मिनट्स एक प्रकार की रिपोर्ट होती है जिसमें बैठकों, व्यावसायिक बैठकों और बैठकों में मुद्दों पर चर्चा की प्रक्रिया और उन पर लिए गए निर्णयों के रिकॉर्ड होते हैं। संगठनात्मक एवं प्रशासनिक प्रकार की दस्तावेज़ प्रवाह प्रणाली में इस दस्तावेज़ का महत्वपूर्ण स्थान है।

प्रोटोकॉल क्या है

प्रोटोकॉल एक रिपोर्टिंग दस्तावेज़ है जो आधिकारिक कार्यक्रमों में किए गए मुद्दों और निर्णयों की चर्चा को स्पष्ट रूप से रिकॉर्ड करता है। शब्द की अधिक संपूर्ण व्याख्या शब्दकोशों द्वारा प्रदान की जाती है जो इस अवधारणा को एक विशेष घटना में होने वाली हर चीज को रिकॉर्ड करने वाले दस्तावेज़ के रूप में परिभाषित करते हैं।

सामान्य जानकारी

प्रोटोकॉल को कुछ सूचनाओं से युक्त दस्तावेज़ कहा जा सकता है। इसमें विशिष्ट मुद्दों पर चर्चा की प्रगति के बारे में जानकारी शामिल है। इसके अलावा, बैठक के कार्यवृत्त में संकल्प शामिल होते हैं, जिससे इसे प्रशासनिक दस्तावेजों के रूप में वर्गीकृत करना संभव हो जाता है।

बैठक के दौरान, प्रोटोकॉल का केवल एक मसौदा संस्करण बनाया जा सकता है। 5 दिनों के भीतर प्रोटोकॉल की तैयारी पूरी कर लेनी होगी।

असबाब

प्रोटोकॉल ड्राफ्ट के आधार पर तैयार किया गया एक दस्तावेज़ है। यदि बैठक के दौरान एक प्रतिलेख लिया गया था, तो इसे समझा जा सकता है, आवश्यकतानुसार स्वरूपित किया जा सकता है और तैयार प्रोटोकॉल में जोड़ा जा सकता है।

सचिव पूरे प्रोटोकॉल को तैयार करने और बनाए रखने की प्रक्रिया के साथ-साथ इसमें दर्ज किए गए डेटा की सटीकता के लिए पूरी ज़िम्मेदारी रखता है। कुछ प्रकार के प्रोटोकॉल को कंपनी के प्रमुख द्वारा अतिरिक्त रूप से अनुमोदित किया जाना चाहिए।

मिनट फॉर्म

प्रोटोकॉल के 3 रूपों का उपयोग किया जाता है:

• आशुलिपि;
• भरा हुआ;
• संक्षिप्त।

एक संक्षिप्त प्रोटोकॉल उन मुद्दों को रिकॉर्ड करता है जिन पर चर्चा की गई थी। प्रतिभागियों के नाम और लिए गए निर्णय भी शामिल हैं। इस प्रकार की घटना के मिनट्स रखने की सिफारिश की जाती है जब बैठक को शॉर्टहैंड में रिकॉर्ड किया जाता है, और भाषणों और रिपोर्टों के पाठ कार्यकारी सचिव को प्रदान किए जाते हैं।

पूर्ण प्रोटोकॉल न केवल उपरोक्त बिंदुओं को रिकॉर्ड करता है, बल्कि इसमें अधिक विस्तृत रिकॉर्ड भी शामिल हैं। एक संपूर्ण प्रोटोकॉल से आपको घटना की पूरी विस्तृत तस्वीर प्रतिबिंबित करने की अनुमति मिलनी चाहिए।

स्टेनोग्राफ़िक प्रोटोकॉल बैठक की स्टेनोग्राफ़िक रिपोर्ट के आधार पर कार्यकारी सचिव द्वारा किया जाता है।

कंपनी का प्रबंधन यह तय करता है कि प्रत्येक बैठक के लिए कार्यवृत्त का कौन सा रूप बेहतर होगा। ऐसे सभी प्रकार के दस्तावेज़ उद्यम (कंपनी) के लेटरहेड पर दस्तावेज़ के प्रकार का नाम दर्शाते हुए तैयार किए जाने चाहिए - प्रोटोकॉल। या विशेष रूप से डिज़ाइन किए गए तैयार प्रोटोकॉल फॉर्म पर। इस प्रकार के किसी भी दस्तावेज़ का अनिवार्य विवरण पंजीकरण संख्या, तिथि, शीर्षक, पाठ और जिम्मेदार व्यक्तियों के हस्ताक्षर हैं।

मिनट कौन लेता है

प्रोटोकॉल एक दस्तावेज़ है जिसे किसी घटना के दौरान रखा जाता है। इसे पेशेवर रूप से प्रशिक्षित सचिव द्वारा संकलित किया जाना चाहिए। प्रदर्शन की रिकॉर्डिंग की गुणवत्ता उसकी योग्यता और पेशेवर कौशल के स्तर पर निर्भर करेगी। इसलिए, आयोजन की तैयारी में बैठक का विवरण तैयार करने के लिए व्यक्ति का चयन करना एक जिम्मेदार कार्य है।

प्रोटोकॉल कैसे रखें: नमूना प्रोटोकॉल

प्रोटोकॉल रखने का एक उदाहरण नीचे दिए गए फोटो में देखा जा सकता है। एक नमूना प्रोटोकॉल वहां प्रस्तुत किया गया है। यदि बैठक कई दिनों तक आयोजित की जाएगी, तो बैठक की आरंभ तिथि और अंत तिथि को हाइफ़न के बाद इंगित किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, 03/12/2016-03/14/16।

"बैठक का स्थान" कॉलम में, उस शहर या कस्बे को दर्शाया गया है जहां कार्यक्रम हुआ था।

प्रोटोकॉल का शीर्षक जनन मामले में लिखा गया है और इसमें घटना के प्रकार (बैठक, बैठक, सम्मेलन) और कॉलेजियम निकाय के नाम का डिकोडिंग शामिल है। बैठक के प्रकार का नाम कॉलेजियम निकाय के नाम के अनुरूप होना चाहिए। उदाहरण के लिए, "समिति की बैठक।"

प्रोटोकॉल की पाठ्य सामग्री स्वयं दो भागों में विभाजित है:

1. परिचयात्मक भाग, जो अध्यक्ष, कार्यकारी सचिव, उपस्थित सभी लोगों के उपनाम और आद्याक्षर और एजेंडे के विषय को इंगित करता है।

2. मुख्य भाग, जो बैठक प्रक्रिया का ही वर्णन करता है।

मिनट की शुरुआत तुरंत "अध्यक्ष" शब्द से होती है, हाइफ़न के बाद अध्यक्ष का उपनाम और आद्याक्षर दर्शाए जाते हैं। सचिव शब्द इसी प्रकार बना है। अत्यावश्यक और त्वरित बैठकों के दौरान, मिनटों का यह भाग नहीं लिया जाता है।

फिर उपस्थित सभी लोगों की एक सूची संकलित की जाती है। इस सूची के बाद, आमंत्रित लोगों के नाम लिखे जाते हैं, जहां वे जिस पद पर हैं, उसे दर्शाया जाता है। बड़ी संख्या में प्रतिभागियों के साथ लंबे सम्मेलनों और बैठकों में, उनकी संरचना को विशेष रूप से मात्रात्मक रूप से इंगित किया जाना चाहिए, और नामों के साथ एक सूची मिनटों के साथ संलग्न की जानी चाहिए, जिसके बारे में मिनटों में ही एक संबंधित प्रविष्टि की जानी चाहिए। उदाहरण के लिए: "42 लोग उपस्थित थे (सूची संलग्न)।"

ऐसे आयोजनों में जहां निर्णय लेने के लिए एक निश्चित संख्या में लोगों की आवश्यकता होती है, "उपस्थित" अनुभाग उन लोगों की संख्या को इंगित करता है जिन्हें वहां होना चाहिए था और उन प्रतिभागियों की संख्या जिन्होंने भाग लिया था।

फिर आता है एजेंडा. प्रोटोकॉल का यह भाग विचार किए गए मुद्दों को सूचीबद्ध करता है। प्रत्येक की अपनी संख्या होती है और पूर्वसर्ग "ओ" ("अबाउट") से शुरू होती है।

प्रोटोकॉल के पाठ का मुख्य भाग एजेंडे की वस्तुओं के अनुरूप अनुभागों में संकलित किया गया है।

प्रत्येक आइटम के लिए, निम्नलिखित भागों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है:

• हमने सुना।
• उनहोंने कहा।
• निश्चय किया हुआ (निश्चय किया हुआ)।

इनमें से प्रत्येक शब्द एक नई पंक्ति पर लिखा गया है।

वक्ता (पूरा नाम) और सभी वक्ताओं का विवरण एक नई पंक्ति में लिखा गया है।

प्रत्येक एजेंडा आइटम के लिए अनुभाग का अंतिम भाग उठाए गए मुद्दे पर अनुमोदित निर्णय (संकल्प) का रिकॉर्ड है। जिन निर्णयों में कई खंड होते हैं, उन्हें पैराग्राफ और उपपैराग्राफ में विभाजित किया जाता है, जिन्हें अरबी अंकों में क्रमांकित किया जाता है। निर्णयों का ऑपरेटिव हिस्सा विशिष्ट होना चाहिए और इसमें ये घटक शामिल होने चाहिए: किसे क्या करना है और किस तारीख तक करना है।

अधिकारियों का चुनाव करते समय, प्रत्येक उम्मीदवार के मतदान परिणाम प्रोटोकॉल में अलग से नोट किए जाते हैं।

प्रशासनिक प्रोटोकॉल में प्रशासनिक अपराधों के बारे में जानकारी होती है।

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प्रोटोकॉल शब्द हर किसी की जुबान पर है. कार्यालय कर्मचारी नियमित रूप से बैठकों के दौरान इसे सुनते हैं, पुलिस अधिकारी इसे अपनी व्यावसायिक गतिविधियों में उपयोग करते हैं, और राज्य के प्रमुखों और राजनयिकों को उनके द्वारा निर्धारित नियमों का पालन करने के लिए मजबूर किया जाता है। प्रोटोकॉल क्या है? यह हम नीचे जानेंगे।

प्रोटोकॉल अवधारणा का अर्थ

कई अन्य शब्दों की तरह, इस शब्द के भी कई अर्थ हैं। यह सब गतिविधि के उस क्षेत्र पर निर्भर करता है जिसमें आवश्यक अवधारणा लागू की जाती है। तो, आइए सबसे सामान्य स्थितियों पर नज़र डालें जब प्रोटोकॉल के बारे में बात करने की प्रथा है।

यदि हम व्यावसायिक माहौल के बारे में बात कर रहे हैं, तो एक प्रोटोकॉल एक दस्तावेज़ है जो होने वाली घटना (बैठक, बैठक, निदेशक मंडल, आदि) का वर्णन करता है।

हम पहले ही ऊपर पुलिस अधिकारियों के बारे में बता चुके हैं, जो अक्सर इसी तरह का दस्तावेज़ भी तैयार करते हैं। इस मामले में, इसका अर्थ किसी अपराध या अपराध के तथ्य को स्थापित करना है।

अंतर्राष्ट्रीय प्रारूप में, प्रोटोकॉल नियमों का एक समूह है जिसका सरकारी अधिकारियों और राजनयिक हस्तियों के बीच आधिकारिक बैठकों के दौरान पालन किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, राष्ट्राध्यक्षों की बैठकों या राष्ट्रपति की यात्रा के लिए एक प्रोटोकॉल है।

हालाँकि, इस लेख में हम विशेष रूप से व्यावसायिक प्रोटोकॉल की अवधारणा पर ध्यान केंद्रित करेंगे।

मीटिंक का विवरण

व्यावसायिक बैठकें व्यावसायिक वातावरण में सभी प्रक्रियाओं का एक अभिन्न अंग हैं। वे नियत समय को ध्यान में रखते हुए आधिकारिक तौर पर और केवल कार्यालय परिसर में ही हो सकते हैं। अनौपचारिक व्यावसायिक तिथियाँ भी बहुत लोकप्रिय हैं। दूसरे मामले में, आप बातचीत की प्रोटोकॉल पुष्टि के बिना कर सकते हैं। यदि बैठक आधिकारिक है, तो इसे सभी नियमों के अनुसार लिखित रूप में दर्ज किया जाना चाहिए।

कार्यवृत्त सचिव या ऐसे अधिकार वाले अन्य व्यक्ति द्वारा रखे जाते हैं। बातचीत के प्रवाह को बनाए रखने के लिए, उन मुद्दों की एक मोटी सूची तैयार करने का प्रयास करें जिन पर बैठक में चर्चा की जाएगी। वॉयस रिकॉर्डर रखना भी उपयोगी होगा ताकि विवरण न चूकें, क्योंकि प्रोटोकॉल एक व्यावसायिक घटना का बहुत विस्तृत विवरण है।

उपस्थित एवं अनुपस्थित लोगों के नाम दर्ज किये जायें। आप कुछ शब्दों के लेखकत्व को सटीक रूप से इंगित करने के लिए बैठक में आए सभी लोगों के स्थान के संबंध में अपने लिए नोट्स बना सकते हैं।

प्रत्येक बैठक की शुरुआत में मुद्दों पर विचार करने का क्रम निर्धारित किया जाता है, इसे शब्दशः लिखना सुनिश्चित करें।

यदि बैठक में कोई मतदान हुआ था, तो उसके परिणाम बताएं (कितने लोगों ने "के पक्ष में" और कितने लोगों ने "विरुद्ध" मतदान किया)। यदि बैठक में कम संख्या में लोग उपस्थित थे, तो आपके पास मतदान करने वाले सभी लोगों के नाम नोट करने का भी अवसर है।

प्रोटोकॉल तैयार करने को बहुत देर तक न टालें, क्योंकि इस दौरान आप बैठक का विवरण भूल सकते हैं।

वार्ता का प्रोटोकॉल

बातचीत एक नियमित व्यावसायिक बैठक से भिन्न होती है जिसमें वे आम तौर पर एक या दो मुद्दों पर चर्चा करते हैं जो दोनों पक्षों के लिए बहुत महत्वपूर्ण होते हैं। इस मामले में, प्रोटोकॉल बातचीत की सभी बारीकियों और पार्टियों की आवश्यकताओं को रिकॉर्ड करने का एक अवसर है। विचाराधीन मुद्दा हमेशा पहली बातचीत के तुरंत बाद हल नहीं होता है, इसलिए निदेशकों या अन्य कर्मचारियों को बैठक के बारे में समय और पूरी जानकारी की आवश्यकता होती है।

बातचीत के कार्यवृत्त किसी भी व्यावसायिक दस्तावेज़ के समान सिद्धांत के अनुसार तैयार किए जाते हैं।

इसमें वर्णित घटना की तारीख, दस्तावेज़ संख्या और नाम का पूरा संस्करण अवश्य दर्शाया जाना चाहिए। इसके बाद परिचय आता है, जो आवश्यक रूप से उपस्थित लोगों की सूची और चर्चा के लिए मुख्य मुद्दों को इंगित करता है।

मुख्य भाग में, जानकारी को आमतौर पर तीन भागों में विभाजित किया जाता है: "सुनें," "भाषण," और "समाधान।" प्रोटोकॉल का पूर्ण संस्करण सभी वक्ताओं के शब्दों को शब्दशः उद्धृत करता है। इसके अलावा, कुछ मामलों में, प्रोटोकॉल से एक उद्धरण तैयार किया जाता है, इसके एक निश्चित हिस्से की नकल करते हुए।

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शिष्टाचार- एक दस्तावेज़ जो बैठकों, सत्रों, सम्मेलनों में मुद्दों पर चर्चा और निर्णय लेने की प्रगति को रिकॉर्ड करता है।

मिनट्स स्थायी कॉलेजियम निकायों, जैसे समितियों और मंत्रालयों के बोर्ड, नगरपालिका सरकारों, साथ ही वैज्ञानिक, तकनीकी और पद्धति परिषदों की गतिविधियों का दस्तावेजीकरण करते हैं। इसके अलावा, संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों, उप महा निदेशकों और निदेशकों द्वारा आयोजित बैठकें भी रिकॉर्ड की जा सकती हैं।

अस्थायी कॉलेजियम निकायों (सम्मेलन, बैठकें, सेमिनार आदि) की गतिविधियों का दस्तावेजीकरण करने के लिए कार्यवृत्त तैयार करना आम बात है।

बैठक में रखे गए नोट्स के आधार पर सचिव द्वारा कार्यवृत्त तैयार किया जाता है। ये संक्षिप्त नोट्स, प्रतिलेख या वॉयस रिकॉर्डिंग हो सकते हैं। कार्यवृत्त तैयार करने के लिए, सचिव बैठक से पहले रिपोर्टों और भाषणों के सार और निर्णयों का मसौदा एकत्र करता है।

शिष्टाचार एक सामान्य प्रपत्र पर तैयार किया गया.

शीर्षक, दिनांक और प्रोटोकॉल संख्या

प्रोटोकॉल हेडर होगा कॉलेजियम निकाय का नाम या बैठक का प्रकार. उदाहरण के लिए, शैक्षणिक परिषद की बैठक का कार्यवृत्त (क्या?); संरचनात्मक इकाइयों आदि के प्रमुखों की बैठकें।

कार्यवृत्त की तारीख बैठक की तारीख है (कार्यवृत्त, एक नियम के रूप में, बैठक के बाद तैयार किए जाते हैं)। यदि बैठक कई दिनों तक चलती है, तो कार्यवृत्त की तारीख में प्रारंभ और समाप्ति तिथियां शामिल होती हैं।

उदाहरण के लिए: 21 - 24.07.2009 .

प्रोटोकॉल की संख्या (सूचकांक) कैलेंडर वर्ष या कॉलेजियम निकाय के कार्यकाल के भीतर बैठक की क्रम संख्या है।

प्रोटोकॉल पाठनिम्नलिखित भाग शामिल हैं:

• परिचयात्मक;
• मुख्य

परिचयात्मक भाग

प्रोटोकॉल के परिचयात्मक भाग में शीर्षक के बाद बैठक के अध्यक्ष और सचिव के उपनाम और आद्याक्षर दिए गए हैं। शब्द के बाद एक नई पंक्ति से उपस्थित»बैठक में उपस्थित अधिकारियों के उपनामों और आद्याक्षरों को वर्णानुक्रम में सूचीबद्ध करें।

यदि बैठक में अन्य संगठनों के व्यक्ति थे, तो "प्रस्तुत" शब्द के बाद "शब्द" को एक नई पंक्ति में मुद्रित किया गया था आमंत्रित"और आमंत्रित व्यक्तियों की एक सूची इंगित की गई है; इस मामले में, प्रत्येक नाम से पहले संगठन की स्थिति और नाम दर्शाया गया है।

प्रोटोकॉल के प्रारंभिक भाग में एजेंडा दर्शाया गया है.

इसमें उन मुद्दों की एक सूची शामिल है जिन पर बैठक में चर्चा की जाती है, और उनकी चर्चा का क्रम और वक्ताओं (संवाददाताओं) के नाम स्थापित किए जाते हैं। एजेंडे में प्रत्येक आइटम को अरबी अंक के साथ क्रमांकित किया गया है और इसे "ओ" या "अबाउट" पूर्वसर्गों का उपयोग करके तैयार किया गया है। उदाहरण के लिए: "शैक्षणिक कार्यक्रमों के अनुमोदन पर"; "शैक्षणिक वर्ष के परिणामों के सारांश पर।"

प्रत्येक आइटम के लिए, प्रतिवेदक (मुद्दा तैयार करने वाला अधिकारी) को दर्शाया गया है।

मुख्य हिस्सा

एजेंडे में मुद्दों के क्रम के अनुसार, प्रोटोकॉल के मुख्य भाग का पाठ तैयार किया जाता है - इसमें एजेंडे में शामिल वस्तुओं की संख्या के अनुसार कई खंड होने चाहिए।

इस प्रकार, प्रोटोकॉल का हेडर भाग हमेशा उसी तरह से स्वरूपित होता है। लेकिन प्रोटोकॉल का पाठ विभिन्न रूपों में प्रस्तुत किया जा सकता है: संक्षिप्त या पूर्ण।

संक्षिप्त प्रोटोकॉल- बैठक में चर्चा किए गए मुद्दों, वक्ताओं के नाम और लिए गए निर्णयों को रिकॉर्ड करता है। ऐसे मिनट अक्सर उन मामलों में रखे जाते हैं जहां बैठक परिचालनात्मक प्रकृति की होती है (चित्र 3.3 देखें)।

पूर्ण प्रोटोकॉल- इसमें न केवल चर्चा किए गए मुद्दों, किए गए निर्णयों और वक्ताओं के नामों के बारे में जानकारी है, बल्कि बैठक के प्रतिभागियों की रिपोर्ट और भाषणों की सामग्री, व्यक्त की गई सभी राय, उठाए गए प्रश्न और टिप्पणियाँ, टिप्पणियां, स्थिति बताने वाले काफी विस्तृत रिकॉर्ड भी शामिल हैं। पूर्ण मिनट आपको बैठक की एक विस्तृत तस्वीर का दस्तावेजीकरण करने की अनुमति देते हैं (चित्र 3.4 देखें)।

चावल। 3.3. संक्षिप्त प्रोटोकॉल का उदाहरण

चावल। 3.4. संपूर्ण प्रोटोकॉल का उदाहरण

किसी भी प्रकार के प्रोटोकॉल का उपयोग करते समय, उसके पाठ को उतने ही खंडों में विभाजित किया जाएगा जितने एजेंडे में आइटम हैं।

प्रत्येक अनुभाग में तीन भाग होते हैं: "सुना", "बोला", "निर्णय लिया" ("निर्णय"), जो बाएं हाशिए से बड़े अक्षरों में मुद्रित होते हैं। यह डिज़ाइन पाठ में मुख्य वक्ता के भाषण, मुद्दे की चर्चा में भाग लेने वालों और उस ऑपरेटिव भाग को उजागर करना संभव बनाता है जिसमें निर्णय तैयार किया जाता है।

भाग में " सुना"भाषण का पाठ कहा गया है. पाठ की शुरुआत में, नाममात्र मामले में एक नई पंक्ति से, वक्ता का उपनाम इंगित करें। भाषण की रिकॉर्डिंग को अंतिम नाम से डैश द्वारा अलग किया जाता है। भाषण तीसरे व्यक्ति एकवचन में प्रस्तुत किया गया है। किसी भाषण को रिकॉर्ड करने के बजाय, अंतिम नाम ("भाषण की रिकॉर्डिंग संलग्न है", "रिपोर्ट का पाठ संलग्न है") के बाद इंगित करने की अनुमति है।

बाद के मामले में, रिपोर्ट प्रोटोकॉल का परिशिष्ट बन जाती है।

भाग में " प्रदर्शन किया» नाममात्र मामले में एक नई पंक्ति से वक्ता का उपनाम और डैश के बाद, भाषण का पाठ या प्रश्न (यदि यह भाषण के दौरान वक्ता से पूछा गया था) इंगित करें।

भाग में " फैसला किया” ("निर्णय") चर्चा के तहत मुद्दे पर किए गए निर्णय को दर्शाता है। प्रोटोकॉल के किसी भी रूप में ऑपरेटिव भाग का पाठ पूर्ण रूप से मुद्रित होता है।

संपूर्ण प्रोटोकॉल का पाठ 1.5 लाइन रिक्ति पर मुद्रित होता है।

बैठक के सचिव द्वारा कार्यवृत्त तैयार किया जाता है। कार्यवृत्त पर सचिव द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं और बैठक के बाद 3 (तीन) कार्य दिवसों के भीतर हस्ताक्षर के लिए अध्यक्ष को प्रस्तुत किए जाते हैं।

हस्ताक्षरों को पाठ से 3 पंक्ति रिक्ति द्वारा अलग किया जाता है। पद का शीर्षक बाएँ हाशिये की सीमा से मुद्रित होता है, उपनाम का अंतिम अक्षर दाएँ हाशिये तक सीमित होता है।

जिस दिन प्रोटोकॉल पर अध्यक्ष द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, उस दिन इसे पंजीकृत किया जाना चाहिए।

प्रोटोकॉल से निकालें

मिनटों का उद्धरण उस एजेंडा आइटम से संबंधित मूल मिनटों के पाठ के भाग की एक सटीक प्रतिलिपि है जिसके लिए उद्धरण तैयार किया जा रहा है। उद्धरण प्रपत्र के सभी विवरण, पाठ का परिचयात्मक भाग, एजेंडा आइटम जिस पर उद्धरण तैयार किया जा रहा है, और मुद्दे की चर्चा और किए गए निर्णय को प्रतिबिंबित करने वाला पाठ पुन: प्रस्तुत करता है। प्रोटोकॉल के उद्धरण पर केवल सचिव द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, जो इसे प्रमाणित भी करता है। प्रमाणन शिलालेख हाथ से लिखा गया है और इसमें "सत्य" शब्द शामिल है, जो प्रतिलिपि (अर्क) को प्रमाणित करने वाले व्यक्ति की स्थिति, व्यक्तिगत हस्ताक्षर, उपनाम, प्रारंभिक और तारीख का संकेत है (चित्र 3.5 देखें)।

चावल। 3.5. प्रोटोकॉल से उद्धरण का एक उदाहरण

प्रोटोकॉल के उद्धरण कभी-कभी ऐसे प्रशासनिक दस्तावेज़ को निर्णय के रूप में प्रतिस्थापित कर देते हैं। इस मामले में, उद्धरण निष्पादकों को लिए गए निर्णयों को संप्रेषित करने के लिए एक उपकरण के रूप में कार्य करता है। इस मामले में, उदाहरण के लिए, एक संयुक्त स्टॉक कंपनी के प्रबंधन बोर्ड का सचिव, बैठक के मिनटों पर हस्ताक्षर करने के 2 (दो) दिनों के भीतर, जिम्मेदार अधिकारियों को व्यक्तिगत मुद्दों पर मिनटों से उद्धरण वितरित करता है। बयानों पर सचिव के हस्ताक्षर हैं।

किसी अन्य संगठन को भेजे गए प्रोटोकॉल के उद्धरणों को मुहर के साथ प्रमाणित किया जाना चाहिए।

सचिव द्वारा बैठक के प्रकार के अनुसार कार्यवृत्त की मूल प्रतियां फाइलों में संकलित की जाती हैं। उदाहरण के लिए, "सामान्य बैठकों के कार्यवृत्त", "निदेशक मंडल की बैठकों के कार्यवृत्त", "निदेशक के साथ बैठकों के कार्यवृत्त", आदि। किसी मामले में, प्रोटोकॉल को संख्याओं और कालक्रम द्वारा व्यवस्थित किया जाता है। मामले कैलेंडर वर्ष के दौरान बनते हैं.

प्रोटोकॉल संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों की प्रणाली में एक विशेष स्थान रखता है। एक ओर, इसे सूचना दस्तावेजों के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है (क्योंकि इसमें कुछ प्रबंधन मुद्दों की चर्चा की प्रगति के बारे में जानकारी शामिल है), और दूसरी ओर, प्रोटोकॉल में एक ऑपरेटिव हिस्सा होता है और इस प्रकार, इसे प्रशासनिक माना जा सकता है दस्तावेज़.

मिनट्स बैठकों, सत्रों, सत्रों, सम्मेलनों में मुद्दों की चर्चा और निर्णय लेने की प्रगति को रिकॉर्ड करने वाला एक दस्तावेज है। प्रोटोकॉल स्थायी कॉलेजियम निकायों, जैसे समितियों और मंत्रालयों के बोर्ड, नगरपालिका सरकारों, साथ ही वैज्ञानिक, तकनीकी और पद्धति परिषदों की गतिविधियों का दस्तावेजीकरण करते हैं।

शेयरधारकों की बैठकें और निदेशक मंडल की बैठकें अनिवार्य कार्यवृत्त के अधीन हैं।

पंजीकरण के लिए प्रोटोकॉल सरकारी अधिकारियों को प्रस्तुत किए जाते हैं (उदाहरण के लिए, वाणिज्यिक बैंकों, वाणिज्य और उद्योग मंडलों आदि को पंजीकृत करते समय)। अस्थायी कॉलेजियम निकायों (सम्मेलन, बैठकें, बैठकें, सेमिनार, आदि) की गतिविधियों का दस्तावेजीकरण करने के लिए मिनट भी तैयार किए जाते हैं।

मिनट्स उन रिकॉर्डों के आधार पर तैयार किए जाते हैं जो बैठक में सचिव द्वारा मैन्युअल रूप से या वॉयस रिकॉर्डर का उपयोग करके रखे गए थे।

बैठक के प्रकार और कॉलेजियम निकाय की स्थिति के आधार पर, प्रोटोकॉल का रूप चुना जाता है: संक्षिप्त, पूर्ण या आशुलिपिक।

संक्षिप्त प्रोटोकॉल - बैठक में चर्चा किए गए मुद्दों, वक्ताओं के नाम और लिए गए निर्णयों को रिकॉर्ड करता है (परिशिष्ट 1 देखें)। ऐसे मिनटों को केवल उन मामलों में रखने की अनुशंसा की जाती है जहां बैठक शॉर्टहैंड में ली जाती है, रिपोर्ट और भाषणों के पाठ सचिव को प्रस्तुत किए जाएंगे, या जब बैठक परिचालन प्रकृति की हो।

पूर्ण प्रोटोकॉल न केवल चर्चा किए गए मुद्दों, किए गए निर्णयों और वक्ताओं के नामों को रिकॉर्ड करता है, बल्कि बैठक के प्रतिभागियों की रिपोर्ट और भाषणों की सामग्री, व्यक्त की गई सभी राय, उठाए गए प्रश्न और टिप्पणियाँ, टिप्पणियाँ, पदों को भी काफी विस्तृत रिकॉर्ड करता है। पूरे मिनट आपको बैठक की एक विस्तृत तस्वीर का दस्तावेजीकरण करने की अनुमति देते हैं (परिशिष्ट 2 देखें)।

एक स्टेनोग्राफ़िक प्रोटोकॉल एक बैठक की स्टेनोग्राफ़िक रिपोर्ट (प्रतिलेख) के आधार पर तैयार किया जाता है और वस्तुतः प्रत्येक मुद्दे पर चर्चा करने और उस पर निर्णय के विकास की प्रक्रिया बताता है। कार्यालय कार्य (प्रबंधन के दस्तावेज़ समर्थन के लिए संगठन और प्रौद्योगिकियाँ): विश्वविद्यालयों के लिए पाठ्यपुस्तक / कुज़नेत्सोवा टी.वी., संकिना एल.वी., बायकोवा टी.ए. और आदि।; ईडी। प्रो टी.वी. कुज़नेत्सोवा। - एम.: यूनिटी-दाना, 2003. - पी. 166..

पूर्ण और आशुलिपिक मिनट बैठक के दौरान रखे गए हस्तलिखित आशुलिपिक या टेप रिकॉर्डिंग के आधार पर संकलित किए जाते हैं।

सभी प्रकार के प्रोटोकॉल एक सामान्य रूप में तैयार किए जाते हैं, जिसमें निम्नलिखित विवरण शामिल होते हैं: संस्था का नाम (संगठन, उद्यम), दस्तावेज़ का प्रकार (प्रोटोकॉल), दिनांक डालने का स्थान, दस्तावेज़ का सूचकांक, वह स्थान जहाँ प्रोटोकॉल पाठ के शीर्षक के लिए स्थान तैयार किया गया। कार्यवृत्त की तारीख बैठक की तारीख है (कार्यवृत्त, एक नियम के रूप में, बैठक के बाद तैयार किए जाते हैं)। यदि यह कई दिनों तक चलता है, तो प्रोटोकॉल तिथि में प्रारंभ और समाप्ति तिथियां शामिल होती हैं।

उदाहरण के लिए: 21 - 24.01.2000।

प्रोटोकॉल की संख्या (सूचकांक) बैठक की क्रम संख्या है। प्रोटोकॉल की संख्या कैलेंडर वर्ष या कॉलेजियम निकाय के कार्यकाल के भीतर की जाती है।

कार्यवृत्त के पाठ का शीर्षक, एक नियम के रूप में, बैठक या कॉलेजियम गतिविधि के प्रकार को दर्शाता है और दस्तावेज़ के प्रकार के नाम के अनुरूप है। उदाहरण के लिए: कार्यवृत्त - बोर्ड की बैठकें; - कार्यबल की बैठकें; - संरचनात्मक इकाइयों के प्रमुखों की बैठकें।

प्रोटोकॉल के पाठ में परिचयात्मक और मुख्य भाग शामिल हैं।

प्रोटोकॉल के परिचयात्मक भाग में, शीर्षक के बाद, बैठक के अध्यक्ष और सचिव के उपनाम और आद्याक्षर दिए जाते हैं (प्रोटोकॉल के संक्षिप्त रूप में, यह जानकारी छोड़ दी जाती है)। "वर्तमान" शब्द के बाद एक नई पंक्ति से, कॉलेजियम निकाय के स्थायी सदस्यों के उपनाम, प्रारंभिक अक्षर (वर्णमाला क्रम में), बैठक में आमंत्रित लोगों के उपनाम, प्रारंभिक और पद सूचीबद्ध होते हैं। किसी विस्तारित बैठक का कार्यवृत्त तैयार करते समय, प्रतिभागियों के नाम सूचीबद्ध नहीं किए जाते हैं, लेकिन उनकी कुल संख्या को एक संख्या द्वारा दर्शाया जाता है। प्रतिभागियों की गिनती पंजीकरण सूचियों के अनुसार की जाती है, जो बैठक के सचिव को स्थानांतरित कर दी जाती हैं और मिनटों के अनुबंधों में से एक बन जाती हैं।

कार्यवृत्त के परिचयात्मक भाग में एजेंडा शामिल है। यह बैठक में चर्चा किए गए मुद्दों को वक्ताओं (संवाददाताओं) के नाम के साथ सूचीबद्ध करता है और उनकी चर्चा का क्रम निर्धारित करता है। बैठक का एजेंडा, एक नियम के रूप में, पहले से तैयार किया जाता है और इसमें उन मुद्दों की इष्टतम संख्या शामिल होनी चाहिए जिन पर बैठक में विचार और चर्चा की जा सकती है लारकोव एन.एस. दस्तावेज़ीकरण: अध्ययन. गाँव - टॉम्स्क: टॉम्स्क। राज्य विश्वविद्यालय, 2005. - पी. 106..

प्रोटोकॉल के मुख्य भाग का पाठ एजेंडा द्वारा स्थापित मुद्दों के अनुक्रम के अनुसार तैयार किया गया है।

प्रोटोकॉल के मुख्य भाग में उतने ही अनुभाग होते हैं जितने एजेंडा में आइटम शामिल होते हैं। इसके अनुसार अनुभागों को क्रमांकित किया जाता है। प्रत्येक अनुभाग में तीन भाग होते हैं: "सुना गया", "बोला गया", "निर्णय लिया गया", जो प्रोटोकॉल के पाठ में मुख्य वक्ता के भाषण, मुद्दे की चर्चा में भाग लेने वालों को उजागर करने के लिए एक पैराग्राफ से मुद्रित होते हैं। और ऑपरेटिव भाग बैठक के निर्णय को तैयार करता है।

इसी उद्देश्य के लिए, प्रोटोकॉल के पाठ में, वक्ता के प्रत्येक उपनाम और आद्याक्षर को नाममात्र मामले में एक नई पंक्ति पर मुद्रित किया जाता है। भाषण की रिकॉर्डिंग की प्रस्तुति को उपनाम से एक हाइफ़न द्वारा अलग किया जाता है; इसे तीसरे व्यक्ति एकवचन में प्रस्तुत किया जाता है।

बैठक के सचिव द्वारा कार्यवृत्त तैयार किया जाता है। अध्यक्ष एवं सचिव द्वारा हस्ताक्षरित।

मिनटों का उद्धरण उस एजेंडा आइटम से संबंधित मूल मिनटों के पाठ के हिस्से की एक सटीक प्रतिलिपि है जिसके लिए उद्धरण तैयार किया जा रहा है। साथ ही, प्रपत्र के सभी विवरण, पाठ का परिचयात्मक भाग, एजेंडा आइटम जिस पर उद्धरण तैयार किया जा रहा है, और मुद्दे की चर्चा और किए गए निर्णय को प्रतिबिंबित करने वाला पाठ पुन: प्रस्तुत किया जाता है। प्रोटोकॉल के उद्धरण पर केवल सचिव द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, जो प्रमाणीकरण भी तैयार करता है। इसमें "सही" शब्द शामिल है, जो कॉपी (अर्क) को प्रमाणित करने वाले व्यक्ति की स्थिति, व्यक्तिगत हस्ताक्षर, उपनाम, प्रारंभिक और तारीख का संकेत है। यदि कोई उद्धरण किसी अन्य संगठन को प्रस्तुत करने के लिए दिया जाता है, तो उसे मुहर द्वारा प्रमाणित किया जाता है।

इस प्रकार, पीटर I का सबसे बड़ा प्रशासनिक सुधार कॉलेजियम द्वारा असंख्य और बोझिल आदेशों के प्रतिस्थापन से जुड़ा था। बोर्डों का निर्माण प्रारंभ में देश के केंद्रीय संस्थानों में कार्यालय कार्य के आयोजन के लिए किसी नए नियम के विकास से जुड़ा नहीं था। 28 फरवरी, 1720 को सामान्य विनियमों के प्रकाशन ने विधायी रूप से अधिकारियों की संरचना, कर्मचारियों, अधिकारों और जिम्मेदारियों, बोर्डों और अन्य नए केंद्रीय संस्थानों के काम की प्रक्रिया को निर्धारित किया। हालांकि, सामान्य विनियम, सामान्य संरचना और सिद्धांतों को परिभाषित करते हुए बोर्डों के संचालन में, कार्यालय के काम, विधायी दस्तावेजों के नए प्रकार (किस्में) स्थापित नहीं किए गए, बल्कि उनकी तैयारी के लिए केवल सामान्य सिफारिशें शामिल थीं। बल्कि, यह दस्तावेज़ स्वरूप का एक सामान्य आधुनिकीकरण था। ए.ए. लुकाशेविच ने सामान्य विनियमों के पाठ और उसके मूल संस्करण का विश्लेषण करते हुए पाया कि इसके प्रारूपकारों ने कभी भी बोर्डों से निकलने वाले दस्तावेजों का नामकरण निर्धारित नहीं किया और खुद को केवल लुकाशेविच ए.ए. की सामान्य इच्छाओं तक ही सीमित रखा। 18वीं शताब्दी की पहली तिमाही में रूसी राज्य में दस्तावेज़ों के प्रकार। (सामान्य विनियमों के आधार पर) // सोवियत अभिलेखागार। 1991. क्रमांक 4. पी. 64..

कड़ी सज़ा की सरकारी धमकियों के बावजूद, नए केंद्रीय संस्थानों में "मामलों के प्रबंधन" को "नए तरीके से" करने का परिवर्तन रातोरात नहीं हो सका। अपने काम के कई दशकों में, समाप्त किए गए आदेशों ने विभिन्न प्रकार के आधिकारिक दस्तावेजों को तैयार करने में व्यापक अनुभव जमा किया है, इसलिए कानून द्वारा नए प्रकार के दस्तावेजों की शुरूआत से पुराने लोगों का तेजी से और अंतिम विस्थापन नहीं हुआ। और सामान्य विनियमों में ही दस्तावेज़ के लिए एक नाम का कोई सख्त निर्धारण नहीं था। इसलिए कार्यालय की शर्तों का बहुरूपिया, जो इसके विकास के सभी चरणों में दिखाई देता है। विनियमों के प्रकाशित पाठ में भी, शब्दों के दोहरे उपयोग की अनुमति दी गई थी: "जर्नल" - "रोज़मर्रा का नोट", "डिक्री" - "पत्र", "अवधारणाएं" - "काले निबंध", "सभी प्रकार के फरमानों के कार्य" और रिपोर्ट", "पेटेंट" - "शिकायत" रैंक का प्रमाण पत्र", "स्मारक" - "निंदा", आदि। इस प्रकार। सामान्य विनियमों ने समकक्ष पर्यायवाची शब्दों के कामकाज का विधान किया, जिसने निश्चित रूप से न केवल बोर्डों में, बल्कि देश के अन्य संस्थानों में भी कार्यालय के काम में सुधार में योगदान नहीं दिया। विनियमों का पाठ विदेशी शब्दों से इतना भरा हुआ है कि इसके परिशिष्ट के रूप में संकलित एक शब्दकोश ("विदेशी भाषणों की व्याख्या") आवश्यक था।

कृपया बैठक/बैठक के कार्यवृत्त की तैयारी के संबंध में दो प्रश्नों के उत्तर दें:

यदि एजेंडे में कोई सूचनात्मक मुद्दा शामिल है, उदाहरण के लिए, "निर्माण की प्रगति पर...", तो:

• क्या कोई निर्णय लेना आवश्यक है जैसे: "ध्यान में रखें।" या क्या प्रश्न को क्रियात्मक भाग के बिना छोड़ा जा सकता है?
• क्या ऐसे मुद्दों को एजेंडे में शामिल किया ही जाना चाहिए?

क्या किसी निर्णय की आवश्यकता वाले मुद्दे की चर्चा के दौरान प्रोटोकॉल में भाषणों की सामग्री को कम से कम संक्षेप में इंगित करना हमेशा आवश्यक होता है, या कोई बस यह संकेत दे सकता है: "एक चर्चा आयोजित की गई थी ..." और फिर - "समाधान (निर्णय)" ?

पत्रिका विशेषज्ञ के.एम. ब्रेज़्गालोवा प्रश्न का उत्तर देते हैं

पहले प्रश्न का उत्तरपाठक एक प्रकार के दस्तावेज़ के रूप में प्रोटोकॉल की परिभाषा में ही समाहित है: एक प्रोटोकॉल एक दस्तावेज़ है जो कॉलेजियम निकायों की बैठकों, बैठकों, सम्मेलनों और सत्रों में मुद्दों की चर्चा और निर्णय लेने की प्रगति को रिकॉर्ड करता है, अर्थात। प्रबंधन निर्णय लेने की प्रक्रिया और स्वयं निर्णय।

इसलिए, प्रोटोकॉल में मुद्दों की चर्चा की प्रगति और उन पर निर्णय लेने का रिकॉर्ड शामिल होता है। यदि सूचनात्मक प्रकृति की कोई नियमित रिपोर्ट बनाई जा रही है, जो चर्चा का विषय नहीं है और उस पर कोई निर्णय नहीं लिया जाता है, तो इसे एजेंडे में एक अलग आइटम के रूप में शामिल करने का कोई मतलब नहीं है। फिर "नोट लें" जैसे निर्णय को प्रोटोकॉल में लिखने की आवश्यकता नहीं होगी।

यदि पाठक के प्रश्न को इस प्रश्न के रूप में समझा जाना चाहिए कि क्या निर्णय के रूप में "ध्यान दें" शब्द लिखना सैद्धांतिक रूप से स्वीकार्य है, तो इसका उत्तर सकारात्मक होगा। हाँ, यह स्वीकार्य है. दरअसल, एक संक्षिप्त प्रोटोकॉल के नमूना प्रारूप में भी, जो संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के लिए मानक निर्देशों के परिशिष्ट संख्या 10 में दिया गया है, निर्णय के ऐसे शब्द मौजूद हैं (उदाहरण 2 देखें)।

लेकिन वास्तविक प्रबंधन अभ्यास में, "नग्न जानकारी" अत्यंत दुर्लभ है। और निर्माण की प्रगति पर निरंतर निगरानी की आवश्यकता है। कम से कम, ऐसी रिपोर्ट के परिणामों के आधार पर, निर्माण की प्रगति के बारे में सूचित करने के लिए अगली तारीख निर्धारित करने का निर्णय लिया जा सकता है, उदाहरण के लिए, एक महीने में अगली बैठक में या प्रदान की गई लिखित रिपोर्ट के रूप में विशिष्ट अधिकारियों को.

तो, प्रश्न "निर्माण की प्रगति के बारे में..." न केवल जानकारीपूर्ण हो सकता है। निर्माण की प्रगति के आधार पर, बैठक/बैठक में उपस्थित लोग:

• या इसे स्वीकृत करें (यदि सब कुछ पूर्व नियोजित योजना के अनुसार होता है),
• या स्थिति को सुधारने, समय सीमा बदलने, कार्य योजना बदलने आदि के लिए आपातकालीन उपायों की आवश्यकता पर निर्णय लें।
• और अगले "चेकपॉइंट" की तारीख और फॉर्म भी निर्धारित करें।

यह पता चला है कि निर्माण की प्रगति पर रिपोर्ट के परिणामों के आधार पर, एक कॉलेजियम निर्णय अभी भी किया जाता है। फिर इसके शब्दों को प्रोटोकॉल में "समाधान (निर्णय)" भाग में दर्ज किया जाना चाहिए।

दूसरे प्रश्न का उत्तर दीजियेपाठक को प्रोटोकॉल तैयार करने के नियमों से मदद मिलेगी, जो संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के लिए मानक निर्देशों में निहित हैं (रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश दिनांक 8 नवंबर, 2005 संख्या 536 द्वारा अनुमोदित)।

प्रोटोकॉल के पाठ में दो भाग होते हैं:

• परिचयात्मक और
• बुनियादी।

संपूर्ण प्रोटोकॉल का नमूना. उदाहरण 1 में.

परिचयात्मक भाग अध्यक्ष, सचिव और उपस्थित (आमंत्रित) लोगों को इंगित करता है। प्रोटोकॉल का परिचयात्मक भाग एजेंडे के साथ समाप्त होता है - विचाराधीन मुद्दों की एक सूची, उनके महत्व के क्रम में सूचीबद्ध, प्रत्येक एजेंडा आइटम के लिए प्रतिवेदक का संकेत। प्रत्येक प्रश्न को अरबी अंक से क्रमांकित किया गया है, और इसका नाम पूर्वसर्ग "ओ" ("अबाउट") से शुरू होता है, जो बाएं हाशिये की सीमा से मुद्रित होता है।

कार्यवृत्त के मुख्य भाग को एजेंडा मदों के अनुसार खंडों में विभाजित किया गया है। प्रत्येक अनुभाग का पाठ इस योजना के अनुसार संरचित है: "सुना - बोला गया - निर्णय लिया गया।"

"स्पीकिंग" भाग में, इस मुद्दे पर बोलने वाले सभी लोगों के नाम और प्रारंभिक अक्षर और उनके भाषणों का संक्षिप्त सारांश दर्शाया गया है। भाषण की सामग्री को अलग से प्रलेखित किया जा सकता है, फिर प्रोटोकॉल में एक फ़ुटनोट "भाषण का पाठ संलग्न है" बनाया जाता है (उदाहरण 1 से प्रोटोकॉल की धारा 2 देखें)।

यदि कोई भाषण या चर्चा नहीं होती, तो "बोलने" वाला भाग शामिल ही नहीं होता; तब प्रोटोकॉल के इस खंड में केवल दो भाग शामिल होंगे: "सुनना" और "निर्णय लिया गया" (उदाहरण 1 से प्रोटोकॉल का खंड 1 देखें)।

कार्यालय कार्य अभ्यास में, एक संक्षिप्त प्रोटोकॉल का उपयोग तब भी किया जाता है जब मुद्दों की चर्चा की प्रगति के विस्तृत रिकॉर्ड की आवश्यकता नहीं होती है। इसका रूप हमने उदाहरण 2 में दिया है।

ऐसा प्रोटोकॉल केवल इंगित करता है:

• उपस्थित लोगों की सूची,
• विचाराधीन मुद्दे और
• निर्णय किये गये.

सबसे पहले, आइए देखें कि संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के लिए मानक निर्देश प्रोटोकॉल के संक्षिप्त रूप की तैयारी को कैसे निर्धारित करते हैं। साथ ही, हम आपको याद दिलाना चाहेंगे कि इस दस्तावेज़ के प्रावधान केवल संघीय कार्यकारी अधिकारियों के लिए बाध्यकारी हैं। अन्य संगठन, अपने विवेक से, मानक निर्देशों में वर्णित दस्तावेजों और कार्य प्रौद्योगिकियों के रूपों को अपने लिए उधार ले सकते हैं।

दस्तावेज़ खंड

संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय के काम के लिए मानक निर्देश, रूस के संस्कृति मंत्रालय के दिनांक 8 नवंबर, 2005 संख्या 536 के आदेश द्वारा अनुमोदित 2.7.3.4. संक्षिप्त प्रोटोकॉल के पाठ में भी दो भाग होते हैं। परिचयात्मक भाग पीठासीन अधिकारी (अध्यक्ष) के प्रारंभिक और उपनामों के साथ-साथ बैठक में उपस्थित व्यक्तियों के पदों, प्रारंभिक और उपनामों को इंगित करता है। शब्द "वर्तमान" को बाएं हाशिये से मुद्रित किया गया है, रेखांकित किया गया है, और शब्द के अंत में एक कोलन रखा गया है। नीचे उपस्थित लोगों के कार्य शीर्षक, आद्याक्षर और उपनाम दिए गए हैं। नौकरी के शीर्षक आमतौर पर दर्शाए जा सकते हैं, उदाहरण के लिए: रूसी संघ के संस्कृति और जन संचार उप मंत्री रूसी संघ की संघीय पुरालेख एजेंसी के उप प्रमुख। उपस्थित लोगों के बहु-पंक्ति कार्य शीर्षक 1 पंक्ति रिक्ति के साथ दर्शाए गए हैं। सूची को प्रोटोकॉल के मुख्य भाग से एक ठोस रेखा द्वारा अलग किया जाता है। प्रोटोकॉल के मुख्य भाग में विचाराधीन मुद्दे और उन पर लिए गए निर्णय शामिल हैं। प्रश्न का नाम रोमन अंक से क्रमांकित है और पूर्वसर्ग "ओ" ("अबाउट") से शुरू होता है, जो फ़ॉन्ट आकार संख्या 15 में केंद्रित है और अंतिम पंक्ति के नीचे एक पंक्ति के साथ रेखांकित है। इस मुद्दे पर चर्चा के दौरान बोलने वाले अधिकारियों के नाम पंक्ति के नीचे दर्शाए गए हैं। अंतिम नाम 1 पंक्ति रिक्ति के साथ मुद्रित होते हैं। फिर मुद्दे पर लिए गए फैसले का संकेत दिया जाता है.

आइए ध्यान दें कि संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के लिए पिछले मानक निर्देशों में, 27 नवंबर, 2000 संख्या 68 के रूसी अभिलेखागार के आदेश द्वारा अनुमोदित और वर्तमान में लागू नहीं होने पर, एक संक्षिप्त प्रोटोकॉल के लिए समर्पित कोई प्रावधान नहीं थे। वे। पहले, लघु प्रोटोकॉल की तैयारी को संघीय स्तर पर विनियमित नहीं किया गया था, इसलिए उन्हें एक विशिष्ट संगठन के रिकॉर्ड रखने के निर्देशों के अनुसार तैयार किया गया था। और संगठनों के कार्यालय कार्य के निर्देश, बदले में, व्यावहारिक अनुभव के आधार पर संकलित किए गए थे, जो कार्यालय कार्य पर किसी भी पाठ्यपुस्तक में प्रस्तुत किया गया था।

संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के लिए मानक निर्देशों में, वर्तमान में लागू (रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश दिनांक 8 नवंबर, 2005 संख्या 536 द्वारा अनुमोदित), पैराग्राफ 2.7.3.4 दिखाई दिया, जो एक संक्षिप्त प्रोटोकॉल के लिए समर्पित है। इसलिए, संघीय कार्यकारी अधिकारियों द्वारा विकसित कागजी कार्रवाई निर्देशों में एक संक्षिप्त प्रोटोकॉल की तैयारी के लिए समान आवश्यकताएं होनी चाहिए। साथ ही, हम ध्यान दें कि मॉडल निर्देशों के पैराग्राफ 2.7.3.4 में निर्धारित आवश्यकताओं में, "डिज़ाइन में नवाचार" हैं जो छोटे प्रोटोकॉल तैयार करने के आम तौर पर स्वीकृत अभ्यास के लिए विशिष्ट नहीं हैं। इनमें मुख्य रूप से शामिल हैं:

• एजेंडे के परिचयात्मक भाग से बहिष्कार;
• प्रश्न के नाम को केन्द्रित करना और अंतिम पंक्ति के नीचे एक पंक्ति से उसे रेखांकित करना;
• उपस्थित लोगों के बारे में जानकारी का पंजीकरण;
• मुख्य भाग के डिज़ाइन के नियम।

स्पष्टता के लिए, हम संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के लिए वर्तमान मानक निर्देशों का परिशिष्ट संख्या 10 दिखाएंगे, जिसमें एक संक्षिप्त प्रोटोकॉल का एक नमूना शामिल है।

मिनट्स एक दस्तावेज़ है जिसमें कॉलेजियम या सलाहकार निकायों की बैठकों में मुद्दों की चर्चा और निर्णय लेने का क्रमिक रिकॉर्ड होता है। बैठक के कार्यवृत्त संयुक्त विकास और प्रबंधन निर्णयों को अपनाने को दर्शाते हैं। पार्टियों द्वारा किए गए समझौतों को रिकॉर्ड करने के लिए व्यावसायिक बैठकों और वार्ताओं में मिनट रखे जा सकते हैं।

• प्रोटोकॉल कैसे बनाएं?
• इस दस्तावेज़ के पाठ में कौन से अनुभाग शामिल हैं?
• प्रोटोकॉल को पूरा करने के लिए किन विवरणों की आवश्यकता है?

प्रोटोकॉल की तैयारी

प्रोटोकॉल जैसे कार्यालय कार्य में दस्तावेज़ों के प्रकार, बैठक (बैठक) के दौरान की गई हस्तलिखित या वॉयस रिकॉर्डिंग के आधार पर संकलित किए जाते हैं, रिपोर्ट और भाषणों, प्रमाणपत्रों, मसौदा निर्णयों और अन्य सामग्रियों के सार प्रस्तुत किए जाते हैं।

बैठक की प्रगति के प्रतिबिंब की पूर्णता के दृष्टिकोण से, पूर्ण और संक्षिप्त प्रोटोकॉल के बीच अंतर हैं। संपूर्ण प्रोटोकॉल के पाठ में दो भाग होते हैं: परिचयात्मक और मुख्य।

परिचयात्मक भाग इंगित करता है: प्रारंभिक, अध्यक्ष (पीठासीन अधिकारी), सचिव, बैठक में उपस्थित लोगों के उपनाम और, यदि आवश्यक हो, बैठक (बैठक) में आमंत्रित व्यक्तियों के उपनाम।

प्रोटोकॉल का परिचयात्मक भाग एक एजेंडे के साथ समाप्त होता है जिसमें विचार किए जाने वाले मुद्दों की एक सूची होती है, जिस क्रम में उन पर विचार किया गया था, उस क्रम में सूचीबद्ध किया गया है, जिसमें विचाराधीन प्रत्येक मुद्दे के लिए प्रतिवेदक का संकेत दिया गया है।

कार्यवृत्त के मुख्य भाग में एजेंडा मदों के अनुरूप अनुभाग होते हैं। प्रत्येक अनुभाग का पाठ निम्नलिखित योजना के अनुसार संरचित है:

वक्ता:

समाधान किया गया: (या निर्णय लिया गया:).

"सुने गए" अनुभाग में आइटमों को एजेंडा के अनुसार क्रमांकित किया गया है।

पूर्ण प्रोटोकॉल में, "सुने गए" अनुभाग के बाद, वक्ता से पूछे गए प्रश्न और उसके उत्तर निम्नलिखित योजना के अनुसार रिकॉर्ड किए जा सकते हैं:

कोरोलेव ए.आई.(सवाल):

उत्तर: …

प्रोटोकॉल के साथ काम करने की सुविधा के लिए, प्रश्न पूछने वाले व्यक्ति का उपनाम और "उत्तर" शब्द को रेखांकित किया जा सकता है।

प्रोटोकॉल का मुख्य भाग एजेंडे के अनुसार मुद्दे की संख्या और सामग्री को इंगित करता है, वक्ता के भाषण को निर्धारित करता है और किए गए निर्णयों को रिकॉर्ड करता है।

भाषण का पाठ संलग्न है.

संकल्प (निर्णय) को बैठक में अपनाए गए शब्दों में पूर्ण रूप से मिनटों के पाठ में शामिल किया गया है; यदि आवश्यक हो, तो मतदान परिणाम दिए गए हैं:

ख़िलाफ़ - …,

परहेज -...

संक्षिप्त प्रोटोकॉल के पाठ में भी दो भाग होते हैं। परिचयात्मक भाग पूर्ण प्रोटोकॉल के समान नियमों के अनुसार तैयार किया गया है। संक्षिप्त प्रोटोकॉल के मुख्य भाग में, मुद्दे की चर्चा के पाठ्यक्रम को छोड़ दिया जाता है और केवल उस पर लिया गया निर्णय दर्ज किया जाता है।

सरकारी एजेंसियों में, प्रोटोकॉल प्रपत्रों पर तैयार किए जाते हैं, उदाहरण के लिए:

रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय

संघीय पुरालेख एजेंसी

(रोसारचिव)

शिष्टाचार

वैज्ञानिक परिषद की बैठकें

__________________ № ____________

अन्य संगठनों में, प्रोटोकॉल कागज की मानक शीट पर तैयार किए जाते हैं। प्रोटोकॉल तैयार करने के लिए प्रोटोकॉल टेम्प्लेट (एकीकृत प्रपत्र) का उपयोग करना सुविधाजनक है।

प्रोटोकॉल बनाते समय, निम्नलिखित विवरणों का उपयोग किया जाता है:

• संगठन का नाम - दस्तावेज़ का लेखक;
• दस्तावेज़ का प्रकार - मिनट - बैठक के प्रकार, बैठक का संकेत (उदाहरण के लिए: संघीय अभिलेखीय एजेंसी के प्रमुख के साथ बैठक के मिनट);
• बैठक का स्थान, बैठक;
• प्रोटोकॉल की तारीख;
• प्रोटोकॉल संख्या.

बैठक के कार्यवृत्त पर अध्यक्ष (अध्यक्षता) और सचिव (पहले अध्यक्ष के हस्ताक्षर, फिर - नीचे - सचिव) द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। प्रोटोकॉल की एक प्रति पर हस्ताक्षर किए गए हैं।

कार्यवृत्त की तारीख बैठक की तारीख है.

प्रोटोकॉल को पंजीकृत किया जाता है और कैलेंडर वर्ष के भीतर प्रोटोकॉल के प्रत्येक समूह के लिए अलग से क्रम संख्या सौंपी जाती है: समन्वय, विशेषज्ञ, कार्यप्रणाली और अन्य निकायों की बैठकों के मिनट। संयुक्त बैठकों के कार्यवृत्त में समग्र संख्याएँ होती हैं, जिसमें बैठक में भाग लेने वाले संगठनों के कार्यवृत्त की क्रम संख्या भी शामिल होती है।

कॉलेजियम के आधार पर काम करने वाले सरकारी निकायों में, प्रशासनिक दस्तावेज़ प्रोटोकॉल के आधार पर जारी किए जाते हैं: संकल्प (निर्णय) (प्रत्येक मुद्दे पर अलग से)।

किए गए निर्णय निष्पादकों को प्रोटोकॉल की प्रतियों (प्रोटोकॉल से उद्धरण) के रूप में सूचित किए जाते हैं, जो वितरण सूचकांक (सूची) के अनुसार इच्छुक संगठनों और अधिकारियों को भेजे जाते हैं। प्रोटोकॉल की प्रतियां (प्रोटोकॉल से उद्धरण) रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा (प्रोटोकॉल विभाग) की मुहर द्वारा प्रमाणित की जाती हैं।

प्रोटोकॉल तैयार करने के नियम संगठन के रिकॉर्ड प्रबंधन निर्देशों (DOW) में स्थापित किए गए हैं।

वी.एफ. यांकोवाया, पीएच.डी. प्रथम. विज्ञान, एसोसिएट प्रोफेसर, डिप्टी VNIIDAD के निदेशक

एक आदेश एक प्रकार का प्रबंधन उपनियम है जो सरकार या प्रबंधन निकाय द्वारा अपनी क्षमता के भीतर जारी किया जाता है और व्यक्तियों और कानूनी संस्थाओं के लिए बाध्यकारी होता है।

किसी विशिष्ट मुद्दे के त्वरित समाधान से संबंधित आदेशों को वैधता की लंबी अवधि और अल्पकालिक के लिए डिज़ाइन किया जा सकता है।

आदेश के पाठ में एक कथन और एक प्रशासनिक भाग शामिल है। पहला आदेश के उद्देश्य या कारण को इंगित करता है, दूसरा, I OBLIGATE शब्द से शुरू होकर, निर्धारित कार्यों को इंगित करता है। कथन भाग में, "अनुरूप", "संबंध में", "उद्देश्यों के लिए", आदि जैसे स्थिर फॉर्मूलेशन का उपयोग करने की सलाह दी जाती है।

ऑर्डर के नमूना प्रपत्र में निम्नलिखित विवरण शामिल हैं:

• - संगठन का नाम - दस्तावेज़ का लेखक;
• - दस्तावेज़ का नाम प्रकार - आदेश;
• - दिनांक, संख्या (कैलेंडर वर्ष के भीतर);
• - प्रकाशन का स्थान;
• - शीर्षक;
• - हस्ताक्षर;
• - मूलपाठ;
• - अनुमोदन टिकट;

आदेश A4 प्रारूप पर तैयार किया गया है।

मसौदा आदेश पर उन संगठनों या अधिकारियों के साथ सहमति होनी चाहिए जो इस दस्तावेज़ में रुचि रखते हैं।

आदेशों के निष्पादक संस्थान, संरचनात्मक इकाइयाँ या अधिकारी हो सकते हैं। अंतिम पैराग्राफ उन व्यक्तियों को इंगित करता है जिन्हें आदेश के निष्पादन पर नियंत्रण सौंपा गया है।

प्रोटोकॉल, इसकी विशेषताएँ और विवरण

प्रोटोकॉल एक दस्तावेज़ है जो कॉलेजियम निकायों, सम्मेलनों और बैठकों में मुद्दों पर चर्चा और निर्णय लेने की प्रगति को रिकॉर्ड करता है।

प्रोटोकॉल विशेष प्रपत्रों पर तैयार किए जाते हैं, जहां दस्तावेज़ का नाम प्रिंटिंग हाउस में या ए4 पेपर की साधारण शीट पर पहले से मुद्रित होता है।

प्रोटोकॉल के पाठ में दो भाग होते हैं: परिचयात्मक और मुख्य।

प्रोटोकॉल के परिचयात्मक भाग में स्थिर और परिवर्तनशील जानकारी होती है।

निरंतर जानकारी स्थिर शब्दावली के उपयोग से जुड़ी है - "अध्यक्ष", "सचिव", "वर्तमान"। ये शब्द बाएँ हाशिए के आरंभ से बड़े अक्षर से लिखे गए हैं।

परिवर्तनीय जानकारी में अध्यक्ष, सचिव और उपस्थित लोगों के प्रारंभिक और उपनाम शामिल हैं। वे टेबुलेटर के दूसरे स्थान (पी./मशीन के रूलर पर 29वें डिवीजन या पीसी पर बाएं मार्जिन से 16 स्ट्रोक के बाद) से लिखे गए हैं।

कॉलेजियम निकाय के सदस्यों के उपनामों को एक पंक्ति में, अल्पविराम द्वारा अलग करके, वर्णानुक्रम में व्यवस्थित किया जाता है। रेखाएँ 1 स्थान से अलग हो जाती हैं। यदि कॉलेजियम निकाय के 15 से अधिक सदस्य हैं, तो कुल संख्या बताएं और उसके आगे कोष्ठक में - एक पंजीकरण पत्र संलग्न है।

आमंत्रितों के नाम में पद का नाम और जिस संगठन का वे प्रतिनिधित्व करते हैं उसका नाम जोड़ा जाता है। उनके पंजीकरण की प्रक्रिया कॉलेजियम निकाय के सदस्यों के समान ही है।

प्रोटोकॉल का परिचयात्मक भाग एजेंडे के साथ समाप्त होता है। अभिव्यक्ति "एजेंडा" बाएं हाशिये की शुरुआत (मशीन टेबुलेटर की 0वीं स्थिति) से लिखी गई है। एजेंडा आइटम की रिकॉर्डिंग लाल रेखा से शुरू होती है। इन्हें अरबी अंकों से क्रमांकित किया गया है। प्रश्नों को महत्व और कठिनाई के अनुसार क्रमबद्ध किया गया है। किसी खंड को "विविध" शब्द से लिखने की अनुमति नहीं है। प्रत्येक प्रश्न विशिष्ट होना चाहिए.

प्रोटोकॉल का मुख्य भाग निम्नलिखित योजना के अनुसार बनाया गया है: सुना - बोला - निर्णय (निर्णय), और प्रत्येक प्रश्न के लिए अलग से। शब्द - सुने गए, बोले गए, निर्णय किए गए (निर्णय किए गए) प्रारंभिक (बाएं) मार्जिन से, बिना विराम चिह्न, खुले विराम चिह्न के, वर्णनात्मक अक्षरों में लिखे गए हैं)।

यदि कई मुद्दों पर चर्चा हो रही है तो LISTENED शब्द से पहले एजेंडे में मुद्दे का क्रमांक डालें।

वक्ता के आद्याक्षर और उपनाम (नाममात्र मामले में) लाल रेखा पर लिखे गए हैं। वे एक डैश लगाते हैं और रिपोर्ट या संदेश का सारांश बड़े अक्षर से बताते हैं। यदि रिपोर्ट का पाठ वक्ता द्वारा प्रस्तुत किया जाता है या प्रतिलेखित किया जाता है, तो रिपोर्ट के सारांश के बजाय वे लिखते हैं: रिपोर्ट संलग्न है।

लाल रेखा पर SPEAKED शब्द के बाद, नाममात्र मामले में वक्ताओं के प्रारंभिक और उपनाम लिखें (स्थिति का शीर्षक कोष्ठक में दर्शाया जा सकता है), डैश के बाद भाषण की सामग्री को बड़े अक्षर से लिखा जाता है। भाषण को पहले व्यक्ति में प्रस्तुत किया जा सकता है - "मैं करता हूं...", तीसरे व्यक्ति में - "पेत्रोव ने कहा कि...", वक्ता के चेहरे की परवाह किए बिना - "संस्थान में लेखांकन और भंडारण अच्छी तरह से किया जाता है" , अवैयक्तिक रूप में - "इवानोव को सुझाव दिया गया था..." .

यदि वक्ता भाषण का पाठ प्रदान करता है, तो डैश के बाद वे इंगित करते हैं - "भाषण संलग्न है।"

प्रश्न और उत्तर स्पीकिंग अनुभाग में दर्ज किए जाते हैं। शब्द-प्रश्न-उत्तर, लिखे नहीं जाते। वक्ता के आद्याक्षर और उपनाम, एक डैश, प्रश्न का संक्षिप्त सारांश लिखें

प्रोटोकॉल का अंतिम भाग संकल्प (निर्णय) है। यह भाग DECIDED या DECIDED शब्द से शुरू होता है (टेबुलेटर के 0वें स्थान से - बाएँ मार्जिन से)।

ऑपरेटिव भाग योजना के अनुसार बनाया गया है: कार्रवाई - निष्पादक - समय सीमा। निष्पादक एक संगठन, एक संरचनात्मक इकाई या एक विशिष्ट अधिकारी हो सकता है। यदि संकल्प में विभिन्न मुद्दे शामिल हैं, तो इसे अरबी अंकों में क्रमांकित पैराग्राफ में विभाजित किया गया है। प्रत्येक आइटम एक लाल रेखा से शुरू होता है।

प्रोटोकॉल किसी दस्तावेज़ को मंजूरी देने के निर्णय को रिकॉर्ड कर सकता है। इस मामले में, प्रोटोकॉल में दिनांक और दस्तावेज़ संख्या का संदर्भ होना चाहिए, और दस्तावेज़ स्वयं प्रोटोकॉल से जुड़ा होना चाहिए।

चुनावों के दौरान, प्रोटोकॉल प्रत्येक उम्मीदवार के लिए मतदान परिणामों को इंगित करता है।

यदि कोई प्रतिलेख प्रोटोकॉल से जुड़ा हुआ है; फिर प्रोटोकॉल के पहले भाग के बाद इस बारे में एक नोट बनाया जाता है - बैठक... शॉर्टहैंड में दर्ज की जाती है। प्रतिलेख संलग्न है.

कार्यवृत्त पर अध्यक्ष और सचिव द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। सचिव पाठ का संपादन करता है, प्रत्येक वक्ता को उसके भाषण की रिकॉर्डिंग से परिचित कराता है और उस वक्ता के हस्ताक्षर प्राप्त करता है जो उसके भाषण की रिकॉर्डिंग से सहमत होता है। जिन बैठकों के लिए प्रेसीडियम का चुनाव किया जाता है, उनके कार्यवृत्त पर प्रेसीडियम के अध्यक्ष, सचिव और सदस्यों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।

कार्यवृत्त की तिथि बैठक की तिथि (03/12/93) है। यदि बैठक कई दिनों तक चलती है, तो प्रारंभ तिथि और डैश के माध्यम से बैठक की समाप्ति तिथि (12 -14.03.93) इंगित करें।

प्रोटोकॉल नंबर एक सीरियल नंबर है जो कैलेंडर वर्ष के दौरान चिपकाया जाता है।

प्रपत्र का विवरण - नमूना प्रोटोकॉल:

• - संगठन का नाम (संरचनात्मक इकाई का नाम) - दस्तावेज़ के लेखक;
• - दस्तावेज़ का नाम प्रकार - प्रोटोकॉल;
• - बैठक की तारीख, संख्या (कैलेंडर वर्ष के दौरान);
• - संकलन का स्थान (शहर);
• - शीर्षक (कॉलेजियल कार्य के प्रकार और कॉलेजियम निकाय के नाम को दर्शाता है);
• - परिचयात्मक और मुख्य भागों का पाठ;
• - हस्ताक्षर;
• - अनुमोदन टिकट (यदि आवश्यक हो);
• - अनुमोदन टिकट (यदि आवश्यक हो);
• - दस्तावेज़ के निष्पादन और उसे फ़ाइल में भेजने पर एक नोट।