Protokols ir sava veida pārskats, kurā ir ieraksti par jautājumu apspriešanas procesu un lēmumiem par tiem sanāksmēs, biznesa sanāksmēs un sanāksmēs. Šim dokumentam ir nozīmīga vieta organizatoriskā un administratīvā tipa dokumentu plūsmas sistēmā.

Kas ir protokols

Protokols ir atskaites dokuments, kas skaidri fiksē jautājumu apspriešanas gaitu un oficiālos pasākumos pieņemtos lēmumus. Pilnīgāku vārda interpretāciju sniedz vārdnīcas, kas šo jēdzienu definē kā dokumentu, kurā ierakstīts viss, kas notiek konkrētā pasākumā.

Galvenā informācija

Protokolu var saukt par dokumentu, kas satur noteiktu informāciju. Tajā iekļauta informācija par konkrētu jautājumu diskusiju gaitu. Turklāt sapulces protokolā ir iekļauti lēmumi, kas ļauj to klasificēt kā administratīvos dokumentus.

Tikšanās laikā var tikt izgatavots tikai protokola melnraksts. 5 dienu laikā pilnībā jāpabeidz protokola sagatavošana.

Dekors

Protokols ir dokuments, kas sastādīts uz projektu pamata. Ja sapulces laikā tika uzņemts stenogramma, tad to var atšifrēt, pēc vajadzības formatēt un pievienot gatavajam protokolam.

Sekretārs ir pilnībā atbildīgs par visa protokola sagatavošanas un uzturēšanas procesu, kā arī par tajā ievadīto datu pareizību. Daži protokolu veidi papildus jāapstiprina uzņēmuma vadītājam.

Minūtes veidlapas

Tiek izmantoti 3 protokolu veidi:

• stenogrāfija;
• pilns;
• īss.

Īsā protokolā ir ierakstīti apspriestie jautājumi. Iekļauti arī dalībnieku vārdi un pieņemtie lēmumi. Šāda veida notikumu ieteicams protokolēt, kad sēde tiek ierakstīta stenogrammā, bet runu un ziņojumu teksti tiek nodoti atbildīgajam sekretāram.

Pilns protokols reģistrē ne tikai iepriekš minētos punktus, bet satur arī detalizētākus ierakstus. Pilnam protokolam vajadzētu ļaut jums pilnībā atspoguļot detalizētu notikuma priekšstatu.

Stenogrāfisko protokolu veic atbildīgais sekretārs, pamatojoties uz sēdes stenogrāfisko ziņojumu.

Uzņēmuma vadība katrā sanāksmē izlemj, kāda protokola forma būs vēlama. Visu veidu šādi dokumenti jānoformē uz uzņēmuma (uzņēmējsabiedrības) veidlapas, norādot dokumenta veida nosaukumu - Protokols. Vai uz speciāli izstrādātas gatavās protokola formas. Jebkura šāda veida dokumenta obligāta informācija ir reģistrācijas numurs, datums, nosaukums, teksts un atbildīgo personu paraksti.

Kurš pieņem minūtes

Protokols ir dokuments, kas tiek glabāts pasākuma laikā. Tas jāsastāda profesionāli apmācītam sekretāram. Izrādes ierakstīšanas kvalitāte būs atkarīga no viņa kvalifikācijas līmeņa un profesionālajām prasmēm. Tāpēc sapulces protokola sastādītāja izvēle ir atbildīgs uzdevums pasākuma sagatavošanā.

Kā saglabāt protokolu: protokola paraugs

Protokola glabāšanas piemēru var redzēt zemāk esošajā fotoattēlā. Tur ir parādīts protokola paraugs. Ja sapulce notiks vairākas dienas, tad jānorāda sapulces sākuma datums un aiz defises beigu datums. Piemēram, 03/12/2016-03/14/16.

Ailē “Tikšanās vieta” ir norādīta pilsēta, kurā notika pasākums.

Protokola nosaukums rakstīts ģenitīvā un satur notikuma veida (sapulce, sapulce, konference) atšifrējumu un koleģiālās institūcijas nosaukumu. Sanāksmes veida nosaukumam jāsakrīt ar koleģiālās institūcijas nosaukumu. Piemēram, “komitejas sanāksme”.

Paša protokola teksta saturs ir sadalīts divās daļās:

1. Ievaddaļa, kurā norādīts priekšsēdētāja, atbildīgā sekretāra, visu klātesošo uzvārds un iniciāļi un darba kārtības tēma.

2. Galvenā daļa, kurā aprakstīts pats tikšanās process.

Protokols sākas uzreiz ar vārdu “priekšsēdētājs”, aiz defises norāda priekšsēdētāja uzvārdu un iniciāļus. Vārds "sekretārs" tiek veidots tādā pašā veidā. Steidzamo un ātro sanāksmju laikā šī protokola daļa netiek protokolēta.

Pēc tam tiek sastādīts visu klātesošo saraksts. Pēc šī saraksta tiek pierakstīti uzaicināto vārdi, kur norādīti viņu ieņemamie amati. Garās konferencēs un sanāksmēs, kurās piedalās liels dalībnieku skaits, to sastāvs jānorāda tikai kvantitatīvi, un protokolam jāpievieno saraksts ar uzvārdiem, par kuriem pašā protokolā jāizdara attiecīgs ieraksts. Piemēram: "Klāt bija 42 cilvēki (pievienots saraksts)."

Pasākumos, kuros lēmuma pieņemšanai nepieciešams noteikts cilvēku skaits, sadaļā “Apmeklēts” tiek norādīts cilvēku skaits, kuriem bija jābūt, un dalībnieku skaits, kuri piedalījās.

Tad nāk darba kārtība. Šajā protokola daļā ir uzskaitīti izskatītie jautājumi. Katram ir savs numurs, un tas sākas ar prievārdu “O” (“Par”).

Protokola teksta galvenā daļa ir apkopota sadaļās, kas atbilst darba kārtības jautājumiem.

Katram vienumam var izdalīt šādas daļas:

• Mēs klausījāmies.
• Viņi runāja.
• Nolemts (nolemts).

Katrs no šiem vārdiem ir ierakstīts jaunā rindā.

Sīkāka informācija par runātāju (pilns vārds) un visiem runātājiem tiek ierakstīta jaunā rindā.

Katra darba kārtības jautājuma sadaļas beigu daļa ir par izvirzīto jautājumu apstiprinātā lēmuma (rezolūcijas) protokols. Lēmumi, kuriem ir vairākas sadaļas, ir sadalīti punktos un apakšpunktos, kas numurēti ar arābu cipariem. Lēmumu rezolutīvajai daļai jābūt konkrētai un jāsatur sastāvdaļas: kam un līdz kuram datumam kas jādara.

Ievēlot amatpersonas, balsošanas rezultāti par katru kandidātu tiek atzīmēti atsevišķi protokolā.

Administratīvajā protokolā ir informācija par administratīvajiem pārkāpumiem.

syl.ru

Vārds protokols ir visiem uz lūpām. Biroja darbinieki to regulāri dzird sanāksmēs, policisti to izmanto savā profesionālajā darbībā, un valsts vadītāji un diplomāti ir spiesti ievērot viņiem diktētos noteikumus. Kas ir protokols? Mēs to uzzināsim zemāk.

Jēdzienu protokola nozīme

Tāpat kā daudziem citiem terminiem, šim vārdam ir vairākas nozīmes. Tas viss ir atkarīgs no darbības jomas, kurā tiek piemērota nepieciešamā koncepcija. Tātad, aplūkosim visbiežāk sastopamās situācijas, kad ir ierasts runāt par protokolu.

Ja mēs runājam par uzņēmējdarbības vidi, tad protokols ir dokuments, kas apraksta notiekošo notikumu (sapulci, sapulci, direktoru padomes utt.).

Iepriekš jau minējām par policistiem, kuri arī bieži noformē līdzīgu dokumentu. Šajā gadījumā tas nozīmē nozieguma vai likumpārkāpuma fakta konstatēšanu.

Starptautiskajā formātā protokols ir noteikumu kopums, kas jāievēro valdības amatpersonu un diplomātisko personu oficiālās tikšanās laikā. Piemēram, ir protokols par valstu vadītāju sanāksmēm vai vizīti pie prezidenta.

Tomēr šajā rakstā mēs īpaši pievērsīsimies biznesa protokolu jēdzienam.

Sanāksmes protokols

Lietišķās tikšanās ir visu biznesa vides procesu neatņemama sastāvdaļa. Tās var notikt oficiāli, ņemot vērā noteikto laiku un tikai biroja telpās. Ļoti populāri ir arī neformāli biznesa datumi. Otrajā gadījumā var iztikt bez sarunas protokola apstiprinājumiem. Ja sapulce ir oficiāla, tad tā ir jādokumentē rakstiski saskaņā ar visiem noteikumiem.

Protokolu glabā sekretārs vai cita persona, kurai ir šādas pilnvaras. Lai neatpaliktu no sarunas plūsmas, mēģiniet izdomāt aptuvenu sarakstu ar jautājumiem, kas tiks apspriesti sanāksmē. Noderētu arī balss ierakstītājs, lai nepalaistu garām detaļas, jo protokols ir ļoti detalizēts biznesa notikuma apraksts.

Klātesošo un klātesošo personu vārdi ir jāreģistrē. Lai precīzi norādītu noteiktu vārdu autorību, varat veikt piezīmes par ikviena uz sapulci atnākušo atrašanās vietu.

Katras sanāksmes sākumā tiek noteikta jautājumu izskatīšanas kārtība, noteikti pierakstiet to burtiski.

Ja sapulcē notika balsojums, norādiet tā rezultātus (cik cilvēku balsoja “par” un cik balsoja “pret”). Ja sapulcē bija klāt neliels skaits cilvēku, ir iespēja atzīmēt arī visu balsojušo vārdus.

Neatlieciet protokola sastādīšanu pārāk ilgi, jo šajā laikā varat aizmirst tikšanās detaļas.

Sarunu protokols

Sarunas atšķiras no parastas biznesa tikšanās ar to, ka tajās parasti tiek apspriests viens vai pāris jautājumi, kas ir ļoti svarīgi abām pusēm. Šajā gadījumā protokols ir iespēja fiksēt visas sarunas nianses un pušu prasības. Ne vienmēr izskatāmais jautājums tiek atrisināts uzreiz pēc pirmajām sarunām, tāpēc direktoriem vai citiem darbiniekiem ir nepieciešams laiks un pilnīga informācija par sapulci.

Sarunu protokoli tiek sastādīti pēc tāda paša principa kā jebkurš biznesa dokuments.

Tajā jānorāda aprakstītā notikuma datums, dokumenta numurs un pilna nosaukuma versija. Tālāk seko ievads, kurā obligāti norādīts klātesošo saraksts un galvenie diskusiju jautājumi.

Galvenajā daļā informācija parasti ir sadalīta trīs daļās: “Klausīties”, “Runa” un “Atrisināta”. Pilnajā protokola versijā burtiski citēti visu runātāju vārdi.Tāpat atsevišķos gadījumos tiek sagatavots izraksts no protokola, dublējot noteiktu tā daļu.

fb.ru

Protokols- dokuments, kas fiksē jautājumu apspriešanas un lēmumu pieņemšanas gaitu sanāksmēs, sēdēs, konferencēs.

Protokolā dokumentēta pastāvīgo koleģiālo institūciju, piemēram, komiteju un ministriju padomju, pašvaldību, kā arī zinātnisko, tehnisko un metodisko padomju darbība. Turklāt var ierakstīt arī struktūrvienību vadītāju, ģenerāldirektora vietnieku un direktoru sanāksmes.

Parasti tiek sastādīti protokoli, lai dokumentētu pagaidu koleģiālo institūciju darbību (konferences, sanāksmes, semināri utt.).

Protokolu sastāda sekretārs, pamatojoties uz piezīmēm, kuras viņš glabājis sanāksmē. Tās var būt īsas piezīmes, atšifrējumi vai balss ieraksti. Lai sagatavotu protokolu, sekretārs pirms sēdes apkopo ziņojumu un runu kopsavilkumus un lēmumu projektus.

Protokols sastādīts uz vispārīgas veidlapas.

Nosaukums, datums un protokola numurs

Protokola galvene būs koleģiālās institūcijas nosaukums vai sanāksmes veids. Piemēram, pedagoģiskās padomes sēdes (kā?) protokols; struktūrvienību vadītāju sanāksmes u.c.

Protokola datums ir sēdes datums (protokols parasti tiek sastādīts pēc sēdes). Ja sapulce ilga vairākas dienas, protokola datumā ir iekļauts sākuma un beigu datums.

Piemēram: 21 - 24.07.2009 .

Protokola numurs (rādītājs) ir sapulces kārtas numurs kalendārajā gadā vai koleģiālās institūcijas pilnvaru laikā.

Protokola teksts ietver šādas daļas:

• ievada;
• galvenais

Ievada daļa

Protokola ievaddaļā aiz virsraksta doti sēdes vadītāja un sekretāra uzvārdi un iniciāļi. No jaunas rindas pēc vārda " Klāt» alfabētiskā secībā uzskaita sēdē klātesošo amatpersonu uzvārdus un iniciāļus.

Ja sēdē piedalījās personas no citām organizācijām, tad pēc vārda “Prezentēts” jaunā rindā tika iespiests vārds “ Uzaicināts"un norādīts uzaicināto personu saraksts, šajā gadījumā pirms katra vārda ir norādīts amats un organizācijas nosaukums.

Protokola ievaddaļā ir norādīta darba kārtība.

Tas sastāv no sanāksmē apspriesto jautājumu saraksta un nosaka to apspriešanas secību un runātāju (referentu) vārdus. Katrs darba kārtības jautājums ir numurēts ar arābu ciparu un formulēts, izmantojot prievārdus “O” vai “Par”. Piemēram: “Par izglītības programmu apstiprināšanu”; "Par mācību gada rezultātu summēšanu."

Par katru punktu norāda ziņotāju (izdevumu sagatavojušo amatpersonu).

Galvenā daļa

Atbilstoši darba kārtības jautājumu secībai tiek sastādīts protokola galvenās daļas teksts - tajā jābūt tik sadaļu, cik darba kārtībā iekļauto jautājumu skaits.

Tādējādi protokola galvenes daļa vienmēr tiek formatēta vienādi. Bet protokola tekstu var pasniegt dažādās formās: īsi vai pilni.

Īss protokols- fiksē sapulcē apspriestos jautājumus, runātāju vārdus un pieņemtos lēmumus. Šāds protokols visbiežāk tiek glabāts gadījumos, kad sapulcei ir operatīvs raksturs (sk. 3.3. att.).

Pilns protokols- satur informāciju ne tikai par apspriestajiem jautājumiem, pieņemtajiem lēmumiem un runātāju vārdiem, bet arī diezgan detalizētus ierakstus, kas atspoguļo sanāksmes dalībnieku ziņojumu un runu saturu, visus izteiktos viedokļus, izskanējušos jautājumus un piezīmes, komentārus, nostāju. Pilns protokols ļauj dokumentēt detalizētu sanāksmes attēlu (sk. 3.4. attēlu).

Rīsi. 3.3. Īsa protokola piemērs

Rīsi. 3.4. Pilna protokola piemērs

Izmantojot jebkura veida protokolu, tā teksts tiks sadalīts tik daļās, cik ir darba kārtības punktu.

Katra sadaļa sastāv no trim daļām: “KLAUSĪTIES”, “RUNĀTS”, “IZLĒMUMS” (“IZLĒMUMS”), kas tiek drukāti no kreisās malas ar lielajiem burtiem. Šis dizains ļauj tekstā izcelt galvenā runātāja runu, jautājuma apspriešanas dalībniekus un rezolutīvo daļu, kurā tiek formulēts lēmums.

daļā " KLAUSĪJIES“Runas teksts ir pateikts. Teksta sākumā no jaunas rindiņas nominatīvā norāda runātāja uzvārdu. Runas ieraksts ir atdalīts no uzvārda ar domuzīmi. Runa tiek pasniegta vienskaitļa trešajā personā. Runas ieraksta vietā atļauts norādīt aiz uzvārda (“Runas ieraksts pievienots”, “Pielikumā ziņojuma teksts”).

Pēdējā gadījumā pārskati kļūst par protokola pielikumu.

daļā " IZPILDĪTS» no jaunas rindiņas nominatīvajā norāda runātāja uzvārdu un aiz domuzīmes runas tekstu vai jautājumu (ja tas runātājam tika uzdots runas laikā).

daļā " LĒMUMS” (“LĒMUMS”) atspoguļo apspriežamajā jautājumā pieņemto lēmumu. Rezolutīvās daļas teksts tiek iespiests pilnā apjomā jebkurā protokola formā.

Visa protokola teksts tiek drukāts ar 1,5 rindiņu atstarpi.

Protokolu sastāda sēdes sekretārs. Protokolu paraksta sekretārs un 3 (trīs) darba dienu laikā pēc sēdes iesniedz priekšsēdētājam parakstīšanai.

Parakstus no teksta atdala ar 3 rindiņu atstarpēm. Amata nosaukums tiek drukāts no kreisās malas apmales, uzvārda pēdējais burts aprobežots ar labo malu.

Dienā, kad protokolu paraksta priekšsēdētājs, tas jāreģistrē.

Izraksts no protokola

Protokola izraksts ir precīza protokola oriģinālā teksta daļas kopija, kas attiecas uz darba kārtības jautājumu, kuram izraksts tiek gatavots. Izvilkumā ir atveidotas visas veidlapas detaļas, teksta ievaddaļa, darba kārtības jautājums, par kuru tiek gatavots izraksts, un teksts, kas atspoguļo jautājuma apspriešanu un pieņemto lēmumu. Protokola izrakstu paraksta tikai sekretāre, kas to arī apliecina. Apliecinājuma uzraksts ir uzrakstīts ar roku un sastāv no vārda “Patiess”, kopijas (izraksta) apliecinātāja amata norādes, personīgā paraksta, uzvārda, iniciāļiem un datuma (sk. 3.5. att.).

Rīsi. 3.5. Protokola izraksta piemērs

Protokolu izraksti dažkārt aizstāj šādu administratīvo dokumentu kā lēmumu. Šajā gadījumā izraksts kalpo kā instruments pieņemto lēmumu paziņošanai izpildītājiem. Šajā gadījumā, piemēram, akciju sabiedrības valdes sekretārs ne vēlāk kā 2 (divas) dienas pēc sapulces protokola parakstīšanas izsniedz atbildīgajiem vadītājiem protokola izrakstus par atsevišķiem jautājumiem. Paziņojumus paraksta sekretārs.

Protokolu izraksti, kas nosūtīti citai organizācijai, jāapliecina ar zīmogu.

Protokola oriģinālus sekretārs apkopo datnēs atbilstoši sēdes veidam. Piemēram, “Kopsapulču protokoli”, “Direktoru padomes sēžu protokoli”, “Tikšanās ar direktoru protokoli” u.c. Lietas ietvaros protokoli tiek sistematizēti pēc skaitļiem un hronoloģijas. Lietas tiek veidotas kalendārā gada laikā.

Protokols ieņem īpašu vietu organizatorisko un administratīvo dokumentu sistēmā. No vienas puses, tas ir klasificējams kā informatīvs dokuments (jo tajā ir informācija par atsevišķu vadības jautājumu apspriešanas gaitu), no otras puses, protokoli satur rezolutīvo daļu un līdz ar to uzskatāmi par administratīviem. dokumentus.

Protokols ir dokuments, kurā fiksēta jautājumu apspriešanas un lēmumu pieņemšanas gaita sanāksmēs, sēdēs, sēdēs, konferencēs. Protokolos dokumentēta pastāvīgo koleģiālo institūciju, piemēram, komiteju un ministriju padomju, pašvaldību, kā arī zinātnisko, tehnisko un metodisko padomju darbība.

Akcionāru sapulces un direktoru padomes sanāksmes ir obligāti protokolējamas.

Protokoli tiek iesniegti valsts iestādēm reģistrācijai (piemēram, reģistrējot komercbankas, tirdzniecības un rūpniecības kameras utt.). Tiek sastādīti arī protokoli, lai dokumentētu pagaidu koleģiālo institūciju darbību (konferences, sanāksmes, sanāksmes, semināri utt.).

Protokolu sastāda, pamatojoties uz protokoliem, ko sekretārs sēdē glabājis manuāli vai izmantojot balss ierakstītāju.

Atkarībā no sēdes veida un koleģiālās institūcijas statusa tiek izvēlēta protokola forma: īsa, pilna vai stenogrāfiska.

Īss protokols - fiksē sapulcē apspriestos jautājumus, runātāju vārdus un pieņemtos lēmumus (skat. 1. pielikumu). Šādu protokolu ieteicams glabāt tikai tajos gadījumos, kad sēde notiek stenogrammā, referentam tiks iesniegti referāti un runu teksti vai ja sapulcei ir operatīvs raksturs.

Pilnā protokolā tiek fiksēti ne tikai apspriestie jautājumi, pieņemtie lēmumi un runātāju vārdi, bet arī diezgan detalizēts protokols, kurā atspoguļots sanāksmes dalībnieku ziņojumu un runu saturs, visi izteiktie viedokļi, izskanējušie jautājumi un piezīmes, komentāri, nostājas. Pilns protokols ļauj dokumentēt detalizētu sanāksmes attēlu (sk. 2. pielikumu).

Stenogrāfiskais protokols sastādīts, pamatojoties uz sēdes stenogrāfisko atskaiti (stenogrammu) un burtiski atspoguļo katra jautājuma apspriešanas gaitu un lēmuma par to izstrādi Biroja darbs (Vadības dokumentu atbalsta organizācija un tehnoloģijas): Mācību grāmata universitātēm / Kuzņecova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. un utt.; Ed. prof. T.V. Kuzņecova. - M.: VIENOTĪBA-DANA, 2003. - 166. lpp.

Pilnu un stenogrāfisku protokolu sastāda, pamatojoties uz ar roku rakstītiem stenogrāfiskiem vai lentes ierakstiem, kas tiek glabāti sēdes laikā.

Visu veidu protokoli tiek sastādīti uz vispārīgas veidlapas, kurā ir iekļauti šādi rekvizīti: iestādes (organizācijas, uzņēmuma) nosaukums, dokumenta (protokola) veids, datuma likšanas vieta, dokumenta rādītājs, vieta, kur protokols. tika sastādīts, vieta teksta virsrakstam. Protokola datums ir sēdes datums (protokols parasti tiek sastādīts pēc sēdes). Ja tas ilga vairākas dienas, tad protokola datumā ir iekļauts sākuma un beigu datums.

Piemēram: 21. - 24.01.2000.

Protokola numurs (indekss) ir sapulces kārtas numurs. Protokolu numerācija tiek veikta kalendārā gada vai koleģiālās institūcijas pilnvaru termiņa ietvaros.

Protokola teksta virsraksts, kā likums, atspoguļo sanāksmes vai koleģiālās darbības veidu un atbilst dokumenta veida nosaukumam. Piemēram: Protokols - valdes sēdes; - darbaspēka sanāksmes; - struktūrvienību vadītāju sanāksmes.

Protokola teksts ietver ievada un galveno daļu.

Protokola ievaddaļā aiz virsraksta norādīti sēdes vadītāja un sekretāra uzvārdi un iniciāļi (protokola saīsinātajā formā šī informācija ir izlaista). No jaunas rindas aiz vārda “Klāt” tiek uzskaitīti uz sēdi uzaicināto koleģiālās institūcijas pastāvīgo locekļu uzvārdi, iniciāļi (alfabēta secībā), uzvārdi, iniciāļi un amati. Sastādot paplašinātās sēdes protokolu, dalībnieku vārdi netiek uzskaitīti, bet to kopējais skaits tiek norādīts ar ciparu. Dalībnieku skaitīšana notiek pēc reģistrācijas sarakstiem, kas tiek nodoti sēdes sekretāram un kļūst par vienu no protokola pielikumiem.

Protokola ievaddaļā ir iekļauta darba kārtība. Tajā ir uzskaitīti sanāksmē apspriestie jautājumi ar runātāju (referentu) vārdiem un norādīta to apspriešanas secība. Sanāksmes darba kārtība parasti tiek sastādīta iepriekš, un tajā jāiekļauj optimālais jautājumu skaits, kurus var izskatīt un apspriest sanāksmē Larkovs N.S. Dokumentācija: Pētījums. ciems - Tomska: Tomska. Valsts Universitāte, 2005. - 106. lpp.

Protokola galvenās daļas teksts tiek sastādīts saskaņā ar darba kārtībā noteikto jautājumu secību.

Protokola pamattekstā ir tik sadaļu, cik ir iekļauti darba kārtībā iekļautie jautājumi. Saskaņā ar to sadaļas ir numurētas. Katra sadaļa sastāv no trim daļām: “KLAUSĒTS”, “RUNĀTS”, “IZLĒMTS”, kuras tiek izdrukātas no rindkopas, lai protokola tekstā izceltu galvenā runātāja, jautājuma apspriešanas dalībnieku runu. un rezolutīvo daļu, kurā formulēts sapulces lēmums.

Šim pašam nolūkam protokola tekstā katrs runātāja uzvārds un iniciāļi tiek iespiesti jaunā rindā nominatīva rakstā. Runas ieraksta noformējumu no uzvārda atdala ar defisi, to uzrāda vienskaitļa trešajā personā.

Protokolu sastāda sēdes sekretārs. Parakstījis priekšsēdētājs un sekretārs.

Protokola izraksts ir precīza protokola oriģinālā teksta daļas kopija, kas attiecas uz darba kārtības jautājumu, kuram izraksts tiek gatavots. Vienlaikus tiek reproducētas visas veidlapas detaļas, teksta ievaddaļa, darba kārtības jautājums, par kuru tiek gatavots izraksts, un teksts, kas atspoguļo jautājuma apspriešanu un pieņemto lēmumu. Protokola izrakstu paraksta tikai sekretāre, kura arī noformē apliecinājumu. Tas sastāv no vārda “Pareizi”, kopijas (izrakstu) apliecinošās personas amata norādes, personīgā paraksta, uzvārda, iniciāļiem un datuma. Ja izraksts tiek nodots iesniegšanai citai organizācijai, tas ir apliecināts ar zīmogu.

Tādējādi lielākā Pētera I administratīvā reforma bija saistīta ar daudzo un apgrūtinošo rīkojumu aizstāšanu ar kolēģijām. Valžu izveide sākotnēji nebija saistīta ar kādu jaunu biroja darba organizēšanas noteikumu izstrādi valsts centrālajās iestādēs. Vispārīgo noteikumu publikācija 1720. gada 28. februārī likumdošanas ceļā noteica amatpersonu struktūru, personālu, amatpersonu tiesības un pienākumus, valdju un citu jauno centrālo institūciju darba kārtību.Tomēr Vispārējie noteikumi, vienlaikus nosakot vispārējo struktūru un principus. valdes darbības, nekonstatēja jaunus biroja darba veidus (variantus), likumdošanas dokumentus, bet saturēja tikai vispārīgus ieteikumus to sagatavošanai. Drīzāk tā bija vispārēja dokumentu veidlapas modernizācija. A.A. Lukaševičs, analizējot Vispārīgo noteikumu tekstu un tā oriģinālizdevumu, atklāja, ka tā izstrādātāji nekad nav galīgi noteikuši dokumentu nomenklatūru, kas izriet no dēļiem, un aprobežojās tikai ar Lukaševiča A.A. vispārīgajām vēlmēm. Dokumentu veidi Krievijas valstī 18. gadsimta pirmajā ceturksnī. (pamatojoties uz Vispārīgajiem noteikumiem) // Padomju arhīvi. 1991. Nr.4. 64.lpp..

Pāreja uz “lietas kārtošanu” jaunajās centrālajās iestādēs “jaunā veidā” nevarēja notikt vienā dienā, neskatoties uz valdības draudiem ar bargu sodu. Daudzu gadu desmitu laikā atceltie rīkojumi ir uzkrājuši milzīgu pieredzi dažāda veida oficiālo dokumentu noformēšanā, tāpēc jaunu dokumentu veidu ieviešana ar likumdošanu neizraisīja strauju un galīgu veco dokumentu pārvietošanu. Un pašā Vispārīgajos noteikumos nebija stingras viena nosaukuma piešķiršanas dokumentam. Līdz ar to amata terminu polisēmija, kas ir redzama visos tās attīstības posmos. Pat publicētajā noteikumu tekstā bija atļauta divējāda terminu lietošana: "žurnāls" - "ikdienas piezīme", "dekrēts" - "vēstule", "jēdzieni" - "melnās esejas", "visu veidu dekrētu darbi". un ziņojumi”, “patenti” - “sūdzības” dienesta pakāpes apliecība, “piemiņas zīmes” – “denonsācijas” utt. Tādējādi. Vispārīgie noteikumi noteica līdzvērtīgu sinonīmu vārdu funkcionēšanu, kas, protams, neveicināja biroja darba uzlabošanos ne tikai valdēs, bet arī citās valsts iestādēs. Noteikumu teksts ir tik pārsātināts ar svešvārdiem, ka bija nepieciešama vārdnīca (“Svešrunu interpretācija”), kas sastādīta kā pielikums.

Lūdzam atbildēt uz diviem jautājumiem par sapulces/sapulces protokola sagatavošanu:

Ja darba kārtībā ir kāds informatīvs jautājums, piemēram, “Par būvniecības gaitu...”, tad:

• Vai ir jāpieņem kāds lēmums, piemēram: “Ņem vērā”. Vai arī jautājumu var atstāt bez rezolutīvās daļas?
• Vai tādi jautājumi vispār būtu jāiekļauj darba kārtībā?

Vai protokolā vienmēr ir nepieciešams vismaz īsi norādīt runu saturu, apspriežot jautājumu, par kuru nepieciešams lēmums, vai arī var vienkārši norādīt: “Diskusija notika ...” un pēc tam - “Atrisināts (nolemts)” ?

Uz jautājumu atbild žurnālu eksperte K.M.Bryzgalova

Atbilde uz pirmo jautājumu Lasītājs ir ietverts pašā protokola kā dokumenta veida definīcijā: protokols ir dokuments, kas fiksē jautājumu apspriešanas un lēmumu pieņemšanas gaitu koleģiālo institūciju sanāksmēs, sanāksmēs, konferencēs un sēdēs, t.i. vadības lēmumu pieņemšanas process un paši lēmumi.

Tātad protokolā ir ieraksts par jautājumu apspriešanas gaitu un lēmumu pieņemšanu par tiem. Ja tiek veidots kārtējais informatīva rakstura ziņojums, kas netiek apspriests un par to netiek pieņemti lēmumi, tad nav jēgas to iekļaut kā atsevišķu darba kārtības punktu. Tad tāds lēmums kā “Pieņemt zināšanai” nebūs jāraksta protokolā.

Ja lasītāja jautājums jāsaprot kā jautājums par to, vai principā ir pieļaujams rakstīt formulējumu “Ņemt zināšanai” kā pieņemtu lēmumu, tad atbilde uz to būs apstiprinoša. Jā, tas ir pieņemami. Patiešām, pat īsa protokola parauga formātā, kas ir sniegts Standarta instrukciju biroja darbam federālajās izpildinstitūcijās pielikumā Nr. 10, šāds lēmuma formulējums ir pieejams (sk. 2. piemēru).

Bet reālajā vadības praksē “kaila informācija” ir ārkārtīgi reti sastopama. Un būvniecības gaita prasa pastāvīgu uzraudzību. Kā minimums, pamatojoties uz šāda ziņojuma rezultātiem, var tikt pieņemts lēmums noteikt nākamo datumu informēšanai par būvniecības gaitu, piemēram, pēc mēneša nākamajā sanāksmē vai rakstiska ziņojuma veidā. konkrētām amatpersonām.

Tātad jautājums “Par būvniecības gaitu...” var būt ne tikai informatīvs. Atkarībā no būvniecības gaitas sapulcē/sapulcē klātesošie var:

• vai apstiprināt to (ja viss notiek saskaņā ar iepriekš izplānotu plānu),
• vai pieņemt lēmumu par ārkārtas pasākumu nepieciešamību situācijas labošanai, termiņu pārcelšanai, darba plāna maiņai utt.
• kā arī iestatiet nākamā “kontrolpunkta” datumu un formu.

Izrādās, ka, pamatojoties uz ziņojuma par būvniecības gaitu rezultātiem, joprojām tiek pieņemts koleģiāls lēmums. Tad tā formulējumu nepieciešams ierakstīt protokolā daļā “ATRISINĀTS (LĒMUMS)”.

Atbildiet uz otro jautājumu Lasītājam palīdzēs protokola sastādīšanas noteikumi, kas ietverti Standarta instrukcijās biroja darbam federālajās izpildinstitūcijās (apstiprināts ar Krievijas Kultūras ministrijas 2005. gada 8. novembra rīkojumu Nr. 536).

Protokola teksts sastāv no divām daļām:

• ievada un
• pamata.

Pilnu protokolu paraugs. 1. piemērā.

Ievaddaļā norādīts priekšsēdētājs, sekretārs un klātesošie (uzaicinātie). Protokola ievaddaļa beidzas ar darba kārtību - izskatāmo jautājumu sarakstu, kas sakārtots to svarīguma secībā, norādot ziņotāju katram darba kārtības punktam. Katrs jautājums ir numurēts ar arābu ciparu, un tā nosaukums sākas ar prievārdu “O” (“Par”), kas tiek drukāts no kreisās malas apmales.

Protokola galvenā daļa ir sadalīta sadaļās atbilstoši darba kārtības jautājumiem. Katras sadaļas teksts ir strukturēts pēc shēmas: "KLAUSĒJĀS - RUNĀJĀS - LĒMUMS (IZLĒMUMS)."

Sadaļā “RUNĀ” norādīti visu par šo jautājumu runājošo vārdi un iniciāļi un īss viņu uzstāšanos kopsavilkums. Runas saturu var formalizēt atsevišķi, tad protokolā tiek iekļauta zemsvītras piezīme “runas teksts ir pievienots” (skat. protokola 2. sadaļu no 1. piemēra).

Ja nebija runas vai diskusijas, tad daļa “RUNĀ” vienkārši nav iekļauta; tad šī protokola sadaļa sastāvēs tikai no divām daļām: “DZIRDĒTS” un “IZLĒMUMS (LĒMUMS)” (skat. 1. piemēra protokola 1. sadaļu).

Biroja darba praksē īsu protokolu izmanto arī tad, ja nav nepieciešams detalizēts jautājumu apspriešanas gaitas pieraksts. Mēs sniedzām tā formu 2. piemērā.

Šāds protokols norāda tikai:

• klātesošo saraksts,
• izskatāmie jautājumi un
• pieņemtajiem lēmumiem.

Vispirms apskatīsim, kā Standarta instrukcijas biroja darbam federālajās izpildinstitūcijās nosaka protokola īsas formas sagatavošanu. Vienlaikus vēlamies atgādināt, ka šī dokumenta noteikumi ir saistoši tikai federālajām izpildvaras iestādēm. Citas organizācijas pēc saviem ieskatiem var aizņemties Standarta instrukcijās aprakstītās dokumentu formas un darba tehnoloģijas.

Dokumenta fragments

Standarta instrukcijas biroja darbam federālajās izpildvaras iestādēs, kas apstiprinātas ar Krievijas Kultūras ministrijas 2005. gada 8. novembra rīkojumu Nr. 536 2.7.3.4. Arī īsā protokola teksts sastāv no divām daļām. Ievaddaļā norāda priekšsēdētāja (priekšsēdētāja) iniciāļus un uzvārdus, kā arī sapulcē klātesošo personu amatus, iniciāļus un uzvārdus. Vārds “Present” tiek drukāts no kreisās malas, pasvītrots, un vārda beigās tiek ievietots kols. Zemāk norādīti klātesošo amatu nosaukumi, iniciāļi un uzvārdi. Amatu nosaukumus var norādīt vispārīgi, piemēram: Krievijas Federācijas kultūras un masu komunikāciju ministra vietnieks Krievijas Federācijas Federālās arhīvu aģentūras vadītāju vietnieki. Klātesošo vairāku rindu amatu nosaukumi ir norādīti ar 1 rindiņu atstarpi. Saraksts ir atdalīts no protokola galvenās daļas ar nepārtrauktu līniju. Protokola galvenajā daļā iekļauti izskatāmie jautājumi un tajos pieņemtie lēmumi. Jautājuma nosaukums ir numurēts ar romiešu cipariem un sākas ar prievārdu “O” (“Par”), drukāts centrā ar burtu izmēru Nr. 15 un pasvītrots ar vienu rindiņu zem pēdējās rindas. Zem rindiņas norādīti to amatpersonu vārdi, kuras uzstājās šī jautājuma apspriešanā. Uzvārdi tiek drukāti ar 1 rindiņu atstarpi. Pēc tam tiek norādīts šajā jautājumā pieņemtais lēmums.

Atzīmēsim, ka iepriekšējās Standarta instrukcijās biroja darbam federālajās izpildinstitūcijās, kas apstiprinātas ar Krievijas Arhīva 2000. gada 27. novembra rīkojumu Nr. 68 un šobrīd vairs nav spēkā, nebija noteikumu, kas būtu veltīti īsam protokolam. Tie. Iepriekš īso protokolu sagatavošana nebija reglamentēta federālā līmenī, tāpēc tie tika sastādīti atbilstoši konkrētas organizācijas lietvedības instrukcijai. Un instrukcijas organizāciju biroja darbam, savukārt, tika apkopotas, pamatojoties uz praktisko pieredzi, kas tika sniegta jebkurā biroja darba mācību grāmatā.

Pašlaik spēkā esošajās standarta instrukcijās par biroja darbu federālajās izpildinstitūcijās (apstiprināta ar Krievijas Kultūras ministrijas 2005. gada 8. novembra rīkojumu Nr. 536) parādījās 2.7.3.4. punkts, kas veltīts īsam protokolam. Tāpēc federālo izpildinstitūciju izstrādātajās dokumentu noformēšanas instrukcijās jāietver tādas pašas prasības īsa protokola sagatavošanai. Vienlaikus atzīmējam, ka parauginstrukcijas 2.7.3.4. punktā noteiktajās prasībās ir “novācijas projektēšanā”, kas nav raksturīgas vispārpieņemtajai īso protokolu sastādīšanas praksei. Tie galvenokārt ietver:

• izslēgšana no darba kārtības ievaddaļas;
• centrējot jautājuma nosaukumu un pasvītrojot to ar vienu rindiņu zem pēdējās rindas;
• informācijas par klātesošajiem reģistrācija;
• galvenās daļas projektēšanas noteikumi.

Skaidrības labad mēs parādīsim pašreizējo standarta instrukciju biroja darbam federālajās izpildinstitūcijās pielikumu Nr. 10, kurā ir īsa protokola paraugs.

Protokols ir dokuments, kurā ir secīgs ieraksts par jautājumu apspriešanu un lēmumu pieņemšanu koleģiālo vai padomdevēju institūciju sanāksmēs. Sanāksmes protokols atspoguļo kopīgu vadības lēmumu izstrādi un pieņemšanu. Lietišķās tikšanās un sarunas var tikt protokolētas, lai fiksētu pušu panāktās vienošanās.

• Kā sastādīt protokolu?
• No kādām sadaļām sastāv šī dokumenta teksts?
• Kāda informācija ir nepieciešama, lai aizpildītu protokolu?

Protokola sagatavošana

Protokoli, piemēram dokumentu veidi biroja darbā, tiek sastādīti, pamatojoties uz sapulces (sapulces) laikā veiktajiem rokraksta vai balss ierakstiem, uzrādītajiem ziņojumu un runu tēzēm, apliecinājumiem, lēmumu projektiem un citiem materiāliem.

No sanāksmes gaitas atspoguļojuma pilnīguma viedokļa ir atšķirības starp pilno un īso protokolu. Pilna protokola teksts sastāv no divām daļām: ievada un galvenās.

Ievaddaļā norāda: priekšsēdētāja (sēdētāja), sekretāra, sapulcē klātesošo un, ja nepieciešams, uz sēdi (sapulci) uzaicinātās personas iniciāļus, uzvārdus.

Protokola ievaddaļa beidzas ar darba kārtību, kurā ir izskatāmo jautājumu saraksts, kas uzskaitīts to izskatīšanas secībā, norādot ziņotāju par katru izskatāmo jautājumu.

Protokola galveno daļu veido sadaļas, kas atbilst darba kārtības jautājumiem. Katras sadaļas teksts ir strukturēts saskaņā ar šādu shēmu:

SKATUĻI:

NOLIKUMS: (vai NOLĒMUMS:).

Sadaļas “KLAUSĪTI” punkti ir numurēti atbilstoši darba kārtībai.

Pilnā protokolā pēc sadaļas “KLAUSĪTIES” runātājam uzdotos jautājumus un viņa atbildes var ierakstīt pēc šādas shēmas:

Koroļovs A.I.(jautājums):

Atbilde: …

Darba ar protokolu ērtībai var pasvītrot jautājuma uzdevēja uzvārdu un vārdu “Atbilde”.

Protokola galvenajā daļā ir norādīts jautājuma numurs un saturs atbilstoši darba kārtībai, izklāstīta runātāja runa un fiksēts pieņemtais(-ie) lēmums(-i).

Runas teksts ir pievienots.

Rezolūciju (lēmumu) iekļauj protokola tekstā pilnā redakcijā tādā redakcijā, kāda pieņemta sēdē; Ja nepieciešams, tiek sniegti balsošanas rezultāti:

Pret -…,

Atturējās -….

Arī īsā protokola teksts sastāv no divām daļām. Ievaddaļa tiek sastādīta saskaņā ar tiem pašiem noteikumiem kā pilnajā protokolā. Īsā protokola galvenajā daļā jautājuma apspriešanas gaita ir izlaista un tiek fiksēts tikai par to pieņemtais lēmums.

Valsts aģentūrās protokoli tiek sastādīti uz veidlapām, piemēram:

KRIEVIJAS FEDERĀCIJAS KULTŪRAS MINISTRIJA

FEDERĀLĀ ARHĪVU AĢENTŪRA

(ROZARCHIVS)

PROTOKOLS

Zinātniskās padomes sanāksmēs

__________________ № ____________

Citās organizācijās protokoli tiek sastādīti uz standarta papīra lapām. Protokolu sastādīšanai ir ērti izmantot protokolu veidnes (vienotas veidlapas).

Sagatavojot protokolus, tiek izmantota šāda informācija:

• organizācijas nosaukums - dokumenta autors;
• dokumenta veids - PROTOKOLS - norādot sanāksmes, tikšanās veidu (piemēram: tikšanās PROTOKOLS ar Federālās arhīvu aģentūras vadītāju);
• sapulces vieta, sapulce;
• protokola datums;
• protokola numurs.

Protokolu paraksta sēdes vadītājs (priekšsēdētājs) un sekretārs (vispirms priekšsēdētāja paraksts, pēc tam - apakšā - sekretārs). Viens protokola eksemplārs ir parakstīts.

Protokola datums ir sapulces datums.

Protokolus reģistrē un kalendārā gada ietvaros piešķir tiem kārtas numurus katrai protokolu grupai atsevišķi: koordinācijas, ekspertu, metodisko un citu institūciju sanāksmju protokoliem. Kopsapulču protokoliem ir salikti numuri, ieskaitot to organizāciju protokolu kārtas numurus, kuras piedalījās sanāksmē.

Valdības institūcijās, kas darbojas uz koleģialitātes pamata, administratīvos dokumentus izsniedz uz protokolu pamata: rezolūcijas (lēmumi) (par katru jautājumu atsevišķi).

Pieņemtie lēmumi tiek paziņoti izpildītājiem protokolu kopiju (protokolu izrakstu) veidā, kas tiek nosūtīti ieinteresētajām organizācijām un amatpersonām atbilstoši izplatīšanas indeksam (sarakstam). Protokolu kopijas (protokolu izrakstus) apliecina ar lietvedības dienesta (protokolu nodaļas) zīmogu.

Protokolu sastādīšanas noteikumi ir noteikti organizācijas lietvedības instrukcijās (DOW).

V.F. Jankovaja, Ph.D. ist. Zinātnes, asociētais profesors, vietnieks VNIIDAD direktors

Rīkojums ir valdības vai pārvaldes institūcijas tās kompetences ietvaros izdots pārvaldes nolikums, kas ir saistošs fiziskām un juridiskām personām.

Pasūtījumi var būt izstrādāti uz ilgu derīguma termiņu un īstermiņa, kas saistīti ar ātru konkrētas problēmas risinājumu.

Rīkojuma teksts sastāv no paziņojuma un administratīvās daļas. Pirmais norāda rīkojuma mērķi vai iemeslu, otrais, sākot ar vārdu MAN PIENĀKU, norāda noteiktās darbības. Norādīšanas daļā vēlams izmantot tādus stabilus formulējumus kā “saskaņā”, “saistībā”, “nolūkos” utt.

PASŪTĪJUMA veidlapas paraugs sastāv no sekojošām detaļām:

• - organizācijas nosaukums - dokumenta autors;
• - dokumenta veida nosaukums - PASŪTĪJUMS;
• - datums, numurs (kalendārā gada ietvaros);
• - publicēšanas vieta;
• - tituls;
• - paraksts;
• - teksts;
• - apstiprinājuma zīmogs;

Pasūtījums sastādīts A4 formātā.

Rīkojuma projekts jāsaskaņo ar organizācijām vai amatpersonām, kuras interesē šis dokuments.

Rīkojumu izpildītāji var būt iestādes, struktūrvienības vai amatpersonas. Pēdējā rindkopā norādītas personas, kurām ir uzticēta rīkojuma izpildes kontrole.

Protokols, tā īpašības un detaļas

Protokols ir dokuments, kas fiksē jautājumu apspriešanas un lēmumu pieņemšanas gaitu koleģiālo institūciju sēdēs, konferencēs un sanāksmēs.

Protokolus sastāda uz speciālām veidlapām, kur tipogrāfijā iepriekš iespiests dokumenta nosaukums vai uz parastajām A4 papīra loksnēm.

Protokola teksts sastāv no divām daļām: ievada un galvenās.

Protokola ievaddaļa satur nemainīgu un mainīgu informāciju.

Pastāvīga informācija ir saistīta ar stabilas terminoloģijas lietošanu - “Priekšsēdētājs”, “Sekretārs”, “Klātne”. Šie vārdi ir rakstīti ar lielo burtu no kreisās malas sākuma.

Mainīgā informācija ietver priekšsēdētāja, sekretāra un klātesošo iniciāļus un uzvārdus. Tie tiek rakstīti no tabulatora 2. pozīcijas (29. iedalījums uz p./mašīnas lineāla vai pēc 16 sitieniem no kreisās malas uz PC).

Koleģiālās institūcijas locekļu uzvārdi ir sakārtoti alfabēta secībā, atdalot tos ar komatiem, rindā. Rindas ir atdalītas ar 1 atstarpi. Ja koleģiālās institūcijas sastāvā ir vairāk par 15 locekļiem, tad norāda kopējo skaitu un blakus iekavās - pievieno reģistrācijas lapu.

Uzaicināto personu vārdiem tiek pievienots amata nosaukums un viņu pārstāvētās organizācijas nosaukums. Viņu reģistrācijas procedūra ir tāda pati kā koleģiālās institūcijas locekļiem.

Protokola ievaddaļa beidzas ar darba kārtību. Izteiciens “Darba kārtība” tiek rakstīts no kreisās piemales sākuma (mašīnas tabulatora 0. pozīcija). Darba kārtības jautājumu ierakstīšana sākas ar sarkano līniju. Tie ir numurēti ar arābu cipariem. Jautājumi tiek sakārtoti pēc svarīguma un grūtības pakāpes. Nav atļauts formulēt punktu ar vārdu “dažādi”. Katram jautājumam jābūt konkrētam.

Protokola galvenā daļa ir veidota pēc šādas shēmas: klausījās - runāja - nolēma (lēma), un katram jautājumam atsevišķi. Vārdi - KLAUSĪTI, RUNĀTI, IZLĒMTI (IZLĒMTI) ir rakstīti ar aprakstošiem burtiem, no sākuma (kreisās) malas, bez pieturzīmēm, atklātas pieturzīmes).

Ja tiek apspriesti vairāki jautājumi, pirms vārda KLAUSĪTIES iekļaut darba kārtībā jautājuma kārtas numuru.

Uz sarkanās līnijas raksta runātāja iniciāļus un uzvārdu (nominatīva gadījumā). Viņi ieliek domuzīmi un ziņojuma vai ziņojuma kopsavilkumu norāda ar lielo burtu. Ja referāta tekstu pasniedz runātājs vai tas ir pārrakstīts, tad referāta kopsavilkuma vietā raksta: Referāts ir pievienots.

Aiz vārda RUNĀTS uz sarkanās līnijas raksta runātāju iniciāļus un uzvārdus nominatīvā (iekavās var norādīt amata nosaukumu), aiz domuzīmes runas saturu raksta ar lielo burtu. Runas var pasniegt pirmajā personā - "Es veicu...", trešajā personā - "Petrovs teica, ka...", neņemot vērā runātāja seju - "Grāmatvedība un glabāšana iestādē ir labi paveikta" , bezpersoniskā formā - “Ivanovs tika ieteikts...” .

Ja runātājs sniedz runas tekstu, tad aiz domuzīmes norāda - “Runa ir pievienota”.

Jautājumi un atbildes tiek ierakstītas sadaļā RUNĀ. Vārdi - jautājums un atbilde, nav rakstīti. Pierakstiet runātāja iniciāļus un uzvārdu, domuzīmi, īsu jautājuma kopsavilkumu vai

Protokola beigu daļa ir rezolūcija (lēmums). Šī daļa sākas ar vārdu DECIDED vai DECIDED (no tabulatora 0. pozīcijas - kreisā piemale).

Rezolutīvā daļa veidota pēc shēmas: darbība - izpildītājs - termiņš. Izpildītājs var būt organizācija, struktūrvienība vai konkrēta amatpersona. Ja rezolūcijā ir dažādi jautājumi, tad tā tiek sadalīta punktos, kas numurēti ar arābu cipariem. Katrs vienums sākas ar sarkanu līniju.

Protokolā var ierakstīt lēmumu par dokumenta apstiprināšanu. Šajā gadījumā protokolā jābūt norādei uz datumu un dokumenta numuru, kā arī pats dokuments jāpievieno protokolam.

Vēlēšanu laikā protokolā ir norādīti balsošanas rezultāti par katru kandidātu.

Ja protokolam ir pievienots noraksts; tad par to tiek izdarīta piezīme pēc protokola pirmās daļas - Sanāksme... tiek ierakstīta stenogrammā. Atšifrējums ir pievienots.

Protokolu paraksta priekšsēdētājs un sekretārs. Sekretārs rediģē tekstu, iepazīstina katru runātāju ar viņa runas ierakstu un iegūst tā runātāja parakstu, kurš piekrīt viņa runas ierakstam. Sēžu, kurām ievēlēts prezidijs, protokolus paraksta priekšsēdētājs, sekretārs un prezidija locekļi.

Protokola datums ir sapulces datums (03/12/93). Ja sapulce ilgst vairākas dienas, tad norādiet sapulces sākuma datumu un ar domuzīmi beigu datumu (12.-14.03.93.).

Protokola numurs ir sērijas numurs, kas tiek piestiprināts kalendārā gada laikā.

Sīkāka informācija par veidlapu - PROTOKOLA paraugs:

• - organizācijas nosaukums (struktūrvienības nosaukums) - dokumenta autors;
• - dokumenta veida nosaukums - PROTOKOLS;
• - sanāksmes datums, numurs (kalendārā gada laikā);
• - apkopošanas vieta (pilsēta);
• - nosaukums (atspoguļo koleģiālā darba veidu un koleģiālās institūcijas nosaukumu);
• - ievada un galvenās daļas teksts;
• - paraksts;
• - apstiprinājuma zīmogs (ja nepieciešams);
• - apstiprinājuma zīmogs (ja nepieciešams);
• - atzīme par dokumenta noformēšanu un nosūtīšanu uz lietu.