7. Le remplissage des détails des feuilles de route est effectué de manière cohérente conformément à ces instructions et est obligatoire pour toutes les entreprises, organisations et institutions d'État, coopératives et publiques qui disposent à la fois de leurs propres camions et de ceux loués.

8. La responsabilité du remplissage correct des feuilles de route incombe aux chefs d'entreprises, d'organisations, d'institutions, ainsi qu'aux personnes responsables de l'exploitation des camions et participant au remplissage du document.

La participation du conducteur au remplissage de la feuille de route n'est pas autorisée, à l'exception des signatures certifiant la réception (au départ) et la livraison (au retour) de la voiture.

9. Le remplissage de la feuille de route avant de la remettre au conducteur est effectué par le répartiteur de l'entreprise de transport automobile ou une personne autorisée dans l'ordre suivant :

9.1. Au recto de la lettre de voiture, sous le nom du document, est inscrite la date de son émission (jour, mois, année), qui doit correspondre à la date d'inscription de la lettre de voiture émise dans le journal d'expédition.

9.2. Dans la ligne « Mode de fonctionnement », est inscrit le code ou le nom du mode de fonctionnement (travail en semaine, déplacements professionnels, enregistrement récapitulatif des heures de travail, enregistrement quotidien des heures de travail, travail un week-end ou un jour férié, un jour de nettoyage, travail (sur horaire ou hors horaire, etc.) d.), en fonction duquel le salaire du conducteur est calculé.

9.3. Dans la ligne « Colonne, brigade », sont inscrits les numéros de la colonne et de la brigade, qui incluent la voiture et le chauffeur.

Dans la ligne « Voiture », sont enregistrés la marque, la plaque d'immatriculation et le type de la voiture, ainsi que son numéro de garage.

9.4. Dans la ligne « Chauffeur », sont inscrits le nom, les initiales, le numéro d'identification de service et la classe du conducteur travaillant sur cette feuille de route. Dans la ligne « Numéro du personnel », le numéro attribué au conducteur dans l'entreprise automobile est enregistré.

9.5. Dans les lignes « Remorques », sont enregistrés les marques, les numéros d'état et de garage des remorques et semi-remorques produites conformément à la voiture. Les numéros des remorques et semi-remorques d'échange sont enregistrés sur ces lignes aux lieux de leur échange.

9.6. Dans la ligne « Personnes accompagnantes » sont inscrits les noms et initiales des personnes accompagnant le véhicule pour accomplir la tâche (chargeurs, transitaires, stagiaires, etc.).

9.7. Dans la section « Travail du conducteur et de la voiture » dans les colonnes 2 et 3, l'heure (heures et minutes) de sortie et de restitution de la voiture selon l'horaire est enregistrée.

9.8. Dans la section « Affectation au chauffeur », dans la colonne 16 « À la disposition de qui », sur la base de la demande du client ou d'une commande ponctuelle, est inscrit le nom du client, à la disposition duquel la voiture doit arriver pour accomplir la tâche. .

9.9. La colonne 17 « Heure d'arrivée » enregistre l'heure (en heures et minutes) d'arrivée du véhicule chez le client conformément à sa demande, à une commande ponctuelle ou à l'horaire de travail du véhicule aux termes du contrat.

9.10. Dans les colonnes 18 « D'où récupérer la marchandise » et 19 « Où livrer la marchandise », les adresses des points de chargement et de déchargement sont enregistrées selon la demande, une commande unique du client ou selon les termes du contracter.

9.11. La colonne 20 « Nom de la cargaison » enregistre le nom de la cargaison présentée au transport sur la base de la demande du client ou d'une commande unique.

9.12. Dans la colonne 21 « Nombre de coureurs avec fret », sur la base d'une demande ou d'une commande unique, le nombre de coureurs avec fret nécessaire pour accomplir la tâche est enregistré.

9.13. La colonne 22 « Distance » enregistre les distances de transport de marchandises, déterminées à partir des données des autorités routières, ou à partir d'une carte du territoire (plan de la ville) à l'aide d'un curvimètre, ou à partir d'une liste de distances établie sur la base de rapports de mesures ou de le compteur de vitesse de la voiture (pour le transport saisonnier), un acte enregistré d'une entreprise ou d'un organisme de transport automobile et du client.

9.14. La colonne 23 « Tonnes de transport » enregistre la quantité de marchandises qui doit être transportée pour le client.

Seule l'entreprise de transport automobile a le droit de modifier la tâche spécifiée dans la section « Tâche du conducteur ». Ce n'est que dans des cas exceptionnels que le client peut, en accord avec l'entreprise de transport automobile, modifier la tâche avec l'inscription correspondante dans les lignes « Notes spéciales ». Une inscription est effectuée sur la même ligne dans les cas où la voiture est utilisée à des fins particulières (par la police, les médecins, etc.).

9h15. Au recto de la feuille de route, dans la ligne « Délivrer le carburant », la quantité de carburant à délivrer pour accomplir la tâche est écrite en toutes lettres, en tenant compte du carburant restant de la journée de travail précédente.

9.16. Dans la ligne « Signature du répartiteur », le répartiteur, avec sa signature, certifie que les détails de la feuille de route qu'il a remplie sont corrects et que le conducteur possède un permis de conduire.

10. Le remplissage de la feuille de route avant de quitter le garage s'effectue dans l'ordre suivant :

10.1. Dans la section « Mouvement de carburant » dans les colonnes 7, 9 et dans les lignes correspondantes, le camion-citerne, le technicien en carburants et lubrifiants ou la personne autorisée enregistre la quantité de carburant émise, ainsi que la série et les numéros des coupons de carburant émis et certifie ces enregistrements. avec sa signature.

La quantité de carburant émise en coupons est égale à la quantité de carburant émise en nature.

10.2. Sur la face avant, un médecin ou autre travailleur médical, lors d'un examen médical avant le départ, certifie par une signature l'état de santé du conducteur et la possibilité qu'il soit autorisé à conduire une voiture.

10.3. Dans la rubrique « Travail du conducteur et de la voiture » dans la colonne 5 « Relevés du compteur de vitesse », le mécanicien du poste de contrôle (checkpoint) ou du service de contrôle technique (QCD) note le relevé du compteur de vitesse lorsque la voiture entre dans la file, et dans la colonne 6 Timbre « Heure réelle » - avec une horloge indique l'heure réelle à laquelle la voiture a quitté le garage. En cas de dysfonctionnement ou d'absence d'horodatage, l'heure est enregistrée manuellement dans l'ordre suivant : jour, mois, heures, minutes.

10.4. Dans la section « Mouvement du carburant » de la colonne 10 « Restant au départ », le mécanicien de la boîte de vitesses ou du contrôle qualité enregistre la quantité de carburant dans les réservoirs du véhicule au départ et certifie l'exactitude de toutes les inscriptions effectuées en signant dans cette colonne.

10.5. Dans la ligne « Signature du mécanicien », le mécanicien de transmission ou de contrôle qualité certifie par sa signature le transfert de la voiture au conducteur en bon état technique et l'autorisation de quitter le garage, et dans la ligne « Signature du conducteur » - le conducteur certifie par sa signature la réception de la voiture en bon état technique et la réception de la mission de travail.

11. Le remplissage de la feuille de route sur la ligne s'effectue dans l'ordre suivant.

11.1. Dans la colonne 24, l'expéditeur note les numéros séquentiels des voyages effectués. Le dossier est destiné à l'affichage des documents d'expédition ci-joints par voyage.

11.2. Dans la colonne 25 « Nombres de lettres de voiture jointes », l'expéditeur enregistre tous les numéros de lettres de voiture liés à ce voyage.

11.3. La colonne 26 « Heure d'arrivée » indique l'heure (heures et minutes) à laquelle le conducteur présente la lettre de voiture à l'expéditeur ou au destinataire à la porte d'entrée ou au point de contrôle des points de chargement ou de déchargement (sauf gares ferroviaires).

S'il n'y a pas de porte d'entrée ni de point de contrôle, cette colonne n'est pas remplie, l'heure d'arrivée au point de chargement ou de déchargement est inscrite sur la feuille de route (Bill of Lading).

11.4. Dans la colonne 27 « Signature et sceau », l'expéditeur signe et appose un sceau, confirmant l'exactitude des détails de la lettre de voiture remplie par lui.

12. La colonne 28 « Marques de l'entreprise automobile » peut être utilisée par l'entreprise automobile pour refléter des indicateurs comptables supplémentaires du fonctionnement de la voiture et de la remorque.

13. Dans la rubrique « Temps d'arrêt sur la ligne », un employé du service d'assistance technique ou une personne autorisée note le motif du temps d'arrêt, la date et l'heure du début et de la fin du temps d'arrêt dans les colonnes appropriées et certifie ces entrées par sa signature.

14. Dans les lignes « Notes spéciales » au recto sont enregistrées des informations qui ne sont pas prévues sous la forme de la feuille de route (marques de l'Inspection nationale de la circulation, clients refusant de charger la voiture, divers services routiers, etc. ).

15.4. Dans la ligne « Passé », le conducteur certifie par sa signature que le véhicule a été remis au mécanicien de transmission ou de contrôle qualité dans un état techniquement correct (défectueux). Le mécanicien de boîte de vitesses ou de contrôle qualité dans la ligne « Accepté » avec sa signature certifie que les colonnes 5 et 6 de la ligne « Retour au garage » de la rubrique « Fonctionnement du conducteur et de la voiture » sont correctement remplies et que la voiture est accepté par le conducteur dans un état techniquement correct (défectueux).

16. Une fois que le conducteur a soumis la feuille de route, le répartiteur ou toute autre personne autorisée la remplit dans l'ordre suivant :

16.1. Dans la rubrique « Travail du conducteur et du véhicule » dans la colonne 4 « Kilométrage zéro », selon le tableau des distances, on note la distance du garage au premier point de chargement et du dernier point de déchargement au garage.

16.2. Dans la section "Mouvement du carburant" dans la colonne 13 "Coefficient de changement de la norme", un coefficient général de changement du taux de consommation de carburant pour toute la journée de fonctionnement du véhicule, associé au fonctionnement de la voiture à un taux accru de consommation de carburant, dans la colonne 14 « Temps de fonctionnement des équipements spéciaux » et la colonne 15 « Temps de fonctionnement du moteur » sur la base des inscriptions correspondantes dans la feuille de route jointe, le TTN enregistre respectivement le temps de fonctionnement des équipements spéciaux et le fonctionnement supplémentaire temps du moteur dans des conditions de fonctionnement particulières (fonctionnement des mécanismes de chargement et de déchargement en rotation du moteur, etc.). Ces précisions sont nécessaires pour déterminer le taux de consommation supplémentaire de carburant. Le répartiteur certifie l'exactitude du remplissage de ces informations en signant sous les colonnes correspondantes.

16.3. Dans la section « Séquence d'exécution des tâches », le répartiteur note le nombre total de déplacements dans la colonne 24 et dans la ligne « TTN en quantité » - le nombre total de bons de livraison soumis. Pour le nombre total de bons de livraison remis et acceptés, le chauffeur signe dans la ligne « Passé par le chauffeur », et le répartiteur - dans la ligne « Accepté par le répartiteur ».

Regardons la procédure d'émission des lettres de voiture à l'aide de l'exemple du remplissage du formulaire n°3 « Lettre de voiture pour une voiture de tourisme ».

Exemple

L'entrepreneur individuel Sergey Ivanovich Kondrashov utilise dans ses activités une voiture de tourisme Ford Focus Sea Max d'une cylindrée de 1,8 litre. Les lettres de voiture sont émises pour une semaine (5 jours ouvrables).

L'entrepreneur lui-même a été nommé par arrêté organisationnel pour être responsable de l'exploitation des véhicules (il exerce également les fonctions de mécanicien et de répartiteur).

D'après la précédente feuille de route et l'inspection visuelle, la quantité de carburant dans le réservoir avant le départ était de 30 litres. Pendant la durée de validité de la lettre de voiture, le chauffeur a fait le plein une fois (40 litres). Le reçu de caisse de la station-service lui a été présenté avec la lettre de voiture (rapport préalable) à l'expiration de sa validité.

Le kilométrage total pendant la validité de la feuille de route était de 198 kilomètres.

À l'aide des données de cet exemple, nous examinerons la procédure d'émission d'une lettre de voiture. Pour le formulaire complété, voir page 20.

Qui et quelle forme de lettre de transport

doit utiliser

Le formulaire de lettre de voiture approuvé par le Comité national des statistiques (Résolution du Comité national des statistiques de Russie du 28 novembre 1997 n° 78) est un document primaire unifié destiné à être utilisé par toutes les personnes morales exploitant des véhicules.

Dans le même temps, les deux autorités fiscales, le ministère des Finances et les tribunaux estiment que cela est obligatoire pour les entreprises de transport automobile (Lettres du ministère des Finances de la Russie du 04/07/2006 n° 03-03-04/1 /327, du 16/03/2006 n° 03-03- 02/04/77, du 20/02/2006 n° 03-03-04/1/129 ; Lettres du Service fédéral des impôts de Russie pour Moscou datées 07/07/2008 n° 20-12/064123.2 du 14/11/2006 n° 20-12/100253 ; Résolutions du Service fédéral antimonopole du district du Nord-Ouest du 26 juin 2009 n° A56-20450/ 2008 ; FAS de la région de Moscou du 13 novembre 2008 n° KA-A41/10639-08 ; Service fédéral antimonopole de la Région militaire Est du 23 avril 2007 n° A28-7048/2006-250/21 ; FAS UO du 07/ 06/2009 n° Ф09-4565/09-С3). Les organisations restantes, à leur avis, ont le droit d'approuver leur forme de lettre de voiture ou autre document confirmant les dépenses engagées pour les carburants et lubrifiants. L'essentiel est de se conformer aux exigences de l'art. 9 de la loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ « sur la comptabilité ».

Les autorités de régulation estiment que les entreprises de transport ne peuvent pas choisir la forme de la lettre de transport, elles doivent utiliser uniquement la forme officielle, celle du « Goskomstat ».

Quant au formulaire de lettre de voiture contenant les mentions obligatoires approuvé par le ministère des Transports (arrêté du ministère des Transports de Russie du 18 septembre 2008 n° 152), il doit également être utilisé par toutes les personnes morales et entrepreneurs exploitant des voitures et camions (article 2 des Détails obligatoires et procédure de remplissage des lettres de transport, approuvés par arrêté du ministère des Transports de Russie du 18 septembre 2008 n° 152, ci-après – Détails obligatoires et procédure de remplissage des lettres de transport).

Après l'entrée en vigueur de l'arrêté du ministère des Transports, les autorités de régulation ont déclaré qu'une lettre de voiture contenant les mentions obligatoires approuvées par le ministère des Transports peut également être l'un des documents confirmant les coûts d'achat de carburants et de lubrifiants (Lettre du ministère des Finances de Russie du 25 août 2009 n° 03-03 -06/2/161 ; Lettres du Service fédéral des impôts de Russie pour Moscou du 30 décembre 2009 n° 16-15/139308 du 13 octobre 2009 n° 16 -15/107268).

Ainsi, si vous possédez une entreprise de transport et que vous utilisez des voitures pour fournir des services de transport de marchandises, de passagers et de bagages, vous devez alors utiliser le formulaire unifié « Goskomstat » et en même temps vous conformer aux exigences du ministère des Transports. L'option la plus sûre consiste simplement à compléter la feuille de route « Goskomstat » par les informations obligatoires du « Ministère des Transports ». Et ça:

- Modèle de véhicule;

– la date et l'heure de l'examen médical avant et après le voyage du conducteur, qui sont marquées et certifiées par le travailleur médical qui a effectué l'examen (article 7, article 16 des Détails obligatoires et procédure de remplissage des lettres de transport) .

Si vous utilisez les voitures uniquement pour les besoins personnels de l'organisation, vous pouvez alors :

– utiliser les formulaires de feuilles de route « Goskomstat » ;

– élaborer et approuver votre propre formulaire de lettre de voiture conformément aux exigences de l'art. 9 de la loi n° 402-FZ et arrêté du ministère des Transports de Russie n° 152 ;

– utiliser d'autres documents pour confirmer les dépenses en carburant et lubrifiants (partie 1, 2 de l'article 1, partie 1 de l'article 6 de la loi fédérale du 8 novembre 2007 n° 259-FZ \"Charte des transports routiers et des transports électriques terrestres urbains \"; Résolution du Service fédéral antimonopole de la région de Moscou du 30 septembre 2010 n° KA-A40/11123-10).

Mais afin d'éviter les réclamations des autorités fiscales, il est préférable d'utiliser une feuille de route, après avoir développé un formulaire pratique pour l'organisation.

Timbre d’un agent de santé sur la piste

la feuille n'est pas nécessaire

Le fisc pourrait bien présenter

vous avez une réclamation s'il n'y a pas de cachet du travailleur médical sur la lettre de transport, puisque ce détail est l'un des détails obligatoires de la lettre de voiture approuvée par le ministère des Transports (paragraphe 2, article 7, article 16 des Détails obligatoires et procédure de remplissage les feuilles de route).

Mais ces affirmations sont faciles à contester. Après tout, le manque d'informations sur un examen médical n'affecte pas le montant et la validité des frais de transport. Si la feuille de route contient des informations sur le kilométrage du véhicule, la consommation de carburant et le carburant restant dans le réservoir, il peut alors s'agir d'une pièce justificative (Résolution du Service fédéral antimonopole de la région de Moscou du 10 août 2009 n° KA-A40/ 7253-09).

Bien entendu, un examen médical obligatoire du conducteur avant et après le vol est prévu au paragraphe 1 de l'art. 20 de la loi fédérale du 10 décembre 1995 n° 196-FZ « sur la sécurité routière ». Mais ils ne pourront pas vous imposer d’amende pour absence de notes d’examen médical. Parce que les conducteurs ne sont tenus administrativement responsables du non-respect d'un examen médical à temps qu'en vertu de l'art. 14.1 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie - pour mener des activités en violation des conditions prévues par un permis spécial (licence).

Face avant

Passons au remplissage de la feuille de route. L'un des détails requis du document est son numéro. L'ordre de numérotation des lettres de voiture est élaboré par l'organisation elle-même ou par l'entrepreneur. La série est généralement indiquée si les formulaires de voyage sont imprimés de manière typographique.

Il est également nécessaire d'indiquer la date de la lettre de voiture. Si sa période de validité est supérieure à un jour, alors toute la période est indiquée - de quelle date à quelle date cette lettre de voiture est valable (dans notre exemple, elle est émise pour la semaine de travail du 17 mai au 21 mai 2014)

Dans la ligne « Organisation », indiquez le nom, l'adresse et le numéro de téléphone professionnel de l'entreprise - le propriétaire (utilisateur) de la voiture. De plus, ses codes OKPO (Classificateur panrusse des entreprises et des organisations) sont saisis dans la partie code. Vous pouvez retrouver ce code dans une lettre du Comité des statistiques.

marque de voiture (dans l’exemple – « Ford Focus Sea Max »). Si la voiture est louée, alors ici ou dans une ligne ajoutée il est conseillé d'indiquer :

1. numéro et date du contrat de location et le propriétaire de la voiture (bailleur) (par exemple, \"dans le cadre du contrat de location n° ___ du \"_\" _______ 20___ avec LLC \"Profinfo\");

2. plaque d'immatriculation nationale (dans l'exemple – E 266 ME 62) ;

3. Le numéro de garage est indiqué si l'organisation a plusieurs voitures à son bilan (en utilisation) (il n'est pas interdit d'indiquer le numéro d'inventaire de la voiture en immobilisation dans cette ligne. Cependant, ce n'est pas obligatoire) ;

4. Nom complet du conducteur et son matricule (s'il est un employé de la même organisation) (dans l'exemple - Kuleshov D.I., matricule 034) ;

5. Ci-dessous se trouve le numéro du permis de conduire du conducteur (ou des permis de toutes les personnes répertoriées dans la ligne « Conducteur » );

6. Les détails comprennent également le type, la série et le numéro de la carte de licence. Toutefois, les licences ne sont actuellement délivrées que pour le transport commercial de passagers de plus de huit personnes. En conséquence, tout transport par transport de passagers n'est pas autorisé. Ainsi, dans l'exemple, ces lignes ne sont pas renseignées et les types de cartes de permis sont barrées.

Dans la sous-section « Affectation au conducteur » il est indiqué :

1. à la disposition de laquelle la voiture est présentée (dans l'exemple - à la disposition du directeur adjoint S.E. Denisov). Dans ce cas, le nom de l’organisation apparaît également dans la ligne ci-dessous. Puisque dans notre exemple la voiture a été mise à la disposition d'un employé du même entrepreneur, la feuille de route indique : IP Kondrashov Sergey Ivanovich. Si la voiture est louée ou pour la prestation de services à un tiers (moral ou particulier), alors le nom (prénom) de cette personne est indiqué.

Si une feuille de route est émise pour une période de plus d'un jour, il sera probablement impossible d'indiquer un utilisateur spécifique, car il peut y avoir plusieurs de ces personnes. Dans ce cas, il est conseillé d'indiquer sur cette ligne le nom de l'organisation (entrepreneur) elle-même, et de fournir la transcription du nom de famille de l'utilisateur spécifique au verso de la feuille dans la colonne « Signature de la personne qui a utilisé la voiture";

2. adresse de livraison, c'est-à-dire l'endroit où la voiture doit arriver après avoir quitté le garage (place de parking). Dans notre exemple, un tel lieu de dépôt est l'adresse du lieu (bureau) de l'entrepreneur : Ryazan, Pervomaisky Prospect, 18 ;

3. Ci-dessous l'heure réelle de sortie du garage (depuis le parking). Si la feuille de route est émise pour une durée de plus d'un jour, il est conseillé d'indiquer sur la même ligne la date du premier départ (dans notre exemple - 17/05/2014, 9h00) ;

4. La tâche du chauffeur est signée par le répartiteur (répartiteur-entrepreneur). Dans l'exemple, les fonctions de répartiteur sont exercées par un entrepreneur individuel.

Avant de partir, tous les véhicules doivent subir un contrôle d'entretien des unités principales, des signaux, des indicateurs de remplissage de carburant et d'huile, etc. Si tous les systèmes du véhicule fonctionnent normalement, le mécanicien (ou toute autre personne responsable de l'exploitation des véhicules) autorise le départ, comme en témoigne la signature de cette personne à la ligne « Le départ est autorisé ». Dans l'exemple, les fonctions de mécanicien sont également exercées par un entrepreneur.

Les relevés du compteur de vitesse avant le départ sont donnés (dans l'exemple - 62 346 kilomètres).

En conséquence, le conducteur de la voiture signe qu'il a accepté la voiture en bon état.

Dans la partie inférieure gauche du recto de la feuille de route, les données sont fournies lors du retour de la voiture au garage (parking) :

1. L'heure de retour est indiquée. Si la feuille de route a été émise pour une durée de plus d'un jour, il est alors conseillé d'indiquer la date d'arrivée sur cette ligne. Dans notre exemple – 21/05/2014 18h00 ;

2. l'heure de retour est confirmée par la signature du répartiteur (répartiteur-entrepreneur). Comme mentionné ci-dessus, dans l'exemple, les fonctions de répartiteur sont exercées par un entrepreneur ;

3. parallèlement, le répartiteur prend d'autres notes nécessaires (retard, temps d'attente (par exemple, lors de la prestation de services commerciaux à des tiers), temps d'arrêt du véhicule, etc.) ;

4. Le conducteur de la voiture signe qu'il a remis la voiture.

Dans la partie inférieure droite du recto de la lettre de transport, des informations sur le mouvement du carburant sont fournies :

1. marque de carburant (dans l'exemple – AI-95) ;

2. La ligne « Délivrée selon la fiche de ravitaillement » indique généralement la quantité de carburant délivrée par l'organisation elle-même (si, par exemple, elle dispose de sa propre station-service ou de réserves de carburant stockées dans une salle spéciale). Mais dans la pratique, cette ligne fournit généralement des données sur le ravitaillement en carburants et lubrifiants dans des stations-service tierces (stations-service) avec les reçus de caisse de la station-service joints à la feuille de route (si le carburant a été reçu, par exemple, à l'aide d'une carte plastifiée d'entreprise) ou au rapport préalable (si le carburant a été acheté en espèces). Dans notre exemple, le conducteur a acheté 40 litres d’essence à l’aide d’un ticket de caisse d’une station-service ;

3. le carburant restant au départ peut être déterminé : selon les données de la feuille de route précédente, selon les lectures des instruments dans la voiture (niveau de carburant), à la suite d'une mesure de contrôle du niveau de carburant dans le réservoir (si la conception du réservoir le permet), etc. Dans notre exemple, le carburant restant au départ est déterminé sur la base des données de la feuille de route précédente et comparé aux lectures des instruments de la voiture (30 litres) ;

4. le carburant restant au retour ne peut être déterminé que par les lectures des instruments de la voiture ou à la suite d'une mesure de contrôle du niveau de carburant dans le réservoir (dans l'exemple - 50 litres) ;

5. La consommation réelle de carburant est déterminée comme la différence entre le carburant restant avant le départ plus la quantité de carburant remplie et la quantité restante au retour. Dans l'exemple : 30 l + 40 l – 50 l = 20 litres) ;

6. De nombreuses organisations ne remplissent tout simplement pas leur consommation de carburant conformément à la norme, mais en vain. Bien entendu, la législation fiscale ne détermine pas la consommation standard de carburant des véhicules. Cependant, conformément au paragraphe 1 de l'art. 252 du Code des impôts de la Fédération de Russie, toutes les dépenses engagées par le contribuable afin de réduire la base imposable de l'impôt sur le revenu doivent être documentées et justifiées. De plus, la justification des coûts en termes de carburant et de lubrifiants est précisément confirmée par les normes de consommation de carburant. Parallèlement, l'entreprise peut déterminer ces normes soit elle-même (selon la documentation technique de la voiture), soit sur la base des recommandations méthodologiques « Normes pour la consommation de carburants et lubrifiants dans le transport routier » (annexe à l'arrêté du ministère des Transports de Russie du 14 mars 2008 n° AM -23-r) (ci-après dénommées Recommandations méthodologiques).

Si la voiture de votre organisation ne figure pas dans la liste présentée dans les Recommandations méthodologiques, alors la norme peut être déterminée par un véhicule techniquement similaire (dimensions approximatives, même cylindrée, caractéristiques techniques similaires, etc.). Dans notre exemple, la voiture Ford Focus Sea Max ne figure pas sur la liste du ministère russe des Transports. Par conséquent, la voiture Ford Focus avec la même cylindrée (1,8 l) a été prise comme base. La quantité d'essence aux 100 kilomètres parcourus selon cette norme est de 8,1 litres. Conformément au paragraphe 5 des recommandations méthodologiques, cette norme a été augmentée de 15 %, puisque la voiture est exploitée principalement dans la ville de Riazan (la norme peut être augmentée à 15 % dans les villes de 250 000 à 1 million d'habitants). personnes). Ainsi, le taux de consommation de carburant de la voiture dans notre exemple sera de 9,3 litres d'essence aux 100 kilomètres (8,1 litres + (8,1 litres x 15%)).

Sur la base de cette norme, le taux de consommation de carburant selon la lettre de voiture sera (le kilométrage total est indiqué au verso de la lettre de voiture) :

198 km : 100 x 9,3 l = 18,4 l.

Il s'avère que la consommation réelle de carburant n'est pas égale à la consommation standard. Si un écart se produit, il est reflété en conséquence dans les lignes « Épargne » ou « Dépenses excessives ». Dans le même temps, les économies n’affectent en rien le montant des coûts de l’entreprise pour payer le carburant de la voiture. Mais en cas de dépenses excessives, une enquête distincte est nécessaire dans chaque cas spécifique. Si la surconsommation est faible (par exemple, dans la limite d'un litre d'essence), il est peu probable que les autorités fiscales aient des plaintes contre l'organisation. Mais si le montant des dépenses excessives est important ou se produit constamment, ces coûts peuvent alors ne pas être reconnus par l'administration fiscale aux fins de l'impôt sur le revenu, avec des pénalités ultérieures conformément à l'art. 122 du Code des impôts de la Fédération de Russie (20 % du montant des arriérés d'impôts) ;

7. à la fin, les relevés du compteur de vitesse de la voiture sont donnés à son retour au garage (parking)
(dans l'exemple : 62 346 km + 198 km = 62 544 km) ;

8. toutes les données ci-dessus (heure de retour, relevés du compteur de vitesse, mouvement du carburant) sont enregistrées et confirmées par la signature du mécanicien qui a accepté la voiture au retour au garage (parking). Dans l'exemple, les fonctions de mécanicien sont exercées par le chef de la section des transports, Sidorov A.V.

En haut de la feuille de route se trouve un cachet de l'entreprise qui a délivré ce document (bien sûr, si un tel cachet est disponible).

La feuille de route elle-même est scellée du sceau de l'organisation (dans le coin inférieur gauche).

Verso de la feuille de route

Le verso de la feuille de route d'une voiture particulière est également appelé « feuille de route », car il fournit des données sur l'itinéraire et le temps de trajet du véhicule.

Remplir correctement le verso est extrêmement important pour la validité de toutes les dépenses d'entretien et d'exploitation du véhicule. Après tout, ce sont précisément ces données qui peuvent confirmer la faisabilité économique de l’utilisation d’un véhicule à des fins de production ou de gestion.

Tous les déplacements en véhicule doivent être enregistrés sous un numéro distinct. Si la voiture fournit des services commerciaux, afin d'identifier les clients, leur code est reflété dans la deuxième colonne. Puisque dans notre exemple, la voiture est à la disposition d'un employé d'un entrepreneur individuel - le propriétaire du véhicule, alors, naturellement, aucun code n'est indiqué. Toutefois, la lettre de voiture ayant été émise pour cinq jours ouvrés, il convient d'indiquer les dates de voyage dans cette colonne (dans l'exemple : 17/05/14, 18/05/14, 19/05/14, 20/05/14 ).

1. lieu de départ et lieu de destination. En d’autres termes, d’où la voiture est partie et où elle arrive. Parallèlement, à des fins de validité (confirmant la finalité productive (managériale) des voyages), il convient de refléter dans ces colonnes non seulement l'adresse, mais également l'organisation (institution) à laquelle le véhicule a été envoyé. Dans notre exemple – Service fédéral des impôts n°2, banque, station-service, contreparties, etc.) ;

2. heure de départ et de retour. C'est-à-dire l'heure de départ du lieu de départ et l'heure d'arrivée à destination.

Si la feuille de route est émise pour une journée, vous ne pouvez alors indiquer que l'heure de sortie du garage (parking) et de retour au garage (parking). S'il est libéré pour plus d'un jour (comme dans notre exemple), alors il convient d'indiquer l'heure de chaque déplacement ;

dans la colonne « Parcouru, km » sont fournies les données sur la distance parcourue (il convient d'ailleurs de l'indiquer pour chaque déplacement) ;

3. dans la dernière colonne, la personne qui utilise la voiture signe. Dans l'exemple – Kuleshov D.I.

Au bas du verso de la feuille de route, le nombre total de kilomètres parcourus (dans l'exemple - 198 km), ainsi que les données nécessaires au calcul du salaire du conducteur (en règle générale, avec une rémunération à la pièce) - heures de travail (total dans l'ordre de travail) et le calcul lui-même (par kilomètre ou par heures de travail).

En conséquence, le calcul est signé par le comptable (comptable).

Si les données salariales ne sont pas renseignées, il est alors conseillé d'indiquer uniquement le nombre total de kilomètres parcourus.

Vous pouvez développer, approuver et utiliser de manière indépendante le formulaire de la lettre de voiture, en excluant la clause sur les salaires. L'essentiel est que la feuille contienne les informations obligatoires approuvées par le ministère des Transports de la Russie (clause 3 des informations obligatoires et procédure de remplissage des lettres de transport ; Lettre du ministère des Finances de la Russie du 25/08/2009 n° 03 -03-06/2/161 ; Lettres du Service fédéral des impôts de Russie pour Moscou du 30 décembre 2009, n° 16-15/139308, du 13 octobre 2009, n° 16-15/107268). Les informations requises comprennent entre autres des informations sur le conducteur, mais elles ne nécessitent que des informations sur son nom, son prénom, son patronyme et la date de la visite médicale du conducteur. De plus, comme nous l’avons déjà découvert, l’absence de marque d’examen médical du conducteur n’affecte pas le montant des frais de carburant et de lubrifiants.

Vous pouvez créer un itinéraire pour chaque jour ou rédiger des feuilles de voyage pour une semaine ou un mois. Mais ensuite, vous devez mettre le lieu de départ et de destination dans les colonnes - pour Riazan, pour Moscou, etc. Mais le fisc se méfie beaucoup de ces indications d’itinéraire. Si vous n'êtes pas une entreprise de transport automobile, une telle indication des itinéraires est acceptable.

Et bien que parmi les détails obligatoires, approuvé. Par arrêté du ministère des Transports de Russie du 18 septembre 2008 n° 152, il n'y a aucune information sur l'itinéraire de déplacement du véhicule ; les autorités de régulation estiment qu'en l'absence de ces informations, les coûts de carburant ne sont pas confirmés, puisque le l'utilisation de la voiture à des fins professionnelles n'a pas été prouvée (clause 1 de l'article 252, alinéa 11, paragraphe 1, article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie ; lettre du ministère des Finances de la Russie du 20/02/2006 n° 03-03-04/1/129 ; Lettre du Service fédéral des impôts de Russie pour Moscou du 07.07.2008 n° 20-12/064123.2). Les opinions des tribunaux sur cette question diffèrent. Certains tribunaux partagent la position des autorités de régulation (Résolutions du FAS VSO du 16 juillet 2010 n° A33-10451/2009 ; FAS ZSO du 29 juillet 2009 n° F04-4540/2009(11903-A27-26) ; FAS VVO du 12 mars 2008 n° A82-1453/2007-37). D'autres considèrent ce détail comme facultatif (Résolutions du Service fédéral antimonopole de la région de Moscou du 30 septembre 2010 n° KA-A40/11123-10 ; FAS PO du 19 novembre 2010 n° A55-38009/2009 ; FAS Nord- Zone Ouest du 23 novembre 2009 n° A56-4991/2009 ; FAS UO du 16 septembre 2010 n° Ф09-7311/10-С2).

La façon la plus simple d'entrer

itinéraire complet

Si la saisie de toutes les adresses de destination dans la feuille de route pose problème, vous pouvez essayer les options suivantes.

Si vous connaissez l'itinéraire à l'avance ou si vous circulez constamment aux mêmes adresses, approuvez par arrêté les itinéraires en fonction des besoins : pour chaque jour, pour un mois. Par exemple, itinéraire n°1 - rues telles ou telles, itinéraire n°2 - rues telles ou telles. Sur la feuille de route, écrivez : \"Livraison des marchandises aux clients le long de l'itinéraire n°....\" et joignez une copie de la commande indiquant les itinéraires.

Ou, en option, si vous avez des demandes de livraison, vous pouvez indiquer sur la feuille de route : \"Sur l'itinéraire conformément aux demandes\" - et joindre les demandes.

Carnet de voyage

Le formulaire intersectoriel standard n° 8 du journal de bord pour les mouvements des lettres de voiture a été approuvé par le décret du Comité national des statistiques de Russie n° 78 du 28 novembre 1997. Cela s'applique si l'organisation a des véhicules dans son bilan et que des lettres de voiture sont émises. Ce formulaire vous permet de conserver une trace de l'émission et du retour au répartiteur des lettres de voiture délivrées au chauffeur. De plus, le Journal de bord des mouvements des lettres de voiture prévoit un champ pour enregistrer la date d'acceptation de la lettre de voiture par le comptable.

Selon le degré d'automatisation de l'organisation, le journal des mouvements de la lettre de transport peut être rempli et stocké sous forme imprimée ou électronique. Le journal enregistre des informations sur toutes les lettres de voiture émises, quel que soit leur type. Les feuilles de route sont numérotées consécutivement.

Physiquement, le formulaire n° 8 du Carnet de mouvement des lettres de transport se compose d'une couverture et d'une partie tabulaire. La couverture indique le nom de l'organisation et la période pour laquelle le magazine a été rempli (par exemple, avril 2014).

La partie tabulaire se compose des colonnes suivantes :

– numéro de lettre de transport ;

– date d'émission de la lettre de transport ;

– nom, prénom, patronyme du conducteur ;

– le matricule du conducteur ;

– numéro de garage de la voiture ;

– la signature du conducteur à la réception de la feuille de route ;

– signature du répartiteur et date d'acceptation de la lettre de voiture et des documents du chauffeur ;

– signature du comptable et date d’acceptation de la lettre de voiture ;

- note.

Remplissage

Le journal du mouvement des lettres de voiture est attribué à un employé autorisé de l'organisation. Dans les cas où les lettres de voiture sont émises dans le cadre d'un contrat par un organisme tiers (par exemple, un accord a été conclu avec un organisme tiers pour la fourniture de services de stationnement et l'entretien avant le départ des véhicules avant de quitter la file d'attente), en remplissant l'extraction du journal peut être confiée à un employé d'un organisme tiers. Naturellement, ces nuances devraient être précisées dans le contrat avec cette organisation, afin que les autorités de régulation n'aient pas de questions par la suite.

Comment émettre une feuille de route si le conducteur a trop rempli d'essence ?

L'utilisation par un salarié d'un véhicule de société sans feuilles de route ou autres pièces justificatives peut être considérée comme une utilisation du véhicule à des fins personnelles. Comment éviter cela ?

Question: Un inventaire des carburants et lubrifiants a été réalisé et un écart entre les compteurs de vitesse et les feuilles de route a été révélé. Il y a moins dans les feuilles de mise, on se retrouve avec un excédent de 400 000, comment refléter l'excédent selon l'inventaire, il n'y a pas de carburant, uniquement à cause des lectures du compteur de vitesse. Les lectures du compteur de vitesse sont gonflées. La différence avec les lettres de transport est très grande. Alors sur la base de quoi puis-je indiquer les bons indicateurs sur le compteur de vitesse. Personne ne régulera officiellement le compteur de vitesse. Sur les voitures Glonass, on ne peut pas dévisser le compteur de vitesse

Répondre: Lors du contrôle, des inexactitudes peuvent servir de motif pour exclure les lettres de voiture des documents confirmant les dépenses. Dans ce cas, la justification des dépenses devra être prouvée devant le tribunal.
La consommation de carburant est confirmée par les feuilles de route. Le conducteur enregistre l'essence restante en début et en fin de journée, ainsi que la consommation de carburant. Si la consommation réelle d'essence ne correspond pas aux données figurant sur les feuilles de route, cette différence doit alors être expliquée. Notez-le dans l'espace vide de votre feuille de voyage. Par exemple, fournissez des informations supplémentaires sur l’utilisation de la voiture à des fins personnelles. Ainsi, il n'y aura aucune lacune dans les informations sur le kilométrage du véhicule sur la feuille de route. Prenez également les notes des employés justifiant la raison des dépenses excessives réelles.

Lorsqu'un salarié utilise les transports officiels à des fins personnelles, les inspecteurs peuvent exiger que l'impôt sur le revenu soit imposé sur les revenus perçus en nature. Par exemple, sur la base du coût de location d'une voiture pour la période d'utilisation. Ceci est indiqué dans

Raisonnement

Comment enregistrer et refléter dans la comptabilité l'achat de carburant et de lubrifiants contre de l'argent

Lettre de transport

La quantité de carburants et lubrifiants consommés doit être documentée (partie 1 de l'article 9 de la loi du 6 décembre 2011 n° 402-FZ, paragraphe 1 de l'article 252 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Pour ce faire, utilisez des feuilles de route. Ils sont nécessaires que la voiture soit possédée ou louée (y compris auprès d'un salarié).

Comment émettre des lettres de transport pour documenter le carburant et les lubrifiants usés

Une organisation peut utiliser :

Si des exemples de lettres de voiture unifiées ne conviennent pas pour une raison quelconque (par exemple, certains détails ne sont pas utilisés ou il n'y a pas d'indicateurs nécessaires), vous pouvez développer indépendamment des formes de lettres de voiture. Enregistrer l'utilisation des lettres de voiture dans la politique comptable (article 4 du PBU 1/2008).

Avez-vous décidé d'élaborer vous-même le formulaire de la feuille de route ? Vérifiez ensuite qu'il contient toutes les mentions obligatoires prévues à la section II de l'arrêté n° 152 du ministère des Transports de Russie du 18 septembre 2008. Il s'agit notamment du numéro de la lettre de voiture par ordre chronologique, des informations sur sa validité période, informations sur le conducteur, informations sur le véhicule et autres. Vous pouvez également fournir des détails supplémentaires qui tiennent compte des spécificités des activités de l’organisation.

De plus, un tel formulaire doit répondre à d'autres exigences légales pour les documents primaires (partie 2, article 9 de la loi n° 402-FZ du 6 décembre 2011).

Veuillez remplir une copie de la feuille de route pour chaque véhicule. Et le type de voiture doit être immédiatement indiqué au nom de la feuille de route. Par exemple : une feuille de route pour une voiture de tourisme ou une feuille de route pour un bus. Le formulaire doit être rempli par un employé autorisé de l'organisme (par exemple, un répartiteur ou un secrétaire d'un parc automobile, s'il y en a un). Toutes les lettres de voiture doivent être numérotées et certifiées par un sceau (cachet).

A la sortie de la voiture et après son retour au garage, la feuille de route doit être vérifiée (relevés du compteur kilométrique, consommation de carburant, etc.) et certifiée par le mécanicien ou l'employé responsable de l'exploitation du véhicule avec sa signature (indiquant son nom complet) ou le cachet correspondant.

Sur la base des résultats d'un mois, d'un trimestre ou d'une date précise, vous pouvez vérifier la correspondance des relevés réels du compteur kilométrique avec les données de la feuille de route. Documenter le résultat d'un tel contrôle dans un acte.

Les dates et heures de l’examen médical pré-départ et post-départ du conducteur sont fixées par le professionnel médical qui a procédé à l’examen. Ces données doivent également être certifiées par sa signature indiquant son nom complet ou le cachet correspondant. De plus, sur la base des résultats de l'examen médical avant le voyage, le travailleur médical doit inscrire sur la feuille de route : « A réussi un examen médical avant le voyage et est autorisé à effectuer des tâches professionnelles ». Et selon les résultats de l'examen médical d'après voyage, l'inscription : « A passé avec succès un examen médical d'après voyage. » Ces notes doivent être prises indépendamment du fait que la voiture soit possédée ou louée (y compris auprès d'un employé).

Les dates et heures du contrôle technique avant départ du véhicule sont fixées par l'inspecteur de l'état technique du véhicule qui a effectué le contrôle. Il certifie ces données par sa signature indiquant son nom complet.

Ceci est prévu aux paragraphes , , et de la procédure approuvée par arrêté du ministère de la Santé de Russie du 15 décembre 2014 n° 835n, paragraphes , de la procédure approuvée par arrêté du ministère des Transports de Russie du 18 septembre 2014. 2008 n° 152.

La procédure d'inspection avant départ de l'état technique des véhicules a été approuvée par arrêté du ministère des Transports de Russie du 6 avril 2017 n° 141, qui n'entrera en vigueur que le 24 décembre. Mais comme l'obligation d'apposer une marque de contrôle avant départ sur les feuilles de route est directement énoncée dans les arrêtés en vigueur du ministère de la Santé et du ministère des Transports, elle doit être apposée avant cette date.

Pour plus d'informations sur qui peut procéder à un examen médical d'un conducteur, voir Quand il est nécessaire de procéder à un examen médical obligatoire d'un employé.

Si les feuilles de route ne contiennent pas de mention du conducteur soumis à un examen médical, ou si la marque n'est pas faite par un médecin qualifié, mais par quelqu'un d'autre, l'entreprise sera condamnée à une amende.

Émettez une feuille de route pour chaque jour ou pour toute autre période n'excédant pas un mois. Si un véhicule est utilisé par plusieurs conducteurs en équipe, plusieurs feuilles de route peuvent être émises pour un véhicule à la fois - pour chaque conducteur.

Cette procédure de remplissage des lettres de transport est prévue à la section III de l'arrêté n° 152 du ministère des Transports de Russie du 18 septembre 2008.

Le chef comptable conseille : Lors de la préparation des lettres de voiture, remplissez soigneusement et sans erreurs tous les détails requis. Lors de l'inspection, les inexactitudes peuvent devenir un motif pour les inspecteurs d'exclure les lettres de voiture des documents confirmant les dépenses. Dans ce cas, la justification des frais devra être prouvée devant le tribunal.

La pratique d'arbitrage qui s'est développée lors de l'examen de tels litiges est hétérogène. Certains tribunaux soulignent : les incohérences dans les feuilles de route ne réfutent pas le fait que l'organisation a eu des dépenses liées aux activités commerciales (voir, par exemple, la décision de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 15 décembre 2008 n° VAS-16222/ 08, résolutions du Service fédéral antimonopole du district du Caucase du Nord du 26 novembre 2009 n° A32-24509/2007, du 27 août 2008 n° F08-5063/2008).

Dans le même temps, de nombreux tribunaux confirment : les dépenses en carburant et lubrifiants ne réduisent pas l'assiette de l'impôt sur le revenu si les feuilles de route ne contiennent pas d'informations sur l'itinéraire, le kilométrage, les relevés du compteur kilométrique, si les feuilles de route sont signées par des personnes non autorisées, il n'y a pas de transcriptions de signatures, etc. (voir ., par exemple, décision de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 30 août 2013 n° VAS-11880/13, résolution du Service fédéral antimonopole du district de l'Oural du 5 mars 2009 N° Ф09-946/09-С5, district de Sibérie occidentale du 20 novembre 2009 (n° A46-11958/2009) .

S'il est impossible de remplir l'un des détails de la feuille de route, la raison doit être documentée et indiquée dans le champ approprié. Cette situation peut notamment survenir si, en raison d'un dysfonctionnement du compteur kilométrique, il est impossible de remplir le champ « Relevés du compteur kilométrique » dans la feuille de route. Dans ce cas, reflétez le fait de la panne dans le document approprié (par exemple, vous pouvez établir un rapport sur les dysfonctionnements (défauts) identifiés de l'immobilisation). Indiquez le fait de panne de l'équipement et les détails d'un tel document (par exemple, un rapport) dans le champ « Relevés du compteur kilométrique ». De plus, un document confirmant la distance parcourue par une voiture avec un compteur kilométrique défectueux doit être joint à la feuille de route. Il doit contenir tous les détails nécessaires fournis pour les documents primaires (). Vous pouvez confirmer votre kilométrage, par exemple, avec une attestation comptable. Il reflète la distance parcourue par la voiture (elle peut être déterminée grâce à des mesures). Cette procédure est recommandée dans la lettre du Service fédéral des impôts de Russie du 16 juillet 2010 n° ШС-37-3/6848.

Attention: L'utilisation par un salarié d'un véhicule de société sans feuilles de route ou autres pièces justificatives peut être considérée comme une utilisation du véhicule à des fins personnelles. Si tel est le cas, les inspecteurs peuvent exiger que l’impôt sur le revenu des personnes physiques soit calculé sur les revenus perçus en nature. Par exemple, sur la base du coût de location d'une voiture pour la période d'utilisation. Ceci est indiqué dans la lettre du ministère des Finances de la Russie du 11 juin 2014 n° 03-04-05/28243.

Pour contrôler lequel des conducteurs a reçu des lettres de voiture et quand, et si elles ont été soumises au service comptable à temps, effectuer des inscriptions dans le journal de bord d'enregistrement du mouvement des lettres de voiture (article 17 de la section III de l'arrêté du ministère des Transports de Russie du 18 septembre 2008 n° 152). La résolution n° 78 du Comité national des statistiques de Russie du 28 novembre 1997 prévoit un formulaire standard de ce document (formulaire n° 8).

Les lettres de voiture émises doivent être conservées pendant cinq ans (article 18 de la section III de l'arrêté du ministère des Transports de Russie du 18 septembre 2008 n° 152).

Comment émettre une feuille de route si le conducteur a trop rempli d'essence

« …Nous disposons de plusieurs voitures de société. Le salarié n’a pas eu le temps de s’arrêter dans une station-service avant son déplacement professionnel. Nous avons vidé l'essence du réservoir de l'autre voiture et fait le plein de sa voiture. Comment répercuter l’opération sur la feuille de route d’une voiture dans laquelle il y a moins d’essence ?..”

Vous pouvez effectuer une inscription dans l'espace libre de la feuille de voyage.

La consommation de carburant est confirmée par les feuilles de route. Le conducteur enregistre l'essence restante en début et en fin de journée, ainsi que la consommation de carburant. Un employé dont la voiture a déversé de l'essence n'aura pas le même bilan de carburant en fin de journée avec le reste le lendemain. Cela doit être expliqué. Prenez note dans l'espace libre. Par exemple, dans la colonne « Écarts ».

De plus, rédigez une note indiquant que l'employé doit vider l'essence dans une autre voiture. Vous pouvez également émettre une facture pour un mouvement interne. Indiquez-y que le conducteur a transféré de l'essence pour une autre voiture. Ces documents confirmeront que l'employé n'a pas consommé de carburant, mais l'a transféré dans une autre voiture.

Vladislav Volkov répond :

Chef adjoint du Département de la fiscalité des revenus des personnes physiques et de l'administration des cotisations d'assurance du Service fédéral des impôts de Russie

« Les inspecteurs compareront les revenus des particuliers du 6-NDFL avec le montant des paiements calculés pour les primes d'assurance. Les inspecteurs commenceront à appliquer ce ratio de contrôle à partir de la déclaration du premier trimestre. Tous les ratios de contrôle pour vérifier le 6-NDFL sont indiqués. Pour obtenir des instructions et des exemples de remplissage du 6-NDFL pour le premier trimestre, consultez les recommandations.

Les règles de remplissage des lettres de voiture (lettres de transport de voiture) sont établies par arrêté du ministère des Transports de la Fédération de Russie du 18 septembre 2008 n° 152. Nous avons rassemblé ces règles dans un article et vous pouvez désormais remplir les lettres de voiture sans aucun problème. . Nous avons également un formulaire de lettre de transport (formulaire de lettre de transport) et un exemple de la façon de remplir une lettre de transport. La feuille de route d'une voiture de tourisme et la feuille de route d'un camion sont remplies ainsi.

Vous pouvez télécharger gratuitement le formulaire actuel du Waybill dans le service de comptabilité en ligne « My Business », après avoir bénéficié d'un accès gratuit au service via.

Mentions obligatoires de la lettre de voiture

La feuille de route doit contenir les informations obligatoires suivantes :

1. nom et numéro de la lettre de voiture ;
2. des informations sur la période de validité de la lettre de transport ;
3. des informations sur le propriétaire (détenteur) du véhicule ;
4. des informations sur le véhicule ;
5. informations sur le conducteur.

Les informations sur la période de validité de la lettre de voiture comprennent la date (jour, mois, année) pendant laquelle la lettre de voiture peut être utilisée, et si la lettre de voiture est émise pour plus d'un jour - les dates (jour, mois, année) du début et fin de la période pendant laquelle la lettre de transport peut être utilisée.

Les informations sur le propriétaire (propriétaire) du véhicule comprennent :

1. pour une personne morale - nom, forme juridique, localisation, numéro de téléphone ;
2. pour un entrepreneur individuel - nom, prénom, patronyme, adresse postale, numéro de téléphone.

Les détails du véhicule incluent :

1. type de véhicule (voiture particulière, camion, bus, trolleybus, tramway) et modèle du véhicule, et si le camion est utilisé avec une remorque pour voiture, une semi-remorque pour voiture, en plus - le modèle de la remorque pour voiture, semi-remorque pour voiture bande-annonce;
2. plaque d'immatriculation d'État d'une voiture de tourisme, d'un camion, d'une remorque cargo, d'une semi-remorque cargo, d'un bus, d'un trolleybus ;
3. relevés du compteur kilométrique (kilomètres complets) lorsque le véhicule quitte le garage (dépôt) et entre dans le garage (dépôt) ;
4. date (jour, mois, année) et heure (heures, minutes) du départ du véhicule de la place de stationnement permanente du véhicule et de son arrivée au parking indiqué.

Les informations sur le conducteur comprennent :

1. nom, prénom, patronyme du conducteur ;
2. date (jour, mois, année) et heure (heures, minutes) de l'examen médical avant et après le voyage du conducteur.

Des précisions complémentaires peuvent être portées sur la feuille de route, en tenant compte des spécificités des activités liées au transport de marchandises, de passagers et de bagages par transport électrique routier ou terrestre urbain.

Procédure pour remplir une feuille de route

Une lettre de voiture est délivrée pour chaque véhicule utilisé par une personne morale ou un entrepreneur individuel pour le transport de marchandises, de passagers et de bagages par transport électrique routier et terrestre urbain dans les communications urbaines, périurbaines et interurbaines.

La lettre de voiture est délivrée pour une journée ou une durée n'excédant pas un mois.

Si, pendant la période de validité de la feuille de route, le véhicule est utilisé en équipes par plusieurs conducteurs, il est alors permis d'émettre plusieurs feuilles de route pour un véhicule séparément pour chaque conducteur.

Le nom de la feuille de route indique le type de véhicule pour lequel la feuille de route est émise (lettre de voiture particulière, lettre de voiture tramway, etc.). Le numéro de la feuille de route est indiqué dans la rubrique titre par ordre chronologique conformément au système de numérotation adopté par le propriétaire du véhicule. Dans la partie en-tête de la lettre de voiture, un sceau ou un cachet d'une personne morale, d'un entrepreneur individuel, qui possède les véhicules concernés sur la base de la propriété ou d'une autre base juridique, est apposé.

Les dates, heures et relevés du compteur kilométrique lorsqu'un véhicule quitte un parking permanent et entre dans un parking permanent sont inscrits par des personnes habilitées désignées par décision du chef d'entreprise ou de l'entrepreneur individuel, et sont certifiés par leurs cachets ou signatures indiquant les initiales et noms de famille, à l'exception des cas où l'entrepreneur individuel cumule les fonctions de conducteur.

Les dates, heures et relevés du compteur kilométrique lorsqu'un véhicule quitte un parking permanent et entre dans le parking spécifié sont saisis par l'entrepreneur individuel si l'entrepreneur spécifié cumule les fonctions de conducteur.

Si plusieurs feuilles de route sont établies pour un véhicule, séparément pour chaque conducteur, la date, l'heure et les relevés du compteur kilométrique lorsque le véhicule quitte le parking permanent sont inscrits sur la feuille de route du conducteur qui est le premier à quitter le parking permanent, et le date, heure et relevé du compteur kilométrique à l'arrivée véhicule pour stationnement permanent - dans la feuille de route du conducteur qui est le dernier à entrer dans le parking permanent.

Les dates et heures de l'examen médical avant et après le voyage du conducteur sont inscrites par le travailleur médical qui a procédé à l'examen correspondant et certifiées par son cachet et sa signature indiquant le nom, le prénom et le patronyme.

Les propriétaires (possédants) de véhicules sont tenus d'enregistrer les lettres de voiture émises dans le journal d'enregistrement des lettres de voiture.

Les lettres de voiture émises doivent être conservées pendant au moins cinq ans.

Pour commencer, définissons qu'une feuille de route est le principal document principal pour l'enregistrement du kilométrage, de la déduction du carburant, de l'itinéraire du véhicule et du travail du conducteur, qui doit lui être délivré quotidiennement (si nécessaire). La forme unifiée de ce document a été approuvée par le décret du Comité national des statistiques de Russie du 28 novembre 1997 n° 78.

L'exigence d'avoir une feuille de route est contenue au paragraphe 59 des Instructions pour la comptabilité budgétaire et au sous-paragraphe 5.4 du paragraphe 5 de l'arrêté n° 27 du ministère des Transports de Russie du 9 mars 1995. En outre, le paragraphe 2.1.1 du Les règles de circulation, qui ont été approuvées par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 23 octobre 1993 n° 1090, indiquent que dans certains cas, le conducteur doit avoir avec lui une feuille de route, une carte de permis et des documents pour la marchandise transportée. , ainsi qu'une police d'assurance pour l'assurance responsabilité civile obligatoire.

Si le conducteur n'a pas de feuille de route, il peut être condamné à une amende en vertu de l'article 12.3 du Code de la Fédération de Russie sur les infractions administratives.

Veuillez noter que la forme de la lettre de voiture utilisée dépend du type de véhicule.

Par exemple, pour les voitures particulières, le formulaire 0345001 est utilisé et pour les camions, les formulaires de lettre de transport 0345004 et 0345005 sont utilisés.

Procédure d'inscription

La feuille de route est délivrée par le répartiteur ou un autre employé autorisé à cet effet par le chef de l'établissement.

En règle générale, le document en question n’est délivré que pour un jour (poste) de travail du conducteur. La feuille de route suivante est émise à condition que le conducteur ait soumis le document de la journée de travail précédente. Si un employé est envoyé en voyage d'affaires et effectue un travail pendant plus d'une journée, une feuille de route peut être émise pour le nombre de jours requis. Les lettres de voiture sont émises en un seul exemplaire et conservées pendant cinq ans.

Veuillez noter que les données liées au fonctionnement du véhicule (par exemple, les données sur les temps d'inactivité) sont inscrites sur la feuille de route par le conducteur et vérifiées par sa signature. La responsabilité de remplir correctement le document incombe au chef de l'établissement, ainsi qu'aux personnes chargées de l'exploitation du véhicule et qui participent à l'établissement de ce document.

Remplissez les détails

Le document en question doit indiquer son numéro de série, sa date d'émission, le cachet et le sceau de l'institution au bilan de laquelle la voiture est inscrite. Assurez-vous d'indiquer la marque et le numéro d'immatriculation de la voiture. Si les modes de transport agréés sont effectués en voiture, une marque correspondante est apposée sur la ligne « Carte de permis ». Si la voiture est utilisée uniquement pour des besoins administratifs, un tiret est placé dans la ligne indiquée.

Au verso de la feuille de route, l’itinéraire de la voiture est indiqué : destination, heures de départ et de retour, ainsi que le nombre de kilomètres parcourus. Ces indicateurs servent de base à l'amortissement du coût de l'essence consommée, ainsi que du salaire du conducteur de la voiture, en dépenses selon le devis pour l'entretien de l'institution.

N'oubliez pas que si le document n'indique pas d'informations sur l'itinéraire, alors, selon les spécialistes du service financier principal, cela ne permet pas de confirmer le fait que la voiture a été utilisée pour les besoins de l'institution (lettre du ministère de Finances de la Russie du 20 février 2006 n° 03-03-04/1/129). Rosstat insiste également sur le fait que chaque point d'itinéraire doit être indiqué sur la feuille de route (lettre du 3 février 2005 n° IU-09-22/257).

La colonne « Code Client » est renseignée si le véhicule est utilisé pour desservir des clients tiers.

Dans la section « Résultat de l'exploitation du véhicule par quart de travail », le salaire du conducteur est calculé. Si les salaires sont calculés selon un système de rémunération au temps, alors le nombre d'heures travaillées est indiqué. Le montant du salaire accumulé est indiqué dans la ligne « Pour les heures, les roubles, les kopecks ». Si le salaire du conducteur est calculé selon un système de rémunération à la pièce en fonction des kilomètres parcourus, alors le montant du salaire est inscrit sur la ligne « Pour kilomètres, roubles, kopecks ». Le comptable confirme le calcul du salaire du conducteur avec sa signature. Nous avons donné un exemple de remplissage d'une lettre de voiture pour une voiture de tourisme en annexe 1 à Page 1 , page 2 .

Les conducteurs doivent-ils passer un examen médical ?

Chaque institution qui exploite des véhicules est tenue de procéder à des examens médicaux des conducteurs avant et après le voyage. Cette responsabilité leur est confiée conformément au paragraphe 1 de l'article 20 et à l'article 23 de la loi fédérale du 10 décembre 1995 n° 196-FZ « sur la sécurité routière ». Notons que le ministère de la Santé de Russie, en collaboration avec le ministère des Transports de Russie, a approuvé les recommandations méthodologiques « Sur l'organisation des examens médicaux avant le départ des conducteurs de véhicules » (voir lettre du ministère de la Santé de Russie du mois d'août 21, 2003 n° 2510/9468-03-32). Ce document réglemente la procédure de réalisation des examens médicaux des conducteurs et, tout d'abord, devrait aider l'institution à bien organiser ce processus.

Un cachet est apposé sur la feuille de route indiquant la date et l'heure exacte de la visite médicale, le nom, les initiales et la signature du travailleur médical qui a procédé à la visite médicale. Le cachet n'est apposé que s'il n'y a aucun symptôme de la maladie, si le conducteur est ivre, etc.

Les examens médicaux avant le voyage ne peuvent être effectués que par du personnel disposant du certificat approprié, ainsi que par des établissements médicaux agréés. Cette position est également confirmée par la pratique judiciaire (résolution du Service fédéral antimonopole du district de l'Oural du 1er août 2005 n° F09-3196/05-S7).

Rappelons que l'absence de cachet confirmant la réalisation d'une inspection avant départ peut être qualifiée de violation de la législation sur la protection du travail. Dans ce cas, les fonctionnaires peuvent être condamnés à une amende pouvant aller jusqu'à 1 000 roubles. jusqu'à 5000 roubles. (Article 5.27 du Code de la Fédération de Russie sur les infractions administratives).

Nous apportons des corrections

La lettre de voiture étant reconnue comme document comptable principal, lors de ses corrections, il convient de se guider sur le paragraphe 4 de l'instruction n° 25n et le paragraphe 5 de l'article 9 de la loi fédérale du 21 novembre 1996 n° 129-FZ.

Il est possible d'apporter des modifications aux documents comptables primaires, mais uniquement en accord avec les participants aux transactions commerciales. Ceci doit être confirmé par les signatures des mêmes personnes qui ont signé les documents concernés, indiquant la date des corrections. Par conséquent, une correction (par exemple, les normes de consommation d'essence) doit être confirmée par la signature du conducteur et du mécanicien (ou de toute autre personne autorisée).

Enregistrement des lettres de voiture

L'employé qui a délivré la lettre de voiture au conducteur l'enregistre dans le registre des lettres de voiture à l'aide du formulaire 0345008, approuvé par le décret du Comité national des statistiques de Russie du 28 novembre 1997 n° 78. Le numéro et la date de délivrance du document doivent correspondre à la date de son inscription dans ce journal. Dans chaque ligne du journal, le numéro de la feuille de route, la date de son émission, les données du conducteur sont écrits séquentiellement, et le conducteur et le répartiteur apposent également leur signature indiquant la date à laquelle le répartiteur a reçu la feuille de route du conducteur. Un exemple de remplissage de ce registre comptable est donné en Annexe 2 .

Lettres de transport - la base de la radiation du carburant et des lubrifiants

Après réception des feuilles de route, le comptable vérifie leur exactitude et amortit l'essence consommée par le conducteur (article 59 de l'instruction n° 25n). Pour calculer le coût du carburant et des lubrifiants, il est nécessaire que le kilométrage réel du véhicule et la consommation de carburant soient déterminés dans la feuille de route.

A noter : lors des contrôles, si le document ne contient pas les informations nécessaires (voire le document lui-même), les inspecteurs reconnaissent les dépenses comme non confirmées.

De plus, on note que si une institution verse à son employé une indemnité pour l'utilisation de sa voiture personnelle lors de déplacements professionnels, alors la validité des dépenses est également confirmée par des feuilles de route. Le ministère russe des Finances insiste sur ce point dans sa lettre du 16 novembre 2006 n° 03-03-02/275.

Questions d'actualité concernant les règles d'émission des titres de transport

Peut-être que tout comptable qui prend en compte les lettres de voiture s'est posé des questions : est-il possible de délivrer ce document pour une durée supérieure à un jour et est-il possible d'utiliser un formulaire non standard, etc. Nous y répondrons également.

Durée de validité des documents

Les documents primaires doivent être établis de telle manière et avec une telle régularité que, sur leur base, il soit possible de juger de la validité des dépenses engagées.

Selon Rosstat, exprimé dans la lettre n° IU-03-22/257 du 3 février 2005, une feuille de route n'est émise que pour un jour ou une équipe. Il est délivré pour une durée plus longue en cas de déplacement professionnel lorsque le conducteur effectue une tâche pendant plus d'une journée (poste).

Cependant, dans la lettre du 3 février 2006 n° 03-03-04/2/23, le ministère russe des Finances a exprimé la position suivante. Une lettre de transport peut également être émise pour une période plus longue, par exemple une semaine ou même un mois. Certes, même dans ce cas, il doit assurer la comptabilisation du temps travaillé et de la consommation de carburants et de lubrifiants. Et le document confirmera également les dépenses de l'institution (y compris en tant que contribuable) en carburant et lubrifiants. N'oubliez pas, après avoir pris une telle décision, de l'approuver dans la politique comptable.

Il existe des précédents où les juges ont soutenu des organisations qui préparaient des feuilles de route une fois par mois (Résolution du Service fédéral antimonopole du district du Nord-Ouest du 5 avril 2004 n° A56-22408/03).

A noter que toutes ces précisions ont été apportées par rapport aux feuilles de route, qui ont confirmé le bien-fondé de la prise en compte des coûts des carburants et lubrifiants dans le calcul de l'impôt sur le revenu. Ainsi, les autorités de contrôle peuvent se référer aux dispositions de l'instruction n° 25n, selon lesquelles les institutions budgétaires sont tenues d'utiliser des formes unifiées de documents comptables primaires. La liste des formulaires de documents de la classe 03 du classificateur panrusse de la documentation de gestion (OKUD) comprend également les formulaires de lettres de voiture destinés à être remplis pour une journée.

Ainsi, afin d'éviter les situations conflictuelles avec les autorités de régulation, nous recommandons tout de même d'établir quotidiennement une feuille de route.

À propos de l'utilisation de la forme libre

Les lettres du ministère des Finances de la Russie du 7 avril 2006 n° 03-03-04/1/327 et du 16 mars 2006 n° 03-03-04/2/77 indiquent que seules les entreprises de transport automobile sont tenues de préparer les feuilles de route sous la forme établie. D'autres organisations (institutions) peuvent élaborer leur propre forme de lettre de voiture ou autre document confirmant les dépenses en carburant et lubrifiants, qui doit refléter toutes les mentions obligatoires prévues au paragraphe 2 de l'article 9 de la loi fédérale du 21 novembre 1996 n° 129- FZ.

Cependant, le paragraphe 59 de l'instruction n° 25n établit des formulaires unifiés spécifiques pour la radiation des carburants et lubrifiants (approuvés par la résolution du Comité national des statistiques de Russie du 28 novembre 1997 n° 78), qui devraient être utilisés par les institutions budgétaires. .

La composition de l'ensemble des formes unifiées de documentation comptable primaire pour l'enregistrement des travaux dans le transport routier s'applique aux personnes morales de toutes formes de propriété engagées dans l'exploitation de véhicules et est obligatoire pour les institutions de transport routier.

Par conséquent, nous vous recommandons de ne pas vous écarter des exigences de l'instruction n° 25n et d'utiliser des formulaires standardisés de lettres de voiture. Si vous devez compléter le formulaire avec de nouveaux détails, n'oubliez pas de le refléter dans la politique comptable de l'institution.

Lectures du compteur de vitesse

Un mécanicien ou un autre employé désigné par le gestionnaire vérifie et enregistre quotidiennement les relevés du compteur de vitesse du véhicule sur la feuille de route (dans les colonnes « Relevés du compteur de vitesse » et « Relevés du compteur de vitesse au retour au garage »). Bien entendu, les lectures du compteur de vitesse sur la feuille de route en début de journée doivent coïncider avec les lectures à la fin de la journée précédente de fonctionnement de la voiture. Sur la base des données de ces colonnes, la quantité standard de carburant consommée est déterminée en fonction du kilométrage réel du véhicule et des normes de consommation de carburant approuvées par arrêté du gestionnaire.

Examen médical - autorisation de travail du conducteur

Avant de partir, chaque conducteur doit se soumettre à un examen médical. Ce n'est qu'après cela que le conducteur est autorisé à travailler. Le conducteur ne doit pas avoir :
- les problèmes de santé ;
- les signes objectifs de maladies ;
- violations de l'état fonctionnel du corps ;
- des signes de consommation de boissons alcoolisées, de stupéfiants et autres substances psychotropes ;
- violations du régime de travail et de repos.

Les résultats d'une telle inspection doivent être consignés dans un journal spécial.