Электронный документооборот (ЭДО) - совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей.

Электронные документы по утвержденным формам являются составляющими всех бухгалтерских программ, но для того, чтобы электронный документ был юридически признан, он должен быть подписан электронной подписью.

Виды электронных документов

Электронный документ, подписанный электронной подписью, может использоваться, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на его использование.

Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и счета-фактуры могут быть электронными документами.

Также электронные документы делятся на неформализованные документы и формализованные документы.

Неформализованные документы - письма, договоры, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция – свободны от жесткого регулирования со стороны государства.

Для формализованных документов в отдельных законодательных актах прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи.

Формализованный документ – документ, созданный по формату ФНС.

Формализованные документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.

Формализованные документы – это, например, электронные счета-фактуры.

Для некоторых первичных документов ФНС России разработала рекомендованный формат товарной накладной по форме ТОРГ-12 и Акта приема-сдачи (работ) услуг.

Несмотря на то, что для таких документов указано на рекомендованный характер формата, именно в таком формате компании должны направлять эти документы в электронном виде по требованию налоговой инспекции в случае необходимости подтверждения расходов по налогу на прибыль.

Варианты электронного документооборота

Есть два варианта организации системы электронного документооборота. Первый - заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, подписанными электронной подписью через электронную почту. При этом можно использовать простую электронную подпись.

Второй вариант - организовать электронный документооборот через спецоператора.

При таком способе компания присоединяется к регламенту обмена электронными документами и может обмениваться с контрагентами как формализованными документами (для которых официально ФНС России утвердила формат), так и неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.).

Основные функции системы электронного документооборота

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

регистрация документов;

контроль исполнения документов;

создание справочников и работа с ними;

контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;

создание и редактирование реквизитов документов;

формирование отчетов по документообороту предприятия;

импорт документов из файловой системы и Интернета;

создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);

работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

электронное распространение документов;

работа с документами в папках;

получение документов посредством сканирования и распознавания.

уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.

Преимущества электронного документооборота

К основным достоинствам электронного документооборота можно отнести следующие:

централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве;

сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных счетов-фактур;

единообразный подход к процедурам формирования и обработки документа (регистрация, согласование и т.п.);

сокращение времени на доставку, регистрацию и согласование документов;

быстроту подписания документов;

возможность круглосуточно в режиме online осуществлять любые операции с документами: поиск, загрузку, печать, сверку, отклонение, а также отслеживать их движение;

быстрый поиск документов.

Конфиденциальность обмена обеспечена шифрованием документов.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) обеспечивает идентификацию подписанта и целостность передаваемых документов.

Доставка электронных документов гарантируется оператором документооборота.

Внедрение системы электронного документооборота

Чтобы вести в действие систему электронного документооборота, необходимо:

разработать и утвердить порядок электронного документооборота;

назначить ответственных за его ведение;

организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;

прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Каждый сотрудник, который уполномочен подписывать электронные документы, должен иметь электронную подпись.

Создав систему электронного документооборота, организация может не распечатывать документы, а хранить их в электронном архиве.

В случае необходимости документы, хранящиеся в архиве, можно распечатать для проверяющих, представить при этом документ, подписанный электронными подписями сторон, заверив их предварительно должным образом.

ЭДО (электронный документооборот): подробности для бухгалтера

• Вступаем в эпоху ЭДО

  Сервис «1С-ЭДО». Преимущества «1С-ЭДО» Сервис «1С-ЭДО» наиболее выгодное... совершают единичные отгрузки через ЭДО, сервис «1С-ЭДО» доступен без оплаты. ... идентификатор участника ЭДО». Создание профиля настроек ЭДО Профиль настроек ЭДО После создания... приступать к « Настройке ЭДО ». Настройки ЭДО В открывшемся окне нужно... обмену документами по ЭДО Список настроек ЭДО В « Настройках ЭДО» отображаются отправленные... контролирующие органы. Архив ЭДО Используя систему ЭДО, организации сокращают затраты...

• При смене электронного адреса и оператора ЭДО нужно уведомить налоговиков

  А несколько договоров с операторами ЭДО, поэтому для сообщения с ними... . Если компания решает сменить оператора ЭДО, как правило, меняется и электронный... -6/19884@. О смене оператора ЭДО нужно также уведомить налоговиков Кроме...

• 8 аргументов «за» подключение к электронному документообороту при работе с лизинговой компанией

  Которой выдается любым аккредитованным оператором ЭДО. – Операторов на рынке много. ... качестве оригиналов. Сам процесс ЭДО регулируется законами Российской Федерации и... и поддержки системы электронного документооборота (ЭДО) с лизингополучателями и является... которой выдается любым аккредитованным оператором ЭДО. – Операторов на рынке много... простая процедура. Обычно оператор ЭДО предоставляет доступ в личный кабинет... 2018 году специалисты операторы ЭДО прогнозируют увеличение потока юридически значимых...

• Как подготовиться к обязательной маркировке товаров

  Подключиться к системе электронного документооборота (ЭДО). Получить код GTIN - для... товаров. Подключиться к системе ЭДО. Зарегистрироваться в системе «Честный... маркировке, является электронный документооборот (ЭДО), который сопровождает товар подтвержденными... « Закупки » – « Текущие дела ЭДО ». Рабочее место ЭДО позволяет контролировать работу с... передаточный документ). В рамках ЭДО номенклатура базы должна быть сопоставлена... Сопоставить номенклатуру можно в форме ЭДО, нажав одноименную кнопку или...

• Ответственность за несвоевременное представление налоговой декларации

  Заключить с оператором электронного документооборота (ЭДО) договор об оказании услуг по... обес­печению ЭДО с налоговым органом; или предоставить... полномочия по ЭДО с ИФНС уполномоченному представителю (посреднику...), имеющему договор с оператором ЭДО и квалифицированный сертификат ключа проверки...

• Особенности выбора системы сдачи электронной отчетности

  Системы сдачи отчетности в рамках ЭДО предлагаются несколькими разработчиками. Каждое программное... ? Системы сдачи отчетности в рамках ЭДО предлагаются несколькими разработчиками. Каждое программное... услуги предлагают более сотни операторов ЭДО. Каждый из них имеет статус... решений, ориентированных на разные задачи ЭДО. Что касается выбора оператора по...

Сегодня электронный документооборот смело врывается в нашу жизнь, сегодня практически все компании применяют электронные документы, пользуются электронной почтой, электронные декларации, тем более что для налогообложения НДС обязательность деклараций установлена законодательно. Кто-то перешел дальше и использует в повседневной жизни системы электронного документооборота и перевел всю отчетность и первичные документы в электронный вид.

Понятие электронного документооборота и плюсы электронного документооборота

Электронный документооборот представляет собой способ работы с документами. Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью. Такой документ, подписанный ЭЦП, равен по своему значению документу на бумажном носителе.

Электронный документооборот имеет свои плюсы и минусы.

Таблица
Плюсы и минусы электронного документооборота

Плюсы электронного документооборота	Минусы электронного документооборота
Возможность быстро найти документы; Наличие централизованной структуры документооборота; Систематизированное хранение документов в электронном архиве; Простота в регистрации и согласовании документов; Возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, что экономит время; Возможность составления аналогичных документов; Проведение электронного аудита	Необходимость приобретения электронной цифровой подписи; Невозможность использования, если контрагент не применяет электронный документооборот; Дополнительные расходы на электронный документооборот; Отсутствие унифицированных форматов документооборота; Недоверие некоторых пользователей к электронным документам

Вместе с тем, электронный документооборот развивается все больше. И для этого есть предпосылки.

Во-первых, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве. Например, при подаче отчетности по страховым взносам или НДФЛ, ее необходимо подавать в электронном виде, если численность компании составляет более 25 человек. Сдавать отчетность в электронном виде необходимо подавать декларацию в электронном виде. Кроме того, пояснения, если отчетность подана в электронном виде, в 2017 году также необходимо будет давать в виде электронного документа.

Во-вторых, электронный документооборот принят в бухгалтерском учете. Согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В-третьих, в 2017 году электронный документооборот получит еще большее развитие в судопроизводстве. Так, многие привыкли к тому, что решения судов публикуются в электронном виде в сети Интернет. Согласно статье 4 АПК РФ исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет». Аналогичные положения установлены в части гражданского процесса.

В-четвертых, электронные технологии плотно вошли в нашу жизнь в части применения электронного документооборота в тендерной документации, проведении электронных аукционов. Согласно статье Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ (ред. от 03.07.2016) «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» под аукционом в электронной форме (электронным аукционом) понимается аукцион, при котором информация о закупке сообщается заказчиком неограниченному кругу лиц путем размещения в единой информационной системе извещения о проведении такого аукциона и документации о нем, к участникам закупки предъявляются единые требования и дополнительные требования, проведение такого аукциона обеспечивается на электронной площадке ее оператором.

Пятая причина связана с тем, что сегодня многие компании работают в различных регионах, с разными городами, поэтому для организации эффективного бизнеса необходимо ускорить документооборот и упростить взаимоотношение между сторонами. В этой связи интуитивно многие компании вводят электронный документооборот.

Как ввести электронный документооборот?

На первом этапе необходимо принять принципиальное решение о введении электронного документооборота. Такое решение оформляется приказом по предприятию. Некоторые компании разрабатывают специальные локальные акты, которые регулируют документооборот и согласование документов внутри компании, к таким особенностям можно отнести согласование документов между отделами, постановка на контроль, подписание руководством и хранение архивных документов.

На втором этапе необходимо выбрать, какую подпись будет использовать компания при оформлении документов.

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:

1. получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
2. позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
3. позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
4. создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

1. ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
2. для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям (статья 5 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи». Однако очень во многих случаях документы требуется для целей безопасности именно усиленная квалифицированная подпись.

Третьим этапом будет выбор специального удостоверяющего центра. для выбора компании, специализирующейся на электронном документообороте, важно оценить удобство работы именно с определенной компанией. Важно установить стоимость предоставляемых услуг, возможность дополнительных функций, а также услуг по электронному документообороту, также важно установить, какую ответственность несет компания — удостоверяющий центр, в случае технических сбоев и проблем в ведении документооборота.

На четвертом этапе необходимо предоставить документы для заключения договора.

Пятым этапом является заключение договора с удостоверяющим центром. Согласно статье 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи» удостоверяющий центр — юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции.

Шестым этапом является внедрение электронного документооборота в компании, организация конкретного обмена электронными документами. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с утвержденным форматом.

Что должен содержать договор с удостоверяющим центром?

При заключении договора с удостоверяющим центром необходимо обратить внимание на правовой статус удостоверяющего центра. Аккредитация удостоверяющего центра осуществляется при условии, в частности, выполнения им требований о наличии финансового обеспечения ответственности за убытки, причиненные третьим лицам вследствие их доверия к информации, указанной в сертификате ключа проверки электронной подписи, выданном таким удостоверяющим центром, или информации, содержащейся в реестре сертификатов, который ведет такой удостоверяющий центр, в сумме не менее чем 1,5 млн руб.

Заключая договор с удостоверяющим центром важно обратить внимание на предмет договора. Согласно статье 432 ГК РФ это условия, обязательные для договоров данного вида. Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. То есть важно прописать наиболее четко предмет договора.

Предмет договора следует из закона «Об электронной подписи».

Удостоверяющий центр:

1. создает сертификаты ключей проверки электронных подписей и выдает такие сертификаты;
2. устанавливает сроки действия сертификатов ключей проверки электронных подписей;
3. аннулирует выданные этим удостоверяющим центром сертификаты ключей проверки электронных подписей;
4. выдает по обращению заявителя средства электронной подписи;
5. ведет реестр выданных и аннулированных этим удостоверяющим центром сертификатов ключей проверки электронных подписей;
6. устанавливает порядок ведения реестра сертификатов;
7. создает по обращениям заявителей ключи электронных подписей и ключи проверки электронных подписей;
8. проверяет уникальность ключей проверки электронных подписей в реестре сертификатов;
9. осуществляет по обращениям участников электронного взаимодействия проверку электронных подписей;
10. осуществляет иную связанную с использованием электронной подписи деятельность.

Ответственность удостоверяющего центра наступает в случаях:

1. неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, вытекающих из договора оказания услуг удостоверяющим центром;
2. неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей (п.3 статьи 13 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи»).

В качестве дополнительных условий договора с удостоверяющим центром может быть предусмотрено страхование.

Как организовать электронный документооборот внутри компании?

Внутри компании электронный документооборот должен быть организован как часы. Ведь важно, что электронный документооборот предполагает сканирование документов, подписание электронной цифровой подписью. А это значит, что нужен специалист, который отвечает за электронные скан-копии, а на рабочих местах руководителей должно быть установлено специальное программное обеспечение, позволяющее подписывать документы.

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, поскольку печать не является обязательным реквизитом. Внутри компании могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Например, без электронной цифровой подписи может осуществляться постановка документов на контроль.

Если вы хотите организовать документооборот со своими контрагентами, то необходимо соответствующие положения включить в договор с контрагентом.

Документы формируются и подписываются в электронном виде. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

Проще всего организовать электронный документооборот с органами власти, например, с налоговой службой. для этого также необходимо получить электронную подпись и заключить договор с удостоверяющим центром. Чаще всего налогоплательщики предоставляют в налоговый орган декларации, пояснения, счета-фактуры. В качестве «обратной связи» документы формируются налоговой в соответствии с Приказом ФНС России от 15.04.2015 № ММВ-7-2 /149@ «Об утверждении Порядка направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и о признании утратившими силу отдельных положений приказа Федеральной налоговой службы от 17.02.2011 № ММВ-7-2 /169@».

К таким документам относятся:

1. требования о представлении пояснений;
2. уведомления о контролируемых иностранных компаниях;
3. уведомления о вызове налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента);
4. налогового уведомления;
5. решения о приостановлении операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
6. решения об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
7. решения о проведении выездной налоговой проверки;
8. иные документы.

Таким образом, если говорить о внутрифирменных электронных документах, то их обращение будет регулироваться внутренними локальными актами, если говорить о взаимоотношениях с контрагентами, то такие взаимоотношения регулируются сторонами, а если документооборот организуется с органами власти, то органы власти будут действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной компании.

Как организовать хранение электронных документов?

Основным нормативным актом, регулирующим хранение электронных документов, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, далее — Правила). В данном документе впервые устанавливаются правила хранения электронных документов.

Каким образом необходимо хранить документы?

Во-первых , необходимо подготовить номенклатуру дел конкретной организации. Номенклатура дел будет различаться в зависимости от компании, сферы деятельности.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Во-вторых , необходимо сформировать дела. для этого необходимо провести экспертизу ценности документов, которые будут храниться в электронном виде. Напомним, что есть нормативные сроки хранения отдельных документов. Например, бухгалтерские документы хранятся в течение 5 лет, а налоговые — в течение 4 лет.

В-третьих , необходимо проставить отметку, что данные хранятся в электронном виде в номенклатуру дел. Например, «Графики учета рабочего времени. Электронные документы».

В-четвертых , нужно заархивировать документы.

Прежде чем поместить электронное дело на хранение, его нужно:
— выгрузить из электронной системы (если документ создается в каком-либо специальном программном продукте);
— защитить от возможных изменений, сохранив в подходящем формате;
— записать на носитель информации.

Общепринятый формат для хранения и архивирования электронных документов — PDF/A. Следует отличать его от привычного PDF, с каждым обновлением которого появляются все новые возможности для работы с файлами. PDF/A предназначен для другого: это формат для долгосрочного архивного хранения электронных документов.

Пятым шагом является составление описей. В опись включаются все электронные дела, которые были сформированы в отношении электронных документов. Однако вместо количества листов, которое указывается при формировании дел на бумажных носителях указывается объем электронных документов.

Формат описи может выглядеть следующим образом:

Наименование должности руководителя структурного подразделения
	Подпись	Расшифровка
Дата подписи
СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы ДОУ
	Подпись	Расшифровка
Дата подписи
Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив)
	Подпись	Расшифровка
Дата подписи

В целом, хранить документы в электронном виде намного удобнее, ведь нет необходимости в дальнейшем при поиске документов перерывать целую комнату бумажной документации. Также проще предоставлять документы в электронном виде по запросу налоговой, Пенсионного фонда, а также иных проверяющих.

В некоторых случаях необходимо уничтожить документы. Например, достаточно долго хранились служебные записки, срок хранения истек и необходимо их уничтожить. В этом случае проводится экспертиза ценности документов. Такую экспертизу может провести специальная комиссии. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документов. Форма подобного акта разрабатываются компанией самостоятельно. И на основании акта диски или иные носители информации просто уничтожаются.

В заключение необходимо отметить, что, безусловно, будущее за электронными документами. Однако важно правильно организовать электронный документооборот. Многие компании сталкиваются с проблемами неправильной организации документооборота, когда к электронному документообороту подключается только одно рабочее место в отделе или даже департаменте, когда большая половина документов ведется по-прежнему на бумажных носителях. Поэтому все вопросы в отношении электронного документооборота нужно решать «на берегу» на этапе внедрения системы.

Основные понятия электронного документооборота

Основные принципы электронного документооборота

• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
• Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
• Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Российские системы электронного документооборота

Проприетарные СЭД

СЭД оплачиваемые из бюджета

• СЭД для организаций-участников бюджетного процесса предоставляет Федеральное казначейство

Платные СЭД

См. также

• ECM (бизнес) - Системы управления информационными ресурсами предприятия

Ссылки

• Просто об электронном документообороте, бизнес-процессах и взаимодействии. Блоги. Обсуждения.
• Выбор систем автоматизации управления предприятием по критериям

Wikimedia Foundation . 2010 .

Смотреть что такое "СЭД" в других словарях:

СЭД - СЭДО система электронного документооборота техн. СЭД сводно экономический департамент фин. СЭД Система «Электронной демократии» http://e democratia.ru/ …

СЭД УД - система электронного документооборота и управления взаимодействием техн. Источник: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 Пример использования СЭД УД Directum … Словарь сокращений и аббревиатур

Система электронного документооборота автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой организации с целью обеспечения выполнения ее функций. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

СЭД ГО УР - Система электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики гос., Удмуртия Источник: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2013/12/20/554261 … Словарь сокращений и аббревиатур

СЭД ПД - система электронного документооборота первичной бухгалтерской документации фин. Источник: http://mskit.ru/news/n57353/ … Словарь сокращений и аббревиатур

СЭДО Канцлер Тип Система автоматизации документооборота, СЭДО Разработчик IBA, Минск Сайт www.kancler.by www.iba.by У этого термина существуют и другие значения, см. Канцлер. Канцлер … Википедия

СЭДО - СЭД СЭДО система электронного документооборота техн … Словарь сокращений и аббревиатур

- – система электронного документооборота, разработанная специалистами украинской компании «Банкомсвязь», которая предназначена для построения полноценной системы управления деловыми процессами обработки документов и контроля их выполнения. АО… … Википедия

Тип СЭД, Корпоративная информационная система Разработчик ОАО Промышленные информационные системы Написана на … Википедия

LanDocs программная платформа построения корпоративных систем управления контентом и электронного документооборота (ECM/СЭД). Собственная разработка компании ЛАНИТ. LanDocs Тип ECM, Система автоматизации документооборота, СЭД Разработчик… … Википедия

Книги

• Современные технологии делопроизводства и документооборота № 9 (45) 2014 , Отсутствует. «Современные технологии делопроизводства и документооборота» – журнал для руководителей делопроизводственных подразделений. Вы узнаете как эффективно внедритьи оптимизировать электронный…

ЭДО (электронный документооборот) позволяет полностью систематизировать работу с документами на всех этапах и предельно снизить количество печатных эквивалентов.

Такая стратегия помогает сэкономить время и средства на расходных материалах и услугах курьера.

Чтобы автоматизировать работу с документами и выполнять все операции без распечатки файлов, используется ЭДО – электронный документооборот.

Такое программное обеспечение обладает полным функционалом – от создания страницы до ее перемещения в архив.

Для коммерческих структур не предусмотрены законодательные требования к организации системы электронного документооборота.

Однако для исполнительной власти разработан определенный регламент.

Что собой представляет ЭДО

Электронный документооборот представляет собой организацию работы с электронными документами и включает в себя все операции, в том числе создание, использование и архивирование.

Чтобы работать с файлами в электронном виде и обеспечить обмен с другими сотрудниками, устанавливается специальное программное обеспечение, которое называют системой электронного документооборота.

Применение систем электронного документооборота регулируется нижеуказанными законодательными актами:

• закон № 149-ФЗ от 27.07.2006 г. , регламентирующий внедрение информационных технологий и сохранение информации;
• закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 г. , подтверждающий право использования цифровой подписи;
• закон № 152-ФЗ от 27.07.2006 , регулирующий обработку персональных данных.

Процесс электронного документооборота базируется на двух основных технологиях:

1. Docflow – обеспечивает перемещение файлов от одного структурного подразделения к другому.
2. Workflow – регламентирует порядок действий при принятии электронного документа и определяет права доступа к данным.

Для любой отрасли характерны свои особенности работы. Поэтому и системы электронного документооборота имеют несколько разновидностей, адаптированных для конкретной сферы деятельности.

Возможности электронного документооборота

Имеет ли смысл менять привычный алгоритм работы и внедрять системы электронного документооборота?

На самом деле автоматизация поможет повысить уровень проведения деловых операций или достигнуть новых статистических показателей.

1. Упорядочение работы с документами.
2. Проведение автоматической классификации файлов по заданным характеристикам.
3. Оформление бумаг по утвержденным формам.
4. Рассылка файлов.
5. Облегчение поиска нужного документа.
6. Просмотр готовых документов.
7. Обмен файлами и информацией в более короткие сроки.
8. Коллективный доступ к документам.
9. Удобство подготовки отчетности по конкретным подразделениям.
10. Операции с перечнем индивидуальных поручений.
11. Наличие централизованного хранилища для сохранения файлов.

Это основные возможности системы, которые не ограничены представленным выше перечнем.

Дополнительно можно настраивать интерфейс, оповещение на мобильный телефон, подключать почтовые сервисы.

Важно: к системе электронного документооборота возможен доступ как с компьютера в офисе, так и с мобильного устройства.

Преимущества электронного сервиса

С помощью систем электронного документооборота, можно оптимизировать ведение деловых операций.

Работая с этим программным обеспечением, можно ускорить качество и скорость обмена документами с контрагентами, государственными и контролирующими органами.

Не понадобится дополнительно тратить средства на расходные материалы и оплату услуг курьера.

1. Повышение производительности труда работодателя и работников. Происходит ввиду того, что требуется меньше времени на проведение операций с бумагами.
2. Удобство контролирования бизнес-процессов.
3. Повышение дисциплины на предприятии. Напрямую связано с предыдущим фактором. Так как все процессы можно проконтролировать, у работников появляется стимул добросовестно выполнять их.
4. Становление культуры коллектива. Ввиду того, что к документам открыт коллективный доступ, улучшается взаимодействие работников и возрастает их ответственность за исполнение своих обязанностей.
5. Повышение конкурентоспособности. С применением электронного документооборота, ускоряется рабочий процесс и обслуживание клиентов.
6. Снижение количества ошибок. В результате запуска этого программного обеспечения, потеря документа или неточности в заполнении сводятся к минимуму или полностью исключаются.
7. Автоматизация отчетности. Этот параметр может быть настроен как для всей организации, так и для отдельных подразделений.
8. Удобство поиска. Можно выбрать нужный параметр для поиска документа.
9. Безопасность при работе с документами. Электронный документооборот подразумевает использование современных средств защиты, которые исключают утечку информации.

Применение систем электронного документооборота целесообразно с экономической точки зрения.

Определенные преимущества существуют как для работников, так и для руководства.

Сотрудникам система предоставляет виртуальный рабочий стол, где есть масса удобных инструментов для создания документов и работы с ними.

С точки зрения работодателя, упрощается контроль проводимых операций и механизм принятия управленческих решений.

Важно: внедрение ЭДО не заменяет полностью бумажные носители, в некоторых случаях приходится сканировать ранее распечатанные документы.

Каким образом происходит внедрение ЭДО: инструкция

Внедрение электронного документооборота происходит по аналогии с другими информационными системами. Далее инструкция изложена поэтапно.

1. Выбор подходящей системы электронного документооборота.
2. Приобретение программного обеспечения.
3. Подготовка проекта, назначение руководителя и рабочей группы.
4. Разработка решений по применению системы с учетом специфики работы предприятия.
5. Настройка системы.
6. Обучение персонала навыкам работы с электронным документооборотом.
7. Опытный запуск.

Инструкция допускает два варианта: внедрение системы собственными силами сотрудников и привлечение сторонней специализированной компании.

В первом случае экономятся средства. Однако со стороны работников потребуется немало усилий, чтобы освоить работу системы, и сроки, скорее всего, будут превышены.

В случае привлечения организации, специализирующейся на внедрении информационных систем, понадобится выделять средства на оплату их услуг.

Но в итоге система будет настроена профессионально и в установленный срок.

Успешное освоение системы складывается из трех этапов:

• непосредственного участия руководства в ходе работ по настройке системы;
• целенаправленное обучение некоторых работников использованию новых сервисов;
• информационное обеспечение для всех сотрудников;
• наличие готовой инструкции.

Если процесс внедрения проводится с учетом выше представленных рекомендаций, намного больше вероятности, что он будет успешным.

Пример самой крупной государственной СЭД

В 2011 году состоялось внедрение системы электронного документооборота Правительства Москвы.

По данным 2014 года, к системе уже было подсоединено 46 тысяч пользователей из подведомственных организаций и самого Правительства. В мае 2016 это число уже составило 66 тысяч.

Помимо органов исполнительной власти, среди пользователей поликлиники, школы и прочие государственные учреждения.

Благодаря системе электронного документооборота правительства Москвы достигаются следующие цели:

• упрощается работа по принятию и обработке обращений граждан;
• ускоряется обмен информацией между государственными структурами;
• за счет возможности использовать мобильную версию, доступ к документам открыт и за пределами офисного здания.

Важно: ввиду отказа от бумажного варианта документов, за год в городе экономится порядка 100 миллионов рублей.

Последние новости о СЭД Правительства Москвы

По состоянию на 2016 год система электронного документооборота Правительства Москвы включает около 100 миллионов документов, которые занимают объем 110 Тб.

Информационную базу было решено перевести на систему Postgre SQL.

Процесс перехода на новую технологическую платформу подразумевает, что на протяжении переходного периода обе системы будут функционировать параллельно.

Как показывают факты, в данном случае потребуется перевести колоссальный объем информации.

Число пользователей также внушительное – 66 тысяч.

Поэтому по оценкам представителя компании-исполнителя, здесь период параллельной работы будет довольно длительным.

Виды электронного документооборота: что нового для ИП

По закону, каждый индивидуальный предприниматель обязуется вести документооборот.

Он считается ответственным за этот процесс. Если в первичных бланках или налоговой отчетности будут обнаружены недостоверные сведения, он может понести ответственность.

Предназначение электронного документооборота – формирование единой системы бумаг и минимизация временных затрат на работу с ними.

Предприниматели, работающие на и , по закону не обязаны вести бухгалтерский учет, в том числе делать .

В их случае электронный документооборот используется следующим образом.

1. Для ИП на УСН сервис позволит формировать первичные документы по всем хозяйственным операциям, предпринимателям обязательно вести налоговый и кадровый учет.
2. Для ИП на ЕНВД также важны документы по хозяйственным операциям. Эти сведения принимаются во внимание при начислении налогового взноса.

Системы электронного документооборота помогут предпринимателю сэкономить время на предоставлении отчетности в печатном виде, повысить уровень безопасности при передаче данных, а также свести на нет вероятность ошибок.

Особенности документооборота ООО

Чтобы деятельность организации была хорошо организована, важна четкая схема документооборота.

Его положения должны быть прописаны в нормативных документах ООО (например, в соответствующей инструкции).

Для организации документооборот состоит из следующих стадий:

• получение первичных документов и их обработка;
• сортировка бумаг,
• регистрация сообщений;
• контроль исполнения поручений;
• информационно-справочные задания;
• создание дела.

Для ООО, работающих на УСН и ЕНВД, предпочтительно вести полный документооборот.

Хотя организации на УСН владеют небольшой прибылью и не обязаны вести бухгалтерский учет, по закону №129-ФЗ , факт проведения хозяйственной операции им нужно подтверждать документально.

Для вычисления налоговой базы также нужна оценка первичных бумаг. Чтобы избежать придирок со стороны контролирующих служб, стоит вести полный документооборот.

Касательно ЕНВД, здесь ООО требуется вести полный бухгалтерский учет.

Правило затрагивает и организации, совмещающие УСН и ЕНВД.

В случае проверки, бухгалтерская отчетность и учредительные документы предъявляются сотрудникам налоговой службы.

Как обеспечивается достоверность электронного документа

Когда речь идет о напечатанном бланке, определить его достоверность можно по подписи ответственного лица и .

Для электронного файла предназначена электронная подпись. Она представляет собой уникальную комбинацию символов, которая защищает документ от подделки.

По этим символам можно определить обладателя подписи и удостовериться, что в текст после подписания не было внесено изменений.

Электронная подпись функционирует следующим образом.

1. В уполномоченном центре (в качестве которого может выступать как структурное подразделение, так и сторонняя организация) с использованием специальных программ создаются «сертификаты ключей» для всех сотрудников. Предусмотрен закрытый ключ (комбинация видна только владельцу) и открытый (комбинация видна всем и позволяет идентифицировать работника).
2. При оформлении документа, пользователю нужно будет выбрать опцию «Подписать документ». После завершения процедуры внести в содержание изменения будет невозможно.
3. При ознакомлении можно использовать опцию «Узнать о подписях».

Важно: законность электронных документов принимается при судебных разбирательствах и со стороны третьих лиц.

Почему стоит воспользоваться СЭД

Рассматривая вопрос о целесообразности применения системы электронного документооборота, стоит принять во внимание ее преимущества в повседневных деловых операциях.

Ее основное достоинство – уменьшение количества распечатанных документов и систематизация электронных файлов.

Благодаря этому, быстро обратиться к нужной странице не составит труда.

Применение системы электронного документооборота упрощает контроль выполнения поставленных задач.

Руководителю сразу доступна информация о том, какие задачи завершены, какие на стадии решения, а какие просрочены.

Системы электронного документооборота – эффективные помощники в работе с документами.

Они позволяют систематизировать файлы и обеспечивают легкий доступ к ним.

Представлен полный функционал для работы – начиная от создания файлов и заканчивая их архивированием.

Внедрение системы проводится в несколько этапов. Большую роль в этом процессе играет обучение персонала.

Чтобы упростить и ускорить переход, стоит обратиться в специализированную компанию.

Система электронного документооборота