Какво трябва да направите, ако спешно трябва да получите важни документи, да поискате актуална информация или да потърсите помощ от фирма или длъжностно лице? Съставете писмо с искане според всички правила на бизнес кореспонденцията и получете положителен отговор.

От статията ще научите:

Как се различава писмото с бизнес заявка от другите видове писма?

Бизнес кореспонденцията е най-важната част от документната комуникационна система. Писмата са нейните най-разпространени документи. Има много видове официална кореспонденция. Всичко това е форма на писмен диалог, който допринася за решаването на най-важните въпроси в дейността на организациите. Неговият жанров и тематичен обхват се характеризира с голямо разнообразие.

Молбата е един от най-често срещаните видове бизнес кореспонденция. Необходимостта от писане на такива жалби може да бъде причинена от различни причини и не е възможно да се изброят всички. Има обаче редица функции, които правят това писмосред общия масив от официална документация.

Официалното писмо с молба може да бъде тактична молба или дипломатическо изискване по текущ въпрос. То служи за постигане на конкретната цел на автора и е необходимо, за да накара адресата да предприеме действията, които са необходими на автора на писмото с искане.

Има особено много ситуации, когато е необходимо да се състави писмо с искане в управленските дейности. Причината може да бъде или проста ситуация, която не изисква засилена аргументация и подробни обяснения, или проблем, без обяснение на същността на който е невъзможно да се получи положителен отговор. Във втория случай авторът ще трябва не само да заяви своето искане, но и да го обоснове, да обясни на получателя защо е необходимо да действа по един или друг начин.

Съществуващите офис шаблони и стандарти улесняват писането на официално писмо с искане. Всяко бизнес съобщение трябва да отговаря на правилата за бизнес кореспонденция. Кореспонденцията е преди всичко лицето на изпращащата компания. Дизайнът му изисква внимание към детайла и спазване на правилата на бизнес етикета. За да съставите писмо с искане от името на организацията, ще ви е необходима бланка, в която са посочени всички необходими подробности. Заявлението се заверява с подпис на упълномощено длъжностно лице и печат на дружеството.

Как да напиша официално писмо с искане?

Бизнес писмо с искане се изготвя съгласно всички правила на официалната кореспонденция. За да получите в крайна сметка положителен отговор, когато пишете жалба, трябва да се придържате към определен алгоритъм. Това ще ви позволи да структурирате съдържанието на писмото, да предадете основните идеи на адресата и ясно и ясно да посочите същността на проблема.

Определете към кого точно се обръщате?

По-добре е да се свържете лично с адресата. Следвайки общоприетите правила на бизнес етикета, използвайте собственото си име и бащино име. Това ще помогне да се покаже уважение. Освен това личното искане налага определена отговорност на длъжностното лице, получило писмото. Дори когато трябва да напишете писмо с молба за група хора, по-добре е да персонализирате обжалването.

Защо се обръщате точно към този адресат?

Препоръчително е предварително да обясните на получателя защо сте се свързали с него. Можете да му направите комплимент и да отбележите неговите бизнес или лични качества, минали постижения, които са важни в контекста на вашата жалба. Тази техника ще ви насърчи да разгледате по-внимателно писмото с искането и да намерите възможност да го удовлетворите. Важно е да бъдете искрени и да не преминавате границата между комплимент и ласкателство.

Как можете да обосновете молбата си?

Обмислете аргументите си предварително и ги подредете в текста писмапо схемата силен - среден - най-силен. Интересувайте получателя, разкрийте му потенциалните ползи, свързани с изпълнението на вашето желание. Изразете проблем, който е от значение за него и покажете как може да бъде решен, за да задоволи вашите интереси. Опишете значимостта на проблема и уведомете получателя, че разрешаването му може да бъде от полза и за двама ви.

Каква информация трябва да бъде предоставена на получателя?

Опишете проблема възможно най-кратко и ясно. Избягвайте неясноти и бъдете максимално конкретни относно желания резултат: посочете точна цена, дата, процент и др. Писмото с искане изисква от адресата да вземе управленско решение. За да направи това, той се нуждае от точна информация: колко, какво, кога и на каква цена. Тези подробности трябва да бъдат формулирани прецизно, без да оставят място за двусмислие. В противен случай инициативата може да премине към получателя, искането ще бъде официално удовлетворено, но авторът няма да получи това, което е искал.

Какви изводи могат да се направят?

След заявяване на искането е необходимо да го промените и повторите отново, като фокусирате вниманието на адресата върху потенциалните ползи. В същото време не е задължително евентуалната полза да е материална.

Правилно съставеното писмо с искане може по много начини да ви доближи до положителен отговор. Текстът на такова писмо ще зависи от адресата и съдържанието на искането. Независимо дали питате добър приятел, роднина, шеф или служител, трябва да се избере индивидуален подход за всеки конкретен случай, за да напишете писмо с молба за помощ.

Не лъжи

Разчитайки на положителен резултат, е необходимо да представите същността на въпроса по такъв начин, че да е от полза за вас. Опитайте се да не разкрасявате ситуацията с измислени или нереални събития. В противен случай рискувате да останете без подкрепата, от която се нуждаете сега.

Бъдете кратки

Писмото, включващо молба за помощ, не трябва да бъде твърде дълго. Изразявайте мислите си ясно и ясно на разбираем език. Не навлизайте в дребни подробности, без които можете. Това само пречи на постигането на целта ви и дразни читателя.

Помислете за основната причина, поради която сте избрали да се обърнете към този човек с молбата си. Може би не е излишно да споменете мимоходом вашето отношение към личните качества на адресата, но не прекалявайте с ласкателствата. Подчертайте в писмото си как получателят може да се възползва от помощта ви.

Повторно обжалване

Как да напишете правилно писмо с искане, ако се свържете с това лице отново? В този случай писмото трябва отделно да изрази благодарност за предоставената по-рано помощ или услуга. Трябва да поясня, че именно това е една от причините за новото обжалване пред него. Няколко изречения ще бъдат достатъчни, за да благодарите на получателя.

Форсмажорни обстоятелства

Винаги имайте предвид, че лицето, с което се свързвате, може да е обект на обстоятелства, които могат да повлияят на решението му. И че не можете да разпознаете благоприятния момент, когато вашето писмо с молба привлича вниманието му. Пример за такова състояние може да бъде, когато човек е измъчван от зъбобол или всичките му мисли са заети от незаслужено получено мъмрене от началниците... Обстоятелствата могат да бъдат различни. Нищо не можеш да направиш по въпроса. Вашата задача е да се опитате да обмислите как да напишете правилно писмо с искане, като избягвате грешки, които могат да повлияят на разрешаването на проблема не във ваша полза. Лошата формулировка, неясната формулировка и неправилното отношение могат да развалят настроението на получателя и да причинят вашия провал.

Не забравяйте, че вашето писмо трябва да е искрено. Между редовете трябва да прочетете вашето самоуважение, достойнство и най-важното - вяра в успеха и подкрепата на човека, към когото сте се обърнали. Надявам се на разбиране, благоприличие и щедрост от негова страна.

Писмо до непознат

Важен момент, който не бива да се подценява при писането на всяко писмо, особено писмо с молба, адресирана до непознат, е поздравът. Вашето писмо ще бъде прочетено с повече внимание, ако можете да го направите лично и да поздравите получателя по име. Когато мислите как да напишете писмо с молба до непознат, струва си да имате предвид, че персонализирането е гаранция, че вашето писмо поне ще бъде видяно. Спазвайте следните правила:

1. Формулирайте правилно темата на жалбата си. Старайте се винаги да попълвате това поле.
2. Формулирайте накратко защо лицето има нужда от това писмо. Поставете го в заглавието. Това ще ви помогне да привлечете вниманието към вашето послание.
3. Ако е възможно, обадете се предварително на получателя и обсъдете причината за заявката. В този случай има надежда съобщението да не попадне автоматично в спам.
4. Използвайте „T комбинация“:
   • творческа тема;
   • тема с контакти;
   • текстът е в тялото, а не в прикачения файл.
5. В края на писмото отново напомняте за молбата си, като я перифразирате. След това учтиво се сбогувайте, като благодарите накратко на получателя, че е отделил време да прочете съобщението.
6. Посочете под каква форма очаквате обратна връзка. И разбира се, не забравяйте да посочите всички опции за начини за връзка с вас.

Ingoda, по-лесно е да напишете обжалване, ако имате пример за това как се пише писмо с искане. Мострата може да видите, като кликнете върху следната връзка.

Отговорът е в процес

И така, писмото е написано и изпратено. Докато чакате отговор, струва си да имате предвид, че ако писмото е от официален характер, искането е адресирано до длъжностно лице, тогава има регламентиран период, в рамките на който определено ще получите отговор. В други случаи всичко зависи от възпитанието на лицето, до което сте адресирали писмото с молба.

Повечето хора в даден момент се сблъскват с необходимостта да напишат писмо с искане или молба. Това може да бъде искане за благотворителен принос, искане за записване на пропуснат изпит, искане за среща с експерт в определена област или искане за издаване на документ, необходим за отчитане. Каквато и да е целта ви, стилът на писане ще бъде същият. Следвайте инструкциите в статията, за да изглежда писмото ви по-професионално и убедително.

стъпки

Подготовка в писмен вид

Скицирайте основните идеи.За да напишете ясно и ефективно писмо, е много важно да имате ясно разбиране за вашите цели и цели на търсенето/заявката.

• Добър начин да се уверите, че имате ясна представа за темата, е да вземете три празни листа хартия и да я озаглавите: „защо пиша писмото“, „целта на писмото“ и „други мисли. ”
• Без да навлизате в много подробности, запишете мислите си за няколко минути на всеки лист. Направете списъци и очертайте основните идеи за ситуацията, които ще бъдат споменати в писмото. Споменете също какво искате да постигнете с това писмо и каква друга информация смятате, че трябва да се добави.

1. Помислете за кого е предназначено писмото.Разбирането на вашата целева аудитория е от съществено значение за определяне на правилния тон за вашето писмо. След като сте записали основните идеи, запишете всичко, което знаете за получателя на писмото, на отделен лист хартия.

   • Например, каква е позицията на този човек и как той/тя може да ви помогне? Този човек ще вземе ли окончателното решение по вашето искане или той/тя ще реши дали да препрати писмото до по-висши органи?
   • Също така е добра идея да вземете предвид информираността на получателя за темата. Ако той/тя не е много запознат с вашата тема, стилът на писане трябва да е различен (например използвайте прост речник и добавете повече изясняваща информация), отколкото ако пишете на експерт по този въпрос.

2. Напишете план.И накрая, преди да съставите тялото на писмото си, измислете схема, за да организирате мислите си в логичен и последователен ред.

   • Определете основните точки и опорните точки. Уверете се, че мислите ви са организирани по начин, който има смисъл за читателя.

   Писане на чернова

   1. Използвайте подходящ формат.Като поддържате професионален формат за бизнес писма, първоначално ще направите положително впечатление.

      • В горния ляв ъгъл напишете пълния си адрес, след това датата и след това адреса на получателя. Не забравяйте да отстъпите ред между всеки параграф.
      • Можете също така да посочите темата на писмото един ред след адреса на получателя. Но това не е задължително.

   2. Започнете с поздрав.Основната част на писмото трябва да започва с уважителен и коректен поздрав.

      • Ако познавате човека, на когото пишете, можете да използвате неговото име („Уважаеми Алексей!“). В противен случай трябва да използвате фамилията и титлата на лицето („Уважаеми г-н Иванов!“)
      • Ако не знаете името на човека, който ще прочете писмото, можете просто да напишете: "Здравейте!"

   3. Напишете уводен параграф.В първия параграф на всяко писмо с искане или искане трябва да се представите и ясно, но накратко да посочите основната цел на вашето искане. Например, „Пиша ви с надеждата, че ще обмислите дарение на нашия фонд за хуманно отношение към животните.“

      • Ако преди това сте комуникирали с получателя на писмото, в първия параграф можете да споменете кога и при какви обстоятелства вече сте имали контакт в миналото.
      • Например: „Аз съм ученик във вашия драматичен кръжок“ или „Аз съм президент на Фондацията за хуманно отношение към животните, на която щедро дарявате в продължение на 10 години“, или „Свързах се с вас миналия месец относно възможността за организиране на училище пътуване до увеселителен парк." ".
      • Установяването на връзка е не само полезно за получателя, но също така може да създаде усещане за близост с вас, което ще увеличи шансовете за положителен отговор.

   4. Напишете основния параграф.В основния текст трябва да предоставите допълнителна и по-подробна информация относно вашата заявка. Това е вашата възможност да обясните какво точно искате да получите и защо молбата ви трябва да бъде удовлетворена.

      • Пишете подробно, но накратко. Трябва ясно да посочите естеството на вашето искане и причините, поради които то трябва да бъде разгледано. Не е необходимо обаче читателят да чете цялата ви житейска история.
      • Бъдете честни и прями относно молбата си. Получателят не трябва да се съмнява какво искате. Например: „Надявам се, че ще продължите да давате щедро тази година“ или „Бих искал да имам възможност да се явя отново на този изпит“.
      • Бъдете учтиви и използвайте подходящ тон, когато се обръщате към получателя.
      • Придържайте се към фактите и контролирайте емоциите си. Ако сте принудени да споменете чувствата си по въпроса, не бъдете прекалено емоционални. Например: „Бях много разочарован от оценките си“, но не и „Буквално полудях, когато видях оценките си!“

   5. Напишете заключение.В заключението си трябва да посочите всички крайни срокове и времеви ограничения и да изразите своята благодарност за разглеждането на вашата кандидатура.

      • Например, ако пишете молба за информация или среща с някого и тази молба трябва да бъде изпълнена до определена дата, трябва да посочите това учтиво, но ясно в заключението.
      • Дори получателят в крайна сметка да не се съобрази с молбата ви, фактът, че е отделил време да проучи проблема ви и да вземе решение по него, заслужава да бъде оценен.

   6. Кажи довиждане.Вашето писмо трябва да завърши с подходящо и учтиво сбогом. Добрите опции са „С уважение“, „С уважение“ или „С най-добри пожелания“, последвано от вашето име.

      • Ако изпращате ръкописно писмо, отстъпете 4 реда от сбогуването и името си и оставете своя подпис с химикал.
      • Ако прикачите някакви материали към писмото, тази информация трябва да последва след сбогом. Например: „Приложения: 2.“

   Форматиране на писмо

   1. Успокой се.След като напишете първата си чернова, оставете я за няколко дни, ако времето позволява. Това ще ви помогне да го погледнете с нови очи, когато се върнете.

Молба- това е искане за получаване на необходимата информация, стоки, услуги, документи, за предоставяне на препоръки, за организиране на среща и т.н. Когато го съставяте, трябва да обосновете необходимостта от изпълнение на искането. Може да бъде адресирано до конкретно физическо или юридическо лице – организация. Това може да съдържа повече от една заявка.

Как да напиша писмо с молба

Писмото-заявка има структура, подобна на общата и е почти идентична по форма. Регистрацията му се извършва на бланката на организацията. Обикновено се подписва от ръководителя на организацията или упълномощено лице.

Примери за фрази за бизнес писма - молби

Причина за искането:

• Поради...
• Имайки в предвид…
• С оглед на...
• Базиран…
• За да…
• Базиран…
• Според…
• В съответствие със…

Текст на искането:

• Молим Ви да разгледате/предоставите/изпълните/докладвате/информирате/спешно изпратите...
• Питаме ви...
• Молим ви за съдействие в...
• Молим за вашето съгласие за...
• Също така ви питаме...

Писмото с искане изисква написването на писмо за отговор.

Примерно писмо с искане

Уведомяваме Ви, че г-н Лесков Н.С. ще пристигне в Москва на 15 март, учтиво Ви молим да организирате среща и да запазите хотелска стая за 2 дни. Г-н Лесков Н.С. полет 1583 ще пристигне.

Също така ще Ви бъдем благодарни, ако уредите срещата му с Вашите клиенти по време на посещението му.

Искането за помощ не е случаят, когато можете да дадете воля на въображението и креативността си, като използвате безплатна форма на обжалване.

• Оптимално е да поддържате официален делови тон. Учтивите думи са подходящи ( „благодаря“, „моля“, „разрешете“).
• Текстът трябва да е логичен и структуриран.

Можете да използвате електронен или хартиен формуляр.

• По-добре е да го напишете на фирмена бланка, като посочите подробностите и логото на компанията - изглежда представително.
• Трябва да започнете, като се обърнете към адресата. Оптимално, ако е лично, се посочва конкретно лице. При делова кореспонденция се предпочитат име и бащино име или формат „г-н Петров”. Думата „скъпи“ в началото също не наранява. Ако е адресирано не до един човек, а до екип, съобщението все пак трябва да бъде персонализирано възможно най-много - например „скъпи партньори“.
• Ако можете да изберете ненатрапчив комплимент, подходящ за случая, е подходящо да го използвате. Например, имайте предвид, че цените мнението на получателя като експерт във вашата индустрия и неговата помощ или сте благодарни за подкрепата, предоставена в миналото. Просто е много важно да не изпадате в грозни ласкателства - това едва ли ще увеличи шансовете за положителен отговор.
• След това следва същността на заявката - по-долу ще опишем подробно на какви правила трябва да отговаря основната част.
• Попълва се с дата и подпис на упълномощено лице.

Максимална специфичност

Парите обичат точността. И хората, които ги печелят и в бъдеще могат да помогнат на вашия проект и финансово. Идеалният пример съдържа максимално количество проверени данни и точни показатели.

Оперирайте с числа, проценти, количества, срокове.

Това показва сериозен подход към въпроса, вдъхва доверие и прави задачата по-осезаема, измерима, позволява ви да разберете какво точно се изисква и доколко е възможно да се изпълни заявката.

Кой ще сподели пари или други ресурси, след като прочете молба за мащабна финансова помощ, дългосрочен заем или перспектива за споделяне на висока лихва върху печалбата след няколко години? Може би комик или филантроп. Няма много такива в бизнеса. Но ако са посочени точни суми и срокове, очакванията са ясни, по-вероятно е положителен отговор.

Силни аргументи

За да спечелите доверие и да получите помощ, трябва да обосновете нуждата от нея.

Това ще изисква убедителни аргументи. Необходимо е да ги търсите и съставяте въз основа на стандартни правила за аргументация, включително:

• Еднозначност – тезата трябва да е такава, че смисълът й да е ясен, двусмислието да е изключено;
• яснота и яснота;
• истина.

Нищо допълнително

Следва да бъдат включени само онези факти и обстоятелства, които имат отношение към делото. Няма нужда от излишни подробности, лирични отклонения, емоционални, дори много трогателни преживявания. Това принуждава човек да губи време и намалява шансовете например желаната сума да бъде преведена по сметката.

Разговор на един език

Когато съставяте обжалване, е важно да използвате речник, който е разбираем и познат не на писателя, а на човека, който го чете.

Например, ако рекламна агенция се обърне за помощ към банка, няма нужда да използвате жаргон и професионални термини, които не са ясни на представителите на банковия бранш. По-добре е да изберете думи, които са познати във финансовия сектор - това значително увеличава вероятността за взаимно разбирателство и следователно успех.

Честността е най-добрият трик

Когато описвате текущата ситуация, за която е необходима помощ, по-добре е да разчитате на искреността и реалните факти, да не подценявате, но и да не преувеличавате сериозността на ситуацията. Ако не по морални и етични съображения, то поне защото всичко изложено в писмото обикновено лесно се проверява. Светът на бизнеса също е много малко място.

Взаимна изгода

В бизнес сферата рядко се дават пари за „само защото“ или за „хубави очи“.

Обикновено, когато помага на някого финансово и нематериално, инвеститорът очаква да получи нещо в замяна.

Ако това не е паричен дълг, който ще бъде върнат след известно време с лихва или дял в бизнес, трябва да посочите други предимства. Може да е всичко - например:

• Продуктови отстъпки;
• консултантска подкрепа;
• безплатни услуги;
• статус на спонсор;
• принос към имиджа на социално отговорна компания и др.

грамотност

Във всеки важен документ неговото съдържание е ключово. Но не трябва да забравяме за формата. Многото граматически грешки развалят ефекта. Има много онлайн услуги за проверка на правописа и пунктуацията.