7. Попълването на реквизитите на пътните листове се извършва последователно в съответствие с настоящите инструкции и е задължително за всички държавни, кооперативни и обществени предприятия, организации и учреждения, които разполагат със собствени и наети товарни автомобили.

8. Отговорност за правилното попълване на пътните листове носят ръководителите на предприятия, организации, институции, както и лицата, отговорни за експлоатацията на камиони и участващи в попълването на документа.

Не се допуска участието на водача в попълването на пътния лист, с изключение на подписите, удостоверяващи приемането (при напускане) и предаването (при връщане) на автомобила.

9. Попълването на пътния лист преди издаването му на водача се извършва от диспечера на автотранспортното предприятие или упълномощено лице в следната последователност:

9.1. На лицевата страна на пътния лист под наименованието на документа се записва датата на неговото издаване (ден, месец, година), която трябва да съответства на датата на регистриране на издадения пътен лист в експедиционния дневник.

9.2. В реда „Режим на работа“ се изписва кодът или наименованието на режима на работа (работа през делничните дни, командировки, сумиран отчитане на работното време, ежедневно отчитане на работното време, работа в събота и неделя или празник, в ден за почистване, работа по график или извън график и др.). d.), в съответствие с които се изчисляват заплатите на водача.

9.3. В реда „Колона, бригада” се записват номерата на колоната и бригадата, които включват автомобила и водача.

В реда „Автомобил“ се записват марката, регистрационният номер и типът на автомобила, както и неговият гаражен номер.

9.4. В реда „Шофьор” се записват фамилията, инициалите, служебният номер и класът на водача, работещ по този пътен лист. В реда „Личен номер” се записва номерът, определен на водача в автомобилната компания.

9.5. В редовете "Ремаркета" се записват марките, държавните и гаражните номера на ремаркетата и полуремаркетата, произведени по линия на автомобила. На тези редове се записват номерата на разменните ремаркета и полуремаркета в местата на тяхната размяна.

9.6. В реда „Придружаващи лица” се записват фамилните имена и инициалите на лицата, придружаващи превозното средство за изпълнение на задачата (товарачи, спедитори, стажанти и др.).

9.7. В раздел „Работа на водача и автомобила“ в колони 2 и 3 се записва времето (часове и минути) на напускане и връщане на автомобила по график.

9.8. В раздел „Възлагане на водача” в колона 16 „На чие разположение” по заявка или еднократна поръчка на клиента се записва името на клиента, на чието разположение трябва да пристигне автомобилът за изпълнение на задачата. .

9.9. В колона 17 „Час на пристигане“ се записва времето (в часове и минути) на пристигане на превозното средство на място на клиента в съответствие с неговата заявка, еднократна поръчка или график на работа на превозното средство съгласно условията на договора.

9.10. В колони 18 „Откъде да получа товара“ и 19 „Къде да доставя товара“ се записват адресите на пунктовете за товарене и разтоварване според заявката, еднократна поръчка на клиента или съгласно условията на договор.

9.11. В колона 20 „Наименование на товара“ се записва наименованието на товара, представен за превоз въз основа на заявка на клиента или еднократна поръчка.

9.12. В колона 21 „Брой ездачи с товар” по заявка или еднократна поръчка се записва необходимият брой ездачи с товар за изпълнение на задачата.

9.13. В колона 22 „Разстояние” се записват разстоянията за превоз на товари, определени по данни от пътните служби, или от карта на района (план на града) с помощта на кривомер, или от списък на разстоянията, съставен въз основа на протоколи от измервания или от скоростомер на автомобила (при сезонни превози), протоколен акт на автотранспортно предприятие или организация и клиента.

9.14. В колона 23 „Транспортни тонове“ се записва количеството товар, което трябва да бъде транспортирано за клиента.

Само автотранспортната фирма има право да променя заданието, посочено в раздел „Задача за водача“. Само в изключителни случаи клиентът, в съгласие с автотранспортната компания, може да промени задачата със съответния запис в редовете „Специални бележки“. На същия ред се записва в случаите, когато автомобилът се използва по предназначение (от полиция, лекари и др.).

9.15. На лицевата страна на пътния лист, в реда „Издаване на гориво“, количеството гориво, необходимо за издаване за изпълнение на задачата, се записва с думи, като се вземе предвид останалото гориво от предишния работен ден.

9.16. В реда „Подпис на диспечера” диспечерът с подписа си удостоверява, че данните в попълнения от него пътен лист са верни и водачът притежава шофьорска книжка.

10. Попълването на пътния лист преди напускане на гаража се извършва в следната последователност:

10.1. В раздел „Движение на горивото“ в колони 7, 9 и в съответните редове автоцистерната, техникът по ГСМ или упълномощено лице записва количеството издадено гориво, както и сериите и номерата на издадените талони за гориво и заверява тези записи. с неговия подпис.

Количеството гориво, издадено в талони, е равно на количеството гориво, издадено в натура.

10.2. От предната страна лекар или друг медицински работник, когато извършва медицински преглед преди пътуване, удостоверява с подпис здравословното състояние на водача и възможността той да бъде допуснат да управлява автомобил.

10.3. В раздела "Работа на водача и автомобила" в колона 5 "Показания на скоростомера" механикът на контролно-пропускателния пункт (контролно-пропускателен пункт) или отдела за технически контрол (QCD) записва показанието на скоростомера, когато автомобилът влезе в линията, а в колоната 6 Печат "Реално време" - с часовник показва действителното време на излизане от гаража. В случай на неизправност или липса на печат на часовника, времето се записва ръчно в следната последователност: ден, месец, часове, минути.

10.4. В раздела „Движение на горивото“ в колона 10 „Остава при потегляне“ скоростната кутия или механикът по контрол на качеството записва количеството гориво в резервоарите на превозното средство при потегляне и удостоверява правилността на всички направени записи, като се подписва в тази колона.

10.5. В реда „Подпис на механика“ механикът на трансмисията или контрола на качеството удостоверява с подписа си предаването на автомобила на водача в технически изправно състояние и разрешение за напускане на гаража, а в реда „Подпис на водача“ - водачът удостоверява с подписа си приемането на автомобила в технически изправно състояние и получаване на работното задание.

11. Попълването на пътния лист на линията се извършва в следната последователност.

11.1. В колона 24 изпращачът записва поредните номера на извършените рейсове. Записът е предназначен за осчетоводяване на приложените товарителни документи по пътуване.

11.2. В колона 25 „Номера на приложените товарителници” изпращачът записва всички номера на товарителници, свързани с това пътуване.

11.3. В колона 26 „Час на пристигане“ се посочва времето (часове и минути), когато водачът представя пътния лист на изпращача или получателя на входната врата или на контролно-пропускателния пункт на пунктовете за товарене или разтоварване (с изключение на железопътните гари).

Ако няма входна врата или контролно-пропускателен пункт, тази колона не се попълва; часът на пристигане в пункта за товарене или разтоварване се вписва в товарителницата (товарителницата).

11.4. В колона 27 „Подпис и печат” изпращачът подписва и поставя печат, потвърждаващ верността на данните на попълнената от него товарителница.

12. Колона 28 „Марки на автомобилното предприятие“ може да се използва от автомобилното предприятие за отразяване на допълнителни счетоводни показатели за експлоатацията на автомобила и ремаркето.

13. В раздела „Престой на линията“ служител на службата за техническа помощ или упълномощено лице записва причината за престоя, датата и часа на началото и края на престоя в съответните колони и удостоверява тези записи с неговият подпис.

14. В редовете „Специални бележки“ на предната страна се записва информация, която не е предвидена във формата на пътния лист (бележки на Държавната инспекция по движението, клиенти, които отказват да заредят автомобила, различни пътни услуги и др. ).

15.4. На ред „Предадено” водачът удостоверява с подписа си, че автомобилът е предадено на механика на трансмисията или контрола на качеството в технически изправно (неизправно) състояние. Механикът на скоростната кутия или контрола на качеството в реда „Прието“ с подписа си удостоверява, че колони 5 и 6 от реда „Връщане в гаража“ на раздел „Експлоатация на водача и автомобила“ са попълнени правилно и автомобилът е приети от водача в технически изправно (неизправно) състояние.

16. След подаване на пътния лист от водача, диспечерът или друго упълномощено лице го попълва в следната последователност:

16.1. В раздел „Работа на водача и превозното средство” в колона 4 „Нулев пробег” според таблицата на разстоянието се записва разстоянието от гаража до първата точка на товарене и от последната точка на разтоварване до гаража.

16.2. В раздела „Движение на горивото“ в колона 13 „Коефициент на промяна в нормата“ се записва един общ коефициент на промяна на скоростта на разход на гориво за целия ден на експлоатация на превозното средство, свързан с работата на автомобила при повишена норма на разход на гориво, в колона 14 „Време на работа на специално оборудване“ и колона 15 „Време на работа на двигателя“ въз основа на съответните записи в приложената товарителница, TTN записва съответно времето на работа на специалното оборудване и допълнителната работа време на работа на двигателя при специални условия на работа (работа на въртящите се механизми за товарене и разтоварване на двигателя и др.). Тези подробности са необходими за определяне на нормата на допълнителен разход на гориво. Диспечерът удостоверява правилността на попълването на тези данни, като се подписва под съответните графи.

16.3. В секцията „Поредност на изпълнение на задачата“ диспечерът записва общия брой пътувания в колона 24, а в реда „TTN в количество“ - общия брой на представените разписки за доставка. За общия брой предадени и приети разписки водачът се подписва в реда „Предадено от водача“, а диспечерът - в реда „Прието от диспечера“.

Нека разгледаме процедурата за издаване на пътни листове, като използваме примера за попълване на формуляр № 3 „Пътни лист за лек автомобил“.

Пример

Индивидуалният предприемач Сергей Иванович Кондрашов използва в дейността си лек автомобил Ford Focus Sea Max с обем на двигателя 1,8 литра. Пътни листи се издават за седмица (5 работни дни).

Самият предприемач е назначен с организационна заповед да отговаря за експлоатацията на превозните средства (той изпълнява и задълженията на механик и диспечер).

Според предишния пътен лист и визуална проверка количеството гориво в резервоара преди отпътуване е 30 литра. През срока на валидност на пътния лист водачът е заредил веднъж гориво (40 литра). Касовата бележка от бензиностанцията му била представена заедно с пътния лист (авансов отчет) след изтичане на валидността й.

Общият пробег за периода на пътуване е 198 километра.

Използвайки данните от този пример, ще разгледаме процедурата за издаване на пътен лист.За попълнения формуляр вижте страница 20.

Кой и каква форма на пътен лист

трябва да използвате

Формата на пътния лист, одобрена от Държавния комитет по статистика (Резолюция на Държавния комитет по статистика на Русия от 28 ноември 1997 г. № 78), е унифициран първичен документ, предназначен за използване от всички юридически лица, управляващи превозни средства.

В същото време и данъчните власти, и Министерството на финансите, и съдилищата смятат, че това е задължително за предприятията за автотранспорт (писма на Министерството на финансите на Русия от 07.04.2006 г. № 03-03-04/1 /327, от 16.03.2006 г. № 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 г. № 03-03-04/1/129; Писма на Федералната данъчна служба на Русия за Москва от 07/07/2008 г. № 20-12/064123.2 от 14.11.2006 г. № 20-12/100253 Решения на Федералната антимонополна служба на Северозападния окръг от 26 юни 2009 г. № А56-20450/ 2008; FAS Московска област от 13 ноември 2008 г. № KA-A41/10639-08; Федерална антимонополна служба на Източния военен окръг от 23 април 2007 г. № A28-7048/2006-250/21; FAS UO от 07/ 06/2009 г. № Ф09-4565/09-С3). Останалите организации, според тях, имат право да одобрят своята форма на товарителница или друг документ, потвърждаващ направените разходи за горива и смазочни материали. Основното е да се спазват изискванията на чл. 9 от Федералния закон от 6 декември 2011 г. № 402-FZ \"За счетоводството\".

Регулаторните органи смятат, че транспортните компании не могат да избират формата на пътния лист, те трябва да използват само официалната, "Госкомстат".

Що се отнася до формата на пътния лист, съдържащ задължителните данни, одобрени от Министерството на транспорта (Заповед на Министерството на транспорта на Русия от 18 септември 2008 г. № 152), тя трябва да се използва и от всички юридически лица и предприемачи, управляващи автомобили и камиони (клауза 2 от Задължителните данни и процедурата за попълване на пътни листове, одобрена със заповед на Министерството на транспорта на Русия от 18 септември 2008 г. № 152, по-нататък - Задължителни данни и процедура за попълване на пътни листи).

След влизането в сила на заповедта на Министерството на транспорта регулаторните органи заявиха, че товарителницата, съдържаща задължителни данни, одобрена от Министерството на транспорта, също може да бъде един от документите, потвърждаващи разходите за закупуване на горива и смазочни материали (Писмо на Министерството на финансите на Русия от 25 август 2009 г. № 03-03 -06/2/161 Писма на Федералната данъчна служба на Русия за Москва от 30 декември 2009 г. № 16-15/139308 от 13 октомври 2009 г. № 16 -15/107268).

По този начин, ако имате транспортна компания и използвате автомобили за предоставяне на услуги за превоз на стоки, пътници и багаж, тогава трябва да използвате унифицирания формуляр „Goskomstat“ и в същото време да спазвате изискванията на Министерството на транспорта. Най-сигурният вариант е просто да допълните товарителницата на Goskomstat със задължителните данни на Министерството на транспорта. И този:

– модел превозно средство;

– датата и часа на медицинския преглед преди и след пътуването на водача, които се отбелязват и заверяват от медицинския работник, който е извършил прегледа (клауза 7, точка 16 от Задължителните данни и ред за попълване на пътните листове) .

Ако използвате автомобили само за лични нужди на организацията, тогава можете:

– използвайте формуляри на \"Goskomstat\" пътни листове;

– разработване и утвърждаване на собствена форма на пътен лист в съответствие с изискванията на чл. 9 от Закон № 402-FZ и Заповед на Министерството на транспорта на Русия № 152;

– използвайте други документи за потвърждаване на разходите за гориво и смазочни материали (част 1, 2 на член 1, част 1 на член 6 от Федералния закон от 8 ноември 2007 г. № 259-FZ „Хартата на автомобилния транспорт и градския наземен електрически транспорт“ \"; Решение на Федералната антимонополна служба на Московска област от 30 септември 2010 г. № KA-A40/11123-10).

Но за да избегнете искове от данъчните власти, по-добре е да използвате товарителница, като сте разработили формуляр, удобен за организацията.

Печат на здравен работник на пистата

лист не се изисква

Данъчните власти могат да представят добре

имате рекламация, ако върху пътния лист няма печат на медицински работник, тъй като този детайл е един от задължителните детайли на пътния лист, одобрен от Министерството на транспорта (подточка 2, точка 7, точка 16 от Задължителните данни и ред за попълване пътни листове).

Но тези твърдения са лесни за оспорване. В крайна сметка липсата на информация за медицински преглед не влияе върху размера и валидността на транспортните разходи. Ако пътният лист съдържа информация за пробега на превозното средство, разхода на гориво и оставащото гориво в резервоара, тогава той може да бъде подкрепящ документ (Резолюция на Федералната антимонополна служба на Московска област от 10 август 2009 г. № KA-A40/ 7253-09).

Разбира се, задължителният медицински преглед на водача преди и след полета е предвиден в параграф 1 на чл. 20 от Федералния закон от 10 декември 1995 г. № 196-FZ „За безопасността на движението по пътищата“. Но те няма да могат да ви глобят за липсващи оценки от медицински преглед. Тъй като водачите носят административна отговорност за неизвършване на медицински преглед навреме само по чл. 14.1 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация - за извършване на дейности в нарушение на условията, предвидени в специално разрешение (лиценз).

Предната страна

Нека да преминем към попълване на пътния лист. Един от задължителните реквизити на документа е неговият номер. Редът за номериране на пътните листове се разработва от самата организация или предприемача. Серията се посочва по правило, ако формулярите за пътуване са отпечатани по типографски начин.

Необходимо е да се посочи и датата на пътния лист. Ако срокът му на валидност е повече от един ден, тогава се посочва целият период - от коя дата до коя дата е валидна тази товарителница (в нашия пример тя се издава за работната седмица от 17 май до 21 май 2014 г.)

В ред \"Организация\" попълнете името, адреса на местонахождението и работния телефон на предприятието - собственик (ползвател) на автомобила. Освен това в кодовата част се въвеждат неговите кодове OKPO (Всеруски класификатор на предприятия и организации). Можете да намерите този код в писмо от Комитета по статистика.

марка на автомобила (в примера – „Ford Focus Sea Max”). Ако колата е наета, тогава тук или в допълнителен ред е препоръчително да посочите:

1. номер и дата на договора за лизинг и собственика на автомобила (лизингодателя) (например \"по договор за лизинг № ___ от \"_\" _______ 20___ с LLC \"Profinfo\");

2. държавен регистрационен номер (в примера – E 266 ME 62);

3. Номерът на гаража се посочва, ако организацията има няколко автомобила в баланса си (в употреба) (не е забранено да се посочи инвентарният номер на автомобила като дълготраен актив в този ред. Но не е задължително);

4. Пълно име на водача и неговият персонален номер (ако е служител на същата организация) (в примера - Кулешов Д.И., персонален номер 034);

5. По-долу е номерът на шофьорската книжка на водача (или книжките на всички лица, посочени в ред \"Шофьор\");

6. Данните включват също вид, серия и номер на лицензионната карта. Понастоящем обаче лицензи се издават само за търговски превоз на пътници с повече от осем души. Съответно превозът с пътнически транспорт не е лицензиран. Следователно в примера тези редове не са попълнени, а видовете лицензионни карти са зачеркнати.

В подраздел \"Присвояване на водача\" е посочено:

1. на чието разположение е представен автомобилът (в примера - на разположение на заместник-директора S.E. Денисов). В този случай името на организацията също се отразява в реда по-долу. Тъй като в нашия пример колата е предоставена на разположение на служител на същия предприемач, пътният лист показва: IP Кондрашов Сергей Иванович. Ако автомобилът е на лизинг или за предоставяне на услуги на трето лице (юридическо или физическо), тогава се посочва името (фамилията) на това лице.

Ако товарителницата е издадена за период от повече от един ден, тогава най-вероятно ще бъде невъзможно да се посочи конкретен потребител, тъй като може да има много такива лица. В този случай е препоръчително да посочите на този ред името на самата организация (предприемач) и да предоставите преписа на фамилното име на конкретния потребител на обратната страна на листа в колоната „Подпис на лицето, използвало колата";

2. адрес за доставка, т.е. мястото, където трябва да пристигне автомобилът след напускане на гаража (мястото за паркиране). В нашия пример такова място на подаване е адресът на местоположението (офиса) на предприемача: Ryazan, Pervomaisky Prospect, 18;

3. По-долу е реалното време на излизане от гаража (от паркинга). Ако пътният лист е издаден за период от повече от един ден, тогава в същия ред е препоръчително да посочите датата на първото заминаване (в нашия пример - 17.05.2014 г., 9.00);

4. Заданието за водача се подписва от диспечера (диспечер-изпълнител). В примера функциите на диспечер се изпълняват от индивидуален предприемач.

Преди напускане всички превозни средства трябва да преминат сервизна проверка на основните агрегати, сигнали, индикатори за гориво и масло и др. Ако всички системи на превозното средство работят нормално, механикът (или друго лице, отговорно за експлоатацията на превозните средства) разрешава заминаването, което се доказва от подписа на това лице на реда „Заминаването е разрешено“. В примера функциите на механик се изпълняват и от предприемач.

Дадени са показанията на скоростомера преди тръгване (в примера - 62 346 километра).

Съответно водачът на автомобила се подписва, че е приел автомобила в добро състояние.

В долната лява част на лицевата страна на пътния лист се предоставят данни при връщане на автомобила в гаража (паркинга):

1. Времето за връщане е посочено. Ако пътният лист е издаден за период от повече от един ден, тогава е препоръчително да посочите датата на пристигане в този ред. В нашия пример – 21.05.2014 18.00;

2. времето за връщане се потвърждава с подпис на диспечера (диспечер-изпълнител). Както бе споменато по-горе, в примера функциите на диспечер се изпълняват от предприемач;

3. в същото време диспечерът прави други необходими бележки (закъснение, време на изчакване (например при предоставяне на търговски услуги на трети лица), престой на превозното средство и др.);

4. Шофьорът на автомобила се подписва, че е предал автомобила.

В долната дясна част на лицевата страна на пътния лист се предоставя информация за движението на горивото:

1. марка гориво (в примера – АИ-95);

2. Редът \"Издадено според листа за зареждане\" обикновено показва количеството гориво, издадено от самата организация (ако например има собствена бензиностанция или запаси от гориво, съхранявани в специално помещение). Но на практика този ред по правило предоставя данни за зареждането на горива и смазочни материали на бензиностанции (бензиностанции) на трети страни с касовите бележки на бензиностанцията, приложени към пътния лист (ако горивото е получено, например, с помощта на корпоративна пластмасова карта) или към авансовия отчет (ако горивото е закупено в брой). В нашия пример шофьорът е закупил 40 литра бензин с помощта на касова бележка от бензиностанция;

3. остатъчното гориво при заминаване може да се определи: според данните от предходния пътен лист, според показанията на приборите в автомобила (ниво на гориво), в резултат на контролно измерване на нивото на горивото в резервоара (ако проектът на резервоара позволява) и др. В нашия пример оставащото гориво при тръгване се определя въз основа на данните от предходната пътна ведомост и се сравнява с показанията на уредите в автомобила (30 литра);

4. оставащото гориво при връщане може да се определи само по показанията на уредите в автомобила или в резултат на контролно измерване на нивото на горивото в резервоара (в примера - 50 литра);

5. действителният разход на гориво се определя като разликата между оставащото гориво преди напускане плюс количеството заредено гориво и оставащото количество при връщане. В примера: 30 л + 40 л – 50 л = 20 литра);

6. Много организации просто не попълват разхода на гориво според нормата, но напразно. Разбира се, данъчното законодателство не определя стандартния разход на гориво за превозните средства. Въпреки това, в съответствие с параграф 1 на чл. 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация всички разходи, направени от данъкоплатеца за намаляване на данъчната основа за данък върху дохода, трябва да бъдат документирани и обосновани. Освен това оправданието на разходите по отношение на горива и смазочни материали се потвърждава точно от стандартите за разход на гориво. В същото време предприятието може да определи такива стандарти или само (според техническата документация за автомобила), или въз основа на Методическите препоръки \"Норми за разход на горива и смазочни материали в автомобилния транспорт\" (приложение към заповедта на Министерството на транспорта на Русия от 14 март 2008 г. № AM -23-r) (наричана по-нататък Методически препоръки).

Ако автомобилът на вашата организация не е включен в списъка, представен в Методическите препоръки, тогава стандартът може да бъде определен от технически подобно превозно средство (приблизителни размери, същия обем на двигателя, подобни технически характеристики и др.). В нашия пример автомобилът Ford Focus Sea Max не е включен в списъка на Министерството на транспорта на Русия. Следователно за основа беше взет автомобилът Ford Focus със същия обем на двигателя (1,8 л). Разходът на бензин на 100 километра пробег по този стандарт е 8,1 литра. В съответствие с параграф 5 от Методическите препоръки тази норма е увеличена с 15%, тъй като автомобилът се експлоатира главно в град Рязан (нормата може да бъде увеличена до 15% в градове с население от 250 хиляди до 1 милион души). хора). Така разходът на гориво за автомобила в нашия пример ще бъде 9,3 литра бензин на 100 километра (8,1 литра + (8,1 литра х 15%)).

Въз основа на този стандарт разходът на гориво според пътния лист ще бъде (общият пробег е посочен на обратната страна на пътния лист):

198 км: 100 х 9,3 л = 18,4 л.

Оказва се, че реалният разход на гориво не е равен на стандартния. Ако възникне отклонение, то се отразява съответно в редове \"Икономии\" или \"Свръхразход\". В същото време спестяванията по никакъв начин не влияят на размера на разходите на предприятието за плащане на гориво за автомобила. Но при преразход е необходимо отделно разследване за всеки конкретен случай. Ако свръхконсумацията е малка (например в рамките на 1 литър бензин), тогава данъчните власти едва ли ще имат оплаквания срещу организацията. Но ако размерът на преразхода е значителен или се случва постоянно, тогава такива разходи може да не бъдат признати от данъчните власти за целите на данъка върху доходите с последващи санкции в съответствие с чл. 122 от Данъчния кодекс на Руската федерация (20% от размера на просрочените данъци);

7. накрая се дават показанията на скоростомера на автомобила при връщане в гаража (паркинга)
(в примера: 62 346 км + 198 км = 62 544 км);

8. всички горепосочени данни (време за връщане, показания на скоростомера, движение на горивото) се записват и потвърждават с подписа на механика, приел автомобила при връщане в гаража (паркинга). В примера функциите на механик се изпълняват от ръководителя на транспортния участък Сидоров А.В.

В горната част на пътния лист има печат на предприятието, издало този документ (разбира се, ако има такъв печат).

Самата пътна ведомост е подпечатана с печата на организацията (в долния ляв ъгъл).

Обратната страна на пътния лист

Обратната страна на пътния лист за лек автомобил се нарича още „маршрутен лист“, тъй като предоставя данни за маршрута и времето за пътуване на превозното средство.

Правилното попълване на обратната страна е изключително важно за валидността на всички разходи за поддръжка и експлоатация на автомобила. В края на краищата, точно този вид данни могат да потвърдят икономическата осъществимост на използването на превозно средство за производствени или управленски цели.

Всички пътувания с превозни средства трябва да се записват под отделен номер. Ако автомобилът предоставя търговски услуги, тогава, за да се идентифицират клиентите, техният код се отразява във втората колона. Тъй като в нашия пример автомобилът е на разположение на служител на индивидуален предприемач - собственик на превозното средство, тогава, естествено, не е посочен код. Въпреки това, тъй като пътният лист е издаден за пет работни дни, препоръчително е да посочите датите на пътуване в тази колона (в примера: 05/17/14, 05/18/14, 05/19/14, 05/20/14 ).

1. място на тръгване и местоназначение. С други думи, откъде е тръгнала колата и къде пристига. В същото време, за целите на валидността (потвърждаване на производствената (управленската) цел на пътуванията), препоръчително е в тези колони да се отрази не само адресът, но и организацията (институцията), до която е изпратено превозното средство. В нашия пример – Федерална данъчна служба № 2, банка, бензиностанция, контрагенти и др.);

2. час на тръгване и връщане. Тоест часът на тръгване от мястото на заминаване и часът на пристигане в дестинацията.

Ако пътният лист е издаден за един ден, тогава можете да посочите само времето на напускане на гаража (паркинг) и връщане в гаража (паркинг). Ако той е изписан за повече от един ден (както в нашия пример), тогава е препоръчително да посочите часа на всяко пътуване;

в колоната \"Изминати км\" се предоставят данни за изминатото разстояние (още повече, че е препоръчително да го посочите за всяко пътуване);

3. в последната колона се подписва лицето, използващо автомобила. В примера – Кулешов Д.И.

В долната част на обратната страна на пътния лист, общият брой изминати километри (в примера - 198 км), както и данните, необходими за изчисляване на заплатата на водача (като правило, с форма на възнаграждение на парче) - работни часове (общо в работната заповед) и самото изчисление (на километър или на работни часове).

Съответно изчислението се подписва от счетоводителя (счетоводител).

Ако данните за заплатите не са попълнени, тогава е препоръчително да посочите само общия брой изминати километри.

Можете самостоятелно да разработите, одобрите и използвате формата на пътния лист, като изключите клаузата за заплатите от него. Основното е, че листът съдържа задължителните данни, одобрени от Министерството на транспорта на Русия (клауза 3 от Задължителните данни и процедура за попълване на товарителници; Писмо на Министерството на финансите на Русия от 25.08.2009 г. № 03 -03-06/2/161; Писма на Федералната данъчна служба на Русия за Москва от 30 декември 2009 г. № 16-15/139308 от 13 октомври 2009 г. № 16-15/107268). Необходимите данни, наред с други неща, включват информация за водача, но те изискват само информация за неговото фамилно име, име, бащино име и датата на медицинския преглед на водача. Освен това, както вече разбрахме, липсата на маркировка за медицински преглед на водача не влияе върху размера на разходите за гориво и смазочни материали.

Можете да създадете маршрут за всеки ден или можете да напишете пътни листове за седмица или месец. Но тогава трябва да поставите мястото на заминаване и местоназначението в колоните - за Рязан, за Москва и т.н. Но данъчните власти са много подозрителни към подобни инструкции за маршрут. Ако не сте автотранспортна компания, тогава такова посочване на маршрути е приемливо.

И въпреки че сред задължителните подробности, одобрени. Със заповед на Министерството на транспорта на Русия от 18 септември 2008 г. № 152 няма информация за маршрута на движение на превозното средство; регулаторните органи смятат, че при липса на такава информация разходите за гориво не са потвърдени, тъй като използването на автомобила за служебни цели не е доказано (клауза 1 от чл. 252, алинея 11, параграф 1, член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация; писмо на Министерството на финансите на Русия от 20.02.2006 г. №. 03-03-04/1/129; Писмо на Федералната данъчна служба на Русия за Москва от 07.07.2008 г. № 20-12/064123.2). Мненията на съдилищата по този въпрос се различават. Някои съдилища споделят позицията на регулаторните органи (Решения на FAS VSO от 16 юли 2010 г. № A33-10451/2009; FAS ZSO от 29 юли 2009 г. № F04-4540/2009 (11903-A27-26); FAS VVO от 12 март 2008 г. № A82-1453/2007-37). Други смятат тази подробност за незадължителна (Решения на Федералната антимонополна служба на Московска област от 30 септември 2010 г. № KA-A40/11123-10; FAS PO от 19 ноември 2010 г. № A55-38009/2009; FAS North- Зона Запад от 23.11.2009 г. № А56-4991/2009; ФАС УО от 16.09.2010 г. № Ф09-7311/10-С2).

Най-лесният начин за влизане

пълен маршрут

Ако въвеждането на всички целеви адреси в маршрутния лист е проблематично, можете да опитате следните опции.

Ако знаете маршрута предварително или постоянно пътувате около едни и същи адреси, одобрете с поръчка маршрутите в зависимост от необходимостта: за всеки ден, за месец. Например маршрут No1 - улици такива и такива, маршрут No2 - улици такива и такива. В товарителницата напишете: \"Доставка на стоки до клиенти по маршрут №...\" и приложете копие от поръчката с посочване на маршрутите.

Или, като опция, ако имате заявки за доставка, можете да посочите в товарителницата: \"По маршрута в съответствие със заявките\" - и да прикачите заявките.

Дневник за пътуване

Стандартният междуиндустриален формуляр № 8 на дневника за движение на товарителници е одобрен с постановление на Държавния статистически комитет на Русия № 78 от 28 ноември 1997 г. Прилага се, ако организацията има превозни средства в баланса си и се издават пътни листове. Този формуляр ви позволява да водите записи за издаването и да връщате на диспечера пътни листове, издадени на водача. Освен това в Дневника за движение на пътните листове е предвидено поле за записване на датата на приемане на пътния лист от счетоводителя.

В зависимост от степента на автоматизация в организацията, дневникът за движение на пътния лист може да се попълва и съхранява в печатен или електронен вид. В дневника се записва информация за всички издадени товарителници, независимо от вида им. Пътните листове са номерирани последователно.

Физически дневникът за движение на товарителницата форма № 8 се състои от корица и таблична част. На корицата се посочва името на организацията и периода, за който е попълнено списанието (например април 2014 г.).

Табличната част се състои от следните колони:

– номер на пътния лист;

– дата на издаване на пътния лист;

– фамилия, собствено име, бащино име на водача;

– ЕГН на водача;

– гаражен номер на автомобила;

– подпис на водача при получаване на пътния лист;

– подпис на диспечера и дата на приемане на пътния лист и документи от водача;

– подпис на счетоводителя и дата на приемане на пътния лист;

- Забележка.

Пълнеж

Журналът за движение на товарителници се възлага на упълномощен служител на организацията. В случаите, когато пътните листове се издават по договор от организация на трета страна (например е сключено споразумение с организация на трета страна за предоставяне на услуги за паркиране и предварителна поддръжка на превозни средства преди напускане на линията), попълване дневникът може да бъде поверен на служител на трета организация. Естествено, такива нюанси трябва да бъдат посочени в договора с тази организация, така че регулаторните органи да нямат въпроси по-късно.

Как да издадем пътен лист, ако водачът е препълнил газта?

Използването от страна на служител на служебно превозно средство без пътни листи или други подкрепящи документи може да се счита за използване на превозното средство за лични цели. Как да избегнем това?

Въпрос:Извършена е инвентаризация на ГСМ, като е установено несъответствие между скоростомери и релсови листове. Има по-малко в сложените ведомости, завършваме с превишение 400 хиляди, как да отразим излишъка по опис, няма гориво, само поради показанията на скоростомера. Показанията на скоростомера са завишени. Разликата с пътните листове е много голяма. Та на базата на какво мога да посоча правилните показатели на скоростомера. Никой няма да регулира официално скоростомера. На автомобили Glonass не можете да развиете скоростомера

Отговор:По време на проверката неточностите могат да послужат като основание за изключване на пътните листи от документите, потвърждаващи разходите. В този случай основателността на разходите ще трябва да бъде доказана в съда.
Разходът на гориво се потвърждава с пътни листи. Водачът записва оставащия бензин в началото и края на деня, както и разхода на гориво. Ако действителният разход на бензин не съвпада с данните от пътните листове, тогава тази разлика трябва да бъде обяснена. Направете бележка в празното място на вашия пътен лист. Например, дайте допълнителна информация относно използването на автомобила за лични цели. Така няма да има пропуски в информацията за пробега на автомобила в пътния лист. Вземете и бележки от служителите, обосноваващи причината за действителния преразход.

Когато служител използва служебен транспорт за лични цели, инспекторите могат да изискат облагането с данък върху доходите на физическите лица върху получените в натура доходи. Например въз основа на разходите за наемане на автомобил за периода на използване. Това е посочено в

Обосновка

Как да регистрирате и отразявате в счетоводството покупката на гориво и смазочни материали за пари

Пътен лист

Количеството изразходвани горива и смазочни материали трябва да бъде документирано (част 1, член 9 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ, клауза 1, член 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация). За да направите това, използвайте пътни листове. Те са необходими независимо дали автомобилът е собствен или нает (включително от служител).

Как се издават товарителници за документиране на използваните горива и смазочни материали

Една организация може да използва:

Ако унифицираните примерни товарителници не са подходящи по някаква причина (например някои от детайлите не се използват или няма необходимите индикатори), можете самостоятелно да разработите форми на товарителници. Запишете използването на товарителници в счетоводната политика (клауза 4 от PBU 1/2008).

Вие сами ли решихте да разработите формата на пътния лист? След това проверете дали съдържа всички задължителни данни, предвидени в раздел II от Заповед № 152 на Министерството на транспорта на Русия от 18 септември 2008 г. По-специално, това е номерът на пътния лист в хронологичен ред, информация за неговата валидност период, информация за водача, информация за превозното средство и др. Можете също така да предоставите допълнителни подробности, които отчитат спецификата на дейността на организацията.

Освен това такъв формуляр трябва да отговаря на други законови изисквания за първични документи (част 2, член 9 от Закон № 402-FZ от 6 декември 2011 г.).

Моля, попълнете по едно копие на пътния лист за всяко превозно средство. А в името на пътния лист веднага трябва да се посочи видът на автомобила. Например: пътен лист за лек автомобил или пътен лист за автобус. Формулярът трябва да бъде попълнен от упълномощен служител на организацията (например диспечер или секретар на автопарка, ако има такъв). Всички товарителници трябва да бъдат номерирани и заверени с печат (печат).

При напускане на автомобила и след връщането му в гаража, пътният лист трябва да се провери (показания на километража, разход на гориво и др.) и да се завери от механика или служителя, отговорен за експлоатацията на автомобила, с неговия подпис (с посочване на трите му имена) или съответния печат.

Въз основа на резултатите от месец, тримесечие или конкретна дата можете да проверите съответствието на действителните показания на километража с данните в пътния лист. Документирайте резултата от такава проверка в акт.

Датите и часовете на медицинския преглед преди и след пътуването на водача се определят от медицинския специалист, извършил прегледа. Тези данни трябва да бъдат заверени и с неговия подпис, посочващ трите му имена или съответния печат. Освен това, въз основа на резултатите от прегледа преди пътуването, медицинският работник трябва да направи запис в пътния лист: „Преминал медицински преглед преди пътуването и е разрешен за изпълнение на трудовите задължения“. И според резултатите от прегледа след пътуването, записът: „Преминал медицински преглед след пътуването“. Такива бележки трябва да се правят независимо дали автомобилът е собствен или нает (включително от служител).

Датите и часовете за проверка на превозното средство преди пътуването се определят от инспектора по техническо състояние на превозното средство, който е извършил проверката. Тези данни той удостоверява с подписа си, като посочва трите си имена.

Това е предвидено в параграфи , , и от Процедурата, одобрена със заповед на Министерството на здравеопазването на Русия от 15 декември 2014 г. № 835n, параграфи , от Процедурата, одобрена със заповед на Министерството на транспорта на Русия от 18 септември, 2008 г. № 152.

Процедурата за предпътна проверка на техническото състояние на превозните средства е одобрена със заповед на Министерството на транспорта на Русия от 6 април 2017 г. № 141, която ще влезе в сила едва на 24 декември. Но тъй като изискването за поставяне на маркировка за контрол преди пътуването върху пътните листове е директно посочено в действащите заповеди на Министерството на здравеопазването и Министерството на транспорта, то трябва да бъде поставено преди тази дата.

За повече информация относно това кой може да извърши медицински преглед на водач вижте Кога е необходимо да се извърши задължителен медицински преглед на служител.

Ако пътните листове не съдържат протокол за медицински преглед на водача или ако отметката е направена не от квалифициран лекар, а от друг, фирмата ще бъде глобена.

Издайте пътен лист за всеки ден или друг период от не повече от един месец. Ако едно превозно средство се използва от няколко водачи на смени, тогава могат да бъдат издадени няколко пътни листа за едно превозно средство наведнъж - за всеки водач.

Тази процедура за попълване на товарителници е предвидена в раздел III от Заповед № 152 на Министерството на транспорта на Русия от 18 септември 2008 г.

Главният счетоводител съветва: Когато изготвяте пътни листове, попълвайте внимателно и без грешки всички необходими данни. По време на проверката неточностите могат да станат основание за инспекторите да изключат пътните листи от документите, потвърждаващи разходите. В този случай основателността на разходите ще трябва да се докаже в съда.

Създалата се арбитражна практика при разглеждането на подобни спорове е разнородна. Някои съдилища посочват: несъответствията в товарителниците не опровергават факта, че организацията е имала разходи, свързани със стопанска дейност (вижте например решението на Върховния арбитражен съд на Руската федерация от 15 декември 2008 г. № VAS-16222/ 08, решения на Федералната антимонополна служба на Севернокавказкия окръг от 26 ноември 2009 г. № A32-24509/2007, от 27 август 2008 г. № F08-5063/2008).

В същото време много съдилища потвърждават: разходите за гориво и смазочни материали не намаляват основата на данъка върху дохода, ако пътните листи не съдържат информация за маршрута, пробега, показанията на километража, ако пътните листи са подписани от неупълномощени лица, няма преписи на подписи и т.н. (вижте например решение на Върховния арбитражен съд на Руската федерация от 30 август 2013 г. № VAS-11880/13, решение на Федералната антимонополна служба на Уралския окръг от 5 март 2009 г. № Ф09-946/09-С5, Западносибирски окръг от 20 ноември 2009 г. № А46-11958/2009).

При невъзможност за попълване на някой от данните на пътния лист, причината за това трябва да бъде документирана и посочена в съответното поле. По-специално, тази ситуация може да възникне, ако поради неизправност на одометъра е невъзможно да се попълни полето „Отчитания на одометъра“ в пътния лист. В този случай отразете факта на повредата в съответния документ (например можете да съставите протокол за установените неизправности (дефекти) на дълготрайния актив). Посочете факта на повреда на оборудването и подробностите за такъв документ (например отчет) в полето „Показания на одометъра“. Освен това към пътния лист трябва да бъде приложен документ, потвърждаващ изминатото разстояние от автомобил с дефектен одометър. Той трябва да съдържа всички необходими данни, предвидени за първични документи (). Можете да потвърдите пробега си например със счетоводна справка. Той отразява изминатото разстояние от автомобила (може да се определи в резултат на измервания). Тази процедура се препоръчва в писмото на Федералната данъчна служба на Русия от 16 юли 2010 г. № ШС-37-3/6848.

Внимание:Използването от страна на служител на служебно превозно средство без пътни листи или други подкрепящи документи може да се счита за използване на превозното средство за лични цели. Ако е така, инспекторите могат да изискат облагането с данък върху доходите на физическите лица върху доходите, получени в натура. Например въз основа на разходите за наемане на автомобил за периода на използване. Това се казва в писмо на Министерството на финансите на Русия от 11 юни 2014 г. № 03-04-05/28243.

За да контролирате на кой от водачите са издадени пътни листове и кога и дали са предадени навреме в счетоводството, направете записи в дневника за регистриране на движението на пътните листи (клауза 17 от раздел III от заповедта на Министерството на транспорта на Русия от 18 септември 2008 г. № 152). Резолюция на Държавния комитет по статистика на Русия от 28 ноември 1997 г. № 78 предвижда стандартна форма на този документ (формуляр № 8).

Издадените товарителници трябва да се съхраняват пет години (клауза 18 от раздел III от заповедта на Министерството на транспорта на Русия от 18 септември 2008 г. № 152).

Как да издадем пътен лист, ако шофьорът е препълнил бензин

“...Имаме няколко служебни коли. Служителят не е имал време да спре на бензиностанция преди командировката си. Източихме бензина от резервоара на другата кола и заредихме на неговата кола. Как да отразя операцията в пътния лист на автомобил, в който има по-малко бензин?..“

Можете да направите запис в свободното място на пътния лист.

Разходът на гориво се потвърждава с пътни листи. Водачът записва оставащия бензин в началото и края на деня, както и разхода на гориво. Служител, чиято кола е протекла, няма да има същия баланс на горивото в края на деня, както на следващия ден. Това трябва да се обясни. Направете бележка в свободното място. Например в колоната „Отклонения“.

Освен това напишете бележка, в която се посочва, че служителят трябва да източи бензин в друга кола. Можете да издадете и фактура за вътрешно движение. Посочете в него, че шофьорът е прехвърлил бензин за друга кола. Тези документи ще потвърдят, че служителят не е изразходвал горивото, а го е прехвърлил на друга кола.

Владислав Волков отговаря:

Заместник-началник на отдела за данъчно облагане на личните доходи и администриране на осигурителните вноски на Федералната данъчна служба на Русия

„Инспекторите ще сравняват доходите на лицата в 6-NDFL с размера на плащанията, изчислени за застрахователни премии. Инспекторите ще започнат да прилагат този коефициент на контрол, започвайки с отчитането за първото тримесечие. Всички контролни съотношения за проверка на 6-NDFL са дадени в. За инструкции и образци за попълване на 6-NDFL за първото тримесечие вижте препоръките.

Правилата за попълване на пътни листове (автомобилни товарителници) са установени със заповед на Министерството на транспорта на Руската федерация от 18 септември 2008 г. № 152. Събрахме тези правила в една статия и сега можете да попълвате пътни листове без никакви проблеми . Разполагаме и с пътен лист (формуляр за товарителница) и образец за попълване на пътен лист. Пътният лист за лек автомобил и пътният лист за товарен автомобил се попълват така.

Можете да изтеглите безплатно текущия формуляр на товарителницата в онлайн счетоводната услуга „Моят бизнес“, като сте получили безплатен достъп до услугата чрез.

Задължителни реквизити на пътния лист на автомобила

Пътният лист трябва да съдържа следните задължителни данни:

1. име и номер на пътния лист;
2. информация за срока на валидност на пътния лист;
3. информация за собственика (държателя) на превозното средство;
4. информация за автомобила;
5. информация за водача.

Информацията за срока на валидност на пътния лист включва датата (ден, месец, година), през която пътният лист може да се използва, а ако пътният лист е издаден за повече от един ден - датите (ден, месец, година) на началото и край на периода, през който може да се използва пътният лист.

Информацията за собственика (собственика) на превозното средство включва:

1. за юридическо лице - наименование, правна форма, местонахождение, телефонен номер;
2. за индивидуален предприемач - фамилия, собствено име, бащино име, пощенски адрес, телефонен номер.

Данните за превозното средство включват:

1. вид на превозното средство (лек автомобил, камион, автобус, тролейбус, трамвай) и модел на превозното средство, а ако камионът се използва с ремарке, полуремарке, допълнително - моделът на ремаркето, полуремарке ремарке;
2. държавна регистрационна табела на лек автомобил, камион, товарно ремарке, товарно полуремарке, автобус, тролейбус;
3. показанията на километража (пълни километри), когато превозното средство напусне гаража (депото) и влезе в гаража (депото);
4. дата (ден, месец, година) и час (часове, минути) на напускане на превозното средство от мястото за постоянно паркиране на превозното средство и пристигането му на посочения паркинг.

Информацията за водача включва:

1. фамилия, собствено име, бащино име на водача;
2. дата (ден, месец, година) и час (часове, минути) на медицинския преглед преди и след пътуването на водача.

В пътния лист могат да се поставят допълнителни подробности, като се вземат предвид спецификите на дейностите, свързани с превоза на стоки, пътници и багаж с автомобилен или градски наземен електрически транспорт.

Процедура за попълване на пътен лист

Пътен лист се издава за всяко превозно средство, използвано от юридическо лице или индивидуален предприемач за превоз на стоки, пътници и багаж с автомобилен и градски наземен електрически транспорт в градски, крайградски и междуградски комуникации.

Пътният лист се издава за един ден или за период не по-дълъг от един месец.

Ако по време на срока на валидност на пътния лист превозното средство се използва на смени от няколко водачи, тогава се допуска издаването на няколко пътни листа за едно превозно средство поотделно за всеки водач.

Наименованието на пътния лист посочва вида на превозното средство, за което се издава пътният лист (пътен лист за лек автомобил, пътен лист за трамвай и др.). Номерът на пътния лист е посочен в заглавната част в хронологичен ред в съответствие със системата за номериране, приета от собственика на превозното средство. В заглавната част на пътния лист се поставя печат или печат на юридическо лице, индивидуален предприемач, който притежава съответните превозни средства въз основа на собственост или друго правно основание.

Датите, часовете и показанията на одометъра, когато превозното средство напуска постоянен паркинг и влиза в постоянен паркинг, се въвеждат от упълномощени лица, назначени с решение на ръководителя на предприятието или индивидуален предприемач, и се удостоверяват с техните печати или подписи, посочващи инициали и фамилни имена, с изключение на случаите, когато индивидуалният предприемач съчетава шофьорските задължения.

Датите, часовете и показанията на километража, когато превозното средство напуска постоянен паркинг и влиза в посочения паркинг, се въвеждат от индивидуалния предприемач, ако посоченият предприемач съчетава задълженията на шофьор.

Ако за едно превозно средство са издадени няколко пътни листа, поотделно за всеки водач, датата, часът и показанията на километража при напускане на постоянния паркинг на превозното средство се вписват в пътния лист на водача, който пръв е напуснал постоянното място за паркиране, и дата, час и показания на одометъра при пристигане на превозно средство за постоянно паркиране - в пътния лист на водача, който е навлязъл последен на постоянното паркиране.

Датите и часовете на медицинския преглед преди и след пътуването на водача се вписват от медицинския работник, извършил съответния преглед, и се заверяват с неговия печат и подпис, като посочват фамилията, собственото име и бащиното име.

Собствениците (притежателите) на превозни средства са длъжни да регистрират издадените пътни листове в дневника за регистрация на пътните листове.

Издадените пътни листове трябва да се съхраняват най-малко пет години.

Като начало нека да определим, че пътният лист е основният първичен документ за записване на пробег, отписване на гориво, маршрут на превозното средство и работа на водача, който трябва да му се издава ежедневно (ако е необходимо). Единната форма на този документ е одобрена с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 28 ноември 1997 г. № 78.

Изискването за наличие на товарителница се съдържа в параграф 59 от Инструкциите за бюджетно счетоводство и параграф 5.4 от параграф 5 от Заповед № 27 на Министерството на транспорта на Русия от 9 март 1995 г. В допълнение, параграф 2.1.1 от Правилата за движение, които бяха одобрени с постановление на правителството на Руската федерация от 23 октомври 1993 г. № 1090, се казва, че в определени случаи водачът трябва да има със себе си пътен лист, лицензионна карта и документи за превозвания товар , както и застрахователна полица за задължителна застраховка гражданска отговорност.

Ако водачът няма пътен лист, той може да бъде глобен съгласно член 12.3 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация.

Моля, имайте предвид, че използваната форма на пътния лист зависи от вида на превозното средство.

Например за леки автомобили се използва формуляр 0345001, а за товарни автомобили се използват формуляри за товарителница 0345004 и 0345005.

Регистрационна процедура

Пътният лист се издава от диспечера или друг служител, упълномощен за това от ръководителя на институцията.

По правило въпросният документ се издава само за един ден (смяна) от работата на водача. Следващият пътен лист се издава при условие, че водачът е представил документа за предходния работен ден. Ако служител е изпратен в командировка и работи повече от един ден, пътният лист може да бъде издаден за необходимия брой дни. Товарните листове се издават в един екземпляр и се съхраняват пет години.

Моля, имайте предвид, че данните, свързани с работата на превозното средство (например данни за времето на престой), се въвеждат в пътния лист от водача и се заверяват с неговия подпис. Отговорността за правилното попълване на документа се носи от ръководителя на институцията, както и от лицата, които отговарят за експлоатацията на превозното средство и участват в изготвянето на този документ.

Попълнете подробностите

Въпросният документ трябва да посочва неговия сериен номер, дата на издаване, печат и печат на институцията, в чийто баланс е вписан автомобилът. Не забравяйте да посочите марката и държавния регистрационен номер на автомобила. Ако лицензираните видове транспорт се извършват с кола, тогава в реда „Лицензна карта“ се прави съответна маркировка. Ако автомобилът се използва само за административни нужди, на посочения ред се поставя тире.

На обратната страна на пътния лист е посочен маршрутът на автомобила: дестинация, час на заминаване и връщане, както и броя на изминатите километри. Тези показатели служат като основа за отписване на разходите за консумиран бензин, както и заплатите на водача на автомобила, като разходи според оценката за поддръжка на институцията.

Не забравяйте, че ако документът не посочва информация за маршрута, тогава, според специалисти от главния финансов отдел, това не позволява да се потвърди фактът, че автомобилът е бил използван за нуждите на институцията (писмо на Министерството на Финанси на Русия от 20 февруари 2006 г. № 03-03-04/1 /129). Росстат също така настоява всяка точка от маршрута да бъде отбелязана в пътния лист (писмо от 3 февруари 2005 г. № IU-09-22/257).

Колоната „Код на клиента“ се попълва, ако превозното средство се използва за обслужване на трети клиенти.

В раздела „Резултат от работата на превозното средство на смяна“ се изчислява заплатата на водача. Ако заплатите се изчисляват съгласно система за заплащане, базирана на времето, тогава се посочва броят на отработените часове. Размерът на начислената заплата е посочен в реда „За часове, рубли, копейки“. Ако заплатата на водача се изчислява по система на заплащане на парче в зависимост от изминатите километри, тогава сумата на заплатата се въвежда в реда „За километри, рубли, копейки“. Счетоводителят потвърждава изчислението на заплатите на водача с подписа си. Дадохме пример за попълване на пътен лист за лек автомобил в Приложение 1 на Страница 1 , страница 2 .

Имат ли нужда шофьорите от медицински преглед?

Всяка институция, която експлоатира превозни средства, е длъжна да извършва медицински прегледи преди и след пътуване на водачите. Тази отговорност им е възложена в съответствие с член 20, параграф 1 и член 23 от Федералния закон от 10 декември 1995 г. № 196-FZ „За безопасността на движението по пътищата“. Нека да отбележим, че Министерството на здравеопазването на Русия, съвместно с Министерството на транспорта на Русия, одобри Методическите препоръки „Относно организацията на предпътните медицински прегледи на водачите на превозни средства“ (виж писмото на Министерството на здравеопазването на Русия от август 21, 2003 г. № 2510/9468-03-32). Този документ регламентира процедурата за провеждане на медицински прегледи на водачите и на първо място трябва да помогне на институцията да организира правилно този процес.

Върху пътния лист се поставя печат с дата и точен час на медицинския преглед, фамилия, инициали и подпис на медицинския работник, извършил прегледа. Печатът се поставя само ако няма симптоми на заболяването, водачът е пиян и др.

Медицинските прегледи преди пътуването могат да се извършват само от персонал, който притежава съответното свидетелство, както и от лечебни заведения с лиценз. Тази позиция се потвърждава и от съдебната практика (постановление на Федералната антимонополна служба на Уралския окръг от 1 август 2005 г. № F09-3196/05-S7).

Нека ви напомним, че липсата на печат, потвърждаващ завършването на предпътна проверка, може да се квалифицира като нарушение на законодателството за защита на труда. В този случай служителите могат да бъдат глобени до 1000 рубли. до 5000 rub. (Член 5.27 от Кодекса на Руската федерация за административните нарушения).

Правим корекции

Тъй като пътният лист е признат за първичен счетоводен документ, когато правите корекции в него, трябва да се ръководите от параграф 4 от Инструкция № 25n и параграф 5 от член 9 от Федералния закон от 21 ноември 1996 г. № 129-FZ.

Възможно е да се правят промени в първичните счетоводни документи, но само по споразумение с участниците в стопански операции. Това трябва да бъде потвърдено с подписите на същите лица, подписали съответните документи, като се посочи датата на корекциите. Следователно корекция (например стандарти за разход на бензин) трябва да бъде потвърдена с подписа на водача и механика (или друго упълномощено лице).

Регистрация на пътни листове

Служителят, издал пътния лист на водача, го регистрира в регистъра на пътния лист, като използва формуляр 0345008, одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 28 ноември 1997 г. № 78. Номерът и датата на издаване на документа трябва да съответстват на датата на регистрацията му в този журнал. Във всеки ред на дневника се записват последователно номерът на пътния лист, датата на издаването му, данните на водача, а водачът и диспечерът също поставят подписите си, като посочват датата, на която диспечерът е получил пътния лист от водача. Даден е пример за попълване на този счетоводен регистър в Приложение 2 .

Товарни листове - основа за отписване на гориво и смазочни материали

След като счетоводителят получи пътните листове, той проверява тяхната коректност и отписва изразходвания от водача бензин (клауза 59 от Инструкция № 25n). За изчисляване на разходите за ГСМ е необходимо в пътния лист да се определят действителният пробег на автомобила и разходът на гориво.

Имайте предвид: по време на проверки, ако документът не съдържа необходимата информация (или дори самият документ), инспекторите признават разходите за непотвърдени.

Освен това отбелязваме, че ако дадена институция изплаща на своя служител обезщетение за използването на личния му автомобил за служебни пътувания, тогава валидността на разходите се потвърждава и от пътни листове. Руското министерство на финансите настоява за това в писмо от 16 ноември 2006 г. № 03-03-02/275.

Актуални въпроси относно правилата за издаване на билети за пътуване

Може би всеки счетоводител, който взема предвид товарителници, е задавал въпроси: възможно ли е да се издаде този документ за период от повече от един ден и възможно ли е да се използва нестандартен формуляр и т.н.? Ще отговорим и на тях.

Срок на валидност на документа

Първичните документи трябва да бъдат съставени по такъв начин и с такава редовност, че въз основа на тях да е възможно да се прецени валидността на направените разходи.

Според Росстат, изразено в писмо № IU-03-22/257 от 3 февруари 2005 г., товарителницата се издава само за един ден или смяна. Издава се за по-дълъг период при командировка, когато водачът изпълнява задача повече от един ден (смяна).

Но в писмо от 3 февруари 2006 г. № 03-03-04/2/23 руското Министерство на финансите изрази следната позиция. Товарният лист може да бъде издаден и за по-дълъг период, например седмица или дори месец. Вярно е, че и в този случай трябва да осигури отчитане на отработеното време и разхода на горива и смазочни материали. Освен това документът ще потвърди разходите на институцията (включително като данъкоплатец) за гориво и смазочни материали. Не забравяйте, след като сте взели такова решение, да го одобрите в счетоводната политика.

Има прецеденти, когато съдиите подкрепяха организации, които изготвяха пътни листове веднъж месечно (Резолюция на Федералната антимонополна служба на Северозападния окръг от 5 април 2004 г. № A56-22408/03).

Моля, имайте предвид, че всички тези разяснения бяха направени във връзка с товарителници, които потвърдиха валидността на отчитане на разходите за гориво и смазочни материали при изчисляване на данъка върху дохода. Следователно контролните органи могат да се позовават на разпоредбите на Инструкция № 25n, съгласно които бюджетните институции са длъжни да използват унифицирани форми на първични счетоводни документи. Списъкът с формуляри на документи от клас 03 на Всеруския класификатор на управленската документация (OKUD) също включва формуляри на пътни листове, предназначени за попълване за един ден.

По този начин, за да се избегнат конфликтни ситуации с регулаторните органи, все още препоръчваме да съставяте пътна бележка ежедневно.

Относно използването на свободна форма

Писма на Министерството на финансите на Русия от 7 април 2006 г. № 03-03-04/1/327 от 16 март 2006 г. № 03-03-04/2/77 показват, че само автомобилните транспортни предприятия са длъжни да изготвят пътни листове в установената форма. Други организации (институции) могат да разработят своя собствена форма на товарителница или друг документ, потвърждаващ разходите за гориво и смазочни материали, който трябва да отразява всички задължителни данни, предвидени в параграф 2 на член 9 от Федералния закон от 21 ноември 1996 г. № 129- FZ.

Въпреки това, параграф 59 от Инструкция № 25n установява специфични унифицирани форми за отписване на горива и смазочни материали (одобрени с Резолюция на Държавния комитет по статистика на Русия от 28 ноември 1997 г. № 78), които трябва да се използват от бюджетните институции .

Съставът на набора от унифицирани форми на първична счетоводна документация за записване на работата в автомобилния транспорт се прилага за юридически лица от всички форми на собственост, занимаващи се с експлоатация на превозни средства, и е задължителен за автомобилните транспортни институции.

Ето защо препоръчваме да не се отклонявате от изискванията на Инструкция № 25n и да използвате стандартизирани форми на пътни листове. Ако трябва да допълните формуляра с нови подробности, не забравяйте да отразите това в счетоводната политика на институцията.

Показания на скоростомера

Механик или друг служител, назначен от управителя, проверява и записва показанията на скоростомера на превозното средство ежедневно в пътния лист (в колоните „Показания на скоростомера“ и „Показания на скоростомера при връщане в гаража“). Разбира се, показанията на скоростомера в пътния лист в началото на деня трябва да съвпадат с показанията в края на предишния ден от експлоатацията на автомобила. Въз основа на данните в тези колони се определя стандартното количество изразходвано гориво въз основа на действителния пробег на превозното средство и стандартите за разход на гориво, одобрени със заповед на управителя.

Медицински преглед - разрешение на водача за работа

Преди да тръгне, всеки шофьор трябва да премине медицински преглед. Едва след това водачът може да работи. Водачът не трябва да притежава:
- здравословни оплаквания;
- обективни признаци на заболявания;
- нарушения на функционалното състояние на тялото;
- признаци за консумация на алкохолни напитки, наркотични и други психотропни вещества;
- нарушения на режима на труд и почивка.

Резултатите от такава проверка трябва да бъдат въведени в специален дневник.