Този материал, който продължава поредицата от публикации, посветени на новия сметкоплан, анализира сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“ от новия сметкоплан. Този коментар е изготвен от Y.V. Соколов, д-р по икономика, зам. Председател на Междуведомствената комисия за реформиране на счетоводството и отчетността, член на Методологическия съвет по счетоводство към Министерството на финансите на Русия, първи президент на Института на професионалните счетоводители на Русия, V.V. Патров, професор от Санкт Петербургския държавен университет и Н.Н. Карзаева, д-р, зам. Директор на одиторската служба на Balt-Audit-Expert LLC.

Всеки служител на предприятие може да се наложи да направи някакви разходи за нуждите на самото предприятие (да отиде в командировка, да закупи някои материали, да плати за дребни ремонти и т.н.). За такива случаи на служителя се дават пари в брой. След като е направил разходи, служителят трябва да докладва на ръководството на предприятието, като изготви специален отчет и приложи всички подкрепящи документи към него. Издаването на пари по сметката се документира чрез запис:

Дебит 71 "Разплащания с отговорни лица" Кредит 50 "Парични средства"

Отчетните суми се отписват въз основа на отчета на отговорното лице. В този случай се кредитира сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“, а сметка 10 „Материали“ се дебитира, ако са придобити ценности и / или разходни сметки. В някои случаи на служител могат да бъдат дадени пари за закупуване на стоки. В този случай, въз основа на отчета, се прави следният запис:

Дебит 41 „Стоки“ Кредит 71 „Разплащания с отговорни лица“

Неизразходваните суми се връщат на касата или се приспадат от заплатите.

Сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“ се кредитира в кореспонденция със сметките:

Дебит 50 “Каса” - за върнати суми в касата;

Разгледахме опции, когато първо се дебитира сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“ и след това парите, дадени на служителя, се отписват, т.е. случаи, когато този акаунт действа като активен. Но на практика доста често тази сметка може да се окаже пасивна. Достатъчно е да се посочат случаите, когато служител отива в командировка и разходите му се възстановяват след завръщането му.

Но ако в касата на компанията няма пари, счетоводителят ще трябва да прави бележки:

Дебитиране на сметки за осчетоводяване на разходи или придобити стойности
Кредит 71 "Разплащания с отговорни лица"

Тъй като разходите възникват не когато се плащат, а когато възникне необходимост от задължението на организацията да ги плати (виж предположението за временна сигурност на фактите на икономическата дейност, клауза 6 от PBU 1/98). В този случай сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“ става пасивна.

Аналитичното счетоводство се извършва в контекста на отговорните лица, но всяко лице трябва да отчита всяка отделна издадена сума.

Искам да продължа да говоря за формирането на оборота за различни сметки, а днес е следващият оборотен лист за сметка 71. .

Сметка 71 „Разплащания с отговорни лица” се използва от почти всички предприятия. В програмата 1C Accounting 8 издание 2 тази сметка има няколко подсметки, ще разгледаме първата подсметка, която също се нарича „Разплащания с отговорни лица“. Сметката е активно-пасивна. Това означава, че салдото по сметката може да бъде дебитно или кредитно. Дебитно салдо означава вземания или дълг на отговорно лице към предприятието. Кредитното салдо, напротив, показва дължимите сметки или дълга на предприятието към отговорното лице.

Самата структура на акаунта е активна. Това означава, че дебитът ще покаже увеличение на дълга на отговорното лице (ако му бъдат издадени парични аванси), а кредитът ще покаже намаление на дълга (при подаване на документи за издадени суми или връщане на неизползвани средства).

Аванси на отговорно лице могат да се издават от каса или от разплащателна сметка.

Нека да разгледаме как се формира оборотната ведомост за сметка 71 в 1C. В нашия пример ще имаме две отговорни лица: Петров Петрович и Иванов Иван Иванович. На Петров са дадени пари от касата в размер на 1000 рубли за стопански разходи. Иванов 10 000 рубли от разплащателната му сметка за пътни разходи.

Оборотната ведомост за сметка 71 се генерира от менюто „Отчети” в горната част на програмата. Трябва да изберете “Оборотна ведомост”. Може да стане и през раздела „Каса“. В долната дясна част на този раздел, наречен „Отчети“, последният елемент е СОЛ за сметка 71.

Какъв извод можем да направим от този регистър? Оборотите по дебитната сметка на оборотния лист на формуляра за сметка 71 показват средствата, които са били издадени на отговорни лица и съответно увеличението на техния дълг към предприятието. По кредит на сметката виждаме сумите, за които отчетните лица са представили авансови отчети и са намалили дълга си към предприятието.

След това помислете за баланса в края на периода. За служител Иванов балансът е 1800 рубли. на заем. Това означава, че Иванов е похарчил повече пари, отколкото са му дадени (11 800 рубли, вместо 10 000 рубли). Следователно компанията дължи на Иванов 1800 рубли.

За служител Петров салдото в края на месеца е дебитно. Това означава, че Петров дължи на компанията 100 рубли, тъй като са му дадени 1000 рубли, а авансовият отчет е представен само за сумата от 900 рубли.

Ако погледнете общото салдо в регистъра на отчета за оборота за сметка 71, то възлиза на 1700 рубли за заема и това е дългът на предприятието към неговите отговорни лица.

71-ва сметка е счетоводна позиция в счетоводството, предназначена да обобщи информация, свързана с разплащания с отговорни лица. Става дума за суми, издадени по сметка за административни, стопански и други ежедневни нужди на предприятието.

Нека да разгледаме на кого и на каква основа едно предприятие може да издава средства по сметка, как да формализира транзакциите за издаване и изразходване на средства, както и как се записват отчетните суми, които не са върнати в рамките на определения срок.

Отговорни лица: разкриване на понятието

Отговорни лица са физически лица, служители на предприятието, които извършват стопански операции, задачи (покупка и плащане на услуги, инвентар) от името на работодателя, което предвижда задължителен отчет за извършените операции.

С други думи, това са лица, които са в трудови правоотношения с определено предприятие или физическо лице, действащо като стопански субект.

Отговорните лица могат да бъдат разделени на две групи:

• служители, които са получили определени бизнес поръчки;
• командировани служители.

Отговорните лица включват служители, наети по трудов договор - за сезонна, временна или постоянна работа, както и на непълно работно време.

Относно значението на счетоводството за разплащания с отговорни лица

Съгласно действащото законодателство всяко предприятие е длъжно да води счетоводна документация за съществуващото си имущество, различни стопански операции и задължения. Една от важните задачи на счетоводството е формирането на достатъчно пълна и надеждна информация, свързана с икономическите процеси и финансовите резултати от дейността на предприятието.

Тъй като в дейностите на всяко предприятие разплащанията с отговорни лица се характеризират с масивен характер и взаимовръзка с много други раздели на счетоводството (разплащания с изпълнители и доставчици, парични транзакции / движение на материални активи), мениджърът трябва ясно да разбере как счетоводството трябва да бъдат правилно организирани както паричните средства, така и транзакциите с тях.

Относно процедурата за отчитане на сетълменти с отговорни лица

Дейностите на всяко предприятие често не могат да бъдат извършени без необходимостта от плащане на разходи в брой. Това могат да бъдат покупки в системата за търговия на дребно или в други предприятия, командировъчни разходи, представителни задачи и др.

Такива събития, като правило, включват издаване на парични аванси на служител на предприятието под негова отговорност в съответствие със заповедта на организацията. Процедурата за издаването им, размерът и възможните условия за предоставяне се регулират от Инструкциите на Централната банка на Руската федерация.

Списъкът на лицата, които имат право да получават пари в брой в касата на предприятието, се одобрява от ръководителя.

Плащанията в брой се извършват въз основа на заповед на ръководителя и заявление на служителя и се документират с касова бележка.

Лицата, на които са издадени пари в брой, са длъжни да представят предварителен отчет в счетоводството не по-късно от три работни дни след изтичане на периода, за който са предоставени, или от момента на завръщане от командировка. Към отчета са приложени и оправдателни документи за изразходваните суми.

Стопанските операции, извършвани от предприятието, се документират с оправдателни документи, въз основа на които се води счетоводството. Това са първични счетоводни документи, като фактури, касови бележки за продажба, касови бележки, актове за извършени услуги и извършена работа, пътни документи и др. При липса на документи, потвърждаващи разходите от отчетните средства, предприятието не може да ги включи в разходите за продажба на продукти, услуги, работа или продукция.

След предаване на отчета за разходите в счетоводния отдел, той подлежи на проверка от счетоводител, който след това въвежда счетоводни записи. Обработката на подадените отчети обикновено отнема до 5 дни. Одобряването на отчетите е право на управителя.
Нов аванс може да бъде издаден само след уреждане на предходния.

Разрешено е да се удържи сумата на дълга от заплатата на отговорно лице, което не е върнало остатъка от средства и не е представило оправдателни документи. Връщането на неизползваните средства се издава с касов ордер, а издаването на преразход се издава с разходен ордер.

Предназначение на 71-ва сметка

Използването на 71-ва сметка е свързано с отчитане на сетълмент транзакции със служители на предприятието, на които са дадени пари в брой за изпълнение на определени задачи.

„Разплащания с отговорни лица“ е активно-пасивна сметка, чийто баланс показва съществуващия размер на дълга на отговорните лица към предприятието или размера на некомпенсирания преразход.

По дебита на сметката се отразяват новоиздадените за отчет суми, както и тези на възстановения преразход. За заем - сумата на средствата, които са били използвани в съответствие с авансовите отчети и са представени съгласно касови ордери (ако има неизразходвани средства).

Кореспонденция по сметката

За издадените отчетни суми 71-ва сметка се дебитира в съответствие с тези, предназначени за отчитане на средства. За сумите, изразходвани от служителите, 71-та сметка се кредитира в съответствие с тези, в които се записват разходите и придобитите стойности. Той кореспондира и с други сметки в зависимост от естеството на направените разходи.

Сумите, които не са върнати от служителите в съответствие с установените срокове, се посочват като кредит на 71-ва сметка и дебит на 94-та сметка, от която впоследствие се отписват в дебит на 70-та сметка (когато се приспадат от сметката на служителя заплата) или 73-то (когато удържането от заплатите е невъзможно).

Кореспонденцията на 71-ва сметка е представена подробно в таблицата:

За да поддържате аналитични записи на сетълменти с отговорни лица, използвайте седмото извлечение, където срещу всяко такова лице е посочено салдото на дълга, колко пари са издадени за отчитане и използвани, салдото.

Командироване на служители в чужбина

Ако служител е изпратен в чужбина, той получава аванс във валутата на страната, в която е планирано пътуването.

Валутата, издадена в банковата институция, се получава по 50-та сметка от кредита на 52-ра сметка.

Отписванията от 50-та сметка се извършват в дебит на 71-ва сметка. В този случай транзакцията се отразява във валутата на плащането и еквивалента в рубли според обменния курс на Централната банка на Руската федерация, който съответства на момента на издаване.

След завръщане на служителя от командировка и представяне на авансови счетоводни/оправдателни документи, задължението се отписва от кредита на 71-ва сметка в дебита на 26-та сметка или друга сметка, в зависимост от естеството на разходите по борсата курс към момента на подаване на отчета.

Ако по време на командировката обменният курс се е променил, курсовата разлика се отписва по сметка 91. Отрицателната разлика се отписва като разходи (Db 91, K 71), положителната разлика се отнася към приходите (Db 71, K 91).

В почти всяка организация парите се дават на служителите за закупуване на материали или като командировъчни; сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“ се използва за записване на тези транзакции.

Напомняме, че до 2015 г. лицата, назначени със заповед, можеха да получават пари по сметка, но сега всеки служител на организацията може да ги отчете; основното правило при издаване на пари е да отчита предишната отчетна сума.

Сметка 71 е активна - пасивна.Писах за разликите между активни и пасивни акаунти.

Нека ви напомня, че балансът по пасивна сметка може да бъде САМО ПО КРЕДИТ, по активна сметка САМО по дебит. А за активно-пасивните сметки балансът може да бъде дебитен или кредитен.

Какво трябва да се отрази в дебитна и кредитна сметка 71?

Нека приложим това правило към сметка 71, какво означава това, ако служител е взел пари, НО ОЩЕ НЕ ГИ Е ПОХАРЧИЛ, тогава той има дълг към организацията за тази сума, т.е. възникнат вземания, салдото по сметка 71 ще бъде ДЕБИТ.

Ако служител е взел сума за отчет и не я е изпълнил, но е похарчил 300 рубли повече, тогава организацията ще трябва да му възстанови 300 рубли и този дълг ще бъде отразен в КРЕДИТ на сметка 71.

Пример.

Служител на организацията взе 5000 рубли от касата срещу отчета за закупуване на строителни материали. 1) Окабеляване D – 71 K – 50.

2) Служителят закупи материали за 4000 – D – 10 K – 71.

Салдото по сметката е 71 дебитни, т.е. Един служител ни дължи хиляда рубли. 3) Той предава 1000 рубли на касата. – осчетоводяване D – 50 K – 71. Без баланс.

Нека направим самолет, като използваме броя 71 въз основа на примера.

Счетоводителят трябва да състави авансов отчет, който отразява как служителят е изразходвал отчетните суми, подписани от касиера, гл. счетоводител и директор или други одобрени лица.

За да получи средства по сметка, служителят ТРЯБВА да напише заявление, адресирано до директора. При заявление директорът трябва да напише каква сума трябва да бъде издадена и за колко време.

Типични записи за сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“

Това са основните стандартни осчетоводявания; в бизнес практиката ще трябва да използвате подсметки, например, за да капитализирате бензин трябва да направите осчетоводяване D 10:03 K 71, за да капитализирате строителни материали D 10.08 K 71 и т.н.

Отговорни лица са лица, които са получили средства от организацията по сметка и в чиито интереси трябва да направят разходи или да закупят имущество.

Ще ви разкажем за отчитането на сетълментите с отговорни лица в нашата консултация.

Сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“

Синтетичното счетоводство на разплащанията с отговорни лица, които са служители на организацията, се поддържа по същата сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“ (Заповед на Министерството на финансите от 31 октомври 2000 г. № 94n). Счетоводна сметка 71 е активно-пасивна сметка.

Тази сметка обобщава информация за разплащания със служители за сумите, които са им издадени по сметка за административни, бизнес и други разходи.

В същото време е възможна ситуация, когато например служител е отишъл в командировка, без да получи средствата по отчета. В този случай възстановяването на направените разходи също ще бъде отразено чрез сметка 71. Това означава, че синтетичната сметка 71 се използва не само за отчитане на суми, издадени за отчитане, но и за отчитане на възстановяване на разходи, направени от служителите за тяхна сметка, но в интерес на организацията.

Аналитичното счетоводство по сметка 71 се води за всяко отчетно лице и сумата, издадена за отчитане.

Счетоводни записи за сметка 71

Ако средствата се издават за целите на отчитането, осчетоводяването ще зависи от формата на издадените средства: в брой или безкасово.

Така че, ако парите се издават от касата към сметката, осчетоводяването ще бъде така:

Дебитна сметка 71 - Кредитна сметка 50 „Пари в брой“

Ако отчетните средства се прехвърлят към картата на служител, публикуването ще бъде различно:

Дебитна сметка 71 - Кредитна сметка 51 „Разплащателни сметки“

Съответно, ако балансът на отчетните суми е депозиран в касата, трябва да се отрази следното осчетоводяване:

Дебитна сметка 50 - Кредитна сметка 71

Разходите, направени от счетоводителя, се отписват от кредита на сметка 71 в дебит на различни сметки в зависимост от вида на разходите.