Компанията е на традиционната система на данъчно облагане. Редът за отразяване на маркирани и немаркирани пликове в счетоводството?

Отразете немаркирани пликове като част от канцеларски материали (сметка 10) и отпишете маркирани пликове като част от парични документи и когато се използват в дейности въз основа на установената в счетоводната политика (клауза 4 от член 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация) .
В данъчното счетоводство разходите за закупуване на немаркирани пликове могат да се вземат предвид като разходи за закупуване на канцеларски материали, т.е. като част от други разходи, свързани с производството и (или) продажбите (подклауза 24, клауза 1, член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Причина - (виж решението на Арбитражния съд на Москва от 17 август 2006 г., 18 август 2006 г. № A40-10124 / 06-90-55).

Но в решенията на Московския арбитражен съд от 23 ноември 2005 г., 5 декември 2005 г. № A40-55022 / 05-99-343, от 6 юли 2005 г. № A40-15236 / 05-114-111, съдилищата посочи възможността данъкоплатеца да използва алинея 49, параграф 1 от член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация.
По силата на член 264, параграф 1, параграф 25 от Данъчния кодекс на Руската федерация другите разходи, свързани с производството и продажбата, включват, наред с други неща, разходите за пощенски услуги.
Така например в Определение на Тринадесети апелативен арбитражен съд от 08.08.2007 г. № А56-51990/2006 г. съдът констатира, че като доказателство за направените разходи данъкоплатецът е представил авансови отчети и фактури с печат на пощенска служба, в която е посочено броя и стойността на продадените марки. Както посочи съдът, тези документи са надлежно доказателство за направените разноски. Следователно маркираните пликове в счетоводството трябва да бъдат отразени в състава на паричните документи:

Дебит 50-3 Кредит 71 (60...)
– получени (закупени) пликове с печат;

Дебит 71 (73, 26, 91-2...) Кредит 50-3

И в данъчното счетоводство изберете основата за признаване на разходите. Ако някои разходи с еднакво основание могат да бъдат отнесени едновременно към няколко групи разходи, данъкоплатецът има право самостоятелно да определи към коя група ще припише такива разходи (клауза 4, член 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Обосновката за тази позиция е дадена по-долу в материалите на vip - версията на Glavbukh System

Препоръка: Как да организираме счетоводството на касови документи

Какво е свързано с паричните документи

Паричните документи включват:
– документи за пътуване (самолетни и железопътни билети, както и карти за пътуване за градски транспорт);
- касови талони за бензин;
- закупени от организацията ваучери;
- печати;
– други подобни документи.

Ценни книжа, закупени от други компании: акции, облигации, записи на заповед и др., не се отнасят за парични документи. Задълженията, които са свързани с тях, трябва да се отчитат по сметка 58 „Финансови инвестиции”, а не по сметка 50 „Парични средства”. Това е посочено в параграф 3 от PBU 19/02.

Паричните документи трябва да се разграничават от строги отчетни формуляри. Обикновено паричните документи се съставят на формуляри за строги отчети и тяхната разлика от формулярите е, че те показват, че разплащанията между страните вече са извършени, а в някои случаи те са документ, потвърждаващ това. Например, в счетоводството на организация, закупила самолетни билети, те ще бъдат отразени в сметката 50-3. А формулярите на самолетни билети, които все още не са издадени от фирмата, която ги продава, ще се отчитат като формуляри за строго отчитане по сметка 006.

Съхранение на парични документи

Съхранявайте касовите документи на касата заедно с парите. В счетоводството отразяват операциите с парични документи по специални подсметки до резултат 50-3"Парични документи" ( Инструкция за сметкоплан). Например, за отчитане на самолетни билети, можете да използвате резултат 50-3подсметка "Пътни документи" и др.

Получаването и изхвърлянето на парични документи отразяват осчетоводяването: *

Дебит 50-3 Кредит 71 (60...)
- получени (закупени) парични документи;

Дебит 71 (73, 91-2...) Кредит 50-3
- паричните документи са издадени на служителя (под отчета) или са отписани за разходи.

Процедурата за отразяване на ДДС, свързана с придобитите парични документи, зависи от това как са съставени първичните документи за тяхното придобиване. Ако ДДС е подчертан в паричен документ или документът е получен с фактура, тогава вземете предвид данъка отделно за резултат 19„ДДС върху закупените активи”. Помислете за самия паричен документ върху резултат 50-3"Парични документи" по действителна стойност ( Инструкция за сметкоплан).

Ако сумата на ДДС в паричния документ не е разпределена, тогава тя също не се разпределя в счетоводството и не се взема предвид отделно ( Инструкция за сметкоплан , Писмо от Министерството на финансите на Русия от 10 януари 2013 г Не. 03-07-11/01 ).

За информация как да се отчете начисления в получената фактура ДДС, ако не са изпълнени условията за приспадането, вж. Как да отразим ДДС в счетоводството и данъчното облагане .

Отчитане на движението на касови документи

Ситуация: как да се издават парични документи на служители (отчитани по сметка 50-3)

Издайте издаването на парични документи на служителите съгласно извлечение, разработено самостоятелно.

Всички бизнес транзакции трябва да бъдат формализирани с първични документи ( П. 1 ст. 9 Закон от 6 декември 2011 г Не. 402-FZ). Няма обаче специална форма за отчитане на парични документи, издадени на служители. Затова го развийте сами. Например, може да бъде справка (книга) за осчетоводяване на движението на парични документи. Тя може да бъде съставена под всякаква форма, но трябва да съдържа всички необходими данни, изброени в параграф 2Член 9 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ.*

Ситуация: как да се отразят в счетоводните операции за закупуване на купони за изхвърляне на отпадъци: като касови документи или като издадени аванси

Отчитане на марки и подпечатани пликове се води по сметка 0 201 35 000 „Парични документи”. Това правило е установено от параграфи 169-172 от Инструкцията за използване на Единния сметкоплан, одобрен със заповед на Министерството на финансите на Русия от 1 декември 2010 г. № 157n, както и параграф 50 от Инструкцията за прилагането на сметкоплана за бюджетно счетоводство, одобрен със заповед на Министерството на финансите на Русия от 6 декември 2010 г. № 162n (наричана по-долу - Инструкция № 162n).

В съответствие с Насоките за прилагане на бюджетната класификация на Руската федерация, одобрени със заповед на Министерството на финансите на Русия от 21 декември 2012 г. № 171n, разходите за закупуване на пощенски марки, подпечатани пликове и формуляри се отнасят към код 221 "Съобщителни услуги" на КОСГУ. Имайте предвид, че той може да отразява и допълнителни разходи за изпращане на пощенски пратки, включително разходите за тяхното опаковане, както и плащането на маркирани пощенски известия.

Придобиване и използване

Марки и пликове с пощенски марки се издават на служителя, отговорен за изпращането на поща.

Публикациите се извършват чрез сметка 0 208 21 000 „Разплащания с подотчетни лица за плащане на комуникационни услуги”. При издаване срещу справка операцията представлява образуване на дълг по сметка 0 208 21 560 „Увеличение на вземания на отговорни лица за плащане на комуникационни услуги”.

В същото време отчитането на намаляването на този дълг се извършва в зависимост от целта, за която се използват марки и предплатени пликове. В този случай отчитането на марки и пликове е както следва:

Съдържание на операцията	Дебит	Кредит
Получени марки и пликове с пощенски печати	0 201 35 510 "Получаване на парични документи в касата на институцията"	0 302 21 730 „Увеличение на задълженията за плащане на комуникационни услуги“
Марки и пликове, издадени по доклад на лицето, отговорно за изпращане на поща	0 208 21 560 „Увеличение на вземанията на отговорни лица за плащане на комуникационни услуги“	0 201 35 610
Изпратена е кореспонденция: - по основната дейност на държавната институция; - за дейности, свързани с производство на готови продукти, извършване на работи, услуги	0 401 20 221 „Разходи за комуникационни услуги”; 0 109 00 000 "Разходи за производство на готови продукти, изпълнение на работи, услуги" (при изпращане по пощата)	0 208 21 660 „Намаляване на вземанията на отговорни лица за плащане на комуникационни услуги

След усвояване на печатите и подпечатаните пликове се съставя предварителен отчет от отговорното лице. Той трябва да бъде придружен от регистър на изпратената кореспонденция, чиято форма е препоръчително да се определи в счетоводната политика на институцията.

Безплатни транзакции

Отчитането на получаването и предаването на марки и пликове с пощенски марки безплатно зависи от източника на получаване и посоката на изхвърляне. Ето няколко примера за счетоводни записи:

Съдържание на операцията	Дебит	Кредит
Той отразява безвъзмездното получаване на марки и пликове от институция, подчинена на същия главен ръководител (управител) на бюджетни средства	0 201 35 510	0 304 04 221
Безвъзмездното получаване на марки и пликове от институция, подчинена на друг главен ръководител (и) на бюджетни средства на един бюджет, се отразява в счетоводството	0 201 35 510 "Получаване на касови документи в касата на институцията"	0 401 10 180 "Други доходи"
Отразено е безвъзмездното получаване на марки и пликове от институцията на друг бюджет	0 201 35 510 "Получаване на касови документи в касата на институцията"	0 401 10 151 "Приходи от постъпления от други бюджети на бюджетната система на Руската федерация"
Отразява се безвъзмездното прехвърляне на марки и пликове към институция, подчинена на същия главен управител (управител) на бюджетни средства	0 304 04 221 „Вътрешноведомствени селища за комуникационни услуги“	0 201 35 610 „Изхвърляне на парични документи от касата на институцията“
Отразява се безвъзмездното прехвърляне на марки и пликове към институция, подчинена на друг главен ръководител (управител) на бюджетни средства на един бюджет	0 401 20 241 "Разходи за безвъзмездни преводи към държавни и общински организации"	0 201 35 610 „Изхвърляне на парични документи от касата на институцията“
Той отразява безвъзмездното прехвърляне на марки и пликове на организации, които не са свързани с държавни и общински	0 401 20 242 “Разходи за безвъзмездни преводи към организации, с изключение на държавни и общински организации”; 0 401 20 251 "Разходи за трансфери към други бюджети на бюджетната система на Руската федерация"	0 201 35 610 „Изхвърляне на парични документи от касата на институцията“

Публикациите показват, че в основата на класифицирането на направленията на безвъзмездно предаване на марки е определена характеристика на техния получател.

Документиране

Докато обикновените пликове се приемат за счетоводство като част от инвентаризациите, подпечатаните пликове, заедно с печатите, се съхраняват в касата на институцията. Приемането и издаването им се оформя с касови бележки (ф. 0310001) и разходни (ф. 0310002) касови ордери с надпис „Фонд“, които се регистрират в дневника на „получатели“ и „разходи“ отделно от документите по касови операции.

Движението на марки и маркирани пликове се отразява на отделни листове от касовата книга на институцията с вписване „Наличност” върху тях. Счетоводство се води в дневника за други операции въз основа на документи, приложени към отчетите на касата. Анализът по видове тези стойности се извършва в картата за счетоводство на средства и сетълменти.

"Институции за физическа култура и спорт: счетоводство и данъчно облагане", 2011, № 2

Във всяка бюджетна институция има пощенски разходи. Институциите за физическа култура и спорт не са изключение. Такива разходи включват различни видове разходи, свързани с изпращане на писма, колети, пощенски преводи и други пощенски пратки; със закупуване на пощенски марки, маркирани и немаркирани пликове, други пощенски формуляри; с изпращане на писмена кореспонденция с помощта на франкиращи машини; с предоставяне на абонаментна такса за ползване на пощенски кутии и др. Тази статия описва процедурата за отчитане на пощенските разходи за счетоводни цели в съответствие с новите Счетоводни инструкции, използвани от бюджетните институции.

Разходи за закупуване на пощенски марки, пликове

и други пощенски формуляри

В съответствие с Инструкциите за процедурата за прилагане на бюджетната класификация на Руската федерация, одобрени със Заповед на Министерството на финансите на Русия от 28 декември 2010 г. N 190n (наричани по-долу Инструкции) и в сила от 2011 г., разходите за придобиване на пощенски марки са отразени в под-член 221 "Комуникационни услуги" от Класификацията на управлението на операциите в публичния сектор (KOSGU). Същата статия трябва да отразява и разходите за закупуване на пликове и пощенски формуляри, ако те съдържат държавни знаци за пощенски услуги (пощенски марки и други знаци, нанесени върху пощенски пратки и потвърждаващи плащането на пощенски услуги), с други думи, разходите за закупуване на пликове с печат и други пощенски формуляри.

Ако върху пликове и бланки няма признаци на пощенски разходи (немаркирани пликове, бланки), тогава разходите за закупуването им трябва да бъдат отразени в член 340 „Увеличение на стойността на материалните запаси“ на KOSGU.

При извършване на счетоводство бюджетните институции за физическа култура и спорт трябва да се ръководят от Инструкциите за използване на Единния сметкоплан, одобрен със Заповед на Министерството на финансите на Русия от 01.12.2010 N 157n (наричана по-долу - Инструкция N 157n) , както и:

• Инструкции за прилагане на сметкоплана за бюджетно счетоводство, одобрен със заповед на Министерството на финансите на Русия от 6 декември 2010 г. N 162n (наричана по-долу Инструкция N 162n), ако по време на преходния период не е взето решение за предоставяне на субсидии съгласно чл. 78.1 от RF BC (тоест се използва от бюджетни институции - получатели на бюджетни средства);
• Инструкции за прилагане на сметкоплана за счетоводство на бюджетните институции, одобрени със заповед на Министерството на финансите на Русия от 16 декември 2010 г. N 174n (наричана по-долу - Инструкция N 174n), ако от 2011 г. се предоставят субсидии на бюджетна институция в съответствие с чл. 78.1 от RF BC (тоест се използва от бюджетни институции от нов тип).

В съответствие с чл. 169 от Инструкция N 157н за счетоводни цели, пощенските марки, както и подпечатаните пликове и бланки, са свързани с парични документи и се отчитат по сметка 201 35 000 "Парични документи".

Операциите, свързани с придобиването и издаването на марки, подпечатани пликове и формуляри, ще бъдат отразени в следните счетоводни записвания (клауза 50 от Инструкция N 162n, точка 86 от Инструкция N 174n):

• получаване на печати в касата на институцията:

Дебитна сметка 0 201 35 510 "Постъпления на парични документи в касата на институцията"

Кредит на сметка 0 302 21 730 "Увеличение на задълженията за плащане на комуникационни услуги";

• издаване на печати от касата на служителя:

Кредит по сметка 0 201 35 610 „Разпореждане с парични документи от касата на институцията”;

• стойността на използваните марки е начислена към разходите на институцията според авансовия отчет, представен от служителя:

В съответствие с чл. 118 Инструкция N 157n, параграф 21 от Инструкция N 162n, параграф 31 от Инструкция N 174n за счетоводни цели, немаркираните пликове се класифицират като други материални запаси и се осчетоводяват по сметка 105 36 000 "Други материални запаси - друго движимо имущество".

Операциите, свързани с получаването и издаването на немаркирани пликове, ще бъдат отразени в счетоводството, както следва (клаузи 23, 26 от Инструкция N 162n, клаузи 34, 36 от Инструкция N 174n):

• получаване на немаркирани пликове:

Дебит по сметка 0 105 36 340 "Увеличение на стойността на други материални запаси - друго движимо имущество на институцията"

Кредит на сметка 0 302 34 730 "Увеличение на дължимите сметки за придобиване на материални запаси";

• отписване на изразходвани немаркирани пликове:

Дебит на сметка 0 401 20 272 "Разход на материални запаси" на съответните сметки на аналитично счетоводство на сметка 0 109 00 000 "Разходи за производство на готови продукти, изпълнение на работи, услуги"

Кредит по сметка 0 105 36 440 "Намаляване на стойността на други материални запаси - друго движимо имущество на институцията."

Разходи за изпращане на кореспонденция с

франкираща машина

В съответствие с чл. 2 от Федералния закон от 17 юли 1999 г. N 176-FZ "За пощенските съобщения" (по-нататък - Закон N 176-FZ), франкиращата машина е машина, предназначена да нанася държавни пощенски марки върху писмена кореспонденция, потвърждаваща плащането на пощенски услуги, датата на получаване на тази кореспонденция и друга информация.

Можете да инсталирате машина за франкиране само ако имате разрешение за използването й, издадено от съответните органи на Rossvyaznadzor (член 11 от Закон N 176-FZ). Такива разрешения се издават по начина, предписан от Заповед на Министерството на информацията и комуникациите на Руската федерация от 29 септември 2006 г. № 127 „За одобряване на административните разпоредби на Федералната служба за надзор в областта на съобщенията за изпълнение на държавната функция за издаване на разрешения за използване на франкиращи машини“. Съгласно тази заповед разрешение се издава въз основа на писмено заявление от собственика на франкиращата машина, в което се посочва:

• пълно наименование на юридическото лице, неговото местонахождение (местоживеене) и пощенски адрес, TIN (за клон допълнително KPP), телефон, факс;
• име на модела (серията) на франкиращата машина;
• място за монтаж на франкиращата машина;
• възможна дата и час на проверката.

Към заявлението се прилагат документи, обосноваващи издаването на разрешение: копие от техническия паспорт на франкиращата машина; нотариално заверено копие от удостоверението за регистрация на собственика на франкиращата машина в данъчния орган; копие от споразумението с организацията на федералната пощенска служба (клон на организацията) за предоставяне на пощенски услуги с помощта на франкираща машина; копия от съществуващи сертификати за съответствие; клише отпечатък на франкираща машина.

При нарушаване на реда за използване на франкиращата машина, разрешението за ползването й може да бъде отменено.

Писмена кореспонденция с клишета на франкиращи машини се приема в посочените от пощенския оператор пощенски обекти.

За сетълменти с помощта на франкираща (маркираща) машина институцията сключва споразумение с пощенските организации за нейната поддръжка. В този случай размерът на дължимата пощенска сума и датата на отпътуване се задават от служителя на пощенската услуга върху механизма за набор на маркировъчния барабан, последващият номер на заминаването се набира автоматично. Трябва да се отбележи, че с помощта на франкиращите машини пощенските разходи се отчитат чрез сумиране на разходите или чрез изваждане на пощенските разходи от първоначалната сума, зададена на брояча на касовия механизъм.

Разходите на бюджетните институции, свързани с изпращането на писмена кореспонденция и използването на франкиращи машини за тези цели, подлежат на отразяване по членове и подчленове на KOSGU, в зависимост от икономическото съдържание на разходите, направени в предмета на съответните договори. :

• разходите за заплащане на услуги за пощенско изпращане на кореспонденция следва да се отнесат към подточка 221 "Съобщителни услуги" на KOSGU;
• разходи за заплащане на услуги по изработка и монтаж на печати за франкираща машина - за подпозиция 226 "Други работи, услуги" на КОСГУ;
• разходите за заплащане на услуги за въвеждане на информация за авансови плащания в регистъра (гишето) на франкиращата машина - за подпозиция 226 "Други работи, услуги" на КОСГУ;
• разходи за поддръжка на франкиращата машина, осигуряване на нейната работоспособност (ремонт, профилактика и др.) - за подпозиция 225 "Работи, услуги по поддържане на имущество" на КОСГУ.

В счетоводството разходите на бюджетните институции, свързани с изпращането на писмена кореспонденция и използването на франкиращи машини за тези цели, се отразяват в дебиткореспондиращите сметки на аналитичното счетоводство на сметки 0 401 20 000 "Разходи за текущата финансова година", 0 109 00 000 "Разходи за производство на готови продукти, изпълнение на работи, услуги" и кредитсъответни сметки на аналитично счетоводство на сметка 0 302 20 000 "Разчети за работи и услуги".

Пощенски разходи, направени от отговорни лица

Отговорните лица могат да извършват и пощенски разходи за сметка на средствата, издадени им за тези цели (например за изпращане на препоръчано писмо, колетна поща, колет, пощенски запис). По правило потвърждението за направените разходи в този случай са:

• касови бележки, потвърждаващи плащането на пощенските разходи;
• разписка, посочваща вида и категорията на пощенската пратка (пощенска поръчка), фамилното име на получателя (име на юридическото лице), името на обекта на пощенска услуга на местоназначението, номера на пощенската пратка (пощенска поръчка);
• опис на прикачения файл, който съдържа списък с документи, приложени към изпратеното писмо (пакет).

Съгласно Инструкцията, разходите за изпращане на пощенски пратки (включително разходите за опаковане на пощенската пратка) следва да бъдат отразени в подточка 221 „Съобщителни услуги“ на КОСГУ.

Издаването на суми по сметката за плащане на пощенски разходи, начисляването на тези разходи въз основа на авансови отчети, представени от отчетното лице в счетоводството, ще бъде отразено в следните счетоводни записвания (клауза 49 от Инструкция N 162n, клаузи 84, 85 от Инструкция N 174n):

• бяха издадени средства за сметка на плащането на пощенските разходи:

Дебит на сметката 0 208 21 560 "Увеличение на вземанията на отговорни лица за плащане на комуникационни услуги"

Кредит по сметка 0 201 34 610 „Разпореждане със средства от касата на институцията”;

• отразени пощенски разходи въз основа на представения от отговорното лице авансов отчет:

Дебит на сметка 0 401 20 221 "Разходи за комуникационни услуги", кореспондиращите сметки на аналитичното счетоводство на сметка 0 109 00 000 "Разходи за производство на готови продукти, изпълнение на работи, услуги"

Кредит на сметка 0 208 21 660 "Намаляване на вземания на отговорни лица за плащане на съобщителни услуги";

• неизразходваната сума на отчетната сума, върната на касата:

Дебитна сметка 0 201 34 510 "Приходни бележки от касата на институцията"

Кредит на сметка 0 208 21 660 "Намаляване на вземания на отговорни лица за плащане на съобщителни услуги".

Потребителска такса

пощенски кутии

Има следните видове пощенски кутии и шкафове:

• пощенска кутия - специална заключваща се кутия, предназначена за получаване от адресатите на пощенски пратки;
• абонатна пощенска кутия - специален шкаф със заключващи се клетки, инсталиран в жилищни сгради, както и на места за доставка, предназначен за получаване от адресати на пощенски пратки;
• абонаментна пощенска кутия - специален шкаф със заключващи се клетки, инсталирани в пощенските съоръжения, които се абонират от адресатите за определен период за получаване на пощенски пратки;
• пощенска кутия със силна точка - специален заключващ се шкаф, предназначен за временно съхранение на пощенски пратки в местата за доставка или за получаване от адресатите на пощенски пратки.

Организацията на пощенските услуги може да определи такса за използване на пощенска кутия. Размерът и условията за предоставяне на абонаментна такса се определят в споразумение, сключено между пощенската организация и институцията - ползвател на тази кутия.

Съгласно Инструкцията разходите за заплащане на абонаментна такса са отразени в подт. 221 „Съобщителни услуги“. В счетоводството начисляването на тези разходи ще бъде отразено, както следва:

Дебит на сметка 0 401 20 221 "Разходи за комуникационни услуги", кореспондиращите сметки на аналитичното счетоводство на сметка 0 109 00 000 "Разходи за производство на готови продукти, изпълнение на работи, услуги"

Кредит по сметка 0 302 21 730 "Увеличение на задълженията за плащане на комуникационни услуги".

Л. Ларцева

Журналист експерт

„Институции за физическа култура и спорт:

счетоводство и данъчно облагане"

Въпреки разнообразието от съвременни видове кореспонденция, традиционният начин за изпращане на поща все още е актуален.

За да стигне хартиено писмо до адресата, то трябва да бъде опаковано в пощенски плик с адреса на получателя и върху него да бъде залепен печат с подходяща номинална стойност (ако марката не е отпечатана върху плика в типографски начин).

Дали пощенските пликове са маркирани или не зависи от реда за тяхното отписване от регистъра на бюджетна организация.

Издаване и отписване на маркирани пощенски пликове

Подпечатаните пликове са пощенски пликове с типографско приложение на пощенска марка. Единствено РУП „Белпоща” има право да организира производството и разпространението им.<*> .

Поради факта, че в случая пощенската марка е неотделима от плика, може да се приеме, че счетоводството на подпечатаните пликове следва да се води по същата подсметка, по която се записват пощенските марки, т.е. по подсметка 132 "Парични документи". Освен това те трябва да се съхраняват в касата на организацията.<*> .

В този случай стойността на използваните подпечатани пликове касиербюджетна организация, се дебитира от кредита на подсметка 132 "Парични документи" към дебита на подсметките за отчитане на разходи (разходи), извършени за сметка на бюджетни или извънбюджетни средства.

Внимание!
Издаването на пликове с пощенски печати от касата се издава с касов ордер на сметка с надпис "наличност"<*>. Освен това тази транзакция не е отразена в касовата книга.

Издаване на пощенски печатни пликове от касата за отчитане лица, отговорни за изпращането на поща, препоръчваме да отразите следния запис:

Подсметка 160 „Разплащания с подотчетни лица“ се кредитира за разходите за пощенски пликове, изразходвани от отговорни лица в кореспонденция с дебита на подсметките за отчитане на разходи (разходи), извършени за сметка на бюджетни или извънбюджетни средства. Това произвежда следните записи:

Внимание!
Основата за отписване на разходите за пощенски пликове от сметката са основните счетоводни документи, които организацията може да разработи и одобри самостоятелно (например актове за използване на парични документи, извлечения за издаване на ценности и др.).

Също така, за да отчете движението на пликове с пощенски печати, бюджетна организация към подсметка 132 „Парични документи“ може да открие подсметки от втори ред:

132-1 „Парични документи в касата”;

132-2 „Парични документи от отчетни лица”.

В този случай при издаване и отписване на пощенски пликове в счетоводството ще се извършват следните вписвания:

Бюджетните организации могат да фиксират в счетоводната политика най-приемливия метод за отчитане на подпечатани пощенски пликове, издадени по отчета<*> .

Издаване и отписване на немаркирани пощенски пликове

По принцип немаркираните пощенски пликове са плосък правоъгълен плик, изработен от хартия (или друг подобен материал), затворен от едната страна с лепкава или самозалепваща се капачка. Върху такива пликове се залепват допълнително пощенски марки.

В тази връзка считаме, че е неуместно немаркираните пликове да се класифицират като парични документи и да се съхраняват на касата. Препоръчваме да разглеждате такива пликове като канцеларски материали в подсметка 063 "Домакински материали и канцеларски материали"<*> .

Като общо правило бюджетните организации имат право да отписват офис консумативи като разходи (разходи), тъй като те се издават на служители за нуждите на организацията<*>. Въпреки това, тъй като немаркирани пликове, записани в подсметка 063, се използват заедно с пощенски марки, които се записват в подсметка 132, ние препоръчваме цената на пликовете да се начислява на разходни подсметки не при издаването им за ползване, а като те се използват. В същото време в счетоводството се извършват следните записвания:

Ако за съхраняване на документи се използват пощенски пликове, тогава в този случай издаването на пликове за използване съгласно декларацията за издаване на материали за нуждите на институцията (друг PUD) се отразява в вписванията<*> :

Внимание!
Използването на пликове за изпращане на пощенска кореспонденция е отразено в подт. 1 10 06 00 „Плащане на комуникационни услуги”, а за съхранение на документи в тях – в т. 1 10 03 05 „Други консумативи и консумативи”<*> .

В дейността на всяка институция често се използват документи като купони за бензин или студентска храна, пощенски марки и пликове с марки за кореспонденция, експресни карти за интернет и мобилен телефон и други документи, които изискват специално внимание. В статията ще разгледаме в какъв ред трябва да се използват и да се вземат предвид.

Какво представляват касовите документи

Паричните документи са документи, придобити и съхранявани в институция и имат известна стойност. Вече са извършени разплащания за придобиването им между страните, но услугите, които могат да бъдат получени с помощта на тези документи, все още не са извършени.

Според параграф 169 от Инструкция No.157nплатени талони за бензин и масло, за храна, платени ваучери за почивни домове, санаториуми, къмпинги, получени известия за пощенски преводи, пощенски марки, пликове с марки и марки за държавни такси - всичко това са парични документи.

Касовите документи трябва да се съхраняват в касата на институцията.

В съответствие със параграф 170 от Инструкция No.157nполучаването в касата и издаването от касата на такива документи се оформят чрез входящи касови ордери (ф. 0310001) и изходящи касови ордери (ф. 0310002) с вписване "наличност" върху тях.

Входящите и изходящите касови ордери с запис "наличност" се регистрират в регистъра на входящите и изходящите касови документи отделно от входящите и изходящите касови ордери, в които се записват операции с пари в брой.

В касовата книга (ф. 0504514) на институцията транзакциите с парични документи се записват на отделни листове, върху които се поставя знак „наличност”.

Съгласно насоките за водене на касова книга, ут Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация №173n, сумите от операциите за деня и показателите за салдото в края на деня се формират за пари в брой и за парични документи поотделно. В листовете на касовата книга, съдържащи данни за движението на паричните документи, редовете „включително заплати“ и „общо касово салдо в края на деня“ не се попълват.

Записванията в касовата книга трябва да се извършват от касиера непосредствено след получаване или издаване на парични документи за всяка стокова разписка и разходно разходно нареждане.

Отчитането на операциите с парични документи се води в дневника за други операции въз основа на документи, приложени към отчетите на касата ( параграф 172 от Инструкция No.157n).

Отражение в счетоводството на движението на паричните документи

Нека да разгледаме примери за това как различни видове парични документи се използват в образователните институции и как фактите от икономическия живот, извършени с тяхна помощ, се отразяват в счетоводството. Конкретни препоръки за отчитане на определени видове парични документи на федерално законодателно ниво не са разработени, поради което според нас процедурата за тяхното използване и отразяване в счетоводството трябва да бъде фиксирана в счетоводната политика въз основа на спецификата на институцията.

Купони за храна за студенти. Има категория ученици, на които учебното заведение е длъжно да осигури безплатно хранене. Такава храна се продава на талони за храна. Талонът може да бъде изработен по типографски начин или отпечатан на принтер. Той трябва да съдържа редица задължителни данни:

Индивидуален номер;

Валидност;

Вид храна;

Сума (цена);

Печат или печат на издаващата организация и подпис на отговорното длъжностно лице.

За общинските институции в някои региони са създадени правила за обръщение на определени видове парични документи. Ясна процедура за издаване и отчитане на талони за предоставяне на храна на преференциална основа в образователните институции е разработена например от Комитета по образование на правителството на Санкт Петербург ( Заповед от 08.06.2009г.1139-р).

Съгласно този документ образователните институции се снабдяват с купони от една проба. Ръководител на институция

осигурява съхранението на талоните и ги издава на служителя, отговарящ за храненето, съобразно броя на учениците в преференциални категории. Формулярите на купони се прехвърлят съгласно акта, чийто формуляр е специално разработен и е даден в Приложение 3 към тази заповед. Този служител издава попълнените бланки на талони на учителя, който изпълнява функцията на класен ръководител, или на майстора по производствено обучение (ръководител на групата). Издадени, но неизползвани талони се връщат. Всички действия с талони трябва да се записват в книгата за издаване на талони, чийто вид е даден в Приложение 2 към Редът за издаване и отчитане на купони, одобрен със заповед №  1139-р.

При предоставяне на преференциално хранене от самото учебно заведение, използваните по предназначение талони се изчисляват в края на всеки работен ден и се прилагат към касовия отчет. Съхраняват се заедно с касови документи в продължение на пет години и след изтичане на срока на съхранение се унищожават със заповед на ръководителя на институцията.

При предоставяне на преференциално хранене в учебно заведение организацията за обществено хранене проверява използването на талони ежеседмично и съставя съответен акт за тяхното прилагане по образеца, даден в Приложение 3 към Реда за издаване и отчитане на купони.

Държавното учебно заведение сключи договор с предприятие за обществено хранене за доставка на закуски и комплексни обеди за ученици. Институцията плати 120 000 рубли по договора. За тази сума са получени купони за храна съгласно акта за приемане и предаване. Те са кредитирани в касата като парични документи. Част от купони от касата в размер на 30 000 рубли. е прехвърлено на отговорно лице, което е издавало тези талони на ученици. След като учениците получиха храна по тези талони, беше съставен акт в размер на 30 000 рубли. (приложен към авансов отчет на отговорното лице, получило купоните).

Съгласно Заповедта на Министерството на финансите на Руската федерация № 171n, разходите на държавна институция за заплащане на услуги за организиране на топла храна за студенти се приписват на подраздел 226"Други работи, услуги" КОСГУ.

Тези транзакции в счетоводството на институцията ще бъдат отразени в съответствие с Инструкция № 162n, както следва:

Според съответния синтетичен счетоводен код.

Купони за гориво. Помислете за опцията, когато на институция се предоставят горива и смазочни материали с помощта на купони: по споразумение се заплаща определено количество бензин от съответната марка, докато институцията получава купони, според които шофьорите ще зареждат автомобили на бензиностанции.

Получените талони въз основа на транспортните документи на доставчика (фактура, фактури и др.) се кредитират като касови документи в касата на институцията, като е препоръчително да се посочи марката на бензина, серията и номерата на тези купони, номиналната стойност на купоните в литри и цената в нареждането за получаване купон в рубли (въз основа на цената на бензина, посочена в договора и фактурата за плащане).

При необходимост се издават талони за право на получаване на гориво на водачи или на специално определен служител по отчета.

Обикновено за контрол се създава специална книга, в която се записва движението на купони.

Полученото по талони гориво се зачита като инвентар на институцията след подаване на предварителен отчет от отговорно лице с оправдателни документи от бензиностанцията, издала ГСМ срещу талон.

Бюджетната образователна институция, като част от дейностите за изпълнение на държавната (общинска) задача, получи от доставчика купони за 1000 литра бензин AI92 в размер на 28 000 рубли. Номиналната стойност на талона е 20 литра на стойност 560 рубли. Издадено е отговорно лице

2 талона, за които е заредил автомобила, след което е подал авансов отчет.

Тези транзакции ще бъдат отразени в счетоводството в съответствие с Инструкция №  174nпо следния начин:

Карти за експресно плащане за клетъчни комуникации и интернет. Служителите на институции често използват корпоративни мобилни комуникации или получават компенсация за използване на собствените си комуникации за служебни цели. Широко използван вид плащане за мобилни комуникации и интернет са карти за експресно плащане, които се закупуват от институция и трябва да се осчетоводяват като парични документи.

За да нямат въпроси относно законосъобразността и целесъобразността на заплащането на разходите за клетъчна комуникация, институцията трябва да разработи подходящ

законова разпоредба (вътрешен нормативен акт). Този документ трябва да съдържа списък на длъжностите на служителите, които отговарят на условията за получаване на карти за мобилни разплащания, и условията, които трябва да бъдат изпълнени (например на служителите се плаща само за разговори, извършени през работно време, или все още е възможно да плащат за разговори направени след работно време (през уикенда)). Препоръчително е да се предпише процедурата на служителите да потвърдят разходите си за клетъчни комуникации (предоставяне на подробности за преговорите и бележка на служител, за които обажданията са били официални).

Автономна институция, използвайки средства от дейности, генериращи доходи, чрез отговорно лице, придоби 100 карти за експресно плащане с номинална стойност 100 рубли. за обща сума от 10 000 рубли. Тези парични документи бяха приети в касата на институцията. На заместник-директора са издадени 3 платежни карти за отчитане. Отговорното лице е представило предварителен отчет с потвърдителни документи.

Разходите за закупуване на платежни карти за мобилни телефони в съответствие със Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация № 171n се отнасят към подраздел 221"Комуникационни услуги" КОСГУ.

В счетоводството тези операции ще бъдат отразени в съответствие с Инструкция №  183nпо следния начин:

Пощенски марки и пликове с марки. Въпреки технологичния напредък, пощенските услуги все още са актуални и търсени. Организирането на пощенски пратки е невъзможно без закупуване на марки и подпечатани пликове, които съгласно Инструкция №   157n трябва да се отчитат като парични документи. Типична счетоводна грешка е едновременното отписване на закупени пликове и марки. Например, как можете да оправдаете отписването на 200 подпечатани плика наведнъж, дори ако 20 писма наистина са били изпратени за един месец? Те трябва да се осчетоводяват като парични документи и при необходимост да се издават по отчета на лицата, отговорни за изпращането на кореспонденция, които трябва да изготвят предварителен отчет и да приложат към него оправдателни документи. Такива документи могат да бъдат регистър на изпратената кореспонденция, а в случай на повреда - повреден плик, приложен към доклада.

Приемането за осчетоводяване и издаване по отчета на пощенски марки и подпечатани пликове ще се отразява в счетоводството, както следва:

Правителствена институция (Инструкция № 162n)		Държавно финансирана организация (Инструкция № 174n)		Автономна институция (Инструкция № 183n)
Дебит	Кредит	Дебит	Кредит	Дебит	Кредит
Получаване на печати и подпечатани пликове в касата на институцията
0 201 35 510	0 302 21 730 0 208 21 660	0 201 35 510	0 302 21 730 0 208 21 660	0 201 35 000	0 302 21 000 0 208 21 000
Издаване на печати и подпечатани пликове
0 208 21 560	0 201 35 610	0 208 21 560	0 201 35 610	0 208 21 000	0 201 35 000

Пътни билети. Според Изкуство. 166,168.1 от Кодекса на труда на Руската федерацияза служители, чиято постоянна работа се извършва на път или е с пътуващ характер, работодателят възстановява пътните разходи, свързани със служебни пътувания.

Съгласно трудовото законодателство размерът и редът за възстановяване на разходите, свързани с командировки на служители, както и списъкът на работите, професиите, длъжностите на тези служители се определят с колективен трудов договор, споразумения, местни разпоредби. В образователна институция плащането за билет може да се извърши на социален педагог, чийто характер на работа е свързан с пътуване (посещение на ученици по местоживеене, пътувания за участие в заседания на различни комисии и съвети за превенция и др.).

Въз основа на Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация № 171n разходите на институцията за закупуване на билети за пътуване за служители, чиято работа е пътуване сред природата, се начисляват на подраздел 222"Транспортни услуги" КОСГУ.

Правителствена образователна институция закупи автобусен билет на стойност 950 рубли. за септември 2013 г. за социален педагог. Плащането на билета е извършено по банков път за сметка на бюджетни средства. Билетът беше кредитиран в касата на институцията и издаден на учителя под отчета. В края на месеца учителят подава предварителен отчет с приложен вече използван пътен документ.

В счетоводството на държавна институция тези сделки трябва да бъдат отразени в съответствие с Инструкция № 162н, както следва:

Липса на документи за пари в касата

Процедурата за извършване на парични операции с банкноти и монети на Централната банка на Руската федерация на територията на Руската федерация е регламентирана Регламент №373-P. Според клауза 1.11от тази разпоредба мерките за осигуряване на безопасността на паричните средства при касови операции, съхранение, транспортиране, както и редът и сроковете за проверка на действителната наличност на паричните средства се определят от юридическото лице. Това означава, че процедурата за проверка на касата и касовите операции е установена от местните разпоредби, например наредбата за вътрешния финансов контрол, счетоводната политика, наредбата за касовите операции. По време на контролните мерки, освен пълното преброяване на парите в касата, се проверяват и други ценности, съхранявани в касата, включително парични документи.

За отразяване на резултатите от инвентаризацията на паричните документи, съхранявани в касата на институцията, инвентарен списък (сборник) на строги отчетни формуляри и парични документи (съгласно ф. 0504086, одобрен със заповед на Министерството на финансите на Използва се Руската федерация №   173n).

По време на проверката в касата на бюджетна институция беше открит недостиг на парични документи - 2 карти за експресно плащане с номинална стойност 100 рубли всяка. всяка закупена със субсидия за изпълнение на държавната задача. Лицето, отговорно за този недостиг, е установено, като размерът на недостига е погасен от него доброволно в натура.

Институцията трябва да регистрира възникналата ситуация в съответствие с 86, 87 , 109 , 110 Инструкции №  174nпо следния начин:

Инструкция за използване на Единния сметкоплан за счетоводство на държавни органи (държавни органи), органи на местно самоуправление, органи за управление на държавни извънбюджетни фондове, държавни академии на науките, държавни (общински) институции, утвърдени. Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 1 декември 2010 г. № 157n.

Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 15 декември 2010 г. № 173n „За одобряване на формите на първични счетоводни документи и счетоводни регистри, използвани от държавни органи (държавни органи), местни власти, органи за управление на държавни извънбюджетни фондове, държавни академии на науките, държавни (общински) институции и насоки за тяхното прилагане.

Процедурата за издаване и отчитане на купони за предоставяне на храна на преференциална основа в образователните институции на Санкт Петербург.

Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 21 декември 2012 г. № 171n „За одобряване на Насоките за реда за прилагане на бюджетната класификация на Руската федерация за 2013 г. и за плановия период 2014 и 2015 г.

Инструкция за използване на сметкоплана за бюджетно счетоводство, ут. Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 6 декември 2010 г. № 162n.

Инструкция за използване на сметкоплана за счетоводство на бюджетните институции, утвърдена. Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 16 декември 2010 г. № 174н.

Инструкция за използване на сметкоплана за счетоводство на автономни институции, утвърдена. Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 23 декември 2010 г. № 183n.