู้อำนวยการ VNIIDAD

คำสั่งคือประเภทของข้อบังคับการจัดการที่ออกโดยรัฐบาลหรือหน่วยงานการจัดการตามความสามารถและมีผลผูกพันสำหรับบุคคลและนิติบุคคล

คำสั่งซื้อสามารถออกแบบให้มีระยะเวลาใช้งานได้นานและในระยะสั้น ซึ่งเกี่ยวข้องกับวิธีแก้ปัญหาเฉพาะอย่างรวดเร็ว

ข้อความของคำสั่งประกอบด้วยส่วนระบุและส่วนบริหาร อันแรกบ่งบอกถึงวัตถุประสงค์หรือเหตุผลของคำสั่ง ส่วนอันที่สองเริ่มต้นด้วยคำว่า I OBLIGATE บ่งบอกถึงการกระทำที่กำหนดไว้ ในส่วนที่ระบุ ขอแนะนำให้ใช้สูตรที่มีความเสถียรเช่น "ตาม" "เกี่ยวข้อง" "เพื่อวัตถุประสงค์ของ" ฯลฯ

แบบฟอร์มตัวอย่างของ ORDER ประกอบด้วยรายละเอียดดังต่อไปนี้:

• - ชื่อองค์กร - ผู้เขียนเอกสาร
• - ชื่อของประเภทเอกสาร - ORDER;
• - วันที่, หมายเลข (ภายในปีปฏิทิน)
• - สถานที่ตีพิมพ์;
• - ชื่อ;
• - ลายเซ็น;
• - ข้อความ;
• - ประทับตราอนุมัติ

คำสั่งซื้อจัดทำขึ้นในรูปแบบ A4

ร่างคำสั่งจะต้องได้รับการตกลงกับองค์กรหรือเจ้าหน้าที่ที่สนใจในเอกสารนี้

ผู้ดำเนินการตามคำสั่งอาจเป็นสถาบัน หน่วยโครงสร้าง หรือเจ้าหน้าที่ก็ได้ ย่อหน้าสุดท้ายระบุถึงบุคคลที่ได้รับความไว้วางใจให้ควบคุมการดำเนินการตามคำสั่ง

พิธีสาร ลักษณะและรายละเอียด

ระเบียบการคือเอกสารที่บันทึกความคืบหน้าของการอภิปรายประเด็นต่างๆ และการตัดสินใจในการประชุมของหน่วยงานวิทยาลัย การประชุม และการประชุม

โปรโตคอลถูกจัดทำขึ้นในรูปแบบพิเศษโดยที่ชื่อของเอกสารถูกพิมพ์ไว้ล่วงหน้าในโรงพิมพ์หรือบนกระดาษ A4 ธรรมดา

ข้อความของโปรโตคอลประกอบด้วยสองส่วน: เกริ่นนำและหลัก

ส่วนเกริ่นนำของโปรโตคอลประกอบด้วยข้อมูลคงที่และแปรผัน

ข้อมูลคงที่เกี่ยวข้องกับการใช้คำศัพท์ที่มั่นคง - "ประธาน", "เลขานุการ", "ปัจจุบัน" คำเหล่านี้เขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่จากจุดเริ่มต้นของระยะขอบซ้าย

ข้อมูลที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ ได้แก่ ชื่อย่อและนามสกุลของประธานกรรมการ เลขานุการ และผู้ที่อยู่ในปัจจุบัน เขียนจากตำแหน่งที่ 2 ของ Tabulator (ส่วนที่ 29 บนไม้บรรทัดของ p./machine หรือหลังจาก 16 ขีดจากระยะขอบซ้ายบนพีซี)

นามสกุลของสมาชิกของคณะวิทยาลัยจัดเรียงตามตัวอักษรโดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคเป็นบรรทัด เส้นคั่นด้วย 1 ช่องว่าง หากมีสมาชิกในกลุ่มวิทยาลัยมากกว่า 15 คน ให้ระบุจำนวนทั้งหมดและถัดจากนั้นในวงเล็บ - แนบแผ่นลงทะเบียนมาด้วย

ชื่อตำแหน่งและชื่อขององค์กรที่พวกเขาเป็นตัวแทนจะถูกเพิ่มเข้าไปในชื่อของผู้ได้รับเชิญ ขั้นตอนการลงทะเบียนจะเหมือนกับสมาชิกของหน่วยงานวิทยาลัย

ส่วนเกริ่นนำของระเบียบการจะลงท้ายด้วยวาระการประชุม นิพจน์ “วาระ” เขียนจากจุดเริ่มต้นของระยะขอบซ้าย (ตำแหน่งที่ 0 ของตัวตารางเครื่องจักร) การบันทึกวาระการประชุมจะเริ่มต้นด้วยเส้นสีแดง มีตัวเลขเป็นเลขอารบิค คำถามจะถูกจัดอันดับตามความสำคัญและความยาก ไม่อนุญาตให้ใช้ถ้อยคำในประโยคที่มีคำว่า “เบ็ดเตล็ด” คำถามแต่ละข้อจะต้องเฉพาะเจาะจง

ส่วนหลักของโปรโตคอลถูกสร้างขึ้นตามรูปแบบต่อไปนี้: ฟัง - พูด - ตัดสินใจ (ตัดสินใจ) และสำหรับแต่ละคำถามแยกกัน คำว่า - ฟัง, พูด, ตัดสินใจ (ตัดสินใจ) เขียนด้วยตัวอักษรอธิบายจากระยะขอบเริ่มต้น (ซ้าย) โดยไม่มีเครื่องหมายวรรคตอนเครื่องหมายวรรคตอนเปิด)

ก่อนคำว่า LISTENED ให้ใส่หมายเลขซีเรียลของประเด็นในวาระการประชุม หากมีการอภิปรายหลายประเด็น

ชื่อย่อและนามสกุลของผู้พูด (ในกรณีนาม) จะเขียนอยู่บนเส้นสีแดง พวกเขาใส่เครื่องหมายขีดกลางและระบุสรุปของรายงานหรือข้อความด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ หากผู้บรรยายนำเสนอข้อความของรายงานหรือถอดความ แทนที่จะเขียนสรุปของรายงาน พวกเขาเขียน: รายงานแนบมาด้วย”

หลังจากคำว่า SPEAKED บนเส้นสีแดงให้เขียนชื่อย่อและนามสกุลของผู้พูดในกรณีเสนอชื่อ (สามารถระบุชื่อตำแหน่งในวงเล็บได้) หลังจากขีดกลางเนื้อหาของคำพูดจะเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ สามารถนำเสนอสุนทรพจน์ในคนแรก - "ฉันดำเนินการ ... " ในบุคคลที่สาม - "เปตรอฟบอกว่า ... " โดยไม่คำนึงถึงใบหน้าของผู้พูด - "การบัญชีและการจัดเก็บในสถาบันทำได้ดีมาก" ในรูปแบบที่ไม่มีตัวตน - “แนะนำ Ivanov...” .

หากผู้พูดให้ข้อความของคำพูด หลังจากขีดกลางแล้วพวกเขาจะระบุว่า - "แนบคำพูดแล้ว"

คำถามและคำตอบจะถูกบันทึกไว้ในส่วนการพูด คำพูด - คำถามและคำตอบไม่ได้เขียน เขียนชื่อย่อและนามสกุลของผู้พูด ขีดกลาง สรุปคำถามโดยย่อ หรือ

ส่วนสุดท้ายของระเบียบการคือการแก้ไข (การตัดสินใจ) ส่วนนี้เริ่มต้นด้วยคำว่า DECIDED หรือ DECIDED (จากตำแหน่งที่ 0 ของตัวตาราง - ระยะขอบซ้าย)

ส่วนปฏิบัติการถูกสร้างขึ้นตามรูปแบบ: การกระทำ - นักแสดง - กำหนดเวลา ผู้ดำเนินการอาจเป็นองค์กร หน่วยโครงสร้าง หรือเจ้าหน้าที่เฉพาะก็ได้ หากมติมีหลายประเด็นให้แบ่งเป็นย่อหน้าที่มีเลขอารบิค แต่ละรายการเริ่มต้นด้วยเส้นสีแดง

โปรโตคอลอาจบันทึกการตัดสินใจอนุมัติเอกสาร ในกรณีนี้ โปรโตคอลควรมีการอ้างอิงถึงวันที่และหมายเลขเอกสาร และควรแนบเอกสารเข้ากับโปรโตคอลด้วย

ในระหว่างการเลือกตั้ง ระเบียบการจะระบุผลการลงคะแนนเสียงของผู้สมัครแต่ละคน

หากมีการแนบใบรับรองผลการเรียนกับโปรโตคอล จากนั้นจะมีการจดบันทึกเกี่ยวกับเรื่องนี้หลังจากส่วนแรกของระเบียบการ - การประชุม... ได้รับการบันทึกแบบชวเลข แนบใบรับรองผลการเรียนมาด้วย

รายงานการประชุมลงนามโดยประธานและเลขานุการ เลขานุการแก้ไขข้อความ แนะนำวิทยากรแต่ละคนให้บันทึกคำพูดของเขา และรับลายเซ็นของผู้พูดที่เห็นด้วยกับการบันทึกคำพูดของเขา รายงานการประชุมที่ได้รับการเลือกตั้งเป็นประธานจะต้องลงนามโดยประธาน เลขานุการ และสมาชิกของรัฐสภา

วันที่รายงานการประชุมคือวันที่ประชุม (03/12/93) หากการประชุมกินเวลาหลายวัน ให้ระบุวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดการประชุมโดยใช้เครื่องหมายขีดกลาง (12 -14.03.93.)

หมายเลขโปรโตคอลคือหมายเลขซีเรียลที่ติดอยู่ในระหว่างปีปฏิทิน

รายละเอียดของแบบฟอร์ม - ตัวอย่าง PROTOCOL:

• - ชื่อองค์กร (ชื่อหน่วยโครงสร้าง) - ผู้เขียนเอกสาร
• - ชื่อของประเภทเอกสาร - PROTOCOL;
• - วันประชุม, หมายเลข (ระหว่างปีปฏิทิน)
• - สถานที่รวบรวม (เมือง)
• - ชื่อ (สะท้อนถึงประเภทของงานในวิทยาลัยและชื่อของหน่วยงานในวิทยาลัย)
• - ข้อความของส่วนเกริ่นนำและส่วนหลัก
• - ลายเซ็น;
• - ตราประทับการอนุมัติ (ถ้าจำเป็น)
• - ตราประทับการอนุมัติ (ถ้าจำเป็น)
• - หมายเหตุเกี่ยวกับการดำเนินการของเอกสารและการส่งไปยังไฟล์