Procesverbalet janë një lloj raporti që përmban shënime të procesit të diskutimit të çështjeve dhe vendimeve për to të marra në mbledhje, takime biznesi dhe takime. Ky dokument zë një vend të rëndësishëm në sistemin e rrjedhës së dokumenteve të llojit organizativ dhe administrativ.

Çfarë është një protokoll

Një protokoll është një dokument raportues që regjistron qartë rrjedhën e diskutimit të çështjeve dhe vendimeve të marra në ngjarje zyrtare. Një interpretim më i plotë i fjalës ofrohet nga fjalorë që e përkufizojnë këtë koncept si një dokument që regjistron gjithçka që ndodh në një ngjarje të caktuar.

informacion i pergjithshem

Një protokoll mund të quhet një dokument që përmban informacione të caktuara. Ai përfshin informacion për ecurinë e diskutimeve për çështje specifike. Gjithashtu, procesverbali i mbledhjes përmban rezoluta, gjë që bën të mundur klasifikimin e saj si dokument administrativ.

Gjatë takimit mund të bëhet vetëm një draft version i protokollit. Brenda 5 ditëve, përgatitja e protokollit duhet të përfundojë plotësisht.

Dekor

Një protokoll është një dokument i hartuar në bazë të drafteve. Nëse një transkript është marrë gjatë takimit, atëherë ai mund të deshifrohet, formatohet sipas nevojës dhe të shtohet në protokollin e përfunduar.

Sekretari mban përgjegjësi të plotë për procesin e përgatitjes dhe mbajtjes së të gjithë protokollit, si dhe për saktësinë e të dhënave të futura në të. Disa lloje të protokolleve duhet të miratohen shtesë nga drejtuesi i kompanisë.

Format e minutave

Përdoren 3 forma të protokollit:

• stenografi;
• plot;
• i shkurtër.

Një protokoll i shkurtër regjistron çështjet që u diskutuan. Janë përfshirë edhe emrat e pjesëmarrësve dhe vendimet që janë marrë. Rekomandohet mbajtja e procesverbalit të një ngjarjeje të këtij lloji kur mbledhja regjistrohet në stenografi dhe tekstet e fjalimeve dhe raportet i jepen sekretarit ekzekutiv.

Protokolli i plotë regjistron jo vetëm pikat e mësipërme, por gjithashtu përmban të dhëna më të detajuara. Një protokoll i plotë duhet t'ju lejojë të pasqyroni plotësisht një pamje të detajuar të ngjarjes.

Protokolli stenografik realizohet nga sekretari ekzekutiv në bazë të raportit stenografik të mbledhjes.

Menaxhmenti i kompanisë vendos se cila formë e procesverbalit do të jetë e preferueshme për çdo mbledhje. Të gjitha llojet e dokumenteve të tilla duhet të përpilohen në letrën e ndërmarrjes (kompanisë) duke treguar emrin e llojit të dokumentit - Protokolli. Ose në një formular protokolli të gatshëm të krijuar posaçërisht. Detajet e detyrueshme të çdo dokumenti të këtij lloji janë numri i regjistrimit, data, titulli, teksti dhe nënshkrimet e personave përgjegjës.

Kush i merr procesverbalet

Një protokoll është një dokument që mbahet gjatë një ngjarjeje. Ai duhet të hartohet nga një sekretar i trajnuar profesionalisht. Cilësia e regjistrimit të shfaqjeve do të varet nga niveli i kualifikimeve dhe aftësive të tij profesionale. Prandaj, zgjedhja e personit që do të përpilojë procesverbalin e mbledhjes është një detyrë e përgjegjshme në përgatitjen e ngjarjes.

Si të mbani një protokoll: protokolli i mostrës

Një shembull i mbajtjes së një protokolli mund të shihet në foton më poshtë. Një protokoll mostër është paraqitur atje. Nëse takimi do të mbahet për disa ditë, atëherë duhet të tregohet data e fillimit të takimit dhe pas vizës data e përfundimit. Për shembull, 03/12/2016-03/14/16.

Në kolonën “Vendi i takimit” tregohet qyteti ose qyteza ku ka ndodhur ngjarja.

Titulli i protokollit shkruhet në rasën gjinore dhe përmban një dekodim të llojit të ngjarjes (mbledhje, mbledhje, konferencë) dhe emrin e organit kolegjial. Emri i llojit të mbledhjes duhet të jetë në përputhje me emrin e organit kolegjial. Për shembull, "Takimi i komisionit".

Përmbajtja e tekstit të vetë protokollit ndahet në dy pjesë:

1. Pjesa hyrëse, e cila tregon mbiemrin dhe inicialet e kryetarit, sekretarit ekzekutiv, të gjithë të pranishmëve dhe temën e rendit të ditës.

2. Pjesa kryesore, e cila përshkruan vetë procesin e takimit.

Procesverbali fillon menjëherë me fjalën “kryetar”, pas vizës shënohet mbiemri i kryetarit dhe inicialet. Fjala "sekretar" është formuar në të njëjtën mënyrë. Gjatë mbledhjeve urgjente dhe të shpejta, kjo pjesë e procesverbalit nuk mbahet.

Më pas përpilohet një listë e të gjithë të pranishmëve. Pas kësaj liste shënohen emrat e të ftuarve, ku tregohen pozicionet që ata zënë. Në konferencat dhe takimet e gjata me një numër të madh pjesëmarrësish, përbërja e tyre duhet të tregohet ekskluzivisht në mënyrë sasiore, dhe procesverbalit duhet t'i bashkëngjitet një listë me emra, për të cilat duhet të bëhet një shënim përkatës në vetë procesverbal. Për shembull: "42 persona ishin të pranishëm (lista e bashkangjitur)."

Në ngjarjet ku kërkohet një numër i caktuar njerëzish për të marrë një vendim, seksioni "Të pranishëm" tregon numrin e njerëzve që duhet të ishin atje dhe numrin e pjesëmarrësve që morën pjesë.

Më pas vjen rendi i ditës. Kjo pjesë e protokollit rendit çështjet e shqyrtuara. Secili ka numrin e vet dhe fillon me parafjalën "O" ("Rreth").

Pjesa kryesore e tekstit të protokollit është përpiluar në seksione që korrespondojnë me pikat e rendit të ditës.

Për secilin artikull, mund të dallohen pjesët e mëposhtme:

• Ne dëgjuam.
• Ata folën.
• Vendosi (vendosi).

Secila prej këtyre fjalëve është shkruar në një rresht të ri.

Të dhënat e folësit (emri i plotë) dhe të gjithë folësit shkruhen në një rresht të ri.

Pjesa e fundit e seksionit për çdo pikë të rendit të ditës është procesverbali i vendimit (rezolutës) të miratuar për çështjen e ngritur. Vendimet që kanë disa seksione ndahen në paragrafë dhe nënparagrafë, të numëruar me numra arabë. Pjesa dispozite e vendimeve duhet të jetë specifike dhe të përmbajë komponentët: kush duhet të bëjë çfarë dhe deri në çfarë date.

Gjatë zgjedhjes së zyrtarëve, rezultatet e votimit për secilin kandidat shënohen veçmas në protokoll.

Protokolli administrativ përmban informacione për kundërvajtjet administrative.

syl.ru

Fjala protokoll është në buzët e të gjithëve. Punonjësit e zyrave e dëgjojnë rregullisht gjatë takimeve, punonjësit e policisë e përdorin në aktivitetet e tyre profesionale dhe krerët e shteteve dhe diplomatët detyrohen t'u përmbahen rregullave që u diktohen. Çfarë është një protokoll? Këtë do ta zbulojmë më poshtë.

Kuptimi i konceptit të protokollit

Ashtu si shumë terma të tjerë, kjo fjalë ka disa kuptime. E gjitha varet nga fusha e veprimtarisë në të cilën zbatohet koncepti i kërkuar. Pra, le të shohim situatat më të zakonshme kur është zakon të flasim për një protokoll.

Nëse po flasim për një mjedis biznesi, atëherë një protokoll është një dokument që përshkruan një ngjarje që po ndodh (takim, mbledhje, bordi drejtues, etj.).

Ne kemi përmendur më lart për oficerët e policisë, të cilët gjithashtu hartojnë shpesh një dokument të ngjashëm. Në këtë rast, do të thotë vërtetimi i faktit të një krimi ose vepre penale.

Në formatin ndërkombëtar, protokolli është një grup rregullash që duhen ndjekur gjatë takimeve zyrtare ndërmjet zyrtarëve qeveritarë dhe figurave diplomatike. Për shembull, ekziston një protokoll për takimet e krerëve të shtetit ose një vizitë te presidenti.

Megjithatë, në këtë artikull do të fokusohemi në mënyrë specifike në konceptin e protokolleve të biznesit.

Procesverbali i mbledhjes

Takimet e biznesit janë pjesë përbërëse e të gjitha proceseve në mjedisin e biznesit. Ato mund të zhvillohen zyrtarisht, duke marrë parasysh kohën e caktuar dhe vetëm në ambientet e zyrës. Datat joformale të biznesit janë gjithashtu shumë të njohura. Në rastin e dytë, mund të bëni pa konfirmime protokolle të bisedës. Nëse takimi është zyrtar, atëherë duhet të dokumentohet me shkrim sipas të gjitha rregullave.

Procesverbali mbahet nga sekretari ose personi tjetër me autoritet të tillë. Për të vazhduar me rrjedhën e bisedës, përpiquni të gjeni një listë të përafërt të çështjeve që do të diskutohen në takim. Do të ishte gjithashtu e dobishme të keni një regjistrues zëri për të mos humbur detajet, sepse protokolli është një përshkrim shumë i detajuar i një ngjarjeje biznesi.

Emrat e të pranishmëve dhe të atyre që mungojnë duhet të regjistrohen. Ju mund të bëni shënime për veten tuaj në lidhje me vendndodhjen e të gjithëve që erdhën në takim në mënyrë që të tregoni me saktësi autorësinë e fjalëve të caktuara.

Në fillim të çdo takimi, përcaktohet rendi i shqyrtimit të çështjeve, sigurohuni që ta shkruani fjalë për fjalë.

Nëse ka pasur një votim në mbledhje, tregoni rezultatet e tij (sa njerëz votuan "për" dhe sa votuan "kundër"). Nëse ka pasur një numër të vogël të njerëzve të pranishëm në mbledhje, ju keni mundësinë të shënoni edhe emrat e të gjithë atyre që votuan.

Mos e shtyni shumë gjatë hartimin e protokollit, sepse gjatë kësaj kohe mund të harroni detajet e takimit.

Protokolli i negociatave

Negociatat ndryshojnë nga një takim i rregullt biznesi në atë që zakonisht diskutojnë një ose dy çështje që kanë një rëndësi të madhe për të dyja palët. Në këtë rast, protokolli është një mundësi për të regjistruar të gjitha nuancat e bisedës dhe kërkesat e palëve. Çështja në shqyrtim nuk zgjidhet gjithmonë menjëherë pas negociatave të para, ndaj drejtorëve apo punonjësve të tjerë u duhet kohë dhe informacion i plotë për takimin.

Procesverbali i negociatave hartohet sipas të njëjtit parim si çdo dokument biznesi.

Duhet të tregojë datën e ngjarjes që përshkruhet, numrin e dokumentit dhe versionin e plotë të emrit. Më pas vjen hyrja, e cila domosdoshmërisht tregon listën e të pranishmëve dhe çështjet kryesore për diskutim.

Në pjesën kryesore, informacioni zakonisht ndahet në tre pjesë: "Dëgjo", "Të folurit" dhe "Zgjidh". Versioni i plotë i protokollit citon fjalët e fjalës së të gjithë folësve, gjithashtu në disa raste përgatitet një ekstrakt nga protokolli, duke dubluar një pjesë të caktuar të tij.

fb.ru

Protokolli- një dokument që regjistron ecurinë e diskutimit të çështjeve dhe vendimmarrjes në mbledhje, sesione, konferenca.

Procesverbali dokumenton aktivitetet e organeve të përhershme kolegjiale, si bordet e komiteteve dhe ministrive, qeveritë komunale, si dhe këshillat shkencore, teknike dhe metodologjike. Gjithashtu, takimet e mbajtura nga drejtuesit e divizioneve strukturore, zëvendësdrejtorët e përgjithshëm dhe drejtorët mund të regjistrohen gjithashtu.

Është e zakonshme të hartohen procesverbale për të dokumentuar aktivitetet e organeve të përkohshme kolegjiale (konferenca, takime, seminare, etj.).

Procesverbali hartohet nga sekretari në bazë të shënimeve që ka mbajtur në mbledhje. Këto mund të jenë shënime të shkurtra, transkripte ose regjistrime zanore. Për përgatitjen e procesverbalit, sekretari mbledh abstraktet e raporteve dhe fjalimeve, si dhe projektvendimet përpara mbledhjes.

Protokolli hartuar në një formë të përgjithshme.

Titulli, data dhe numri i protokollit

Kreu i protokollit do të jetë emri i organit kolegjial ​​ose lloji i mbledhjes. Për shembull, procesverbali i (çfarë?) mbledhjes së këshillit pedagogjik; mbledhjet e drejtuesve të njësive strukturore etj.

Data e procesverbalit është data e mbledhjes (procesverbalet, si rregull, hartohen pas mbledhjes). Nëse takimi ka zgjatur disa ditë, data e procesverbalit përfshin datat e fillimit dhe të përfundimit.

Për shembull: 21 - 24.07.2009 .

Numri (indeksi) i protokollit është numri rendor i mbledhjes brenda vitit kalendarik ose mandatit të organit kolegjial.

Teksti i protokollit përfshin pjesët e mëposhtme:

• hyrëse;
• kryesore

Pjesa hyrëse

Në pjesën hyrëse të protokollit, pas titullit jepen mbiemrat dhe inicialet e kryetarit dhe sekretarit të mbledhjes. Nga një rresht i ri pas fjalës " i pranishëm» listoni sipas rendit alfabetik mbiemrat dhe inicialet e zyrtarëve të pranishëm në mbledhje.

Nëse në takim kishte persona nga organizata të tjera, atëherë pas fjalës "Paraqitur" fjala " u shtyp në një rresht të ri I ftuar“dhe tregohet lista e personave të ftuar; në këtë rast para çdo emri shënohet pozita dhe emri i organizatës.

Në pjesën hyrëse të protokollit tregohet rendi i ditës.

Ai përbëhet nga një listë çështjesh që diskutohen në takim dhe përcakton sekuencën e diskutimit të tyre dhe emrat e folësve (raportuesve). Çdo pikë e rendit të ditës numërohet me një numër arab dhe formulohet duke përdorur parafjalët "O" ose "Rreth". Për shembull: “Për miratimin e programeve arsimore”; “Për përmbledhjen e rezultateve të vitit akademik.”

Për çdo pikë, tregohet raportuesi (zyrtari që përgatiti çështjen).

Pjesa kryesore

Në përputhje me sekuencën e çështjeve në rendin e ditës, hartohet teksti i pjesës kryesore të protokollit - ai duhet të përmbajë po aq seksione sa numri i pikave të përfshira në rendin e ditës.

Kështu, pjesa e kokës së protokollit formatohet gjithmonë në të njëjtën mënyrë. Por teksti i protokollit mund të paraqitet në forma të ndryshme: i shkurtër ose i plotë.

Protokolli i shkurtër- evidenton çështjet e diskutuara në mbledhje, emrat e folësve dhe vendimet e marra. Procesverbali i tillë mbahet më shpesh në rastet kur mbledhja është e natyrës operacionale (shih Fig. 3.3.).

Protokolli i plotë- përmban informacion jo vetëm për çështjet e diskutuara, vendimet e marra dhe emrat e folësve, por edhe shënime mjaft të detajuara që përcjellin përmbajtjen e raporteve dhe fjalimeve të pjesëmarrësve në takim, të gjitha mendimet e shprehura, pyetjet dhe vërejtjet e shprehura, komentet, qëndrimet. Procesverbali i plotë ju mundëson të dokumentoni një pamje të detajuar të takimit (shih Figurën 3.4).

Oriz. 3.3. Shembull i një protokolli të shkurtër

Oriz. 3.4. Shembull i një protokolli të plotë

Kur përdorni çdo formë protokolli, teksti i tij do të ndahet në po aq seksione sa ka pika në rendin e ditës.

Çdo seksion përbëhet nga tre pjesë: “DËGJUAR”, “FOLUR”, “VENDOSUR” (“VENDOSI”), të cilat shtypen nga margjina e majtë me shkronja të mëdha. Ky dizajn bën të mundur që në tekst të theksohet fjalimi i folësit kryesor, pjesëmarrësit në diskutimin e çështjes dhe pjesa operative në të cilën është formuluar vendimi.

Në pjesën " TË DËGJUARA“Teksti i fjalimit thuhet. Në fillim të tekstit, nga një rresht i ri në rasën emërore, tregoni mbiemrin e folësit. Regjistrimi i fjalimit ndahet nga mbiemri me vizë. Fjalimi paraqitet në vetën e tretë njëjës. Lejohet, në vend të regjistrimit të një fjalimi, të tregohet pas mbiemrit ("Regjistrimi i fjalimit është i bashkangjitur", "Teksti i raportit është i bashkangjitur").

Në rastin e fundit, raportet bëhen një shtojcë e protokollit.

Në pjesën " E KRYERUAR» nga një rresht i ri në rasën nominative tregoni mbiemrin e folësit dhe pas një vize, tekstin e fjalimit ose pyetjen (nëse i është bërë folësit gjatë fjalimit).

Në pjesën " E VENDOSUR"("VENDOSI") pasqyrojnë vendimin e marrë për çështjen në diskutim. Teksti i dispozitave shtypet i plotë në çdo formë të protokollit.

Teksti i të gjithë protokollit shtypet në hapësirë ​​1.5 rreshtash.

Procesverbali hartohet nga sekretari i mbledhjes. Procesverbali nënshkruhet nga sekretari dhe i dorëzohet për nënshkrim kryetarit brenda 3 (tre) ditëve pune pas mbledhjes.

Nënshkrimet ndahen nga teksti me hapësirë ​​3 rreshtash. Titulli i pozicionit shtypet nga kufiri i margjinës së majtë, shkronja e fundit e mbiemrit është e kufizuar në margjinën e djathtë.

Në ditën kur protokolli nënshkruhet nga kryetari, ai duhet të regjistrohet.

Ekstrakt nga protokolli

Një ekstrakt nga procesverbali është një kopje e saktë e një pjese të tekstit të procesverbalit origjinal në lidhje me pikën e rendit të ditës për të cilën po përgatitet ekstrakti. Ekstrakti riprodhon të gjitha detajet e formularit, pjesën hyrëse të tekstit, pikën e rendit të ditës mbi të cilën po përgatitet ekstrakti dhe tekstin që pasqyron diskutimin e çështjes dhe vendimin e marrë. Ekstrakti nga protokolli nënshkruhet vetëm nga sekretari, i cili e vërteton edhe atë. Mbishkrimi i vërtetimit është shkruar me dorë dhe përbëhet nga fjala "E vërtetë", një tregues i pozicionit të personit që vërteton kopjen (ekstraktin), nënshkrimin personal, mbiemrin, inicialet dhe datën (shih Fig. 3.5).

Oriz. 3.5. Një shembull i një ekstrakti nga protokolli

Ekstraktet nga protokollet ndonjëherë zëvendësojnë një dokument të tillë administrativ si vendim. Në këtë rast, ekstrakti shërben si mjet për komunikimin e vendimeve të marra te ekzekutorët. Në këtë rast, sekretari, p.sh., i Bordit Drejtues të një shoqërie aksionare, jo më vonë se 2 (dy) ditë pas nënshkrimit të procesverbalit të mbledhjes, u shpërndan drejtuesve përgjegjës ekstrakte nga procesverbali për çështje individuale. Deklaratat nënshkruhen nga sekretari.

Ekstraktet nga protokollet e dërguara në një organizatë tjetër duhet të certifikohen me vulë.

Kopjet origjinale të procesverbalit përpilohen nga sekretari në dosje sipas llojit të mbledhjes. Për shembull, “Procesverbalet e mbledhjeve të përgjithshme”, “Procesverbalet e mbledhjeve të Bordit të Drejtorëve”, “Procesverbalet e takimeve me drejtorin” etj. Brenda një rasti, protokollet sistemohen sipas numrave dhe kronologjisë. Rastet formohen gjatë vitit kalendarik.

Protokolli zë një vend të veçantë në sistemin e dokumenteve organizative dhe administrative. Nga njëra anë, mund të klasifikohet si dokumente informacioni (pasi përmban informacion për ecurinë e diskutimit të disa çështjeve të menaxhimit), dhe nga ana tjetër, protokollet përmbajnë një pjesë operative dhe, kështu, mund të konsiderohen si administrative. dokumentet.

Procesverbalet janë një dokument që regjistron ecurinë e diskutimit të çështjeve dhe vendimmarrjes në mbledhje, seanca, seanca, konferenca. Protokollet dokumentojnë aktivitetet e organeve të përhershme kolegjiale, si bordet e komiteteve dhe ministrive, qeveritë komunale, si dhe këshillat shkencore, teknike dhe metodologjike.

Mbledhjet e aksionarëve dhe mbledhjet e bordeve të drejtorëve janë objekt i procesverbalit të detyrueshëm.

Protokollet u dorëzohen autoriteteve qeveritare për regjistrim (për shembull, kur regjistrohen bankat tregtare, dhomat e tregtisë dhe industrisë, etj.). Përpilohen edhe procesverbale për dokumentimin e veprimtarive të organeve të përkohshme kolegjiale (konferenca, mbledhje, takime, seminare, etj.).

Procesverbali hartohet në bazë të procesverbaleve që janë mbajtur në mbledhje nga sekretari me dorë ose me regjistrues zëri.

Në varësi të llojit të mbledhjes dhe statusit të organit kolegjial, zgjidhet forma e protokollit: e shkurtër, e plotë ose stenografike.

Protokolli i shkurtër - regjistron çështjet e diskutuara në mbledhje, emrat e folësve dhe vendimet e marra (shih Shtojcën 1). Procesverbali rekomandohet të mbahet vetëm në rastet kur mbledhja bëhet stenografi, raportet dhe tekstet e fjalimeve do t'i paraqiten sekretarit ose kur mbledhja është e karakterit operacional.

Protokolli i plotë regjistron jo vetëm çështjet e diskutuara, vendimet e marra dhe emrat e folësve, por edhe shënime mjaft të detajuara që përcjellin përmbajtjen e raporteve dhe fjalimeve të pjesëmarrësve në mbledhje, të gjitha mendimet e shprehura, pyetjet dhe vërejtjet e shprehura, komentet, qëndrimet. Procesverbali i plotë ju lejon të dokumentoni një pamje të detajuar të takimit (shih Shtojcën 2).

Një protokoll stenografik hartohet në bazë të një raporti stenografik të një takimi (transkript) dhe fjalë për fjalë përcjell procesin e diskutimit të secilës çështje dhe zhvillimin e një vendimi për të. Puna në zyrë (Organizata dhe teknologjitë për mbështetjen e dokumenteve të menaxhimit): Libër shkollor për universitetet / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. dhe etj.; Ed. prof. T.V. Kuznetsova. - M.: UNITET-DANA, 2003. - F. 166..

Procesverbali i plotë dhe stenografik përpilohet në bazë të regjistrimeve stenografike ose kasetë të shkruara me dorë që mbahen gjatë mbledhjes.

Të gjitha llojet e protokolleve përpilohen në një formular të përbashkët, i cili përfshin të dhënat e mëposhtme: emrin e institucionit (organizatës, ndërmarrjes), llojin e dokumentit (protokollit), vendin e vendosjes së datës, indeksin e dokumentit, vendin e protokollit. u hartua, vend për titullin e tekstit. Data e procesverbalit është data e mbledhjes (procesverbalet, si rregull, hartohen pas mbledhjes). Nëse zgjati disa ditë, atëherë data e protokollit përfshin datat e fillimit dhe të përfundimit.

Për shembull: 21 - 24.01.2000.

Numri (indeksi) i protokollit është numri serial i takimit. Numërimi i protokolleve kryhet brenda vitit kalendarik ose mandatit të organit kolegjial.

Titulli i tekstit të procesverbalit, si rregull, pasqyron llojin e mbledhjes ose veprimtarisë kolegjiale dhe është në përputhje me emrin e llojit të dokumentit. Për shembull: Procesverbalet - mbledhjet e bordit; - takimet e fuqisë punëtore; - mbledhjet e drejtuesve të njësive strukturore.

Teksti i protokollit përfshin pjesë hyrëse dhe kryesore.

Në pjesën hyrëse të protokollit, pas titullit jepen mbiemrat dhe inicialet e kryetarit dhe sekretarit të mbledhjes (në formën e shkurtër të protokollit, ky informacion hiqet). Nga një rresht i ri pas fjalës “Të pranishëm”, renditen mbiemrat, inicialet e anëtarëve të përhershëm të organit kolegjial ​​(në renditje alfabetike), mbiemrat, inicialet dhe pozitat e të ftuarve në mbledhje. Gjatë hartimit të procesverbalit të një mbledhjeje të zgjeruar, emrat e pjesëmarrësve nuk janë të shënuar, por numri i tyre i përgjithshëm tregohet me një numër. Numërimi i pjesëmarrësve bëhet sipas listave të regjistrimit, të cilat i kalojnë sekretarit të mbledhjes dhe bëhen një nga anekset e procesverbalit.

Pjesa hyrëse e procesverbalit përfshin rendin e ditës. Ai rendit çështjet e diskutuara në takim me emrat e folësve (raportuesve) dhe përcakton sekuencën e diskutimit të tyre. Rendi i ditës i takimit, si rregull, hartohet paraprakisht dhe duhet të përfshijë numrin optimal të çështjeve që mund të shqyrtohen dhe diskutohen në takim Larkov N.S. Dokumentacioni: Studim. fshati - Tomsk: Tomsk. shteti Universiteti, 2005. - F. 106..

Teksti i pjesës kryesore të protokollit hartohet në përputhje me sekuencën e çështjeve të përcaktuara nga rendi i ditës.

Trupi kryesor i protokollit përmban po aq seksione sa ka pika të përfshira në rendin e ditës. Në përputhje me të, seksionet janë të numëruara. Çdo seksion përbëhet nga tre pjesë: "DËGJUAR", "FOLUR", "VENDOSI", të cilat janë shtypur nga një paragraf për të theksuar në tekstin e protokollit fjalimin e folësit kryesor, pjesëmarrësit në diskutimin e çështjes. dhe dispozitivi që formulon vendimin e mbledhjes.

Për të njëjtin qëllim, në tekstin e protokollit, çdo mbiemër dhe inicialet e folësit shtypen në një rresht të ri në rasën emërore. Paraqitja e regjistrimit të fjalimit ndahet nga mbiemri me vizë, paraqitet në vetën e tretë njëjës.

Procesverbali hartohet nga sekretari i mbledhjes. Nënshkruar nga kryetari dhe sekretari.

Një ekstrakt nga procesverbali është një kopje e saktë e një pjese të tekstit të procesverbalit origjinal në lidhje me pikën e rendit të ditës për të cilën po përgatitet ekstrakti. Në të njëjtën kohë, riprodhohen të gjitha detajet e formularit, pjesa hyrëse e tekstit, pika e rendit të ditës mbi të cilën përgatitet ekstrakti dhe teksti që pasqyron diskutimin e çështjes dhe vendimin e marrë. Ekstrakti nga protokolli nënshkruhet vetëm nga sekretari, i cili bën edhe vërtetimin. Ai përbëhet nga fjala "E saktë", një tregues i pozicionit të personit që vërteton kopjen (ekstraktin), nënshkrimin personal, mbiemrin, inicialet dhe datën. Nëse një ekstrakt i jepet për dorëzim një organizate tjetër, ai vërtetohet me vulë.

Kështu, reforma më e madhe administrative e Pjetrit I u shoqërua me zëvendësimin e urdhrave të shumtë dhe të rëndë nga kolegjet. Krijimi i bordeve nuk u shoqërua fillimisht me zhvillimin e ndonjë rregulli të ri për organizimin e punës në zyrë në institucionet qendrore të vendit. Publikimi i Rregullores së Përgjithshme më 28 shkurt 1720 përcaktoi ligjërisht strukturën, personelin, të drejtat dhe përgjegjësitë e zyrtarëve, procedurën e punës së bordeve dhe institucioneve të tjera të reja qendrore.Megjithatë, Rregullorja e Përgjithshme, duke përcaktuar strukturën dhe parimet e përgjithshme. të funksionimit të bordeve, nuk u krijuan lloje (variete) të reja të punës në zyrë, dokumente legjislative, por përmbanin vetëm rekomandime të përgjithshme për përgatitjen e tyre. Përkundrazi, ishte një modernizim i përgjithshëm i formularit të dokumentit. A.A. Lukashevich, duke analizuar tekstin e Rregullores së Përgjithshme dhe botimin e saj origjinal, zbuloi se hartuesit e saj kurrë nuk përcaktuan përfundimisht nomenklaturën e dokumenteve që buronin nga bordet dhe u kufizuan vetëm në dëshirat e përgjithshme të Lukashevich A.A. Llojet e dokumenteve në shtetin rus në çerekun e parë të shekullit të 18-të. (bazuar në Rregulloret e Përgjithshme) // Arkivat Sovjetike. 1991. Nr. 4. F. 64..

Kalimi në “menaxhimin e punëve” në institucionet e reja qendrore “në një mënyrë të re” nuk mund të ndodhte brenda natës, pavarësisht kërcënimeve të qeverisë për dënime të rënda. Gjatë shumë dekadave të punës së tyre, urdhrat e shfuqizuar kanë grumbulluar përvojë të madhe në hartimin e llojeve të ndryshme të dokumenteve zyrtare, kështu që futja me legjislacionin e llojeve të reja të dokumenteve nuk çoi në zhvendosjen e shpejtë dhe përfundimtare të atyre të vjetrave. Dhe në vetë Rregulloren e Përgjithshme nuk kishte asnjë caktim të rreptë të një emri në dokument. Prandaj polisemia e termave të zyrës, e cila është e dukshme në të gjitha fazat e zhvillimit të saj. Edhe në tekstin e botuar të Rregullores, lejohej përdorimi i dyfishtë i termave: "ditar" - "shënim i përditshëm", "dekret" - "letër", "koncepte" - "ese të zeza", "vepra të të gjitha llojeve të dekreteve". dhe raporte”, “patenta” – “ankesë” certifikata e gradës”, “përkujtimore” – “denoncime” etj. Kështu. Rregullorja e Përgjithshme ligjëroi funksionimin e fjalëve sinonimike ekuivalente, të cilat, natyrisht, nuk kontribuan në përmirësimin e punës së zyrës jo vetëm në borde, por edhe në institucione të tjera të vendit. Teksti i Rregullores është aq i ngopur me fjalë të huaja, saqë ishte i nevojshëm një fjalor (“Interpretimi i fjalimeve të huaja”), i përpiluar si shtojcë e tij.

Ju lutemi përgjigjuni dy pyetjeve në lidhje me përgatitjen e procesverbalit të mbledhjes/takimit:

Nëse rendi i ditës përfshin një çështje informative, për shembull, "Për ecurinë e ndërtimit...", atëherë:

• A është e nevojshme të merrni ndonjë vendim si: "Merrni parasysh". Apo pyetja mund të lihet pa pjesë operative?
• A duhet të përfshihen fare çështje të tilla në rendin e ditës?

A është gjithmonë e nevojshme në protokoll që të paktën shkurtimisht të tregohet përmbajtja e fjalimeve gjatë diskutimit të një çështjeje që kërkon një vendim, apo thjesht mund të tregohet: "U mbajt një diskutim ..." dhe më pas - "U zgjidh (vendos)" ?

K.M. Bryzgalova, ekspert i revistës, i përgjigjet pyetjes

Përgjigja në pyetjen e parë Lexuesi përmbahet në vetë përkufizimin e protokollit si lloj dokumenti: protokolli është një dokument që regjistron ecurinë e diskutimit të çështjeve dhe vendimmarrjes në mbledhje, mbledhje, konferenca dhe seanca të organeve kolegjiale, d.m.th. procesin e marrjes së vendimeve të menaxhimit dhe vetë vendimet.

Pra, protokolli përmban një procesverbal të ecurisë së diskutimit të çështjeve dhe miratimit të vendimeve për to. Nëse është duke u bërë një raport i rregullt me ​​karakter informativ, i cili nuk është objekt diskutimi dhe nuk merren vendime për të, atëherë nuk ka kuptim përfshirja e tij si pikë e veçantë në rendin e ditës. Atëherë një vendim si "Merr shënim" nuk do të duhet të shkruhet në protokoll.

Nëse pyetja e lexuesit duhet të kuptohet si një pyetje nëse parimisht lejohet të shkruhet formulimi "Merr shënim" si një vendim i marrë, atëherë përgjigja për të do të jetë pohuese. Po, është e pranueshme. Në të vërtetë, edhe në formatin mostër për një protokoll të shkurtër, i cili është dhënë në shtojcën nr. 10 të Udhëzimeve standarde për punën në zyrë në organet ekzekutive federale, një formulim i tillë i vendimit është i pranishëm (shih Shembullin 2).

Por në praktikën reale të menaxhimit, "informacioni i zhveshur" është jashtëzakonisht i rrallë. Dhe ecuria e ndërtimit kërkon monitorim të vazhdueshëm. Së paku, bazuar në rezultatet e një raporti të tillë, mund të merret një vendim për të caktuar datën e ardhshme për informimin për ecurinë e ndërtimit, për shembull, në një muaj në mbledhjen e ardhshme ose në formën e një raporti me shkrim të ofruar. tek zyrtarët e caktuar.

Pra, pyetja "Për ecurinë e ndërtimit..." mund të jetë jo vetëm informuese. Në varësi të ecurisë së ndërtimit, të pranishmit në takim/takim mund të:

• ose aprovoni atë (nëse gjithçka shkon sipas një plani të planifikuar paraprakisht),
• ose vendosin për nevojën e masave emergjente për korrigjimin e situatës, ndryshimin e afateve, ndryshimin e planit të punës, etj.
• dhe gjithashtu vendosni datën dhe formën e "pikës së kontrollit" të radhës.

Rezulton se në bazë të rezultateve të raportit për ecurinë e ndërtimit, ende është marrë një vendim kolegjial. Pastaj formulimi i tij duhet të regjistrohet në protokoll në pjesën “VENDOSUR (VENDOSUR)”.

Përgjigjuni pyetjes së dytë Lexuesi do të ndihmohet nga rregullat për hartimin e një protokolli, të cilat përmbahen në Udhëzimet standarde për punën e zyrës në organet ekzekutive federale (miratuar me Urdhrin e Ministrisë së Kulturës së Rusisë, datë 8 nëntor 2005 Nr. 536).

Teksti i protokollit përbëhet nga dy pjesë:

• hyrëse dhe
• bazë.

Shembull i protokolleve të plota. në shembullin 1.

Pjesa hyrëse tregon kryetarin, sekretarin dhe të pranishmit (të ftuarit). Pjesa hyrëse e protokollit përfundon me rendin e ditës - një listë çështjesh në shqyrtim, të renditura sipas rëndësisë së tyre, duke treguar raportuesin për secilën pikë të rendit të ditës. Çdo pyetje numërohet me një numër arab dhe emri i saj fillon me parafjalën "O" ("Rreth"), e cila shtypet nga kufiri i margjinës së majtë.

Pjesa kryesore e procesverbalit është e ndarë në rubrika sipas pikave të rendit të ditës. Teksti i çdo seksioni është i strukturuar sipas skemës: "DËGJUAR - FOLUR - VENDOSI (VENDOSI)"

Në pjesën “TË FOLURIT” tregohen emrat dhe inicialet e të gjithë atyre që folën për këtë çështje dhe një përmbledhje e shkurtër e fjalimeve të tyre. Përmbajtja e fjalimit mund të dokumentohet veçmas, më pas në protokoll bëhet shënimi "teksti i fjalimit bashkëngjitur" (shih seksionin 2 të protokollit nga Shembulli 1).

Nëse nuk ka pasur fjalime apo diskutime, atëherë pjesa “TË FOLURIT” thjesht nuk përfshihet; atëherë ky seksion i protokollit do të përbëhet vetëm nga dy pjesë: “DEGJUAR” dhe “VENDOSUR (VENDOSUR)” (shih seksionin 1 të protokollit nga Shembulli 1).

Në praktikën e punës në zyrë, një protokoll i shkurtër përdoret gjithashtu kur nuk kërkohet një regjistrim i detajuar i ecurisë së diskutimit të çështjeve. Ne e dhamë formën e saj në shembullin 2.

Një protokoll i tillë tregon vetëm:

• lista e të pranishmëve,
• çështjet në shqyrtim dhe
• vendimet e marra.

Së pari, le të shohim se si udhëzimet standarde për punën e zyrës në organet ekzekutive federale përshkruajnë përgatitjen e një forme të shkurtër të protokollit. Në të njëjtën kohë, dëshirojmë t'ju kujtojmë se dispozitat e këtij dokumenti janë të detyrueshme vetëm për autoritetet ekzekutive federale. Organizatat e tjera, sipas gjykimit të tyre, mund të huazojnë për vete format e dokumenteve dhe teknologjitë e punës të përshkruara në Udhëzimet Standarde.

Fragment dokumenti

Udhëzime standarde për punën në zyrë në autoritetet ekzekutive federale, të miratuara me urdhër të Ministrisë së Kulturës së Rusisë, datë 8 nëntor 2005 nr. 536 2.7.3.4. Teksti i protokollit të shkurtër gjithashtu përbëhet nga dy pjesë. Pjesa hyrëse tregon inicialet dhe mbiemrat e drejtuesit (kryetarit), si dhe pozitat, inicialet dhe mbiemrat e personave të pranishëm në mbledhje. Fjala "Të pranishëm" shtypet nga margjina e majtë, nënvizohet dhe në fund të fjalës vendoset një dy pika. Më poshtë janë titujt e punës, inicialet dhe mbiemrat e të pranishmëve. Titujt e punës mund të tregohen në përgjithësi, për shembull: Zëvendësministri i Kulturës dhe Komunikimeve Masive i Federatës Ruse Zëvendëskryetarët e Agjencisë Federale të Arkivave të Federatës Ruse. Titujt e punës me shumë rreshta të të pranishmëve tregohen me 1 rreshta. Lista është e ndarë nga pjesa kryesore e protokollit me një vijë të fortë. Pjesa kryesore e protokollit përfshin çështjet në shqyrtim dhe vendimet e marra për to. Emri i pyetjes numërohet me një numër romak dhe fillon me parafjalën "O" ("Rreth"), e shtypur në qendër në madhësinë e shkronjave nr. 15 dhe e nënvizuar me një rresht poshtë rreshtit të fundit. Emrat e zyrtarëve që folën gjatë diskutimit të kësaj çështjeje tregohen poshtë rreshtit. Mbiemrat shtypen me 1 rresht. Pastaj tregohet vendimi i marrë për këtë çështje.

Le të theksojmë se në Udhëzimet e mëparshme standarde për punën në zyrë në organet ekzekutive federale, të miratuar me Urdhrin e Arkivave Ruse të 27 nëntorit 2000 Nr. 68 dhe aktualisht nuk janë më në fuqi, nuk kishte dispozita kushtuar një protokolli të shkurtër. ato. Më parë, përgatitja e protokolleve të shkurtra nuk ishte e rregulluar në nivel federal, kështu që ato u hartuan në përputhje me udhëzimet për mbajtjen e shënimeve të një organizate specifike. Dhe udhëzimet për punën në zyrë të organizatave, nga ana tjetër, u përpiluan në bazë të përvojës praktike, e cila u prezantua në çdo libër shkollor për punën në zyrë.

Në Udhëzimet standarde për punën në zyrë në organet ekzekutive federale, aktualisht në fuqi (miratuar me Urdhrin e Ministrisë së Kulturës së Rusisë, datë 8 nëntor 2005 Nr. 536), u shfaq paragrafi 2.7.3.4, kushtuar një protokolli të shkurtër. Prandaj, udhëzimet e dokumenteve të zhvilluara nga autoritetet ekzekutive federale duhet të përmbajnë të njëjtat kërkesa për përgatitjen e një protokolli të shkurtër. Në të njëjtën kohë, vërejmë se në kërkesat e përcaktuara në paragrafin 2.7.3.4 të Udhëzimeve Model, ka "risi në dizajn" që nuk janë tipike për praktikën e pranuar përgjithësisht të hartimit të protokolleve të shkurtra. Këto përfshijnë kryesisht:

• përjashtimi nga pjesa hyrëse e rendit të ditës;
• duke vënë në qendër emrin e pyetjes dhe duke e nënvizuar atë me një rresht poshtë rreshtit të fundit;
• regjistrimi i informacionit për të pranishmit;
• rregullat për hartimin e pjesës kryesore.

Për qartësi, ne do të tregojmë Shtojcën nr. 10 të Udhëzimeve standarde aktuale për punën e zyrës në organet ekzekutive federale, e cila përmban një mostër të një protokolli të shkurtër.

Procesverbali është një dokument që përmban një procesverbal të njëpasnjëshëm të diskutimit të çështjeve dhe vendimmarrjes në mbledhjet e organeve kolegjiale ose këshillimore. Procesverbali i mbledhjes pasqyron zhvillimin dhe miratimin e përbashkët të vendimeve të menaxhmentit. Në takimet e biznesit dhe negociatat mund të mbahen procesverbale për të regjistruar marrëveshjet e arritura nga palët.

• Si të hartoni një protokoll?
• Nga cilat pjesë përbëhet teksti i këtij dokumenti?
• Cilat detaje kërkohen për të plotësuar protokollin?

Përgatitja e protokollit

Protokollet si llojet e dokumenteve në punën e zyrës, përpilohen në bazë të incizimeve me shkrim dore ose zanore të bëra gjatë mbledhjes (takimit), abstrakteve të paraqitura të raporteve dhe fjalimeve, vërtetimeve, projektvendimeve dhe materialeve të tjera.

Nga pikëpamja e plotësisë së pasqyrimit të ecurisë së takimit, ka dallime ndërmjet protokolleve të plota dhe atyre të shkurtra. Teksti i protokollit të plotë përbëhet nga dy pjesë: hyrëse dhe kryesore.

Pjesa hyrëse tregon: inicialet, mbiemrat e kryetarit (kryetarit), sekretarit, të pranishmëve në mbledhje dhe, nëse është e nevojshme, të ftuarve në mbledhje (mbledhje).

Pjesa hyrëse e protokollit përfundon me një axhendë që përmban një listë të çështjeve që duhen shqyrtuar, të renditura sipas radhës në të cilën janë shqyrtuar, duke treguar raportuesin për secilën çështje në shqyrtim.

Pjesa kryesore e procesverbalit përbëhet nga pjesë që korrespondojnë me pikat e rendit të ditës. Teksti i çdo seksioni është i strukturuar sipas skemës së mëposhtme:

FOLËSIT:

ZGJIDHET: (ose VENDOSI:).

Pikat në rubrikën “DËGJUAR” numërohen sipas rendit të ditës.

Në protokollin e plotë, pas seksionit “DËGJUAR”, pyetjet që i bëhen folësit dhe përgjigjet e tij mund të regjistrohen sipas skemës së mëposhtme:

Korolev A.I.(pyetje):

Përgjigje: …

Për lehtësinë e punës me protokollin, mund të nënvizohet mbiemri i personit që bëri pyetjen dhe fjala "Përgjigje".

Pjesa kryesore e protokollit tregon numrin dhe përmbajtjen e çështjes në përputhje me rendin e ditës, përcakton fjalimin e folësit dhe regjistron vendimet e marra.

Teksti i fjalimit është bashkangjitur.

Rezoluta (vendimi) është përfshirë në tekstin e procesverbalit i plotë në formulimin që është miratuar në mbledhje; Nëse është e nevojshme, rezultatet e votimit jepen:

Kundër - …,

Abstenoi -….

Teksti i protokollit të shkurtër gjithashtu përbëhet nga dy pjesë. Pjesa hyrëse hartohet sipas të njëjtave rregulla si në protokollin e plotë. Në pjesën kryesore të protokollit të shkurtër, është lënë mënjanë rrjedha e diskutimit të çështjes dhe shënohet vetëm vendimi i marrë për të.

Në agjencitë qeveritare, protokollet hartohen në formularë, për shembull:

MINISTRIA E KULTURËS E FEDERATES RUSE

AGJENCIA FEDERALE e ARKIVE

(ROSARCHIV)

PROTOKOLL

mbledhjet e Këshillit Shkencor

__________________ № ____________

Në organizata të tjera, protokollet hartohen në fletë standarde letre. Për të hartuar protokolle, është e përshtatshme të përdorni shabllone protokollesh (forma të unifikuara).

Gjatë përgatitjes së protokolleve, përdoren detajet e mëposhtme:

• emri i organizatës - autori i dokumentit;
• lloji i dokumentit - PROCESVERBAL - që tregon llojin e takimit, takimit (për shembull: PROCESPER e një takimi me drejtuesin e Agjencisë Federale të Arkivave);
• vendi i mbledhjes, takimi;
• data e protokollit;
• numri i protokollit.

Procesverbali nënshkruhet nga kryetari (kryesuesi) në mbledhje dhe sekretari (në fillim nënshkrimi i kryetarit, pastaj - më poshtë - sekretari). Një kopje e protokollit është nënshkruar.

Data e procesverbalit është data e mbledhjes.

Protokollet regjistrohen dhe caktohen numra serialë brenda vitit kalendarik veç e veç për secilin grup protokollesh: procesverbalet e mbledhjeve të organeve koordinuese, eksperte, metodologjike dhe organe të tjera. Procesverbalet e mbledhjeve të përbashkëta kanë numra të përbërë, duke përfshirë numrat serialë të procesverbaleve të organizatave që kanë marrë pjesë në mbledhje.

Në organet qeveritare që veprojnë në bazë të kolegjialitetit, dokumentet administrative nxirren në bazë të protokolleve: rezoluta (vendime) (për secilën çështje veç e veç).

Vendimet e marra u komunikohen ekzekutuesve në formën e kopjeve të protokolleve (ekstrakte nga protokollet), të cilat u dërgohen organizatave dhe zyrtarëve të interesuar në përputhje me indeksin (listën) e shpërndarjes. Kopjet e protokolleve (ekstraktet nga protokollet) vërtetohen me vulën e shërbimit të menaxhimit të të dhënave (departamenti i protokollit).

Rregullat për hartimin e protokolleve përcaktohen në udhëzimet e menaxhimit të të dhënave të organizatës (DOW).

V.F. Yankovaya, Ph.D. ist. Shkencave, Profesor i Asociuar, Zv Drejtor i VNIIDAD

Urdhri është një lloj akti nënligjor i menaxhimit i nxjerrë nga një qeveri ose organ drejtues brenda kompetencës së tij dhe që ka fuqi detyruese për personat fizikë dhe juridikë.

Porositë mund të hartohen për një periudhë të gjatë vlefshmërie dhe afatshkurtër, në lidhje me një zgjidhje të shpejtë për një çështje specifike.

Teksti i urdhrit përbëhet nga një pjesë deklaruese dhe një pjesë administrative. E para tregon qëllimin ose arsyen e urdhrit, e dyta, duke filluar me fjalën DETYROJ, tregon veprimet e përcaktuara. Në pjesën e deklarimit, këshillohet përdorimi i formulimeve të tilla të qëndrueshme si "në përputhje", "në lidhje", "për qëllime", etj.

Formulari i mostrës së ORDER përbëhet nga detajet e mëposhtme:

• - emri i organizatës - autori i dokumentit;
• - emri i llojit të dokumentit - ORDER;
• - data, numri (brenda vitit kalendarik);
• - vendi i botimit;
• - titulli;
• - nënshkrimi;
• - teksti;
• - vula e miratimit;

Urdhri është hartuar në formatin A4.

Projekt-urdhri duhet të bihet dakord me organizatat ose zyrtarët që janë të interesuar për këtë dokument.

Ekzekutuesit e urdhrave mund të jenë institucione, njësi strukturore ose zyrtarë. Paragrafi i fundit tregon personat të cilëve u është besuar kontrolli mbi ekzekutimin e urdhrit.

Protokolli, karakteristikat dhe detajet e tij

Protokolli është një dokument që regjistron ecurinë e diskutimit të çështjeve dhe vendimmarrjes në mbledhjet e organeve kolegjiale, konferenca dhe mbledhje.

Protokollet hartohen në formularë të posaçëm, ku emri i dokumentit shtypet paraprakisht në shtypshkronjë ose në fletë të zakonshme letre A4.

Teksti i protokollit përbëhet nga dy pjesë: hyrëse dhe kryesore.

Pjesa hyrëse e protokollit përmban informacione konstante dhe të ndryshueshme.

Informacioni i vazhdueshëm shoqërohet me përdorimin e terminologjisë së qëndrueshme - "Kryetar", "Sekretar", "Të pranishëm". Këto fjalë shkruhen me shkronjë të madhe nga fillimi i margjinës së majtë.

Informacioni i ndryshueshëm përfshin inicialet dhe mbiemrat e kryetarit, sekretarit dhe të pranishmëve. Shkruhen nga pozicioni i dytë i tabelës (ndarja e 29-të në vizoren e p./makinerisë ose pas 16 goditjesh nga diferenca e majtë në PC).

Mbiemrat e anëtarëve të organit kolegjial ​​renditen sipas rendit alfabetik, të ndarë me presje, në vijë. Linjat janë të ndara me 1 hapësirë. Nëse ka më shumë se 15 anëtarë të organit kolegjial, atëherë tregoni numrin e përgjithshëm dhe pranë tij në kllapa - është bashkangjitur një fletë regjistrimi.

Emrit të pozitës dhe emrit të organizatës që ata përfaqësojnë i shtohen emrave të të ftuarve. Procedura për regjistrimin e tyre është e njëjtë si për anëtarët e një organi kolegjial.

Pjesa hyrëse e protokollit përfundon me rendin e ditës. Shprehja "Axhenda" shkruhet nga fillimi i margjinës së majtë (pozicioni 0 i tabelatorit të makinës). Regjistrimi i pikave të rendit të ditës fillon me vijën e kuqe. Ato numërohen me numra arabë. Pyetjet renditen sipas rëndësisë dhe vështirësisë. Formulimi i një klauzole me fjalën “të ndryshme” nuk lejohet. Çdo pyetje duhet të jetë specifike.

Pjesa kryesore e protokollit është ndërtuar sipas skemës së mëposhtme: dëgjuar - foli - vendosi (vendos), dhe për secilën pyetje veç e veç. Fjalët - DËGJUAR, FOLUR, VENDOSI (VENDOSI) shkruhen me shkronja përshkruese, nga kufiri fillestar (majtas), pa shenja pikësimi, pikësimi i hapur).

Përpara fjalës DËGJUAR, vendosni numrin rendor të çështjes në rendin e ditës nëse diskutohen disa çështje.

Në vijën e kuqe shkruhen inicialet dhe mbiemri i folësit (në rastin nominativ). Ata vendosin një vizë dhe deklarojnë përmbledhjen e raportit ose mesazhit me shkronjë të madhe. Nëse teksti i raportit paraqitet nga folësi ose transkriptohet, atëherë në vend të një përmbledhjeje të raportit shkruajnë: Raporti është bashkangjitur.”

Pas fjalës SPEAKED në vijën e kuqe, shkruani inicialet dhe mbiemrat e folësve në rasën nominative (titulli i pozicionit mund të tregohet në kllapa), pas vizës përmbajtja e fjalimit shkruhet me shkronjë të madhe. Fjalimet mund të paraqiten në vetën e parë - "Unë kryej ...", në vetën e tretë - "Petrov tha se ...", pa marrë parasysh fytyrën e folësit - "Kontabiliteti dhe ruajtja në institucion janë bërë mirë" , në një formë jopersonale - “Ivanov u sugjerua...” .

Nëse folësi jep tekstin e fjalimit, atëherë pas vizës ata tregojnë - "Fjalimi është i bashkangjitur".

Pyetjet dhe përgjigjet regjistrohen në seksionin TË FOLURIT. Fjalët – pyetje dhe përgjigje, nuk shkruhen. Shkruani inicialet dhe mbiemrin e folësit, një vizë, një përmbledhje të shkurtër të pyetjes ose

Pjesa e fundit e protokollit është rezoluta (vendimi). Kjo pjesë fillon me fjalën VENDOSUR ose VENDOSUR (nga pozicioni 0 i tabelës - margjina e majtë).

Pjesa operative është ndërtuar sipas skemës: veprim - kryerës - afat. Ekzekutuesi mund të jetë një organizatë, një njësi strukturore ose një zyrtar specifik. Nëse rezoluta përmban çështje të ndryshme, atëherë ajo ndahet në paragrafë të numëruar me numra arabë. Çdo artikull fillon me një vijë të kuqe.

Protokolli mund të regjistrojë vendimin për miratimin e një dokumenti. Në këtë rast, protokolli duhet të ketë një referencë për datën dhe numrin e dokumentit, dhe vetë dokumenti duhet t'i bashkëngjitet protokollit.

Gjatë zgjedhjeve, protokolli tregon rezultatet e votimit për secilin kandidat.

Nëse protokollit i bashkëngjitet një transkriptim; pastaj për këtë bëhet shënim pas pjesës së parë të protokollit - Mbledhja... shënohet në stenografi. Transkripti është bashkangjitur.

Procesverbali nënshkruhet nga kryetari dhe sekretari. Sekretari redakton tekstin, prezanton secilin folës me regjistrimin e fjalimit të tij dhe merr nënshkrimin e folësit që është dakord me regjistrimin e fjalimit të tij. Procesverbalet e mbledhjeve për të cilat zgjidhet presidiumi nënshkruhen nga kryetari, sekretari dhe anëtarët e kryesisë.

Data e procesverbalit është data e mbledhjes (03/12/93). Nëse takimi zgjat disa ditë, atëherë tregoni datën e fillimit dhe, përmes një vize, datën e përfundimit të takimit (12 -14.03.93.).

Numri i protokollit është një numër serial që vendoset gjatë vitit kalendarik.

Detajet e formularit - mostra e PROTOKOLLIT:

• - emri i organizatës (emri i njësisë strukturore) - autori i dokumentit;
• - emri i llojit të dokumentit - PROTOKOLL;
• - data, numri i takimit (gjatë vitit kalendarik);
• - vendi i përpilimit (qyteti);
• - titulli (pasqyron llojin e punës kolegjiale dhe emrin e organit kolegjial);
• - teksti i pjesëve hyrëse dhe kryesore;
• - nënshkrimi;
• - vulën e miratimit (nëse është e nevojshme);
• - vulën e miratimit (nëse është e nevojshme);
• - një shënim për ekzekutimin e dokumentit dhe dërgimin e tij në dosje.