يعتبر كتاب العمل من أهم الوثائق القانونية. إنه دليل على العمل الرسمي..

يكون الأصل دائمًا لدى صاحب العمل طوال فترة العمل بأكملها ، ولا يتم إصداره حتى لحظة الفصل. هناك حالات تحتاج فيها البنوك ، عند الحصول على قرض ، إلى تقديم نسخة من المستند لتأكيد التوظيف.

كثير من الناس لديهم سؤال حول كيفية التصديق على كتاب عمل للبنك وما هي الصفحات المطلوبة للحصول على الشهادة.

في أي الحالات هو ضروري

قد تكون هناك حاجة إلى معلومات التوظيف من قبل مختلف المنظمات ، بما في ذلك المؤسسات المصرفية. كتاب العمل معتمد للبنك للأغراض التالية:

• في حالة الحصول على قرض.
• لتلقي الدعم.

حتى وقت قريب ، لم تكن إدارة الائتمان بحاجة إلى نسخة من دفتر العمل لتوفير الأموال للعملاء. ومع ذلك ، مع نمو القروض غير المسددة وإعسار العملاء ، شددت بعض المؤسسات متطلباتها لإصدارها وأضافت معلومات عن نشاط العمل إلى حزمة المستندات المطلوبة.

اهتمام!من خلال تقديم نسخة مصدقة ، يؤكد العميل بذلك ملاءته المالية.

إجراء التصديق

قسم شؤون الموظفين مسؤول عن تخزين وصيانة جميع وثائق المنظمة ، بما في ذلك دفتر العمل. ليس فقط لموظف خدمة الموظفين الحق في التصديق على هذه الوثيقة. هذه الصلاحيات لها كبير المحاسبين وصاحب العمل مباشرة.

التصديق على الكتاب هو عملية خطوة بخطوة.من المهم أن تعرف كيف تسير هذه العملية بشكل صحيح. ما عليك القيام به للحصول على نسخة من الوثيقة:

1. تواصل مع إدارة الموارد البشرية لطلب كتابي للحصول على نسخة من الكتاب. يجب على ضابط شؤون الموظفين تقديم عينة من ملء الطلب. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فسيتم وضعه في شكل تعسفي باسم رئيس المنظمة. إذا كانت النسخة ضرورية للبنك ، فسيتم الإشارة إلى هذه المعلومات في الاستئناف.
2. يجب أن تكون نسخة من هذه الوثيقة مصدقة من قبل رئيس أو رئيس قسم شؤون الموظفين.
3. يجب أن يتم توفير الأوراق المعتمدة للموظف المتقدم في غضون ثلاثة أيام من وقت تقديم الطلب ، ولكن ليس في وقت لاحق.

ليس من الضروري دائمًا المصادقة على نسخة من جميع صفحات مستند العمل. بالنسبة للبنك ، تكون المعلومات المتعلقة بفترة زمنية معينة كافية في بعض الأحيان.

اهتمام!في بعض الأحيان يكفي المصادقة على الورقة الأخيرة فقط.

صلاحية

الوثيقة صالحة لمدة شهر واحد من تاريخ التصديق عليها وإصدارها. ستكون صالحة لتقديم الخدمات المصرفية. علاوة على ذلك ، يتم فقدان القوة القانونية ، ومع ذلك ، يمكن زيادة أو تقليل مدة صلاحيتها للبنك.

لهذا ، يسجل ضابط شؤون الموظفين تاريخًا محددًا من وإلى أي تاريخ ستكون هذه الوثيقة سارية. يجب استكمال هذه الإدخالات في الصفحة الأخيرة من الكتاب المصور.

تضيع أهمية الفترة الحالية عندما تظهر علامة جديدة في الكتاب ، على سبيل المثال ، حول تخفيض موظف.

متطلبات الإجراء

يجب أن يتم تنفيذ النسخة بشكل صحيح ، وإلا فلن يكون لها قوة قانونية.المتطلبات الأساسية:

• يمكن توفير نسخة من الوثيقة إما عن طريق التصوير أو عن طريق النص المكتوب على الكمبيوتر. في هذه الحالة ، يجب عمل نسخة فقط من العينة الأصلية للمستند.
• تتمثل الخطوة الأولى في عمل نسخة من صفحة العنوان بالأحرف الأولى من اسم الموظف. قد لا يتم تصوير الأوراق الفارغة.
• يجب أن تحتوي كل صفحة على علامة خاصة "النسخ صحيحة" ، والتي تتم يدويًا أو بمساعدة ختم.
• تحت هذا النقش يجب أن يكون التوقيع واللقب للموظف الذي يصادق على الوثيقة بنسخة من منصبه. يتم أيضًا وضع تاريخ التصديق والختم الرسمي للمنظمة.
• يجب تدبيس الأوراق المعدة أو حياكتها بخيوط.

من الممكن أيضًا المصادقة على ليست كل صفحة من المستند. في هذه الحالة ، يتم تدبيس جميع الأوراق وترقيمها. في الصفحة الأخيرة ، تتم الإشارة إلى الإدخال "مخيط ومرقّم وعدد الصفحات".ثم يتم وضع ختم وعلامة تصديق.

صنع الورقة الأخيرة

يتم اعتماد نسخة من الصفحة الأخيرة من الوثيقة بطريقة خاصة.عليها ، بالإضافة إلى النقش "النسخة صحيحة" ، عبارة "تعمل حتى الوقت الحاضر" ، ورقم السجل ، ووظيفة الاختصاصي ، بالإضافة إلى التوقيع ولقب المسؤول وتاريخ التصديق يجب الإشارة إلى النسخة كتابةً.

الأهمية!يجب أن يكون ختم المنظمة موجودًا ، ولا يمكن وضع الختم على جزء فارغ من الصفحة ، بل يجب أن يؤثر على جزء من النص والتوقيع. خلاف ذلك ، سيتم اعتبار نسخة المستند غير صالحة.

المواطنون غير العاملين

كيف تحتاج إلى إصدار نسخة من كتاب عمل لمؤسسة مصرفية للأشخاص الذين لا يعملون ولديهم كتاب عمل في أيديهم؟

للقيام بذلك ، تحتاج إلى الاتصال بأي مكتب كاتب عدل. بالنسبة لكاتب العدل ، يجب عليك تقديم جواز سفر ، وإعداد طلب بالحاجة إلى التصديق على نسخة.

كاتب العدل ، بعد أن نظر في هذا الاستئناف ووافق على تقديم مثل هذه الخدمة ، يقوم بعمل نسخة من الكتاب مع نقش "النسخة صحيحة" ، ويضع التاريخ والعلامات.

فترة صلاحية نسخة من الصفحات مصدقة من كاتب عدل هي نفس فترة الصلاحية المعتمدة من قبل قسم الموارد البشرية. الموظف لديه أساس قانوني لاستلام نسخة من الكتاب المصدق.

من المهم أن تتذكر ذلك قد يؤدي المستند الذي لم يتم إصداره خلال فترة الثلاثة أيام المحددة إلى دفع غرامة لصاحب العمل.يمكن أن يكون المستند الذي تم تنفيذه بشكل غير صحيح سببًا لرفض قرض للعميل ، بالإضافة إلى عواقب أخرى غير سارة.

نسخة من دفتر العمل هي وثيقة قد يحتاجها الموظف عند الاتصال بالبنك ، وصندوق التقاعد ، وفي حالات أخرى. يجب أن تكون صادرة عن أخصائي في قسم شؤون الموظفين. يبدو أنه قد يكون أسهل من المصادقة وإصدار نسخة للموظف؟ ولكن حتى في مثل هذه الحالة البسيطة للوهلة الأولى ، من المهم عدم ارتكاب خطأ وعدم انتهاك حقوق الموظف وعدم إجراء تفتيش غير مجدول على الشركة.

لا يوجد تطبيق - لا توجد مستندات

قبل أن نتحدث عن كيفية اعتماد نسخة من كتاب العمل ، نتذكر أن كتاب العمل نفسه هو ملك للعامل. لكنها مع صاحب العمل مؤقتًا ، بحيث يُدخل في المستند جميع المعلومات اللازمة حول الأنشطة المهنية للمواطن.

للحصول على كتاب عمل أو مقتطف منه أو نسخة منه ، وفقًا للمادة 62 من قانون العمل للاتحاد الروسي ، لا ينبغي لأي شخص أن يطلب من موظف في قسم شؤون الموظفين فقط إعداد مستند ، بل يجب عليه الاتصال رؤسائه في الكتابة. يوجد أدناه نموذج طلب للحصول على نسخة. لم يتم تحديد شكلها على المستوى التشريعي ، لذلك يمكن تقديم الاستئناف بشكل تعسفي ، ولكن مع مراعاة متطلبات وثائق الموظفين (لمن ومن الذي كتب ، وسبب الاستئناف وأسبابه ، والتاريخ والشخصية توقيع مقدم الطلب). يمكن كتابة الطلب باليد أو بالحاسوب كما هو موضح في النموذج. في الحالة الأخيرة ، من المهم أن يتم التوقيع على الاستئناف شخصيًا من قبل مقدم الطلب.

نموذج طلب لإصدار نسخة من كتاب عمل

لاحظ أن اللوائح المحلية للشركة قد تنشئ شكلاً آخر من أشكال التقدم للعمل. في هذه الحالة ، يتم إصدار النموذج المناسب للموظف الذي يملأه وفقًا للقواعد المحددة.

نقطة مهمة للغاية: يمكن أن تكون أسباب التقدم للحصول على نسخة مختلفة - للحصول على قرض من أحد البنوك ، والتقدم بطلب للحصول على جواز سفر ، وتقديم بيانات عن الخبرة إلى صندوق التقاعد ، وما إلى ذلك. ولكن في الطلب ، لا يكون العامل ملزمًا للإجابة على السؤال لماذا كان في حاجة إليها. هذا لا ينص عليه القانون. لذلك ، إذا كان مطلوبًا في استمارات الطلب التي تم تطويرها في المؤسسة الإشارة ، فيما يتعلق بما كان من الضروري التصديق على المستندات المتعلقة بالعمل ، فقد يعتبر مفتشو مفتشية الدولة هذا انتهاكًا للقانون.

يجب أن يتذكر ضباط شؤون الموظفين أيضًا أنه من الضروري النظر في طلب الموظف للحصول على نسخة من دفتر العمل أو مستندات أخرى في غضون ثلاثة أيام. وليس فقط للنظر ، ولكن أيضًا للحصول على وقت لإعداد المقتطفات المطلوبة بشكل صحيح. يتم توفيرها جميعًا مجانًا. يرجى ملاحظة أنه لا يمكن لصاحب العمل رفض تقديم نسخة ، فهذا مخالف لقانون العمل في الاتحاد الروسي.

نموذج: كيفية التصديق بشكل صحيح على نسخة من كتاب العمل

النسخة الصادرة بناء على طلب الموظف وفي حالتنا هي ورقة رسمية. لذلك ، يجب أن تفي بمتطلبات معينة. سنقوم بتحليلها بالتفصيل لمعرفة كيفية التصديق بشكل صحيح على كتاب عمل.

يرجى ملاحظة أن جميع المتطلبات المذكورة أعلاه موصوفة في GOST ، وهو أمر تطوعي. لذلك ، قد يكون للمصارف ووحدات الاستخبارات المالية والمنظمات الأخرى متطلباتها الخاصة للمصادقة على المستندات. يجب تحديدها مسبقًا.

نموذج: كيفية التصديق على كتاب عمل وفقًا لـ GOST الحالي

الأخطاء الشائعة

إذا صادق ضابط شؤون الموظفين بشكل غير صحيح على نسخة من كتاب العمل ، فسيقوم الموظف بإعادتها وسيتعين إعادة كل شيء. لمنع حدوث ذلك ، يمكنك طباعة نسخة من كتاب العمل مصدق عليها من قبل صاحب العمل والاحتفاظ بها في متناول اليد.

ما هي الأخطاء التي غالبًا ما يغفلها المحترفون؟

• بسبب بصمة الختم ، يتم إخفاء جزء من النص ، مما يمنع متلقي المستند من فهم السجلات. ضع الختم بشكل صحيح بحيث لا يتدخل.
• الختم نفسه مهترئ ، ومن الصعب تحديد المنظمة التي ينتمي إليها.
• لا توجد تواقيع أو مواقف أو معلومات أخرى والشخص الذي صدق على نسخة كتاب العمل. أو هذا الموظف غير مصرح له بأداء مثل هذه الإجراءات.
• حدثت أخطاء في الإدخالات وتم إجراء تصحيحات. أي لطخات غير مقبولة ، بسببها قد يتم إبطال الوثيقة وإعادتها إلى الشخص. إذا تسلل خطأ أثناء الشهادة ، فيجب إعادة مسح الورقة ضوئيًا وطباعتها وإدخال المعلومات الصحيحة.
• ليست كل الأوراق معتمدة. لا يجوز هذا إلا إذا كانت جميع أوراق النسخة مخيطة ومرقمة ومختومة.

ادرس بعناية العينة حول كيفية المصادقة على نسخة من كتاب العمل وتذكر التعليمات المقترحة. ستكون هناك حاجة أكثر من مرة ، حيث يتم تأكيد صحة الوثائق الأخرى المتعلقة بالأنشطة المهنية للعمال بطريقة مماثلة.

في أي مكان آخر يمكنني الحصول على نسخة مصدقة من كتاب العمل

حتى الآن ، نظرنا في الموقف عندما يعمل الشخص ، وكتاب عمله مع صاحب العمل - في قسم شؤون الموظفين أو المحاسبة ، إذا كان يتعامل مع وثائق الموظفين. أما إذا كان المواطن عاطلاً عن العمل فلديه كتاب عمل بين يديه ويحتاج إلى نسخة مصدقة عليه الاتصال بالموثق. بالإضافة إلى ذلك ، تحتاج إلى إحضار جواز سفرك. في مكتب كاتب العدل ، يمكنك التصديق على نسخة من شخص عامل وعامل. للقيام بذلك ، يطلب من صاحب العمل وثيقة مقابل إيصال ، ثم يعيدها.

يقوم كاتب العدل بنسخ الصفحات الضرورية (عادةً ما تكون هذه الأوراق مكتملة فقط) ، ويضع عليها طابعًا وتاريخًا ويوقع عليها.

لكن ضع في اعتبارك أن كاتب العدل يمكنه فقط عمل نسخ من كتاب العمل الأصلي. إذا قام الموظف بعمل نسخ مقدمًا وأحضرها ، فلن يتم قبول الأوراق. لأن المحامي يتحقق من جميع السجلات قبل النسخ وعندها فقط يمكنه التصديق على كتاب العمل. بالمناسبة ، إذا وجد كاتب العدل أخطاء أو عدم دقة في السجلات ، فسوف يعرض على الشخص تصحيحها أولاً مع صاحب العمل ، ثم عمل نسخة مصدقة.

خدمات كاتب العدل تدفع دائما. من الأفضل توضيح التكلفة في مكتب موثق معين.

ما هي مدة النسخة

على المستوى التشريعي ، لا يُذكر في أي مكان خلال الفترة التي يمكن فيها تقديم نسخة من دفتر العمل مصدقة من صاحب العمل أو كاتب العدل. ولكن في المؤسسات الائتمانية ووحدة الاستخبارات المالية والمنظمات الأخرى قد تكون هناك متطلبات معينة. عادةً ، لا تزيد "مدة صلاحية" المستند عن 30 يومًا. عند التقدم بطلب للحصول على مبالغ كبيرة ، قد يطلبون إعداد نسخة في غضون 3-14 يومًا.

الرجاء ملاحظة أنه في حالة ظهور إدخال جديد في المصنف ، فإن النسخة التي تم نسخها مسبقًا لم تعد صالحة. يجب إعادة بنائه.

كتاب العمل هو التأكيد الرئيسي لتجربة الشخص وتوظيفه. لذلك ، غالبًا ما يطلبه المواطنون. ولكن وفقًا لقانون العمل ، إذا كان الشخص موظفًا رسميًا ، فيجب الاحتفاظ بالكتاب في المؤسسة. ويمكنك الحصول عليه بين يديك فقط إذا كنت في حاجة إليه لتقديمه إلى التأمين الاجتماعي.

في جميع الحالات الأخرى ، يلتزم صاحب العمل بإصدار نسخة مصدقة من الكتاب. كرائد أعمال ، غالبًا ما أملأ مثل هذا المستند لمرؤوسي. وفي هذا المقال سوف أخبركم ما هي المتطلبات الإلزامية لعمل هذه النسخة.

أساس إصدار نسخة هو الطلب المقدم من الموظف. لكن هذه القاعدة تنطبق أكثر على الشركات الكبيرة والمتوسطة الحجم التي لديها عدد كبير من الموظفين. في الشركات الصغيرة ورجال الأعمال ، يمكن إصدار نسخة بناء على طلب شفوي لمقدم الطلب. ولكن حتى لا تتأخر في إصدار مثل هذه الوثيقة ، فإنني أوصيك دائمًا بإعداد طلب لإصدارها.

تحتاج إلى نسخ جميع الصفحات التي تم إجراء الإدخالات فيها. يجب عمل نسخ من الصفحة الأولى التي تحتوي على معلومات حول مالك الكتاب. وستكون النسخة الأخيرة عبارة عن ورقة بها علامة من آخر مكان عمل.

يمكن اعتماد النسخ بطريقتين:

1. تحقق من كل ورقة على حدة. ثم من الضروري وضع التأكيد "صحيح" على كل منهم أو كتابة "نسخة صحيحة". أيضًا ، يُطلب من الحشو كتابة وظيفته واسم عائلته وتوقيع وختم المنظمة. بالإضافة إلى ذلك ، من الضروري تحديد تاريخ التصديق على النسخ المصورة.
2. اربط جميع الأوراق مع الغرز وأرفق ورقًا إضافيًا ، سيتم الإشارة إلى عدد الأوراق عليه. كما يحتوي على نقش يذكر أن "النسخة صحيحة" أو "صحيحة". تأكد من الإشارة إلى منصب الشخص الملء واسمه الكامل وختمه. لا تنسَ أيضًا وضع تاريخ إصدار النسخ.

بعد التأكيد الرئيسي ، من الضروري كتابة عبارة على النسخة تفيد بأن الشخص يواصل العمل. تأكد من الإشارة إلى أنه قيد التشغيل حاليًا.

الحق في التوقيع له:

• موظفي قسم شؤون الموظفين.
• محاسب؛
• مدير؛
• ريادي.

إذا كان لدى المنظمة ختم ، فيجب لصقها. في حالة عدم وجوده ، من الضروري تسجيل " صدق بلا ختم».

يجب أن يتم إصدار نسخة في موعد لا يتجاوز ثلاثة أيام بعد تلقي طلب من الموظف.

قوانين جديدة

تم إجراء بعض التعديلات على التشريعات التي من المهم معرفتها عند عمل نسخة. بدأوا العمل في 1 يوليو من هذا العام. الآن يتعين على جميع أصحاب العمل الالتزام بالمنهجية الجديدة لتصديق الكتب.

يتمثل الاختلاف الرئيسي في أنه يلزم الآن بالإضافة إلى ذلك تدوين ملاحظة حول مكان تخزين العمالة الأصلية بالضبط. عادة ، مكان التخزين هو آمن لقسم شؤون الموظفين أو قسم المحاسبة في المؤسسة.

إذا لم يتم إجراء مثل هذا التوقيع ، فسيتم اعتبار النسخة غير صالحة ، لذلك سيتعين إعادة إصدارها.

يمكنك معرفة المزيد عن هذا في الفيديو التالي.

الحاجة إلى نسخة

قد تنشأ الحاجة إلى مثل هذا المستند من موظف في مواقف مختلفة. الأكثر شيوعًا هي:

1. كدليل على أن الشخص لديه وظيفةلمؤسسة ائتمانية عند التقدم للحصول على قرض.
2. لتأكيد المعلوماتالمحدد في الاستبيان ، على سبيل المثال ، للحصول على مستندات معينة.
3. لتحديد مدة التجربة الإجماليةوكذلك ثبات العمل في آخر مكان. غالبًا ما تطلب مؤسسات الائتمان هذه المعلومات.
4. تحديد أسباب الفصل من الوظائف السابقة. قد تكون هذه المعلومات مهمة لصاحب العمل الجديد إذا كان الشخص يبحث عن وظيفة جانبية.
5. لتأكيد التوظيفعند التقدم للحصول على المزايا والبدلات.

في السابق ، كانت شهادة العمل المعتمدة مطلوبة للحصول على جواز سفر. هذا المستند غير مطلوب حاليًا ، ولكن قد تطلبه بعض الأقسام في بعض الأحيان. اعلم أن هذا غير قانوني ، حيث يتعين على جميع الوكالات الحكومية التصرف وفقًا للوائح المعمول بها بدقة ، والتي يجب أن تتضمن قائمة بالوثائق المطلوبة.

في بعض الأحيان قد تكون هناك حاجة إلى نسخة من العمل عند التقدم للحصول على تأشيرة لدخول دولة أخرى. نظرًا لأنه من المهم بالنسبة لهم أن يعرفوا أن شيئًا ما يربطك ببلدك ، ويجب أن يكون لديك أيضًا مصدر دخل ثابت.

الأخطاء الشائعة

يجب أن يعرف كل مسؤول كيفية ملء هذه الوثيقة بشكل صحيح. ولكن يجب على الموظف نفسه أيضًا معرفة هذه المعلومات من أجل اكتشاف الأخطاء في الوقت المناسب ومطالبتهم بتصحيحها في الوقت المناسب. الأخطاء والأخطاء الأكثر شيوعًا هي:

1. لم يتم الإشارة إلى الختم "نسخة صحيحة" على جميع الأوراقبشرط ألا تكون مخيطة أو مرقمة.
2. ليست كل الأوراق تحمل توقيع المُصدق، بشرط ألا تكون جميع الأوراق مخيطة ومرقمة.
3. لا يوجد نقش على الورقة الأخيرةأن الشخص لا يزال يعمل.
4. موقف الشخص الذي صادق على النسخة مفقود.
5. لا يمتلك الموظف الذي أصدر المستند سلطة القيام بذلك.لا يجوز للأشخاص غير المذكورين أعلاه عمل نسخ.
6. بصمة ختم المنظمة موجودة فقط على ورقة بيضاء ولا تؤثر على النسخة نفسها.يجب وضع الختم بطريقة تلامس الكتاب المنسوخ.
7. لا يوجد ارتباط إلى مكان تخزين الكتاب نفسه.

انتبه لهذه الأخطاء الشائعة عند إصدار الكتاب وكن حذرًا عند ملئه.

إصدار كتاب

في بعض الحالات ، قد يطلب الموظفون منحهم الكتاب الأصلي في أيديهم. وفقا لقانون العمل ، أي وفقا للفن. 62 ، يمكنك إصدار كتاب فقط للعرض على التأمين الاجتماعي. ويلتزم الموظف بإعادتها إلى مديره في موعد لا يتجاوز 3 أيام من تاريخ استلامها من هذه الهيئة. في طلب الإصدار ، يجب على الموظف الإشارة إلى الأغراض المطلوبة للكتاب الأصلي ، وإن أمكن ، إرفاق مستند مؤيد.

في جميع الحالات الأخرى لا يتم إصدار سوى نسخة أو مستخرج من الكتاب. في حالة انتهاك هذه القاعدة ، يمكن فرض غرامة تصل إلى 5 آلاف روبل على المسؤول ، وسيتراوح مبلغها بالنسبة لمنظمة ما بين 30-50 ألف روبل.

في حالة ضياع الكتاب من قبل الموظف أو صاحب العمل ، فإن الأخير سيكون ملزمًا بإصدار نسخة مكررة. أمامه 15 يومًا للقيام بذلك. في الوقت نفسه ، سيتمكن من إدخال تلك المعلومات التي سيتم توثيقها فقط في النسخة المكررة. بمعنى أنه سيتعين على الموظف تقديم طلب كتابي إلى وحدة الاستخبارات المالية أو الأرشيف من أجل الحصول على معلومات حول وظيفته في المنظمات الأخرى.

لتجنب ذلك ، يجب أن تكون مسؤولاً عن تخزين الكتب الأصلية لموظفيك. وكذلك يجب على الموظفين أنفسهم فهم مسؤوليتهم إذا حصلوا على الأصل بأيديهم.

أنصح جميع الموظفين الرسميين:

1. احتفظ بنسخة مصدقة من المستند في المنزل. في نفس الوقت ، تحتاج إلى طلب ذلك في كل مرة تقوم فيها بعمل إدخال جديد في الكتاب. وبالتالي ، يمكنك في أي وقت التحقق من صحة التعبئة. وأيضًا في حالة التلف أو الفقد ، سيكون لديك مستند مؤيد يفيد بوجود مثل هذه الإدخالات في الكتاب. بعد ذلك ، يمكنك استعادة كتابك بسرعة كبيرة ، بعد استلام نسخته المكررة ، حيث سيتم إجراء جميع الإدخالات نفسها المشار إليها في النسخة المعتمدة.
2. عند استلام نسخة بين يديك ، تأكد من التحقق من ملئها بشكل صحيح.. انتبه بشكل خاص للأخطاء المتكررة التي تحدث عند عمل مثل هذه النسخ.

يتعين على جميع المسؤولين معرفة كيفية إعداد مثل هذه المستندات بشكل صحيح ، لذلك يتعين عليهم الاهتمام بجميع الابتكارات في تشريعات العمل.

كتاب العمل معترف به كوثيقة رسمية لكل مواطن عامل. يحتوي على معلومات حول نشاط عمله ، ويؤكد طول الخدمة وأماكن العمل. يبدأ المستند في وقت القبول في الوظيفة الأولى ويملأها صاحب العمل ، وبعد ذلك يتم تخزين الكتاب في الشركة التي يعمل بها الشخص ، أو مع الموظف نفسه.

اليوم ، هناك سؤال حول إلغاء العمل ، حيث يتم تعيين العمال في كثير من الأحيان بموجب عقد عمل فردي ، ويتم إدخال بيانات أقساط التأمين المدفوعة لهم في صندوق التقاعد وصندوق التأمين الاجتماعي ، على التوالي. هناك العديد من الخلافات حول الصيانة غير الموثوقة للعمالة والوثائق المزورة من هذا النوع.

يجب عليك التقدم للحصول على نسخة.

في كثير من الحالات (على سبيل المثال ، عند التقدم بطلب للحصول على قرض أو إعانات مختلفة) ، عند تقديم المستندات ، يُطلب استخراج مستخرج من العمالة. وهنا السؤال الذي يطرح نفسه: كيف يتم تقديم مستند (حسب الحظر المنصوص عليه في قانون العمل) ممنوع إصداره للموظف حتى لحظة الفصل؟

إذا لزم الأمر ، وبناءً على طلب الموظف ، يصدر صاحب العمل مستخرج / نسخة من النموذج. الشرط الأساسي هو أن يقدم الموظف طلبًا مكتوبًا إلى رئيس المؤسسة أو قسم شؤون الموظفين (موافق). وفقًا للمرسوم الحكومي رقم 22 ، يتم إصدار نسخة في موعد لا يتجاوز 3 أيام عمل من تاريخ قبول الطلب.

التقديم هو ممارسة يتم تنفيذها في الشركات الكبيرة التي توظف عددًا كبيرًا من الموظفين. في المؤسسات الصغيرة ، يتم تبسيط العملية إلى طلب شفهي للحصول على نسخة من الشخص. إذا كان المواطن عاطلاً عن العمل ، وكان العمل بين يديه ، يمكنك التصديق على نسخة منه في أي مكتب كاتب عدل.

بالإضافة إلى ذلك ، ليست هناك حاجة لإرسال نسخة كاملة من المستند - غالبًا ما تكون الصفحة التي تحتوي على بيانات شخصية وأوراق تحتوي على معلومات حول فترات العمل الفردية كافية.

ليس من الضروري أيضًا نسخ ورقة العمل على الطابعة ؛ إذا كانت جودة الطباعة رديئة أو كان نص النموذج غير واضح ، فيسمح لكتابة المعلومات الضرورية على الكمبيوتر.

الخطوة التالية: تصديق نسخة من العمل

النسخة لها تاريخ انتهاء الصلاحية.

نسخة من النموذج صالحة فقط إذا كانت صحيحة تماما. لسوء الحظ ، قد يقوم مدير غير متمرس بالتصديق على المستند بشكل غير صحيح ، لذلك تحتاج أنت بنفسك إلى معرفة جميع الفروق الدقيقة والتحقق بعناية من النسخة قبل إرسالها إلى السلطات اللازمة.

القواعد مفصلة أدناه:

1. لذلك ، يتم ختم كل صفحة بالختم المقابل "Copy is right" ؛
2. بعد ذلك ، يتم التصديق عليها: يتم تطبيق التوقيع ، والاسم الكامل لفنان الأداء ، والتاريخ الفعلي وختم المنظمة ؛
3. لا تقم بضبط المقياس على الطابعة عند الطباعة أو طباعة ماسح ضوئي ؛
4. يتم تأكيد انتشار الكتاب ، الذي تم تثبيت العلامة الأخيرة عليه ، من خلال ملاحظة مكتوبة بخط اليد "العمل حتى الوقت الحاضر" ، يتم تكرار إجراءات التصديق ؛
5. يقوم العديد من أصحاب العمل بنسخ النموذج في فرقتين على ورقة واحدة. لسوء الحظ ، لا يمكن تسمية هذا إلا بأنه صحيح لتوفير الورق ، لا أكثر. هذا بسبب التزام جميع السلطات بطلب طباعة جميع صفحات النموذج على A4 منفصلة (GOST R 6.30-2003) ؛
6. انسخ أوراق المستند التي تم تعبئتها ؛
7. يجب طباعة النسخة في شكل عمودي لسهولة القراءة وعرض الأبعاد الفعلية للمستند ؛
8. لا توجد منطقة توقيع في كتاب العمل (والتي يجب ختمها في الأعلى) ، لذلك ، عند التصديق ، يضع بعض المديرين "نسخة صحيحة" في أعلى اليمين ، كما هو الحال عند التصديق على نسخة مكررة من هذا المستند. ومع ذلك ، ليس هذا هو الحل الصحيح ، لأن التكرار والنسخ نوعان مختلفان من النماذج لأغراض معاكسة تمامًا ؛ بالإضافة إلى ذلك ، سيتداخل الختم مع رقم وسلسلة الكتاب. سيكون من المنطقي للغاية وضع طابع في الزاوية اليسرى السفلية من المستند - هذه القاعدة قابلة للمقارنة مع GOST ؛
9. ليس من الضروري تحديد مكان تخزين الأصل ، حيث أنه وفقًا للوصفة الطبية ، يتم تخزين سجل العمل في المؤسسة حتى لحظة فصل الموظف ؛
10. ستكون النسخة المعتمدة صالحة لمدة شهر (إذا لم يتم إجراء تغييرات على الأصل خلال هذه الفترة).

يجب أن يكون أثر الختم متراكبًا تمامًا على التوقيع وجزئيًا على نص المستند نفسه ، وليس على المساحة الفارغة من الجدول ، إذا لم يتم استيفاء هذا الشرط ، فقد يتم إبطال النسخة.

في بعض الأحيان ، يكفي التصديق فقط على نسخة من آخر استمارة تسجيل. يتم حياكة جميع الصفحات مع خيط ، ثم يتم إخراجها إلى الورقة الأخيرة ولصقها بشريط ورقي يحتوي على معلومات حول عدد النماذج المعتمدة وتوقيع الفنان.

يتم اعتماد هذه الوثيقة من قبل رئيس المنظمة أو أحد موظفي قسم شؤون الموظفين.

عندما يحتاجها العاطل عن العمل / المتقاعد ، يجوز له أن يطلب نسخة من نسخة مكررة في آخر مكان عمل. إذا لم يكن هناك موافق ، يمكن لرئيس المحاسبين وضع النموذج.

وبالتالي ، يعد GOST R 6.30-2003 اليوم المستند التنظيمي الوحيد الذي يحدد معايير التصديق على نسخة من المستند ، ولكن:

• تم تقديمه كقائمة من التوصيات ، وبالتالي من المستحيل إجبار الشخص على اتباع GOST بالكامل ؛
• تم تشكيله للأوراق التنظيمية والإدارية ، ولا يؤثر على كتاب العمل على الإطلاق ، لأن هذا المستند بترتيب مختلف تمامًا ؛
• لسوء الحظ ، تمت معالجته قليلاً منذ نهاية القرن الماضي وبالتالي فقد عفا عليه الزمن ؛
• لا يتم توزيع GOST على نطاق واسع بين الموظفين وهو مألوف فقط للموظفين المتخصصين ، لذلك ، في بعض الأحيان يمكن اعتبار النسخة المعتمدة بشكل صحيح من قبل موظف البنك على أنها غير صالحة والعكس صحيح ؛
• لا يوجد توافق في الآراء حول ما إذا كان من الضروري وضع "نسخة صحيحة" أو الاستمرار في كتابة "صحيح" يدويًا.

نسخة مصدقة من العينة.

المؤسسات التي قد تتطلب مثل هذه الوثيقة

عند أدنى خطأ ، تصبح النسخة غير صالحة.

يطلب منهم التقديم لتأكيد التوظيف في مختلف المؤسسات والتوظيف الرسمي ومدة الخدمة. مع العمل الموازي ، لا يمكن للمواطن تقديم الأصل ، لأنه مخزن في مكان العمل الرئيسي ، لذلك يتعين عليه أيضًا إعداد نسخة مصدقة من الورقة.

في السابق ، كان مطلوبًا أيضًا لإصدار جواز سفر ، ولكن تم استبعاده اليوم من قائمة المستندات المقدمة.

توفير مثل هذا النموذج هو المعيار الرئيسي لإصدار قرض مصرفي للمواطن. يمكن في بعض الأحيان تسليم مبالغ صغيرة دون تأكيد التوظيف المستقر ، ومع ذلك ، توفر وثيقة تؤكد التوظيف المعتمد رسميًا شروط إقراض أفضل - مبالغ سداد أكثر ملاءمة وفوائد على القرض.

لذلك ، في أغلب الأحيان ، عند التقدم للحصول على نسخة من كتاب العمل ، تشير المنظمة المطلوبة إلى البنك.

وبالتالي ، فإن ضمانه هو عملية قصيرة ولكنها شاقة. تسمح أدنى الانحرافات عن GOST (لا يزال الكثيرون يرسمون وفقًا لها) للمنظمات بإبطال المستند ، وعليهم إعادة تسجيل كل شيء.

ومع ذلك ، مع معرفة القواعد والقواعد اللازمة ، يمكن للموظف التحقق بشكل مستقل من الشخص المستلم ، وفي حالة وجود أخطاء ، اتصل على الفور بالمنظمة / مكتب كاتب العدل الذي تم فيه إعداد المستند. لذلك يمكنك بسهولة تجنب الاشتباكات مع المنظمات الأخرى ، والأعمال الورقية وضياع الوقت.

من هذا الفيديو سوف تتعلم كيفية فلاش المستندات بشكل صحيح.

نموذج السؤال ، اكتب الخاص بك

التصديق على وثائق الموظفين هي مسؤولية ضابط شؤون الموظفين. تعرف على كيفية التصديق بشكل صحيح على النسخة الأصلية ونسخ العمل ، والتي بدونها تكون المستندات غير صالحة ، وما الذي تغير بعد الانتقال إلى GOST الجديد.

في المقالة:

تنزيل المستندات المفيدة:

كيف تصادق على كتاب عمل

إذا كان الموظف يعمل ، فإن كتاب العمل الأصلي موجود في قسم شؤون الموظفين ، حيث يتم تخزينه في مكان آمن - خزنة أو خزانة مقاومة للحريق. يجب أن يتم التصديق على صفحة عنوان المستند ، وكذلك الإدخالات ذات الأهمية الأساسية.

قواعد جديدة في عام 2019

تم وضع القواعد الحالية للمصادقة على كتاب العمل بواسطة GOST R 7.0.97-2016 ، والتي تمت الموافقة عليها بأمر Rosstandart رقم 2004-st بتاريخ 8 ديسمبر 2016.

وفقًا للمتطلبات الجديدة المطبقة اعتبارًا من 1 يوليو 2018 ، يجب أن تشير كل نسخة مصدقة إلى مكان تخزين كتاب العمل الأصلي (ابحث عن سجل عينة في نظام Kadra).

اقرأ في "نظام الموظفين": كيفية إصدار وتصديق نسخة من كتاب العمل وفقًا لـ GOST الجديد

عندما تكون المصادقة على كتاب العمل ضرورية:

1. عند ملء صفحة العنوان.صنع كتاب عمل جديد ، أولاً وقبل كل شيء أكمل العنوان. أدخل معلومات حول الموظف على أساس جواز السفر والدبلوم والوثائق الأخرى المقدمة أثناء التوظيف. يجب أن يتم ذلك بحضور المالك ، الذي يجب أن يتعرف على جميع الإدخالات التي تم إجراؤها بموجب التوقيع. ثم يتم اعتماد صفحة العنوان بتوقيع الشخص المسؤول عن صيانة دفاتر العمل وختم المنظمة.
2. عند فصل الموظف.بعد إدخال المعلومات المتعلقة بإنهاء عقد العمل في قسم "معلومات حول العمل" ، ضع مسافة بادئة لسطر واحد لأسفل وفي العمود 3 حدد موقف الشخص الذي قام بالإدخال ، وكذلك ضع توقيعًا بنسخة وختم المنظمة.
3. عند تغيير الاسم الأخير أو الاسم الأول أو اسم الأب أو تاريخ ميلاد الموظف. قم بإجراء التصحيحات على صفحة العنوان أولاً. اشطب الإدخال السابق ، وقم بعمل آخر جديد على الجانب في نفس السطر ، إذا كان هناك مكان ، أو أعلى. بعد ذلك ، في الجزء الداخلي للغلاف ، صِف بإيجاز التغييرات التي تم إجراؤها ، وحدد تفاصيل المستند الأساسي ، وقم بالتصديق على الإدخال بختم المنظمة والتوقيع مع نسخة. كيف تبدو عينة من شهادة كتاب عمل بعد أن قامت موظفة بتغيير اسم عائلتها ، أنت اكتشف في المقال.

إن عدم وجود تفاصيل إلزامية في صفحة العنوان أو الملء غير المقروء أو التوقيع الذي يصعب فك شفرته هي أخطاء يجب ألا يرتكبها ضابط شؤون الموظفين أبدًا. عند التوقيع على العنوان ، في حالة حدوث ذلك فقط ، تأكد من كتابة اسمك الأخير بخط واضح بدلاً من التوقيع الشخصي. تعرف على مجلات Kadrovoe Delo الأخرى التي ستساعدك في إعداد كتاب عمل لموظف جديد بشكل صحيح.

لماذا تحتاج نسخة من كتاب العمل مصدقة من جهة العمل

يحتفظ صاحب العمل بدفتر العمل الأصلي حتى فصل صاحبه ولا يسلم إلا في حالة واحدة - لتقديمه إلى صندوق التقاعد. في أي حالة أخرى ، يتم إصدار نسخة مصدقة من كتاب العمل للموظف.

عادة ، يُعهد بتنفيذ المستندات المتعلقة بموظفي المنظمة إلى موظف شؤون الموظفين ، الذي يجب أن يعرف كيفية التصديق بشكل صحيح على نسخة من كتاب العمل.

قد تكون هناك حاجة إلى نسخة من كتاب العمل من أجل:

• الحصول على قرض مصرفي أو رهن عقاري ؛
• التقديم إلى القنصلية أو السفارة عند التقدم للحصول على تأشيرة ؛
• ترميم كتاب العمل الأصلي في حال ضياعه أو سرقته.

يجب أن تقوم نسخة من المستند المخصص للاتصال بالسلطات الرسمية بنسخ جميع المعلومات المهمة الواردة في الأصل ، بالإضافة إلى تفاصيلها وخصائصها الخارجية. لا يكفي مجرد نسخ الصفحات باستخدام آلة التصوير ، بل يجب أيضًا اعتمادها - فقط نسخة مصدقة وفقًا لجميع القواعد ملزمة قانونًا. سيقول خبير "النظام كادرا" ، كيفية التصديق على نسخة من كتاب العمل ، مقتطف من أمر أو تقرير ، شهادة توظيف وغيرها من الوثائق بناء على طلب الموظف.

طلب موظف لإصدار نسخة مصدقة من دفتر العمل

كيف تصدق على نسخة من كتاب عمل: عينة

بعد تلقي طلب خطي من الموظف ، يلتزم صاحب العمل بإعداد وإصدار النسخة المطلوبة في غضون ثلاثة أيام (المادة 62 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). لا توجد رسوم تسجيل ولا يسمح بالرفض. حتى إذا كان الموظف قد أصدر بالفعل نفس النسخة في اليوم السابق ، فيجب تلبية الطلب ، مهما كان سبب الطلب الثاني.

بالإضافة إلى ذلك ، قد تطلب السلطات الإشرافية أيضًا نسخًا من المستندات لموظف واحد أو أكثر. على سبيل المثال ، قسم الشرطة أو مكتب المدعي العام أو المحكمة أو مكتب الضرائب. إذا تلقت إحدى المنظمات طلبًا رسميًا مكتوبًا من سلطة حكومية لها الحق في طلب معلومات حول الموظفين ، فإن صاحب العمل ملزم بالالتقاء في منتصف الطريق ، حتى عندما يتعلق الأمر بالبيانات الشخصية.

يشار عادة إلى الفترة التي يجب خلالها إصدار نسخ من كتب العمل وتقديمها في نص الطلب. ولكن إذا لم تكن هناك تعليمات محددة ، فتحقق من الموعد النهائي عبر الهاتف أو استرشد بمتطلبات اللوائح التي تحكم عمل قسم معين. على سبيل المثال ، يجب تقديم نسخ من المستندات بناءً على طلب الشرطة في غضون شهر واحد من تاريخ استلام الطلب (المادة 13 من القانون الاتحادي رقم 3-FZ بتاريخ 7 فبراير 2011).

استثناء: العمل بموجب اتفاقية GPC

الاستثناء هو فنانو الأداء الذين يعملون على أساس عقد القانون المدني. لا تنطبق المادة 62 من قانون العمل في الاتحاد الروسي ، وكذلك الأحكام الأخرى لتشريعات العمل ، على هذا النوع من العلاقات. لذلك ، لا يلتزم العميل بإصدار أي شهادات ونسخ للمقاول ، باستثناء المستندات الثنائية (اتفاقية GPC نفسها ، وأعمال قبول العمل المنجز أو الخدمات المقدمة) والشهادات في النموذج 2-NDFL ، والتي تصدر المنظمة كوكيل ضرائب (المادة 230 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).

مزيد من المعلومات حول الفروق الدقيقة في علاقات القانون المدني مع الموظفين والحيل التي تسمح لك بوضع اتفاقية GPC دون غرامات وخطر إعادة التدريب ، .

كيفية المصادقة على نسخة من كتاب عمل (يتم تقديم عينة أدناه):

الخطوة الأولى. قم بعمل نسخ.انسخ جميع حيزات المستند التي توجد بها ملاحظات ، بما في ذلك صفحة العنوان. إذا تم حياكة ملحق به إدخال واحد على الأقل في كتاب العمل ، فقم بنسخه أيضًا.

الخطوة الثانية. تدوين نقوش الشهادات.مقروء في كل صفحة منسوخة. قم بالتصديق على كل نقش بختم المنظمة وتوقيع ضابط شؤون الموظفين أو أي مسؤول آخر مسؤول عن إدارة سجلات الموظفين. تأكد من الإشارة إلى الاسم الكامل لمنصبه وتاريخ الشهادة بالتنسيق "dd.mm.yyyy".

انتباه!إذا لم يستخدم صاحب العمل الختم ، فقم بإصدار شهادة تأكيد للموظف بالرجوع إلى القاعدة التي تمنح الكيان القانوني الحق ، ولكن ليس الالتزام ، في الحصول على ختم خاص به - المادتان 2 و 6 من القانون رقم 82-FZ بتاريخ 04/06/2015).

الخطوة 3 اكتب مكان تخزين الأصل.إذا كانت دفاتر العمل مدرجة في المصنف كحالة واحدة ، فاذكر رقمها وسنة تكوينها واسم منظمة التوظيف.

طريقة بديلة

عندما تحتوي النسخة على عدد كبير من الصفحات ، يمكن استخدام طريقة اعتماد بديلة.

اكتب مقروءًا في مقدمة الصفحة الأولى أو في الجزء الخلفي من الصفحة الأخيرة "ينسخ"، ثم قم بخياطة جميع الصفحات بخيط قوي وترقيمها. اجلب أطراف الخيط إلى الجزء الخلفي من الورقة الأخيرة في الكتلة ، وأغلق واكتب بجوار " حق. إجمالي ___ الأوراق المربوطة والمرقمة والمختومة»(حدد الرقم بالضبط).

السجل مصدق عليه بتوقيع المسؤول المخول بالتصديق على النسخ ، مع التاريخ الحالي ، والنسخة ، والإشارة إلى الوظيفة. يتم وضع ختم المنظمة هنا أيضًا ، وبهذه الطريقة يلتقط جزء من الطباعة الختم. هذا هو الإجراء الذي اقترحته وزارة المالية الروسية في الرسالة التفسيرية رقم 03-02-Р3 / 39142 بتاريخ 08/07/2014. إذا تم كل شيء بشكل صحيح ، فلن يكون لدى السلطات الإشرافية أي شكاوى حول التصميم.

كيفية تحسين العمل

إذا كان عليك التصديق بانتظام على عشرات ومئات النسخ ، فهناك رغبة طبيعية في تحسين عملك. لا يحظر القانون استخدام أختام التحقق الجاهزة ، والتي تم بالفعل تطبيق جميع النقوش والتفاصيل اللازمة عليها.

بفضل هذا الختم ، لا يستغرق التصديق على نسخة من كتاب العمل الكثير من الوقت: يجب على موظف شؤون الموظفين فقط إدخال التاريخ الحالي ، واسم الشركة وتفاصيل الحالة التي يتم فيها تخزين المستند الأصلي ، ثم التوقيع والختم.

خبير في مجلة "بيرسونيل بيزنس":

يجب على كل موظف شؤون الموظفين التصديق على الإدخالات في دفاتر العمل ، وكذلك من وقت لآخر عمل نسخ من المستند للبنوك والسفارات والسلطات الأخرى بناءً على طلب الموظف.

من أجل اعتبار نسخة من كتاب العمل سارية المفعول ، يجب الامتثال لمتطلبات GOST الجديدة ، التي دخلت حيز التنفيذ في 1 يوليو 2018 ، ولا تنسَ ختمها إذا كان صاحب العمل يستخدمها.