यदि आपको तत्काल महत्वपूर्ण दस्तावेज़ प्राप्त करने, नवीनतम जानकारी का अनुरोध करने या किसी कंपनी या अधिकारी से मदद लेने की आवश्यकता है तो आपको क्या करना चाहिए? व्यावसायिक पत्राचार के सभी नियमों के अनुसार अनुरोध पत्र लिखें और सकारात्मक प्रतिक्रिया प्राप्त करें।

लेख से आप सीखेंगे:

एक व्यावसायिक अनुरोध पत्र अन्य प्रकार के पत्रों से किस प्रकार भिन्न है?

व्यावसायिक पत्राचार दस्तावेज़ संचार प्रणाली का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है। पत्र उनके सबसे व्यापक दस्तावेज़ हैं। आधिकारिक पत्राचार कई प्रकार के होते हैं. यह सब लिखित संवाद का एक रूप है जो संगठनों की गतिविधियों में सबसे महत्वपूर्ण मुद्दों को हल करने में योगदान देता है। इसकी शैली और विषयगत रेंज व्यापक विविधता की विशेषता है।

अनुरोध पत्र सबसे सामान्य प्रकार के व्यावसायिक पत्राचार में से एक है। ऐसी अपीलें लिखने की आवश्यकता विभिन्न कारणों से हो सकती है, और उन सभी को सूचीबद्ध करना संभव नहीं है। हालाँकि, ऐसी कई विशेषताएं हैं जो इसे बनाती हैं पत्रआधिकारिक दस्तावेज़ीकरण की सामान्य श्रृंखला के बीच।

औपचारिक अनुरोध पत्र किसी समसामयिक मुद्दे पर एक व्यवहारिक अनुरोध या कूटनीतिक मांग हो सकता है। यह लेखक के विशिष्ट लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए कार्य करता है और अनुरोध पत्र के लेखक के लिए आवश्यक कार्रवाई करने के लिए प्राप्तकर्ता को प्रेरित करने के लिए आवश्यक है।

विशेष रूप से ऐसी कई स्थितियाँ होती हैं जब प्रबंधन गतिविधियों में अनुरोध पत्र तैयार करने की आवश्यकता होती है। इसका कारण या तो एक साधारण स्थिति हो सकती है जिसके लिए गहन तर्क-वितर्क और विस्तृत स्पष्टीकरण की आवश्यकता नहीं है, या एक समस्या, जिसका सार समझाए बिना सकारात्मक उत्तर प्राप्त करना असंभव है। दूसरे मामले में, लेखक को न केवल अपना अनुरोध बताना होगा, बल्कि उसे उचित ठहराना होगा, प्राप्तकर्ता को यह समझाना होगा कि एक या दूसरे तरीके से कार्य करना क्यों आवश्यक है।

मौजूदा कार्यालय टेम्पलेट और मानक औपचारिक अनुरोध पत्र लिखना आसान बनाते हैं। किसी भी व्यावसायिक संदेश को व्यावसायिक पत्राचार के नियमों का पालन करना चाहिए। पत्राचार, सबसे पहले, भेजने वाली कंपनी का चेहरा है। इसके डिज़ाइन में विस्तार पर ध्यान देने और व्यावसायिक शिष्टाचार के नियमों के पालन की आवश्यकता होती है। संगठन की ओर से अनुरोध पत्र तैयार करने के लिए, आपको सभी आवश्यक विवरणों को दर्शाने वाले एक लेटरहेड की आवश्यकता होगी। आवेदन अधिकृत अधिकारी के हस्ताक्षर और कंपनी की मुहर द्वारा प्रमाणित है।

औपचारिक अनुरोध पत्र कैसे लिखें?

आधिकारिक पत्राचार के सभी नियमों के अनुसार एक व्यावसायिक अनुरोध पत्र तैयार किया जाता है। अंततः सकारात्मक प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए, अपील लिखते समय आपको एक निश्चित एल्गोरिथम का पालन करना चाहिए। यह आपको पत्र की सामग्री को संरचित करने, मुख्य विचारों को प्राप्तकर्ता तक पहुंचाने और समस्या का सार स्पष्ट रूप से बताने की अनुमति देगा।

निर्धारित करें कि आप वास्तव में किसे संबोधित कर रहे हैं?

प्राप्तकर्ता से व्यक्तिगत रूप से संपर्क करना बेहतर है। व्यावसायिक शिष्टाचार के आम तौर पर स्वीकृत नियमों का पालन करते हुए, अपने पहले नाम और संरक्षक का उपयोग करें। इससे सम्मान दिखाने में मदद मिलेगी. इसके अलावा, एक व्यक्तिगत अनुरोध पत्र प्राप्त करने वाले अधिकारी पर एक निश्चित जिम्मेदारी डालता है। यहां तक ​​कि जब आपको लोगों के समूह के लिए अनुरोध पत्र लिखने की आवश्यकता होती है, तो अपील को वैयक्तिकृत करना बेहतर होता है।

आप इस विशेष अभिभाषक को क्यों संबोधित कर रहे हैं?

यह अनुशंसा की जाती है कि आप प्राप्तकर्ता को पहले ही समझा दें कि आपने उससे संपर्क क्यों किया। आप उसकी तारीफ कर सकते हैं और उसके व्यावसायिक या व्यक्तिगत गुणों, पिछली उपलब्धियों को नोट कर सकते हैं जो आपकी अपील के संदर्भ में महत्वपूर्ण हैं। यह तकनीक आपको अनुरोध वाले पत्र पर अधिक ध्यान से विचार करने और उसे संतुष्ट करने का अवसर खोजने के लिए प्रोत्साहित करेगी। ईमानदार रहना महत्वपूर्ण है और प्रशंसा और चापलूसी के बीच की रेखा को पार नहीं करना चाहिए।

आप अपने अनुरोध को कैसे उचित ठहरा सकते हैं?

अपने तर्कों पर पहले से विचार करें और उन्हें पाठ में व्यवस्थित करें पत्रयोजना के अनुसार मजबूत - मध्यम - सबसे मजबूत। प्राप्तकर्ता में रुचि रखें, उसे अपनी इच्छा की पूर्ति से जुड़े संभावित लाभों के बारे में बताएं। उस समस्या को आवाज़ दें जो उसके लिए प्रासंगिक है और दिखाएं कि इसे आपके हितों को पूरा करने के लिए कैसे हल किया जा सकता है। समस्या के महत्व का वर्णन करें और प्राप्तकर्ता को बताएं कि इसे हल करना आप दोनों के लिए फायदेमंद हो सकता है।

प्राप्तकर्ता को क्या जानकारी प्रदान की जानी चाहिए?

समस्या का यथासंभव संक्षिप्त और स्पष्ट वर्णन करें। अस्पष्टता से बचें और वांछित परिणाम के बारे में यथासंभव विशिष्ट रहें: सटीक कीमत, तिथि, प्रतिशत आदि बताएं। अनुरोध पत्र में प्राप्तकर्ता को प्रबंधन निर्णय लेने की आवश्यकता होती है। ऐसा करने के लिए, उसे सटीक जानकारी की आवश्यकता है: कितना, क्या, कब और किस कीमत पर। ये विवरण सटीक रूप से तैयार किए जाने चाहिए, जिससे अस्पष्टता की कोई गुंजाइश न रहे। अन्यथा, पहल प्राप्तकर्ता के पास जा सकती है, अनुरोध औपचारिक रूप से स्वीकार कर लिया जाएगा, लेकिन प्रवर्तक को वह नहीं मिलेगा जो वह चाहता था।

क्या निष्कर्ष निकाला जा सकता है?

अनुरोध बताने के बाद, संभावित लाभों पर प्राप्तकर्ता का ध्यान केंद्रित करते हुए, इसे संशोधित करना और इसे दोबारा दोहराना आवश्यक है। साथ ही, संभावित लाभ का हमेशा भौतिक होना ज़रूरी नहीं है।

एक सही ढंग से लिखा गया अनुरोध पत्र कई मायनों में आपको सकारात्मक उत्तर के करीब ला सकता है। ऐसे पत्र का पाठ प्राप्तकर्ता और अनुरोध की सामग्री पर निर्भर करेगा। चाहे आप किसी अच्छे दोस्त, रिश्तेदार, बॉस या अधिकारी से पूछ रहे हों, मदद मांगने के लिए पत्र लिखने के लिए प्रत्येक विशिष्ट मामले के लिए एक व्यक्तिगत दृष्टिकोण चुना जाना चाहिए।

झूठ मत बोलो

सकारात्मक परिणाम पर भरोसा करते हुए, मामले का सार इस तरह प्रस्तुत करना आवश्यक है कि यह आपके लिए फायदेमंद हो। स्थिति को काल्पनिक या अवास्तविक घटनाओं से अलंकृत न करने का प्रयास करें। अन्यथा, आप उस समर्थन के बिना रह जाने का जोखिम उठाते हैं जिसकी आपको अभी आवश्यकता है।

संक्षिप्त करें

मदद के अनुरोध वाला पत्र बहुत लंबा नहीं होना चाहिए। अपने विचारों को स्पष्ट एवं स्पष्ट रूप से समझने योग्य भाषा में व्यक्त करें। उन सूक्ष्म विवरणों में न जाएँ जिनके बिना आप काम चला सकते हैं। यह केवल आपके लक्ष्य को प्राप्त करने में बाधा डालता है और पाठक को परेशान करता है।

उस मुख्य कारण के बारे में सोचें जिसके लिए आपने अपने अनुरोध के साथ इस व्यक्ति को संबोधित करना चुना। प्राप्तकर्ता के व्यक्तिगत गुणों के प्रति अपने दृष्टिकोण को व्यक्त करने में इसका उल्लेख करना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा, लेकिन चापलूसी के साथ इसे ज़्यादा न करें। अपने पत्र में इस बात पर ज़ोर दें कि आपकी सहायता करने से प्राप्तकर्ता को किस प्रकार लाभ हो सकता है।

बार-बार अपील

यदि आप इस व्यक्ति से दोबारा संपर्क कर रहे हैं तो अनुरोध पत्र सही ढंग से कैसे लिखें? इस मामले में, पत्र में पहले प्रदान की गई सहायता या प्रदान की गई सेवा के लिए अलग से आभार व्यक्त करना चाहिए। यह स्पष्ट करना आवश्यक है कि उनसे नई अपील का यही एक कारण था। प्राप्तकर्ता को धन्यवाद देने के लिए कुछ वाक्य पर्याप्त होंगे।

अप्रत्याशित घटनाएँ

हमेशा ध्यान रखें कि जिस व्यक्ति से आप संपर्क कर रहे हैं वह उन परिस्थितियों के अधीन हो सकता है जो उनके निर्णय को प्रभावित कर सकते हैं। और आप उस अनुकूल क्षण को पहचानने में असमर्थ हैं जब आपका अनुरोध पत्र उसकी नज़र में आता है। ऐसी स्थिति का एक उदाहरण तब हो सकता है जब कोई व्यक्ति दांत दर्द से परेशान हो, या उसके सभी विचार उसके वरिष्ठों से अवांछनीय रूप से प्राप्त डांट में व्यस्त हों... परिस्थितियाँ भिन्न हो सकती हैं। आप इसके बारे में कुछ नहीं कर सकते। आपका काम यह सोचने का प्रयास करना है कि अनुरोध पत्र को सही ढंग से कैसे लिखा जाए, उन गलतियों से बचें जो समस्या के समाधान को प्रभावित कर सकती हैं जो आपके पक्ष में नहीं है। खराब शब्दांकन, अस्पष्ट शब्दांकन और गलत व्यवहार प्राप्तकर्ता का मूड खराब कर सकता है और आपकी विफलता का कारण बन सकता है।

याद रखें कि आपका पत्र ईमानदार होना चाहिए। पंक्तियों के बीच में आपको अपना आत्म-सम्मान, गरिमा और, सबसे महत्वपूर्ण, सफलता में विश्वास और उस व्यक्ति का समर्थन पढ़ना चाहिए जिसकी ओर आप गए थे। उनकी ओर से समझ, शालीनता और उदारता की आशा है।

एक अजनबी को पत्र

एक महत्वपूर्ण बिंदु जिसे कोई भी पत्र लिखते समय कम नहीं आंका जाना चाहिए, विशेष रूप से किसी अजनबी को संबोधित अनुरोध वाला पत्र, अभिवादन है। यदि आप इसे व्यक्तिगत बना सकते हैं और प्राप्तकर्ता का नाम लेकर अभिवादन कर सकते हैं तो आपका पत्र अधिक ध्यान से पढ़ा जाएगा। जब आप सोच रहे हैं कि किसी अजनबी को अनुरोध पत्र कैसे लिखा जाए, तो यह विचार करने योग्य है कि वैयक्तिकरण एक गारंटी है कि आपका पत्र कम से कम देखा जाएगा। निम्नलिखित नियमों का पालन करें:

1. अपनी अपील का विषय सही ढंग से तैयार करें। इस फ़ील्ड को हमेशा भरने का प्रयास करें.
2. संक्षेप में बताएं कि व्यक्ति को इस पत्र की आवश्यकता क्यों है। इसे शीर्षक में रखें. इससे आपको अपने संदेश पर ध्यान आकर्षित करने में मदद मिलेगी.
3. यदि संभव हो, तो प्राप्तकर्ता को पहले से कॉल करें और अनुरोध के कारण पर चर्चा करें। इस मामले में, आशा है कि संदेश स्वचालित रूप से स्पैम में समाप्त नहीं होगा।
4. "टी संयोजन" का प्रयोग करें:
   • रचनात्मक विषय;
   • संपर्कों के साथ विषय;
   • पाठ मुख्य भाग में है, अनुलग्नक में नहीं.
5. पत्र के अंत में आप अपने अनुरोध को दोबारा दोहराते हुए याद दिलाते हैं। फिर विनम्रतापूर्वक अलविदा कहें, संदेश पढ़ने के लिए समय निकालने के लिए प्राप्तकर्ता को संक्षेप में धन्यवाद दें।
6. निर्दिष्ट करें कि आप किस रूप में प्रतिक्रिया की अपेक्षा करते हैं। और हां, आपसे संपर्क करने के तरीकों के लिए सभी विकल्प बताना न भूलें।

हालाँकि, यदि आपके पास अनुरोध पत्र कैसे लिखा जाता है इसका उदाहरण है तो अपील लिखना आसान है। नमूना निम्नलिखित लिंक पर क्लिक करके देखा जा सकता है।

उत्तर प्रक्रियाधीन है

तो, पत्र लिखा और भेजा गया है. प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा करते समय, यह ध्यान रखने योग्य है कि यदि पत्र आधिकारिक प्रकृति का था, अनुरोध किसी अधिकारी को संबोधित किया गया था, तो एक विनियमित अवधि होती है जिसके भीतर आपको निश्चित रूप से प्रतिक्रिया प्राप्त होगी। अन्य मामलों में, यह सब उस व्यक्ति की परवरिश पर निर्भर करता है जिसे आपने अनुरोध पत्र संबोधित किया था।

अधिकांश लोगों को कभी न कभी मांग या अनुरोध पत्र लिखने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है। यह धर्मार्थ योगदान के लिए अनुरोध, छूटी हुई परीक्षा लिखने का अनुरोध, किसी विशेष क्षेत्र के विशेषज्ञ से मिलने का अनुरोध, या रिपोर्टिंग के लिए आवश्यक दस्तावेज़ जारी करने का अनुरोध हो सकता है। आपका लक्ष्य जो भी हो, लेखन शैली वही होगी। अपने पत्र को अधिक पेशेवर और विश्वसनीय दिखाने के लिए लेख में दिए गए निर्देशों का पालन करें।

कदम

लिखित में तैयारी

मुख्य विचारों को रेखांकित करें.एक स्पष्ट और प्रभावी पत्र लिखने के लिए आपके लक्ष्य और मांग/अनुरोध के उद्देश्यों की स्पष्ट समझ होना बहुत जरूरी है।

• यह सुनिश्चित करने का एक अच्छा तरीका है कि आपके पास विषय का स्पष्ट विचार है, कागज की तीन खाली शीट लें और उसका शीर्षक रखें: "मैं पत्र क्यों लिख रहा हूं," "पत्र का उद्देश्य," और "अन्य विचार"। ”
• बहुत अधिक विस्तार में जाए बिना, कागज के प्रत्येक टुकड़े पर कुछ मिनटों के लिए अपने विचार लिखें। सूची बनाएं और उस स्थिति के बारे में मुख्य विचारों की रूपरेखा तैयार करें जिनका पत्र में उल्लेख किया जाएगा। यह भी बताएं कि आप इस पत्र से क्या हासिल करना चाहते हैं और आपके विचार से इसमें और कौन सी जानकारी जोड़ने की जरूरत है।

1. इस बारे में सोचें कि पत्र किसके लिए है।अपने पत्र के लिए सही टोन सेट करने के लिए अपने लक्षित दर्शकों को समझना आवश्यक है। एक बार जब आप मुख्य विचार लिख लें, तो पत्र प्राप्तकर्ता के बारे में आप जो कुछ भी जानते हैं उसे एक अलग कागज़ पर लिख लें।

   • उदाहरण के लिए, इस व्यक्ति की स्थिति क्या है और वह आपकी कैसे मदद कर सकता है? क्या यह व्यक्ति आपके अनुरोध पर अंतिम निर्णय लेगा या वह निर्णय लेगा कि पत्र को उच्च अधिकारियों को अग्रेषित किया जाए या नहीं?
   • विषय पंक्ति के बारे में प्राप्तकर्ता की जागरूकता पर विचार करना भी एक अच्छा विचार है। यदि वह आपके विषय के बारे में बहुत जानकार नहीं है, तो लेखन शैली अलग होनी चाहिए (उदाहरण के लिए, सरल शब्दावली का उपयोग करें और अधिक स्पष्ट जानकारी जोड़ें) यदि आप इस मामले में किसी विशेषज्ञ को लिख रहे हैं।

2. एक योजना लिखें.अंत में, अपने पत्र का मुख्य भाग लिखने से पहले, अपने विचारों को तार्किक और सुसंगत क्रम में व्यवस्थित करने के लिए एक रूपरेखा तैयार करें।

   • मुख्य बिंदुओं और सहायक बिंदुओं को पहचानें। सुनिश्चित करें कि आपके विचार इस तरह व्यवस्थित हों कि पाठक को समझ में आएँ।

   एक मसौदा लिखना

   1. एक उपयुक्त प्रारूप का प्रयोग करें.व्यावसायिक पत्रों के लिए एक पेशेवर प्रारूप बनाए रखने से, आप शुरू में सकारात्मक प्रभाव डालेंगे।

      • ऊपरी बाएँ कोने में अपना पूरा पता, फिर तारीख और फिर प्राप्तकर्ता का पता लिखें। प्रत्येक पैराग्राफ के बीच एक लाइन इंडेंट करना न भूलें।
      • आप प्राप्तकर्ता के पते के बाद एक पंक्ति में पत्र का विषय भी बता सकते हैं। लेकिन ये वैकल्पिक है.

   2. अभिवादन से शुरुआत करें.पत्र का मुख्य भाग सम्मानजनक और सही अभिवादन से शुरू होना चाहिए।

      • यदि आप उस व्यक्ति को जानते हैं जिसे आप लिख रहे हैं, तो आप उनका नाम ("प्रिय एलेक्सी!") का उपयोग कर सकते हैं। अन्यथा, आपको व्यक्ति का अंतिम नाम और शीर्षक ("प्रिय श्री इवानोव!") का उपयोग करना चाहिए
      • यदि आप उस व्यक्ति का नाम नहीं जानते जो पत्र पढ़ेगा, तो आप बस लिख सकते हैं: "हैलो!"

   3. एक परिचयात्मक अनुच्छेद लिखें.किसी भी अनुरोध या मांग पत्र के पहले पैराग्राफ में, आपको अपना परिचय देना चाहिए और स्पष्ट रूप से लेकिन संक्षेप में अपने अनुरोध का मुख्य उद्देश्य बताना चाहिए। उदाहरण के लिए, "मैं आपको इस उम्मीद में लिख रहा हूं कि आप हमारे पशु कल्याण कोष में दान देने पर विचार करेंगे।"

      • यदि आपने पहले पत्र के प्राप्तकर्ता के साथ संचार किया है, तो पहले पैराग्राफ में आप यह उल्लेख कर सकते हैं कि आपने पहले कब और किन परिस्थितियों में संपर्क किया था।
      • उदाहरण के लिए: "मैं आपके ड्रामा क्लब का छात्र हूं," या "मैं एनिमल वेलफेयर फाउंडेशन का अध्यक्ष हूं, जिसे आपने 10 वर्षों से उदारतापूर्वक दान दिया है," या "मैंने एक स्कूल के आयोजन की संभावना के बारे में पिछले महीने आपसे संपर्क किया था" एक मनोरंजन पार्क की यात्रा।"
      • संबंध स्थापित करना न केवल प्राप्तकर्ता के लिए फायदेमंद है, बल्कि आपके प्रति निकटता की भावना भी पैदा कर सकता है, जिससे सकारात्मक प्रतिक्रिया की संभावना बढ़ जाएगी।

   4. मुख्य अनुच्छेद लिखें.मुख्य पाठ में, आपको अपने अनुरोध के संबंध में अतिरिक्त और अधिक विस्तृत जानकारी प्रदान करनी चाहिए। यह आपके लिए यह समझाने का अवसर है कि आप वास्तव में क्या प्राप्त करना चाहते हैं और आपका अनुरोध क्यों स्वीकार किया जाना चाहिए।

      • विस्तार से लिखें, लेकिन संक्षेप में। आपको अपने अनुरोध की प्रकृति और उन कारणों को स्पष्ट रूप से बताना होगा कि इस पर विचार क्यों किया जाना चाहिए। हालाँकि, पाठक को आपकी पूरी जीवन कहानी पढ़ने की ज़रूरत नहीं है।
      • अपने अनुरोध के प्रति ईमानदार और स्पष्ट रहें। प्राप्तकर्ता को इस बारे में कोई संदेह नहीं होना चाहिए कि आप क्या चाहते हैं। उदाहरण के लिए: "मुझे आशा है कि आप इस वर्ष उदारतापूर्वक देना जारी रखेंगे" या "मैं इस परीक्षा को दोबारा देने का अवसर चाहूंगा।"
      • विनम्र रहें और प्राप्तकर्ता को संबोधित करते समय उचित स्वर का प्रयोग करें।
      • तथ्यों पर टिके रहें और अपनी भावनाओं पर नियंत्रण रखें। यदि आपको मुद्दे के संबंध में अपनी भावनाओं का उल्लेख करने के लिए मजबूर किया जाता है, तो बहुत अधिक भावुक न हों। उदाहरण के लिए: "मैं अपने ग्रेड से बहुत निराश था," लेकिन नहीं "जब मैंने अपने ग्रेड देखे तो मैं सचमुच पागल हो गया!"

   5. एक निष्कर्ष लिखें.अपने निष्कर्ष में, आपको किसी भी समय सीमा और समय प्रतिबंध का उल्लेख करना चाहिए और अपने आवेदन पर विचार करने के लिए अपनी सराहना व्यक्त करनी चाहिए।

      • उदाहरण के लिए, यदि आप किसी जानकारी या किसी से मुलाकात के लिए अनुरोध लिख रहे हैं और वह अनुरोध एक निश्चित तिथि तक पूरा हो जाना चाहिए, तो आपको इसे विनम्रतापूर्वक लेकिन निष्कर्ष में स्पष्ट रूप से बताना चाहिए।
      • भले ही प्राप्तकर्ता अंततः आपके अनुरोध का अनुपालन नहीं करता है, यह तथ्य कि उन्होंने आपके मुद्दे पर शोध करने और उस पर निर्णय लेने के लिए समय लिया, सराहना के लायक है।

   6. अलविदा कहो।आपका पत्र उचित एवं विनम्र विदाई के साथ समाप्त होना चाहिए। अच्छे विकल्प हैं "आपका सादर," "आपका सादर," या "सादर प्रणाम", जिसके बाद आपका नाम आता है।

      • यदि आप हस्तलिखित पत्र भेज रहे हैं, तो विदाई पत्र की चार पंक्तियाँ और अपना नाम इंडेंट करें और पेन से अपने हस्ताक्षर छोड़ दें।
      • यदि आप पत्र के साथ कोई सामग्री संलग्न करते हैं, तो यह जानकारी विदाई के बाद आनी चाहिए। उदाहरण के लिए: "अनुप्रयोग: 2."

   एक पत्र का प्रारूपण

   1. शांत हो जाएं।एक बार जब आप अपना पहला ड्राफ्ट लिख लें, तो यदि समय हो तो इसे कुछ दिनों के लिए अलग रख दें। जब आप वापस लौटेंगे तो इससे आपको इसे नई आँखों से देखने में मदद मिलेगी।

अनुरोध - पत्र- यह आवश्यक जानकारी, सामान, सेवाएं, दस्तावेज प्राप्त करने, सिफारिशें प्रदान करने, बैठक आयोजित करने आदि के लिए एक अनुरोध है। इसे तैयार करते समय, आपको अनुरोध को पूरा करने की आवश्यकता को उचित ठहराने की आवश्यकता है। इसे किसी विशिष्ट व्यक्ति या कानूनी इकाई-संगठन को संबोधित किया जा सकता है। इसमें एक से अधिक अनुरोध शामिल हो सकते हैं.

अनुरोध पत्र कैसे लिखें

अनुरोध पत्र की संरचना सामान्य के समान होती है और आकार में लगभग समान होता है। इसका पंजीकरण संगठन के लेटरहेड पर किया जाता है। यह आमतौर पर संगठन के प्रमुख या अधिकृत व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित होता है।

व्यावसायिक पत्र वाक्यांशों के उदाहरण - अनुरोध

निवेदन का कारण:

• इस कारण…
• मानते हुए…
• इस दृष्टिकोण से...
• आधारित…
• के लिए…
• आधारित…
• के अनुसार…
• के अनुसार…

अनुरोध का पाठ:

• हम आपसे विचार करने/प्रदान करने/कार्यान्वयन करने/रिपोर्ट करने/सूचित करने/तत्काल भेजने के लिए कहते हैं...
• हम आपसे पूछ रहे हैं...
• हम इसमें आपकी सहायता चाहते हैं…
• हम इसके लिए आपकी सहमति चाहते हैं...
• हम भी आपसे पूछते हैं...

अनुरोध पत्र के लिए प्रतिक्रिया पत्र लिखने की आवश्यकता होती है।

नमूना अनुरोध पत्र

हम आपको सूचित करते हैं कि श्री लेसकोव एन.एस. 15 मार्च को मास्को पहुंचेंगे, हम आपसे एक बैठक आयोजित करने और 2 दिनों के लिए एक होटल का कमरा आरक्षित करने का अनुरोध करते हैं। श्री लेसकोव एन.एस. फ्लाइट 1583 आएगी.

यदि आप उनकी यात्रा के दौरान उन्हें अपने ग्राहकों से मिलने की व्यवस्था कर सकें तो हम भी आभारी होंगे।

मदद मांगना वह मामला नहीं है जब आप अपील के मुक्त रूप का उपयोग करके अपनी कल्पना और रचनात्मकता को खुली छूट दे सकते हैं।

• औपचारिक व्यावसायिक माहौल बनाए रखना सर्वोत्तम है। विनम्र शब्द उपयुक्त हैं ( "धन्यवाद", "कृपया", "मुझे अनुमति दें").
• पाठ तार्किक और संरचित होना चाहिए.

आप इलेक्ट्रॉनिक या पेपर फॉर्म का उपयोग कर सकते हैं।

• इसे कंपनी के लेटरहेड पर लिखना बेहतर है, जिसमें कंपनी का विवरण और लोगो दर्शाया गया हो - यह प्रस्तुत करने योग्य दिखता है।
• आपको प्राप्तकर्ता को संबोधित करके शुरुआत करनी चाहिए। सर्वोत्तम रूप से, यदि यह व्यक्तिगत है, तो एक विशिष्ट व्यक्ति का संकेत दिया जाता है। व्यावसायिक पत्राचार में, प्रथम नाम और संरक्षक या "मिस्टर पेट्रोव" प्रारूप को प्राथमिकता दी जाती है। शुरुआत में "प्रिय" शब्द भी चोट नहीं पहुँचाता। यदि यह किसी एक व्यक्ति को नहीं, बल्कि एक टीम को संबोधित है, तब भी संदेश को यथासंभव वैयक्तिकृत करने की आवश्यकता है - उदाहरण के लिए, "प्रिय साथियों।"
• यदि आप अवसर के अनुकूल एक विनीत तारीफ चुन सकते हैं, तो इसका उपयोग करना उचित है। उदाहरण के लिए, ध्यान दें कि आप अपने उद्योग में एक विशेषज्ञ के रूप में प्राप्तकर्ता की राय और उसकी मदद को महत्व देते हैं, या आप अतीत में प्रदान किए गए समर्थन के लिए आभारी हैं। यह बहुत महत्वपूर्ण है कि बदसूरत चापलूसी में न पड़ें - इससे सकारात्मक प्रतिक्रिया की संभावना बढ़ने की संभावना नहीं है।
• इसके बाद अनुरोध का सार आता है - हम नीचे विस्तार से वर्णन करेंगे कि मुख्य भाग को किन नियमों का पालन करना चाहिए।
• इसे किसी अधिकृत व्यक्ति की तारीख और हस्ताक्षर बताकर पूरा किया जाना चाहिए।

अधिकतम विशिष्टता

पैसा परिशुद्धता पसंद करता है। और जो लोग इन्हें कमाते हैं वे भविष्य में भी आपके प्रोजेक्ट में आर्थिक मदद कर सकते हैं। एक आदर्श उदाहरण में अधिकतम मात्रा में सत्यापित डेटा और सटीक संकेतक शामिल होते हैं।

संख्याओं, प्रतिशतों, मात्राओं, समय-सीमाओं के साथ कार्य करें।

यह मामले के प्रति एक गंभीर दृष्टिकोण को इंगित करता है, आत्मविश्वास को प्रेरित करता है और कार्य को अधिक ठोस, मापने योग्य बनाता है, आपको यह समझने की अनुमति देता है कि वास्तव में क्या आवश्यक है और अनुरोध को पूरा करना कितना संभव है।

बड़े पैमाने पर वित्तीय सहायता, दीर्घकालिक ऋण, या कुछ वर्षों में मुनाफे पर उच्च ब्याज साझा करने की संभावना के अनुरोध को पढ़ने के बाद पैसा या अन्य संसाधन कौन साझा करेगा? शायद एक हास्य अभिनेता या परोपकारी। व्यवसाय में बहुत अधिक लोग नहीं हैं। लेकिन अगर सटीक मात्रा और समय सीमा बताई गई है, अपेक्षाएं स्पष्ट हैं, तो सकारात्मक प्रतिक्रिया की संभावना अधिक है।

मजबूत तर्क

विश्वास अर्जित करने और सहायता प्राप्त करने के लिए, आपको इसकी आवश्यकता को उचित ठहराना होगा।

इसके लिए ठोस तर्कों की आवश्यकता होगी. तर्क-वितर्क के मानक नियमों के आधार पर उन्हें खोजना और रचना करना आवश्यक है, जिनमें शामिल हैं:

• अस्पष्टता - थीसिस ऐसी होनी चाहिए कि उसका अर्थ स्पष्ट हो, अस्पष्टता बाहर हो;
• स्पष्टता और स्पष्टता;
• सच।

कुछ भी अतिरिक्त नहीं

केवल उन्हीं तथ्यों और परिस्थितियों को शामिल किया जाना चाहिए जो मामले से प्रासंगिक हों। अनावश्यक विवरण, गीतात्मक विषयांतर, भावनात्मक, यहाँ तक कि बहुत मार्मिक अनुभवों की भी कोई आवश्यकता नहीं है। यह किसी व्यक्ति को समय बर्बाद करने के लिए मजबूर करता है और संभावना कम कर देता है कि, उदाहरण के लिए, वांछित राशि अभी भी खाते में स्थानांतरित की जाएगी।

एक भाषा में बातचीत

अपील लिखते समय, ऐसी शब्दावली का उपयोग करना महत्वपूर्ण है जो लेखक के लिए नहीं, बल्कि उसे पढ़ने वाले के लिए समझने योग्य और परिचित हो।

उदाहरण के लिए, यदि कोई विज्ञापन एजेंसी मदद के लिए किसी बैंक की ओर रुख करती है, तो ऐसे कठबोली और पेशेवर शब्दों का उपयोग करने की कोई आवश्यकता नहीं है जो बैंकिंग उद्योग के प्रतिनिधियों के लिए स्पष्ट नहीं हैं। वित्तीय क्षेत्र में परिचित शब्दों को चुनना बेहतर है - इससे आपसी समझ और इसलिए सफलता की संभावना काफी बढ़ जाती है।

ईमानदारी सबसे अच्छी युक्ति है

वर्तमान स्थिति का वर्णन करते समय जिसके लिए सहायता की आवश्यकता है, ईमानदारी और वास्तविक तथ्यों पर भरोसा करना बेहतर है, न कि कम आंकना, बल्कि स्थिति की गंभीरता को बढ़ा-चढ़ाकर पेश करना भी नहीं। यदि नैतिक और नैतिक कारणों से नहीं, तो कम से कम इसलिए कि पत्र में बताई गई हर बात को आमतौर पर सत्यापित करना आसान होता है। व्यापार जगत भी बहुत छोटी जगह है.

साँझा लाभ

व्यावसायिक क्षेत्र में, पैसा शायद ही कभी "सिर्फ इसलिए" या "सुंदर आँखों" के लिए दिया जाता है।

आमतौर पर, जब किसी को वित्तीय रूप से मदद करते हैं, और अमूर्त रूप से भी, एक निवेशक बदले में कुछ प्राप्त करने की उम्मीद करता है।

यदि यह कोई मौद्रिक ऋण नहीं है जो कुछ समय बाद ब्याज सहित लौटाया जाएगा, या किसी व्यवसाय में हिस्सेदारी नहीं है, तो आपको अन्य लाभों का संकेत देना होगा। यह कुछ भी हो सकता है - उदाहरण के लिए:

• उत्पाद छूट;
• सलाहकार समर्थन;
• मुफ़्त सेवाएँ;
• प्रायोजक की स्थिति;
• सामाजिक रूप से जिम्मेदार कंपनी की छवि में योगदान, आदि।

साक्षरता

किसी भी महत्वपूर्ण दस्तावेज़ में उसकी सामग्री महत्वपूर्ण होती है। लेकिन हमें फॉर्म के बारे में नहीं भूलना चाहिए। बहुत सारी व्याकरण संबंधी त्रुटियाँ प्रभाव को ख़राब कर देती हैं। वर्तनी और विराम चिह्न की जाँच के लिए कई ऑनलाइन सेवाएँ हैं।