Que devez-vous faire si vous avez un besoin urgent d’obtenir des documents importants, de demander des informations à jour ou de demander l’aide d’une entreprise ou d’un fonctionnaire ? Rédigez une lettre de demande selon toutes les règles de la correspondance commerciale et recevez une réponse positive.

De l'article, vous apprendrez :

En quoi une lettre de demande commerciale diffère-t-elle des autres types de lettres ?

La correspondance commerciale est la partie la plus importante du système de communication documentaire. Les lettres sont ses documents les plus répandus. Il existe de nombreux types de correspondance officielle. Tout cela est une forme de dialogue écrit qui contribue à résoudre les problèmes les plus importants dans les activités des organisations. Son éventail de genres et de thèmes se caractérise par une grande diversité.

Une lettre de demande est l’un des types de correspondance commerciale les plus courants. La nécessité de rédiger de tels recours peut être causée par diverses raisons et il n'est pas possible de toutes les énumérer. Cependant, un certain nombre de fonctionnalités rendent cela possible. lettre parmi l’éventail général de la documentation officielle.

Une lettre de demande officielle peut être une demande faite avec tact ou une demande diplomatique sur une question d'actualité. Il sert à atteindre l'objectif spécifique de l'auteur et est nécessaire pour inciter le destinataire à prendre les mesures nécessaires à l'auteur de la lettre de demande.

Il existe surtout de nombreuses situations où il est nécessaire de rédiger une lettre de demande dans les activités de gestion. La raison peut être soit une situation simple qui ne nécessite pas d'argumentation approfondie ni d'explications détaillées, soit un problème sans expliquer l'essence dont il est impossible d'obtenir une réponse positive. Dans le second cas, l'auteur devra non seulement formuler sa demande, mais aussi la justifier, expliquer au destinataire pourquoi il faut agir d'une manière ou d'une autre.

Les modèles et normes de bureau existants facilitent la rédaction d'une lettre de demande officielle. Tout message commercial doit respecter les règles de la correspondance commerciale. La correspondance est avant tout le visage de l'entreprise expéditrice. Sa conception nécessite une attention aux détails et le respect des règles de l'étiquette des affaires. Afin de rédiger une lettre de demande au nom de l'organisation, vous aurez besoin d'un papier à en-tête indiquant tous les détails nécessaires. La demande est certifiée par la signature d'un fonctionnaire autorisé et le sceau de l'entreprise.

Comment rédiger une lettre de demande formelle ?

Une commission rogatoire commerciale est établie selon toutes les règles de la correspondance officielle. Afin de recevoir finalement une réponse positive, lorsque vous rédigez un appel, vous devez respecter un certain algorithme. Il vous permettra de structurer le contenu de la lettre, de transmettre les idées principales au destinataire et d'énoncer clairement et clairement l'essence du problème.

Déterminer à qui vous vous adressez exactement ?

Il est préférable de contacter personnellement le destinataire. Conformément aux règles généralement acceptées de l'étiquette des affaires, utilisez votre prénom et votre patronyme. Cela aidera à montrer du respect. De plus, une demande personnelle impose une certaine responsabilité au fonctionnaire qui a reçu la lettre. Même lorsque vous devez rédiger une lettre de demande pour un groupe de personnes, il est préférable de personnaliser le recours.

Pourquoi vous adressez-vous à ce destinataire en particulier ?

Il est recommandé d'expliquer au préalable au destinataire pourquoi vous l'avez contacté. Vous pouvez lui faire un compliment et noter ses qualités professionnelles ou personnelles, ses réalisations passées qui sont importantes dans le cadre de votre recours. Cette technique vous encouragera à examiner plus attentivement la lettre contenant la demande et à trouver une opportunité de la satisfaire. Il est important d’être sincère et de ne pas franchir la frontière entre compliment et flatterie.

Comment justifier votre demande ?

Réfléchissez à l'avance à vos arguments et organisez-les dans le texte des lettres selon le schéma fort - moyen - le plus fort. Intéressez le destinataire, révélez-lui les bénéfices potentiels liés à la réalisation de votre désir. Exprimez un problème qui le concerne et montrez comment il peut être résolu pour satisfaire vos intérêts. Décrivez l'importance du problème et faites savoir au destinataire que le résoudre peut être bénéfique pour vous deux.

Quelles informations doivent être fournies au destinataire ?

Décrivez le problème de la manière la plus concise et la plus claire possible. Évitez toute ambiguïté et soyez le plus précis possible sur le résultat souhaité : indiquez le prix exact, la date, le pourcentage, etc. Une lettre rogatoire oblige le destinataire à prendre une décision de gestion. Pour ce faire, il a besoin d’informations précises : combien, quoi, quand et à quel prix. Ces détails doivent être formulés avec précision, ne laissant place à aucune ambiguïté. Dans le cas contraire, l'initiative risque de passer au destinataire, la demande sera formellement accordée, mais l'auteur ne recevra pas ce qu'il souhaitait.

Quelles conclusions peut-on en tirer ?

Après avoir formulé la demande, il est nécessaire de la modifier et de la répéter à nouveau, en concentrant l’attention du destinataire sur les avantages potentiels. Dans le même temps, le bénéfice éventuel ne doit pas toujours être matériel.

Une lettre de demande correctement rédigée peut, à bien des égards, vous rapprocher d’une réponse positive. Le texte d'une telle lettre dépendra du destinataire et du contenu de la demande. Que vous demandiez à un bon ami, un parent, un patron ou un fonctionnaire, une approche individuelle doit être choisie pour chaque cas spécifique pour rédiger une lettre demandant de l'aide.

Ne mens pas

En comptant sur un résultat positif, il est nécessaire de présenter l'essentiel du problème de manière à ce qu'il vous soit bénéfique. Essayez de ne pas embellir la situation avec des événements fictifs ou irréels. Sinon, vous risquez de vous retrouver sans le soutien dont vous avez besoin actuellement.

Soit bref

Une lettre contenant une demande d’aide ne doit pas être trop longue. Exprimez vos pensées clairement et clairement dans un langage compréhensible. N'entrez pas dans les moindres détails dont vous pouvez vous passer. Cela ne fait qu'interférer avec la réalisation de votre objectif et irrite le lecteur.

Pensez à la raison principale pour laquelle vous avez choisi de vous adresser à cette personne avec votre demande. Il n'est peut-être pas superflu de mentionner au passage votre attitude envers les qualités personnelles du destinataire, mais n'en faites pas trop de flatterie. Insistez dans votre lettre sur la manière dont le destinataire peut bénéficier de votre aide.

Appel répété

Comment rédiger correctement une lettre de demande si vous recontactez cette personne ? Dans ce cas, la lettre doit exprimer séparément sa gratitude pour l'assistance ou le service fourni précédemment. Il faut expliquer que c'était précisément l'une des raisons du nouvel appel à lui. Quelques phrases suffiront pour remercier le destinataire.

Circonstances de force majeure

Gardez toujours à l’esprit que la personne que vous contactez peut être soumise à des circonstances susceptibles d’influencer sa décision. Et que vous ne parvenez pas à discerner le moment favorable où votre lettre de requête attire son attention. Un exemple d'un tel état pourrait être lorsqu'une personne est tourmentée par un mal de dents ou que toutes ses pensées sont occupées par une réprimande injustement reçue de ses supérieurs... Les circonstances peuvent être différentes. Vous ne pouvez rien y faire. Votre tâche est d'essayer de réfléchir à la manière de rédiger correctement une lettre de demande, en évitant les erreurs qui pourraient affecter la résolution du problème qui ne vous est pas favorable. Une mauvaise formulation, une formulation peu claire et un traitement incorrect peuvent ruiner l'humeur du destinataire et provoquer votre échec.

N'oubliez pas que votre lettre doit être sincère. Vous devez lire entre les lignes votre estime de soi, votre dignité et, surtout, votre foi dans le succès et le soutien de la personne vers laquelle vous vous tournez. Espoir de compréhension, de décence et de générosité de sa part.

Lettre à un étranger

Un point important à ne pas sous-estimer lors de la rédaction d'une lettre, en particulier d'une lettre contenant une demande adressée à un étranger, est la salutation. Votre lettre sera lue avec plus d’attention si vous parvenez à la rendre personnelle et à saluer le destinataire par son nom. Lorsque vous réfléchissez à la manière d'écrire une lettre de demande à un étranger, il convient de considérer que la personnalisation est une garantie que votre lettre sera au moins consultée. Respectez les règles suivantes :

1. Formulez correctement le sujet de votre appel. Essayez de toujours remplir ce champ.
2. Formulez de manière concise pourquoi la personne a besoin de cette lettre. Mettez-le dans le titre. Cela vous aidera à attirer l’attention sur votre message.
3. Si possible, appelez le destinataire à l'avance et discutez du motif de la demande. Dans ce cas, on espère que le message ne finira pas automatiquement dans le spam.
4. Utilisez la « combinaison T » :
   • thème créatif;
   • sujet avec contacts ;
   • le texte est dans le corps, pas dans la pièce jointe.
5. A la fin de la lettre, vous rappelez à nouveau votre demande en la reformulant. Dites ensuite poliment au revoir, en remerciant brièvement le destinataire d'avoir pris le temps de lire le message.
6. Précisez sous quelle forme vous attendez des commentaires. Et bien sûr, n'oubliez pas d'indiquer toutes les options pour vous contacter.

Ingoda, il est plus facile de rédiger un appel si vous avez un exemple de la façon dont une lettre de demande est rédigée. L'échantillon peut être consulté en cliquant sur le lien suivant.

La réponse est en cours

Ainsi, la lettre est écrite et envoyée. En attendant une réponse, il convient de garder à l'esprit que si la lettre était de nature officielle et que la demande était adressée à un fonctionnaire, il existe alors un délai réglementé dans lequel vous recevrez certainement une réponse. Dans d'autres cas, tout dépend de l'éducation de la personne à qui vous avez adressé la commission rogatoire.

La plupart des gens sont confrontés à un moment donné à la nécessité d’écrire une lettre de mise en demeure ou de demande. Il peut s'agir d'une demande de contribution caritative, d'une demande de rédaction d'un examen manqué, d'une demande de rencontre avec un expert dans un domaine particulier ou d'une demande de délivrance d'un document nécessaire au reporting. Quel que soit votre objectif, le style d’écriture sera le même. Suivez les instructions de l'article pour rendre votre lettre plus professionnelle et convaincante.

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Préparation à l'écrit

Esquissez les idées principales. Pour rédiger une lettre claire et efficace, il est très important d’avoir une compréhension claire de vos buts et objectifs de la demande/demande.

• Un bon moyen de vous assurer que vous avez une idée claire du sujet est de prendre trois feuilles de papier vierges et de les titrer : « pourquoi j'écris la lettre », « le but de la lettre » et « d'autres pensées ». »
• Sans entrer dans les détails, notez vos réflexions pendant quelques minutes sur chaque feuille de papier. Faites des listes et exposez les idées principales sur la situation qui sera mentionnée dans la lettre. Mentionnez également ce que vous souhaitez réaliser avec cette lettre et quelles autres informations, selon vous, doivent être ajoutées.

1. Pensez à qui est destinée la lettre. Comprendre votre public cible est essentiel pour donner le bon ton à votre lettre. Une fois que vous avez noté les idées principales, notez tout ce que vous savez sur le destinataire de la lettre sur une feuille de papier séparée.

   • Par exemple, quelle est la position de cette personne et comment peut-elle vous aider ? Cette personne prendra-t-elle la décision finale concernant votre demande ou décidera-t-elle de transmettre la lettre aux autorités supérieures ?
   • C'est également une bonne idée de prendre en compte la connaissance qu'a le destinataire de la ligne d'objet. S'il ne connaît pas très bien votre sujet, le style d'écriture doit être différent (par exemple, utiliser un vocabulaire simple et ajouter des informations plus clarifiantes) que si vous écrivez à un expert en la matière.

2. Écrivez un plan. Enfin, avant de rédiger le corps de votre lettre, établissez un plan pour organiser vos pensées dans un ordre logique et cohérent.

   • Identifiez les points principaux et les points d’appui. Assurez-vous que vos pensées sont organisées d'une manière qui a du sens pour le lecteur.

   Rédiger un brouillon

   1. Utilisez un format approprié. En conservant un format professionnel pour vos lettres commerciales, vous ferez dans un premier temps une impression positive.

      • Dans le coin supérieur gauche, écrivez votre adresse complète, puis la date, puis l'adresse du destinataire. N'oubliez pas de mettre une ligne en retrait entre chaque paragraphe.
      • Vous pouvez également indiquer l'objet de la lettre une ligne après l'adresse du destinataire. Mais c'est facultatif.

   2. Commencez par une salutation. Le corps de la lettre doit commencer par une salutation respectueuse et correcte.

      • Si vous connaissez la personne à qui vous écrivez, vous pouvez utiliser son nom (« Cher Alexey ! »). Sinon, vous devez utiliser le nom et le titre de la personne (« Cher M. Ivanov ! »)
      • Si vous ne connaissez pas le nom de la personne qui lira la lettre, vous pouvez simplement écrire : « Bonjour !

   3. Écrivez un paragraphe d’introduction. Dans le premier paragraphe de toute lettre de demande ou de demande, vous devez vous présenter et indiquer clairement mais brièvement l'objet principal de votre demande. Par exemple : « Je vous écris dans l’espoir que vous envisagerez de faire un don à notre fonds de protection des animaux. »

      • Si vous avez déjà communiqué avec le destinataire de la lettre, vous pouvez mentionner dans le premier paragraphe quand et dans quelles circonstances vous avez déjà eu des contacts dans le passé.
      • Par exemple : « Je suis étudiant dans votre club de théâtre » ou « Je suis président de la Fondation pour le bien-être des animaux à laquelle vous faites généreusement un don depuis 10 ans » ou encore « Je vous ai contacté le mois dernier au sujet de la possibilité d'organiser une école. voyage dans un parc d'attractions.
      • Établir une connexion est non seulement bénéfique pour le destinataire, mais peut également créer un sentiment de proximité avec vous, ce qui augmentera les chances d'une réponse positive.

   4. Écrivez le paragraphe du corps. Dans le corps du texte, vous devez fournir des informations supplémentaires et plus détaillées concernant votre demande. C'est l'occasion pour vous d'expliquer exactement ce que vous aimeriez recevoir et pourquoi votre demande devrait être accordée.

      • Écrivez en détail, mais brièvement. Vous devez clairement indiquer la nature de votre demande et les raisons pour lesquelles elle doit être prise en considération. Cependant, le lecteur n’a pas besoin de lire l’intégralité de l’histoire de votre vie.
      • Soyez honnête et direct concernant votre demande. Le destinataire ne doit avoir aucun doute sur ce que vous voulez. Par exemple : « J'espère que vous continuerez à donner généreusement cette année » ou « J'aimerais avoir l'opportunité de repasser cet examen ».
      • Soyez poli et utilisez un ton approprié lorsque vous vous adressez au destinataire.
      • Tenez-vous-en aux faits et contrôlez vos émotions. Si vous êtes obligé de mentionner vos sentiments concernant le problème, ne soyez pas trop émotif. Par exemple : « J’ai été très déçu de mes notes », mais pas « Je suis littéralement devenu fou quand j’ai vu mes notes ! »

   5. Écrivez une conclusion. Dans votre conclusion, vous devez mentionner les éventuels délais et restrictions de temps et exprimer votre appréciation pour la prise en compte de votre candidature.

      • Par exemple, si vous écrivez une demande d'information ou une réunion avec quelqu'un et que cette demande doit être complétée avant une certaine date, vous devez l'indiquer poliment mais clairement dans la conclusion.
      • Même si le destinataire ne donne finalement pas suite à votre demande, le fait qu'il ait pris le temps de rechercher votre problème et de prendre une décision mérite d'être apprécié.

   6. Dites au revoir. Votre lettre doit se terminer par un adieu approprié et poli. Les bonnes options sont « Cordialement », « Cordialement » ou « Cordialement », suivis de votre nom.

      • Si vous envoyez une lettre manuscrite, retirez 4 lignes de l'adieu et de votre nom et laissez votre signature au stylo.
      • Si vous joignez des documents à la lettre, ces informations devraient suivre après les adieux. Par exemple : « Applications : 2 ».

   Formater une lettre

   1. Calme-toi. Une fois que vous avez rédigé votre premier brouillon, mettez-le de côté pendant quelques jours si le temps le permet. Cela vous aidera à le regarder avec un nouveau regard à votre retour.

Lettre de demande- il s'agit d'une demande visant à obtenir les informations, biens, services, documents nécessaires, à formuler des recommandations, à organiser une réunion, etc. Lors de son élaboration, vous devez justifier de la nécessité de répondre à la demande. Il peut être adressé à une personne physique ou morale spécifique - une organisation. Celui-ci peut contenir plusieurs requêtes.

Comment rédiger une lettre de demande

La lettre de demande a une structure similaire à la lettre générale et est presque identique dans sa forme. Son inscription s’effectue sur papier à en-tête de l’organisation. Il est généralement signé par le chef de l'organisation ou une personne autorisée.

Exemples d'expressions de lettres commerciales - demandes

Motif de la demande:

• En raison de…
• Considérant…
• En vue de...
• Basé…
• Pour…
• Basé…
• Selon…
• Conformément à…

Texte de la demande :

• Nous vous demandons d'envisager/fournir/réaliser/rapport/informer/envoyer en urgence...
• Nous vous demandons...
• Nous sollicitons votre aide pour…
• Nous demandons votre consentement pour...
• Nous vous demandons également...

Une lettre de demande nécessite la rédaction d’une lettre de réponse.

Exemple de lettre de demande

Nous vous informons que M. Leskov N.S. arrivera à Moscou le 15 mars, nous vous demandons de bien vouloir organiser une réunion et de réserver une chambre d'hôtel pour 2 jours. M. Leskov N.S. le vol 1583 arrivera.

Nous vous serions également reconnaissants si vous pouviez organiser une rencontre avec vos clients lors de sa visite.

Demander de l’aide n’est pas le cas lorsque vous pouvez laisser libre cours à votre imagination et à votre créativité en utilisant une forme libre d’appel.

• Il est optimal de conserver un ton commercial formel. Les mots polis sont appropriés ( « merci », « s'il vous plaît », « permettez-moi »).
• Le texte doit être logique et structuré.

Vous pouvez utiliser un formulaire électronique ou papier.

• Il est préférable de l'écrire sur du papier à en-tête de l'entreprise, en indiquant les détails et le logo de l'entreprise - cela a l'air présentable.
• Vous devriez commencer par vous adresser au destinataire. Idéalement, s'il est personnel, une personne spécifique est indiquée. Dans la correspondance commerciale, le prénom et le patronyme ou le format « M. Petrov » sont privilégiés. Le mot « cher » au début ne fait pas de mal non plus. S'il ne s'adresse pas à une personne, mais à une équipe, le message doit encore être personnalisé autant que possible – par exemple « chers partenaires ».
• Si vous pouvez choisir un compliment discret qui convient à l'occasion, il convient de l'utiliser. Par exemple, notez que vous appréciez l'opinion du destinataire en tant qu'expert dans votre secteur et son aide, ou que vous êtes reconnaissant pour le soutien fourni dans le passé. Il est tout simplement très important de ne pas tomber dans de vilaines flatteries - cela n'augmentera probablement pas les chances d'une réponse positive.
• Suit ensuite l'essence de la demande - nous décrirons ci-dessous en détail les règles auxquelles la partie principale doit se conformer.
• Il doit être complété en indiquant la date et la signature d'une personne autorisée.

Spécificité maximale

L'argent aime la précision. Et les personnes qui les gagnent et à l’avenir peuvent également aider financièrement votre projet. Un exemple idéal contient le maximum de données vérifiées et d'indicateurs précis.

Opérer avec des chiffres, des pourcentages, des quantités, des délais.

Cela indique une approche sérieuse du sujet, inspire confiance et rend la tâche plus tangible, mesurable, vous permet de comprendre exactement ce qui est requis et dans quelle mesure il est possible de répondre à la demande.

Qui partagera de l’argent ou d’autres ressources après avoir lu une demande d’aide financière à grande échelle, un prêt à long terme ou la perspective de partager des intérêts élevés sur les bénéfices dans quelques années ? Peut-être un comédien ou un philanthrope. Il n'y en a pas beaucoup dans les affaires. Mais si les montants et les délais exacts sont indiqués, les attentes sont claires, une réponse positive est plus probable.

Des arguments forts

Pour gagner la confiance et recevoir de l’aide, vous devez en justifier la nécessité.

Cela nécessitera des arguments convaincants. Il est nécessaire de les rechercher et de les composer sur la base de règles standards d'argumentation, notamment :

• Sans ambiguïté - la thèse doit être telle que son sens soit clair, l'ambiguïté est exclue ;
• clarté et clarté;
• vérité.

Rien de plus

Seuls les faits et circonstances pertinents à l’affaire doivent être inclus. Il n'y a pas besoin de détails inutiles, de digressions lyriques, d'expériences émotionnelles, voire très touchantes. Cela oblige une personne à perdre du temps et réduit les chances que, par exemple, le montant souhaité soit toujours transféré sur le compte.

Conversation dans une langue

Lors de la rédaction d'un appel, il est important d'utiliser un vocabulaire compréhensible et familier non pas à l'écrivain, mais à la personne qui le lit.

Par exemple, si une agence de publicité fait appel à une banque pour obtenir de l'aide, il n'est pas nécessaire d'utiliser un argot et des termes professionnels qui ne sont pas clairs pour les représentants du secteur bancaire. Il est préférable de choisir des mots familiers dans le secteur financier - cela augmente considérablement les chances de compréhension mutuelle, et donc de succès.

L'honnêteté est le meilleur truc

Lorsqu'on décrit la situation actuelle pour laquelle une aide est requise, il est préférable de s'appuyer sur la sincérité et les faits réels, de ne pas sous-estimer, mais aussi de ne pas exagérer la gravité de la situation. Si ce n’est pour des raisons morales et éthiques, du moins parce que tout ce qui est indiqué dans la lettre est généralement facile à vérifier. Le monde des affaires est également un très petit espace.

Bénéfice mutuel

Dans le monde des affaires, l’argent est rarement donné pour « juste parce que » ou pour « de beaux yeux ».

Habituellement, lorsqu’il aide quelqu’un financièrement, mais également de manière immatérielle, un investisseur s’attend à recevoir quelque chose en retour.

S'il ne s'agit pas d'une dette monétaire qui sera restituée après un certain temps avec intérêts, ni d'une part dans une entreprise, vous devez indiquer d'autres avantages. Cela peut être n'importe quoi - par exemple :

• Remises sur les produits ;
• soutien consultatif;
• services gratuits;
• statut de parrain ;
• contribution à l’image d’une entreprise socialement responsable, etc.

L'alphabétisation

Dans tout document important, son contenu est essentiel. Mais il ne faut pas oublier la forme. De nombreuses erreurs grammaticales gâchent l’effet. Il existe de nombreux services en ligne permettant de vérifier l’orthographe et la ponctuation.