Закрытие вакансии почти всегда предполагает поиск подходящих кандидатов в Интернете. Для того чтобы пригласить соискателя на собеседование, ему нужно отправить приглашение, в котором максимально заинтересовать его прийти на интервью.

Приглашение на собеседование считается своеобразной визитной карточкой компании. Любая организация может по-своему оформить его, общепризнанных стандартов в этом вопросе нет.

Тем не менее, если компания позиционирует себя серьезным работодателем и предъявляет к сотрудникам высокие требования, то и сама она должна соблюдать деловой этикет в общении. Персонализированный текст обращения, правильная форма приглашения, процесс общения - в поиске сотрудника на работу важна каждая деталь.

Как же оформить текст приглашения на собеседование, чтобы кандидат откликнулся и пришел на интервью?

К приглашению на собеседование есть только одно требование: оно должно выдерживаться в строгом деловом стиле, а текст должен быть лаконичным и правдивым. Оно не должно содержать орфографических ошибок. Если вам кажется, что текст сообщения может вызвать двоякое впечатление или его сложно читать, то лучше его полностью переделать.

Приглашение должно содержать следующую информацию:

Наименование компании.

Адрес офиса, где будет проводиться собеседование, вплоть до указания номера кабинета.

Если есть сложности в поиске адреса, то стоит приложить схему проезда, чтобы сориентировать соискателя.

Написать список документов, которые нужно взять на интервью: резюме, паспорт, трудовую книжку, дипломы и другое.

Дата и время собеседования.

Контактные данные hr- менеджера.

Также следует дать название должности, описание вакансии и уровень заработной платы.

После прочтения письма у соискателя должно быть понимание, кто и куда его пригласил, на какое время назначено собеседование и что с собой следует принести.

Образец приглашения может выглядеть так:

Уважаемый ***!

Компания ООО «***» предлагает Вам рассмотреть вакансию на должность «***».

Мы внимательно ознакомились с Вашим резюме и считаем, что Ваши знания и опыт соответствуют нашим заявленным требованиям.

Приглашаем Вас пройти собеседование с HR -менеджером **.**.2017 года в 12:00 по адресу: ***, офис **.

С уважением,
HR -менеджер компании «***»
Иванова Ивана Ивановна

Для приглашения на собеседование соискателей, резюме которых Вы самостоятельно нашли в Интернете, рекомендуется следующий шаблон:

Здравствуйте, уважаемый ***!

Меня зовут ***, я HR -менеджер компании «***».

Мы внимательно ознакомились с Вашим резюме (ссылка) и считаем, что Ваши знания и опыт соответствуют нашим заявленным требованиям на открытую вакансию нашей компании «***».

Приглашаем Вас пройти собеседование **.**.2017 года в 12:00 по адресу: ***, офис **.
Просим взять с собой экземпляр резюме и паспорт.

При возникновении дополнительных вопросов обращайтесь по телефону ***.

С уважением,
HR -менеджер компании «***»
Иванова Ивана Ивановна

Если приглашение оформлено правильно, то вам не составит труда заинтересовать кандидата приглашением на открытую вакансию, а ему не составит труда найти компанию и прийти на собеседование. И можно надеяться, что вакантная должность совсем скоро будет закрыта.

Теперь вы знаете, как составлять письмо с приглашением на собеседование соискателей в Интернете, и можете приступать к поиску лучших сотрудников на работу.

С онлайн-сервисом по подбору персонала JobHelp вы сможете сделать это наиболее эффективно и в короткие сроки: он объединяет все доступные в России job -сайты (более 40) в едином Личном кабинете. Здесь вы сможете просматривать подходящие под ваш запрос резюме со всех площадок по подбору кадров, отправлять сообщения кандидатам, приглашать на собеседования и не только.

Все лучшие функции площадок по подбору персонала стали доступны в одном месте, а поиск сотрудников на работу дешевле, комфортнее и эффективнее!

Письмо-подтверждение — это сообщение от одного человека другому о том, что достигнутые ранее договорённости приняты полностью. Одновременно это и выражение благодарности за сотрудничество (покупку, бронирование). В деловой среде принято завершать любую сделку, либо её отдельный этап, письменным подтверждением, так как это – электронный потомок «честного купеческого слова».

Обычное письмо-подтверждение в бизнес-среде служит не просто данью вежливости, но и вполне официальным документом. С точки зрения гражданско-правовых отношений, электронное сообщение с подтверждением является формальным документом, который закрепляет в письменной форме достигнутые ранее соглашения между двумя сторонами.

Случаи, в которых пишут и отправлют подтвердительное письмо

У подтвердительного письма есть множество других предназначений и функций.

Среди популярных тематик:

• получение заказа / оплаты;
• принятие небольших поправок к уже достигнутым ранее соглашениям – особенно в сфере услуг и туризме;
• согласие о встрече (одновременно – удобное напоминание для приложений тайм-менеджмента).

Основная цель любой разновидности письма-подтверждения – взаимное согласие двух сторон о достигнутой договорённости, о её отдельных условиях. Как правило, все условия сделки (либо другой договорённости) упомянуты в предыдущих письмах на эту же тему. Удобно иметь под рукой в едином документе все обговоренные условия и нюансы, особенно при длительной переписке с множеством сообщений.

Письмо-подтверждение во многих случаях служит ещё и наглядным, удобным для обеих сторон доказательством в спорах на тему «мы ведь так не договаривались!». Речь идёт даже не о попытках недобросовестной сделки, а о мелочах наподобие назначенной даты и времени, прочих незначительных условиях.

Почему подтверждающее сообщение действительно необходимо, даже в очевидных ситуациях? Вспомните, как после длительной задачи компьютер бодро рапортует владельцу о её завершении: «Всё готово, нажмите ОК для продолжения». Это ведь тоже разновидность подтверждения, пусть и из IT-сферы. Подобная едва заметная мелочь позволяет развеять малейшие остатки сомнений – всё действительно готово; это не просто пауза в долгом процессе. Это финал, к которому стремились обе договаривающиеся организации. Подтверждающее письмо необходимо так же, как точка в конце предложения.

Фирменный логотип – обязательная часть «бумажного» формата подтверждения. Помимо маркетинговой составляющей логотипа, это признак официальности. Другие необходимые данные – полное имя отправителя и получателя, адреса и телефоны.

В электронной сфере всё сознательно упрощено. Хотя сообщения e-mail можно дополнить и картинкой-бланком, и красочными шрифтами всех оттенков, такие письма не очень приняты в среде бизнесменов и профессионалов. Лучший вариант – обычный plain text без изысков. При необходимости допустимы выделения полужирным, подчёркиванием или курсивом. Если получатель находится за пределами русскоязычных стран, кавычки «» лучше менять на двойные » «, а вместо символа номера № использовать значок решётки #.

Приветственная часть

Русскоязычное «Уважаемый …» на английском звучит как «Dear…». Хотя это не дословный перевод, именно это слово принято использовать в переписке.

Если переписка уже велась некоторое время, то вряд ли следует использовать избыточно вежливое «господин/госпожа». Лучше назвать человека по имени, без упоминания фамилии. Выглядит это чуть менее формально, но, во многих случаях, более тепло и искренне. Основное правило – называть человека так, как обращались бы к нему в устной беседе или по телефону.

И ещё немного об англоязычной переписке: Mr./Mrs./Ms. – исключительно с большой буквы, в виде сокращения, и с точкой в конце него. Если обращаетесь к малознакомой женщине с неизвестным для вас семейным статусом, следует использовать слово Mrs.

Основная часть письма-подтверждения

Чем хороши подтверждающие письма, так это лаконичностью и краткостью. Нет нужды вновь перечислять условия – достаточно просто подтвердить все предыдущие договорённости. Вводные предложения – излишество, детали не важны. В первом же предложении указываем на подтверждающий характер сообщения. Возможно, для удобства собеседника пригодятся некоторые детали – дата и время события, прочие условия, которые ему необходимо выполнить.

Идеальное первое предложение должно начинаться с этих или подобных фраз:

• Хочу подтвердить…
• Данное письмо подтверждает…
• Подтверждаю…

Если договорённость подразумевает выполнение заказчиком каких-то дополнительных условий/обязательств, об этом стоит напомнить, не боясь показаться нудным. Допустимо даже запросить «ответное» подтверждение.

Заключительная часть перед прощанием и контактными данными – предложение свободно обращаться к вам (или другому сотруднику компании) при любом недопонимании. Нелишне уточнить телефоны и адреса для таких случаев. Дополнительная уверенность заказчика – грамотный маркетинговый ход.

Заключительная часть

• С уважением,
• С наилучшими пожеланиями,
• Спасибо,
• и т.п.

Давний деловой партнёр обязательно оценит более тёплое завершение наподобие «Добрых вам выходных – неделя была сложной, но с вами общаться всегда приятно». Длинных фраз писать не следует – достаточен мягкий намёк на «электронное рукопожатие» вместе с доброй улыбкой.

Имя вместе с фамилией и должностью после этой строки. Финальный аккорд правильного письма-подтверждения – контактные данные, даже если они уже известны партнёру по бизнесу.

Ошибки при написании письма

1. Помимо правил написания подтвердительного письма, рассмотрим основные ошибки при его составлении:
2. Излишняя фамильярность вместо искреннего энтузиазма и доброго тона. Допустимо вместо «Уважаемый господин Сергей Иванов» приветствовать собеседника менее формальным «Уважаемый Сергей». Но нельзя опускаться до «Серёжа».
3. Постоянное обращение на Вы с большой буквы. Знающие толк в тонкостях филологии снисходительно улыбнуться этой распространённой стилистической ошибке; незнающим такие мелочи, как правило, не важны.
4. Слишком длинное сообщение, избыточная вводная часть. Все условия уже были обговорены – речь идёт лишь об их подтверждении.
5. Отсутствие энтузиазма. Даже строго официальное сообщение о подтверждении следует разбавлять едва заметным проявлением теплоты. Один восклицательный знак после заключительного «Спасибо!» способен показать душевный характер написания заурядного письма. В конце концов, работа как никогда близка к завершению. Она выгодна вам, иначе зачем нужно было её делать?

Образцы подтвердительных писем

Универсальный шаблон письма-подтверждения

Удобный шаблон на все случаи жизни – от подтверждения оплаты до благодарственного письма с уведомлением о том, что сделка была завершена. Лишние части можно удалять.

_______ (дата)

_______ (адрес)
Уважаемый _________,

Данным письмом я хочу подтвердить, что наши договорённости в переписке полностью в силе, а также ______________________.

Напоминаю, что для начала процесса вы должны _______________ до (дата).

В случае возникновения вопросов прошу обращаться по номерам телефонов: (телефон)
Прошу ещё раз подтвердить ваше согласие со всеми условиями.

С уважением,
ФИО, должность, название организации,
Контактные данные.

Подтверждение бронирования туристических услуг

Следует обратить внимание на крайне важную для всего маршрута деталь: менеджер ещё раз запросил время прилёта туриста и номер авиарейса. Хороший маркетинговый ход – просьба сохранить телефонный номер «на всякий случай». Теперь турист будет чувствовать себя чуть увереннее в незнакомом месте.

Уважаемый ___,

Подтверждаю данным сообщением, что ваш туристический маршрут полностью забронирован согласно нашей переписке. Маршрут начнётся с вашей встречи в аэропорту города ___. Номер рейса: ___, прибытие в xx:xx (дата). Водитель отвезёт вас в гостиницу, далее – всё согласно программе.

В случае каких-либо проблем прошу вас позвонить мне по номеру: _____. Рекомендую сохранить мой телефон. Хотя ваша встреча в аэропорту и остальные услуги полностью подтверждены, можете обращаться ко мне, если возникнут вопросы.

Желаю вам удачной поездки, а наши сотрудники приложат все усилия, чтобы она была приятной.

Пожалуйста, подтвердите ещё раз данные о номере рейса и времени прилёта.

С наилучшими пожеланиями,
Имя, должность, название компании.
Контактные данные.

Пример письма, подтверждающего деловую встречу

Краткое, но ёмкое письмо-подтверждение о деловой встрече (собеседовании).

Уважаемый ___ ,

Я с нетерпением жду нашу встречу, которая, как вы помните, назначена вами на (дата). Я буду в вашем офисе в (время) по адресу (адрес), чтобы встретиться с вами или вашими коллегами. Благодарю за возможность встретиться.

В случае необходимости отложить нашу встречу, прошу сообщить мне об этом по e-mail или по телефону (телефон).

С уважением,
ФИО, должность, компания.

Письмо №1

Уважаемый Виктор Алексеевич,

Я изучил Ваше резюме на позицию «Старшего менеджера» и пришел к выводу, что Ваше образование и опыт работы идеально подходят для этой должности. Чтобы обговорить все нюансы и ближе познакомиться с Вами, приглашаю Вас на собеседование, которое состоится 5.08.2014 года в 12.00 часов.

Если указанная дата или время Вас не устраивают, прошу связаться с секретарем нашей компании в течение сегодняшнего дня.

С уважением,

Петр Иванович

Письмо №2

Уважаемый Виктор Алексеевич,

Я внимательно изучил присланное Вами резюме. Ваша квалификация и опыт работы отвечают требованиям нашей компании. Но, к сожалению, должность, на которую вы претендуете, уже занята, однако в данный момент у нас освободилась вакансия дистрибьютора. Если данная работа Вас интересует, прошу связаться со мной по телефону 200-01-02.

С уважением,

Петр Иванович

Письмо №3

Уважаемый Виктор Алексеевич,

Я ознакомился с Вашим резюме, и заинтересован в Вас как в сотруднике своей компании. Считаю, что Ваша квалификация полностью отвечает требованиям к позиции Менеджера продаж.

Для получения более подробной информации прошу Вас связаться с нашим секретарем и записаться на собеседование.

С уважением,

В создании этой статьи участвовала наша опытная команда редакторов и исследователей, которые проверили ее на точность и полноту.

Количество источников, использованных в этой статье: . Вы найдете их список внизу страницы.

Письмо-подтверждение – это корреспонденция, отправляемая для подтверждения, например, устного соглашения, встречи или собеседования. Письмо также может служить подтверждением бронирования, ответом на приглашение, получения различных товаров или услуг, организации путешествия. Воспользуйтесь следующими советами, чтобы написать простое и короткое письмо-подтверждение.

Шаги

Часть 1

Используйте печатный бланк. Если письмо-подтверждение носит деловой характер, пишите его на бланке компании. Это превращает письмо в официальный документ. Над приветствием напишите полное имя и адрес получателя письма. Сюда должны входить имя человека, которому адресовано письмо, его должность, отдел компании, в которой он работает (если необходимо), и адрес компании.

Напишите соответствующее приветствие. При написании письма-подтверждения, используйте подходящее приветствие и имя получателя. Например, Уважаемый господин/Уважаемая госпожа , далее фамилия получателя.

• Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.
• Если вы пишете неформальное письмо, можете обратиться к получателю по имени, перед которым следует поставить Уважаемый /Уважаемая .

1. Подтвердите детали соглашения в первом абзаце. Переходите сразу к сути дела. Нет необходимости писать общие слова или любезности. Вместо этого используйте первый абзац, чтобы изложить в частности, подробности того, что вы подтверждаете. Это может быть дата, время и местоположение. Будьте конкретны.

   Озвучьте другие детали. Либо в том же абзаце, либо в коротком втором абзаце, упомяните необходимые дополнительные детали. Это может быть уточнение об оплате, проговаривание условий и положений, и всего того, что необходимо подтвердить. Эти детали могут быть гарантиями выполнения определенных задач, или подтверждением заданий, которые берете на себя.

   Уточните, не требуются ли от вас дальнейшие действия. В последнем абзаце должны содержаться фразы, побуждающие получателя связаться с вами при необходимости. Попросите адресата написать вам, если у него возникнут вопросы, он столкнется с проблемами, недопониманием и так далее.

   Закончите письмо благодарственными предложениями. Закончить письмо надо соответствующе. Используйте такие фразы, как С уважением, Искренне Ваш, С наилучшими пожеланиями или Заранее благодарю. Напишите ваше имя и оставьте мест для подписи. Вы закончили написание делового письма.

Часть 2

1. Отредактируйте письмо. Перед тем, как отправить любой официальный документ, даже личного характера, обязательно отредактируйте его. Это особенно важно, если ваше письмо касается деловых договоренностей. Проверьте правописание, правильность грамматики и пунктуацию.

   • Отправка писем без ошибок делает вас настоящим профессионалом, который внимательно относится к деталям.

2. Используйте подходящую бумагу для качественного принтера. Когда вы распечатываете деловые письма, используйте бланк компании. Если у вас нет бланков, печатайте на качественной бумаге, с помощью исправного принтера, в котором не подтекают чернила и не высыпается тонер.

   • Всегда печатайте письма-подтверждения, если вы не посылаете их по электронной почте. Никогда не пишите деловые письма от руки.

3. Используйте стандартный шрифт и разметку полей. При написании делового письма используйте шрифт Times New Roman или Arial. Размер шрифта должен быть 12 пт, не жирный, не курсив, не подчеркнутый. Поля должны быть по 2,5 см с каждой стороны.

   • Используйте соответствующее форматирование при написании деловых писем. Междустрочный интервал должен быть единичным, не отделяйте абзацы друг от друга.

Приглашение на собеседование – это первый контакт с потенциальным работником, первое впечатление о Вас, как о работодателе, и о нём, как о соискателе.

Приглашение − промежуточный этап между шапочным знакомством по резюме и очной беседой, на которой определяются личностные качества и профессиональные навыки человека, их соответствие написанной в резюме информации.

Уведомить соискателя о своём желании можно несколькими способами:

• письменно (электронное и смс сообщение);
• устно (телефонный разговор).

Сайты, специализирующиеся на сведении кандидатов и работодателей, имеют собственные письменные шаблоны с автоматическим заполнением всех данных о работодателе. Шаблон предлагает соискателю самостоятельно связаться с представителем компании.

Оставляя кандидату выбор: «Звонить или не звонить?» Вы ставите себя в зависимость от решения потенциального работника. Берите инициативу в свои руки. Используйте собственный стиль, создайте индивидуальное письмо (шаблон) или кейс для телефонного разговора.

Как пригласить на интервью по телефону?

Как правильно приглашать на собеседование по телефону?

Звонок кандидату поможет убедиться в его намерении устроиться на работу именно к Вам, задать интересующие Вас вопросы ещё до личной встречи, составить первичное мнение о его навыках.

Подтвердив дату и время назначенной встречи по телефону, Вы сможете контролировать процесс поиска сотрудника и будете уверены, сколько именно кандидатов следует ждать на встречу.

Как пригласить на собеседование по телефону, пример:

Лучше всего составить шаблон приглашения на собеседование, в соответсвии с которым действие будет осуществить легче.

Как написать соискателю письмо?

Приглашение через письмо на электронную почту потенциального работника или специальную форму на сайте экономит время специалиста HR, но рискует остаться незамеченным.

Соискатели неохотно реагируют на письма по причине их шаблонности, обилия или незаинтересованности.

Установленного образца для письма нет. Соблюдайте деловой стиль общения. Подойдите к оформлению оригинально, разработав свой шаблон.

На данном этапе отбора кандидат так же присматривается к организации. Постарайтесь завлечь его текстом, сообщив о фактических преимуществах работы в компании.

Что важно отразить в письме:

• название организации и имя специалиста;
• дата, время и место, где будет проходить собеседование;
• какие документы надо иметь при прохождении интервью;
• название вакансии. Здесь же можно продублировать основные требования к будущему сотруднику, согласно вакансии;
• преимущества работы в компании (заработная плата, льготы);
• контактные данные ответственного за проведение личной беседы лица. В заключение попросите письменно или по телефону подтвердить появление на собеседовании.

Приглашение на собеседование по электронной почте, образец

Ответ на приглашение на интервью

Согласие подтверждает, что Вы получили информацию в полном объёме и намереваетесь посетить офис компании для личной встречи.

Как выглядит приглашение на собеседование, образец письма, вы теперь знаете.

А как ответить на приглашение на собеседование? Общаясь по телефону или через почту, обратитесь к представителю компании по имени и сообщите, что в назначенные дату и время Вы будете по указанному адресу.

В обоих случаях не будет лишним поблагодарить специалиста HR за приглашение.

Положительный ответ на приглашение на собеседование, образец

Как отказать работодателю?

Об отказе от участия в собеседовании нужно сообщить: так Вы покажете себя ответственным деловым человеком. Вежливый отказ оставляет взаимоотношения с представителем компании на тёплой ноте. Если потребуется возобновить поиск работы, Вы продолжите общение о возможности трудоустройства.

Свяжитесь с представителем компании по оставленным им контактам (телефону или электронной почте). Обратитесь по имени и скажите, что не готовы занять вакантное место. Желательно указать причину, по которой Вы не можете пройти собеседование.

Работодатель достойно воспримет новость о том, что ему предпочли иную компанию или прекратили поиск по иным обстоятельствам. Поблагодарите за внимание к Вашей кандидатуре и пожелайте найти сотрудника на вакансию. Соблюдайте деловой стиль общения.

Сообщайте об отмене встречи заранее и в рабочее время, особенно это касается сообщений на электронную почту. Проводящий собеседование сотрудник не поблагодарит Вас, если утром назначенного дня обнаружит отправленный ночью отказ.

Почему не приглашают на собеседование?

Причин для отказа на этапе просмотра резюме может быть несколько:

Если Вы хотите знать, почему именно Вам отказали в вакантной должности – спросите об этом напрямую, связавшись письменно или по телефону с ответственным сотрудником.

На какой бы стороне Вы ни были: работодателя или соискателя, важно показать себя с наилучшей стороны.

Помните, что собеседование – это диалог, а предварительный этап в виде приглашения и ответа на него поможет выявить «подводные камни» противоположной стороны и упростить принятие решение относительно сотрудничества.

Надеемся, что данный материал был вам полезен и вы теперь имеете представление о том, что это — приглашение на интервью и как правильно пригласить на собеседование по телефону?