إدارة الوثائق الإلكترونية (EDM)- مجموعة من العمليات الآلية للتعامل مع المستندات المقدمة في شكل إلكتروني دون استخدام حاملات الورق.

المستندات الإلكترونية وفقًا للنماذج المعتمدة هي مكونات لجميع برامج المحاسبة ، ولكن من أجل الاعتراف القانوني بالمستند الإلكتروني ، يجب توقيعه بتوقيع إلكتروني.

أنواع المستندات الإلكترونية

يمكن استخدام مستند إلكتروني موقّع بتوقيع إلكتروني إذا كانت تشريعات الاتحاد الروسي لا تحتوي على حظر مباشر لاستخدامه.

وبالتالي ، يمكن أن تكون العقود والفواتير المختلفة والتطبيقات والتقارير والبيانات ، وكذلك سندات الشحن والأفعال والفواتير مستندات إلكترونية.

أيضًا ، يتم تقسيم المستندات الإلكترونية إلى مستندات غير رسمية ووثائق رسمية.

المستندات غير الرسمية - الخطابات والعقود والتوكيلات والوثائق الفنية والمراسلات الأخرى - خالية من التنظيم الصارم من قبل الدولة.

بالنسبة للوثائق الرسمية ، تنص القوانين التشريعية المنفصلة على متطلبات صارمة للتنسيق وقواعد الإرسال.

مستند رسمي - مستند تم إنشاؤه وفقًا لتنسيق خدمة الضرائب الفيدرالية.

تؤثر المستندات الرسمية بشكل مباشر على صحة حسابات الضرائب ، لذلك يعد الامتثال لجميع إجراءات التحويل أمرًا مهمًا بالنسبة لهم.

المستندات الرسمية هي ، على سبيل المثال ، الفواتير الإلكترونية.

بالنسبة لبعض المستندات الأساسية ، طورت دائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا تنسيقًا موصى به لمذكرة الشحن في شكل TORG-12 وقانون قبول وتسليم (عمل) الخدمات.

على الرغم من حقيقة أنه بالنسبة لمثل هذه المستندات يتم الإشارة إلى الطبيعة الموصى بها للتنسيق ، فإنه بهذا التنسيق يجب على الشركات إرسال هذه المستندات إلكترونيًا بناءً على طلب مفتشية الضرائب إذا كان من الضروري تأكيد نفقات ضريبة الدخل.

خيارات لإدارة المستندات الإلكترونية

هناك خياران لتنظيم نظام إدارة المستندات الإلكترونية. الأول هو إبرام اتفاق بشأن إدارة المستندات الإلكترونية مع الأطراف المقابلة وتبادل المستندات الموقعة بتوقيع إلكتروني عبر البريد الإلكتروني. في هذه الحالة ، يمكنك استخدام توقيع إلكتروني بسيط.

الخيار الثاني هو تنظيم إدارة المستندات الإلكترونية من خلال مشغل خاص.

من خلال هذه الطريقة ، تنضم الشركة إلى قواعد تبادل المستندات الإلكترونية ويمكنها تبادل المستندات الرسمية (التي وافقت دائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا رسميًا على التنسيق) مع المستندات غير الرسمية (العقود والاتفاقيات وأعمال التسوية ، إلخ.).

الوظائف الرئيسية لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية

الوظائف الرئيسية لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية هي:

تسجيل الوثائق

السيطرة على تنفيذ الوثائق ؛

إنشاء الدلائل والعمل معهم ؛

التحكم في حركة المستندات الورقية والإلكترونية ، والحفاظ على تاريخ العمل مع المستندات ؛

إنشاء وتحرير تفاصيل المستندات ؛

إنشاء تقارير عن تدفق المستندات للمؤسسة ؛

استيراد الوثائق من نظام الملفات والإنترنت ؛

إنشاء مستند مباشرة من النظام بناءً على قالب (تكامل مباشر) ؛

العمل مع إصدارات المستندات ، والمستندات المعقدة متعددة المكونات والمتعددة الأشكال ، والمرفقات ؛

التوزيع الإلكتروني للوثائق ؛

العمل مع المستندات في المجلدات ؛

استلام المستندات من خلال المسح الضوئي والتعرف عليها.

تقليل تكلفة الوصول إلى المعلومات ومعالجة الوثائق.

مزايا إدارة المستندات الإلكترونية

تشمل المزايا الرئيسية لإدارة المستندات الإلكترونية ما يلي:

التخزين المركزي والمنظم والمنهجي للوثائق في أرشيف إلكتروني ؛

تقليل تكلفة طباعة الفواتير الورقية ورسومها البريدية وتخزينها ؛

نهج موحد لإجراءات تكوين الوثيقة ومعالجتها (التسجيل ، الموافقة ، إلخ) ؛

تقليص وقت تسليم المستندات وتسجيلها والموافقة عليها ؛

سرعة توقيع المستندات

القدرة على إجراء أي عمليات مع المستندات عبر الإنترنت على مدار الساعة: البحث ، والتنزيل ، والطباعة ، والتحقق ، والرفض ، وكذلك تتبع حركتها ؛

البحث السريع عن الوثائق.

يتم ضمان سرية التبادل عن طريق تشفير المستندات.

يضمن التوقيع الرقمي الإلكتروني (EDS) تحديد هوية الموقّع وسلامة المستندات المرسلة.

يضمن مشغل إدارة المستندات تسليم المستندات الإلكترونية.

تنفيذ نظام إلكتروني لإدارة الوثائق

لتشغيل نظام إلكتروني لإدارة المستندات ، يجب عليك:

تطوير واعتماد إجراءات إدارة المستندات الإلكترونية ؛

إسناد المسؤولية عن صيانتها ؛

تنظيم أرشيف إلكتروني للوثائق المستلمة والمرسلة ؛

أن تحدد في السياسة المحاسبية قواعد إنشاء المستندات الإلكترونية واستلامها وتخزينها ، وتعيين المسؤولين عن تكوين وتوقيع المستندات الإلكترونية.

يجب أن يكون لكل موظف مخول بالتوقيع على المستندات الإلكترونية توقيع إلكتروني.

بعد إنشاء نظام إدارة المستندات الإلكترونية ، لا يجوز للمؤسسة طباعة المستندات ، ولكن تخزينها في أرشيف إلكتروني.

إذا لزم الأمر ، يمكن طباعة المستندات المخزنة في الأرشيف للمفتشين ، أثناء تقديم وثيقة موقعة بالتوقيعات الإلكترونية للأطراف ، والتصديق عليها مسبقًا.

EDI (إدارة المستندات الإلكترونية): تفاصيل للمحاسب

• دخول عصر التبادل الإلكتروني للبيانات

  خدمة "1C-EDO". مزايا خدمة "1C-EDO" "1C-EDO" هي الأكثر ربحية ... جعل الشحنات الفردية من خلال EDO ، خدمة "1C-EDO" متاحة بدون دفع. ... معرّف مشارك التبادل الإلكتروني للبيانات ". إنشاء ملف تعريف إعدادات EDI ، ملف تعريف إعدادات EDI بعد الإنشاء ... انتقل إلى "إعدادات EDI". إعدادات EDI في النافذة التي تفتح ، تحتاج إلى ... تبادل وثائق EDI قائمة إعدادات EDI تعرض "إعدادات EDI" الهيئات المرسلة ... المتحكمة. أرشيف التبادل الإلكتروني للبيانات باستخدام نظام التبادل الإلكتروني للبيانات ، تقلل المؤسسات من التكاليف ...

• عند تغيير عنوان البريد الإلكتروني ومشغل التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) ، يتعين عليك إبلاغ السلطات الضريبية

  وهناك عدة عقود مع مشغلي التبادل الإلكتروني للبيانات للتواصل معهم .... إذا قررت شركة تغيير مشغل التبادل الإلكتروني للبيانات ، كقاعدة عامة ، يتغير المستند الإلكتروني أيضًا ... -6 / [بريد إلكتروني محمي]يجب عليك أيضًا إخطار السلطات الضريبية بتغيير مشغل التبادل الإلكتروني للبيانات. بالإضافة إلى ...

• 8 حجج "لـ" الاتصال بإدارة المستندات الإلكترونية عند العمل مع شركة التأجير

  والتي يتم إصدارها من قبل أي مشغل EDF معتمد. - هناك العديد من المشغلين في السوق. ... كأصل. يتم تنظيم عملية التبادل الإلكتروني للبيانات نفسها بموجب قوانين الاتحاد الروسي و ... ودعم نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDI) مع المستأجرين و ... الذي يصدره أي مشغل EDI معتمد. - هناك العديد من المشغلين في السوق ... إجراء بسيط. عادة ، يوفر مشغل التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) الوصول إلى حساب شخصي ... في عام 2018 ، يتوقع مشغلو التبادل الإلكتروني للبيانات زيادة في تدفق البيانات المهمة من الناحية القانونية ...

• كيفية التحضير لملصقات المنتج الإلزامية

  الاتصال بنظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDM). الحصول على رمز GTIN - لـ ... سلع. الاتصال بنظام التبادل الإلكتروني للبيانات. التسجيل في نظام "Honest ... marking" ، هو نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDF) ، والذي يرافق البضائع مع ... "المشتريات" المؤكدة - "شؤون EDF الحالية". تتيح لك محطة عمل EDI التحكم في العمل باستخدام ... مستند النقل). كجزء من التبادل الإلكتروني للبيانات ، يجب مقارنة التسمية الأساسية ... يمكنك مقارنة التسمية في نموذج EDF بالنقر فوق الزر الذي يحمل نفس الاسم أو ...

• المسؤولية عن التأخر في تقديم الإقرار الضريبي

  إبرام اتفاقية مع مشغل إدارة المستندات الإلكترونية (EDF) بشأن تقديم الخدمات لـ ... تزويد EDF مع مصلحة الضرائب ؛ أو منح ... سلطة التبادل الإلكتروني للبيانات مع IFTS لممثل مفوض (وسيط ...) لديه اتفاق مع مشغل التبادل الإلكتروني للبيانات وشهادة مفتاح تحقق مؤهل ...

• ميزات اختيار نظام التقارير الإلكترونية

  يتم تقديم أنظمة تقارير EDI من قبل العديد من المطورين. كل برنامج ...؟ يتم تقديم أنظمة تقارير EDI من قبل العديد من المطورين. كل برنامج .. خدمة يقدمها أكثر من مائة مشغل التبادل الإلكتروني للبيانات. كل واحد منهم لديه حالة ... حلول موجهة لمهام التبادل الإلكتروني للبيانات المختلفة. أما بالنسبة لاختيار مشغل لـ ...

اليوم ، تتدخل إدارة المستندات الإلكترونية بجرأة في حياتنا ، واليوم تستخدم جميع الشركات تقريبًا المستندات الإلكترونية ، وتستخدم البريد الإلكتروني ، والإعلانات الإلكترونية ، خاصة وأن الإعلانات الإلزامية مفروضة بموجب القانون لضريبة القيمة المضافة. تقدم شخص ما ويستخدم أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية في الحياة اليومية ونقل جميع التقارير والمستندات الأولية إلى نموذج إلكتروني.

مفهوم ادارة الوثائق الالكترونية ومزايا ادارة الوثائق الالكترونية

إدارة المستندات الإلكترونية هي طريقة للعمل مع المستندات. ميزات إدارة المستندات الإلكترونية هي تلك المستندات الإلكترونية الموقعة بتوقيع رقمي إلكتروني. مثل هذه الوثيقة ، الموقعة بـ EDS ، تساوي قيمة مستند على الورق.

إدارة الوثائق الإلكترونية لها مزاياها وعيوبها.

الطاولة
إيجابيات وسلبيات إدارة المستندات الإلكترونية

مزايا إدارة المستندات الإلكترونية	عيوب إدارة الوثائق الإلكترونية
القدرة على العثور على المستندات بسرعة ؛ توافر هيكل مركزي لإدارة المستندات ؛ التخزين المنهجي للوثائق في الأرشيف الإلكتروني ؛ البساطة في تسجيل وتنسيق المستندات ؛ القدرة على توقيع المستندات وإرسالها عبر قنوات الاتصال الإلكترونية مما يوفر الوقت ؛ إمكانية تحرير مستندات مماثلة. إجراء تدقيق إلكتروني	الحاجة إلى شراء توقيع رقمي إلكتروني ؛ استحالة الاستخدام إذا كان الطرف المقابل لا يستخدم إدارة المستندات الإلكترونية ؛ تكاليف إضافية لإدارة المستندات الإلكترونية ؛ عدم وجود تنسيقات موحدة لتدفق المستندات ؛ عدم ثقة بعض المستخدمين في المستندات الإلكترونية

في الوقت نفسه ، تتطور إدارة المستندات الإلكترونية أكثر فأكثر. وهناك شروط مسبقة لذلك.

أولاً ، يتم توفير إدارة المستندات الإلكترونية في التشريعات الضريبية. على سبيل المثال ، عند الإبلاغ عن أقساط التأمين أو ضريبة الدخل الشخصي ، يجب تقديمها إلكترونيًا إذا كان لدى الشركة أكثر من 25 شخصًا. يجب تقديم التقارير الإلكترونية إلكترونيًا. بالإضافة إلى ذلك ، فإن التفسيرات ، إذا تم تقديم التقرير إلكترونيًا ، في عام 2017 سوف تحتاج أيضًا إلى تقديمها في شكل مستند إلكتروني.

ثانيًا ، يتم قبول إدارة المستندات الإلكترونية في المحاسبة. وفقًا للقانون رقم 402-FZ "بشأن المحاسبة" ، يتم تجميع مستند المحاسبة الأساسي على الورق و (أو) في شكل مستند إلكتروني موقع بتوقيع إلكتروني.
ثالثًا ، في عام 2017 ، سيتم تطوير إدارة المستندات الإلكترونية بشكل أكبر في الإجراءات القانونية. وبالتالي ، اعتاد الكثيرون على حقيقة أن قرارات المحاكم تُنشر إلكترونيًا على الإنترنت. وفقًا للمادة 4 من قانون إجراءات التحكيم للاتحاد الروسي ، يجوز تقديم بيان الدعوى والبيان والشكوى والعرض والوثائق الأخرى إلى المحكمة على الورق أو في شكل إلكتروني ، بما في ذلك في شكل وثيقة إلكترونية موقعة مع توقيع إلكتروني على النحو المنصوص عليه في تشريعات الاتحاد الروسي ، عن طريق ملء النموذج المنشور على الموقع الرسمي للمحكمة في شبكة المعلومات والاتصالات السلكية واللاسلكية "الإنترنت". يتم وضع أحكام مماثلة في جزء من العملية المدنية.

رابعًا ، دخلت التقنيات الإلكترونية حياتنا بقوة من حيث استخدام إدارة المستندات الإلكترونية في وثائق العطاء ، وإجراء المزادات الإلكترونية. وفقًا للمادة من القانون الاتحادي بتاريخ 05.04.2013 رقم 44-FZ (المعدل في 03.07.2016) "بشأن نظام العقود في مجال شراء السلع والأشغال والخدمات لتلبية احتياجات الدولة والبلديات" ، المزاد في شكل إلكتروني (المزاد الإلكتروني) يعني المزاد ، حيث يتم إرسال معلومات حول الشراء من قبل العميل إلى دائرة غير محدودة من الأشخاص عن طريق نشر إشعار بمثل هذا المزاد والوثائق المتعلقة به في نظام معلومات واحد ، ومتطلبات موحدة و يتم فرض متطلبات إضافية على المشاركين في عملية الشراء ، ويتم توفير مثل هذا المزاد على الموقع الإلكتروني من قبل مشغلها.

يتعلق السبب الخامس بحقيقة أن العديد من الشركات اليوم تعمل في مناطق مختلفة ، بمدن مختلفة ، لذلك ، من أجل تنظيم عمل فعال ، من الضروري تسريع تدفق المستندات وتبسيط العلاقة بين الأطراف. في هذا الصدد ، بشكل حدسي ، تقدم العديد من الشركات إدارة المستندات الإلكترونية.

كيف يتم إدخال إدارة المستندات الإلكترونية؟

في المرحلة الأولى ، من الضروري اتخاذ قرار أساسي بشأن إدخال إدارة المستندات الإلكترونية. يصدر مثل هذا القرار بأمر من المؤسسة. تقوم بعض الشركات بتطوير أعمال محلية خاصة تنظم تدفق المستندات وتنسيق المستندات داخل الشركة ، وتشمل هذه الميزات تنسيق المستندات بين الإدارات والرقابة والتوقيع عن طريق الإدارة وتخزين المستندات الأرشيفية.

في المرحلة الثانية ، تحتاج إلى اختيار التوقيع الذي ستستخدمه الشركة عند معالجة المستندات.

التوقيع الإلكتروني البسيط هو توقيع إلكتروني يؤكد ، من خلال استخدام الرموز أو كلمات المرور أو غيرها من الوسائل ، حقيقة قيام شخص معين بتشكيل توقيع إلكتروني.

التوقيع الإلكتروني غير المشروطهو توقيع إلكتروني:

1. تم الحصول عليها نتيجة للتحويل المشفر للمعلومات باستخدام مفتاح التوقيع الإلكتروني ؛
2. يسمح لك بتحديد هوية الشخص الذي قام بالتوقيع على المستند الإلكتروني ؛
3. يسمح لك باكتشاف حقيقة إجراء تغييرات على مستند إلكتروني بعد لحظة توقيعه ؛
4. تم إنشاؤها باستخدام أدوات التوقيع الإلكتروني.

التوقيع الإلكتروني المؤهلهو توقيع إلكتروني يفي بجميع ميزات التوقيع الإلكتروني غير المشروط والميزات الإضافية التالية:

1. تم تحديد مفتاح التحقق من التوقيع الإلكتروني في الشهادة المؤهلة ؛
2. لإنشاء توقيع إلكتروني والتحقق منه ، يتم استخدام أدوات التوقيع الإلكتروني التي تحتوي على تأكيد للامتثال للمتطلبات (المادة 5 من القانون الاتحادي الصادر في 6 أبريل 2011 رقم. لأغراض أمنية ، هو التوقيع المؤهل المعزز.

ستكون الخطوة الثالثة هي اختيار مركز اعتماد خاص. لاختيار شركة متخصصة في إدارة المستندات الإلكترونية ، من المهم تقييم مدى ملاءمة العمل مع شركة معينة. من المهم تحديد تكلفة الخدمات المقدمة ، وإمكانية الوظائف الإضافية ، فضلاً عن خدمات إدارة المستندات الإلكترونية ، ومن المهم أيضًا تحديد المسؤولية التي تتحملها شركة مركز التصديق في حالة الأعطال الفنية والمشاكل في إدارة المستندات .

في المرحلة الرابعة ، من الضروري تقديم المستندات لإبرام العقد.

المرحلة الخامسة هي إبرام اتفاقية مع مركز التصديق. وفقًا للمادة 2 من القانون الاتحادي الصادر في 6 أبريل 2011 رقم 63-FZ (بصيغته المعدلة في 30 ديسمبر 2015) "بشأن التوقيع الإلكتروني" ، فإن مركز إصدار الشهادات هو كيان قانوني أو رائد أعمال فردي أو هيئة حكومية أو محلية هيئة حكومية تؤدي وظائف إنشاء وإصدار الشهادات الرئيسية للتحقق من التوقيعات الإلكترونية ، بالإضافة إلى وظائف أخرى.

المرحلة السادسة هي إدخال إدارة الوثائق الإلكترونية في الشركة وتنظيم تبادل معين للوثائق الإلكترونية. يتم إعداد الفواتير في شكل إلكتروني بالاتفاق المتبادل بين أطراف المعاملة وإذا كانت لديهم وسائل وإمكانيات تقنية متوافقة لتلقي ومعالجة هذه الفواتير وفقًا للصيغة المعتمدة.

ما الذي يجب أن تتضمنه الاتفاقية مع مركز الاعتماد؟

عند إبرام اتفاقية مع مركز إصدار الشهادات ، من الضروري الانتباه إلى الوضع القانوني لمركز الشهادات. يتم اعتماد مركز التصديق بشرط ، على وجه الخصوص ، أن يفي بمتطلبات توفر الضمان المالي للمسؤولية عن الخسائر التي تتكبدها أطراف ثالثة نتيجة ثقتهم في المعلومات المحددة في الشهادة الإلكترونية. مفتاح التحقق من التوقيع الصادر عن مركز التصديق هذا ، أو المعلومات الواردة في سجل الشهادات ، الذي يحتفظ بمركز التصديق هذا ، بمبلغ لا يقل عن 1.5 مليون روبل.

عند إبرام اتفاقية مع مركز إصدار الشهادات ، من المهم الانتباه إلى موضوع الاتفاقية. وفقًا للمادة 432 من القانون المدني للاتحاد الروسي ، هذه هي الشروط الإلزامية للعقود من هذا النوع. يعتبر العقد منتهيًا إذا توصل الطرفان ، بالشكل المطلوب في الحالات ذات الصلة ، إلى اتفاق على جميع الشروط الأساسية للعقد. أي أنه من المهم وصف موضوع العقد بأكبر قدر ممكن من الوضوح.

موضوع الاتفاقية نابع من قانون "التوقيع الإلكتروني".

مركز التحقق:

1. ينشئ شهادات لمفاتيح التحقق من التوقيع الإلكتروني ويصدر مثل هذه الشهادات ؛
2. يحدد فترات صلاحية شهادات مفاتيح التحقق من التوقيع الإلكتروني ؛
3. إبطال شهادات مفاتيح التحقق من التوقيع الإلكتروني الصادرة عن سلطة التصديق هذه ؛
4. يصدر ، بناءً على طلب مقدم الطلب ، وسائل التوقيع الإلكتروني ؛
5. يحتفظ بسجل للشهادات الصادرة والملغاة من قبل مركز التصديق هذا للتحقق من التوقيعات الإلكترونية ؛
6. يحدد إجراءات الاحتفاظ بسجل الشهادات ؛
7. ينشئ ، بناءً على طلب المتقدمين ، مفاتيح للتوقيعات الإلكترونية ومفاتيح للتحقق من التوقيعات الإلكترونية ؛
8. يتحقق من تفرد المفاتيح للتحقق من التوقيعات الإلكترونية في سجل الشهادة ؛
9. يتحقق من التوقيعات الإلكترونية بناءً على طلب المشاركين في التفاعل الإلكتروني ؛
10. يقوم بأنشطة أخرى تتعلق باستخدام التوقيع الإلكتروني.

تأتي مسؤولية مركز الاعتماد في الحالات التالية:

1. عدم الوفاء أو الوفاء غير السليم بالالتزامات الناشئة عن عقد تقديم الخدمات من قبل مركز التصديق ؛
2. الفشل في أداء الواجبات أو أدائها بشكل غير لائق (البند 3 من المادة 13 من القانون الاتحادي بتاريخ 04/06/2011 رقم 63-FZ (بصيغته المعدلة في 12/30/2015) "بشأن التوقيع الإلكتروني").

قد يتم توفير التأمين كشروط إضافية للاتفاقية مع مركز التصديق.

كيف تنظم إدارة المستندات الإلكترونية داخل الشركة؟

داخل الشركة ، يجب تنظيم إدارة المستندات الإلكترونية مثل آلية الساعة. بعد كل شيء ، من المهم أن تتضمن إدارة المستندات الإلكترونية مسح المستندات ضوئيًا والتوقيع بتوقيع رقمي إلكتروني. وهذا يعني أن هناك حاجة إلى متخصص يكون مسؤولاً عن النسخ الإلكترونية الممسوحة ضوئيًا ، ويجب تثبيت برامج خاصة في أماكن عمل المديرين تسمح لهم بالتوقيع على المستندات.

تتم صياغة وتنفيذ واعتماد مسودات المستندات الإلكترونية وفقًا للقواعد العامة للعمل المكتبي الموضوعة لمثل المستندات الورقية. يجب أن يحتوي المستند الإلكتروني على جميع التفاصيل المحددة لمستند مماثل على الورق ، باستثناء الختم ، لأن الختم ليس سمة إلزامية. داخل الشركة ، يمكن استخدام طرق تأكيد الإجراءات باستخدام المستندات الإلكترونية ، حيث لا يتم استخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني. على سبيل المثال ، بدون التوقيع الرقمي الإلكتروني ، يمكن التحكم في المستندات.

إذا كنت ترغب في تنظيم تدفق المستندات مع الأطراف المقابلة ، فأنت بحاجة إلى تضمين الأحكام ذات الصلة في العقد مع الطرف المقابل.

يتم إنشاء المستندات وتوقيعها إلكترونيًا. يجب اعتماد وسائل التوقيع الرقمي الإلكتروني المستخدمة وفقًا للإجراء المتبع.

أسهل طريقة هي تنظيم إدارة المستندات الإلكترونية مع السلطات ، على سبيل المثال ، مع خدمة الضرائب. لهذا ، من الضروري أيضًا الحصول على توقيع إلكتروني وإبرام اتفاق مع مركز التصديق. في أغلب الأحيان ، يقدم دافعو الضرائب الإقرارات والتوضيحات والفواتير إلى مصلحة الضرائب. يتم تشكيل مستندات "التعليقات" بواسطة الضرائب وفقًا لأمر مصلحة الضرائب الفيدرالية في روسيا بتاريخ 15 أبريل 2015 رقم ММВ-7-2 / [بريد إلكتروني محمي]"عند الموافقة على إجراء إرسال المستندات التي تستخدمها السلطات الضريبية في ممارسة صلاحياتها في العلاقات التي ينظمها التشريع المتعلق بالضرائب والرسوم ، في شكل إلكتروني عبر قنوات الاتصالات ، والاعتراف بأحكام معينة من أمر دائرة الضرائب الفيدرالية باعتبارها غير صالحة بتاريخ 17 فبراير 2011 رقم ММВ-7 -2 / [بريد إلكتروني محمي]».

تشمل هذه الوثائق:

1. متطلبات التوضيح
2. إشعارات الشركات الأجنبية الخاضعة للرقابة ؛
3. إخطارات حول مكالمة دافع الضرائب (دافع الرسوم ، وكيل الضرائب) ؛
4. إشعار ضريبي
5. قرارات تعليق العمليات على حسابات دافع الضرائب (دافع الرسوم ، وكيل الضرائب) في أحد البنوك وتحويل أمواله الإلكترونية ؛
6. قرارات بإلغاء تعليق العمليات على حسابات دافع الضرائب (دافع الرسوم ، وكيل الضرائب) في البنك وتحويلات أمواله الإلكترونية ؛
7. قرار إجراء تدقيق ضريبي في الموقع ؛
8. مستندات أخرى.

وبالتالي ، إذا تحدثنا عن المستندات الإلكترونية داخل الشركة ، فسيتم تنظيم تداولها من خلال الإجراءات المحلية الداخلية ، وإذا تحدثنا عن العلاقات مع الأطراف المقابلة ، فإن هذه العلاقات تنظمها الأطراف ، وإذا كان تدفق المستندات منظمًا مع السلطات ، عندئذٍ ستتصرف السلطات وفقًا لإجراءات تدفق المستندات الإلكترونية المعتمدة لشركة معينة.

كيف يتم تنظيم تخزين المستندات الإلكترونية؟

القانون التنظيمي الرئيسي الذي يحكم تخزين المستندات الإلكترونية هو قواعد تنظيم تخزين وحيازة وحساب واستخدام الوثائق من صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى في سلطات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 31 مارس 2015 برقم 526 ، من الآن فصاعدًا - القواعد). لأول مرة ، يحدد هذا المستند قواعد تخزين المستندات الإلكترونية.

كيف يجب تخزين المستندات؟

أولاً، من الضروري إعداد تسمية شؤون منظمة معينة. تختلف تسمية القضايا حسب الشركة ومجال النشاط.

تُستخدم تسمية الحالات لتجميع المستندات المنفذة في حالات ، وتنظيم الحالات وتسجيلها ، وتحديد شروط تخزينها والبحث عن المستندات. تصنيف الحالات هو الأساس لتجميع قوائم جرد حالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) ، وكذلك لتسجيل حالات التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات شاملة).

ثانيًا، من الضروري تشكيل القضايا. للقيام بذلك ، من الضروري إجراء فحص لقيمة المستندات التي سيتم تخزينها في شكل إلكتروني. يرجى ملاحظة أن هناك حدودًا زمنية معينة لتخزين مستندات معينة. على سبيل المثال ، يتم الاحتفاظ بمستندات المحاسبة لمدة 5 سنوات والمستندات الضريبية لمدة 4 سنوات.

ثالثا، من الضروري وضع علامة على أن البيانات مخزنة بشكل إلكتروني في تسمية الحالات. على سبيل المثال ، "الجداول الزمنية. المستندات الإلكترونية.

الرابعة، تحتاج إلى أرشفة المستندات.

قبل وضع ملف إلكتروني للتخزين ، يجب أن:
- التفريغ من النظام الإلكتروني (إذا تم إنشاء المستند في أي منتج برمجي خاص) ؛
- الحماية من التغييرات المحتملة عن طريق الحفظ بتنسيق مناسب ؛
- الكتابة إلى وسيط تخزين.

التنسيق المقبول عمومًا لتخزين المستندات الإلكترونية وأرشفتها هو PDF / A. يجب تمييزه عن ملف PDF المعتاد ، مع ظهور كل تحديث لإمكانيات جديدة للعمل مع الملفات. PDF / A مخصص لشيء آخر: إنه تنسيق لتخزين أرشفة طويلة المدى للمستندات الإلكترونية.

الخطوة الخامسةهو كتابة الأوصاف. يشمل الجرد جميع الملفات الإلكترونية التي تم إنشاؤها فيما يتعلق بالمستندات الإلكترونية. ومع ذلك ، بدلاً من عدد الأوراق ، الذي يشار إليه عند تشكيل الحالات على الورق ، يشار إلى حجم المستندات الإلكترونية.

قد يبدو تنسيق الوصف كما يلي:

اسم منصب الرأس الوحدة الهيكلية
	التوقيع	فك التشفير
تاريخ التوقيع
متفق عليه مسمى وظيفي رئيس خدمة وزارة الطاقة
	التوقيع	فك التشفير
تاريخ التوقيع
مدير الأرشيف (الشخص المسؤول عن الأرشيف)
	التوقيع	فك التشفير
تاريخ التوقيع

بشكل عام ، يعد تخزين المستندات في شكل إلكتروني أكثر ملاءمة ، لأنه لا توجد حاجة للبحث في غرفة كاملة من المستندات الورقية عند البحث عن المستندات. من الأسهل أيضًا تقديم المستندات في شكل إلكتروني بناءً على طلب الضريبة وصندوق التقاعد والمفتشين الآخرين.

في بعض الحالات يكون من الضروري إتلاف الوثائق. على سبيل المثال ، تم تخزين ملاحظات الخدمة لفترة طويلة ، وانتهت فترة التخزين ومن الضروري إتلافها. في هذه الحالة ، يتم إجراء فحص لقيمة المستندات. يمكن إجراء هذا الفحص من قبل لجنة خاصة. بناءً على نتائج الفحص ، يتم إصدار قانون بشأن تخصيص المستندات للتدمير. تم تطوير شكل مثل هذا الفعل من قبل الشركة بشكل مستقل. وعلى أساس الفعل ، يتم ببساطة تدمير الأقراص أو وسائط التخزين الأخرى.

في الختام ، تجدر الإشارة إلى أن المستقبل بالطبع ينتمي إلى المستندات الإلكترونية. ومع ذلك ، من المهم تنظيم إدارة المستندات الإلكترونية بشكل صحيح. تواجه العديد من الشركات مشاكل التنظيم غير السليم لإدارة المستندات ، عندما يكون مكان عمل واحد فقط في قسم أو حتى قسم متصلاً بإدارة المستندات الإلكترونية ، بينما لا تزال معظم المستندات محفوظة على الورق. لذلك ، يجب حل جميع القضايا المتعلقة بإدارة المستندات الإلكترونية "على مستوى البنك" في مرحلة تنفيذ النظام.

المفاهيم الأساسية لإدارة الوثائق الإلكترونية

المبادئ الأساسية لإدارة الوثائق الإلكترونية

• التسجيل لمرة واحدة للمستند ، مما يجعل من الممكن التعرف على مستند بشكل فريد في أي تثبيت لهذا النظام.
• إمكانية التنفيذ المتوازي للعمليات مما يسمح بتقليل وقت حركة المستندات وزيادة كفاءة تنفيذها
• استمرار حركة المستند ، مما يجعل من الممكن تحديد الشخص المسؤول عن تنفيذ المستند (المهمة) في كل لحظة من عمر المستند (العملية).
• قاعدة بيانات واحدة (أو موزعة منسقة) للمعلومات الوثائقية ، مما يجعل من الممكن استبعاد إمكانية تكرار المستندات.
• نظام بحث عن المستندات منظم بشكل فعال يسمح لك بالعثور على مستند بأقل قدر من المعلومات عنه.
• نظام إعداد تقارير متقدم لحالات وسمات المستندات المختلفة ، مما يسمح لك بالتحكم في حركة المستندات من خلال عمليات إدارة المستندات واتخاذ قرارات الإدارة بناءً على البيانات الواردة من التقارير.

أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية الروسية

EDMS الملكية

دفعت SED من الميزانية

• يتم توفير EDMS للمؤسسات المشاركة في عملية الميزانية من قبل الخزانة الفيدرالية

EDMS مدفوعة

أنظر أيضا

• ECM (عمل) - أنظمة إدارة موارد معلومات المؤسسة

الروابط

• فقط حول إدارة المستندات الإلكترونية والعمليات التجارية والتفاعل. المدونات. مناقشات.
• اختيار أنظمة أتمتة إدارة المشاريع حسب المعايير

مؤسسة ويكيميديا. 2010.

شاهد ما هو "SED" في القواميس الأخرى:

سيد- تقنية نظام إدارة الوثائق الإلكترونية SEDO. الدائرة الاقتصادية الموحدة SED من زعانف. نظام EDMS "الديمقراطية الإلكترونية" http: // e democratia.ru/…

SED UD- نظام إدارة الوثائق الإلكترونية وتقنية إدارة التفاعل. المصدر: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml؟2007/06/09/254408 مثال على استخدام EDMS UD Directum ... قاموس الاختصارات والاختصارات

نظام إدارة المستندات الإلكترونية هو نظام آلي متعدد المستخدمين يرافق عملية إدارة عمل المنظمة من أجل ضمان أداء وظائفها. قاموس مصطلحات العمل. Akademik.ru. 2001 ... مسرد مصطلحات العمل

EDMS GO UR- نظام إدارة الوثائق الإلكترونية لأجهزة الدولة بجمهورية الأدمرت ، أودمورتيا المصدر: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml؟2013/12/20/554261 ... قاموس الاختصارات والاختصارات

EDMS PD- نظام تداول المستندات الإلكترونية للوثائق المحاسبية الأولية زعنفة. المصدر: http://mskit.ru/news/n57353/ ... قاموس الاختصارات والاختصارات

SEDO Chancellor Type Workflow automation system ، SEDO Developer IBA ، موقع مينسك www.kancler.by www.iba.by هذا المصطلح له معاني أخرى ، انظر المستشار. المستشار ... ويكيبيديا

سيدو- تقنية نظام إدارة الوثائق الإلكترونية EDMS SEDO ... قاموس الاختصارات والاختصارات

- - نظام إلكتروني لإدارة الوثائق تم تطويره من قبل المتخصصين في شركة "Bankomsvyaz" الأوكرانية ، والذي تم تصميمه لبناء نظام كامل لإدارة العمليات التجارية الخاصة بمعالجة المستندات ومراقبة تنفيذها. AO ...... ويكيبيديا

نوع EDMS ، مطور نظام معلومات الشركة OAO نظم المعلومات الصناعية مكتوب على ... ويكيبيديا

LanDocs عبارة عن منصة برمجية لبناء أنظمة إدارة محتوى الشركة وإدارة المستندات الإلكترونية (ECM / EDMS). التطوير الخاص بشركة LANIT. برنامج LanDocs Type ECM ، نظام إدارة المستندات ، مطور EDMS ... ... ويكيبيديا

كتب

• التقنيات الحديثة للعمل المكتبي وتدفق المستندات رقم 9 (45) 2014 ، غير متوفر. "التقنيات الحديثة للعمل المكتبي وتدفق المستندات" - مجلة لرؤساء الأقسام المكتبية. سوف تتعلم كيفية التنفيذ الفعال وتحسين ...

يتيح لك EDI (إدارة المستندات الإلكترونية) تنظيم العمل مع المستندات بشكل كامل في جميع المراحل وتقليل عدد المعادلات المطبوعة.

تساعد هذه الإستراتيجية في توفير الوقت والمال على المواد الاستهلاكية وخدمات البريد السريع.

لأتمتة العمل مع المستندات وتنفيذ جميع العمليات دون طباعة الملفات ، يتم استخدام التبادل الإلكتروني للبيانات - إدارة المستندات الإلكترونية.

تتمتع هذه البرامج بوظائف كاملة - من إنشاء صفحة إلى نقلها إلى الأرشيف.

بالنسبة للهياكل التجارية ، لا توجد متطلبات تشريعية لتنظيم نظام إدارة المستندات الإلكترونية.

ومع ذلك ، فقد تم وضع لوائح معينة للسلطة التنفيذية.

ما هو EDO

إدارة المستندات الإلكترونية هي منظمة للعمل مع المستندات الإلكترونية وتشمل جميع العمليات ، بما في ذلك الإنشاء والاستخدام والأرشفة.

للعمل مع الملفات في شكل إلكتروني وضمان التبادل مع الموظفين الآخرين ، يتم تثبيت برنامج خاص يسمى نظام إدارة المستندات الإلكترونية.

يتم تنظيم استخدام أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية من خلال القوانين التشريعية التالية:

• القانون رقم 149-FZ المؤرخ 27 يوليو 2006 بشأن تنظيم إدخال تكنولوجيا المعلومات والحفاظ على المعلومات ؛
• القانون رقم 63-FZ المؤرخ 6 أبريل 2011 ، الذي يؤكد الحق في استخدام التوقيع الرقمي ؛
• القانون رقم 152-FZ المؤرخ 27 يوليو 2006 بشأن تنظيم معالجة البيانات الشخصية.

تعتمد عملية إدارة المستندات الإلكترونية على تقنيتين رئيسيتين:

1. Docflow - يوفر نقل الملفات من وحدة هيكلية إلى أخرى.
2. سير العمل - ينظم الإجراء الخاص بقبول مستند إلكتروني ويحدد حقوق الوصول إلى البيانات.

كل صناعة لها خصائصها الخاصة في العمل. لذلك ، فإن أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية لها عدة أنواع تتكيف مع مجال نشاط معين.

إمكانيات إدارة المستندات الإلكترونية

هل يعقل تغيير خوارزمية العمل المعتادة وإدخال أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية؟

في الواقع ، ستساعد الأتمتة على زيادة مستوى العمليات التجارية أو تحقيق مؤشرات إحصائية جديدة.

1. تنظيم العمل مع الوثائق.
2. إجراء التصنيف الآلي للملفات حسب الخصائص المحددة.
3. تنفيذ الأوراق وفق النماذج المعتمدة.
4. توزيع الملفات.
5. تسهيل البحث عن المستند المطلوب.
6. عرض المستندات النهائية.
7. تبادل الملفات والمعلومات في وقت أقصر.
8. الوصول الجماعي إلى المستندات.
9. سهولة إعداد التقارير لأقسام معينة.
10. العمليات مع قائمة الطلبات الفردية.
11. وجود وحدة تخزين مركزية لحفظ الملفات.

هذه هي الميزات الرئيسية للنظام ، والتي لا تقتصر على القائمة أعلاه.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تكوين الواجهة ، والإخطار بالهاتف المحمول ، وتوصيل خدمات البريد.

الأهمية: يمكن الوصول إلى نظام إدارة المستندات الإلكترونية من جهاز كمبيوتر في المكتب ومن جهاز محمول.

مزايا الخدمة الإلكترونية

بمساعدة أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية ، يمكنك تحسين إجراء المعاملات التجارية.

باستخدام هذا البرنامج ، يمكنك تسريع جودة وسرعة تبادل المستندات مع المقاولين والسلطات الحكومية والتنظيمية.

لن تحتاج إلى إنفاق أموال إضافية على المواد الاستهلاكية وخدمات البريد السريع.

1. زيادة إنتاجية صاحب العمل والعاملين. هذا يرجع إلى حقيقة أن الأمر يستغرق وقتًا أقل لإجراء المعاملات بالأوراق.
2. سهولة التحكم في العمليات التجارية.
3. تحسين الانضباط في المؤسسة. ترتبط ارتباطًا مباشرًا بالعامل السابق. نظرًا لأنه يمكن التحكم في جميع العمليات ، فإن لدى الموظفين حافزًا لأدائها بضمير حي.
4. تشكيل ثقافة الفريق. في ضوء حقيقة أن الوصول الجماعي إلى المستندات مفتوح ، يتحسن تفاعل الموظفين وتزداد مسؤوليتهم عن أداء واجباتهم.
5. زيادة القدرة التنافسية. باستخدام إدارة المستندات الإلكترونية ، يتم تسريع سير العمل وخدمة العملاء.
6. تقليل عدد الأخطاء. نتيجة لتشغيل هذا البرنامج ، يتم تقليل فقد المستندات أو عدم الدقة في الملء أو يتم التخلص منها تمامًا.
7. أتمتة التقارير. يمكن تكوين هذا الإعداد للمؤسسة بأكملها أو للأقسام الفردية.
8. راحة البحث. يمكنك تحديد الخيار المطلوب للبحث عن وثيقة.
9. الأمان عند التعامل مع المستندات. تعني الإدارة الإلكترونية للوثائق استخدام وسائل حماية حديثة تستبعد تسرب المعلومات.

يعد استخدام أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية مناسبًا من الناحية الاقتصادية.

توجد مزايا معينة لكل من الموظفين والإدارة.

يوفر النظام للموظفين سطح مكتب افتراضي ، حيث يوجد الكثير من الأدوات الملائمة لإنشاء المستندات والعمل معهم.

من وجهة نظر صاحب العمل ، فإنه يبسط السيطرة على العمليات الجارية وآلية اتخاذ القرارات الإدارية.

الأهمية: لا يحل إدخال التبادل الإلكتروني للبيانات محل الوسائط الورقية تمامًا ، وفي بعض الحالات يكون من الضروري مسح المستندات المطبوعة مسبقًا.

كيف يتم تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات: التعليمات

يتم إدخال إدارة المستندات الإلكترونية عن طريق القياس مع أنظمة المعلومات الأخرى. ما يلي هو دليل خطوة بخطوة.

1. اختيار نظام إدارة المستندات الإلكترونية الصحيح.
2. شراء البرمجيات.
3. إعداد المشروع وتعيين القائد ومجموعة العمل.
4. تطوير حلول لتطبيق النظام مع مراعاة خصوصيات المؤسسة.
5. إعداد النظام.
6. تدريب الكادر على مهارات العمل بإدارة الوثائق الإلكترونية.
7. إطلاق من ذوي الخبرة.

تسمح التعليمات بخيارين: تنفيذ النظام بمفرده من قبل الموظفين وإشراك شركة متخصصة تابعة لجهة خارجية.

في الحالة الأولى ، يتم توفير المال. ومع ذلك ، سيستغرق الأمر الكثير من الجهد من جانب الموظفين لإتقان تشغيل النظام ، ومن المرجح أن يتم تجاوز المواعيد النهائية.

إذا كانت منظمة متخصصة في تنفيذ نظم المعلومات معنية ، فسيكون من الضروري تخصيص الأموال لدفع ثمن خدماتها.

لكن في النهاية سيتم إنشاء النظام بشكل احترافي وفي الوقت المحدد.

يتكون التطوير الناجح للنظام من ثلاث مراحل:

• المشاركة المباشرة للإدارة في سياق العمل على إنشاء النظام ؛
• التدريب الموجه لبعض الموظفين على استخدام الخدمات الجديدة ؛
• دعم المعلومات لجميع الموظفين ؛
• توافر التعليمات.

إذا تم تنفيذ عملية التنفيذ مع مراعاة التوصيات المذكورة أعلاه ، فمن المرجح أن تنجح.

مثال على أكبر دولة EDMS

في عام 2011 ، تم تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية لحكومة موسكو.

وفقًا لبيانات عام 2014 ، تم بالفعل ربط 46 ألف مستخدم من المؤسسات التابعة والحكومة نفسها بالنظام. في مايو 2016 ، كان هذا الرقم بالفعل 66000.

بالإضافة إلى السلطات التنفيذية ، من بين المستخدمين العيادات والمدارس والهيئات الحكومية الأخرى.

بفضل نظام إدارة الوثائق الإلكترونية لحكومة موسكو ، تم تحقيق الأهداف التالية:

• يبسط عمل قبول ومعالجة نداءات المواطنين ؛
• تبادل المعلومات بين الوكالات الحكومية يتسارع ؛
• نظرًا لإمكانية استخدام إصدار الهاتف المحمول ، فإن الوصول إلى المستندات مفتوح أيضًا خارج مبنى المكاتب.

الأهمية: بسبب رفض النسخة الورقية من الوثائق ، توفر المدينة حوالي 100 مليون روبل سنويًا.

آخر الأخبار حول EDMS لحكومة موسكو

اعتبارًا من عام 2016 ، يشتمل نظام إدارة المستندات الإلكترونية لحكومة موسكو على حوالي 100 مليون مستند ، والتي تشغل حجمًا يبلغ 110 تيرابايت.

تقرر نقل قاعدة المعلومات إلى نظام Postgre SQL.

تشير عملية الانتقال إلى منصة تكنولوجية جديدة إلى أنه خلال الفترة الانتقالية ، سيعمل كلا النظامين بالتوازي.

كما تظهر الحقائق ، في هذه الحالة سيكون من الضروري ترجمة كمية هائلة من المعلومات.

عدد المستخدمين مثير للإعجاب أيضًا - 66 ألفًا.

لذلك ، وفقًا لتقديرات ممثل الشركة المنفذة ، فإن فترة العمل الموازي هنا ستكون طويلة جدًا.

أنواع إدارة المستندات الإلكترونية: ما الجديد لرواد الأعمال الفرديين

بموجب القانون ، يتعهد كل رائد أعمال فردي بالحفاظ على تدفق المستندات.

يعتبر مسؤولاً عن هذه العملية. إذا تم العثور على معلومات غير دقيقة في النماذج الأولية أو التقارير الضريبية ، فقد يكون مسؤولاً.

الغرض من إدارة المستندات الإلكترونية هو تكوين نظام موحد للأوراق وتقليل الوقت الذي يقضيه في العمل معهم.

رواد الأعمال الذين يعملون لحساب القانون ولا يطلب منهم الاحتفاظ بسجلات محاسبية ، بما في ذلك القيام بذلك.

في حالتهم ، يتم استخدام إدارة المستندات الإلكترونية على النحو التالي.

1. بالنسبة لأصحاب المشاريع الفردية في النظام الضريبي المبسط ، ستتيح لك الخدمة إنشاء مستندات أولية لجميع المعاملات التجارية ، ويجب على رواد الأعمال الاحتفاظ بسجلات الضرائب والموظفين.
2. بالنسبة إلى رواد الأعمال الأفراد على UTII ، تعد المستندات الخاصة بالمعاملات التجارية مهمة أيضًا. تؤخذ هذه المعلومات في الاعتبار عند حساب المساهمة الضريبية.

ستساعد أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية رائد الأعمال على توفير الوقت في إعداد التقارير في نسخة مطبوعة ، وزيادة مستوى الأمان في نقل البيانات ، وكذلك تقليل احتمالية حدوث أخطاء.

ميزات تدفق المستندات لشركة LLC

من أجل تنظيم أنشطة المنظمة بشكل جيد ، من المهم وجود مخطط سير عمل واضح.

يجب توضيح أحكامها في المستندات التنظيمية للشركة ذات المسؤولية المحدودة (على سبيل المثال ، في التعليمات ذات الصلة).

بالنسبة للمؤسسة ، يتكون سير العمل من المراحل التالية:

• استلام المستندات الأولية ومعالجتها ؛
• فرز الورق ،
• تسجيل الرسائل
• السيطرة على تنفيذ الأوامر ؛
• المعلومات والمهام المرجعية ؛
• خلق الأعمال التجارية.

بالنسبة للشركات ذات المسؤولية المحدودة التي تعمل على نظام الضرائب المبسط و UTII ، فمن الأفضل الحفاظ على تدفق كامل للمستندات.

على الرغم من أن المؤسسات في النظام الضريبي المبسط لديها أرباح صغيرة وليست ملزمة بالاحتفاظ بسجلات محاسبية ، وفقًا للقانون رقم 129-FZ ، فإنها تحتاج إلى توثيق حقيقة إجراء معاملة تجارية.

لحساب الوعاء الضريبي ، تحتاج أيضًا إلى تقييم الأوراق المالية الأولية. لتجنب الانتقاء الدقيق من قبل خدمات التحكم ، يجدر الاحتفاظ بسير عمل كامل.

فيما يتعلق بـ UTII ، مطلوب هنا LLC الاحتفاظ بسجلات محاسبية كاملة.

تؤثر القاعدة أيضًا على المؤسسات التي تجمع بين نظام الضرائب المبسط و UTII.

في حالة التدقيق ، يتم تقديم البيانات المالية والوثائق التأسيسية إلى مسؤولي الضرائب.

كيف يتم ضمان موثوقية المستند الإلكتروني

عندما يتعلق الأمر بنموذج مطبوع ، يمكن تحديد موثوقيتها من خلال توقيع الشخص المسؤول و.

التوقيع الإلكتروني مخصص لملف إلكتروني. إنها مجموعة فريدة من الأحرف التي تحمي المستند من التزوير.

من خلال هذه الأحرف ، يمكنك تحديد مالك التوقيع والتأكد من عدم إجراء أي تغييرات على النص بعد التوقيع.

يعمل التوقيع الإلكتروني على النحو التالي.

1. في المركز المعتمد (الذي يمكن أن يكون إما وحدة هيكلية أو مؤسسة تابعة لجهة خارجية) ، باستخدام برامج خاصة ، يتم إنشاء "شهادات مفتاح" لجميع الموظفين. يوجد مفتاح خاص (المجموعة مرئية فقط للمالك) ومفتاح عام (المجموعة مرئية للجميع وتسمح لك بالتعرف على الموظف).
2. عند إعداد مستند ، سيحتاج المستخدم إلى تحديد خيار "توقيع المستند". بعد اكتمال الإجراء ، لن يكون من الممكن إجراء تغييرات على المحتوى.
3. عند التعرف على نفسك ، يمكنك استخدام خيار "التعرف على التوقيعات".

الأهمية: يتم قبول شرعية المستندات الإلكترونية في التقاضي ومن قبل الغير.

لماذا يجب عليك استخدام SED

بالنظر إلى مسألة استصواب استخدام نظام إدارة المستندات الإلكترونية ، يجدر مراعاة مزاياها في العمليات التجارية اليومية.

ميزته الرئيسية هي تقليل عدد المستندات المطبوعة وتنظيم الملفات الإلكترونية.

بفضل هذا ، لن يكون من الصعب الوصول بسرعة إلى الصفحة المطلوبة.

يبسط استخدام نظام إدارة المستندات الإلكترونية التحكم في إنجاز المهام.

يتمتع المدير فورًا بإمكانية الوصول إلى المعلومات المتعلقة بالمهام التي تم إكمالها ، والتي هي في مرحلة الحل ، والتي فات موعد استحقاقها.

تعد أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية مساعدين فعالين في العمل مع المستندات.

إنها تسمح لك بتنظيم ملفاتك وتوفير وصول سهل إليها.

يتم تقديم الوظائف الكاملة للعمل - من إنشاء الملفات إلى أرشفتها.

يتم تنفيذ النظام على عدة مراحل. يلعب تدريب الموظفين دورًا مهمًا في هذه العملية.

لتبسيط عملية الانتقال وتسريعها ، يجدر الاتصال بشركة متخصصة.

نظام إدارة الوثائق الإلكترونية