Нека да помислим дали е необходима таблица на персонала в една организация и как да я разработим; Каква е процедурата за одобряване на собствен формуляр на документ? Ще проучим сложни въпроси, например процедурата за одобряване на таблицата с персонала, ако компанията има отделни подразделения или има само един служител.

Персонал: да бъде или да не бъде

Първо, нека да разберем дали таблицата с персонал (SH) е основен счетоводен документ и дали присъствието му е задължително в организацията.

На 1 януари 2013 г. влезе в сила Федералният закон от 6 декември 2011 г. N 402-FZ „За счетоводството“ (наричан по-нататък Закон N 402-FZ), според който всеки факт от икономическия живот на организацията е подлежи на регистриране като първичен счетоводен документ, съдържащ само задължителни реквизити. В същото време правото да избира формите на първичните документи (унифицирани или самостоятелно разработени) вече принадлежи на работодателя<1>.

За ваша информация. Фактите от икономическия живот включват транзакция, събитие, операция, която има или е в състояние да повлияе на финансовото състояние на икономическия субект, финансовия резултат от неговата дейност и (или) паричния поток.

Експертните мнения относно задължителния характер на персонала са различни. Според нас той трябва да бъде одобрен от организацията. Този извод следва от тълкуването на чл. Изкуство. 15, 57, 66, 81 от Кодекса на труда на Руската федерация. И така, в чл. Изкуство. 15 и 57 посочват необходимостта служителят и работодателят да определят и фиксират в трудовия договор „трудовата функция (работа според длъжността в съответствие с щатното разписание ...)“. В същото време в много членове от Кодекса на труда на Руската федерация няма клауза „ако има такава“.<2>и даване на право на избор, ако това наличие (на орган, документ, обстоятелство) не е потвърдено.

Освен това в чл. 57 установява, че служителят и работодателят могат да предоставят допълнително условие за изясняване на мястото на работа (с посочване на структурната единица и нейното местоположение) и (или) работното място. Информацията за структурната единица се съдържа в таблицата с персонала и впоследствие ще бъде отразена в трудовата книжка на служителя (член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация, клауза 3.1 от Инструкциите за попълване на трудови книжки<3>).

В същото време не трябва да забравяме за такива основания за уволнение като „намаляване на броя или персонала на служителите“ (клауза 2, част 1, член 81 от Кодекса на труда на Руската федерация). При липса на щатно разписание е почти невъзможно да се докаже законосъобразността на уволнението на служители на това основание, както и валидността на паричните суми, изплатени на такива служители, било пред инспекцията по труда, било пред фиска. власти или до съда.

Изводът за необходимостта от окомплектоване е подкрепен и от подзаконови нормативни актове<4>и установената съдебна практика.

Във всеки случай наличието му минимизира рисковете от искове от данъчни надзорни и съдебни органи. Следователно работодателят трябва да одобри щатното разписание.

Ние одобряваме графика

Таблицата с персонала е местен регулаторен акт на организацията, който записва в консолидирана форма съществуващото разделение на труда между служителите и условията за заплащане на техния труд (Писмо на Rostrud от 23 януари 2013 г. N PG / 409-6-1 ). Тоест таблицата с персонала отразява събития в трудовите отношения, които могат да окажат влияние върху финансовото състояние на организацията и (или) паричния поток. Всъщност организация (особено новосъздадена) или друг работодател няма право да наема работници при липса на таблица с персонал.

Преди това беше задължителна унифицирана форма на персонал, одобрена с Резолюция на Държавния комитет по статистика на Русия от 5 януари 2004 г. N 1 „За утвърждаване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за записване на труда и неговото заплащане“. От 2013 г. обаче използването му стана незадължително. И въпреки че много организации все още използват унифицирани формуляри, не трябва да пропускате възможността, предоставена от законодателя, и да я адаптирате към нуждите на конкретен работодател.

Избор на метод

Вземайки предвид разпоредбите на чл. 9 от Закон N 402-FZ, преди да се състави щатното разписание на организацията, е необходимо да се одобри неговата форма, както и формулярите на други документи за отчитане и заплащане на труда.

Можете да направите това по два начина:

— одобряват с отделна заповед на организацията с приложени съответните формуляри;

- отразяват в счетоводната политика на организацията за счетоводни цели какви форми на първични счетоводни документи (унифицирани или независимо разработени) се използват за документиране на фактите от икономическия живот (виж пример 2 по-долу). В този случай посочените форми на документи следва да се направят приложения към счетоводните политики (вижте пример 3 по-долу).

Трябва да се отбележи, че поради задължителната счетоводна политика за повечето работодатели в съответствие с чл. 8 от Закон N 402-FZ, вторият метод за фиксиране на използваните форми на първични документи е по-предпочитан.

Ред за одобрение

И така, работодателят реши да одобри таблицата с персонала, като използва независимо разработен формуляр. Като начало трябва да се издаде подходяща заповед.

Промени

Промените в одобреното и текущото щатно разписание също се правят със заповед - или отразяващи конкретни промени, или одобряване на ново издание на ShR.

Както Rostrud отбеляза в писмо № 428-6-1 от 22 март 2012 г., таблицата с персонала се променя, ако структурни звена или длъжности се преименуват, заплатите се променят или броят или персоналът на служителите се намаляват. Честотата и честотата на промените в таблицата с персонала се определя от работодателя.

Реквизити

Имайте предвид: независимо разработената таблица с персонал трябва да съдържа както информация за заповедта, която е одобрила нейния формуляр, така и подробности за документа, с който е въведена в сила (вижте пример 7).

Освен това в разработената от организацията таблица за персонала не е необходимо да се посочва периодът на нейната валидност (за разлика от унифицираната форма). Достатъчно е да посочите датата на влизане в сила на щатното разписание.

Новосъздадени организации

Таблицата с персонала се съставя, дори ако само мениджърът работи в новосъздадената организация. Има два възможни варианта за представяне на щатни единици:

— или е посочен само управителят;

— или необходимият персонал и броят на служителите се записват незабавно.

Клонове и представителства

Отделно трябва да се каже за щатното разписание на организация, която има клонове, представителства или други отделни подразделения.

В новата форма на персонала е възможно да се предвиди разпределението не само на структурни, но и на отделни звена.

Ако Таблицата с персонала се изготвя от отдела самостоятелно(и такова право трябва да бъде предвидено в устава на организацията, правилника за звеното и пълномощното на ръководителя на звеното), тогава е препоръчително да се предвиди процедура за одобрение и да се посочат подробностите за одобрението в самата таблица за персонала.

Попълване на отделни колони

Специално внимание трябва да се обърне на попълването на колони „Заплата“ и др.: сумата на заплатата трябва да бъде една; посочването на така наречената „вилица“ не е разрешено, тъй като съгласно чл. 22 от Кодекса на труда на Руската федерация заплащането трябва да бъде равно за еднакъв труд.

Забележка. Можете да прочетете за правилата за попълване на такива колони от таблицата с персонала като „Позиция“, „Брой щатни единици“, „Тарифна ставка (заплата) и др.“, „Бонус“ в статията „Таблица с персонал във въпроси и отговори” ​​на стр. 46 сп. N 7, 2009 г.

Ако е необходимо, размисъл За едни и същи позиции с различни заплати(а не заплати), препоръчваме или да се установят категории или рангове за длъжността, или това да се регулира чрез установяване на надбавки (допълнителни плащания) в зависимост от квалификацията на служителите. Rostrud също се придържа към тази позиция (Писмо от 27 април 2011 г. N 1111-6-1).

Следователно работодателят, когато разработва формуляр за персонал с цел установяване на лични надбавки и допълнителни плащания на служителите, може да представи информация в колоната „Надбавки, допълнителни плащания“, както е показано в примера:

Примерно форматиране на колоната „Надбавки, допълнителни плащания“ в таблицата с персонала.

Ако в една организация заплатите на служителите се състоят от заплати (или заплати и нередовно изплащани бонуси), тогава колоната „Надбавки, допълнителни плащания“ може да бъде изключена. И обратно: ако работодателят използва редовни бонуси, за да стимулира работата на служителите, тогава можете да добавите колоната „Бонуси“, също за удобство, като подчертаете подколоните „База“ и „Сума, триене“. (вижте пример 12).

Примерен дизайн на колоните „Бонус“ и „В ръце“ в таблицата с персонала.

За редица работодатели, поради необходимостта от спазване на чл. Изкуство. 133 и 133.1 от Кодекса на труда на Руската федерация би било полезно да добавите колоните „За плащане“ или „На ръка“ (пример 12).

Извлечение от таблицата с персонала

Трябва да се помни, че съгласно чл. 62 от Кодекса на труда на Руската федерация, работодателят е длъжен да предостави на служителя, по негово заявление, документи, свързани с неговата работа, включително извлечения от документи (член 88 от Кодекса на труда на Руската федерация). Ето защо считаме за уместно да одобрим и формата Екстрактиот щатното разписание (няма унифициран формуляр).

Подреждане на персонала

Щатното разписание е планиран и безличен документ. Затова не трябва да го „натоварвате“ с информация. В края на краищата този документ може да бъде представен на фискални или съдебни органи, които не трябва да знаят „допълнителна“ информация. За да се определи действителната позиция на разположение на персонала (поименно) и възнаграждение (като се вземат предвид „плаващите“ бонуси), препоръчително е да се използва разпределението на персонала. Документът може да бъде на хартиен или електронен носител и да съдържа всякаква информация за служителите, изисквана от работодателя (виж пример 14).

Подреждане на персонала.

дружество с ограничена отговорност "Спортинвест"

(SportInvest LLC)

Личност към 03.11.2014г

Структурно подразделение	Длъжност	Брой щатни единици	Фамилия I.O.	Заплата, (търкайте)	Добавки, доплащания	Награди	Общо (гр. 6 + гр. 8 + гр. 10)	Допълнителна информация
База	Сума (търкайте)	База	Сума (търкайте)
Име	Код
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
дирекция	01	изпълнителен директор	1	Авакумов А.В.	60 000					55 000
секретар	1	Белкина Н.А.	30 000	За владеене на чужди езици	2000			32 000	Отпуск по майчинство до 25 декември 2014 г
Системен администратор	0,75	Волгин И. Л.	21 330					15 997,50	Служител на основно място на работа
<…>
Счетоводство	02	касиер счетоводител	1	Громова К. Т.	25 000	Увеличаване на обема на работа (ДС до 04.06.2010 г.)	5550			30 550
касиер счетоводител	1	Древко О.К.	25 000					24 850	Родителски отпуск до 3 години (11 декември 2014 г. – връщане на работа)
касиер счетоводител	1	Еремина Е.М.	25 000	Разширяване на зоната на обслужване (DS до 08.12.2014)	7850			32 850
<…>
Отдел продажби	03	Управител	1	Acorn U.A.	30 000			За надхвърляне на плана за продажби	5000 — 30 000	35 000 — 60 000
<…>
началник отдел	1	Зорин И. А.	35 000			За надхвърляне на плана за продажби	5000 — 30 000	40 000 — 70 000
Отдел за доставка	04	Специалист	0,5	Илин Б.Б.	15 000					7500	Външен работник на непълен работен ден
началник отдел	1	Клаус В.В.	25 000					25 000
Маркетингов отдел	05	Специалист	1	Ломов Я. Р.	24 400					24 400	Дете под 3 години (родено на 02.06.2012 г.)
Специалист	1	Мишин Т. А.	24 400					24 400
		началник отдел	1	СВОБОДНО РАБОТНО МЯСТО
<…>

Мнение. Мария Колганова, доцент, катедра Стопанско и трудово право, Държавен университет по мениджмънт

В правната теория една от основните характеристики на трудовите отношения винаги се е считала за включването на нов служител в персонала на организацията. Важността на това действие е свързана с правния статут на служителя в организацията. Включването на служител в персонала на организацията „запълва“ съществуваща преди това свободна позиция, определя мястото му в системата за организиране и управление на трудовите процеси в компанията, предопределя основния компонент на размера на неговите доходи (официална заплата, заплата, тарифа процент), консолидира и прави легитимно диференцирането на корекциите на заплатите за сметка на надбавки, допълнителни плащания, KTU и други плащания, които позволяват, в съответствие със системите за възнаграждение, одобрени от организацията, да персонализирате доходите на персонала.

Забележка. Вижте статията „Как да организираме работата с лични данни в отделите по човешки ресурси” на стр. 40 сп. N 3, 2012 г.

Компаниите, които предоставят персонал на трети страни, се сблъскват със сериозни проблеми по тези въпроси. Такива организации (частни агенции за заетост) формално може да отговарят на изискването да имат щатно разписание, но от правна гледна точка то се създава в реална организация и за реални работни места, а не по граждански договор с посредник.

Забележка. Вижте статията „10 грешки, които не бива да допускате при изготвяне на документи, свързани с лични данни” на стр. 52 сп. N 3, 2012 г.

Фирмите, които прехвърлят работна ръка, наета по договор за предоставяне на персонал, не създават реални работни места и не инвестират в производството и неговото модернизиране. В случай на фалит на посредническа организация, нейното имущество (често наето) не може да бъде гарант за обезщетение за загубени печалби от служителите. Следователно няма смисъл да се разглеждат създадените в тях щатни таблици като сериозни организационни и финансови документи.

Забележка. Прочетете за „назаем“ труд на стр. 70.

Такива компании имат не по-малко проблеми във връзка с подготовката на кадровата документация. Ако посредник регистрира наемания служител като негов служител, тогава действителното изпълнение на трудови функции при вредни или опасни условия на труд за реален производствен работник няма да се зачита към неговия преференциален стаж, който дава право на пенсия, т.к. в офиса на фирмата посредник, която регистрира служителката по щатното й разписание при реалния работодател, няма такива вредни условия на труд. Нито една структура на пенсионния фонд не признава работата в щатното разписание на посредническата фирма като работа при вредни или опасни условия, които дават право на пенсионни обезщетения. Това се обяснява с факта, че в трудовата книжка на служителя, която в съответствие с чл. 66 от Кодекса на труда на Руската федерация е основният документ за неговата трудова дейност и трудов стаж; в съответствие с щатното разписание на посредника е съставена трудова книжка.

В заключение бих искал да отбележа, че изискванията за документите, посочени в Закон N 402-FZ, в някои случаи се различават от изискванията на трудовото законодателство (които всъщност са по-строги). Ето защо, за да избегнете искове от инспектори, препоръчваме да използвате унифицирания формуляр N T-3 като основа при разработването на формуляр за персонал. Препоръчително е да използвате GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания към документацията." И накрая, тъй като щатното разписание съдържа лични данни на служителите, тяхното съхранение, обработка и унищожаване трябва да се извършва в съответствие с изискванията на законодателството на Руската федерация за защита на личните данни.

Ю. Титова

учител,

Журналист експерт

„Обслужване на персонала

И управление на персонала на предприятието"

Подписано за печат

Какви грешки се допускат най-често при подбора на персонал?

На първо място, неправилно е дефинирана правната същност на щатното разписание. Щатното разписание не е местен нормативен правен акт (не съдържа норма на закона), а местен акт с информацияотносно персонала и числеността. Само един st. 194 от Кодекса на труда изисква организацията да има щатно разписание и във връзка с вътрешния трудов правилник. Основната колона в щатното разписание е броят на щатните единици. Важно е правилно да посочите името на длъжността или професията. Но изобщо не е необходимо да се отразява информацията за заплатите в таблицата с персонала. Необходимо е да се хармонизират щатното разписание, длъжностните характеристики и договорите, така че наименованията на длъжностите и професиите да са еднакви навсякъде. Например нарушение би било, когато в щатното разписание е включена длъжността „счетоводител”, но има сключен трудов договор за длъжността „счетоводител по ТРЗ”. Подобно нарушение може да се възприеме като незаемане на свободна длъжност и неуведомяване на службата по заетостта, което води до глоба до 20 BV<*>. Същата ситуация може да важи и за категориите. Ето защо е по-добре да посочите категорията като отделна колона в таблицата с персонала, вместо да комбинирате длъжността с категорията. По правило таблицата с персонала е разделена на глави и раздели въз основа на структурата на организацията. Различните глави обаче може да имат различни колони.

Сред грешките ще посоча неспазване на одобренията, предвидени в хартата. Например, директорът трябва да одобри щатното разписание в съгласие с всеки колегиален орган на икономическото дружество или собственика на имуществото на единното предприятие.

Може ли една организация да има няколко тарифни ставки от 1-ва категория? И необходимо ли е да се посочи както размерът на тарифната ставка от 1-ва категория, така и официалните заплати (ставки) в щатното разписание?

Ако организацията използва единна тарифна система, тогава тарифната ставка (TS) от 1-ва категория обикновено се посочва в таблицата с персонала или в отделна поръчка. Една организация може да разполага с няколко превозни средства от 1-ва категория. Има ограничения за размера на превозно средство от 1-ва категория:

• за държавни организации, съгласно Решение на Министерския съвет от 31 юли 2014 г. N 744 - увеличение се допуска само ако съотношението на растежа на производителността на труда и заплатите е повече от 1,0;
• за организации, които имат просрочени заплати в края на отчетния период - от 1-во число на месеца, следващ отчетния период и до ликвидирането на такъв дълг, TS от 1-ва категория за бюджетни трябва да се използва за изчисляване на официалните заплати на ръководителите , специалисти и други организации на служителите<*>. Тази отговорност често се забравя. Например, ако за март заплатата (дължима на 13 април) е изплатена едва на 7 май, то от 1 до 6 май за служителите (а не за работниците) трябва да е в сила „бюджетната“ система от 1-ва категория, а от 7 май - връщане към предишното ТС 1-ва категория.

Държа да отбележа, че няма задължение за посочване на размера на заплатата в щатното разписание. Преди това имаше такова изискване - в вече невалидната Резолюция на Министерството на труда и социалната закрила от 28 април 2006 г. N 54, където формулярът за персонал предвиждаше окончателната официална заплата (ставка) и процедурата за тяхното изчисляване.

Как да формализираме промените в таблицата с персонала?

Разписанието на персонала се променя по същия начин, както е въведено. Съгласно Инструкциите за управление на офиса<*>Има два възможни начина:

• като самостоятелен документ съгласно номенклатурата на делата с гриф „ОДОБРЕНО“ и реквизити като заглавие, дата на документа, документ N (този детайл често се пренебрегва), текст, подпис;
• със заповед за утвърждаване на щатното разписание с гриф „УТВЪРДЕНО със заповед”. Таблицата с персонала в този случай е приложение към заповедта. В този случай щатното разписание няма номер.

Каква е минималната длъжност на непълно работно време в щатното разписание?

Законът няма минимално допустимо съотношение към числеността на щатните единици. Следователно може да има 0,18 или 0,05 щатни единици. На практика при непълно работно време се използват коефициенти, кратни на 2 (0,4; 0,6; 0,8); кратни на 5 (0,25; 0,75) - при непълно работно време.

Как правилно да формулираме името на длъжност или професия?

1. Пълно име на длъжността (професия) = производна + основна + допълнителна информация. Например заместник-директор по административните въпроси: заместник - производно; по административни въпроси - допълнителна информация. Понякога допълнителната информация може да е преди основната позиция: PR / HR мениджър. По-добре е да не намесвате основното наименование на длъжността или професията, за да не се отрази това на пенсията ви.

2. Пълен списък на основните длъжности и професии се съдържа в OKRB „Професии“, въпреки че днес е правилно да се използва ECSD, ETKS.

3. Първият заместител и заместителят имат различни производни. Първият заместник се отнася само до заместник-ръководителя на организацията; той изпълнява задълженията на последния по време на отсъствието му, независимо от длъжностната характеристика; достатъчна е заповед за разпределение на отговорностите.

4. “Главен” - може да бъде производна длъжност или като част от основна длъжност (главен счетоводител, главен инженер), предвидена в ДЕС.

Какви са разликите между лидер и старши?

Производното „лидер” се отнася само за служители, които имат квалификационна категоризация. „Старшият” може да бъде и работник. Общото между тях е, че има функция, свързана с управление (процеси, механизми). И това не е непременно водещи хора. При квалификационна категоризация - водещият; ако е без категории - старши.

Моля, кажете ми, когато съставяте таблица за персонала, как правилно да посоча ранга - според факта или както в ETKS. Факт е, че например един механик работи в 4-та категория, а в ETKS таванът за длъжността му е 5-та категория.Смятам, че след като днес заема 4-та категория, значи трябва да има 4-та категория в щатното разписание , и ако някога бъде повишен след изпита до 5-та категория, тогава ще е необходимо да се направят промени в щатното разписание и да се посочи механик от 5-та категория, след което да се постави в 5-та категория, да се сключи допълнително споразумение, трансфер и др. дизайн. Главният счетоводител обаче иска да посочи таваните за степени в щатното разписание, въпреки че в момента не всички служители работят според тавана, някои са с по-ниски оценки. Той твърди, че ако някога възникне въпросът за повишаване на ранга, тогава можете просто да погледнете персонала. въпреки че казвам, че таванът на категориите може да се гледа според ETKS, не е необходимо да се посочва това във формуляра. В крайна сметка: Мисля, че щатното разписание и заповедите за прием трябва да съвпадат. Прав ли съм? Благодаря ви много предварително за отговора.

Отговор

Отговор на въпроса:

Таблицата с персонала се използва за формализиране на структурата, персонала и нивата на персонала на организацията.

За ефективна икономическа дейност работодателят самостоятелно и на своя отговорност взема необходимите кадрови решения, включително подбор на персонал.

Същевременно нормативната уредба не изисква всички предвидени в щатното разписание единици да бъдат запълнени, нито единиците в щатното разписание да бъдат записвани в резерв, т.к. работодателят може да въведе желаната свободна позиция по всяко време при необходимост.

По този начин можем да заключим, че когато създавате таблица с персонал, можете да включите в нея както вече заети позиции (т.е. всъщност), така и свободни позиции, на които планирате да наемете нови или да прехвърлите съществуващи служители в бъдеще.

Относно въпроса: Мисля, че щатното разписание и заповедите за прием трябва да съвпадат

Да, абсолютно си прав.

В съответствие с чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация трудовата функция (работа в съответствие с длъжността в съответствие с щатното разписание, професия, специалност, посочваща квалификация; специфичен вид работа, възложена на служителя) е задължителна за включване в трудовия договор.

На свой ред, в съответствие с член 68 от Кодекса на труда на Руската федерация, заетостта се формализира със заповед (инструкция) на работодателя, издадена въз основа на сключен трудов договор. Съдържанието на заповедта (инструкцията) на работодателя трябва да съответства на условията на сключения трудов договор.

По този начин можем да заключим, че името на длъжността в щатното разписание, трудовия договор и заповедта трябва да са абсолютно идентични.

Подробности в материалите на системата:

Назначаване на щатно разписание

Формуляр за персонала

От 1 януари 2013 г., поради приемането, използването на унифицирани формуляри не е задължително за повечето организации. Изключение е. Те все още трябва да използват унифицирани формуляри в работата си безотказно.

Всички други организации, когато изготвят организационни и административни документи, имат право както да продължат да използват унифицирани формуляри, така и.

Такива заключения произтичат от съвкупността от разпоредби на членовете на Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ и се потвърждават.

Изготвяне на щатно разписание

Таблицата с персонала, за разлика от него, е неличен документ. Не се посочват конкретни служители, а броят на длъжностите в организацията и заплатите за тях. Служителите се назначават на длъжности със заповеди на ръководителя след одобряване на графика.

Ситуация: Възможно ли е в щатното разписание да се включат позиции, които ще бъдат наети след няколко месеца или години?

По този начин работодателят има право да добавя позиции към таблицата с персонала, дори ако се планира да наеме служители за тях след известно време.

Този подход трябва да се прилага, ако организацията използва и таблица с персонал.

Ситуация:Възможно ли е да се установи по-висок ранг по професия от предвидения в ETKS?

Не, не можеш.

Установяването на рангове за служителите става в съответствие с одобрените. Този закон предвижда присвояване на ранг в строго съответствие с изискванията, в зависимост от квалификационните изисквания и работните умения на конкретен служител (клауза, Общи разпоредби, одобрени).

Следователно работодателят няма право да присвоява на служител по-висок ранг от предвидения в изискванията за квалификация на ETKS.

Нина Ковязина,
Заместник-директор на Департамента по образование и човешки ресурси на руското Министерство на здравеопазването

1. Отговор:Как да създадете график на персонала
2. Отговор:Кодекс на труда на Руската федерация

Член 57. Съдържание на трудовия договор

В трудовия договор се определят:

фамилия, име, бащино име на служителя и име на работодателя (фамилия, име, бащино име на работодателя - физическо лице), който е сключил трудов договор;

информация за документи, удостоверяващи самоличността на служителя и работодателя - физическо лице;

идентификационен номер на данъкоплатеца (за работодатели, с изключение на работодатели - физически лица, които не са индивидуални предприемачи);

информация за представителя на работодателя, подписал трудовия договор, и основанието, на което той е натоварен със съответните правомощия;

място и дата на сключване на трудовия договор.

Следните условия са задължителни за включване в трудов договор:

място на работа, а в случай, че служител е нает да работи в клон, представителство или друга отделна структурна единица на организацията, разположена в друга област - месторабота, като се посочва отделната структурна единица и нейното местоположение;

трудова функция (работа според длъжността в съответствие с щатното разписание, професия, специалност с указание за квалификация; специфичен вид работа, възложена на служителя). Ако в съответствие с този кодекс и други федерални закони изпълнението на работа на определени длъжности, професии, специалности е свързано с предоставянето на компенсации и обезщетения или наличието на ограничения, тогава имената на тези длъжности, професии или специалности и квалификационните изисквания за тях трябва да съответстват на имената и изискванията, посочени в квалификационните справочници, одобрени по начина, установен от правителството на Руската федерация, или на съответните разпоредби на професионалните стандарти;

датата на започване на работа, а в случай на сключване на срочен трудов договор - и срока на неговата валидност и обстоятелствата (причините), послужили като основание за сключване на срочен трудов договор в съответствие с този Кодекс или друг федерален закон;

условия на възнаграждение (включително размера на тарифната ставка или заплатата (официалната заплата) на служителя, допълнителни плащания, надбавки и стимули);

работно време и време за почивка (ако за даден служител се различава от действащите общи правила за даден работодател);

гаранции и компенсации за работа при вредни и (или) опасни условия на труд, ако служителят е нает при подходящи условия, като се посочват характеристиките на условията на труд на работното място;

условия, които определят, в необходимите случаи, естеството на работата (мобилен, пътуващ, на път, друг вид работа);

условия на труд на работното място;

условие за задължително социално осигуряване на служителя в съответствие с този кодекс и други федерални закони;

други условия в случаите, предвидени от трудовото законодателство и други регулаторни правни актове, съдържащи норми на трудовото право.

Ако при сключването на трудовия договор той не включва никаква информация и (или) условия от предвидените в първа и втора част на този член, това не е основание за признаване на трудовия договор за несключен или за неговото прекратяване . Трудовият договор трябва да бъде допълнен с липсваща информация и (или) условия. В този случай липсващата информация се вписва директно в текста на трудовия договор, а липсващите условия се определят с анекс към трудовия договор или отделно споразумение на страните, сключено в писмена форма, което е неразделна част от трудовия договор. трудов договор.

Трудовият договор може да предвижда допълнителни условия, които не влошават положението на служителя в сравнение с установеното трудово законодателство и други регулаторни правни актове, съдържащи норми на трудовото право, колективни договори, споразумения, местни разпоредби, по-специално:

за изясняване на мястото на работа (с посочване на структурната единица и нейното местоположение) и (или) работното място;

относно теста;

за неразкриване на защитени от закона тайни (държавни, служебни, търговски и други);

относно задължението на служителя да работи след обучение не по-малко от периода, определен в договора, ако обучението е извършено за сметка на работодателя;

за видовете и условията за допълнително осигуряване на служителите;

за подобряване на социалните и битови условия на служителя и членовете на неговото семейство;

за изясняване на правата и задълженията на служителя и работодателя във връзка с условията на труд на служителя, установени от трудовото законодателство и други регулаторни правни актове, съдържащи норми на трудовото право;

относно допълнителното недържавно пенсионно осигуряване на служителите.

По споразумение на страните трудовият договор може да включва и правата и задълженията на служителя и работодателя, установени от трудовото законодателство и други регулаторни правни актове, съдържащи норми на трудовото право, местните разпоредби, както и правата и задълженията на служителя и работодателя. произтичащи от условията на колективния трудов договор и споразумения . Невключването на някое от посочените права и (или) задължения на служителя и работодателя в трудовия договор не може да се счита за отказ от упражняване на тези права или изпълнение на тези задължения.

Член 68. Регистрация на заетостта

Наемането се оформя със заповед (инструкция) на работодателя, издадена въз основа на сключен трудов договор. Съдържанието на заповедта (инструкцията) на работодателя трябва да съответства на условията на сключения трудов договор.

Заповедта (инструкцията) на работодателя за наемане на работа се съобщава на служителя срещу подпис в рамките на три дни от датата на действителното започване на работа. По искане на работника или служителя работодателят е длъжен да му предостави надлежно заверено копие от посочената заповед (инструкция).

При наемане (преди подписване на трудов договор) работодателят е длъжен да запознае служителя срещу подпис с правилника за вътрешния трудов ред, други местни разпоредби, пряко свързани с трудовата дейност на служителя, и колективния трудов договор.

С уважение и пожелания за комфортна работа Светлана Вартанова,

Готов план за основните дейности на служителя по човешки ресурси за първото тримесечие на 2019 г.
Прочетете в статията: Защо мениджърът по човешки ресурси трябва да проверява счетоводството, дали трябва да се подават нови отчети през януари и какъв код да одобри за графика за работно време през 2019 г.

Кои навици на служителите по персонала отнемат много време, но са почти безполезни, разбраха редакторите на списание "Кадрови бизнес". А някои от тях дори могат да предизвикат недоумение у инспектора от GIT.

Инспектори от GIT и Roskomnadzor ни казаха какви документи сега при никакви обстоятелства не трябва да се изискват от новодошлите при кандидатстване за работа. Със сигурност имате някои документи от този списък. Съставихме пълен списък и избрахме безопасна замяна за всеки забранен документ.

Ако платите отпуск с ден закъснение, компанията ще бъде глобена с 50 000 рубли. Намалете срока на предизвестие за съкращения с поне един ден - съдът ще възстанови служителя на работа. Проучихме съдебната практика и подготвихме безопасни препоръки за вас.

Таблицата с персонала е производствен документ, който не се създава за дълъг период от време. Промени в персонала, намаления или увеличения на заплатите, както и други обстоятелства трябва да бъдат коригирани.

Извършване на промени в щатното разписаниее нормална процедура и трябва да се извършва в съответствие със закона и правата на работниците. В тази статия са представени важни етапи от този процес, те ще помогнат за предотвратяване на грешки в корпоративната документация.

Уважаеми читатели!Нашите статии говорят за типични начини за разрешаване на правни проблеми, но всеки случай е уникален.

Ако искате да знаете как да решите точно вашия проблем - свържете се с онлайн консултанта вдясно или се обадете безплатна консултация:

Основания и причини за извършване на промени

Като се има предвид справочника за длъжностната квалификация на работниците, ръководителите и техните подчинени, отговорността е на икономист по труда. Но не всички съоръжения имат този икономист и шефът самостоятелно решава кой ще върши тази работа.

Щатното разписание обикновено е въз основа на производствените задачи, както и количеството работа. Въз основа на тези данни се набира персонал и се изчисляват дълготрайните активи, според които се определя работната заплата в рамките на законовата норма.

Но организациите са склонни да се променят, развиват и трансформират. Промените могат да включват увеличаване на обслужваните зони или коригиране на видовете дейности. Поради тези обстоятелства формата на труда се променя, което означава, че работниците могат да бъдат или в излишък, или в недостиг.

Освен това те могат да правят корекции на важна хартия поради промени в тарифните ставки. Корекциите на минималната заплата редовно се правят във Федералния закон и ръководството на организацията, ако средствата позволяват, може да повиши заплатата като процент от заплатата.

Основата за промени в щатното разписание може да бъде счетоводна документация.

В допълнение, резултатите, които показват намаляване на рентабилността или прекъсване на доставките, могат да бъдат причина за съкращаване на някои служители. И ако администраторът изготви документ, който казва за нарастващия обем работа поради въведените иновации, тогава това ще бъде причина за набиране на нови хора в персонала.

Какви корекции може да има?

Корекциите в държавния график и техният ред зависят от това колко широко ще бъдат промените. Основно промените са както следва:

Как да уведомим служителите?

Ръководителят на организацията трябва да информира своите подчинени за всички промени, настъпили на обекта, при условие че те са свързани с изпълнението на производствените задачи на служителите. Запознаването трябва да става както по време, така и по време на дейността.

Ако графикът на персонала се промени, но това не засяга дейността на работниците, тогава шефът не е длъжен да докладваза това на вашите служители. Това означава, че ако ръководството реши да добави допълнителни позиции към персонала, тогава подчинените не трябва да знаят за това.

Ако се планира намаление, тогава тези работници трябва да знаят за това. когото решиха да уволнят.Намалението се отчита с уведомление под формата на заповед, която ръководителят трябва да предостави на служителите срещу подпис.

Естествено, подчинените също трябва да знаят за промените в заплатите. Актуализирани са гражданите, чиито заплати ще бъдат засегнати от промените. Запознаването трябва да се извърши в съответствие с чл.74 от Кодекса на труда.

Колко често може да се променя щатното разписание?

Законодателството не предвижда ограничения за броя на възможните промени в щатното разписание. Това означава, че ръководителят на организацията има право да прави корекции в документа, колкото иска. Но в същото време той трябва да действа в съответствие с позволения от закона процес.

Ако се очакват промени в размера на заплатата или в наименованието на длъжността, то това трябва да се докладва в рамките на два месеца.

В средата на годината графикът на персонала трябва да бъде променен в два случая:

• Формиране на ново щатно разписание.

За основа се взема старият график и образуват друг, като направи някои корекции. Те започват работа по този документ от средата на годината или от началото.

• Графикът на щата подлежи на промяна.

Корекциите се правят, когато се обмислят е необходимо управителят да го направи. Документът ще посочи причините, поради които документът трябва да бъде коригиран. Освен това направените промени се записват.

Мога ли да бъда уволнен поради промяна в персонала?

Когато се правят корекции в таблицата с персонала, мениджърът има право да уволни няколко служители и тази опция е предвидена от закона (клауза 2, член 81 от Кодекса на труда). Инструкциите формулират реда на този процес.

Как правилно да попълните унифицирания формуляр № Т-3?

Така че, нека да продължим директно към изготвянето на таблицата с персонала. Най-често срещаният начин за попълване е попълването на унифициран формуляр № T-3. В този случай трябва да се ръководите от Инструкциите за използване и попълване на формуляри на първична счетоводна документация, одобрени с Резолюция № 1.

Ние проектираме „шапката“. Първо, в полето „Име на организацията“ трябва да посочите името на организацията в съответствие с удостоверението за регистрация. Ако сертификатът съдържа както пълно, така и кратко име, тогава всяко от тях може да бъде посочено в таблицата с персонала.

След това се посочва кодът според OKPO (Всеруски класификатор на предприятия и организации), номерът на документа и датата на неговото изготвяне. За по-лесно регистриране щатното число може да съдържа буквен индекс (например ШР).

Единният формуляр № T-Z включва следната формулировка: „Разписание на персонала за периода ______ от „___“ ______ 20__ г.“ Изглежда, че определянето на срока на валидност на документа предполага посочване на датата не само на началото, но и на края на този период. Необходимо ли е да се посочи изтичането на щатното разписание или е достатъчно да се посочи, че щатното разписание влиза в сила на определена дата? Очевидно унифицираната форма предполага втория вариант. Това се обяснява с факта, че в процеса на извършване на дейности в организацията може да възникне необходимост от промяна на таблицата с персонала, поради което е много трудно да се предвиди точно датата на изтичане на нейната валидност.

В колона 1 („име“) се посочва наименованието на съответната структурна единица. Това могат да бъдат клонове, представителства, отдели, цехове, зони и др. (Клауза 16 от Резолюцията на Пленума на Върховния съд на Руската федерация от 17 март 2004 г. № 2 „Относно прилагането от съдилищата на Руската федерация на Кодекса на труда на Руската федерация“).

За удобство при работа с персонала е по-добре структурните звена да се организират в групи според тяхната йерархия от администрация до обслужващи звена. Например, на първо място ще бъдат посочени отделите, които извършват общо управление (дирекция, счетоводство, отдел персонал и др.), След това - производствени отдели или отдели, изпълняващи основните функции на организацията, и накрая - спомагателни и обслужващи поделения - (административно-стопанско обслужване, снабдителен отдел, склад и др.).

Колона 2 („код“) съдържа кодовете на структурните звена, определени им от работодателя. По правило кодовете се обозначават с числа, чийто брой варира в зависимост от сложността на структурата на организацията. Това ви позволява да определите мястото на всеки отдел (подразделение, група и т.н.) в общата организационна структура. Например на финансовия отдел е присвоен код 02. Съответно отделът за финансово планиране и счетоводният отдел, включени в отдела, ще имат кодове 02.01 и 02.02.

Ако организацията използва централизирана система за документооборот, кодът на структурната единица може да не бъде посочен.

В колона 3 се посочва длъжността (специалност, професия), ранг, клас (категория) на квалификацията на служителя. По-добре е тези данни да бъдат представени в съответствие с:

• Общоруски класификатор на работническите професии, длъжностите на служителите и тарифните категории OK 016-94 (въведен с Указ на Държавния стандарт на Русия от 26 декември 1994 г. № 367);
  
• Квалификационен справочник за длъжности на ръководители, специалисти и други служители (одобрен с постановление на Министерството на труда на Руската федерация от 21 август 1998 г. № 37).

Разбира се, тези директории остаряват и много позиции, които се появиха през последните години, липсват в тях (например позицията на офис мениджър). Следователно разликите в имената на длъжности, професии и специалности в квалификационните указатели и в документите за персонала на организацията са допустими. Ако обаче извършването на работа на определени длъжности, професии, специалности е свързано с предоставяне на компенсации и обезщетения или наличието на ограничения, тогава наименованията на тези длъжности, професии или специалности и квалификационните изисквания за тях трябва да съответстват на имената и изискванията, посочени в квалификационните справочници, одобрени по начина, установен от правителството на Руската федерация (член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, клауза 3.1 от Инструкция № 69). В противен случай служителят няма да има право на обезщетения.

Пример 2

В трудовата книжка на музикален работник, който 17 години ръководи детско хорово студио в интернат, длъжността му е посочена като „организатор на клуба“. Тъй като тази позиция не е в Общоруския класификатор на работническите професии, длъжности и тарифни степени, нито в Списъка на работите, професиите, длъжностите, специалностите и институциите, като се има предвид, че трудовата пенсия за старост се назначава рано в в съответствие с член 28 от Федералния закон „За трудовите пенсии“ в Руската федерация“, одобрен с постановление на правителството на Руската федерация от 29 октомври 2002 г. № 781, този стаж не се зачита в осигуряването за предсрочно отпускане на пенсия на служителя.

Съгласно чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, длъжността на наемания служител трябва да съответства на посочената в щатното разписание. Има случаи, когато длъжността, използвана в трудовия договор, не съответства на щатното разписание или такава длъжност изобщо не е предвидена в щатното разписание. В този случай противоречието, което съществува между трудовия договор и щатното разписание, трябва да бъде разрешено в полза на трудовия договор (член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация). Служителят ще изпълнява трудовата функция, предвидена в трудовия договор (т.е. работи на длъжността, специалността или професията, установена в договора), а служителят по персонала ще трябва да направи съответните промени в таблицата с персонала. Ще разгледаме как да направите това малко по-късно. Засега нека продължим с попълването на формата.

При попълване на колона 4 („Брой щатни единици”) се посочва броят на щатните единици за съответните длъжности (професии). В случай, че се планира да се поддържа непълна единица персонал, като се вземат предвид характеристиките на работата на непълно работно време, броят на единиците персонал се посочва в съответните пропорции, например 0,25; 0,5; 2,75 и т.н.

Като се има предвид, че нови служители могат да бъдат наемани само за свободни позиции, таблицата с персонала може да посочва не само съществуващите щатни единици, но и свободните. С други думи, ако в една организация работят 10 души и таблицата с персонала също така посочва 10 щатни единици, тогава когато персоналът се разшири, ще трябва да се направят промени в таблицата с персонала. Или можете веднага да заложите по-голям брой щатни единици (например 12). По този начин в щатното разписание е възможно да се поддържа кадрови резерв за в бъдеще.

Един от проблемите, който създава трудности в практиката, е свързан с регистрацията на работещите на непълно работно време. Например, няколко души могат да работят на непълен работен ден или на непълно работно време на една позиция. В този случай в щатното разписание се посочва общият брой на щатните единици за съответната длъжност.

Да кажем, че на позиция спедитор двама души работят на пълен работен ден и един човек работи на непълно работно време. В този случай в колона 4 трябва да се посочат 2,5 щатни единици.

В колона 5 („Тарифна ставка (заплата) и т.н.“), в зависимост от системата за възнаграждение, приета в организацията, месечната заплата се посочва според тарифната ставка (заплата), тарифен график, процент от приходите, дял или процент печалба, коефициент на участие в труда (KTU), коефициент на разпределение и др. В този случай заплатите се определят в еквивалент в рубли.

Припомняме, че в съответствие с чл. 133 от Кодекса на труда на Руската федерация размерът на официалната заплата (тарифната ставка) не може да бъде по-нисък от законово установената минимална работна заплата (текущите цифри на минималната заплата са тук (http://www.consultant.ru/law/ref) /stavki/mrot/).В същото време системните заплати трябва да бъдат установени от местни разпоредби (например Правилника за заплатите).

Пример 3

Както се вижда от горния пример, щатното разписание определя заплатата за съответната длъжност, но не и възнаграждението за конкретен служител.

В колони 6-8 („Надбавки“) се посочват стимули и компенсационни плащания на служителите (бонуси, надбавки, допълнителни плащания, стимулиращи плащания), установени от действащото законодателство на Руската федерация (например северни надбавки, надбавки за академична степен и др. .) или въведени по преценка на организацията (например, свързани с режима или условията на труд).

Надбавките са стимулиращи плащания над установената официална заплата, установени, като правило, с цел повишаване на ефективността на труда. Бонуси могат да се предоставят за трудов стаж, професионални умения, висока квалификация, производствени резултати и др. Важното е, че с помощта на бонусите работодателят може да увеличи заплатите на служителите, заемащи същите позиции. Добавките могат да бъдат определени под формата на:

• фиксирана сума (ако заплатата се промени, размерът на бонуса може да бъде оставен същият или също променен);
  
• под формата на процентно увеличение (в този случай размерът на увеличението се променя заедно със заплатата).

Моля, обърнете внимание: ако системата за възнаграждение предвижда възможност за установяване на индивидуални бонуси за всяка позиция, тогава в колона 3 всяка позиция трябва да бъде маркирана в отделен ред, а в колона 4 трябва да се въведе единица срещу всяка позиция.

Друг често срещан въпрос, който вълнува и HR мениджърите: възможно ли е служителите, заемащи една и съща позиция, да определят различни заплати, например като предвидят диапазон на заплатите в щатното разписание? Както в правната литература, така и в практиката съществуват два противоположни подхода за решаване на този въпрос. Така че някои експерти смятат, че това е напълно приемливо. Тази гледна точка се подкрепя от чл. 132 от Кодекса на труда на Руската федерация, според който заплатата на всеки служител зависи от неговата квалификация, сложността на извършената работа, количеството и качеството на изразходвания труд и не се ограничава до максималния размер. Като се има предвид това, заплатите трябва да се определят диференцирано и да зависят преди всичко от квалификацията на служителя, въз основа на която служителите, които заемат една и съща длъжност, но имат различни квалификационни категории, могат да получат различни заплати.

Според други експерти всяка длъжност има една заплата. В случай, че е необходимо да се установят различни заплати за служители, заемащи едни и същи длъжности, препоръчително е да се регулира размерът на заплатите, като се използват различни бонуси (например за интензивност на работата).

Пример 4

В колона 9 се посочва общата сума, образувана чрез добавяне на колони 5-8, т.е. сумата от заплатите за всички щатни единици за определена длъжност, като се вземат предвид установените надбавки. Ако колони 5-9 не могат да бъдат попълнени в еквивалент в рубли (например поради използването на нетарифни, смесени и други системи за възнаграждение), тези колони се попълват в съответните мерни единици (проценти, коефициенти и др.). ). В този случай изчисляването на общата сума (общо) в колони 5-9 е възможно, ако тарифните ставки и надбавките са определени в едни и същи единици за същия период от време.

Колона 10, както подсказва името й, е предназначена за различни бележки. Ако ги няма, остава празно.

След като въведете данните във всички колони, трябва да попълните реда „Общо“, който се намира в долната част на таблицата. За целта във вертикални колони се изчислява броя на щатните бройки, размерите на заплатите, надбавките и размера на месечния фонд за заплати.

Попълненото щатно разписание се подписва от ръководителя на службата за персонал или лицето, на което е възложена отговорността за поддържане на досиетата на персонала, както и от главния счетоводител на организацията.

Единният формуляр за персонал не предвижда подпечатване. В тази връзка може да се постави печат, но не е задължително.

Пример за попълване на таблицата с персонала е представен в Пример 5.

Как да направите промени в таблицата с персонала?

Рано или късно всеки служител по персонала се сблъсква с промени в информацията, съдържаща се в таблицата с персонала. Например, може да възникне необходимост от въвеждане на нова щатна единица или цял отдел или съкращаване на съществуващ, промяна на заплати, тарифни ставки, преименуване на отдел или длъжност и др.

Има два начина за извършване на промени в одобреното щатно разписание:

Вариант 1. Промяна на самото щатно разписание, тоест одобряване на ново щатно разписание с нов (следващ по ред) регистрационен номер.
Вариант 2. Направете промени в текущото щатно разписание.

В този случай таблицата с персонала остава същата, променят се само редица позиции (съдържанието на колоната). Промените се извършват по поръчка, след което се коригира таблицата с персонала. Следното може да се използва като заглавия на съответната заповед: „За промяна на щатното разписание“, „За частични промени в щатното разписание“, „За извършване на промени в щатното разписание“ и др. Заповедта трябва да посочва основата за извършване на промени в таблицата с персонала (например реорганизация на компанията, оптимизиране на управленската работа, -подобряване на структурата на организацията и др.).

Пример 5

Ако организацията има сложна структура, препоръчваме, когато правите промени в текущото щатно разписание, да посочите в заповедта не само съответната длъжност, но и структурната единица, чийто персонал е засегнат от направените промени. Това се дължи на факта, че различни отдели могат да имат позиции с еднакви имена.

Няма правила за това колко често трябва да се актуализира щатното разписание. Следователно това може да се направи според нуждите.
Не забравяйте, че промените и допълненията, направени по предписания начин в щатното разписание на организацията, се довеждат до знанието на служителите, след което се правят подходящи промени и допълнения в техните трудови книжки въз основа на заповед (инструкция) или друго решение на работодателят. Това е посочено в параграф 3.1 от Инструкция № 69.
Моля, имайте предвид, че постоянна или временна промяна в трудовата функция на служител и (или) структурното звено, в което работи служителят (ако структурното звено е посочено в трудовия договор), не е нищо повече от прехвърляне на друга работа (част 1 от член 72.1 от Кодекса на труда на Руската федерация). Промяната в длъжността, определена от страните и закрепена в трудовия договор, също се счита за промяна в трудовата функция на служителя, независимо от причините за такава промяна (например във връзка с промяна в таблицата на персонала). .

Кога да се направят промени при съкращаване на персонал?Намаляването на броя или персонала на служителите е едно от основанията за извършване на промени в щатното разписание. Намаляването на размера на организацията включва изключване на отделни звена от персонала от щатното разписание, докато намаляването на персонала включва изключване на отделни позиции. Служителите, които са съкратени по една или друга причина, подлежат на уволнение по клауза 2 на чл. 81 от Кодекса на труда на Руската федерация.

Като се има предвид, че в съответствие с член 180 от Кодекса на труда на Руската федерация служителите трябва да бъдат уведомени за предстоящо уволнение поради намаляване на числеността или персонала не по-малко от два месеца преди уволнението, може да бъде въведено ново щатно разписание не по-рано от два месеца след изготвянето му. Наличието на таблица с персонал може да потвърди, че уволнението на работниците е било оправдано (тоест работодателят ще има възможност ясно да демонстрира липсата на работни места).

Ако обстоятелствата, довели до промяна в щатното разписание към намаляване на щатните единици, бъдат отстранени, работодателят може да възстанови съкратените позиции, като направи промени в щатното разписание или като одобри ново.

Възможно ли е да се промени унифицираната форма?Резолюцията на Goskomstat на Русия от 24 март 1999 г. № 20 „За одобряване на процедурата за използване на унифицирани форми на първична счетоводна документация“ отбелязва, че ако е необходимо, организацията може да въведе допълнителни данни. В същото време не е позволено да изтривате онези подробности, които вече присъстват в този формуляр (включително код, номер на формуляр, име на документ).

Всички промени, направени в унифицирания формуляр, трябва да бъдат документирани в административните документи на организацията. Освен това форматите на самите формуляри, посочени в албумите на унифицирани форми на първична счетоводна документация, се препоръчват и подлежат на промяна. По този начин, когато се произвеждат формуляри на базата на унифицирани формуляри, е разрешено да се правят промени по отношение на разширяване и стесняване на колони и редове, добавяне на свободни листове - за по-лесно поставяне и обработка на необходимата информация.