El libro de trabajo es considerado uno de los principales documentos legales. Es prueba de empleo oficial..

Su original está siempre con el empleador durante todo el período de empleo, y no se emite hasta el momento del despido. Hay casos en los que, al obtener un préstamo, los bancos deben proporcionar una copia del documento para confirmar el empleo.

Muchas personas tienen una duda sobre cómo certificar un libro de trabajo para un banco y qué páginas se necesitan para la certificación.

¿En qué casos es necesario

La información de empleo puede ser necesaria para varias organizaciones, incluidas las instituciones bancarias. El libro de trabajo se certifica ante el banco para los siguientes fines:

• En caso de préstamo.
• Para recibir subsidios.

Hasta hace poco tiempo, el departamento de crédito no necesitaba una copia del libro de trabajo para proporcionar fondos a los clientes. Sin embargo, con el crecimiento de los préstamos pendientes y la insolvencia de los clientes, algunas instituciones han endurecido sus requisitos para emitirlos y han agregado información sobre la actividad laboral al paquete de documentos requerido.

¡ATENCIÓN! Al proporcionar una copia certificada, el cliente confirma su solvencia financiera.

Procedimiento de certificación

El departamento de personal es responsable del almacenamiento y mantenimiento de todos los documentos de la organización, incluido el libro de trabajo. No solo un empleado del servicio de personal tiene derecho a certificar este documento. Tales facultades las tiene el contador jefe y directamente el propio patrón.

La certificación del libro es un proceso paso a paso. Es importante saber cómo va bien este proceso. Qué debe hacer para obtener una copia del documento:

1. Póngase en contacto con el Departamento de Recursos Humanos con una solicitud por escrito de una copia del libro. El oficial de personal debe proporcionar una muestra del llenado de la solicitud. Si este no es el caso, entonces se redacta de forma arbitraria a nombre del jefe de la organización. Si se necesita una copia para el banco, esta información se indica en la apelación.
2. Una copia de este documento debe ser certificada por el jefe o jefe del departamento de personal.
3. La provisión de hojas certificadas al empleado solicitado debe llevarse a cabo dentro de los tres días a partir del momento en que se presentó la solicitud, pero no más tarde.

No siempre es necesario certificar una copia de todas las páginas de un documento laboral. Para un banco, a veces la información relativa a un determinado período de tiempo es suficiente.

¡ATENCIÓN! A veces es suficiente certificar solo la última hoja.

Validez

El documento tiene una validez de un mes a partir de la fecha de su certificación y emisión. Será válida para la prestación de servicios bancarios. Además, la fuerza legal se pierde, sin embargo, el plazo de su validez para el banco puede aumentarse o reducirse.

Para esto, un oficial de personal registra una fecha específica a partir de la cual y hasta qué fecha será válido este documento. Estas entradas deben completarse en la última página del libro fotocopiado.

La relevancia del período actual se pierde cuando aparece una nueva marca en el libro, por ejemplo, sobre la reducción de un empleado.

Requisitos del procedimiento

La ejecución de la copia debe realizarse correctamente, de lo contrario no tendrá fuerza legal. Requisitos principales:

• Se puede proporcionar una copia del documento ya sea por fotocopia o por texto escrito en una computadora. En este caso, se debe hacer una copia solo de la muestra original del documento.
• El primer paso es hacer una copia de la portada con las iniciales del empleado. Las hojas en blanco no se pueden fotocopiar.
• Cada página debe tener una marca especial "La copia es correcta", que se realiza manualmente o con la ayuda de un sello.
• Debajo de esta inscripción debe constar la firma y apellido del empleado que certifica el documento con la transcripción de su cargo. También se pone la fecha de certificación y el sello oficial de la organización.
• Las hojas preparadas deben graparse o coserse con hilo.

También es posible certificar no todas las páginas del documento. En esta situación, todas las hojas están grapadas y numeradas. En la última página, se indica la entrada "Cosido, numerado y el número de páginas". Luego se coloca un sello y se hace una marca de certificación.

Haciendo la última hoja

Se certifica de manera especial una fotocopia de la última página del documento. En él, además de la inscripción “La copia es correcta”, la frase “Trabajando hasta la actualidad”, el número de registro, el cargo del especialista, así como la firma, apellido del funcionario y la fecha de certificación de la copia debe indicarse por escrito.

¡IMPORTANTE! El sello de la organización debe estar presente, el sello no puede colocarse en una parte vacía de la página, debe afectar parte del texto y la firma. De lo contrario, la copia del documento se considerará inválida.

Ciudadanos que no trabajan

¿Cómo se necesita emitir una fotocopia de un libro de trabajo para una entidad bancaria para personas que no trabajan y tienen un libro de trabajo en sus manos?

Para hacer esto, debe comunicarse con cualquier oficina notarial. Para un notario, debe proporcionar un pasaporte y redactar una solicitud para la necesidad de certificar una copia.

El notario, habiendo considerado esta apelación y aceptando brindar dicho servicio, hace una fotocopia del libro con la inscripción "Copia correcta", pone la fecha y firma.

El periodo de validez de una fotocopia de folios certificada por notario es el mismo que el periodo de validez certificado por el departamento de RRHH. El empleado tiene una base legal para recibir una copia del libro certificado.

Es importante recordar que El documento no emitido dentro del plazo de tres días establecido puede resultar en una multa para el empleador. Un documento ejecutado incorrectamente puede ser motivo para rechazar un préstamo a un cliente, así como otras consecuencias desagradables.

Una copia del libro de trabajo es un documento que un empleado puede necesitar al comunicarse con un banco, el Fondo de Pensiones y en otras situaciones. Debe ser emitido por un especialista en el departamento de personal. ¿Parecería que podría ser más fácil que certificar y emitir una copia al empleado? Pero incluso en un caso tan simple, a primera vista, es importante no cometer un error, no violar los derechos de un empleado y no realizar una inspección no programada en la empresa.

Sin solicitud - sin documentos

Antes de hablar de cómo se certifica una copia del libro de trabajo, recordemos que el libro de trabajo en sí es propiedad del trabajador. Pero ella está temporalmente con el empleador, para que ingrese en el documento toda la información necesaria sobre las actividades profesionales del ciudadano.

Para obtener un libro de trabajo, un extracto o una copia, de acuerdo con el artículo 62 del Código Laboral de la Federación Rusa, una persona no solo debe pedirle a un empleado del departamento de personal que prepare un documento, debe contactar sus superiores por escrito. A continuación se muestra un ejemplo de solicitud de una copia. Su forma no está establecida a nivel legislativo, por lo que el recurso puede formularse arbitrariamente, pero teniendo en cuenta los requisitos de documentación personal (a quién y de quién fue escrito, el motivo y fundamentos del recurso, la fecha y el personal). firma del aplicante). La aplicación se puede escribir a mano o por computadora, como se muestra en la muestra. En este último caso, es importante que el recurso sea firmado personalmente por el solicitante.

Ejemplo de solicitud para emitir una copia de un libro de trabajo.

Tenga en cuenta que la normativa local de la empresa puede establecer otra forma de solicitar mano de obra. En este caso, el formulario apropiado se entrega al empleado, quien lo completa de acuerdo con las reglas prescritas.

Un punto muy importante: las razones para solicitar una copia pueden ser diferentes: obtener un préstamo de un banco, solicitar un pasaporte, proporcionar datos sobre la experiencia al Fondo de Pensiones, etc. Pero en la solicitud, el trabajador no está obligado para responder a la pregunta de por qué lo necesitaba. Esto no está previsto por la ley. Por lo tanto, si se requiere indicar en los formularios de solicitud desarrollados en la empresa, en relación con los cuales fue necesario certificar documentos relacionados con el trabajo, los inspectores de la Inspección del Estado pueden considerar esto como una violación de la ley.

Los oficiales de personal también deben recordar que es necesario considerar la solicitud del empleado de una copia del libro de trabajo u otros documentos dentro de los tres días. Y no solo para considerar, sino también para tener tiempo para preparar adecuadamente los extractos solicitados. Todos ellos se proporcionan de forma gratuita. Tenga en cuenta que el empleador no puede negarse a proporcionar una copia, esto es contrario al Código Laboral de la Federación Rusa.

Ejemplo: cómo certificar correctamente una copia de un libro de trabajo

Una copia emitida a petición del empleado, en nuestro caso, es un papel oficial. Por lo tanto, debe cumplir con ciertos requisitos. Los analizaremos en detalle para saber cómo certificar correctamente un libro de trabajo.

Tenga en cuenta que todos los requisitos anteriores se describen en GOST, que es voluntario. Por lo tanto, los bancos, las UIF y otras organizaciones pueden tener sus propios requisitos para la certificación de documentos. Deben especificarse con antelación.

Muestra: cómo certificar un libro de trabajo de acuerdo con el GOST actual

Errores comunes

Si el oficial de personal certifica incorrectamente una copia del libro de trabajo, el empleado lo devolverá y todo tendrá que ser rehecho. Para evitar que esto suceda, puede imprimir y tener a mano una copia de muestra del libro de trabajo certificada por el empleador.

¿Qué errores suelen pasar por alto los profesionales?

• Debido a la impresión del sello, parte del texto queda oculto, lo que impide que el destinatario del documento pueda comprender los registros. Coloque correctamente el sello para que no interfiera.
• El sello en sí está desgastado, es difícil saber a qué organización pertenece.
• No hay firmas, cargos u otra información y la persona que certificó la copia del libro de trabajo. O este empleado no está autorizado para realizar tales acciones.
• Se han cometido errores en las entradas y se han hecho correcciones. Cualquier borrones son inaceptables, debido a ellos el documento puede ser invalidado y devuelto a la persona. Si se produjo un error durante la certificación, se debe volver a escanear la hoja, imprimirla e ingresar la información correcta.
• No todas las hojas están certificadas. Esto está permitido solo si todas las hojas de la copia están cosidas, numeradas y selladas.

Estudie cuidadosamente la muestra sobre cómo certificar una copia del libro de trabajo y recuerde las instrucciones propuestas. Será necesaria más de una vez, ya que de forma similar se confirma la autenticidad de otros documentos relativos a las actividades profesionales de los trabajadores.

¿Dónde más puedo obtener una copia certificada del libro de trabajo?

Hasta ahora, hemos considerado la situación en la que una persona trabaja y su libro de trabajo está con el empleador, en el departamento de personal o contabilidad, si se trata de documentación del personal. Pero si un ciudadano está desempleado, tiene un libro de trabajo en sus manos y necesita una copia certificada, debe comunicarse con un notario. Además, debe traer su pasaporte. En una notaría, puede certificar una copia de una persona laboral y trabajadora. Para ello, le pide al empleador un documento contra recibo, y luego lo devuelve.

El notario copia las páginas necesarias (por lo general, estas son solo hojas completas), les pone un sello y una fecha y las firma.

Pero tenga en cuenta que un notario solo puede hacer copias del libro de trabajo original. Si el empleado hace copias con anticipación y las trae, los papeles no serán aceptados. Porque el abogado revisa todos los registros antes de copiarlos y solo entonces puede certificar el libro de trabajo. Por cierto, si el notario encuentra errores o inexactitudes en los registros, le ofrecerá a la persona que primero los corrija con el empleador y luego haga una copia certificada.

Los servicios notariales siempre son pagados. Es mejor aclarar el costo en una notaría específica.

cuanto dura la copia

A nivel legislativo, en ninguna parte se indica dentro de qué plazo es posible presentar una copia del libro de trabajo certificada por el empleador o notario. Pero en las instituciones de crédito, la UIF y otras organizaciones puede haber ciertos requisitos. Por lo general, la "vida útil" del documento no supera los 30 días. Al solicitar grandes cantidades, es posible que requieran una copia preparada dentro de los 3 a 14 días.

Tenga en cuenta que si ha aparecido una nueva entrada en el libro de trabajo, la copia copiada que se hizo anteriormente ya no se considera válida. Necesita ser rehecho.

Un libro de trabajo es la principal confirmación de la experiencia y el empleo de una persona. Por lo tanto, a menudo es requerido por los ciudadanos. Pero de acuerdo con la ley laboral, si una persona está empleada oficialmente, el libro debe llevarse en la organización. Y lo puedes tener en tus manos solo si lo necesitas para su presentación a la Seguridad Social.

En los demás casos, el patrón está obligado a expedir una copia certificada del libro. Como empresario, a menudo completo un documento de este tipo para mis subordinados. Y en este artículo te diré cuáles son los requisitos obligatorios para hacer esta copia.

La base para la emisión de una copia es la solicitud presentada por el empleado. Pero esta regla se aplica más a las empresas grandes y medianas con una gran cantidad de empleados. En pequeñas empresas y empresarios, se podrá expedir copia a petición oral del solicitante. Pero para que no retrase la emisión de dicho documento, le recomiendo que siempre elabore una solicitud para su emisión.

Debe copiar todas las páginas en las que se realizan las entradas. Las copias deben hacerse desde la primera página, que contiene información sobre el propietario del libro. Y la última copia será una hoja con una marca del último lugar de trabajo.

Las copias se pueden certificar de 2 formas:

1. Verifique cada hoja individualmente. Luego es necesario poner la confirmación "Correcto" en cada uno de ellos o escribir "Copiar es correcto". Además, el relleno está obligado a escribir su cargo, apellido, firma y sello de la organización. Además, es necesario fijar la fecha de certificación de las fotocopias.
2. Sujete todas las hojas con costura y adjunte papel adicional, en el que se indicará el número de hojas. También tiene una inscripción que dice que "Copia es correcta" o "Correcto". Asegúrese de indicar el cargo de la persona que realiza el llenado, su nombre completo y sello. No olvide poner también la fecha de emisión de las copias.

Después de la garantía principal, es necesario escribir una frase en la copia de que la persona continúa trabajando. Asegúrese de indicar que se está ejecutando actualmente.

El derecho a firmar tiene:

• personal del departamento de personal;
• contador;
• director;
• emprendedor.

Si la organización tiene un sello, debe colocarse. En su defecto, es necesario registrar " Creer sin sello».

La emisión de una copia debe realizarse a más tardar tres días después de recibir una solicitud del empleado.

Nuevas reglas

Se han realizado algunos ajustes a la legislación que es importante conocer a la hora de realizar una copia. Comenzaron a operar el 1 de julio de este año. Ahora todos los empleadores están obligados a adherirse a la nueva metodología para certificar libros.

La principal diferencia es que ahora también se requiere hacer una nota sobre dónde se almacena exactamente la mano de obra original. Por lo general, el lugar de almacenamiento es la caja fuerte del departamento de personal o el departamento de contabilidad de la empresa.

Si no se realiza dicha firma, la copia se considerará inválida, por lo que deberá volver a emitirse.

Puedes aprender más sobre esto en el siguiente video.

La necesidad de una copia

La necesidad de dicho documento puede surgir de un empleado en diversas situaciones. Los más comunes de estos son:

1. Como prueba de que una persona tiene un trabajo para una entidad de crédito al solicitar un préstamo.
2. Para confirmar información especificado en el cuestionario, por ejemplo, para obtener ciertos documentos.
3. Para determinar la duración de la experiencia total, así como la permanencia del trabajo en último lugar. Esta información suele ser requerida por las entidades de crédito.
4. Determinar las causas de los despidos de trabajos anteriores. Tal información puede ser importante para un nuevo empleador si la persona está buscando un trabajo adicional.
5. Para confirmar el empleo al momento de solicitar beneficios y asignaciones.

Anteriormente, se requería un certificado de trabajo certificado para obtener un pasaporte. Este documento no se requiere actualmente, pero algunos departamentos a veces pueden solicitarlo. Tenga en cuenta que esto es ilegal, ya que todas las agencias gubernamentales están obligadas a actuar de acuerdo con normas estrictamente establecidas, que deben incluir una lista de los documentos requeridos.

A veces, se puede requerir una copia del trabajo al solicitar una visa para ingresar a otro estado. Ya que es importante para ellos saber que algo te conecta con tu país, y además debes tener una fuente de ingresos constante.

Errores comunes

Cada funcionario debe saber cómo llenar correctamente este documento. Pero el propio empleado también debe conocer esta información para poder detectar errores a tiempo y pedirles que los corrijan en tiempo y forma. Las inexactitudes y errores más comunes son:

1. El sello "Copia es correcta" no se indica en todas las hojas siempre que no estén cosidos ni numerados.
2. No todas las hojas tienen la firma del certificador, siempre que todas las hojas no estén cosidas y numeradas.
3. No hay ninguna inscripción en la última hoja. que la persona sigue trabajando.
4. Falta el cargo de la persona que certificó la copia.
5. El empleado que emitió el documento no tiene la autoridad para hacerlo. Las personas que no sean las mencionadas anteriormente no pueden hacer copias.
6. La impresión del sello de la organización está solo en una hoja de papel en blanco y no afecta la copia en sí. El sello debe colocarse de manera que toque el libro fotocopiado.
7. No hay ningún vínculo con el lugar de almacenamiento del libro en sí.

Presta atención a estos errores comunes al emitir un libro y ten cuidado al llenarlo.

emisión de un libro

En algunos casos, los empleados pueden solicitar que se les entregue el libro original en sus manos. Según la legislación laboral, es decir, según el art. 62, se puede expedir libro sólo para presentación al Seguro Social. Y el empleado está obligado a devolverlo a su gerente a más tardar 3 días a partir de la fecha de su recepción de este organismo. En la solicitud de expedición, el trabajador deberá indicar para qué fines requirió el libro original y, de ser posible, adjuntar un documento acreditativo.

En todos los demás casos, solo se emite una copia o un extracto del libro. Si se viola esta regla, se puede imponer una multa de hasta 5 mil rublos a un funcionario, y para una organización su monto será de 30 a 50 mil rublos.

En caso de extravío del libro por parte del trabajador o empleador, éste estará obligado a expedir un duplicado. Tiene 15 días para hacerlo. A su vez, podrá ingresar en el duplicado únicamente aquellos datos que serán documentados. Es decir, el empleado tendrá que hacer una solicitud por escrito a la UIF o al archivo para obtener información sobre su empleo en otras organizaciones.

Para evitar esto, debe ser responsable de almacenar los libros originales de sus empleados. Y también los propios empleados deben entender su responsabilidad si reciben el original en sus manos.

Aconsejo a todas las personas que están oficialmente empleadas:

1. Mantenga una copia certificada del documento en casa. Al mismo tiempo, debe solicitarlo cada vez que realice una nueva entrada en el libro. Por lo tanto, en cualquier momento puede verificar la corrección de su llenado. Y también en caso de daño o pérdida, tendrá un documento acreditativo que acredite que hubo tales asientos en el libro. Luego, puede restaurar muy rápidamente su libro, después de haber recibido su duplicado, donde se realizarán todas las mismas entradas que se indican en la copia certificada.
2. Al recibir una copia en sus manos, asegúrese de verificar que esté correctamente llenada.. Preste especial atención a los frecuentes errores que se cometen al realizar este tipo de copias.

Todos los funcionarios están obligados a saber redactar correctamente dichos documentos, por lo que se les exige que se interesen por todas las novedades en la legislación laboral.

El libro de trabajo es reconocido como un documento oficial de todo ciudadano trabajador. Contiene información sobre su actividad laboral, confirma la antigüedad y los lugares de trabajo. El documento se inicia en el momento de la admisión al primer empleo y lo completa el empleador, posteriormente el libro se almacena en la empresa en la que trabaja la persona, o con el propio empleado.

Hoy en día, existe una pregunta sobre la abolición del trabajo, ya que cada vez más a los trabajadores se les asigna un contrato de trabajo individual, y los datos sobre las primas de seguro pagadas por ellos se ingresan en el Fondo de Pensiones y el Fondo de Seguridad Social, respectivamente. Hay muchas disputas en torno al mantenimiento poco confiable de la mano de obra y documentos falsificados de este tipo.

Debe solicitar una copia.

En muchos casos (por ejemplo, al solicitar un préstamo o varias subvenciones), al presentar la documentación, se solicita un extracto de la mano de obra. Aquí surge la pregunta: ¿cómo presentar un documento que (según la prohibición prescrita en el Código del Trabajo) está prohibido expedirlo a un trabajador hasta el momento del despido?

Si es necesario, a petición del empleado, el empleador emite un extracto/copia del formulario. Un requisito previo es que el empleado presente una solicitud por escrito al jefe de la empresa o al departamento de personal (OK). De acuerdo con el Decreto Gubernativo N° 22, se emite una copia a más tardar 3 días hábiles a partir de la fecha de aceptación de la solicitud.

Aplicar es una práctica que se lleva a cabo en las grandes empresas que emplean a un gran número de empleados. En organizaciones pequeñas, el proceso se simplifica a una solicitud verbal de una copia propia. Si el ciudadano está desempleado, y la obra está en sus manos, puede certificar una copia de la misma en cualquier notaría.

Además, no es necesario enviar una copia completa del documento; en la mayoría de los casos, una página con datos personales y hojas con información sobre períodos individuales de tiempo de trabajo es suficiente.

Tampoco es necesario fotocopiar el papel de trabajo en la impresora, si la calidad de impresión es mala o el texto del formulario está borroso, se permite digitar la información necesaria en la computadora.

El siguiente paso: certificación de una copia de la mano de obra

La copia tiene fecha de caducidad.

Una copia del formulario solo es válida si es absolutamente correcta. Desafortunadamente, un gerente sin experiencia puede certificar el documento incorrectamente, por lo tanto, usted mismo debe conocer todos los matices y verificar cuidadosamente la copia antes de enviarla a las autoridades necesarias.

Las reglas se detallan a continuación:

1. Así, cada página está estampada con el sello correspondiente “Copia correcta”;
2. Luego se certifica: se aplica una firma, el nombre completo del ejecutante, la fecha real y el sello de la organización;
3. No ajuste la escala de la impresora al imprimir o escanear;
4. La extensión del libro, en el que se fija la última marca, se confirma con una nota manuscrita "Trabajando hasta el momento actual", se repite el procedimiento de certificación;
5. Muchos empleadores copian el formulario en 2 pliegos en una hoja. Desafortunadamente, esto solo puede llamarse correcto para ahorrar papel, nada más. Esto se debe a la obligación de todas las autoridades de exigir que todas las páginas del formulario se impriman en un A4 por separado (GOST R 6.30-2003);
6. Copie aquellas hojas del documento que se llenen;
7. La copia debe imprimirse en formato vertical para facilitar la lectura y mostrar las dimensiones reales del documento;
8. No existe un área de firma en el libro de trabajo (que debe sellarse en la parte superior), por lo que, al certificar, algunos gerentes ponen “Copia es correcta” en la parte superior derecha, como al certificar un duplicado de dicho documento. Sin embargo, esta no es la solución correcta, porque duplicar y copiar son diferentes tipos de formularios con propósitos completamente opuestos; además, el sello se superpondrá al número y serie del libro. Sería más lógico poner un sello en la esquina inferior izquierda del documento; esta regla es comparable con GOST;
9. No es necesario marcar el lugar de almacenamiento del original, ya que, según la prescripción, el registro de trabajo se conserva en la empresa hasta el momento del despido del trabajador;
10. Una copia certificada tendrá una validez de un mes (si no se realizan cambios en el original durante este período).

El trazo del sello debe estar completamente superpuesto a la firma y parcialmente al texto del documento mismo, y no al espacio vacío de la tabla, si no se cumple esta condición, la copia puede ser invalidada.

A veces es suficiente certificar solo una copia del último formulario de entrada. Todas las páginas se cosen con un hilo, que luego se saca hasta la última hoja y se pega con una tira de papel con información sobre el número de formularios certificados y la firma del artista.

Dicho documento está certificado por el jefe de la organización o un empleado del departamento de personal.

Cuando lo necesite un desempleado/pensionista, podrá solicitar hacer una copia a partir de un duplicado en el último lugar de trabajo. Si no hay OK, el jefe de contabilidad puede redactar el formulario.

Por lo tanto, hoy GOST R 6.30-2003 es el único documento normativo que especifica las normas para certificar una copia de un documento, pero:

• se introdujo como una lista de recomendaciones y, por lo tanto, es imposible obligar a una persona a seguir completamente GOST;
• formado para papeles organizativos y administrativos, no afecta en nada al libro de trabajo, ya que este documento es de un orden completamente diferente;
• desafortunadamente, ha sido poco procesado desde finales del siglo pasado y, por lo tanto, está desactualizado;
• GOST no se distribuye ampliamente entre los empleados y solo es familiar para los empleados especializados, por lo tanto, a veces un empleado del banco puede considerar que una copia certificada correctamente no es válida y viceversa;
• no hay consenso sobre si es necesario poner "la copia es correcta" o aún escribir manualmente "correcto".

Muestra de copia certificada.

Instituciones que pueden exigir dicho documento

Al más mínimo error, la copia se vuelve inválida.

Se les pide que se presenten para confirmar el empleo en varias empresas, el empleo oficial y la antigüedad en el servicio. Con el empleo paralelo, un ciudadano no puede proporcionar el original, porque se almacena en el lugar de trabajo principal, por lo que también debe redactar una copia certificada del papel.

Anteriormente, también se requería para emitir un pasaporte, pero hoy ha sido excluido de la lista de documentos presentados.

La provisión de dicho formulario es el criterio principal para otorgar un préstamo bancario a un ciudadano. A veces se pueden entregar pequeñas cantidades sin la confirmación de un empleo estable, sin embargo, un documento que confirme el empleo certificado oficialmente proporciona mejores condiciones de préstamo: montos de reembolso e intereses de préstamo más favorables.

Por lo tanto, la mayoría de las veces, al solicitar una copia del libro de trabajo, la organización requerida indica el banco.

Por lo tanto, su aseguramiento es un proceso corto pero laborioso. Las más mínimas desviaciones de GOST (muchas todavía se elaboran de acuerdo con él) permiten que las organizaciones invaliden el documento y tengan que volver a registrar todo.

Sin embargo, con el conocimiento de las normas y reglas necesarias, el empleado puede verificar de forma independiente el recibido y, en caso de errores, comunicarse de inmediato con la organización / oficina notarial en la que se redactó el documento. Para que pueda evitar sin problemas los enfrentamientos con otras organizaciones, el papeleo y la pérdida de tiempo.

A partir de este video, aprenderá cómo flashear correctamente los documentos.

Formulario de preguntas, escriba su

La certificación de los documentos sobre el personal es responsabilidad del oficial de personal. Descubra cómo certificar correctamente el original y las fotocopias del trabajo, sin qué detalles los documentos no son válidos y qué ha cambiado después de la transición al nuevo GOST.

En el artículo:

Descargar documentos útiles:

Cómo certificar un libro de trabajo

Si el empleado está empleado, el libro de trabajo original está en el departamento de personal, donde se guarda en un lugar seguro, una caja fuerte o un gabinete a prueba de fuego. La carátula del documento, así como las entradas de fundamental importancia, deben estar certificadas.

Nuevas reglas en 2019

Las reglas actuales para certificar un libro de trabajo están establecidas por GOST R 7.0.97-2016, aprobada por orden de Rosstandart No. 2004-st del 8 de diciembre de 2016.

De acuerdo con los nuevos requisitos aplicables a partir del 1 de julio de 2018, cada copia certificada debe indicar dónde se almacena el libro de trabajo original (busque un registro de muestra en el Sistema Kadra).

Leer en "Sistema de Personal": Cómo emitir y certificar una copia del libro de trabajo según el nuevo GOST

Cuando sea necesaria la certificación de un libro de trabajo:

1. Al llenar la página de título. Hacer un nuevo libro de trabajo, en primer lugar. completar el titulo. Ingrese información sobre el empleado sobre la base de un pasaporte, diploma y otros documentos proporcionados durante el empleo. Esto debe hacerse en presencia del propietario, quien debe familiarizarse con todas las entradas realizadas bajo la firma. Luego se certifica la carátula con la firma del responsable de llevar los libros de trabajo y el sello de la organización.
2. Por despido de un empleado. Después de ingresar la información sobre la terminación del contrato de trabajo en la sección "Información sobre el trabajo", sangre una línea hacia abajo y en la columna 3 indique el cargo de la persona que realizó la entrada, así como una firma con una transcripción. y el sello de la organización.
3. Al cambiar el apellido, nombre, patronímico o fecha de nacimiento de un empleado. Haga las correcciones a la página del título primero. Tacha la entrada anterior, y haz una nueva en el costado de la misma línea, si hay lugar, o superior. Luego, en el interior de la portada, describa brevemente los cambios realizados, indique los detalles del documento base y certifique la entrada con el sello de la organización y una firma con una transcripción. ¿Cómo se ve una muestra de certificación de un libro de trabajo después de que un empleado ha cambiado su apellido, usted descúbrelo en el artículo.

La ausencia de datos obligatorios en la portada, el relleno ilegible o una firma difícil de descifrar son errores que nunca debe cometer un oficial de personal. Al firmar el título, por si acaso, asegúrese y en lugar de una firma personal, escriba su apellido con letra legible. Descubra qué otras revistas de Kadrovoe Delo lo ayudarán a redactar correctamente un libro de trabajo para un nuevo empleado.

¿Por qué necesita una copia del libro de trabajo, certificada por el empleador?

El empleador conserva el libro de trabajo original hasta el despido de su propietario y se entrega solo en un caso: para su presentación al Fondo de Pensiones. En cualquier otra situación, se entrega al trabajador una copia certificada del libro de trabajo.

Por lo general, la ejecución de documentos relacionados con el personal de la organización está encomendada al oficial de personal, quien debe saber certificar adecuadamente una copia del libro de trabajo.

Una copia del libro de trabajo puede ser necesaria para:

• obtener un préstamo bancario o una hipoteca;
• presentación al consulado o embajada al solicitar una visa;
• restauración del libro de trabajo original en caso de pérdida o robo.

Una copia del documento destinado a contactar a las autoridades oficiales debe reproducir toda la información significativa contenida en el original, así como sus detalles y características externas. Simplemente copiar las páginas con una fotocopiadora no es suficiente, también deben estar certificadas; solo una copia certificada de acuerdo con todas las reglas es legalmente vinculante. El experto del "Sistema Kadra" dirá, cómo certificar una copia de un libro de trabajo, un extracto de una orden o informe, un certificado de empleo y otros documentos a solicitud de un empleado.

Solicitud de un empleado para la emisión de una copia certificada del libro de trabajo

Cómo certificar una copia de un libro de trabajo: una muestra

Habiendo recibido una solicitud por escrito del empleado, el empleador está obligado a preparar y emitir la copia solicitada dentro de los tres días (Artículo 62 del Código Laboral de la Federación Rusa). No hay cuota de inscripción, no se permite la negativa. Aunque el empleado ya haya emitido la misma copia el día anterior, la solicitud debe ser satisfecha, cualquiera que sea el motivo de la segunda solicitud.

Además, las autoridades de control también pueden solicitar copias de documentos para uno o más empleados. Por ejemplo, el departamento de policía, la oficina del fiscal, el tribunal o la oficina de impuestos. Si una organización recibe una solicitud oficial por escrito de una autoridad estatal que tiene derecho a solicitar información sobre los empleados, el empleador está obligado a cumplir a medias, incluso cuando se trata de datos personales.

El período durante el cual se deben emitir y proporcionar copias de los libros de trabajo generalmente se indica en el texto de la solicitud. Pero si no hay instrucciones específicas, verifique la fecha límite por teléfono o guíese por los requisitos de las normas que rigen el trabajo de un departamento en particular. Por ejemplo, las copias de los documentos a solicitud de la policía deben proporcionarse dentro de un mes a partir de la fecha de recepción de la solicitud (artículo 13 de la Ley Federal No. 3-FZ del 7 de febrero de 2011).

Excepción: trabajo bajo un acuerdo de GPC

La excepción son los artistas intérpretes o ejecutantes que trabajan sobre la base de un contrato de derecho civil. El artículo 62 del Código Laboral de la Federación de Rusia, así como otras disposiciones de la legislación laboral, no se aplican a este tipo de relación. Por lo tanto, el cliente no está obligado a emitir ningún certificado y copia para el contratista, a excepción de los documentos bilaterales (el propio acuerdo GPC, actos de aceptación del trabajo realizado o servicios prestados) y certificados en el formulario 2-NDFL, que el problemas de organización como agente fiscal (Artículo 230 Código Fiscal de la Federación Rusa).

Más sobre los matices de las relaciones de derecho civil con los empleados y los trucos que le permiten redactar un acuerdo de GPC sin multas y el riesgo de volver a capacitarse, .

Cómo certificar una copia de un libro de trabajo (a continuación se muestra un ejemplo):

Paso 1. Haz copias. Copie todos los pliegos del documento en los que haya notas, incluida la portada. Si se cose un inserto con al menos una entrada en el libro de trabajo, cópielo también.

Paso 2. Escriba las inscripciones de certificación. Legible en cada página copiada. Certificar cada inscripción con el sello de la organización y la firma del oficial de personal u otro oficial responsable de la gestión de registros de personal. Asegúrese de indicar el nombre completo de su cargo y la fecha de certificación en el formato “dd.mm.yyyy”.

¡Atención! Si el empleador no usa el sello, expida al empleado un certificado de confirmación con referencia a la regla que otorga a la persona jurídica el derecho, pero no la obligación, de tener su propio sello - artículos 2 y 6 de la Ley N° 82-FZ del 06/04/2015).

Paso 3 Escriba dónde está guardado el original. Si los libros de trabajo se incluyen en la nomenclatura como un solo caso, indicar su número, año de formación y nombre de la organización empleadora.

Manera alternativa

Cuando una copia contiene una gran cantidad de páginas, se puede utilizar un método de certificación alternativo.

En el anverso de la primera página o en el reverso de la última página, escriba legiblemente "Dupdo", y luego cosa todas las páginas con un hilo fuerte y numérelas. Lleve los extremos del hilo al reverso de la última hoja del bloque, selle y escriba junto a “ Derecha. Total de hojas cosidas, numeradas y selladas ___» (especifique el número exacto).

El acta se certifica con la firma del funcionario autorizado para certificar copias, con la fecha vigente, transcripción e indicación del cargo. Aquí también se pone el sello de la organización, y de tal forma que parte de la estampa lleva el sello. Este es el procedimiento propuesto por el Ministerio de Finanzas de Rusia en la carta explicativa No. 03-02-Р3 / 39142 del 07/08/2014. Si todo se hace correctamente, las autoridades de control no tendrán quejas sobre el diseño.

Cómo optimizar el trabajo

Si regularmente tiene que certificar decenas y cientos de copias, existe un deseo natural de optimizar su trabajo. La ley no prohíbe el uso de sellos de verificación confeccionados, en los que ya se han aplicado todas las inscripciones y detalles necesarios.

Gracias a dicho sello, la certificación de una copia del libro de trabajo no toma mucho tiempo: el oficial de personal solo tiene que ingresar la fecha actual, el nombre de la empresa y los detalles del caso en el que se almacena el documento original, y luego firmar y sellar.

Experto de la revista "Personal Business":

Cada oficial de personal tiene que certificar las entradas en los libros de trabajo, así como de vez en cuando hacer copias del documento para los bancos, embajadas y otras autoridades a petición de un empleado.

Para que una fotocopia del libro de trabajo se considere válida, cumpla con los requisitos del nuevo GOST, que entró en vigencia el 1 de julio de 2018, y no olvide sellar si el empleador lo usa.